Eenvoudig boekhouden

Eenvoudig boekhouden
voor iedere kleine ondernemer
Deel 2
stap 6-10
Deel dit e-book:
Inhoud
Introductie 3
Btw-aangifte 4
Vaste structuur in debiteurenbeheer 8
Overzicht 11
Doe de eerste controle zelf ! 13
Een jaaroverzicht zet u op het goede spoor 15
Conclusie 18
Deel dit e-book:
3
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Introductie
Verder met SnelStart
In het eerste deel van het e-book ‘Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer’ las u al vijf praktische tips over het ordenen van uw administratie, het kiezen
van een vaste werkwijze en het omgaan met ingaande en uitgaande facturen. In dit
tweede deel willen we nader ingaan op de btw, het maken en gebruiken van overzichten en op het controleren van de boekhouding. Nog steeds is ons devies: SnelStart
maakt het ondernemen succesvoller!
Lees af en toe nog eens de tips door. Streep daarbij aan welke tips voor u direct
toepasbaar zijn en voer ze op korte termijn door.
Deel dit e-book:
4
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
6
Btw-aangifte
Btw staat voor Belasting op de Toegevoegde Waarde. U moet belasting betalen over
de waarde die u toevoegde aan een product of dienst. Het gaat om het verschil tussen
wat voor prijs u berekende (ex btw) en hoeveel u zelf moest uitgeven aan bijvoorbeeld
grondstoffen. Alleen over dat verschil (uw netto winst) moet u btw betalen,
meestal 6 % of 21 %.
klik hier voor de website van de Belastingdienst
Deel dit e-book:
5
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Btw heffen en afdragen
Stel: U wilt zelf voor uw product € 200,- ontvangen van uw klant. De Belastingdienst
wil daar dan nog eens 21% over ontvangen (we gaan even uit van het zogenaamde
hoge tarief.). U vraagt de klant daarom dus € 242,- inclusief btw. Na de periode
(bijvoorbeeld een kwartaal) moet u die € 42 extra aan de Belastingdienst betalen.
Btw betalen en terugvragen
Maar… om dit product te kunnen maken, heeft u € 50,- aan materialen ingekocht. Uw
leverancier bracht u € 50,- + 21% = € 60,50 in rekening, want hij moest ook 21 % aan
de Belastingdienst betalen. U heeft dus zelf aan uw leverancier € 10,50 btw betaald.
In de btw-aangifte komt een bedrag van € 42,- minus € 10,50 te staan. U draagt dus
uiteindelijk per saldo € 31,50 af aan de Belastingdienst.
U kunt dit ook anders uitrekenen met natuurlijk hetzelfde resultaat:
1. De grondstoffen hadden een waarde van € 50,- ex btw.
2. U heeft er iets mee gedaan en het weer verkocht voor € 200,- ex btw.
3. U heeft als ondernemer dus een toegevoegde waarde van € 150,- gecreëerd.
4. De Belasting op die Toegevoegde Waarde bedraagt € 150,- x 21% is € 31,50.
Deel dit e-book:
6
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Btw-hoogte niet belangrijk!
Als u een product lever aan een ander bedrijf, krijgt u van dat bedrijf een bedrag PLUS
btw. Die btw betaalt u volledig aan de Belastingdienst. Dat andere bedrijf betaalt aan u
de prijs PLUS btw. Maar dat bedrijf kan het btw-bedrag weer volledig aftrekken bij de
btw-aangifte. Om die reden maakt de hoogte van het btw-percentage tussen bedrijven
weinig uit. Wat u bij verkoop heft, draagt u immers weer af. Of wat u voor inkoop
betaalt, mag u weer terugvragen. Daarom worden offertes en prijsopgaven bij
leveringen tussen bedrijven vaak zonder btw gedaan. Ook al verandert het btw-tarief
(bijvoorbeeld van 19 % naar 21%), het maakt voor de netto prijzen niet uit.
Btw-hoogte wel belangrijk
Uiteindelijk zal er een product aan een consument geleverd worden. De consument
kan de btw níet terugvragen. Voor hem betekent dus een btw-tarief van 21% dat het
product 2 % duurder is dan bij een btw-tarief van 19 %. Die 2% is voor de Nederlandse
economie. Maar het product is voor de klant wel duurder. Om diezelfde reden heeft
men tijdelijk op arbeidsloon in de bouw 6% gezet. Zo werd het veel goedkoper voor
consumenten een bouwvakker in te huren. Dat stimuleert de economie. In die
gevallen is het btw-percentage dus wél belangrijk.
