Het functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek:
wat is het en hoe doe je dat?
1
Inleiding
Vaak hebben functioneringsgesprekken een kwalijke reputatie: een verplicht nummertje brengt niets
op, de beloftes van vorig jaar zijn nog niet vervuld, éénrichtingsverkeer… Het zijn stuk voor stuk (vaak
terechte) verwijten en weerstanden tegen functioneringsgesprekken.
Hoe voorkomt u dat? Hoe buigt u dit om?
Eenvoudig: plan tijdig zulke gesprekken en bereid ze beide voor. Spreek een duidelijke agenda af en
trek steeds heldere en overlegde conclusies die kort worden genotuleerd met het oog op de opvolging
en uitvoering ervan.
2
Definitie en doel
Een functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend gesprek (dialoog) tussen de leidinggevende
en de medewerker over het werk, de werksfeer, de werkuitvoering en de werkomstandigheden …met
het doel de wederzijdse “output” en motivatie te verbeteren door middel van het maken van afspraken
over gesignaleerde problemen.
3
De voorbereiding
Elk functioneringsgesprek vergt een goede voorbereiding. Er zijn meerdere wegen om dit op een
goede manier te doen. Doorgaans is het verstandig om één tot twee weken vóór het gesprek door de
beide gesprekspartners een lijstje met gesprekspunten te laten maken. De gesprekspunten dienen
concreet en hanteerbaar te zijn en over de mogelijke oplossingen dient best ook vooraf grondig te
worden nagedacht.
Een functioneringsgesprek staat of valt immers met de mate waarop het is voorbereid. (SMARTvoorbereiding door leidinggevende en medewerker.)
S: SPECIFIEK
M: MEETBAAR
A: AANVAARD
R: REALISTISCH
T: TIJDSGEBONDEN
In ieder geval dient aan de betrokken medewerker duidelijk te worden meegedeeld dat het niet de
bedoeling is hem of haar te beoordelen.
Het is de bedoeling om een gesprek te hebben waarin de functie centraal staat: hoe voelt de
medewerker zich in zijn/haar functie? Zijn er problemen en kunnen er gezamenlijk oplossingen voor
gevonden worden? Hoe ziet de medewerker zijn functie verder evolueren? Hoe ervaart hij/zij de
samenwerking binnen de dienst?
Mogelijke gesprekspunten die door de leidinggevende kunnen aangesneden worden:
Welke taken van je functie spreken je het meest aan? Waarom? Wat valt er nog meer uit
te halen?
Welke taken doe je liever niet? Waarom? Wat kan er aan verholpen worden?
Zijn er andere taken die je graag naar jou wil toetrekken (verschuivingen binnen de dienst
of nieuwe initiatieven)?
Ondervind je problemen bij de uitoefening van de job door gebrek aan middelen?
Hoe vind je de samenwerking binnen je team? Is er voldoende communicatie? Wat kan er
verbeteren?
Welke ambities heb je nog?
4
Aandachtspunten tijdens het gesprek
Het succes van een functioneringsgesprek wordt grotendeels bepaald door de luisterbereidheid van
de gesprekspartners. Door actieve luisterbereidheid verkleint de afstand tussen de coördinator en
medewerker en komt men makkelijker tot een werkelijk gesprek en overleg.
Zorg er voor dat het gesprek in een rustige sfeer verloopt; dit veronderstelt dat men voor het gesprek
de nodige tijd voorbehoudt. Zorg er ook voor dat de gesprekspartners zich tijdens het gesprek niet
voor anderen beschikbaar stellen. Het gesprek vindt best plaats in een ruimte waarin men niet wordt
gestoord door collega’s, telefoon,…
Het is raadzaam het functioneringsgesprek te laten starten met de opsomming van de punten die
zullen besproken worden: start met de agendapunten die de medewerker wil bespreken, daarna
komen die van de chef aan bod. Als er na elk punt voldoende afspraken werden gemaakt, wordt daar
kort notitie van gemaakt. Op het einde van het gesprek worden alle afspraken nog eens herhaald. Het
is van belang dat bij elk punt afspraken in tijd worden gemaakt, zodat vastligt wie wat wanneer doet.
Samenvattend ziet een functioneringsgesprek er schematisch als volgt uit:
Bespreekpunten medewerker
- punt 1 - 2 - 3 enz.
- vraag naar verheldering
- hoe oplossen?
Bespreekpunten leidinggevende
- punt 1- 2 - 3 enz.
- vraag naar verheldering
- visie van de medewerker
- hoe oplossen?
Samenvatten van de afspraken
- inhoud
- data
5
Inhoud van het gesprek
De onderstaande opsomming van thema's kan helpen als inspiratiebron. In de uitnodiging aan het
teamlid
worden deze punten expliciet vermeld als mogelijke gespreksthema's.








6
Inhoud van de functie: mate van tevredenheid over het takenpakket (juiste inhoud, goed, te
veel, te weinig, te licht, te zwaar, ruimte voor initiatief, omgang met prioriteiten en procedures,
meewerken aan veranderingsprocessen, ruimte voor niet-cliëntgebonden werk, ...).
