besluit vetrouwenspersonen IND 2007

BESLUIT VERTROUWENSPERSONEN IND
De Hoofddirecteur van de Immigratie- en Naturalisatiedienst
OVERWEGENDE:
dat na de invoering van de procesgestuurde organisatie op 1 januari 2004 duidelijkheid gewenst is over de positie
en taakstelling van de vertrouwenspersonen1 van de IND;
dat rekening houdend met het voorstel dat de reeds aangewezen vertrouwenspersonen in het kader van de
voorbereidingen van de reorganisatie via de gewezen voorzitter van de Stuurgroep Integriteit hebben gedaan
BESLUIT:
Artikel 1
DEFINITIES:
DE VERTROUWENSPERSOON:
De vertrouwenspersoon is een door de directeur Bedrijfsvoering aangewezen medewerker, bij wie de
medewerkers het door hen als ongewenst of ontoelaatbaar ervaren gedrag, waaronder ook begrepen sexuele
intimidatie en integriteitsinbreuken van welke aard dan ook, aanhangig kunnen maken indien ze dat niet bij de
betreffende dienstleiding willen of kunnen doen. Iedere locatie van de IND beschikt over een
vertrouwenspersoon.
DE COÖRDINATOR VERTROUWENSPERSONEN
De coördinator vertrouwenspersonen is een door de directeur Bedrijfsvoering aangewezen medewerker, die als
taak heeft om de vertrouwenspersonen in hun functioneren structureel te faciliteren en rapportages, alsmede de
informatievoorziening aan de directeur Bedrijfsvoering te coördineren.
DE DIRECTEUR BEDRIJFSVOERING:
De directeur Personeel Organisatie en Informatie, optredend als directeur Bedrijfsvoering en in die hoedanigheid
verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid gericht op het bevorderen van een zo groot mogelijke
veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid en het welzijn in verband met de arbeid en het
voldoen aan de overige verplichtingen die bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet aan een werkgever
zijn opgelegd.
Artikel 2
TAKEN EN WERKWIJZE
De aangewezen vertrouwenspersonen zijn belast met werkzaamheden op het gebied van ongewenst c.q.
ontoelaatbaar gedrag, waaronder ook sexuele intimidatie wordt begrepen en integriteit. Deze taakstelling wordt
nader uitgewerkt in de Richtlijnen Vertrouwenspersonen.
Artikel 3
NEVENTAAK
De werkzaamheden die als vertrouwenspersoon worden verricht, geschieden als neventaak naast de reguliere
werkzaamheden, naar analogie van de taakverrichting door medewerkers die participeren in
medezeggenschapsorganen. De gemiddelde tijdsbesteding is 4 uur per week.
Artikel 4
SELECTIE- EN AANWIJZINGSPROCEDURE
De te volgen selectie- en aanwijzingsprocedure wordt nader uitgewerkt in de Richtlijnen Vertrouwenspersonen.
Artikel 5
AANWIJZING
1. Vertrouwenspersonen worden in beginsel voor een periode van drie jaar aangewezen door de directeur
Bedrijfsvoering.
2. De termijn kan door de directeur Bedrijfsvoering worden verlengd met steeds een periode van één jaar.
3. Bij beëindiging van de taakuitvoering door een vertrouwenspersoon, worden met gebruik van de in de
Richtlijnen beschreven selectie- en aanwijzingsprocedure opnieuw gegadigden voor de taak van
vertrouwenspersonen voor betreffende locatie uitgenodigd hun belangstelling kenbaar te maken.
1
Waar in de tekst van het Besluit en Richtlijnen een persoon met hij wordt aangeduid, wordt daarmee uiteraard ook zij
bedoeld.
1
4.
De coördinator vertrouwenspersonen wordt door de directeur Bedrijfsvoering aangewezen.
