Programma van Eisen Sjablonenbeheer

Generieke applicatie Sjablonenbeheer
Programma van eisen SER.08045
Meervoudige onderhandse aanbesteding
Bureau Inkoop Services
Versie: definitief
28 oktober 2008
INHOUDSOPGAVE
INLEIDING ............................................................................................................................................. 3
HOOFDSTUK 1 DE AANBESTEDINGSPROCEDURE .............................................................. 4
1.1 Aanbestedende dienst .............................................................................................................. 4
1.2 Doel van de aanbesteding ........................................................................................................ 4
1.3 Planning ...................................................................................................................................... 4
1.4 Inlichtingen .................................................................................................................................. 4
1.5 Inschrijving .................................................................................................................................. 5
1.6 Eisen aan de inschrijving .......................................................................................................... 7
1.7 Bedragen..................................................................................................................................... 7
1.8 Gestanddoening ......................................................................................................................... 7
1.9 Aanbesteding.............................................................................................................................. 7
1.10
Beoordelingsprocedure ......................................................................................................... 7
1.11
Geschiktheidseisen ................................................................................................................ 8
1.12
Gunningscriteria ..................................................................................................................... 9
1.13
Overeenkomst ...................................................................................................................... 10
1.14
Overeenkomst en toepasselijk recht ................................................................................. 11
1.15
Communicatie ....................................................................................................................... 11
1.16
Merknamen ........................................................................................................................... 11
1.17
Vertrouwelijkheid .................................................................................................................. 11
1.18
Intellectueel eigendom ........................................................................................................ 11
HOOFDSTUK 2 PROGRAMMA VAN EISEN ............................................................................ 12
2.1 Inleiding ..................................................................................................................................... 12
2.2 De mate van voldoen aan de gestelde wensen (W): ......................................................... 12
2.3 Technische specificaties (E of W) ......................................................................................... 12
2.4 Functionele specificaties (E of W) ......................................................................................... 13
2.5 Implementatieplan, acceptatie en nazorg ............................................................................ 14
2.6 Diensten, opleidingen en documentatie (E en W) .............................................................. 15
BIJLAGEN ............................................................................................................................................. 16
Bijlage 1
Bedrijfsgegevens ...................................................................................................... 17
Bijlage 2
Eigen verklaring ........................................................................................................ 18
Bijlage 3
Inschrijfbiljet .............................................................................................................. 19
Bijlage 4
Algemene contractvoorwaarden van de gemeente Sittard-Geleen ................. 20
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-2-
INLEIDING
Ten behoeve van het adequaat beheer van gemeentebrede en afdelingsspecifieke sjablonen
in Word 2000 zijn we voornemens om een generieke applicatie voor sjablonenbeheer aan te
schaffen.
Momenteel loopt er binnen de organisatie Sittard-Geleen een herschrijftraject waardoor er
zicht is gekomen op de hoeveelheid, diversiteit en beheersbaarheid van sjablonen binnen de
organisatie. Aanpassingen aan sjablonen worden op diverse plekken in de organisatie
gemaakt en er is onvoldoende sprake van uniformiteit. We constateren een driedeling van
sjablonen:
1. Sjablonen met standaard teksten
2. Sjablonen die uitgerust zijn met ‘intelligentie’ en
3. Sjablonen die gekoppeld zijn aan een applicatie.
De laatste twee zijn voornamelijk in beheer bij applicatiebeheer. De eerste groep sjablonen
wordt voornamelijk door medewerkers zelf gecreëerd.
De opdracht voor het traject zal gefaseerd (in twee fases) worden verstrekt. U wordt verzocht
om uw inschrijving in te richten op beide fases, daarbij duidelijk gespecificeerd in
“Aanbieding Fase 1” en “Aanbieding Fase 2”.
Fase 1 richt zich op de sjablonen met standaard teksten en de ‘intelligente’ sjablonen. In
Fase 2 richten we ons op de sjablonen die gekoppeld zijn aan een applicatie.
De opdracht voor Fase 2 is vooralsnog optioneel. Wij behouden ons het recht voor om
gebruik te maken van uw aanbieding voor Fase 2. De specifieke eisen die aan Fase 2
gesteld worden, maken wel deel uit van de gunningscriteria.
De meervoudige onderhandse aanbesteding geschiedt conform het Gemeentelijk
Aanbestedingsbeleid van de gemeente Sittard-Geleen.
Dit aanbestedingsdocument heeft als doel:
 een beeld te geven van de opdracht en de totale aanbestedingsprocedure;
 duidelijk te maken op welke wijze en wanneer welke gegevens dienen te worden
verstrekt;
 inzicht te bieden in de eisen waaraan een gegadigde dient te voldoen om voor de
opdracht in aanmerking te komen;
 inzicht te bieden in de wijze waarop de uiteindelijke gunning plaatsvindt.
In deel 1 van dit aanbestedingsdocument is de aanbestedingsprocedure uitgewerkt. U dient
hier terdege kennis van te nemen en rekening mee te houden. Het niet voldoen aan enige
bepaling uit dit deel kan leiden tot het uitsluiting van een inschrijver c.q. tot ongeldigheid van
een inschrijving.
In deel 2 is het programma van eisen beschreven waarin wordt omschreven wat wij
verwachten van de door u aan te bieden producten en diensten.
In deel 3 van dit document treft u de bijlagen aan waarnaar in de delen 1 en 2 verwezen
wordt.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-3-
HOOFDSTUK 1
DE AANBESTEDINGSPROCEDURE
1.1
Aanbestedende dienst
Aanbesteder namens het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente
Sittard-Geleen is de heer L. Smit, teamleider IS-I&A. De aanbesteding wordt namens deze
uitgevoerd door bureau Inkoopservices. Contactpersoon is de heer Ando Gouders.
Bezoekadres:
Hub Dassenplein 1
6131 LB Sittard
Tel. 046 – 4778283
Fax 046 – 4777655
E-mail : [email protected]
Correspondentieadres:
Postbus 18
6130 AA Sittard
Enkel het bovengenoemde e-mail- c.q. correspondentieadres dient gebruikt te worden met
betrekking tot alle correspondentie betreffende deze aanbesteding (tot en met de gunning).
1.2
Doel van de aanbesteding
Het doel is een onderneming te selecteren die de opdracht voor het leveren van een
generieke applicatie voor sjablonenbeheer tegen de beste prijs/kwaliteitverhouding uitvoert
(economische meest voordelige inschrijving).
1.3
Planning
De onderstaande planning geeft enig inzicht in hoe de opdrachtgevers het tijdpad van deze
aanbesteding hebben uitgezet en welke onderdelen daar deel van uitmaken. Aan deze
planning kunnen geen rechten worden ontleend.
Week/datum
28 oktober 2008
7 november 2008
12 november 2008
27 november 2008
5 december 2008
22 december 2008
30 januari 2009
Actie
Verzenden programma van eisen
Sluitingsdatum schriftelijke vragen
Verzenden nota van inlichtingen
11.00 uur, sluitingsdatum indienen inschrijvingen
Eindbeoordeling inschrijvingen, definitieve besluitvorming,
voornemen tot gunning
Definitieve opdrachtverstrekking
Levering en afronding opdracht
1.4
Inlichtingen
Gegadigden worden in de gelegenheid gesteld schriftelijk vragen te stellen. Deze vragen of
opmerkingen kunnen per e-mail ingediend worden bij:
Gemeente Sittard-Geleen
t.a.v. de heer Ando Gouders
E-mail: [email protected]
Alléén vragen die uiterlijk tot en met 7 november 2008 zijn ontvangen, worden beantwoord.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-4-
Het stellen van uw schriftelijke vragen dient te geschieden in een word document met de
volgende tabel indeling:
Blz.
Par. Onderwerp Vraag
Alleen vragen in dit format zullen worden beantwoord.
De geanonimiseerde vragen en de daarop gegeven antwoorden worden in een nota van
inlichtingen op 12 november 2008 digitaal per e-mail aan u toegezonden. De nota van
inlichtingen dient u als een integraal onderdeel van dit aanbestedingsdocument te
beschouwen.
Dit aanbestedingsdocument met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht
u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan wordt u
uitgenodigd om deze aan te dragen en/of eventuele bezwaren tijdig kenbaar te maken.
Indien u nalaat van deze uitnodiging gebruik te maken, heeft dit consequenties voor
eventuele aanspraken.
Door het indienen van een inschrijving gaat u onverkort akkoord met de bepalingen van dit
document en de bijlagen. Het is daarom van eminent belang dat u alle elementen waarmee u
niet zonder meer wilt instemmen, of indien u om welke reden dan ook niet aan eis kunt
voldoen of elementen waarvoor in uw ogen alternatieven of verbeteringen mogelijk zijn, in
deze inlichtingenronde aan de orde stelt.
Uw vragen en of opmerkingen dient u per e-mail te richten aan het e-mailadres
[email protected]
Het inkoopteam beantwoordt uw vragen en beoordeelt tevens of het door u aangeboden
alternatief of de gestelde eis acceptabel is. In de nota van inlichtingen wordt het besluit
(positief of negatief) opgenomen.
Gedurende de aanbestedingsprocedure is het niet toegestaan om contact te hebben met
personen van de beoordelingscommissie. Alle vragen dienen (schriftelijk) via bureau
Inkoopservices te verlopen ([email protected]).
1.5
Inschrijving
Iedere inschrijving dient te voldoen aan alle in dit aanbestedingsdocument opgenomen eisen
gesteld aan de inschrijving. Inschrijvingen die niet voldoen aan enige eis óf wanneer een
inschrijving onder voorwaarden wordt gedaan, worden door opdrachtgever terzijde gelegd!
Uw inschrijving dient opgesteld te zijn in de Nederlandse taal. Alle correspondentie zal
worden gevoerd in de Nederlandse taal. U dient bij het opmaken van uw inschrijving de
volgorde van dit aanbestedingsdocument aan te houden en deze zo eenvoudig en helder
mogelijk in te richten met genummerde tabbladen.
Uw inschrijving dient minimaal de volgende informatie conform onderstaande tabindeling te
bevatten:
Tab 1:
Tab 2:
Tab 3:
Tab 4:
Tab 5:
Inschrijvingsbrief
Bijlage 1 –Bedrijfsgegevens
Bijlage 2 –Eigen verklaring
Uittreksel handelsregister
Bijlage 3 –Inschrijfbiljet
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-5-
Uw inschrijving dient uiterlijk 27 november 2008 vóór 11.00 uur door de aanbesteder te zijn
ontvangen en dient schriftelijk in tweevoud in gesloten verpakking te worden aangeboden.