Deel dit e-book:
7
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Btw verplicht aangifte
In de btw-aangifte draagt u dus, kortgezegd, omzetbelasting af over uw omzet en trekt
u af de omzetbelasting die u als ondernemer in rekening is gebracht. Hiervoor is het
noodzakelijk dat u bij bent met uw boekhouding. Zorg dat u niet te laat bent met het
(laten) doen van uw btw-aangifte. Zowel de aangifte als de eventuele betaling dienen
voor het eind van de opvolgende maand na het tijdvak binnen te zijn bij de Belastingdienst. Een eventuele teruggave komt vanzelf. Kijk de ontvangen beschikking goed na.
Tips:
1.Zorg voor een goed inzicht in wat u na elke periode aan btw moet betalen. Uw
rekening stroomt vol in die periode, maar 21 % van de winst (dus na aftrek van de
kosten) moet u weer afdragen. Laat u zich daar niet door verrassen! Met SnelStart
kunt u op elk moment zien hoeveel btw u heeft ontvangen (die u dus weer moet
afdragen).
2.Doe de eerste periodes in het jaar zelf. Laat de laatste periode goed controleren
door uw boekhouder. Die kan dan eventuele fouten nog herstellen. Een btwaangifte met een foutje is lang niet zo erg als een btw-aangifte die te laat is. U
heeft immers de geheven btw nog in uw bezit, terwijl die binnen de termijn moet
worden afgedragen aan de Belastingdienst.
3.Geef bij prijsopgaven, offertes en catalogi expliciet aan of het om bedragen
INCLUSIEF btw of EXCLUSIEF btw gaat. Normaal gesproken kunt u aan
bedrijven de bedragen exclusief btw vermelden. Geef dan wel aan: ‘exclusief btw’.
Prijzen voor consumenten zijn in principe inclusief btw.
4.Niet iedereen is een rekenwonder. Maar het berekenen en verrekenen van btw is
een belangrijk proces in uw administratie. Zorg dat u het principe begrijpt. Als u
de uitleg hier niet helemaal snapt, vraag dan iemand om het u uit te leggen aan de
hand van uw eigen bedrijfsproces.
Deel dit e-book:
8
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
7Vaste structuur in
debiteurenbeheer
Iedereen kent ze, maar niet iedereen houdt ze uit elkaar: debiteuren en
crediteuren. DeBiteuren zijn De Beste… namelijk diegenen Die Betalen.
Beter gezegd: die zouden moeten betalen. Hopelijk helpt dit ezelsbruggetje.
Helaas betalen debiteuren niet allemaal op tijd. U moet dat in de gaten
houden. Een goed debiteurenbeheer is noodzakelijk om de vinger aan de
pols te houden.
Deel dit e-book:
9
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Stel uw eigen procedure en termijnen van factureren vast
Bedenk eerst welke betalingstermijnen u wilt hanteren. Natuurlijk doet u dit
niet per factuur, maar bedenkt u dat voor een langere periode. U kunt dit
ook opnemen in uw Algemene Voorwaarden.
1.Wat is de maximale betaaltermijn die u op uw facturen zet? Dat kan
bijvoorbeeld 15 of 30 dagen zijn.
2.Hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaltermijn stuurt u een
herinnering als er niet is betaald? Ons advies is om dat snel te doen,
maximaal 1 á 2 weken na het verstrijken van de betalingstermijn. Soms
is een factuur zoek geraakt bij de klant. U kunt dan direct een vervangende sturen.
3.Als er binnen 1 á 2 weken na de herinnering geen reactie is, stuurt u een
aanmaning. U kunt aangeven dat u om onmiddellijke betaling vraagt,
om incassokosten te vermijden. Op internet zijn vele briefvoorbeelden
te vinden.
4.Afhankelijk van de grootte van de klant en de relatie die u met hem
heeft, kunt u tegelijk telefonisch contact op (laten) nemen. Ook een
e-mail met de aanmaning als PDF wil nog wel eens helpen. Het kan zijn
dat uw relatie niet zelf betaalt, maar dat er een financiële afdeling is, die
om wat voor reden dan ook de betaling nog niet heeft gedaan. Natuurlijk is dat niet uw verantwoordelijkheid, maar het zorgt wel voor vertraging in het proces. Bedenk in dat geval dat uw klant gekozen heeft voor
deze route.
