Handreiking - Aanbevelingen mobiel werken

– Concept -
Aanbevelingen Mobiel werken
Het mobiel werken heeft een toegevoegde waarde voor iedere JGZ-medewerker die op
locatie werkt. Het overal in een digitaal dossier kunnen werken is voor hen efficiënter en
effectiever. Relevante informatie wordt direct verwerkt waardoor het risico op foutieve of
niet complete informatiedeling aanzienlijk kleiner is en de JGZ-medewerker heeft overal
toegang tot informatie. Het DD JGZ is hierdoor altijd actueel.
Een JGZ-organisatie die haar medewerkers volledig mobiel wil laten werken biedt hen de
juiste faciliteiten. De medewerkers worden daarom zowel organisatorisch (trainingen en
opleiding) als technisch (notebook en infrastructuur) volledig in staat gesteld om het werk
zo goed mogelijk uit te voeren. Dit vereist een inspanning en investering van de JGZorganisatie. Figuur 1 geeft schematisch weer hoe de aanbevelingen zijn opgebouwd.
Hoofdthema’s aanbevelingen
Afspraken maken met derden over
gebruik netwerk
Opleiden en begeleiden van
medewerkers
Aanschaffen van hardware en
data-abonnement
Figuur 1: Hoofdthema's aanbevelingen Mobiel werken
In de ideale situatie heeft de JGZ-medewerker een continue online verbinding met het
DD JGZ via het landelijke draadloze UMTS/HSDPA/HSUPA netwerk. In de praktijk blijkt
helaas dat de landelijke dekking voor het te gebruiken draadloos dataverkeer momenteel
niet toereikend is om een continue verbinding via dit netwerk tot stand te brengen. Mede
hierdoor bestaat de wens voor het vinden van alternatieven naast de continue verbinding
via het UMTS/HSDPA/HSUPA netwerk.
Afspraken maken met derden over netwerkgebruik
Het online werken op het netwerk van derden is een goed alternatief wanneer er geen
verbinding is met het landelijke draadloze netwerk. Vanwege met name de kwaliteitseisen
die het landelijke DD JGZ en de applicatie stellen aan het netwerk en de beveiliging behoeft deze manier van werken wel aandacht. Deze eisen zijn voor de beveiliging zijn terug
te vinden in het GBZ en de NEN7510 normen (zie factsheet informatiebeveiliging) en voor
de netwerkeisen bij de applicatieleverancier. Het is noodzakelijk dat de JGZ-organisatie
duidelijke afspraken maakt met derden over het gebruik en de kwaliteit - denk hierbij aan
scholen en consultatiebureaus. Het is van belang dat zij inventariseren of deze organisaties
qua netwerk voldoen aan de eisen en of zij bereid zijn om de JGZ-medewerker te faciliteren en ondersteunen in het mobiel werken via hun netwerk. Op deze manier is er toch een
directe verbinding met het DD JGZ en kan er alsnog volledig – op een ideale manier – mobiel gewerkt worden.
www.ddjgz.nl
Mocht dit niet mogelijk zijn dat bestaat er een alternatief om offline te werken en later te
synchroniseren met het DD JGZ. Hier moet de applicatie toe in staat zijn wat inhoudt dat
deze eisen bij de leverancier moeten worden neergelegd. Wanneer de applicatie hieraan
voldoet kan er met dit alternatief op een prettige manier mobiel gewerkt worden. En is
het gebruik van het netwerk van derden niet noodzakelijk.
Faciliteiten voor mobiel werken
Om mobiel te kunnen werken moeten de JGZ-medewerkers voldoende uitgerust zijn met
de juiste faciliteiten. Er moet hardware worden aangeschaft – technisch - en medewerkers
moeten uitgerust worden met de juiste kennis en kunde - organisatorisch.
Opleiden en begeleiden van medewerkers
Naast de faciliteiten die de JGZ-medewerker geboden wordt, moet de medewerker ook
met de juiste vaardigheden worden uitgerust. Het mobiel werken vraagt namelijk meer
van de technische vaardigheden van de JGZ-medewerker dan voorheen. Daarnaast moet de
medewerker zich bewust zijn van de extra prioriteit die informatiebeveiliging krijgt door
het altijd mobiel kunnen werken. Het is aan te raden trainingen op te zetten voor het
gebruik van het DD JGZ om de medewerker bewust te maken van informatiebeveiliging en
te ondersteunen bij het ontwikkelen van vaardigheden rondom de techniek en het mobiel
werken in de praktijk.