Tevens dient de inschrijving in digitale vorm op CD-rom of USB-stick te worden
aangeleverd. Deze dient te worden bijgevoegd bij de in te dienen bescheiden.
Eén exemplaar dient voorzien te zijn van rechtsgeldige handtekeningen. Alle exemplaren
dienen de bovenvermelde indeling te bevatten.
Plak de rode retoursticker duidelijk op de buitenkant van uw inschrijving. De rode
retoursticker ten behoeve van de inschrijving dient u aan te vragen via ons emailadres
[email protected]. Maak gebruik van deze rode retoursticker! Ons postdistributiesysteem is hierop ingericht.
Let op:
Indien u gebruik maakt van een koerierdienst, dient u ervoor te zorgen dat de koerier de
inschrijving tijdig en op de juiste wijze aanlevert. Ervaring heeft ons geleerd dat koeriers niet
altijd op tijd zijn en dat zij de inschrijving mogelijk ompakken met een eigen doos zonder de
vereiste rode retoursticker.
Een afwijkende vorm van indienen kan tot gevolg hebben dat uw inschrijving niet tijdig ten
kantore van de contactpersoon van de aanbestedende dienst is. U kunt uw inschrijving ook
afgeven bij het bureau Inkoopservices van de gemeente Sittard-Geleen in het Stadhuis, Hub
Dassenplein 1 te Sittard.
Op verzoek ontvangt u een ontvangstbevestiging. Het risico van enige vertraging berust
volledig bij de inschrijver. Inschrijvingen die om welke reden dan ook niet tijdig, niet op de
juiste plaats of niet volledig zijn ontvangen zullen terzijde worden gelegd en niet in
behandeling worden genomen.
Na inschrijving is het niet meer mogelijk om aanvullingen te doen. Enkel een toelichting, op
verzoek van de gemeente, is mogelijk. Onvolledige inschrijvingen, niet rechtsgeldige
inschrijvingen, inschrijvingen die niet voldoen aan de voorwaarden van deze inschrijfleidraad
én inschrijvingen die onder voorwaarden worden gedaan, worden door de opdrachtgever
terzijde gelegd.
Een inschrijver kan zich tot de datum van het tijdstip waarop de inschrijvingen ingediend
moeten worden terugtrekken uit de aanbestedingsprocedure. Een inschrijver die een
inschrijving heeft ingediend kan zich niet meer terugtrekken. De inschrijving is dan ook
onherroepelijk voor de duur van de gestanddoeningstermijn.
Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om de vaste tekst van de standaardformulieren te
wijzigen en/of eigen standaardverklaringen te gebruiken. Dit op straffe van uitsluiting!
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-6-
1.6
Eisen aan de inschrijving
Ten behoeve van de inschrijving dient rekening te worden gehouden met de volgende eisen:








Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de
inschrijving.
De inschrijving dient te worden gesteld in de Nederlandse taal.
Bedragen in de inschrijving dienen te worden vermeld in Euro’s, exclusief
omzetbelasting.
De inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te worden. Toetsing hiervan zal
plaatsvinden op basis van het uittreksel van de kamer van koophandel en de
eventueel daarbij horende bewijsstukken
Bij te late inlevering of onvolledige inlevering wordt de inschrijving van verdere
behandeling en deelname uitgesloten.
De gemeente Sittard-Geleen behoudt zich het recht voor om bij onvoorziene
omstandigheden het gehele aanbestedingstraject tijdelijk of definitief stop te zetten.
Eventueel gemaakte kosten komen niet voor verrekening in aanmerking.
Van aanbieders wordt verwacht dat zij strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten
aanzien van de inhoud van deze offerteaanvraag. De gemeente Sittard-Geleen zal de
inhoud van de inschrijvingen eveneens strikt vertrouwelijk behandelen.
De gemeente Sittard-Geleen is niet verplicht interne aanbestedingsdocumenten,
zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan
aanbieders bekend te maken
1.7
Bedragen
Alle bedragen in euro’s exclusief BTW.
1.8
Gestanddoening
U dient uw inschrijving tot en met 31 december 2008 gestand te doen.
1.9
Aanbesteding
De aanbesteding vindt plaats op 27 november om 11.00 uur.
De opening geschiedt niet-openbaar. Van de aanbesteding wordt een proces-verbaal
opgemaakt waarvan - op verzoek - een afschrift aan de inschrijvers wordt verstrekt.
1.10 Beoordelingsprocedure
Zowel het opstellen van het programma van eisen als de beoordeling van de uitgebrachte
inschrijvingen vindt plaats door een inkoopteam. Na aanbesteding start de
beoordelingsprocedure door het inkoopteam die een aantal stappen omvat:
Stap 1:
beoordeling van de inschrijvingen op volledigheid
Let op: inschrijvingen die niet volledig zijn worden terzijde gelegd!
Het betreft de volgende vereisten:
a.
tijdigheid: de inschrijving is op tijd in de juiste verpakking en op het
juiste adres ingeleverd;
b.
taal: de inschrijving, inclusief alle bijlagen, is gesteld in de Nederlandse
taal;
c.
indeling van de inschrijving conform de omschrijving in par. 1.5
d.
volledigheid van de inschrijving.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-7-
Stap 2:
beoordeling van de inschrijver aan de hand van de geschiktheidseisen
Aan de hand van de door de aanbieder aangereikte documenten wordt
beoordeeld of de aanbieder onvoorwaardelijk aan alle gestelde
geschiktheidseisen voldoet.
Let op: inschrijvingen van aanbieders die niet aan de geschiktheidseisen
voldoen, worden terzijde gelegd!
Stap 3:
beoordeling van de inschrijvingen aan de hand van de gunningscriteria
De inschrijvingen van de inschrijvers die stap 2 met goed gevolg doorlopen
hebben, worden in stap 3 aan de hand het programma van eisen (hoofdstuk
2) en de gestelde gunningcriteria beoordeeld. Gegund wordt aan de
inschrijver met de economische meest voordelige inschrijving.
1.11 Geschiktheidseisen
Om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen dient een inschrijver aan te tonen
dat deze voldoet aan de navolgende eisen. De gevraagde gegevens dienen bij de
inschrijving te worden overgelegd al dan niet door de bijgevoegde bijlagen ingevuld
rechtsgeldig ondertekend in te dienen.
Het niet naar waarheid invullen van de formulieren leidt tot uitsluiting van deelname. De
gemeente Sittard-Geleen behoudt zich het recht voor de ingevulde gegevens op elk gewenst
moment tijdens of na de aanbesteding te verifiëren.
Door het indienen van een inschrijving verklaart de aanbieder zich bereid om door middel
van bewijsstukken aan te tonen dat de opgaven correct zijn.
Het betreft de volgende geschiktheidseisen:
a. Een overzicht van uw bedrijfsgegevens. Hiervoor volstaat het volledig ingevuld en
rechtsgeldig ondertekend indienen van bijlage 1 zoals in dit programma van eisen is
opgenomen. Voeg dit toe bij Tab 2;
b. Een rechtsgeldige ondertekende verklaring zoals die in bijlage 2 van dit programma van
eisen is toegevoegd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de afgegeven
verklaring, voorafgaand aan gunning, te toetsen op juistheid. Voeg dit toe bij Tab 3;
c. Een uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het nationaal beroeps- /
handelsregister. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden, te rekenen vanaf
1 januari 2008 en dient als bijlage toegevoegd te worden. Voeg dit toe bij Tab 4.
Schematische weergave van de hierboven genoemde geschiktheidseisen
Criterium
A. Bedrijfsgegevens
B. Verklaring
C. Inschrijving handelsregister
Wijze van beoordelen
Aanwezig: akkoord
Niet aanwezig: leidt tot uitsluiting
Aanwezig: akkoord
Niet aanwezig: leidt tot uitsluiting
Aanwezig: akkoord
Niet aanwezig: leidt tot uitsluiting
Toetsing vindt uitsluitend plaats aan de hand van de door aanbieders bij de inschrijving
aangeleverde schriftelijke gegevens. Bij ‘uitsluiting’ op een criterium zal de inschrijving van
de aanbieder verder buiten beschouwing worden gelaten voor beoordeling.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-8-
De gemeente Sittard-Geleen behoudt zich het recht voor de ingevulde gegevens op elk
gewenst moment tijdens of na de aanbesteding te verifiëren.
Door het indienen van een inschrijving verklaart de aanbieder zich bereid om door middel
van bewijsstukken aan te tonen dat de opgaven correct zijn.
1.12
Gunningscriteria
Algemeen
Opdrachtverlening zal aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving
heeft gedaan. De volgende gunningscriteria worden gehanteerd bij het bepalen van de
economisch meest voordelige inschrijving:
1.
Kwaliteitaspecten
(wegingsfactor 70)
Subcriteria:
- Mate van voldoen aan de gestelde wensen
- Implementatieplan, acceptatie en nazorg
- Diensten, opleidingen en documentatie
2.
Prijs
(wegingsfactor 30)
Afgezien van het gunningscriterium “Prijs” zal per inschrijving per (sub)gunningscriterium een
waardering toe worden gekend in de vorm van een geheel (rapport)cijfer tussen minimaal 0
en maximaal 10.
De waardering is gebaseerd op het totaalbeeld van de kwaliteit per (sub)gunningscriterium.
De (sub)gunningscriteria zijn al dan niet voorzien van een toelichting, waarin elementen
worden genoemd die voor de aanbesteder van belang zijn. Deze elementen zijn slechts
genoemd ter toelichting ten behoeve van de inschrijver en zijn met name niet te beschouwen
als nadere “(sub)gunningscriteria”. De genoemde elementen zijn niet in volgorde van
belangrijkheid opgenomen en zijn evenmin uitputtend.
Meerdere inschrijvingen kunnen per (sub)gunningscriterium een gelijk cijfer behalen.
