Plan van Aanpak

VCW-Fresh Holding
Informatieplan VCW-Fresh Products
Periode:
December 2006 – Juli 2007
Opdrachtgever:
VCW-Fresh Holding
Datum gereed:
12 december 2006
Projectleden:
Johannes den Hartogh
Roel Kruithof
Wesley Lacroix
Peter van Leenen
Inhoudsopgave
1. Inleiding ................................................................................................................................ 3
2. Bedrijfsbeschrijving ............................................................................................................... 4
2.1 Geschiedenis..................................................................................................................... 4
2.2 Algemene en operationele bedrijfsdoelen ........................................................................ 4
2.3 Primaire proces van het bedrijf ........................................................................................ 4
2.4 Plan van de organisatiestructuur ...................................................................................... 4
3. Filosofie van de informatievoorziening ................................................................................. 7
Nieuwe mogelijkheden ........................................................................................................... 7
4.Huidige informatievoorziening ............................................................................................... 8
4.1 Informatie ......................................................................................................................... 8
4.2 Informatiesystemen .......................................................................................................... 9
4.3 Hardware .......................................................................................................................... 9
4.4 Systeemsoftware............................................................................................................. 10
4.4 Systeemsoftware............................................................................................................. 11
4.5 Organisatie ..................................................................................................................... 11
7. Automatiseringsplan............................................................................................................. 12
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
2
1. Inleiding
Voor een onderneming als de VCW Holding is het van groot belang dat de automatisering van het
informatiesysteem goed op orde is.
Bij de VCW Holding wordt gebruik gemaakt van het ERP pakket SAP. Het ERP pakket bestaat uit een
bedrijfsomvattende database, die op een gemeenschappelijk platform samenwerkt met een
geïntegreerde applicaties.
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
3
2. Bedrijfsbeschrijving
2.1 Geschiedenis
Het bedrijf VCW Products is een jong bedrijf dat deel uitmaakt van de VCW Fresh holding te
Rotterdam. Het bedrijf bestaat uit zeven afdelingen die intensief moeten samenwerken om een goed
eindproduct te realiseren.
2.2 Algemene en operationele bedrijfsdoelen
Het algemene bedrijfsdoel van VCW Fresh Products is het opleveren van producten (tandpasta) aan
het bedrijf VCW Fresh Trade. Het operationele doel van het bedrijf is om op een efficiënte manier
producten te produceren die moeten voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen. Er moet dus sprake zijn
van een goede onderlinge communicatie tussen de verschillende afdelingen binnen VCW Fresh
Products.
2.3 Primaire proces van het bedrijf
Het primaire proces van VCW Fresh Products is het produceren van tandpasta. Deze tandpasta wordt
bereid uit standaardingrediënten om vervolgens in tubes te worden gedaan door een vulmachine.
Deze tubes tandpasta worden vervolgens verkocht aan VCW Fresh Trade die de tubes tandpasta
verhandeld in heel Nederland. Er ligt dus een grote verantwoordelijkheid bij de productieafdeling en bij
de inkoopafdeling want deze twee afdelingen moeten goed op elkaar afgestemd zijn om een
overschot aan voorraden te voorkomen.
2.4 Plan van de organisatiestructuur
VCW Fresh HOLDING
VCW Fresh Trade
VCW Fresh Products
Overige afdeling
Inkoop
Overige afdeling
Verkoop
Overige afdeling
Productie
Overige afdeling
Magazijn
Overige afdeling
Planning
Overige afdeling
FICO
Overige afdeling
HRM
In bovenstaande organigram wordt de structuur van het bedrijf VCW Fresh Products goed afgebeeld.
Uit dit organigram blijkt ook dat er binnen het bedrijf grote hoeveelheden informatie wordt
uitgewisseld. Het is dus van groot belang dat het bedrijf VCW Fresh Products een stabiel netwerk
realiseert om zo de kans op verlies van informatie tot een minimum te beperken.
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
4
2.5 IT organisatie
Het bedrijf VCW Fresh Products werkt met het ERP pakket SAP. S.A.P. (Systeme, Anwendungen,
Produkte in der Datenverarbeitung) is een standaardpakket dat bestaat uit een aantal modules en
daardoor op verschillende manieren inzetbaar is bij bedrijven. SAP is marktleider onder de ERPpakketten. Met SAP kan VCW Fresh Products op een overzichtelijke manier zien wat er op voorraad
is en welke werkplekken er in gebruik zijn.