Artikel 6
ONTHEFFING VAN DE TAAK VAN VERTROUWENSPERSOON
1. De vertrouwenspersoon kan op eigen verzoek ontheven worden uit zijn taak.
2. De directeur Bedrijfsvoering kan de vertrouwenspersoon, door middel van een gemotiveerde schriftelijke
kennisgeving, voor het verstrijken van de termijn van drie jaar, van zijn taak ontheffen.
Artikel 7
VERANTWOORDING
1. De vertrouwenspersoon legt voor zijn taakverrichting verantwoording af aan de directeur Bedrijfsvoering.
2. De wijze van verantwoording wordt nader uitgewerkt in de Richtlijnen Vertrouwenspersonen.
ARTIKEL 8
RANDVOORWAARDEN
1. Ter waarborging van een goede taakuitvoering dient te worden voldaan aan de randvoorwaarden zoals nader
uitgewerkt in de Richtlijnen Vertrouwenspersonen.
2. De locatiemanagers van de locale dienstencentra zijn verantwoordelijk voor de facilitering van de
vertrouwenspersonen in het functioneren binnen het verzorgingsgebied van het dienstencentrum.
ARTIKEL 9
RECHTSBESCHERMING
a) De aanwijzing als vertrouwenspersoon, dan wel het feit dat betrokkene vertrouwenspersoon is geweest of
zich kandidaat heeft gesteld voor de vervulling van de taak als vertrouwenspersoon leidt in geen geval tot
benadeling van de vertrouwenspersoon in diens functie in de organisatie wegens verrichtingen in verband
met de taakvervulling als vertrouwenspersoon.
b) De vertrouwenspersoon geniet voorts op basis van artikel 79e van het ARAR bescherming indien hij
misstanden aan de kaak stelt. Voorheen was deze bescherming vervat in artikel 4.1 van de
Klokkenluiderregeling voor de sector Rijk.
ARTIKEL 10
KADERS
De vertrouwenspersoon neemt de regelgeving ten aanzien van het kennisnemen van misdrijven in acht. In
verband hiermee is voor de vertrouwenspersoon het bepaalde in artikel 80 ARAR onverkort van kracht.
Indien een vertrouwenspersoon in de uitoefening van zijn taak kennis neemt van strafbare feiten, probeert hij de
medewerker tot inzicht te brengen dat aangifte door de medewerker in de rede ligt. Pas in de tweede instantie, als
betrokkene volhardt in zijn weigering van het strafbare feit melding te maken, doet de vertrouwenspersoon, net
als ieder ander, melding van het strafbare feit aan het bevoegde gezag conform de beleidskaders ontwikkeld door
het BV&I.
ARTIKEL 11
AANHALING
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vertrouwenspersonen IND 2007
Rijswijk, ….. 2007
P.W.A. Veld
De hoofddirecteur van de Immigratie- en Naturalisatiedienst
2
RICHTLIJNEN VERTROUWENSPERSONEN
INLEIDING
Binnen de IND wordt veel belang gehecht aan het bevorderen van een cultuur van eerlijkheid, betrouwbaarheid,
betrokkenheid, loyaliteit en respect.
Deze waarden kunnen niet los van elkaar worden gezien en hebben alles te maken met de manier waarop we als
IND’ers met elkaar moeten omgaan, werken en samenwerken. Dit (gewenste) gedrag creëert een veiliger en
open klimaat, waarin medewerkers elkaar ondersteunen en sprake is van onderling vertrouwen en waar de
medewerkers elkaar durven aan te spreken op ongewenst of ontoelaatbaar gedrag.
Dit integriteitsbewustzijn bepaalt in hoge mate de kwaliteit van de IND en de wijze waarop ‘de buitenwereld’
tegen de IND aankijkt en vergt zodoende voortdurende aandacht van het management en het beleid.
Het integriteitsbeleid binnen de IND beoogt een evenwichtige mix te zijn met aandacht voor preventie,
stimulering, naleving en sanctionering. Het instellen van een vertrouwenspersoon is een belangrijke, maar geen
afdoende maatregel ter bevordering van de integriteit binnen de IND. Het integriteitsbeleid van de IND omvat
een scala van integriteitsinstrumenten waarvan de aanwijzing van de vertrouwenspersoon er één is.