Gunningscriterium 1: Kwaliteitsaspecten
De wegingsfactor voor het gunningcriterium Kwaliteit bedraagt 70%. De mate van kwaliteit
wordt beoordeeld aan de hand van de volgende subgunningscriteria met bijbehorend
gewicht:
 Subcriterium 1: De mate van voldoen aan de gestelde wensen
(subgunningscriterium weegt mee voor 3/7 deel);
 Subcriterium 2: De kwaliteit van implementatieplan, acceptatie en nazorg
(subgunningscriterium weegt mee voor 3/7 deel);
 Subcriterium 3: De kwaliteit van diensten, opleidingen en
(subgunningscriterium weegt mee voor 1/7 deel);
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
documentatie
-9-
Score Gunningscriterium 1:
De behaalde cijfers per subgunningscriterium vormen opgeteld de waardering van de
kwaliteit op basis van de volgende formule:
Score =
(score [SG 1] / 10) * (3 / 7) * 70
(score [SG 2] / 10) * (3 / 7) * 70
(score [SG 3] / 10) * (1 / 7) * 70
+
+
Gunningscriterium 2: Prijs
De kostenspecificatie dient te worden ingediend conform het model van het
inschrijvingsformulier (bijlage 3). De totale inschrijfprijs per inschrijving vormt de basis voor
de beoordeling van dit gunningscriterium. Eventuele overige kosten (reis-, verblijf- en
administratieve kosten e.d.) dienen te zijn inbegrepen in de tariefstelling.
Bij uiteindelijke opdrachtverstrekking geldt, dat de zowel voor Fase 1 als voor Fase 2
afgegeven prijsstelling onveranderlijk vast geldt gedurende de periode van één jaar (tot
uiterlijk 31 december 2009). Indexering van de afgegeven prijsstelling is niet van toepassing.
De wegingsfactor voor het gunningscriterium Prijs bedraagt 30%. De inschrijving met de
laagste inschrijfprijs behaalt de maximale score conform onderstaande formule. De
opvolgende inschrijvingen behalen met hun hogere inschrijfsommen lagere scores conform
de onderstaande formule. De minimale score voor het gunningscriterium Prijs is 0.
((Inschrijfprijs inschrijving – laagste inschrijfprijs) * 30)
Score Prijs = 30
–
Laagste inschrijfprijs
Bepaling Economisch meest voordelige inschrijving
De maximale totaalscore is 100. De totaalscore van een inschrijving wordt bepaald conform
de onderstaande formule:
Totaalscore =
score Kwaliteitsaspecten +
score Prijs
De inschrijving die uitkomt op de hoogte totaalscore, geldt als de economisch meest
voordelige inschrijving.
1.13 Overeenkomst
De beoordeling conform 1.10 t/m 1.12 resulteert in een voorlopige gunningsbeslissing. Deze
gunningsbeslissing wordt aan de inschrijvers medegedeeld met motivering van reden
waarom de opdracht wel of niet is gegund. Een inschrijver die zich niet kan vinden in de
gunningsbeslissing, kan daartegen, op straffe van verval van ieder recht, binnen een termijn
van 15 (kalender)dagen, te rekenen vanaf de dagtekening van het voornemen tot gunning,
bezwaar maken. Dit bezwaar dient te worden ingesteld middels het aanhangig maken van
een kort geding.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-10-
1.14 Overeenkomst en toepasselijk recht
De uitgangspunten van de af te sluiten overeenkomst zijn gebaseerd op de eisen zoals
geformuleerd in dit programma van eisen. Op de af te sluiten overeenkomst zijn uitsluitend
de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Sittard-Geleen van toepassing.
Verkoopvoorwaarden van de inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Blijkt tijdens het contracteren dat in uw inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of dat op
andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan kan betrokken inschrijver alsnog
afvallen.
Zolang er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand
is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de partijen. In dat geval is er ook
geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook.
Zowel op deze aanbestedingsprocedure als op de te sluiten overeenkomst is uitsluitend
Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiende uit de onderhavige
procedure, evenals de te sluiten overeenkomst, zullen uitsluitend worden beslecht door de
rechtbank Maastricht.
1.15 Communicatie
Bij constatering van enig contact tussen de inschrijver en de aanbestedende dienst,
uitgezonderd contact volgens de in paragraaf 1.4 beschreven procedure, zal de inschrijver
niet meer voor beoordeling in aanmerking komen.
1.16 Merknamen
Daar waar in dit aanbestedingsdocument / programma van eisen merknamen en/of versies
worden gebezigd dient daaronder te worden verstaan: het betrokken product, dan wel een
daaraan gelijkwaardig product, niet conflicterend met c.q. als standaard ondersteund ten
behoeve van de huidige organisatiedoelstelling en / of -toepassing.
1.17 Vertrouwelijkheid
De aanbestedende dienst realiseert zich terdege dat er in deze aanbesteding sprake is van
privacy gevoelige informatie.
De geïnteresseerde en/of de inschrijver is dan ook verplicht de aan hem of haar in het kader
van deze aanbesteding verstrekte gegevens vertrouwelijk te behandelen en slechts aan
diegenen te tonen die voor het uitbrengen van de inschrijving van de inhoud daarvan kennis
moeten nemen.
Geïnteresseerde is verplicht deze vertrouwelijkheid ook te bewaren indien hij/zij besluit NIET
in te schrijven op deze aanbesteding.
Iedere inschrijver dient de vertrouwelijkheid ook te bewaren wanneer de inschrijving niet tot
de totstandkoming van een overeenkomst leidt.
Alle door de inschrijvers ingediende inschrijvingen zullen eveneens door de gemeente met
de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld De informatie van de inschrijver zal
volstrekt vertrouwelijk blijven en zal slechts aan de leden van de beoordelingscommissie
worden getoond.
De vertrouwelijkheid zal ook worden bewaard wanneer de inschrijving niet tot een
overeenkomst zal leiden. Ook bij het tot stand komen van de overeenkomst blijft deze
vertrouwelijkheid gelden. Er wordt géén informatie verstrekt zonder de uitdrukkelijke
toestemming van de opdrachtgever of de inschrijver.
1.18 Intellectueel eigendom
Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de
opdrachtgever niets uit dit document worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van
dit document) door middel van druk, fotokopie, microfilm, of anderszins. Dit is zowel van
toepassing op het gehele document als op delen van dit document.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-11-
HOOFDSTUK 2
2.1
PROGRAMMA VAN EISEN
Inleiding
Ten behoeve van het adequaat beheer van gemeentebrede en afdelingsspecifieke sjablonen
in Word 2000 zijn we voornemens om een generieke applicatie voor sjablonenbeheer aan te
schaffen.
Momenteel loopt er binnen de organisatie Sittard-Geleen een herschrijftraject waardoor er
zicht is gekomen op de hoeveelheid, diversiteit en beheersbaarheid van sjablonen binnen de
organisatie. Aanpassingen aan sjablonen worden op diverse plekken in de organisatie
gemaakt en er is onvoldoende sprake van uniformiteit. We constateren een driedeling van
sjablonen:
1. Sjablonen met standaard teksten
2. Sjablonen die uitgerust zijn met ‘intelligentie’ en
3. Sjablonen die gekoppeld zijn aan een applicatie.
De laatste twee zijn voornamelijk in beheer bij applicatiebeheer. De eerste groep sjablonen
wordt voornamelijk door medewerkers zelf gecreëerd.
De opdracht voor het traject zal gefaseerd worden verstrekt. U wordt verzocht om uw
inschrijving in te richten op beide fases, daarbij duidelijk gespecificeerd in “Aanbieding
Fase 1” en “Aanbieding Fase 2”.
Fase 1 richt zich op de sjablonen met standaard teksten en de ‘intelligente’ sjablonen. In
Fase 2 richten we ons op de sjablonen die gekoppeld zijn aan een applicatie.
De opdracht voor Fase 2 is vooralsnog optioneel. Wij behouden ons het recht voor om
gebruik te maken van uw aanbieding voor Fase 2. De specifieke eisen die aan Fase 2
gesteld worden, maken wel deel uit van de gunningscriteria.
2.2
De mate van voldoen aan de gestelde wensen (W):
Een aantal criteria zijn in het programma van eisen als wens (W) en niet als eis (E)
gedefinieerd. Indien een inschrijver aan alle wensen voldoet zal hij op dit gunningscriterium
de maximale score behalen. De inschrijving met de hoogste mate van beantwoording aan de
gestelde wensen behaalt deze maximale score. De opvolgende inschrijvingen behalen met
hun lagere mate van beantwoording lagere scores.
2.3







Technische specificaties (E of W)
Database: Oracle, SQL, ODBC of open-source database (E)
Besturingssystemen: Novell, Citrix, Windows 2003 (E)
Technische integratie: Web based technologie, OSF (Open Source Files), XML (E)
Data export/import: XML, open standaarden (E)
Integratie tekstverwerker: Word, Open-office, Star-office (alle versies) (W)
Koppelingen/integratie:
aanwezige
gemeentelijke
applicaties
(o.a
DMS,
vergunningen, etc.) mogelijk. Wederzijdse samenwerking dient door betreffende
partijen bevestigd te worden. (W)
Test, productie en ontwikkelomgeving: 3 systeemomgevingen (test- productie- en
ontwikkelomgeving) zijn naast elkaar te gebruiken (W)
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-12-
2.4
Functionele specificaties (E of W)
Beheersperspectief
 Het systeem ondersteunt archiverings- en zoekfuncties (W)
 Concept zoals bouwstenen en/of kop/voetteksten (E)
 Optimalisatie van sjabloonbeheer, terugbrengen aantal sjablonen (E)
 Eenvoudig personenbeheer als iemand van afdeling wisselt of organisatie verlaat,
dan maar op één plaats aan passen (E)
 Centraal beheren van (adres)gegevens. (W)
 Voorkomen van opnieuw invoeren van bestaande informatie; gevonden waarden
automatisch koppelen c.q. aanvullen (W)
 Mogelijkheden om te integreren met Workflow (W)
 Mogelijkheid om meerdere achterliggende databases t.b.v. een document te
benaderen (E)
 Mogelijkheid tot meerdere selectiemogelijkheden voor eindgebruiker (E)
 Gebruiker wordt gestimuleerd de door de organisatie gedefinieerde standaardteksten
van de organisatie te gebruiken (W)
 Mogelijkheid tot automatische opslag van gegenereerde documenten in DMS (E)
 Heldere functiescheiding (Eindgebruiker, functioneel beheerder, sjabloonbeheerders,
gebruiker (W)
 Gelaagdheid in beheerniveaus sjabloon beheerders (hoofd + deelbeheerders) (E)
 Uitwisselbaarheid van query’s (W)
 Achterliggende techniek / software maakt gebruik van ‘defacto’ standaarden en is
open. (E)
 Versiebeheer van sjablonen (E)
 Heldere en doorzichtige licentiestructuur met mogelijk en beheersbare kosten (E)
 Het systeem werkt in volle omvang bij minimaal 5 gemeenten (W)
 Het is mogelijk om nieuwe releases en versies voor de komende vijf jaar af te kopen.