Aanschaffen van hardware
Het steeds populairder wordende mobiel werken zorgt voor een grote markt van aanbieders. Zowel op het gebied van mobiele computers als mobiele data-abonnementen bestaat
een grote keus. Om flexibel te kunnen werken is een handzame notebook – of netbook met mogelijkheden om via het landelijke draadloze netwerk te werken en beschikt over
WiFi ideaal. Op deze manier heeft de JGZ-medewerker alle mogelijkheden tot zijn/haar
beschikking om mobiel te werken en is er tevens sprake van een hoge mobiliteit. Dit betekent echter dat JGZ-organisaties een investering moeten doen in:
Mobiele computer
Het gebruik van een notebook (ter grote van 14” a 15”) of netbook (ter grote van 12” a
13”) is functioneel door het normale formaat toetsenbord. De netbooks zijn handzamer
dan de notebooks maar zijn qua processorsnelheid en intern geheugen minder ontwikkeld.
Hardware voor toegang tot internet
Voor het gebruik van het landelijke UMTS/HSDPA/HSUPA netwerk moet de netbook voorzien zijn van een USB dongel, expresscard- of PCMCIA-kaart die toegang geeft tot het
landelijke netwerk. Prettige bijkomstigheid is dat bij het afsluiten van een mobiel dataabonnement de benodigde extra hardware (dongel/expresscard/PCMCIA-kaart) vrijwel
altijd – gratis – meegeleverd wordt.
Tabel 1: Kostenindicatie hardware voor toegang tot mobiele netwerk
Onderdeel
Notebook 15”
Netbook 12”
Toelichting
Hardware om mobiel te kunnen werken
Eenmalige kosten
€ 675,€ 300,-
Hardware voor toegang tot internet (vrijwel
altijd gratis bij het abonnement)
€ 0,-
Software/Applicatie
Afhankelijk van pakket
NVT
Handzame mobiele koffer/tas
Voor vervoer van hardware
€ 40,-
Dongel
27-8-2009
2
Data-abonnement voor toegang tot draadloze UMTS/HSDPA/HSUPA netwerk
In combinatie met het gebruik van een notebook/netbook raden wij aan om een mobiel
data-abonnement van één van de grote operators te kiezen. Het gaat hier dan om de HSDPA/HSUPA abonnementen van KPN, Vodafone of T-Mobile. De kosten voor een mobiel dataabonnement zijn per jaar - per stuk - ongeveer tussen de € 500,- a € 600,-. Hier houden wij
geen rekening met inkoopvoordelen door het afsluiten van meerdere abonnementen. Bij
dit abonnement is sprake van een maximale databundel. Afhankelijk van de eisen van de
applicatie moet bepaald worden welke databundel noodzakelijk is. Ook is het belangrijk in
kaart te brengen hoeveel gebruik er wordt gemaakt per aansluiting. Delen de medewerkers
een laptop en/of abonnement of heeft iedere medewerker zijn eigen faciliteiten. Mocht
uiteindelijk blijken dat een lagere databundel mogelijk is, dan nemen de kosten aanzienlijk af.
In onze kostenindicatie gaan wij uit van een KPN zakelijk abonnement en een Vodafone
zakelijk abonnement (beide met een datalimiet van 2,5GB per maand). De kwaliteit van de
netwerken lopen niet ver uiteen waardoor het in de praktijk qua netwerkverbinding niet
uit maakt welke provider wordt gekozen.
Tabel 2: Kostenindicatie jaarabonnement voor toegang tot mobiele netwerk per aansluiting (zonder inkoopvoordeel)
Onderdeel
Optie 1: KPN Snel Mobiel
Internet PRO (7200KBps
downstream)
Optie 2: Vodafone Nationaal
Super
Vast
(2000KBps downstream)
Toelichting
Jaarlijkse kosten
Abonnement voor het gebruik van het
mobiele internet
€ 605,04
Abonnement voor het gebruik van het
mobiele internet
€ 503,64
Conclusie
Om mobiel te werken is de beschikbaarheid van een mobiele computer (netbook) noodzakelijk. Daarnaast wil de JGZ-medewerker te allen tijde kunnen beschikken over de informatie in het DD JGZ. Hiervoor is een beveiligde verbinding in eerste instantie noodzakelijk.
Om continu de mogelijkheid te hebben online te werken met het DD JGZ raden wij de JGZorganisaties aan om een mobiel data-abonnement te nemen en daarnaast om goede afspraken te maken met derden over het eventueel gebruik van hun netwerk – rekende houden met de verschillende eisen. Om de JGZ-medewerkers ook daadwerkelijk te faciliteren
in het mobiel werken moeten zij begeleid worden in het ‘nieuwe werken’. Hiervoor kan de
organisatie trainingen geven die gericht zijn op de vaardigheden en daarnaast ook op de
risico’s die mobiel werken met zich meebrengen wat betreft privacy en informatiebeveiliging.
27-8-2009
3