Taakvervulling: zaken die invloed hebben op betere of mindere taakvervulling (werkorganisatie,
overleg, werkverdeling, informatiedoorstroming, ruimte voor eigen accenten, kwaliteit en
kwantiteit van het werk).
Behoefte aan ondersteuning vanwege de medewerker (motivatie, nood aan feedback, behoefte
aan intervisie en/of supervisie, morele steun voor initiatieven).
Werkomstandigheden (materiële, afspraken, stiptheid, tijdsbesteding).
Samenwerking (met collega’s, met staf, met externen).
Opleidingsbehoeften (intern/extern, benodigd budget, mate van werkgeverssteun).
Toekomstige ontwikkelingen met effect op het functioneren (meer/minder werkuren,
verschuivingen in de werkagenda, gezinsuitbreiding, geplande opleiding).
Datum volgend gesprek
Het verslag
Van elk functioneringsgesprek wordt een kort verslag gemaakt( zie voorbeeld). De inhoud van dit
verslag concentreert zich rond de afspraken die tussen chef en medewerker zijn gemaakt. Bij het
volgend functioneringsgesprek dient het verslag als leidraad voor het opstellen van de nieuwe lijst met
gesprekspunten. Tegelijkertijd kan dan worden gecontroleerd of de gemaakte afspraken tijdig zijn
nagekomen.
Leg de afspraken die u tijdens het functioneringsgesprek heeft gemaakt vast in een verslag of
gespreksformulier. Dat kunt u gezamenlijk doen tijdens het gesprek, of achteraf.
Meestal maakt de leidinggevende het verslag.
Welke afspraken legt u vast?




Werkafspraken: afspraken over te realiseren werkresultaten.
Samenwerking: afspraken over het verbeteren van de onderlinge samenwerking of
communicatie met collega's en/of leidinggevende.
Opleiding: afspraken over cursus, opleiding of workshop die de medewerker gaat volgen om
kennis of vaardigheden bij te spijkeren.
Toekomstplannen: ambities van de medewerker en mogelijkheden binnen de organisatie.
Uitvoeren afspraken
Bent u het allebei eens met de weergave van het gesprek en de afspraken, dan ondertekent u het
verslag. Het origineel bewaart u in het personeelsdossier, een afschrift gaat naar de medewerker. Laat
de afspraken niet in de la verdwijnen. Het gesprek heeft pas zin als de acties en afspraken worden
uitgevoerd. Geef dus in elk onderdeel aan wie, wat doet en op welk moment.
Vertaal uitkomsten naar organisatiebeleid
Als u met alle medewerkers een functioneringsgesprek heeft gevoerd, ontstaat een goed beeld van
hoe het team ervoor staat. Alle individuele gesprekken samen bieden soms aanknopingspunten om
thema's organisatiebreed op te pakken.
7
Besluit
Nog al te vaak wordt een functioneringsgesprek verward met een evaluatiegesprek. Het onderstaand
schema geeft een duidelijk overzicht van de verschilpunten tussen beide gespreksvormen.
Hopelijk helpt dat om de constructieve rol van het functioneringsgesprek voor ogen te houden.
FUNCTIONERINGSGESPREK
EVALUATIEGESPREK
Toekomstgericht
Nadruk op het verleden
Analyseren-Plannen
Beoordelen-Evalueren
Overleggen
Spreken
Conclusies na overleg
Conclusies meedelen
Actieve houding van medewerker
Passieve houding van medewerker
Evenwaardigheid gesprekspartners
Hiërarchische afstand
Begeleidende relatie
Machtsrelatie
Motivatie-Ontwikkeling
Beloning-Straf
Functioneren staat centraal
(totale werksituatie)
Prestatie staat centraal
(persoon)
VOORBEELD pro forma
VERSLAG FUNCTIONERINGSGESPREK
Verslag van het functioneringsgesprek dat plaatshad op ……/……./………
tussen ………………………………… en ………………………..……….
Agenda
1…………………..
2…………………..
3…………………..
……………………
……………………
Gemaakte afspraken
1…………………..
2…………………..
3…………………..
……………………
……………………
Datum volgend functioneringsgesprek: ……../………/………
Handtekening coördinator
Handtekening medewerker
Praktische Tips:
Beschrijf nauwkeurig wat u echt apprecieert in functie van het behaalde resultaat.
Maak duidelijk wat volgens u minder goed was en wat volgens u nog beter kan.
Vat concreet samen wat de verwachte evolutie is, de te behalen doelstellingen zijn en welke de
concrete meetbare acties zijn.
Vage doelstellingen, voorbeeld:
Wij moeten proberen x meer te motiveren.
Het resultaat van de opleiding is niet al te schitterend, er moet meer aandacht besteed worden aan
andere opleidingen.
SMART-doelstellingen, voorbeeld:
Ik zal tevreden zijn als X zich nog deze maand vrijwillig inschrijft om de bijscholing te volgen over
‘telefonische informatie doorgeven’.
Ik zal tevreden zijn als X erkent dat zijn frequente recuperatie telkens op vrijdag de teamdoelstelling
- elke maand een medewerkersnieuwsbrief publiceren – onmogelijk maakt.