In het besluit vertrouwenspersonen IND is aangegeven dat nadere uitwerking gegeven zal worden aan het
bepaalde in de artikelen 2, 4 en 7, handelende over de taken en de werkwijze van vertrouwenspersonen, de te
volgen selectie-, aanwijzings- en ontheffingsprocedure en de randvoorwaarden om een goed functioneren van
vertrouwenspersonen te bevorderen.
Deze richtlijnen omvatten de nadere uitwerking. Tevens wordt ter inleiding een en ander beschreven om een
beeld te geven in welk licht de vertrouwenspersonen binnen de IND organisatie hun taken verrichten.
TAKEN VERTROUWENSPERSOON
1.
De vertrouwenspersoon fungeert als aanspreekpunt voor IND- medewerkers en leidinggevenden terzake van
elke vorm van als ongewenst of ontoelaatbaar ervaren gedrag.
2. De vertrouwenspersoon fungeert als klankbord en vraagbaak ten aanzien van situaties als bedoeld in 1.
3. De vertrouwenspersoon licht, indien daartoe aanleiding is, het management in over misstanden in de
organisatie ten aanzien van ongewenst gedrag ten aanzien van geschreven en ongeschreven regels.
4. De vertrouwenspersoon verwijst de melder van als ongewenst of ontoelaatbaar ervaren gedrag in
voorkomende gevallen door naar het lijnmanagement, personeelszaken, de bedrijfsarts, de
bedrijfsmaatschappelijkwerker en/of andere instanties.
5. De vertrouwenspersoon begeleidt en ondersteunt de melder bij eventuele vervolgstappen, zoals het
aankaarten van ongewenst gedrag bij het bevoegd gezag, het op schrift zetten van een klacht of het indienen
van een klacht bij de klachtencommissie Seksuele intimidatie (SI).
6. De vertrouwenspersoon verleent nazorg aan de melder, in die zin dat hij/zij in de gaten houdt in hoeverre de
betrokken melder tevreden is met de afwikkeling van de aangekaarte problematiek, zowel door de
vertrouwenspersoon zelf als eventueel door anderen in de organisatie.
7. De vertrouwenspersoon registreert alle vragen en meldingen die binnen komen en rapporteert hierover per
half jaar door tussenkomst van de coördinator vertrouwenspersonen aan de directeur Bedrijfsvoering.
8. De vertrouwenspersoon draagt bij aan het actief en bij herhaling uitdragen van de rol en taak van de
vertrouwenspersoon.
9. De vertrouwenspersoon vervangt in overleg met de coördinator vertrouwenspersonen een andere
vertrouwenspersoon.
10. De vertrouwenspersoon draagt desgevraagd bij aan het ontwikkelen of bijstellen van beleid ten aanzien van
ongewenst of ontoelaatbaar gedrag.
11. De vertrouwenspersonen hebben tenminste 1 x maal per twee maanden regulier overleg met de coördinator.
TAKEN COORDINATOR VERTROUWENSPERSONEN
1.
2.
3.
De coördinator vertrouwenspersonen collecteert de rapportages van de vertrouwenspersonen, terzake vragen
en meldingen ten aanzien van ongewenst of ontoelaatbaar gedrag in het daaraan voorafgaande half jaar
binnen de organisatie en geleidt deze rapportages door naar de directeur Bedrijfsvoering.
De coördinator vertrouwenspersoon analyseert de rapportages en hecht daar zijn eventueel advies aan bij de
doorgeleiding van de rapportages aan de directeur Bedrijfsvoering.
De coördinator vertrouwenspersonen draagt zorg, vóór 1 maart, voor een rapportage over het voorgaande
jaar en voor het concipiëren van een advies aan de directeur Bedrijfsvoering.
3
4.
5.
6.
7.