VCW Fresh Products gebruikt SAP voor o.a.:
I.
II.
III.
IV.
V.
Het aanleggen van artikelstammen
Het aanleggen van stuklijsten
Het aanleggen van werkplekken
Het aanleggen van routings
Het aanleggen (eventuele) overige Masterdata
I
Met het invoeren van deze gegevens wil VCW Products de producteigenschappen vastleggen van de
grondstoffen zoals gewicht, hoeveelheid per pallet en de maximale seriegrootte. Aan de hand van
deze gegevens kan men bij een bestelling zien of een order geplaatst kan worden en zo ja, welke
hoeveelheden er op voorraad zijn en of de bestelgrootte wel haalbaar is.
II
Vervolgens wil VCW Products stuklijsten aanmaken zodat men kan zien uit welke grondstoffen
(basiscomponenten) een eindproduct (bijvoorbeeld een tube Kids Tandpasta) is opgebouwd. Zo kan
men zien wat de benodigdheden zijn voor bepaalde eindproducten.
III
Met het aanleggen van werkplekken kan VCW Products en dan met name de productieafdeling zien of
er voldoende beschikbare capaciteit is om een bepaald product te produceren. Men kan zien wat de
bezettingsgraad van de machines is en hoeveel uren er per product nodig zijn om dit product te
produceren.
IV
Als de voorgaande gegevens naar behoren ingevoerd zijn wil VCW Products beginnen met het
invoeren van routings voor de eindproducten. Met behulp van deze routings kan men (op de
productieafdeling) de fases onderscheiden die een product moet ondergaan alvorens het een
eindproduct is. Voorbeeld van een routing bij een tube Freshgel-tandpasta:
Start
Mengen
Vullen
Sealen
Eindproduct
V
Naast bovenstaande gegevens verlangt VCW Products van SAP dat er eventueel nog meer
(stam)gegevens kunnen worden ingevoerd. Dan doelt men bijvoorbeeld op gegevens met betrekking
tot leveranciers, kostenplaatsen en productgroepen die kunnen worden ingevoerd naast de
‘standaard’ stamgegevens.
2.6 Beschrijving van de organisatiecultuur
Binnen het bedrijf VCW Fresh Products werkt men volgens de rolcultuur. Dit houdt in dat elk persoon
binnen het bedrijf zijn eigen functie heeft. Verantwoordelijkheden dienen daarom duidelijk te zijn
omschreven. Iedereen blijft binnen het terrein waarvoor hij of zij verantwoordelijk is gesteld. Het
gedrag in organisaties met een rolcultuur is zeer voorspelbaar. Zo dient iemand die bij de afdeling
Verkoop werkt zich niet bezig te houden met zaken die zich afspelen op de HRM afdeling. Elke
werknemer wordt geacht zich bij zijn leest te houden. Zo kan er namelijk op de meest effectieve wijze
geproduceerd worden.
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
5
2.7 Rol van de informatievoorziening binnen het primaire proces
De informatievoorziening speelt een grote rol binnen het primaire proces. Het primaire proces
(produceren van tubes tandpasta) staat of valt namelijk met een duidelijk informatievoorziening. Het is
namelijk belangrijk dat men bijvoorbeeld weet hoeveel grondstoffen er op voorraad zijn en hoeveel
ruimte er nog beschikbaar is in het magazijn. Als er geen sprake zou zijn van onderlinge informatieuitwisseling tussen de afdelingen van VCW Fresh Products, zou de productiviteit van het bedrijf
drastisch afnemen. Daarom is het van levensbelang voor het bedrijf dat er een degelijk en
betrouwbaar netwerk binnen het bedrijf wordt geïnstalleerd.
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
6
3. Filosofie van de informatievoorziening
In de filosofie van de informatievoorziening wordt ondermeer besproken wat de motivatie, keuze en
overwegingen zijn van het bedrijf om over te gaan tot de aankoop van een nieuw informatiepakket.
Nieuwe mogelijkheden
Door de goede techniek en informatieverwerking van tegenwoordig is het mogelijk om alle
informatiestromingen die vroeger langs elkaar heen liepen nu in een groot systeem op te nemen.
Zo is alle informatie goed toegankelijk, worden bestellingen, taken bijvoorbeeld betalingen
automatisch verwerkt, waardoor er geen manuren aan besteed hoeven te worden.
