bouwreflectie - De bouw vernieuwt

REFLECTIE OP DE BOUW = BOUWREFLECTIE!
AANLEIDING
“Bouwen doe je samen. Dat klinkt heel logisch, maar de praktijk wijst uit dat samen werken aan een
bouwproject lang niet altijd betekent dat men ook goed samenwerkt”. Met deze woorden leiden
Regieraad Bouw en PSIBouw hun veelgeprezen publicatie ‘Bouwen is teamwork! (2007) in.
Al enkele decennia treden de overheid en andere opdrachtgevers terug en besteden zij meer uit aan
de markt. Meer ruimte voor de markt betekent dat opdrachtgevers meer op afstand gaan staan van
het realisatieproces. Hierdoor verandert zijn rol. Bij de opdrachtnemer komen meer initiatieven,
risico’s en verantwoordelijkheden, maar ook meer kansen te liggen. Bij nieuwe contractvormen
hoort dus naast de nieuwe professionele opdrachtgever ook een andere, professionele en
klantgerichte opdrachtnemer.
Beide partijen moeten wennen aan nieuwe contractvormen. Het vraagt om een andere werkwijze en
houding dan die zij traditioneel gewend zijn. De intentie is er, maar in de praktijk blijkt veranderen
moeilijk. Dit kan tot misverstanden en onbegrip op het werk leiden die in het ergste geval resulteren
in conflicten die met bemiddeling en arbitrage moeten worden opgelost. Hoe ontstane conflicten
juridisch of via mediation moeten worden afgewikkeld staat altijd in de huidige contracten
omschreven, hoe deze te voorkomen niet.
Om conflicten minder kans te geven is voor beide partijen een preventieve benadering noodzakelijk
waarbij aan de voorkant van het proces aandacht wordt besteed aan houding & gedrag,
samenwerking en communicatie. Dit zal alleen slagen als opdrachtgevers en opdrachtnemers oog
hebben en tijd willen spenderen om samen te werken aan de “zachte kant” van het proces.
Veel voorkomende struikelblokken voor een goede samenwerking zijn bijvoorbeeld:

Vooroordelen over-en-weer.

Geen afstemming over de plaatsing van projectmanagers van opdrachtgever en opdrachtnemer,
waardoor de samenwerkingschemie een toevallige factor is.

Verwachtingen worden te weinig uitgewisseld.

Gemeenschappelijke belangen worden niet gedeeld.

De onderlinge communicatie is onvoldoende tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar ook
binnen de eigen organisatie

Interpretatieverschillen over elkaars rol en de gevolgen van de gekozen contractvorm.

De rol en houding van de projectmanagers binnen het team.
BOUWREFLECTIE
Bouwreflectie beoogt op projecten vanaf het eerste begin de samenwerking tussen de opdrachtgever
en de opdrachtnemer perfect te laten om vervolgens die situatie tijdens het bouwproces vast te
houden. De juiste communicatie en een effectieve samenwerking tussen opdrachtgever en
opdrachtnemer met begrip voor elkaars rollen en op basis van vertrouwen is daarbij de sleutel.
AANPAK
Bouwreflectie houdt in dat collega’s (de reflectoren) collegiale toetsingen verrichten tijdens de
uitvoering van contracten.
De reflectoren houden op het project het team van opdrachtgever èn opdrachtnemer regelmatig de
spiegel voor, op het gebied van houding, gedrag en vaardigheden op het gebied van samenwerking
en communicatie. De reflectoren staan de projectleiding dus bij in het beheersen van het
samenwerkingsproces. Zij staan ten dienste van het project en vormen geen extra hiërarchische
laag.
De reflectoren kunnen adviseren over het proces van samenwerken, gedrag/opstelling en de wijze
van samenwerking. Zij kunnen ook de aanzet geven voor mediation door anderen, maar doen dit
nooit zelf. Om in hun rol gewaardeerd te worden, dienen de reflectoren zich te onderwerpen aan een
gedrags- en kwaliteitscode.
De reflectoren laten zich niet uit over de inhoud van het contract of over technische vraagstukken.
Per project worden twee reflectoren aangesteld. Eén reflector is afkomstig uit de organisatie van de
opdrachtnemer; de ander uit de organisatie van de opdrachtgever. Naast hun specifieke taak als
reflector, zijn zij op geen enkele wijze betrokken bij het project. De reflectoren opereren als duo en
stellen zich samen onpartijdig op. Essentieel is dat de reflectoren een ruime ervaring hebben in de
bouw, die ze als referentie kunnen gebruiken bij het beoordelen van situaties en die hen autoriteit
verschaft.
DE REFLECTOREN
De reflectoren moeten voldoen aan de volgende eisen willen zij hun taak succesvol kunnen
uitvoeren:

Zij zijn objectief, niet partijdig en hebben geen financiële belangen bij het project.

Zij zijn werkzaam bij aannemers en opdrachtgevers.

Zij functioneren op (directie)niveau, zodat zij in de projectsituatie met voldoende persoonlijk
gezag kunnen opereren;

Zij hebben kennis van of affiniteit met de nieuwe contractvormen. Verder is inzicht in de
daarvoor noodzakelijke kennis en het daarbij passende gedrag een vereiste.

Zij leren zelf qua kennis en gedrag ook.

Zij hebben bij voorkeur nog een loopbaan vóór zich waardoor zij de kennis die ze opdoen ook
nog verzilveren.
Selectie

De reflectoren worden geselecteerd en geregistreerd door Stichting Bouwreflectie.

Stichting Bouwreflectie vormt een pool van onafhankelijke reflectoren met een
kwaliteitsgarantie.

Stichting Bouwreflectie draagt de gekwalificeerde reflectoren voor bij contractpartijen.
Onafhankelijkheid
De reflectoren worden als reflector ingeschakeld op een bouwproject waarvan hun werkgever
opdrachtgever of opdrachtnemer is. Zij ontlenen hun onafhankelijkheid aan het feit dat het altijd om
een project moet gaan waar ze, behalve als reflector, op geen enkele wijze bij betrokken zijn en
daarin geen belang hebben. Zij moeten op voldoende afstand staan van het project om de
onafhankelijke rol als reflector in te kunnen nemen.
De reflectoren van de opdrachtgever en de opdrachtnemer opereren bij het waarnemen en het
geven van feedback altijd als duo om de onafhankelijkheid van de reflectie te waarborgen.
Training
De reflectoren moeten inzicht hebben in de psychologie van samenwerking en het geven van
feedback. Zij worden hierop geselecteerd, maar alle reflectoren worden ook in het optimaliseren van
deze vaardigheid getraind door ervaren deskundigen op dat gebied. Deze trainers staan de
reflectoren zonodig ook bij als coach tijdens het reflectieproces.
Teambegeleiding
In toenemende mate wordt Stichting Bouwreflectie gevraagd om het proces van teambegeleiding
(van PSU via bouwreflectie en PFU naar een eindevaluatie) te begeleiden. Stichting Bouwreflectie
doet dit niet alleen. Een pool van deskundige trainers en coaches staan ons hierin bij.
PROJECTEN
Bouwreflectie wordt inmiddels op diverse projecten toegepast.
Een overzicht van de actuele projecten:
Infra
A4 Burgerveen
A2 Culemborg – Deil
A2 DODO
A2 Everdingen-Everdingen
Kanalenproject Zuid-Willemsvaart
Kosmos Zuid-Holland-Zuid/Zeeland
A2 Maarssen-Holendrecht
Maaswerken
A1 Betonbaan
Utiliteitsbouw
UMC St. Radboud
N302 reconstructie
Combiplan Nijverdal
A2 Rondweg Den Bosch
A5 Westrandweg
A12 Woerden-Oost
A2 Zaltbommel-Maas
A12 Zoetermeer-Gouda
A10 2e Coentunnel
Ministerie van Justitie en Binnenlandse Zaken
Het starten van reflectie op een aantal andere projecten is in voorbereiding.
Geïnteresseerden in de voortgang van Bouwreflectie worden op de hoogte gehouden via een
nieuwsbrief. Via de website van Stichting Bouwreflectie www.bouwreflectie.nl kunt u uw
belangstelling voor de nieuwsbrief kenbaar maken.
Zoetermeer, maart 2009