Bij vakantie en (langdurige) ziekte van een vertrouwenspersoon kan de coördinator behulpzaam zijn bij de
tijdelijke waarneming door een andere vertrouwenspersoon van de IND.
De coördinator vertrouwenspersonen draagt zorg voor het regelen van vergaderingen en
intervisiebegeleidingen
De coördinator vertrouwenspersonen faciliteert de bevordering van expertise onder de vertrouwenspersonen.
Naast de tweemaandelijkse reguliere overleggen met de vertrouwenspersonen organiseert de coördinator
vertrouwenspersonen eenmaal per jaar een werkconferentie waarop o.a. behandelde zaken (geanonimiseerd)
geëvalueerd worden en mogelijke adviezen worden geformuleerd voor ontwikkeling of bijstelling van het
beleid op het gebied van integriteit.
WERKWIJZE
Probleemdefinitie
In één of meerdere gesprekken hoort de vertrouwenspersoon meldingen aan die betrekking hebben op het
ongewenst gedrag. In overleg met de melder houdt de vertrouwenspersoon notities bij van het gesprek. In de
gesprekken wordt het probleem gedefinieerd.
Adviezen
Afhankelijk van de uitkomsten van het gesprek geeft de vertrouwenspersoon adviezen ten aanzien van mogelijke
oplossingen. Hierbij kan verwezen worden naar hulpinstanties of te volgen procedures.
Centraal daarbij staat dat de melder wordt gestimuleerd en ondersteund om zelf tot een oplossing te komen.
In geval van adviesvragen van de verantwoordelijke dienstleiding wordt geadviseerd over te volgen procedures
en eventueel in te schakelen (professionele) hulpinstanties.
Anonimiteit en vertrouwelijkheid
De vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de anonimiteit van medewerkers, voor zover vereist, is
gewaarborgd. Dit impliceert dat de vertrouwenspersoon over hetgeen aan de orde is gekomen in beginsel niet
met anderen spreekt tenzij de melder daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Ook wordt de identiteit
van de melder in beginsel geheim gehouden. In rapportages worden de meldingen geanonimiseerd opgenomen.
Soorten melding en afhandeling
Naast het verschil in aantallen, is ook de diversiteit van de aard van de meldingen en het verschil in de mate van
ernst van de meldingen groot. Daarnaast vervult de vertrouwenspersoon een functie als vraagbaak voor de
zogenoemde persoonlijke gedragsvraagstukken, integriteitsinbreuken en arbeidsconflicten.
a) Ontoelaatbaar/ongewenst gedrag (waaronder ook sexuele intimidatie):
Indien een medewerker ongewenst of ontoelaatbaar gedrag meldt moet de vertrouwenspersoon dit met de
nodige zorgvuldigheid afhandelen. In nauwe samenspraak met degene die de melding doet, wordt bezien
welke stappen gezet moeten worden. In beginsel wordt de dienstleiding alleen geïnformeerd als de melder
hiermee instemt. Hierbij zijn 2 situaties denkbaar:
I). Indien de gedraging gekwalificeerd kan worden als een strafbaar feit, waaraan een strafsanctie is
verbonden, dan wordt de melder in overweging gegeven om ook het BV&I in de zaak te kennen. In overleg
met de melder en het BV&I wordt afgesproken welke bemoeienis de vertrouwenspersoon bij de verdere
aanpak eventueel zal hebben en welke stappen het BV&I zet. In beginsel omvat de taak van de
vertrouwenspersoon in de dan ontstane situatie het verwijzen van de melder naar een professionele
hulpinstantie en eventueel het helpen met de aanmelding bij die instantie. De melding en de
verschijningsvorm van het gemelde gedrag worden geregistreerd. Na enige tijd wordt met de melder
zomogelijk contact opgenomen om te vragen naar de stand van zaken en hoe de afhandeling door de
vertrouwenspersoon is ervaren. De informatie wordt verwerkt ten behoeve van de periodieke rapportage.