Alles staat met elkaar in verband, waardoor er patronen ontstaan in bijvoorbeeld vraagvoorspelling en
gevolgen die vroeger moeilijk zichtbaar waren. Door de betrouwbare dataverwerking en opslag is het
tegenwoordig goed te realiseren om een uitgebreid systeem op te nemen in het bedrijf.
Onmogelijkheden
Wij zijn binnen ons werkterrein geen onmogelijkheden tegen gekomen, wij hebben onze doelstelling
rondom de invoering van de nieuwe informatievoorziening goed kunnen realiseren.
Kritische Succesfactoren
Er is geen directe relatie in het door ons gekozen bedrijf tussen de informatievoorziening en de
kritische succesfactoren, omdat VCW products levert aan een vaste afnemer.
Keuze software
We hebben gekozen voor een bestaand softwarepakket, de standaardconfiguratie met Microsoft
Windows XP, en het onderlinge informatiepakket het bestaande ERP-pakket SAP.
De virussoftware en het besturingssysteem op de server is ook een standaard.
We hebben gekozen om een bestaand systeem te nemen, omdat het aan alle eisen voldoet, en de
kosten voor het ontwikkelen van een nieuw platform velen malen groter zijn.
De kosten zijn groter dan de baten, en het door ons geadviseerde systeem bevat alle aspecten van
het eisenpakket dat wij opgesteld hebben.
Outsourcing
Wij hebben besloten om geen dingen uit te besteden naast de standaardsoftware, en de assemblage
van hardware van de werkplekken en server. De cursus SAP die wij aanbieden aan de klant
verzorgen wij zelf, en de SAP-adviseur voor eventuele vragen problemen of andere onduidelijkheden
bieden wij zelf aan. Dit om de controle en de implementatie van het systeem overzichtelijk en
bestuurbaar te houden.
Informatievoorziening
De informatievoorziening van het door ons geselecteerde pakket is centraal, en word centraal
verwerkt. Bepaalde informatie over de prijzen van de inkoop van bepaalde grondstoffen worden
decentraal opgevraagd. Het merendeel van de informatiestromen verloopt dus centraal.
Trend
Het informatiepakket waar wij voor gekozen hebben is geen nieuwe technologie, maar het pakket
wordt nog wel doorontwikkeld, en up-to-date gehouden. Het bedrijf zal horen bij de groep
trendvolgers, aangezien het zeker niet het eerste bedrijf is dat al zijn informatie in een groot
informatiesysteem voert.
Het voordeel hiervan is dat het bedrijf het succes van het pakket in andere bedrijven terug kan zien,
waardoor zij er zeker van kunnen zijn, dat het een duurzaam en goedwerkend systeem is.
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
7
4.Huidige informatievoorziening
4.1 Informatie
Bij VCW Fresh Products zijn er verschillende informatiestromen te onderscheiden.
- Inkopen
- Verkopen
- Leveranciers
VCW Fresh Products
- Personeelsleden
Informatiestromen
Inkoop
Directie
FICO
Magazijn
SAP
Order
Planning /
productie
Verkoop
Personeels
zaken
-
Productie
Voorraden
Deze groepen zijn weer te onderscheiden in verschillende entiteiten.
- Inkoop
o Adresgegevens leverancier
o Prijsinformatie grondstoffen
o Voorraadinformatie voor de aanvoer van grondstoffen voor de planningsafdeling
- Verkoop
o Adresgegevens klanten
o Prijsinformatie producten
o Voorraadinformatie van het magazijn
o Voorraadinformatie van externe leveranciers
- FICO
o Factuur van de leveranciers
o Orders van de klanten
- Personeelszaken
o Gegevens personeel
o Urenregistratie
- Productie
o Werkorders van de afdeling planning
- Planning
o Productvraag van de afdeling Verkook
o Logistiek van de producten / grondstoffen binnen de organisatie
o Planning van de productieafdeling
- Magazijn
o Adresgegevens leveranciers / klanten
o Voorraadbeheer gereed product
o Voorraadbeheer grondstoffen
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
8
4.2 Informatiesystemen
Het informatiesysteem van VCW Fresh Products is gebaseerd op het ERP pakket SAP. Een ERP
pakket bestaat uit een bedrijfsomvattende database, die op een gemeenschappelijk platform
samenwerkt met een geïntegreerde applicaties.