(W)
 Ongelimiteerd beheer van sjablonen (E)
 Conversie van de oude sjablonen is mogelijk (bulkconversie) (W)
 Sjablonen worden automatisch in de juiste huisstijl gezet (E)
 Meerdere huisstijlen naast elkaar mogelijk (E)
 Werkt met voorbedrukt en blanco briefpapier (E)
 Eén centraal punt waar alle sjablonen worden opgeslagen (E)
 Eenvoudig samenvoegen van bestanden (merge) (E)
 Geen programmeerkennis nodig voor maken van sjablonen (W)
 Onafhankelijk van (interne) leveranciers maken van sjablonen (W)
 Diverse vraagtypen beschikbaar voor efficiënt contentbeheer (W)
 Centraal en/of decentraal beheer van documenten mogelijk (W)
 Kan externe programma’s doorstarten (W)
 Kan doorgestart worden door externe programma’s (W)
 Aansturen van diverse printers, -bakken en papiersoorten (W)
 Achteraf invoegen van bouwstenen (E)
 Koppelen met Excel-adresbestanden (E)
 Gegevens uit databases direct in documenten plaatsen (E)
 Batchgewijs documenten maken met dezelfde data (E)
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-13-
Gebruikersinterface
 Een grafische gebruikersinterface is beschikbaar voor alle schermen (E)
 Voldoet het pakket aan de geldende Windows standaards t.a.v.: toetsenbord,
muisbesturing, layout beeldscherm, knippen/kopiëren/plakken, helpfunctionaliteit,
instellen randapparatuur? (E)
 Is het mogelijk om sneltoets combinaties te gebruiken als alternatief voor het gebruik
van de muis? (W)
 De gebruikersinterface is in alle modules identiek. (W)
 Het systeem ondersteunt het gelijktijdig gebruik van minimaal 150 gelijktijdig
ingelogde gebruikers onder acceptabele performance en responsetijden. (E)
 Een online helpfunctie is beschikbaar (E)
 Online helpfunctie is aanwezig per functie/veld (W)
 De applicatiebeheerder kan zelf helpteksten aanpassen. (W)
 De online helpfunctie maakt gebruik van het standaard helpsysteem van Windows
(W)
 De schermen en rapporten zijn in de Nederlandse taal beschikbaar (E)
 De online helpinformatie is in de Nederlandse taal beschikbaar (E)
 De gebruikershandleidingen zijn in de Nederlandse taal beschikbaar (E)
Rapportage
 Standaardoverzichten zijn beschikbaar (W)
 Systeem kan gekoppeld worden met generieke rapportagetools van gemeente
(Cognos 8) (W)
 Rapportage van metagegevens is mogelijk (W)
Beveiliging
 Single sign on (Active Directory en/of Novell I-Directory) (W)
Autorisatie
 De applicatie bevat meerdere autorisatieprofielen (E)
 Autorisatie is mogelijk per gebruiker (E)
 Autorisatie is mogelijk per groep gebruikers (E)
 Autorisatie is mogelijk per functie/scherm/veld (W)
 Het systeem bevat standaard gebruikersprofielen (W)
 Autorisatie is te splitsen in inbrengen, muteren, verwijderen en raadplegen (E)
 De applicatie maakt het mogelijk om logverslagen (wie, wat, wanneer) te genereren
(W)
2.5
Implementatieplan, acceptatie en nazorg
Implementatieplan door leverancier
 Er is een implementatiemethode beschikbaar
 Er is een implementatiehandboek beschikbaar dat standaard meegeleverd wordt
 Leverancier maakt vooraf een projectvoorstel c.q. plan voor implementatie. Hierin
staat in ieder geval vermeldt de benodigde capaciteit , inzet van medewerkers door
gemeente, doorlooptijd, benodigde hardware, systeemsoftware en eventueel
benodigde producten van derden, eventueel benodigde hulpbronnen en mogelijke
projectrisico’s plus een uitgewerkte bussiness case van een vergelijkbare organisatie.
 Leverancier stelt op basis van het implementatieplan een acceptatieprotocol op.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-14-
Test periode / proeftuin
 In het implementatieplan maakt de leverancier samen met de gemeente afspraken
over de testperiode.
 Bij gelijkwaardige beoordeling kan een proeftuin van meerdere leveranciers van
doorslag zijn op de keuze.
Acceptatieprotocol / oplevering
 Na implementatie en testperiode vindt aan de hand van het vooraf opgestelde
acceptatieprotocol de oplevering plaats.
Nazorg
 De leverancier verplicht zich om de eerste 3 maanden na oplevering minimaal 1 dag
per week beschikbaar te zijn voor nazorg. Afhankelijke van de benodigde nazorg kan
hier gebruik van gemaakt worden.
 Er is een gebruikersvereniging die mee richting geeft aan verdere ontwikkelingen van
de applicatie.
2.6
Diensten, opleidingen en documentatie (E en W)
Diensten
 De volgende diensten kunnen worden geleverd door de leverancier :Installatie,
advisering, opleiding, maatwerk en helpdesk (E)
 De leverancier installeert conform de installatieprocedures van de gemeente (E)
 De leverancier (of diens rechtopvolger) garandeert het systeem de komende vijf jaar
te zullen onderhouden (E)
 Het onderhoudscontract bevat een 4 uur responsregeling (E)
 Er is een telefonische helpdesk beschikbaar (E)
 De mogelijkheid tot maatwerkopdrachten en ondersteuning m.b.t. advisering is
aanwezig (E)
Opleidingen
 Er zijn aparte opleidingen voor applicatiebeheerders en functioneel beheerders die
muteren, en gebruikers die alleen raadplegen. (W)
 Opleidingen worden verzorgd op de lokatie van de leverancier maar ook op een
lokatie van de gemeente .(W)
 Er zijn trainingen beschikbaar volgens het principe train-de-trainer (W)
Documentatie
 Van het gehele systeem is (eind)gebruikersdocumentatie (E)
 Er is specifieke documentatie voor technisch beheer, applicatiebeheer, functioneel
beheer en (eind) gebruikers. (W)
 Bij elke nieuwe release wordt een installatiebeschriijving en een functionele
beschrijving van de wijzigingen meegeleverd (E)
 Het gegevens/datamodel (tabellen, views, relaties, velden en indexen) wordt
meegeleverd (E)
 De documentatie wordt na elke update aangepast (versie-beheer) (E)
 Alle handleidingen worden op papier en digitaal aangeleverd (E)
 Alle handleidingen zijn via het internet opvraagbaar (W)
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-15-
BIJLAGEN
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-16-
Bijlage 1
Bedrijfsgegevens
Officiële naam en rechtsvorm gegadigde
Naam contactpersoon en functie
Naam rechtsgeldige bevoegde functionaris
Bezoekadres
Postcode en plaatsnaam
Postadres
Postcode en plaatsnaam
Telefoonnummer
Faxnummer
E-mail
Naam rechtsgeldige bevoegde functionaris:
Functie:
Bedrijf:
Handtekening:
Datum:
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-17-
Bijlage 2
Eigen verklaring
Hierbij verklaart ondergetekende, hierna te noemen ‘gegadigde’:
1.
dat de gegadigde niet in staat van faillissement, vereffening, surséance van betaling
of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere
soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige nationaalrechtelijke
procedure,
2.
dat er geen faillissement is aangevraagd of een procedure van vereffening of
surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke
nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt,
3.
dat gegadigde niet bij een gerechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft,
veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang
brengt,
4.
dat gegadigde niet in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan,
5.
dat gegadigde aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van
de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het
land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst,
6.
dat gegadigde aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van
zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is
gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst,
7.
dat gegadigde zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse
verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die kunnen worden verlangd,
8.
de gegadigde verklaart dat zijn onderneming met de juiste gegevens staat
ingeschreven in het nationaal beroeps-/handelsregister,
9.
de gegadigde verklaart dat het verantwoordelijk management en de met de uitvoering
van de met de dienst belaste personeelsleden de Nederlandse taal in woord en
geschrift in voldoende mate beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de
onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, indien zij dit nodig acht, van de
gegadigden aan wie het programma van eisen is verzonden, bewijsstukken op te vragen.
Indien een gegadigde deze documenten niet binnen 5 werkdagen na aanvraag kan
aanbieden, volgt uitsluiting van verdere beoordeling.
Naam rechtsgeldig bevoegde functionaris:
Functie:
Bedrijf:
Handtekening:
Datum:
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-18-
Bijlage 3
Inschrijfbiljet
Ondergetekende, (statutaire naam van de rechtspersoon) ………………………………………,
gevestigd te ………………………………………….,
verklaart zich door ondertekening dezes bereid de levering overeenkomstig alle bepalingen
in programma van eisen SER.08045 te doen tegen de volgende bedragen:
In te zetten aantal uren
Uurtarief
Kosten
Software Fase 1
€ ……….,… = +
Diensten Fase 1
……… uur x
€ ……….,… =
€ ……….,… = +
Onderhoudskosten
€ ……….,… = +
Fase 1
………….
€ ……….,… = +
………….
€ ……….,… = +
TOTAAL Fase 1
€ ……….,… = +
Software Fase 2
Diensten Fase 2
……… uur x
Onderhoudskosten
Fase 2
………….
………….
TOTAAL Fase 2
TOTAAL
€ ……….,… =
€ ……….,… =
€ ……….,… =
€ ……….,… =
+
+
+
€ ……….,… =
€ ……….,… =
€ ……….,… =
+
+
+
€ ……….,… =
+
Inschrijver vult per gevraagd item de prijzen in. Inschrijver hanteert bij het opgeven van de
prijzen twee decimalen achter de komma. Het niet invullen van de gevraagde kolommen kan
tot uitsluiting leiden.
De door inschrijver op te geven prijzen zijn netto prijzen, incl. transport-, levering,- overhead-,
reis- en andere kosten.
De inschrijver verklaart deze inschrijving te doen overeenkomstig de bepalingen en de
gegevens zoals deze zijn opgenomen in programma van eisen SER.08045 van de gemeente
Sittard-Geleen en de nota van inlichtingen d.d. ……………..
Naam rechtsgeldig bevoegde functionaris:
Functie:
Bedrijf:
Handtekening:
Datum:
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-19-
Bijlage 4
Artikel 1.
Algemene contractvoorwaarden van de gemeente Sittard-Geleen
Definities
Onder de in deze algemene inkoopvoorwaarden gehanteerde begrippen wordt verstaan:

Leverancier: Degene met wie schriftelijk levering van roerende zaken of het verrichten van Diensten wordt of is
overeengekomen.