5.Als er niet betaald wordt, kunt u de vordering uit handen geven.
Benader hiervoor een incassobureau. Bedenk wel dat dit de relatie
met de klant sterk onder druk zal zetten. Ook zijn er kosten aan een
incassokantoor verbonden. Gelukkig geeft het dreigen vaak al het
gewenste effect.
Deel dit e-book:
10
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
6.Zorg voor duidelijke Algemene Voorwaarden. Via het internet kunt
u basisteksten hiervoor vinden, die u kunt aanpassen aan uw situatie.
Plaats deze op uw website en verwijs ernaar in uw offertes. Desgewenst
kunt u ze zelfs meesturen.
Controleer de debiteuren regelmatig
Debiteurenbewaking werkt enkel als u het regelmatig doet. Dus niet één
keer in de twee maanden kijken naar de openstaande facturen maar doe dit
regelmatiger, bijvoorbeeld één keer per week, na de normale facturatie.
Bedenk wat u wilt doen met nieuwe leveringen aan slecht-betalende debiteuren. Gaat u door? Geeft u aan uw klant door dat de levering even stagneert vanwege zijn betaalgedrag? Besteed vooraf tijd aan het inrichten van
deze onderdelen. Dit bespaart u later veel werk. Een goed administratiepakket helpt u daarbij. Wat als de debiteur failliet gaat? De kans is dan helaas
groot dat u uw geld niet meer ontvangt. Er gebeuren enkele vervelende
dingen:
•
Uw klant is uw klant niet meer. Altijd jammer.
•
Uw geleverde materialen zijn niet meer voor u beschikbaar. De curator
bepaalt wat ermee gaat gebeuren.
•
Uw gefactureerde btw dient u te betalen, ook al wordt de factuur niet
aan u voldaan. Die btw kunt u pas later weer terugvorderen.
•
Uw netto factuur bedrag wordt vooralsnog als inkomsten voor u gezien.
Uw boekhouder kan hiervoor wel een voorziening opnemen om te
voorkomen dat u hierover belasting betaalt. Pas als de curator de zaak
definitief opheft (vaak jaren later), kan het bedrag definitief worden verrekend.
Deel dit e-book:
11
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
8
Overzicht
Een belangrijk doel van het bijhouden van uw administratie is het behouden van
overzicht.
Kijk mee over de schouder
Als u niet zelf met boekhoudsoftware werkt, zorg er dan voor dat u weet hoe u
overzichten en rapporten kunt laten samenstellen. U hoeft niet alles te doorgronden.
Maar u dient toch wel te weten hoeveel inkomsten en uitgaven u over de afgelopen
maand of over het afgelopen jaar heeft.
Deel dit e-book:
12
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Tips voor een beter overzicht
Goed overzicht is het halve werk. Kijk gedurende het jaar geregeld naar uw cijfers en
wacht niet op de jaarrekening.
Zorg dat u inzicht hebt in uw bedrijf zodat u tijdig kunt ingrijpen als dat nodig is.
1. Kijk naar de stand van de debiteuren (klanten van wie u nog geld krijgt).
2. Kijk naar de stand van de crediteuren (leveranciers aan wie u nog moet betalen).
3. Kijk naar het verloop van de omzet en de kosten.
4.Vraag een adviseur (bijvoorbeeld een bevriende ondernemer of uw boekhouder)
om commentaar te geven op de overzichten. Zijn uw kosten in verhouding met uw
inkomsten? Zijn uw inkomsten in verhouding met uw eigen inzet?
5.Maak een aparte map waarin u dit soort overzichten bewaart. U kunt dan
makkelijk periodes vergelijken.
6. Zorg dat u inzicht hebt in uw bedrijf, zodat u tijdig kan ingrijpen als dat nodig is.
7.Vergelijk dezelfde periode van het vorig jaar, als u vergelijkbare activiteiten hebt
gedaan. Gaat het nog even goed? Komt u dezelfde klanten nog tegen?
8.Heeft een reclame- of marketingactie zichtbaar effect op de winst? Wat gebeurde
er na een beurs of Google Ads campagne?