II). Indien de gedraging niet, zoals hiervoor aangeduid, strafrechtelijk van aard is, is het de taak van de
vertrouwenspersoon de melder aan te horen, het probleem te analyseren, de melder te helpen bij het zoeken
naar oplossingen voor het probleem en (eventueel) te verwijzen naar een (professionele) hulpinstantie en
eventueel te helpen met de aanmelding bij die instantie. In overleg met de melder wordt eventueel ook de
betrokken dienstleiding geïnformeerd. De melding en de verschijningsvorm van het gemelde gedrag worden
geregistreerd. Na enige tijd wordt met de melder zo mogelijk contact opgenomen om te vragen naar de stand
van zaken en hoe de afhandeling door de vertrouwenspersoon is ervaren. De informatie wordt verwerkt ten
behoeve van de periodieke rapportages.
4
b) Ongewenst gedrag of ontoelaatbaar gedrag op het gebied van integriteit:
Indien een medewerker een integriteitsinbreuk meldt (zoals diefstal, verduistering, valsheid in geschrifte,
corruptie, lekken van informatie, oneigenlijk gebruik van Rijkseigendommen) ofwel een andere inbreuk op
een geschreven of ongeschreven regel waarmee een strafbaar feit wordt begaan, dan wordt de melder
aangegeven dat eventueel door het BV&I de politie ingeschakeld moet worden.
Gaat het om strafbare feiten (ingevolge art. 162 van het Wetboek van Strafvordering dient een ambtenaar
die bij de uitoefening van zijn functie kennis krijgt van een misdrijf, daarvan aangifte te doen), dan kan
anonimiteit en bronbescherming op grond van de wettelijke verplichting niet gegarandeerd worden. Niet het
belang van de klager staat voorop, zoals bij ongewenste omgangsvormen, maar het belang van de
organisatie weegt even zwaar. Dat betekent dat de klager ook niet vanzelfsprekend persoonlijk mag
beslissen wat er met de informatie gebeurt. Vanwege die belangen, kan de vertrouwenspersoon veelal niet
geheim houden wat haar/hem ter ore is gekomen. In tegendeel zelfs want het is noodzakelijk, dat de
informatie dieper de IND- organisatie in gaat opdat passende maatregelen genomen kunnen worden. In deze
situatie kan de vertrouwenspersoon een dilemma ervaren in vertrouwelijkheid versus meldingsplicht. In die
gevallen is de Klokkenluidersregeling van toepassing, waarin de bepaling is opgenomen dat de melding
schriftelijk wordt vastgelegd onder vermelding van de naam van de melder en dat het bevoegd gezag
betrokkene een ontvangstbevestiging stuurt. Het bevoegd gezag moet zijn verantwoordelijkheid voor de
integriteit van de organisatie kunnen nemen en passende maatregelen treffen om een einde te maken aan de
schending. Uitgangspunt is dat in eerste instantie de melder via de Klokkenluidersregeling melding doet aan
het bevoegd gezag.
Indien het gaat om een misdrijf, conform de definitie in het strafrecht, zal de medewerker medegedeeld
worden dat, hoe dan ook, aangifte gedaan moet worden. Dat kan door inschakeling van het BV&I of
rechtstreeks bij de politie. Over de manier waarop het BV&I ingeschakeld wordt kan overlegd worden met
de melder. Indien de medeweker volhardt in zijn weigering van het strafbare feit melding te maken, doet de
vertrouwenspersoon, net als ieder ander, melding van het strafbare feit aan het bevoegde gezag.
De vertrouwenspersoon geeft in dit geval aan in welk rolconflict hij/zij dreigt te komen en maakt dat
bespreekbaar bij de gesprekspartner. De uiteindelijke afweging hoe als mens met de wetenschap om te gaan
behoudt de vertrouwenspersoon zelf.
Ook hier vindt registratie plaats van de melding en de verschijningsvorm van het gedrag. Na enige tijd
neemt de vertrouwenspersoon met de betrokken medewerker contact op om te verifiëren hoe de aanpak is
ervaren en wordt de informatie verwerkt in de periodieke rapportage.