VCW Fresh Product beschikt over de volgende modules:
 Verkoop / Inkoop
 Logistiek
 Financiële administratie
 Human Resources
 Productie en Planning
4.3 Hardware
Afdeling
Inkoop
Verkoop
FICO
Directie
Magazijn
Personeelszaken
Productie
Magazijn
Planning
Serverruimte
Totaal
Werkstations
4
7
4
3
2
3
1
2
2
28
Printer
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
10
Server
1
1
Serverspecificaties
Sever
Processors
Memory
Primary Hard Drive
Primary Controller
Network Adapter
Second Hard Drive
HD Configuration
UPS
Dell PowerEdge 6800
Dual 3.16GHz Single-Core Intel Xeon Processors
4GB, DDR2, 400MHZ (4X1GB)
146GB 15K RPM Ultra 320 SCSI Hard Drive
Embedded RAID
Intel Pro 1000MT Dual Port Gigabit Network Adapter
146GB 15K RPM Ultra 320 SCSI Hard Drive
Drives attached to Onboard PERC4e/Di controller, RAID 1
Dell 3000VA Uninterruptible Power Supply
Werkstationspecificaties
Computer
Processor
Video card
Memory
Optical drive
Hard drive
Monitor
Dell Precision 930
Intel Pentium 4 Processor 631, 3.00GHz
128MB PCIe x16 nVidia Quadro
1GB, 667MHz, DDR2 SDRAM Memory
48X CD-ROM
80GB SATA 3.0Gb/s
Dell 17 inch E177FP Flat Panel
Printerspecificatie
Printer
Communication
Dell Laser Printer 1710n
Network connection
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
9
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
10
4.4 Systeemsoftware
Server
Operating System
Webserver
Oracle Database
Workstation
Operating system
Overige software
Windows Server 2003 - Standard Edition
Apache HTTP Server 2.2.3
Oracle 9i Database Release 2 (9.2.0.1)
Windows XP Professional
Office 2003 Proffesional
Acrobat reader
McAfee Virusscan Enterpris 8.0.0
4.5 Organisatie
De automatisering bij VCW Fresh is uitbesteed aan de Firma Landanta ICT Solutions. Bij calamiteiten
kan er contact gezocht worden met dhr. Alberts.
Mochten er problemen zijn met het ERP Pakket SAP zal de Firma Landanta daarvoor contact
opnemen met de serviceafdeling van SAP.
De beveiliging van het informatiesysteem word gedaan middels McAfee Virusscanner, tevens is de
Windows Firewall ingeschakeld.
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
11
7. Automatiseringsplan
In het automatiseringsplan wordt beschreven wat er nodig is voor de automatisering van dit bedrijf, en
wat de gevolgen met betrekking op kosten en kostenbesparing zijn.
Software
De software die aangeschaft zal moeten worden is een SAP-pakket.
Dit SAP-pakket zal op alle pc’s geïnstalleerd moeten worden, tevens zal elke pc ook uitgerust zijn met
Microsoft Windows XP professional en virussoftware (McAfee Virusscan Enterpris 8.0.0).
Hardware
Om het softwarepakket te kunnen draaien hebben we een nieuwe server nodig (Dell PowerEdge
6800), 28 werkstations (Dell Precision 930), en 10 laserprinters (Dell Laser Printer 1710n)
De verdere hardwarespecificaties zijn terug te vinden als bijlage.
Datacommunicatie
De datacommunicatie bestaat uit een lan-verbinding tussen de werkstations en de server.
De printopdrachten worden verwerkt door de server, en bij elke afdeling is er een lokale printer
beschikbaar (usb). De Server heeft een beschikking tot een internet protocol, zodat hij informatie kan
verkrijgen voor SAP.
investeringsbudget
De investeringen rondom het nieuwe informatiesysteem zijn wel fors, 28 nieuwe werkplekken, een
nieuwe server, 10 nieuwe printers en de licenties van de benodigde software.
De te investeren kosten worden gedekt door de besparingen die het nieuwe systeem met zich mee
brengt. Het investeringsbudget is dus niet helemaal relevant vanwege het hoge rendement van het
systeem.
Aanpassing standaard procedures
Het gehele informatiesysteem is veranderd, dus alle werknemers moeten goed ingewerkt worden,
zodat zij naadloos kunnen werken met het SAP-pakket, en de nieuwe configuratie van de
werkplekken. De medewerkers krijgen een cursus hoe zijn met het nieuwe programma om moeten
gaan, er is in de startfase een SAP-adviseur aanwezig die de werknemers zal gidsen.
BIRICT 01
Informatieplan VCW Fresh Products
12