Goederen: Roerende zaken welke worden geleverd op grond van een overeenkomst tussen de gemeente SittardGeleen en een Leverancier.

Diensten: Het uitvoeren van werkzaamheden welke worden verricht op grond van een overeenkomst tussen de
gemeente Sittard-Geleen en een Leverancier.
Artikel 2.
Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten met
betrekking tot de levering van Goederen en/of Diensten aan de Gemeente Sittard-Geleen, tenzij in bijzondere gevallen
specifieke regels zijn gedeponeerd.
2.2. Deze algemene inkoopvoorwaarden maken deel uit van alle overeenkomsten waarin de Gemeente Sittard-Geleen als
koper c.q. opdrachtgever optreedt.
2.3. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn volledig van toepassing, behalve voor zover schriftelijk anders is
overeengekomen.
2.4. Indien de Leverancier gebruik maakt van Diensten van derden in welke vorm dan ook dan zal de Leverancier bedingen dat
zij eveneens aan deze algemene inkoopvoorwaarden zullen zijn gebonden.
Artikel 3.
Totstandkoming overeenkomst
3.1. Alle aanbiedingen van een Leverancier dienen schriftelijk te worden gedaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3.2. Elk aanbod van een Leverancier is onherroepelijk gedurende een termijn van dertig (30) dagen nadat het aanbod door de
Gemeente Sittard-Geleen is ontvangen of in het geval van een inschrijving dertig (30) dagen na sluiting van de
inschrijving. De Gemeente Sittard-Geleen kan bij de uitnodiging voor het uitbrengen van een aanbod schriftelijk van
deze termijn afwijken.
3.3. Een overeenkomst komt niet eerder tot stand dan nadat de Gemeente Sittard-Geleen het aanbod van de Leverancier
schriftelijk heeft aanvaard dan wel een mondelinge aanvaarding schriftelijk heeft bevestigd.
3.4. Indien bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik gemaakt wordt van door de Gemeente Sittard-Geleen ter beschikking
gestelde of door haar goedgekeurde tekeningen, modellen, specificaties, instructies, keuringsvoorschriften of dergelijke,
maken deze deel uit van de overeenkomst.
3.5. Wijziging van of aanvulling op de overeenkomst kan alleen schriftelijk plaatsvinden.
Artikel 4.
Prijs
4.1. De overeengekomen prijs is vast, tenzij de overeenkomst tussen de Gemeente Sittard-Geleen en de Leverancier de
omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de prijsaanpassing
plaatsvindt. Eventuele prijsaanpassingen kunnen pas dan worden geëffectueerd, nadat de Gemeente Sittard-Geleen
hiermee schriftelijk heeft ingestemd.
4.2. Indien zich na het sluiten van de overeenkomst omstandigheden voordoen die bij de totstandkoming van de overeenkomst
niet waren te voorzien en die hun invloed hebben op prijsbepalende factoren als loonkosten of materiaalprijzen, is de
Leverancier niet gerechtigd de Gemeente Sittard-Geleen hiervoor een prijsverhoging te berekenen, tenzij de Gemeente
Sittard-Geleen hiermee schriftelijk heeft ingestemd.
4.3. De overeengekomen prijs is exclusief omzetbelasting (BTW) en inclusief alle kosten en rechten, transport
(verzekering), verpakking, reis- en verblijfkosten, keuringen, beproevingen, certificaten, gebruiksaanwijzingen en
dergelijke.
4.4.
De overeengekomen prijs luidt in Euro’s (€).
4.5
De prijzen zijn gebaseerd op de leveringsconditie ‘Franco Inclusief Rechten’ op de overeengekomen plaats van
levering.
Artikel 5.
Leveringscondities
5.1. Levering geschiedt ‘Franco Inclusief Rechten’ op de overeengekomen plaats van levering, op het overeengekomen tijdstip
en binnen de overeengekomen termijn.
5.2. Het onder lid 1 van dit artikel gestelde brengt met zich mee dat voor alle vormen van transport geldt dat de Leverancier het
transport zal regelen en de kosten voor zijn rekening komen tot aan de overeengekomen plaats van levering, althans de
onder lid 3 van dit artikel genoemde plaats, inclusief het lossen en de eventuele doorvoer. De Leverancier exporteert en
regelt eventuele transitformaliteiten, importeert en betaalt alle kosten, importheffingen en BTW. Ten aanzien van de
verzekering gelden geen andere afspraken dan dat de Leverancier hiervoor zelf zorgdraagt.
5.3. Indien de Gemeente Sittard-Geleen voordat de levering heeft plaatsgevonden, verlangt dat levering zal geschieden op een
andere plaats dan de eerder overeengekomen, dan is de Leverancier verplicht hieraan te voldoen, indien deze andere
plaats van levering binnen het grondgebied van de Gemeente Sittard-Geleen gelegen is.
5.4. De Gemeente Sittard-Geleen behoudt zich het recht voor niet overeengekomen (deel-) leveringen voor rekening en risico
van de Leverancier te retourneren. In geval niet de overeengekomen hoeveelheden en/of kwaliteit worden geleverd en
deze afwijking groter is dan binnen de desbetreffende branche gebruikelijk, is de Gemeente Sittard-Geleen gerechtigd
de gehele levering te weigeren en/of voor rekening van de Leverancier te retourneren.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-20-
5.5. Op verzoek van de Gemeente Sittard-Geleen is de Leverancier gehouden de Gemeente Sittard-Geleen een
productieplanning of uitvoeringsplanning te verstrekken en/of medewerking te verlenen aan een voortgangscontrole.
Artikel 6.
Levertijd
6.1. De Leverancier is verplicht de overeenkomst binnen de in de overeenkomst vermelde termijn(en) uit te voeren.
6.2. Als moment waarop de Goederen geleverd dienen te worden of te verrichten Diensten uitgevoerd dienen te zijn geldt de
dag en eventueel het tijdstip die in de overeenkomst staat of staan vermeld.
6.3. Indien de Leverancier op enige wijze vervroegd wenst na te komen is daarvoor de schriftelijke toestemming van de
Gemeente Sittard-Geleen vereist. Ook bij vervroegde nakoming zal de Gemeente Sittard-Geleen betalen conform de
overeengekomen betalingstermijn vanaf de oorspronkelijk overeengekomen leveringsdatum.
6.4. In geval de Gemeente Sittard-Geleen wegens bijzondere omstandigheden niet in staat is de levering op het
overeengekomen tijdstip te ontvangen dan wel de te verrichten Diensten niet kunnen worden uitgevoerd, zal de
Leverancier op verzoek van de Gemeente Sittard-Geleen de levering of de te verrichten Diensten uitstellen gedurende
een door de Gemeente Sittard-Geleen te bepalen redelijke periode.
6.5. De in de overeenkomst vermeldde levertijd is bindend en geldt als fatale termijn. Indien de Leverancier een overschrijding
van de levertijd verwacht zal hij dit onverwijld schriftelijk onder opgaaf van redenen aan de Gemeente Sittard-Geleen
mededelen, onverminderd het bepaalde in het volgende lid van dit artikel.
6.6. Bij overschrijding van de levertijd is de Gemeente Sittard-Geleen gerechtigd, mits in redelijkheid, zonder dat enige
ingebrekestelling is vereist, de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden.
Een en ander met alle gevolgen als omschreven in artikel 27 (ontbinding). De Gemeente Sittard-Geleen is in dit geval
niet gerechtigd tot ontbinding indien de Leverancier kan aantonen in zijn belangen bij ontbinding van de overeenkomst
meer te worden geschaad dan de belangen van de Gemeente Sittard-Geleen. De Leverancier is in dat geval
aansprakelijk voor de door de Gemeente Sittard-Geleen geleden schade.
6.7. Bij overschrijding van de levertijd als gevolg van overmacht aan de zijde van de Leverancier of als gevolg van het niet tijdig
aan de Leverancier ter beschikking stellen van Goederen, Diensten, tekeningen, berekeningen en andere voor de
Leverancier noodzakelijk geachte gegevens, ontstaat geen recht tot annulering van de opdracht dan wel ontbinding van
de overeenkomst, noch tot weigering van Goederen of uitvoering van werken of het eisen van enige schadevergoeding,
mits de Gemeente Sittard-Geleen schriftelijk verklaart met de overschrijding van de levertijd akkoord te zijn.
Artikel 7.
Boete
7.1. De Gemeente Sittard-Geleen behoudt zich het recht voor om bij een overeenkomst een boeteclausule overeen te komen,
welke betrekking heeft op een boete bij onder andere te late levering.
7.2. De maximale hoogte van de boete is afhankelijk van de aard, complexiteit en de risico’s van de betreffende levering of
dienst en zal contractueel worden vastgelegd in de overeenkomst.
Artikel 8.
Conformiteit
8.1. De afgeleverde Goederen moeten aan de overeenkomst beantwoorden. Zij beantwoorden niet aan de overeenkomst,
indien zij niet de eigenschappen bezitten die de Gemeente Sittard-Geleen op grond van de overeenkomst mocht
verwachten.
8.2. Voor zover geen nadere beschrijving van de aan de Goederen te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval van
goede kwaliteit te zijn, vrij van gebreken zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid
en afwerking te voldoen.
8.3. De Gemeente Sittard-Geleen kan er geen beroep op doen dat de Goederen niet aan de overeenkomst beantwoorden,
indien zij de Leverancier daarvan niet in kennis heeft gesteld binnen vier (4) weken nadat zij dit heeft ontdekt. Indien
echter de Gemeente Sittard-Geleen de Goederen keurt of controleert, moet de kennisgeving van tekortkomingen die zij
daarbij redelijkerwijs had behoren te ontdekken, geschieden binnen vier (4) weken nadat de keuring of controle is
voltooid.
Artikel 9.
Uitvoering en kwaliteit van de verrichte Diensten
9.1. Het resultaat van de verrichte Diensten dient te voldoen aan het gestelde in de overeenkomst. De Diensten dienen met
goed vakmanschap te zijn uitgevoerd. De Leverancier zal voor het verrichten van Diensten uitsluitend gebruik maken
van betrouwbare en vakkundige personen.
9.2. De Leverancier dient voor hij met het verrichten van Diensten begint met de Gemeente Sittard-Geleen af te spreken van
welk gedeelte van de terreinen en gebouwen in verband met de uitvoering gebruik mag worden gemaakt. Daarbij wordt
tevens afgesproken welke nutsvoorzieningen de Leverancier bij de Gemeente Sittard-Geleen mag gebruiken.