Arbeidsconflicten
Arbeidsconflicten (zoals onenigheid over bevorderingen, interne vacatures of arbeidsvoorwaarden) horen thuis
bij de afdeling Personeelszaken of eventueel de OR. De vertrouwenspersoon kan in dit geval in de functie als
secundair vangnet voor de medewerkers de betrokken medewerker aanhoren en verwijzen naar de betreffende
personeelsadviseur. Eventueel kan de vertrouwenspersoon met de medewerker van gedachten wisselen over een
door de medewerker te zetten vervolgstap. De melding en het soort conflict worden geregistreerd en verwerkt in
de rapportages.
SELECTIE- EN AANWIJZINGSPROCEDURE
De volgende selectie en aanwijzingsprocedure wordt gevolgd:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Indien op een locatie geen vertrouwenspersoon aangewezen is, wordt dat binnen de
betreffende locaties o.a. middels intranet bekend gesteld en wordt een ieder, die op die locatie
werkzaam is, de gelegenheid geboden zich beschikbaar te stellen om de taak te verrichten.
Bij de bekendmaking van de openstaande taak van vertrouwenspersoon wordt verwezen naar
de taakomschrijving en de vereiste competenties en vaardigheden, zoals hieronder apart
beschreven onder PROFIEL VERTROUWENSPERSOON.
Belangstellenden voor het verrichten van de taken van vertrouwenspersoon dienen schriftelijk
hun belangstelling kenbaar te maken aan de directeur Bedrijfsvoering.
De onder c. bedoelde brief wordt geadresseerd aan het hoofd P&O van het betrokken locale
dienstencentrum.
De kandida(a)t(en) word(t)en getoetst aan het profiel.
De kandidaten worden met behulp van een commissie geselecteerd.
De selectiecommissie wordt onder de verantwoordelijkheid van de directeur Bedrijfsvoering
door de betreffende locatiemanager geïnitieerd.
De selectiecommissie bestaat tenminste uit een vertegenwoordiger van de desbetreffende
locatie, een collega vertrouwenspersoon en een lid van de locatiecommissie (LOC).
De selectiecommissie doet een schriftelijke voordracht aan de directeur Bedrijfsvoering.
5
j.
k.
l.
De directeur Bedrijfsvoering beslist of de voorgedragen kandidaat aangewezen wordt.
Van de voordracht afwijkende beslissingen dienen gemotiveerd te worden.
Onder de zorg van het hoofd P&O van het locale dienstencentrum wordt de aanwijzing op
intranet en in mededelingvorm in het landelijke IND-tijdschrift bekend gemaakt.
PROFIEL VERTROUWENSPERSOON
Naast een HBO-werk- en denkniveau en een aantal vakinhoudelijke kwaliteiten zijn de
persoonlijkheidskenmerken, minstens zo belangrijk. Zo dient de vertrouwenspersoon een sociaal,
toegankelijk, oprecht en gezaghebbend persoon te zijn, die het vertrouwen geniet van de
medewerkers maar die zich tegelijkertijd ook goed kan verstaan met het management van de
organisatie. Daarnaast moet de vertrouwenspersoon kunnen relativeren en angst en emoties bij
melders weg kunnen nemen.
Omdat kennis van de (sub) cultuur en een opgebouwd intern netwerk binnen de IND-organisatie
als noodzakelijk voor een goede uitvoering van de taak wordt geacht, dient de vertrouwenspersoon
tenminste ruime ervaring te hebben binnen de IND-organisatie. In het onderstaande functieprofiel
vertrouwenspersoon komen de vereiste vaardigheden, kwaliteiten en kennis aan de orde.
