concept_notulen_alv_29_januari_2015_docx

Notulen Algemene Ledenvergadering – 29 januari 2015
Locatie: La Butte aux Bois in Lanaken
Tijd: 18.00 – 19.00 uur (ontvangst 17.30 uur).
Nieuwjaarsbijeenkomst van 19.00- 21.30 uur
Aanwezig: ongeveer 45 deelnemers.
Agendapunten
1. Opening
Voorzitter Charlotte Smeets opent de vergadering en dankt de leden voor hun aanwezigheid.
2. Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld.
3. Ingekomen stukken
Er zijn geen binnengekomen stukken.
4. Mededelingen van het bestuur
Er zijn geen mededelingen van het bestuur.
5. Vaststellen verslag ALV van 23 januari 2014
Het verslag van de ALV van 23 januari 2014 wordt vastgesteld met dank aan de secretaris. Er zijn
geen vragen over dit verslag.
6. Financiën
a. Jaarverslag Penningmeester
Onze vereniging heeft in 2014 wederom een financieel stabiel jaar gehad. We hebben veel minder
uitgegeven dan gepland, vooral omdat activiteiten niet zijn uitgevoerd. Onze reserve is daardoor
verder gegroeid. Dat is op zich prettig, maar niet de intentie. Het beleid is al jaren dat we
ongeveer een vermogen hebben dat het ons mogelijk maakt een jaar lang zonder contributieinkomsten te functioneren, dat wil zeggen ongeveer € 30.000,-. Het extra vermogen maakt het
ons wel mogelijk verder te werken aan de kwaliteit van ons netwerk en nieuwe zaken op te
pakken.
Realisatie begroting 2014
Inkomsten
De inkomsten lagen in 2014 iets lager, door:
1. Afname van het aantal leden. Van 347 naar 330.
2. Er geen specials waren.
3. We geen sponsorinkomsten hadden.
Ondanks de geautomatiseerde en meer strikte inning van de contributie was deze in 2014 toch
een intensieve klus, ongeveer 20 procent van onze leden betaalt niet meteen in de eerste
termijn. Ik wil hier nogmaals benadrukken dat het lidmaatschap persoonlijk is en dat ieder lid dus
zelf verantwoordelijk is voor de betaling, ook als de werkgever betaalt. In dat geval heeft het
onze voorkeur datje zelf betaalt en bij je werkgever een declaratie indient.
Uitgaven
Ook aan de uitgavenkant zaten we lager. De bijeenkomsten vielen goedkoper. Zoals gezegd
hadden we geen specials, dus hier ook geen uitgaven. Ook de onderhoudskosten voor de website
waren goedkoper. De bestemmingsreserves zijn niet gebruikt. Daar komen we in het jaaroverzicht
op terug. We stellen voor de bestemmingsreserves door te schuiven naar 2015.
b. Verslag Kascommissie
Voorzitter kascontrolecommissie Bibi van de Wouw neemt het woord, mede namens Petra Meijers.
Op woensdag 14 januari heeft de kascommissie, bestaande uit de leden Petra Meijers en Bibi
van de Wouw, de kas van de vereniging gecontroleerd. Allereerst wil de kascommissie onze
penningmeester complimenteren voor de wijze waar op hij de kas van de vereniging beheert.
Het was prettig om de controle uit te voeren, omdat alle onderliggende stukken heel
overzichtelijk zijn gearchiveerd. De commissie heeft geconstateerd dat de kas over het jaar
2014 als zodanig in orde is bevonden. De kascommissie complimenteert het bestuur van de
vereniging met de gezonde financiële positie.
De kascommissie vraagt de aanwezige leden van de vereniging het voltallige bestuur met
algemene stemmen voor het boekjaar 2014 te déchargeren. Dat voorstel wordt unaniem
aangenomen door de aanwezige leden.
c. Aanbevelingen kascommissie
De kascontrolecommissie vraagt aan het bestuur aandacht voor een aantal punten:
- Het betaalgedrag van een deel van de leden blijft een aandachtspunt en kost de
penningmeester relatief veel tijd. Dat gaat met name om het op tijd betalen van de factuur
door de werkgever. Of de situatie waarin een werkgever het bedrag van meerdere leden als
totaal overmaakt en dat de penningmeester dan moet uitzoeken voor wie er is betaald. De
kascommissie geeft het bestuur in overweging te onderzoeken welke opties er zijn de
contributie in de toekomst alleen in privé te innen en niet meer de mogelijkheid te bieden
lidmaatschapsgelden rechtstreeks door de werkgever te laten overmaken. Leden kunnen de
contributie veelal bij hun werkgever terugvorderen via een (onkosten) declaratie.
- De commissie is zeer verheugd te zien dat de liquide positie van de vereniging zeer goed is.