9.Kies de drie grootste kostenposten. Kijk of u op één van deze kostenposten
komende jaar 25 % kunt besparen, bijvoorbeeld door te onderhandelen over een
prijs, elders in te kopen of minder te verbruiken. Iedere euro die u niet uitgeeft,
is winst.
Deel dit e-book:
13
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
9
Doe de eerste controle zelf!
Voordat de administratie naar de boekhouder / accountant gaat, zorgt u dat u de eerste
controles zelf hebt gedaan. Dit scheelt tijd, en dus kosten die u anders moet betalen
aan uw boekhouder.
Deel dit e-book:
14
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Goedkoop werk is duur werk
Doet uw boekhouder ook simpel werk, zoals het invoeren van bonnetjes? Kijk dan
eens of er niet een neefje is dat een goedkoop bijbaantje zoekt. Onder de twintig
jaar betekent vaak veel goedkoper… (en ook nog eens twee keer zo snel met een
toetsenbord als boven de twintig). Denk wel na over het effect van het financiële
inkijkje dat een familielid krijgt in uw bedrijf.
SnelStart helpt
Het mooie van SnelStart is dat fouten die u bij het invoeren maakt, er vroeg of
laat uitkomen. Een verkeerd btw-percentage? Het wordt vanzelf gemeld. Een verkeerd
factuurbedrag, dat daarmee afwijkt van uw bankafschrift? Het komt vanzelf boven tafel.
De laatste checks
Als SnelStart alles heeft gecheckt, doet u onderstaande stappen nog voor u de
boekhouder belt.
•
Bekijk de grootboekrekening ´vraagposten´ nog eens. Gedurende het boeken
heeft u daar alles op geboekt wat u niet wist. Wellicht kunt u zelf nog wat van deze
posten oplossen. Onze ervaring is dat mensen gaandeweg het ondernemen en het
boekhouden snel dingen leren. U bent vast weer slimmer dan een half jaar geleden.
•
Bekijk de stand van de bankrekening en vergelijk deze met de stand volgens
de boekhouding. Klopt dit niet? Zoek het uit, u bent ergens een of meerdere
mutatie(s) vergeten te boeken. Begin bij het oudste afschrift en zoek waar uw
dagboek bank begint af te wijken van uw afschrift.
•
Loop de kas na. Tel het saldo en check dit met het saldo in uw grootboekrekening
´kas´ na uw laatste boeking. Zorg dat u van alle inkoopfacturen de terug te vragen
btw hebt gecheckt. Dit is geld dat u volledig terugkrijgt. Elke euro vergeten is een
euro minder in uw portemonnee.
Deel dit e-book:
15
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
10
Een jaaroverzicht zet u op het
goede spoor
Jaarstukken zijn eigenlijk alleen verplicht als u een BV of NV runt, of als uw bank
dat verlangt. Eenmaal per jaar kan uw accountant/boekhouder jaaroverzichten van uw
onderneming opmaken om deze te verwerken in de aangifte inkomstenbelasting of
vennootschapsbelasting. Zorg dat u snapt wat er op papier staat. Het is immers uw
bedrijf.
Zorg voor een goede (SnelStart-)accountant die adviezen geeft over fiscale aspecten,
zoals willekeurige afschrijving, extra afschrijvingsmogelijkheden et cetera. Voer wel
zelf u boekingen in, zeker de eerste periode. Zo krijgt u inzicht in uw administratie en
daarmee uw bedrijf.
Laat uw jaaroverzichten de eerste keer helemaal bespreken en kijk deze nog eens na.
Zoek verbeterpunten voor de toekomst en voer deze uit. Kies voor drie speerpunten,
die u het komend jaar gaat verbeteren. Dit is concreter dan ‘een heleboel punten’ die u
‘ooit’ zult doen. U kunt op basis van de cijfers ook nadenken over de langere termijn.
Deel dit e-book:
16
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Vlieg op verschillende hoogtes
Het is zinvol om planningen op verschillende termijnen te maken. Begin daarbij op de
langere termijn, en werk dan terug.
•
Een hoge vlieghoogte: U kijkt drie jaren vooruit. Zet grote lijnen uit. Meer vestigingen? Uitbreiding van het personeelsbestand? Welke activiteiten doet u over drie
jaar? Welke omzet maakt u?
•
Een gemiddelde vlieghoogte: U kijkt één jaar vooruit. Als u bedenkt waar u over
drie jaar wilt zijn, wat is dan het doel over één jaar? Welke producten moet u gaan
ontwikkelen? Welke marketing-activiteiten ontplooien?