De vertrouwenspersoon:


















heeft kennis van relevante (ARBO) wet- en regelgeving.
heeft kennis van ‘de sociale kaart’.
heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur.
heeft kennis van de individuele en groepsprocessen die spelen bij ongewenste omgangsvormen of ander
niet-integer gedrag.
heeft inzicht in de context waarbinnen, en de wijze waarop, ongewenste omgangsvormen en ander nietinteger gedrag binnen een organisatie plaats vinden.
heeft uitstekende mondelinge en schriftelijk vaardigheden (kan met medewerkers van verschillende niveaus
en specialismen in de organisatie adequaat communiceren).
heeft inzicht in eigen handelen (geeft blijk van het besef hoe het eigen gedrag kan overkomen op anderen).
is adviesvaardig (is in staat om op basis van een gesprek een probleem te herkennen en aan de hand daarvan
duidelijke en heldere adviezen te geven).
is gespreksvaardig (is in staat om actief te luisteren en een gesprek constructief te laten verlopen).
kan reflecteren op het eigen gedrag en dat van de ander.
heeft levenservaring en is integer.
heeft een evenwichtige persoonlijkheid.
is in staat om zich onafhankelijk op te stellen.
kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
kan omgaan met weerstanden.
is toegankelijk/bereikbaar voor medewerkers in de organisatie.
is in staat professionele afstand tot het gespreksonderwerp en de gesprekspartner te bewaren en weet
tegelijkertijd toch betrokken te blijven.
is bereid tot intervisie en periodiek overleg met collega’s.
.
RANDVOORWAARDEN
Teneinde een effectieve taakvervulling te bevorderen dient aan de volgende randvoorwaarden te worden
voldaan.
1.
De randvoorwaarden zijn:
A. De vertrouwenspersoon mag niet in haar/zijn carrièremogelijkheden worden belemmerd.
B. Aanwijzing van een vertrouwenspersoon geschiedt door de directeur Bedrijfsvoering voor in beginsel een
periode van drie jaar. Deze periode kan, na goedkeuring door de directeur Bedrijfsvoering, steeds met één
jaar worden verlengd. Het beslismoment aangaande continuering is gekoppeld aan het periodieke
voortgangsgesprek tussen de vertrouwenspersoon en de directeur Bedrijfsvoering.
C. De vertrouwenspersoon en de coördinator vertrouwenspersoon hebben minimaal 1 maal per jaar
gezamenlijk een voortgangsgesprek met de directeur Bedrijfsvoering op basis van een door de
vertrouwenspersoon opgesteld verslag over de voorafgaande periode.
D. De vertrouwenspersoon krijgt de gelegenheid voor het bijwonen van studiedagen, vergaderingen, maken van
gespreksverslagen, overleg met instanties.
6
E. Anonimiteit en vertrouwelijkheid zijn centrale begrippen bij de uitvoering van de taken en bevoegdheden
van de vertrouwenspersoon.
F. De aangewezen vertrouwenspersoon volgt een pakket van opleidingen, waaronder de opleiding die door het
Ministerie van Justitie wordt aangeboden voor de contactpersonen Sexuele Intimidatie.
G. De vertrouwenspersoon moet zichtbaar en herkenbaar zijn. Medewerkers moeten weten dat er een
vertrouwenspersoon is, wie het is en met welke problemen ze bij de vertrouwenspersoon terechtkunnen.
H. Het bestaan van de vertrouwenspersoon dient actief en bij herhaling te worden uitgedragen.
I. De vertrouwenspersoon moet er alert op zijn niet in een rolconflict verwikkeld te raken.
J. Het is van belang dat de vertrouwenspersoon eenvoudig bereikbaar is en dat medewerkers makkelijk naar
hem toestappen. Hoe laagdrempeliger de vertrouwenspersoon te benaderen is, hoe groter de kans dat de
vertrouwenspersoon-‘functie’ het beoogde effect sorteert. In dit kader zal ter bevordering van de
bereikbaarheid en de toegankelijkheid van de vertrouwenspersoon zo mogelijk per locatie een
vertrouwenspersoon aangewezen worden.