Het bestuur heeft het streven een reserve aan te houden gelijk aan de som van de jaarlijkse
contributieopbrengst. In dat streven is het bestuur geslaagd en er is zelfs sprake van een
overschot. Naast de financiële ruimte voor ontwikkeling van de website, geven we het
bestuur in overweging om de het overschot in te zetten voor de organisatie van de
zogenaamde specials, ten behoeve van vakinhoudelijke verdieping.
d. Instellen nieuwe kascommissie
De nieuwe kascommissie zal bestaan uit Petra Meijers (herkozen) en Jos Cortenraad. Het
bestuur bedankt Bibi van de Wouw voor haar inzet voor de kascommissie.
e. Begroting 2015
We starten 2015 met een vermogen van ruim € 55.000,00. De inkomsten zijn op hetzelfde
niveau als in 2014 begroot, met uitzondering van de contributie-inkomsten. We hebben op dit
moment 299 leden.
Ook de uitgaven zijn nagenoeg op hetzelfde niveau als 2014 begroot. Voor de activiteiten iets
meer, een inflatiecorrectie, omdat we al een aantal jaren op hetzelfde bedrag
staan.
Algemene opmerkingen
De kascommissie heeft ons vorig jaar ook gevraagd of we het vermogen van onze vereniging
niet beter zouden kunnen laten renderen. Als penningmeester heb ik daar onderzoek naar
gedaan. De enige optie zou een depositorekening zijn geweest, maar die leveren pas (iets)
meer rente op wanneer je het geld voor meerdere jaren vastzet. Ervan uitgaande dat in ieder
geval € 30.000,00 vrij opneembaar willen hebben, resteert een te gering bedrag om deze met
succes op een depositorekening te zetten.
We hebben nog een aanbeveling van de kascommissie niet gevolgd en dat is om de
contributiefactuur al op 1 december te verzenden. De argumentatie was dat contributiejaar
en begrotingsjaar dan gelijk oplopen en omdat de contributiefactuur in het verleden vaak
aanleiding was om op te zeggen.
Dat zou niet alleen betekenen dat we de ALV zouden moeten verzetten, maar ook dat we niet
op of rond 1 januari de jaarrekening kunnen opmaken. De regel dat je je voor 31 december
moet afmelden, werkt al twee jaar uitstekend. Dus de toegevoegde waarde van het
vervroegen van de contributiejaar is volgens ons bij nader inzien niet aanwezig.
De leden stemmen unaniem in met de begroting en met het ongewijzigd vaststellen van de
hoogte van het contributiebedrag op 100 euro.
7. Presentatie Communicatienetwerk Limburg (Kerngegevens)
De voorzitter presenteert de kerngegevens van CNL en geeft een toelichting op de realisatie van
2014. Er zijn tien bijeenkomsten georganiseerd en het bestuur is druk bezig geweest met het
zoeken naar een nieuwe voorzitter, penningmeester en bestuursleden. Ook de samenwerking tussen
het bestuur en de commissies is nadrukkelijk punt van aandacht geweest. De kerngegevens worden
op de website gepubliceerd.
8. Presentatie Programmacommissie en Activiteitenkalender 2015
Henri Ritzen (voorzitter PC) wordt door Barbara Dito geïnterviewd over het programma 2014 (
terugblik). Henri geeft aan dat er vorig jaar steeds is gezocht naar plekken waar locatie en
onderwerp elkaar versterken. Vorig jaar is de ALV georganiseerd (inclusief de bestuurswisseling),
een bijzondere EU-bijeenkomst naar Brussel en de bijeenkomst met Betteke van Ruler. Maar ook
een bijeenkomst over Placebranding. Het heel programma van vorig jaar is nog terug te zien op de
site.
Leden PC
Loek Hustinx, Marlie Dix en Anne van der linden nemen afscheid van de PC. Judith Verbaan en Luuk
Bakx treden toe. Qua organisatie merkt de PC dat de druk hoog is. Er wordt dan ook gezocht naar
nieuwe vormen om bijeenkomsten te organiseren. Bijvoorbeeld met een kleine harde kern PC en
een grotere flexibele schil van mensen die af en toe een bijeenkomsten inhoudelijk willen
voorbereiden en begeleiden. Leden die een bijdrage willen leveren kunnen zich melden bij de
Prorammacommissie.
Programma 2015
Het programma voor 2015, heeft net als altijd vijf kapstokken: actualiteit, debat, topper,
trend/tendens, nieuwe ontwikkelingen. Dit komt steeds door het jaar heen terug. Het programma
voor de eerste jaarhelft komt zsm op de site.
9. Presentatie commissie Online
De leden van de commissie Online waren niet in de gelegenheid aanwezig te zijn bij deze ALV.
Charlotte Smeets neemt namens commissie het woord en wordt kort geinterviewd door Barbarab
Dito. Voor de commissie Online (nu bestaande uit Heidi Huls, Rob Oostdam en Daphne Beek),
worden nog leden gezocht met specifieke kwaliteiten als website bouwen en social media
ontwikkelen. Het ontwikkelen van een nieuwe website is een lastig traject, omdat ook de
ledenadministratie en de financiele administratie gekoppeld moeten worden. Het offertetraject is
geweest, er zijn twee offertes binnen. In februari worden gesprekken gevoerd met twee
aanbieders.
Vraag Henri Ritzen: wanneer wordt de nieuwe website opgeleverd?
Antwoord: Dat is nog niet helemaal helder, maar de wens is voor de zomer.
Vraag Bibi van de Wouw: wordt er rekening gehouden met het gebruik van de website op diverse
devices?
Antwoord: Ja.
10. Presentatie commissie Nieuwe Ontwikkelingen
Ger Moonen vertelt een verhaal namens de Commissie Nieuwe Ontwikkelingen. De commissie wordt
omgedoopt tot de commissie Armani. Een commissie die zoekt naar nieuwe vormen, andere
manieren, out-of-the-box denken, nieuwe werkvormen. Op 5 maart wordt voor het
eerst een talking dinner georganiseerd waar de commissie met een kleine groep leden gaat
onderzoeken wat mogelijk is. Ook wordt dit jaar (einde jaar) een special georganiseerd met Noëlle
Aarts. De datum daarvoor volgt. Versterking van de commissie is altijd mogelijk, leden kunnen zich
melden.
11.
Mutaties in het bestuur
a. Regulier aftredend en niet herkiesbaar: Barbara Dito (vice-voorzitter).Zoals eerder
aangekondigd wil Barbara Dito na twee termijnen haar positie overdragen aan een
opvolger. Daartoe is tijdens de afgelopen zomer een oproep gedaan aan leden om zich te
kandideren. Het bestuur dankt Barbara voor haar grootse bijdrage.
b. Regulier aftredend en niet herkiesbaar: Pascalle Wetzels (bestuurslid / contactpersoon
programmacommissie). Zoals eerder aangekondigd wil Pascalle Wetzels na drie termijnen
haar positie overdragen aan een opvolger. Daartoe is tijdens de afgelopen zomer een
oproep gedaan aan leden om zich te kandideren. Het bestuur dankt Pascalle voor haar
grootse bijdrage.
c. Regulier aftredend en herkiesbaar: Gerrit-Jan Meulenbeld. Zoals eerder aangekondigd heeft
onze huidige penningmeester Gerrit-Jan Meulenbeld aangegeven dat hij herkiesbaar is voor
een tweede termijn. Hiermee komt de functie van penningmeester vacant. Het bestuur
stelt voor in te stemmen met het herkiezen van Gerrit-Jan Meulenbeld als bestuurslid. Dit
besluit wordt unaniem ondersteund door de leden.
d. Het bestuur stelt voor om Sem Wigman te benoemen als bestuurslid voor het
Communicatienetwerk Limburg. Sem zal als bestuurslid contactpersoon zijn voor de
commissie Online (samen met Vincent van der Stouwe). Dit besluit wordt unaniem
ondersteund door de leden.
e. Het bestuur stelt voor om George Vogelaar te benoemen als bestuurslid voor het
Communicatienetwerk Limburg. George zal als bestuurslid contactpersoon zijn voor de
programmacommissie. Dit besluit wordt unaniem ondersteund door de leden.
f.
Het bestuur stelt voor om Yolanda Dols te benoemen als bestuurslid voor het
Communicatienetwerk Limburg. Yolanda zal als bestuurslid de rol vervullen van
penningmeester. Dit besluit wordt unaniem ondersteund door de leden.
Gerrit-Jan Meulenbeld neemt als bestuurslid de voorzittersrol van deze vergadering over van de
voorzitter.
g. Aftredend en niet herkiesbaar: Charlotte Smeets (voorzitter). Zoals eerder aangekondigd
wil Charlotte Smeets haar voorzitterschap met ingang van deze ALV voortijdig beëindigen.
Het bestuur dankt Charlotte voor haar bijdrage.
Marleen Draisma (secretaris) neemt de voorzittersrol van de vergadering over van Gerrit-Jan
Meulenbeld.
h. Het bestuur stelt voor om Karin Dormans en Gerrit-Jan Meulenbeld te benoemen als
voorzitter voor het Communicatienetwerk Limburg. In overleg met Karin Dormans en het
voltallige bestuur is besloten te gaan werken met een duo-voorzitterschap. Gerrit-Jan
Meulenbeld heeft zich bereid verklaard om samen met Karin Dormans het voorzitterschap
op zich te nemen. Deze taakverdeling betekent dat geen vice-voorzitter wordt
aangewezen. De voorzitterstaken worden in duo uitgevoerd. Dit besluit wordt unaniem
ondersteund door de leden.
Marleen Draisma (secretaris) draagt het voorzitterschap van deze vergadering over aan Gerrit-Jan
Meulenbeld (voorzitter). Gerrit-Jan Meulenbeld en Karin Dormans geven een korte toelichting op
de invulling van het duo-voorzitterschap.
De voorzitter dankt de secretaris voor de voorbereidngen van deze vergadering middels een bos
bloemen.
12.
Rondvraag
De ereleden, met als woordvoerder Ger Moonen, nemen kort de gelegenheid te baat om de leden
toe te spreken. Namens beiden uit Ger zijn complimenten aan het bestuur en wenst hij de nieuwe
bestuursleden veel succes. Hij verwelkomt Charlotte in de lijst van oud-voorzitters.
13. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering om 19.20 uur.