Klantcase Zaakgericht werken SharePoint Waterschap

Governance Controller
‘Maak van SharePoint uw Zaak’ en van
Governance Controller uw regisseur
Een stijgend contingent bedrijven en organisaties
maakt gebruik van Microsoft SharePoint. Daar is
een goede reden voor. SharePoint is inmiddels een
de facto standaard om eenvoudig, gebruiksvriendelijk,
projectmatig en intuïtief samen te werken,
met alle gewenste functionaliteit die daarvoor
nodig is: van documentmanagement tot workflow
van het inrichten van project portals tot CRM
(klantcontactsysteem) en geïntegreerd gebruik
van social media. Maar als alles aan noodzakelijke
samenwerkingsfunctionaliteit in SharePoint al
voorhanden is, waarom zou je het dan niet gelijk
inzetten als informatiesysteem voor klantcontacten,
dossiers, statussen, kortom, als het centrale
zaaksyteem? In veel gevallen is ook de workflow
management functionaliteit in SharePoint ruim
voldoende en voor de complexere gevallen waarvoor
meer nodig is op dat gebied, zijn er webservices
voorhanden die eenvoudig allerlei data kunnen
uitwisselen met andere applicaties.
SharePoint als zaaksysteem
Wat heeft SharePoint als centraal zaaksysteem te
bieden? Heel veel. U beschikt over functies om:
• zaken te starten, o.b.v. een zaaktype (met
standaard metadata);
• takenlijsten en planningen mee bij te houden;
• afhandelen van zaken, routering en het inrichten
van de workflow;
• documenten te scannen en de routering door de
organisatie ervan aan te sturen (via scansoftware);
• office documenten toe te voegen aan het (zaak)
dossier, inclusief standaard versiebeheer;
• integratie van Word-sjablonen of documentcreatie
te realiseren;
• archivering in het RMA deel van SharePoint zeker
te stellen;
• uitgebreide zoekmogelijkheden en rapportages te
genereren;
• diverse integraties in te richten met databestanden en applicaties;
• integratie met Outlook, office als standaard... en
dus email archivering toe te passen;
• een centrale adressenbestand vanuit Microsoft
CRM te beheren.
Kortom, er zijn voldoende mogelijkheden om
SharePoint als volwaardig zaaksysteem te integreren
in uw organisatie. Maar wat betekent dat voor het
onderhoud, het beheer en de inrichting van
bijvoorbeeld al die SharePoint portals voor de
projecten binnen uw organisatie? Gaat u daar steeds
externe kennis voor inhuren of dure ICT-krachten voor
aantrekken? Daar is een andere, veel effectievere en
goedkopere oplossing voor!
Die oplossing heet Governance Controller
De basis van de oplossing ligt in de door Split~Vision
ontwikkelde organisatiebeheertool, I-Controler. Deze
is sinds 2004 uitgegroeid tot een kernregistratie
bedrijfsvoering. Wat begon als informatiestructuur,
DSP en ZTC is nu een omgeving met waardevolle
metadata. Hierin zit dus letterlijk alle kennis van de
processen, documenten, afhandeling en structuur
(geïntegreerd tot één overzichtelijk en makkelijk beheersbaar geheel) die nodig is bij het inrichten van de
bedrijfsprocessen in SharePoint. De ideale regisseur
voor uw bedrijfsvoering.
Door de inzet van Governance Controller wordt dit
zelfs geheel automatisch voor u geregeld. U configureert het zaaktype, modelleert het BPM-proces en dit
wordt vertaald naar de zaakinrichting in SharePoint.
Binnen een paar minuten een nieuw zaaktype live! En
vanuit een standaard structuur!
Split ~Vision • St. Catharinastraat 1A-B • 5611 JA Eindhoven • +31 (0)40 206 33 44
@SplitvisionNL
Waterschap Rijn & IJssel:
Governance Controller in de praktijk
Het Waterschap Rijn en IJssel (WRIJ) is verantwoordelijk voor het waterbeheer in het ten oosten van
de IJssel gelegen deel van de provincie Gelderland.
Sinds kort maakt de organisatie gebruik van
MS SharePoint als intranet en voor documentmanagement. Voor het vastleggen en beheren van de
in SharePoint toegepaste informatiearchitectuur wordt
Governance Controller van Split~Vision gebruikt.
Monique Dekker, beleidsmedewerker ICT bij WRIJ:
‘Je kunt heel veel organiseren met SharePoint en
het is inmiddels een de facto standaard. Het blijkt in
de praktijk echter nogal lastig om al die structuren
te beheren. Zeker als je op termijn ook een goede
integratie met de rest van je informatie- en organisatie systemen wilt realiseren. Governance Controller is
een geweldig instrument en gaat verder dan het
vastleggen en beheren van de structuren op zich. Je
kunt er namelijk de structuren mee overbrengen naar
andere systemen, zoals de SharePoint-omgeving.’
op de inrichting van SharePoint met het gemak om
bijvoorbeeld gebruikers en rechten toe te voegen of
te wijzigen, sites aan te passen, heb je een instrument
als Governance Controller nodig. Het gebruiksgemak
voor een organisatie die deze vorm van beheer
meebrengt, is wellicht de grootste verdienste.’
Ook functioneel beheerder Nick Verwaaij is enthousiast: ‘Als waterschap hebben we belang bij een goed
informatiebeheer. Dat was de belangrijkste reden voor
de overstap naar SharePoint. Wat voor mij met betrekking tot het functioneel beheer erg belangrijk is,
is dat alle kruisverbanden blijven bestaan. Met
Governance Controller houd je die verbanden overeind
en creëer je een blauwdruk van niet alleen je informatieomgeving, maar eigenlijk van je hele organisatie en
alles wat zich daarbinnen afspeelt wat van belang is
aan processen, projecten en informatie.’
Met SharePoint kun je prima werkomgevingen (sites)
inrichten en dat werkt voor de gebruikers heel praktisch. Dekker: ‘Voor het overzicht van en de juiste grip
Split ~Vision • St. Catharinastraat 1A-B • 5611 JA Eindhoven • +31 (0)40 206 33 44