K. De vertrouwenspersoon heeft voor de uitvoering van zijn taak een ruimte ter beschikking waar hij
ongestoord meldingen telefonisch en mondeling kan afhandelen.
L. Indien noodzakelijk (omwille van privacy) bestaat de mogelijkheid om op een andere IND- locatie, of buiten
een IND- locatie (bijv. restaurant) een gesprek te houden.
M. De vertrouwenspersoon heeft voor de uitvoering van zijn taak, eventueel in combinatie met zijn eigenlijke
functie, een mobiele telefoon van de IND ter beschikking
N. Tenminste twee maal per jaar wordt de intervisie begeleid door een deskundige.
O. Het secretariaat van het vertrouwenspersoonoverleg wordt belegd bij de coördinator vertrouwenspersonen.
P. De coördinator vertrouwenspersonen draagt ook zorg voor de organisatie van de intervisie- en
studiebijeenkomsten, alsmede van de jaarlijkse werkconferentie waarop o.a. de behandelde zaken
(geanonimiseerd) geëvalueerd worden en mogelijke adviezen worden geformuleerd voor ontwikkeling of
bijstelling van het beleid op het gebied van integriteit.
Q. Er wordt een budget beschikbaar gesteld, waaruit de kosten voldaan worden die verband houden met de
(studie)bijeenkomsten van de vertrouwenspersonen of verband houden met noodzakelijk buiten een INDlocatie te voeren gesprekken. Dit budget wordt beheerd door de locatiemanagers.
2.
De bijkomende randvoorwaarden zijn:
A. Profilering:
De profilering van de vertrouwenspersoon is in eerste instantie een verantwoordelijkheid van de dienstleiding.
De vertrouwenspersoon draagt bij aan de profilering door bijvoorbeeld tijdens introductiebijeenkomsten
informatie te geven over de taakstelling en de werkwijze.
Dit kan ook gebeuren door te verschijnen in afdelingsoverleggen, of door middel van het in overleg met de
dienstleiding publiceren van informatie op het intranet en (periodieke) publicaties in het personeelsblad (IND De
maand).
Bij de introductie nieuwe medewerkers krijgt de vertrouwenspersoon nadrukkelijk een plaats en kan hij/zij
bijdragen door voorlichting over zijn taak en rol. Hierbij dient er voor gewaakt te worden dat de
vertrouwenspersoon niet geassocieerd wordt met een soort ‘moraal ridder of zedenmeester’ die waakt over de
normen en waarden inzake het gedrag van de medewerkers en leidinggevenden.
B. Integriteitsaudit:
Aangezien binnen elke organisatie ongewenst gedrag voorkomt betekent het feit dat binnen een organisatie
weinig of geen meldingen worden gedaan, dus niet dat daar geen ongewenst gedrag voorkomt. Weinig
meldingen zijn geen reden tot zelfgenoegzaamheid maar veeleer tot een zorgvuldige beschouwing:
Heerst er een sterke gesloten cultuur waarbinnen het niet sociaal aanvaard is om ongewenst gedrag tegen te gaan
door het aan de orde te stellen, is de vertrouwenspersoon wel voldoende bekend binnen de organisatie, is hij
voldoende bereikbaar en benaderbaar. Tenminste één maal per jaar dient (conform het Justitiebeleid en ARAR)
een Integriteitsaudit de worden uitgevoerd. Deze integriteitsaudit wordt onder verantwoording van BV&I
uitgevoerd.
C. Registratie:
Uniforme registratie ten behoeve van beleid
Om de uniformiteit in de registratie te waarborgen wordt gebruik gemaakt van format, dat in overleg met het
BV&I, met vertegenwoordigers van de stafdirectie POI en de groep vertrouwenspersonen is ontwikkeld.
In het format worden gegevens opgenomen, die gebruikt kunnen worden voor beleidsvorming- en bijstelling.
Tevens kunnen de geregistreerde gegevens benut worden ten behoeve van het periodieke overleg van de
vertrouwenspersonen.
7
8