9.3. De Leverancier moet het verrichten van Diensten onderbreken als naar het oordeel van de Gemeente Sittard-Geleen haar
bedrijfsomstandigheden dit noodzakelijk maken. Heeft deze onderbreking bij de Leverancier een kostenverhoging tot
gevolg dan wordt hierover overleg gepleegd tussen de Leverancier en de Gemeente Sittard-Geleen.
9.4. Indien de Diensten dan wel eventuele aanvullende Diensten naar de mening van de Gemeente Sittard-Geleen niet zijn
uitgevoerd conform de vereisten zoals beschreven in de overeenkomst en / of het personeel van Leverancier zich bij de
uitvoering van hun werkzaamheden niet houdt aan alle voorwaarden van de overeenkomst, zal de Gemeente SittardGeleen hiervan onverwijld de Leverancier op de hoogte stellen. De Leverancier zal onmiddellijk alle noodzakelijke
maatregelen nemen teneinde zeker te stellen dat de Diensten en eventuele aanvullende Diensten worden uitgevoerd in
overeenstemming met de eisen in de overeenkomst.
Artikel 10.
Personeel
10.1. Leverancier zal bij een overeenkomst voor het verrichten van Diensten eigen werknemers inzetten, dan wel door haar
opgeleide uitzendkrachten. Het is Leverancier, behoudens toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen, niet
zondermeer toegestaan eenmaal ingezette personeel te vervangen tijdens de uitvoering van de overeenkomst. Indien
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-21-
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
een personeelslid van Leverancier moet worden vervangen, zal de Leverancier zorgdragen voor een adequate
vervanging waarbij in geen geval sprake is van een vermindering van het kwaliteitsniveau. De daarmee gemoeide
kosten, bijvoorbeeld voor het inwerken, zijn voor rekening van de Leverancier. Bij vakantie of ziekte van ingezette
personeel vindt direct, dan wel binnen vier (4) uren vervanging plaats.
Personeel van Leverancier, welke op een vestiging van de gemeente Sittard-Geleen te werk worden gesteld, zijn
gehouden zich aan het huisreglement van de gemeente Sittard-Geleen te houden. De gemeente Sittard-Geleen zal op
verzoek van Leverancier een exemplaar van het huisreglement ter beschikking stellen.
Het inschakelen van werknemers van derden is slechts mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de
Gemeente Sittard-Geleen.
De Leverancier draagt zorg voor de afdracht van de omzetbelasting, de loonbelasting en de premies sociale
verzekeringswetten die zijn verschuldigd naar aanleiding van het uitvoeren van de overeenkomst en de Leverancier
verleent in dit opzicht de Gemeente Sittard-Geleen volledige vrijwaring. Indien werkzaamheden ter uitvoering van de
overeenkomst langer duren dan drie maanden heeft de Gemeente Sittard-Geleen het recht ieder kwartaal een
schriftelijke opgave te ontvangen van de accountant van de Leverancier waaruit diens nakoming van zijn verplichting tot
afdracht blijkt. Leverancier zal de Gemeente Sittard-Geleen volledig vrijwaren van aansprakelijkheid inzake de Wet
Ketenaansprakelijkheid.
Indien de Gemeente Sittard-Geleen hiervoor gegronde redenen heeft kan zij aan personen die zijn ingezet bij de
uitvoering van de overeenkomst de toegang tot haar terreinen en gebouwen ontzeggen. In dat geval is de Leverancier
gehouden zo spoedig mogelijk voor acceptabele vervanging te zorgen conform het gestelde in lid 1 van dit artikel.
Artikel 11.
Aanvullende Diensten
11.1. Indien Leverancier tijdens het verrichten van de Diensten ontdekt dat aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn die
tijdens het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijs niet konden worden voorzien, dient de Leverancier hiervan zo
spoedig mogelijk melding te maken bij de Gemeente Sittard-Geleen.
11.2. De aanvullende werkzaamheden kunnen slechts na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Gemeente SittardGeleen voor haar rekening worden uitgevoerd. Bij het ontbreken van voorafgaande schriftelijke toestemming komen de
aanvullende werkzaamheden niet voor vergoeding in aanmerking.
Artikel 12.
Hulpmiddelen
12.1. De Leverancier draagt zelf zorg voor de noodzakelijke (hulp)materialen, gereedschappen, machines, werkkleding en
veiligheidsmiddelen.
12.2. Voor het gebruik van materialen, gereedschappen en machines van de Gemeente Sittard-Geleen dient de Leverancier te
beschikken over voorafgaande toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen. Het gebruik is voor rekening en risico
van de Leverancier en de Leverancier is volledig aansprakelijk voor alle schade die door het gebruik mocht ontstaan.
12.3. Door de Gemeente Sittard-Geleen ter beschikking gestelde, dan wel voor rekening van de Gemeente Sittard-Geleen door
de Leverancier aangeschafte en/of vervaardigde materialen, tekeningen, modellen, instructies, specificaties en overige
hulpmiddelen blijven eigendom van de Gemeente Sittard-Geleen c.q. worden eigendom van de Gemeente SittardGeleen op het moment van aanschaf of vervaardiging, tenzij anders schriftelijk overeen wordt gekomen.
12.4. De Leverancier is verplicht de in het vorige lid bedoelde hulpmiddelen zodanig te merken dat deze herkenbaar zijn als
eigendom van de Gemeente Sittard-Geleen, deze in goede staat te houden en voor zijn risico te nemen zolang de
Leverancier ten aanzien van deze hulpmiddelen als houder optreedt.
12.5. Verandering aan de bedoelde hulpmiddelen evenals het aanwenden van deze hulpmiddelen voor of in verband met enig
ander doel van de levering aan de Gemeente Sittard-Geleen, is slechts toegestaan na voorafgaande schriftelijke
toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen. Goedkeuring laat de garantieverplichtingen van de Leverancier evenwel
onverlet.
Artikel 13.
Kwaliteit, keuring en controle
13.1.
Met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst zal de Leverancier:
a. geheel voldoen aan alle relevante wetten en regels van overheidswege;
b. in het bezit zijn en handelen volgens alle bij de wet verplichte vergunningen;
c. op de hoogte zijn van alle geldende en relevante regels, procedures en beleidsvoorschriften van de Gemeente
Sittard-Geleen, welke de Gemeente Sittard-Geleen aan de Leverancier op verzoek ter beschikking zal stellen, en
deze volgen met betrekking tot onder andere gedrag, gezondheid, veiligheid op het werk, beveiliging,
geheimhouding en brand- en ongevalsrisico’s;
d. bij de vervaardiging van producten en/of het verrichten van Diensten direct of indirect geen gebruik maken van
kinderen beneden de leeftijd van zestien (16) jaren;
e. de kosten dragen die voortvloeien uit de naleving van de onder lid 13.1.a tot en met lid 13.1.d genoemde
verplichtingen.
Leverancier zal de Gemeente Sittard-Geleen schadeloos stellen en vrijwaren van elke aansprakelijkheid voor schade
die de Gemeente Sittard-Geleen, dan wel een derde, lijdt als gevolg van het feit dat Leverancier niet heeft voldaan aan
bovengenoemde regels.
13.2.De Gemeente Sittard-Geleen is te allen tijde gerechtigd tot keuring of controle van de Goederen en de verrichte Diensten.
De keuring of controle kan plaatsvinden zowel voorafgaand aan, tijdens of na de levering.
13.3.De Leverancier is te allen tijde gehouden, kosteloos, medewerking te verlenen aan de keuring en/of controle. Indien de
Leverancier tekortschiet in het verrichten van een handeling waarmee hij aan de keuring of controle moet meewerken,
komen de kosten die daarvan het gevolg zijn voor zijn rekening.
13.4.Bij afkeuring of bij controle niet akkoord bevonden naleveringen blijven voor risico en eigendom bij de Leverancier. De
Gemeente Sittard-Geleen zal van een eventuele afkeuring of bij controle niet akkoord bevonden Goederen en/of
Diensten schriftelijk mededeling doen aan de Leverancier.
13.5.Eventuele betaling van de factuur houdt uitdrukkelijk niet in dat de Goederen en/of verrichte Diensten door de Gemeente
Sittard-Geleen zijn goedgekeurd.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-22-
13.6.Bij afkeuring zijn alle daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van de Leverancier en heeft de Gemeente SittardGeleen het recht om, onverminderd al haar overige rechten, waaronder opschorting van betaling, de Leverancier alsnog
in de gelegenheid te stellen om voor behoorlijke nakoming van de overeenkomst te zorgen.
Artikel 14.
Garantie
14.1. Leverancier garandeert dat de geleverde Goederen geheel compleet en voor gebruik gereed zijn.
14.2. Afhankelijk van de aard van de geleverde Goederen en/of prestaties wordt na op- of aflevering of voltooiing tussen de
Gemeente Sittard-Geleen en de Leverancier een garantietermijn overeengekomen van tenminste twaalf (12) maanden.
Indien echter door Leverancier in het algemeen een langere garantietermijn wordt aangehouden dan twaalf (12)
maanden geldt deze langere garantietermijn.
14.3. Garantiebescheiden zijn gesteld in de Nederlandse taal.
14.4. Indien bij of na levering wordt ontdekt dat de geleverde Goederen dan wel de verrichte Diensten geheel of gedeeltelijk
niet voldoet aan hetgeen is overeengekomen en andere redelijkerwijze te stellen eisen, zulks naar het oordeel van de
Gemeente Sittard-Geleen, wordt de levering volledig of gedeeltelijk geretourneerd op kosten van de Leverancier en zal
Leverancier zorgdragen voor een nieuwe levering conform het gestelde in de overeenkomst, worden de te verrichte
Diensten geheel of gedeeltelijk opnieuw uitgevoerd of kan de Gemeente Sittard-Geleen de overeenkomst ontbinden.
14.5. Indien de Goederen beschadigd of verloren zijn gegaan, dient de Leverancier op eerste verzoek van de Gemeente
Sittard-Geleen de Goederen te vervangen door Goederen van tenminste gelijke kwaliteit. Het verzoek van de
Gemeente Sittard-Geleen dient met de hoogste prioriteit te worden behandeld.
14.6. Bij gehele of gedeeltelijk vervanging van de geleverde Goederen of verrichte Diensten, begint voor het te vervangen deel
de hiervoor vermelde garantieperiode opnieuw te lopen.
Artikel 15.
Betaling
15.1. Facturering door Leverancier geschiedt nadat de Goederen zijn geleverd en/of de Diensten zijn verricht, tenzij bij
schriftelijke overeenkomst met de Gemeente Sittard-Geleen hiervan wordt afgeweken.
15.2. De door de Gemeente Sittard-Geleen te betalen bedragen voor de geleverde Goederen en/of verrichte Diensten zullen
door de Leverancier worden gefactureerd (1 factuur).
15.3. De facturen zullen tenminste de volgende gegevens bevatten:
- Factuurdatum
- Referentienummer van de opdracht
- Specificatie van de geleverde Goederen en/of Diensten en aantallen
- Naam + sector/afdeling opdrachtgever
- BTW
Facturen worden per post verstuurd naar Postbus 18, 6130 AA SITTARD, t.a.v. Afdeling Centrale Administratie. De
Leverancier zal met betrekking tot de facturering naar aanwijzingen van de Gemeente Sittard-Geleen handelen.
15.4. De Gemeente Sittard-Geleen zal facturen binnen dertig (30) dagen na ontvangst voldoen, mits deze facturen voldoen aan
de gegevens zoals gespecificeerd in lid 3 van dit artikel en tenzij de situatie zoals beschreven in lid 5 of 6 van dit artikel
zich voordoet. Indien de factuur niet voldoet aan de gegevens zoals genoemd in lid 3 van dit artikel zal de Gemeente
Sittard-Geleen de factuur niet accepteren en Leverancier hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen.
15.5. Indien er volgens de Gemeente Sittard-Geleen gebreken kleven aan een geleverd goed en/of een dienst niet deugdelijk is
verricht, is de Gemeente Sittard-Geleen gerechtigd betaling te weigeren of zijn betalingsverplichting op te schorten.
Indien de klachten niet op alle Goederen en/of Diensten uit dezelfde zending of levering betreft, is de gemeente SittardGeleen gehouden de betaling voor deze Goederen en/of Diensten te voldoen conform artikellid 15.4.
15.6. Indien de Gemeente Sittard-Geleen een factuur geheel of gedeeltelijk betwist of indien de factuur op enigerlei wijze
incorrect is opgesteld of ingediend, heeft de Gemeente het recht het betwiste bedrag niet te betalen. De Gemeente
Sittard-Geleen zal de Leverancier op de hoogte stellen van de redenen en partijen zullen een dergelijk geschil zo snel
mogelijk oplossen. Voor het deel van de factuur wat correct is opgesteld, is de Gemeente Sittard-Geleen niet gerechtigd
de betaling te weigeren of op te schorten.
15.7. Kredietbeperkingstoeslagen worden door de Gemeente Sittard-Geleen niet aanvaard.
15.8. De bij de Goederen behorende bescheiden zoals certificaten, paklijsten, attesten, instructieboeken, reservedelen-lijst,
onderhoudsvoorschriften en dergelijke dienen met de op- of aflevering van de Goederen en/of Diensten te worden
meegeleverd. Indien de bij de Goederen behorende bescheiden ontbreken heeft de Gemeente Sittard-Geleen het recht
de betaling op te schorten.
15.9. Met betaling van de factuur wordt op geen enkele wijze afstand gedaan van enig recht en/of vorderingen die de
Gemeente Sittard-Geleen heeft of kan hebben jegens de Leverancier.
Artikel 16.
Voorschot
16.1. Indien de Gemeente Sittard-Geleen met de Leverancier een voorschot op de te betalen prijs overeenkomt, dient
Leverancier aan de Gemeente Sittard-Geleen een afroepgarantie te overleggen opgesteld door een instelling of
rechtspersoon als bedoeld in artikel 2 lid 4 van het besluit Verlening Voorschotten 1994 voor de terugbetaling van het
voorschot conform het model in Bijlage A.
16.2. Telkens wanneer de Gemeente Sittard-Geleen een gedeelte van de prijs moet betalen, wordt een overeenkomstig
gedeelte van het voorschot daarmee verrekend, ongeacht of de vordering tot betaling van de prijs op een derde is
overgegaan. De afroepgarantie zal dienovereenkomstig worden verminderd.
16.3. Indien niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats Goederen en/of Diensten zijn geleverd
respectievelijk verricht, dan wel niet beantwoorden aan het gestelde in de overeenkomst, is de Leverancier de wettelijke
rente over het voorschot verschuldigd over de tijd dat de tekortkoming voortduurt, ongeacht of de tekortkoming aan de
Leverancier kan worden toegerekend.
Artikel 17.
Overdracht van rechten en verplichtingen
17.1. Zonder uitdrukkelijke toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen is het de Leverancier niet toegestaan de
overeenkomst over te dragen aan derden.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-23-
17.2. De Gemeente Sittard-Geleen heeft het recht aan de toestemming voorwaarden te verbinden.
17.3. De Leverancier blijft volledig aansprakelijk en verantwoordelijk met betrekking tot door derden in verband met de opdracht
voor de Gemeente Sittard-Geleen verrichte Diensten of geleverde Goederen en vrijwaart de Gemeente Sittard-Geleen
tegen elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid.
Artikel 18.
Verpakking en transport
18.1. De Leverancier draagt zorg voor een behoorlijke verpakking en een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen,
dat deze in goede staat het afleveradres bereiken en het lossen aldaar veilig kan geschieden. De Leverancier is er voor
verantwoordelijk dat de (inter)nationale voorschriften inzake verpakking en vervoer door hem alsmede door de door
hem gecontracteerde vervoerders worden nageleefd.
18.2. Alle verpakkingen, met uitzondering van leenemballage wordt bij levering eigendom van de Gemeente Sittard-Geleen. Als
de Gemeente Sittard-Geleen dit wenst dient de Leverancier emballage terug te nemen zonder daarvoor de Gemeente
Sittard-Geleen kosten in rekening te brengen.
18.3. Leenemballage dient door de Leverancier duidelijk als zodanig te worden gekenmerkt.
18.4. Retourzending van leenemballage geschiedt voor rekening en risico van de Leverancier naar een door hem op te geven
bestemming.
18.5. De Leverancier dient er naar te streven de Goederen zodanig te verpakken dat zo weinig mogelijk milieubelasting
ontstaat. Leverancier dient er voor te zorgen dat de wijze van verpakken van de Goederen en deze verpakking op zich
zelf ook op andere wijze geen bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen. Dit alles beoordeeld
volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering.
Artikel 19.
Milieugevaarlijke stoffen
19.1. De Leverancier dient voor het tot stand komen van de overeenkomst schriftelijk te melden of de aangeboden en te
leveren Goederen milieugevaarlijke stoffen bevatten, die vrij kunnen komen zowel tijdens het normale gebruik, alsook
bij storingen, reparaties, onderhoud of calamiteiten, het verwijderen, opslaan, storten, verplaatsen, afvoeren, dan wel
vernietigen aan het einde van de levensduur van de desbetreffende Goederen.
19.2. Indien dit het geval is dient de Leverancier bij de aflevering een duidelijke instructie te voegen met preventieve
maatregelen hoe het vrijkomen dient te worden voorkomen. Bovendien dient de Leverancier de maatregelen te
vermelden, die getroffen dienen te worden om personeel en medewerkers van de Gemeente Sittard-Geleen in geval
van vrijkomen van deze stoffen te beschermen.
Artikel 20.
Risico en eigendomsovergang
20.1. Eigendom van de Goederen gaat over op de Gemeente Sittard-Geleen op het moment dat de Goederen zijn geleverd en
zonodig gemonteerd respectievelijk geïnstalleerd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
20.2. Het risico van de Goederen gaat over op de gemeente Sittard-Geleen op het moment dat de levering en vervolgens
zonodig de goedkeuring van de Goederen overeenkomstig artikel 13 van deze algemene inkoopvoorwaarden hebben
plaatsgevonden.
20.3. Indien de gemeente Sittard-Geleen de Goederen afkeurt, bij controle niet akkoord bevindt of op goede gronden het recht
op ontbinding van de overeenkomst of op vervanging van de zaken inroept, komen zij weer voor risico van de
Leverancier.
20.4. Op het moment dat materialen, zoals grondstoffen, hulpstoffen en software van de gemeente Sittard-Geleen zijn verwerkt
in zaken van de Leverancier, is er sprake van een nieuwe zaak, waarvan het eigendom aan de gemeente SittardGeleen toebehoort.
20.5. Indien door de Gemeente Sittard-Geleen in het kader van de overeenkomst deelbetalingen worden verricht vooruitlopend
op de gehele levering, verschaft de Leverancier aan de Gemeente Sittard-Geleen bij deze het eigendom van elk
afzonderlijk goed, inclusief onderdelen en materialen op het moment dat dit in het bedrijf van de Leverancier aanwezig
is. Dit geldt eveneens in geval van fabricage, waarvan door de Leverancier met fabricage is aangevangen, voor zover
deelbetalingen op die Goederen of fabricage betrekking hebben.
20.6. Indien door de Gemeente Sittard-Geleen in het kader van de overeenkomst tot het leveren van een prestatie in de vorm
van een dienst of een advies deelbetalingen worden verricht vooruitlopend op de gehele levering van deze dienst of dit
advies, verschaft de Leverancier de Gemeente Sittard-Geleen de eigendom van de rechten op dat deel dat reeds werd
geleverd. Het staat de Gemeente Sittard-Geleen vrij over deze resultaten te beschikken, zoals bepaald in de
oorspronkelijke overeenkomst.
20.7. De Leverancier dient de eigendommen van de Gemeente Sittard-Geleen als zodanig te markeren en veilig te bewaren tot
het moment van aflevering aan de Gemeente Sittard-Geleen. De Leverancier zal derden geen toegang tot deze
Goederen verlenen of deze op tentoonstellingen laten zien of hierover beschikken of aan derden ter beschikking stellen
zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen.
Artikel 21.
Opleidingen
21.1. De Leverancier verplicht zich om op verzoek van de gemeente Sittard-Geleen medewerkers van de gemeente SittardGeleen een opleiding te geven met betrekking tot eigenschappen, gebruik en onderhoud van desbetreffende Goederen.
Afspraken met betrekking tot onder meer inhoud en didactiek van de cursus, kwaliteit van de docenten en het
cursusmateriaal, cursus locatie en daaraan te stellen eisen, alsmede te gebruiken hulpmiddelen
(computers/randapparatuur) worden in overleg schriftelijk vastgesteld.
Artikel 22.
Geheimhouding
22.1. De Leverancier, diens personeel en degenen die door de Leverancier zijn ingehuurd zijn verplicht tot volledige
geheimhouding ten aanzien van alle gegevens die hen uit hoofde van de relatie met de Gemeente Sittard-Geleen ter
kennis zijn gekomen. Het is de Leverancier verboden de bedoelde informatie aan te wenden voor eigen gebruik of
gebruik door derden.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-24-
22.2. De Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit handelen in strijd met de verplichtingen in lid 1 van dit
artikel.
22.3. De Leverancier conformeert zich aan de werkwijze van de Gemeente Sittard-Geleen ten aanzien van het informeren van
de pers. Dit houdt in dat het de Leverancier niet is toegestaan informatie te verstrekken aan de pers die verband houdt
met aan de aan de Leverancier verleende opdracht zonder medeweten en toestemming van de Gemeente SittardGeleen. Indien de Leverancier wordt benaderd door de pers dan zal deze voor beantwoording eerst contact opnemen
met de gemeentelijke woordvoerder of degene die tijdens zijn of haar afwezigheid deze verantwoordelijkheden
waarneemt.
22.4. De verplichting tot geheimhouding blijft ook na de uitvoering van de overeenkomst onverminderd van kracht.
Artikel 23.
Intellectueel eigendom
23.1. Leverancier stelt de Gemeente Sittard-Geleen schadeloos en vrijwaart deze tegen alle schade die mocht ontstaan ten
gevolge van enige door of vanwege de Leverancier veroorzaakte inbreuk of gepretendeerde inbreuk op welke
intellectueel of industrieel eigendomsrecht of overig recht van derden dan ook.
23.2. Ten aanzien van de door de Gemeente Sittard-Geleen verschafte tekeningen, ramingen, schema’s, ontwerpen en
dergelijke behoudt de Gemeente Sittard-Geleen zich het eigendoms- en auteursrecht voor. Deze mogen zonder de
uitdrukkelijke toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen noch geheel, noch gedeeltelijk worden gekopieerd en/of aan
derden worden getoond of ter hand gesteld, of door de Leverancier worden gebruikt ter vervaardiging van Goederen of
uitvoering van soortgelijke werken voor derden.
23.3. Het intellectueel eigendomsrecht op alle informatie die de Leverancier in het kader van de overeenkomst vervaardigt
en/of verstrekt berust te allen tijde bij de Gemeente Sittard-Geleen. De Gemeente Sittard-Geleen verkrijgt daarmee het
vrije gebruiksrecht. De vergoeding voor dit gebruiksrecht is in de prijs inbegrepen.
Artikel 24.
Cessieverbod en verrekening
24.1. Het is de Leverancier behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen verboden om
zijn vorderingen op de Gemeente Sittard-Geleen over te dragen aan derden.
24.2. De Gemeente Sittard-Geleen is steeds bevoegd al hetgeen de Gemeente Sittard-Geleen schuldig is aan de Leverancier,
te verrekenen met hetgeen de Leverancier of de aan de Leverancier gelieerde vennootschappen al dan niet opeisbaar,
onder voorwaarde of tijdsbepaling aan de Gemeente Sittard-Geleen schuldig is of zijn.
Artikel 25.
Wijzigingen
25.1. De Gemeente Sittard-Geleen is op redelijke gronden gerechtigd te verlangen dat de ordergrootte en/of de hoedanigheid
van de te leveren Goederen en/of Diensten wordt gewijzigd. De Gemeente Sittard-Geleen is gerechtigd modificaties
aan te brengen in tekeningen, modellen, instructies, specificaties en dergelijke met betrekking tot de te leveren
Goederen of Diensten.
25.2. Indien een wijziging naar het oordeel van de Leverancier gevolgen heeft voor de overeengekomen prijs en/of levertijd zal
de Leverancier, alvorens aan die wijziging gevolg te geven, de Gemeente Sittard-Geleen hierover binnen vijf (5)
werkdagen schriftelijk informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of levertijd naar het oordeel van de Gemeente
Sittard-Geleen onredelijk zijn in verhouding tot de aard en de omvang van de wijzigingen heeft de Gemeente SittardGeleen het recht om de overeenkomst te ontbinden, tenzij dit gelet op de omstandigheden onredelijk zou zijn.
25.3. Een ontbinding op grond van het vorige lid geeft geen der partijen een recht op vergoeding van enigerlei schade.
25.4. Het is Leverancier niet toegestaan wijzigingen aan Goederen of prestaties aan te brengen of uit te voeren zonder
schriftelijke opdracht of schriftelijke toestemming van de Gemeente Sittard-Geleen.
Artikel 26.
Aansprakelijkheid
26.1. De partij die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van zijn verplichting(en) is tegenover de andere partij
aansprakelijk voor de vergoeding van de door de wederpartij geleden schade dan wel te lijden schade, zowel direct als
indirect, onverminderd diens overige rechten, waaronder begrepen het recht op ontbinding van de overeenkomst.
26.2. De Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die door de Gemeente Sittard-Geleen of derden wordt geleden als
gevolg van een gebrek in zijn product dat daardoor niet de veiligheid biedt die men gerechtvaardigd is te verwachten.
26.3. De Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die door de Gemeente Sittard-Geleen of derden wordt geleden als
gevolg van handelen of nalaten van hemzelf of zijn personeel of van diegenen die door hem bij de uitvoering van de
overeenkomst zijn betrokken.
26.4. De Leverancier vrijwaart de Gemeente Sittard-Geleen voor aanspraken van derden op vergoeding van schade op grond
van aansprakelijkheid als bedoeld in de beide vorige leden en zal op het eerste verzoek van de Gemeente SittardGeleen een schikking treffen met deze derden, dan wel zich in rechte, in plaats van of gezamenlijk met de Gemeente
Sittard-Geleen – een en ander ter beoordeling van de Gemeente Sittard-Geleen – verweren tegen aansprakelijkheid als
hiervoor bedoeld.
26.5. Voor toepassing van dit artikel worden personeelsleden en medewerkers van de Gemeente Sittard-Geleen mede als
derden aangemerkt.
26.6. De Gemeente Sittard-Geleen kan van de Leverancier verlangen zich tegen aansprakelijkheid te verzekeren en geeft de
Gemeente Sittard-Geleen desgewenst inzage in de polissen.
Artikel 27.
Ontbinding
27.1. Onverminderd het bepaalde in deze algemene inkoopvoorwaarden zijn partijen gerechtigd de overeenkomst door middel
van een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien de andere partij, ook na schriftelijke aanmaning
stellende een redelijke termijn, in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit de overeenkomst te voldoen. Indien een partij
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-25-
op grond van artikel 6:83 Burgerlijk Wetboek zonder ingebrekestelling in verzuim is dan wel de nakoming blijvend
onmogelijk is, kan de overeenkomst direct buiten rechte worden ontbonden.
27.2. De gemeente Sittard-Geleen is gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, de
overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang en buiten rechte geheel of
gedeeltelijk te ontbinden en/of betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van de overeenkomst geheel of
gedeeltelijk voor rekening van de Leverancier aan derden op te dragen zonder dat de gemeente Sittard-Geleen tot
enige schadevergoeding gehouden is, in de hierna genoemde gevallen:

Leverancier surseance (dan wel voorlopige surseance) van betaling aanvraagt of hem surseance (dan wel
voorlopige surseance) van betaling wordt verleend;

Leverancier zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard

De onderneming van Leverancier wordt geliquideerd;

Leverancier zijn huidige onderneming staakt;

Op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Leverancier beslag wordt gelegd dan wel Leverancier
anderszins niet langer in staat moet worden geacht zijn verplichtingen uit de overeenkomst te kunnen nakomen;

Leverancier wordt overgenomen door een derde.
27.3. Onverminderd alle andere rechten kan de Gemeente Sittard-Geleen een overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden
indien door de Leverancier of een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel (onder andere
vergoedingen, beloningen, giften, beloften of steekpenningen zoals bedoeld in de Collectieve
Arbeidsvoorwaardenregeling/ Uitwerkingsovereenkomst) is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die
behoort tot de ambtenaren in dienst van de Gemeente Sittard-Geleen, of het vaste of tijdelijk personeel van de
Gemeente Sittard-Geleen, of aan een van haar vertegenwoordigers.
27.4. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na
ontbinding van de overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer: vrijwaring voor schending van
intellectuele eigendomsrechten, geheimhouding, toepasselijk recht en bevoegde rechter.
Artikel 28.
Niet toerekenbare tekortkoming (Overmacht)
28.1. Indien een van de partijen de verplichtingen uit de overeenkomst als gevolg van een niet toerekenbare tekortkoming
(overmacht) geheel of gedeeltelijk niet kan nakomen, wordt de uitvoering van de overeenkomst opgeschort voor de duur
dat niet kan worden nagekomen zonder dat partijen ten opzichte van elkaar tot schadevergoeding zijn verplicht.
28.2. De partij die zich op niet toerekenbare tekortkoming beroept dient dit aan de andere partij kenbaar te maken binnen 24
uur na het intreden van de overmachtsituatie. De eerstgenoemde partij dient het beroep op een niet toerekenbare
tekortkoming tegenover de wederpartij met bewijs te staven.
28.3. Gebeurtenissen als stakingen en werkonderbrekingen vormen geen aanleiding tot een beroep op niet toerekenbare
tekortkoming, evenmin als wanprestatie van toeleveranciers of anderen van wie Leverancier Goederen en/of Diensten
betrekt.
28.4. Indien de overmachtsituatie langer duurt dan dertig (30) kalenderdagen, of indien deze langere duur al eerder vaststaat,
heeft de wederpartij het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk te beëindigen. Partijen zijn ten
opzichte van elkaar niet tot schadevergoeding verplicht.
Artikel 29.
Toepasselijk recht
29.1. Op de overeenkomst en deze algemene inkoopvoorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
29.2. Indien en voor zover enige bepalingen in deze algemene inkoopvoorwaarden strijdig zouden zijn met huidige en
toekomstige in Nederland geldende wetten, is uitsluitend de betreffende bepaling niet van toepassing. Deze bepaling
zal in dat geval worden vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk de bedoeling van de partijen ten tijde
van de overeenkomst benadert.
Artikel 30.
30.1.
Bevoegde rechter
Alle geschillen die tussen de gemeente Sittard-Geleen en de Leverancier bestaan zullen uitsluitend worden berecht
door de bevoegde rechter in het arrondissement Maastricht, tenzij de Gemeente Sittard-Geleen aan een andere
overigens bevoegde rechter de voorkeur geeft.
Programma van eisen SER.08045
Generieke applicatie Sjablonenbeheer
-26-