•
Een lage vlieghoogte: U ziet veel details, maar u kunt niet ver vooruit kijken.
Bedenk welke zaken u de komende drie maanden aandacht geeft. Met wie gaat u
afspraken maken? Als u personeel heeft, wat vertelt u hen over uw plannen?
Eén dag per kwartaal
Neem elk kwartaal een dag de tijd om u met een kladblok of flipover terug te trekken.
Neem de overzichten vanuit SnelStart mee. Bedenk welke kant u op wilt.
Deel dit e-book:
17
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Welke manier?
Laat u inspireren door de onderstaande ideeën en kies wat echt bij u past.
•
Zonder u een ochtend helemaal af. Ga lunchen met een adviseur / vriend en
vertel hem wat er die ochtend in u op kwam. Gebruik de middag om samen
lijnen uit te zetten
•
Heeft u een vaste relatie? Neem met hem of haar de tijd om hoofdlijnen door
te spreken. Een goede partner kent u, heeft een frisse kijk, heeft een perfecte
combinatie van betrokkenheid en distantie. En heeft u het getroffen met uw
partner? Dan ziet hij of zij perfect waar u écht gelukkig van wordt.
•
Waarom wilde u ondernemer worden? Doet u die dingen nog steeds? Of bent u
al snel gegroeid tot bedrijfsleider van een organisatie waarin uw medewerkers
datgene doen dat u het leukste vindt?
•
Kies drie dingen die u het komend jaar wilt ontwikkelen, drie dingen die u het
komend jaar wilt vasthouden en drie dingen die u het komend jaar wilt
veranderen/kwijtraken.
•
Wordt geen speler in uw toneelstuk maar regisseur.
Zorg dat u ondernéémt in plaats van ondergáát, voor u óndergaat.
Deel dit e-book:
18
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Conclusie
Het bijhouden van de administratie is een verplichting die de Belastingdienst aan elke
ondernemer oplegt. Het helpt als u met een juiste voorbereiding, een beetje goede wil
en een passend boekhoudpakket uw administratie op orde brengt en houdt. Kennis en
inzicht van de cijfers maken u een betere ondernemer en wie wil dat nou niet?
Maak van uw boekhouder een adviseur
Als u goed invoert, is uw boekhouder/accountant alleen nog maar controleur en adviseur. Dat scheelt kosten. Uw eigen betrokkenheid bij uw adminstratie scheelt kwaliteit
van uw bedrijfsvoering.
Deel dit e-book:
19
Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer
Wat kan ik daar mee?
De administratie en de boekhouder kunnen u goede ideeën aan de hand doen over
het ondernemen. Maar uiteindelijk bepaalt u zelf. U zet de koers uit. Daarvoor is het
zinvol om financiële doelen op te stellen. Ze dienen SMART te zijn:
•
Specifiek: is het doel concreet genoeg? ‘Meer winst’ is vaag. ‘Betere producten’ is
ook vaag. Halvering van het percentage klachten is wel specifiek.
•
Meetbaar: kunt u over een bepaalde periode duidelijk aangeven of u het doel wel
of niet hebt gehaald?
•
Ambitieus: Is het doel waar u moeite voor moet doen en waarmee u iets bereikt?
Het doel om minstens één tevreden klant te hebben is dat niet. Het doel om uw
klantenbestand met 20% uit te breiden is dat wel.
•
Realistisch: Is het doel haalbaar? Verdrievoudiging van uw omzet als kapperszaak
is zonder uitbreiding meestal niet erg realistisch. Het is mooi naar een hoger doel
te streven, ook als dat niet helemaal wordt gehaald. Maar een doel dat helemaal
niet wordt gehaald, demotiveert en heeft geen nut.
•
Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn? Stel hiervoor ook
een reëel tijdspad op, bijvoorbeeld een half jaar of een jaar. Langere periodes zijn
niet erg specifiek meer. Natuurlijk kan het wel zin hebben om voor de langere
termijn een plan te bedenken.
Uiteindelijk geldt: onderneem! Een schip dat stil ligt, is niet te sturen.
Ga aan de slag, breng uw onderneming in beweging, want alleen dan kunt u bijsturen.
SnelStart helpt u succesvol te sturen!
Deel dit e-book: