Locatie: nieuw paviljoen (okando) in de Japanse Tuin

Voorwaarden voor concessie voor pop-up restaurant Japanse
Tuin:
De Stad Hasselt wil een concessie geven voor een pop-up restaurant in de Japanse Tuin. Deze
concessie wordt gegeven voor de duur van 4 tot en met 26 maart aan een ondernemer die het
recht krijgt om op deze locatie en voor deze duur een pop-up restaurant op eigen initiatief en
voor eigen rekening en risico uit te baten.
Onderhavige procedure wordt gevoerd met toepassing van de beginselen van behoorlijk bestuur,
transparantie, eerlijke mededinging en gelijkheid, maar de reglementering inzake
overheidsopdrachten is NIET van toepassing. De deelnemers aanvaarden door het indienen van hun
voorstel onvoorwaardelijk de inhoud van deze voorwaarden en de correctheid van de gevolgde
procedure.
Waarom? : In het kader van 25 jaar Japanse Tuin organiseert de Stad Hasselt het ‘Yokoso Festival’.
Dit begint al op 4 maart. In 2016 (opening Tuin 11 maart) hebben we gemerkt dat er minder bezoekers
naar de Japanse Tuin komen omdat het nog vroeg in het seizoen is. Daarom willen we een eyecatcher die ook in de maand maart extra bezoekers trekt. Hierbij dachten we aan een pop-up
restaurant, omdat in de nabije omgeving van de Japanse Tuin weinig eet- en drinkgelegenheid te
vinden is.
Datum: open voor publiek 4 tot en met 26 maart; maandagen gesloten (20 openingsdagen); opbouw
kan gebeuren vanaf 13 februari 2017 en moet op 2 maart klaar zijn; afbouw moet gebeuren tussen
zondag 26 maart 2017 vanaf 17u tot dinsdag 28 maart 2017 ten laatste 9.55u.
Locatie: nieuw paviljoen (okando) in de Japanse Tuin
Beschrijving okando en omgeving:
-
-
-
Capaciteit: maximum 49 personen binnen (advies brandweer), gezeten capaciteit kan minder
zijn afhankelijk van de schikking van tafels en stoelen
Voorzien van elektriciteit, licht, water, aanwezige tafels en stoelen.
Kleine keuken aanwezig: elektrisch fornuis met 4 vuren, koelkast, kasten, wasbak, klein
tafelblad, afwasmachine (niet professioneel!), kan eventueel tafel ingezet worden als extra
werkblad
Servies (borden) worden gemaakt door de Stedelijke Academie voor Schone Kunsten in
Hasselt
Bij mooi weer is het mogelijk om ook de nabije omgeving van de okando te gebruiken als
terras (gedeelte ‘pergola’ met banken en tafels, overdekt gedeelte naast toiletten en tot 7
meter richting vijiver), capaciteit: 88 personen
Toiletten in apart gebouw: 2 urinoirs, 3 toiletten (waarvan 1 gehandicaptentoilet), 1 wasbak.
Deze worden onderhouden en gepoetst door de Stad Hasselt.
Indien de keuken te klein is, kunnen de ondernemers van het restaurant zelf een externe keuken
voorzien die dicht bij de okando geplaatst kan worden.
Openingsuren restaurant:
-
Maandag gesloten
Dinsdag tot zondag: 10u-17u
Vrijdag en zaterdag ook nog extra van 18u tot 22u (enkel op reservatie)
Voorwaarden en concept:
De concessiehouder moet er zich rekenschap van geven dat de concessie onvermijdelijk afstraalt op
de Japanse Tuin en de Stad en daardoor zijn ook een aantal voorwaarden belangrijk:
-
-
-
-
-
-
-
Alle opbrengsten, rechtstreeks gelinkt aan het pop-up restaurant, zijn voor de ondernemers
van het pop-up restaurant. Gasten betalen wel de voor hen geldende inkom aan de Stad
Hasselt bij het binnenkomen in de Tuin (ook bij avondreservaties).
Westers eten met een Japanse toets
Ontbijt (zonder reservatie)
Lunch van losse gerechten, maar er wordt ook een menu voorzien (kan met en zonder
reservatie)
Avondmenu 3 of 4-gangen (enkel vrijdag en zaterdag, enkel op reservatie)
Take-away koffie is mogelijk, maar geen frisdranken of andere dranken/eten als take-away
Op een nog af te spreken datum voor de officiële opening van 4 maart, voorzien de
ondernemers van het pop-up restaurant een gratis lunch voor 30 personen voor promotionele
doeleinden (pers en VIP’s)
Opening: 4 maart
o 10u-12u: opening op uitnodiging  is het bij jullie mogelijk om hierbij catering te
voorzien?
o Vanaf 12u: open voor grote publiek, echte start pop-up restaurant
2 ‘speciale’ dagen:
o 14 maart, dinsdag: “White Day” (equivalent van Valentijnsdag, waarbij in Japan iets
wit wordt gegeven aan jongens/mannen)
 Hierbij zouden de ondernemers een leuk thema kunnen voorzien
(bijvoorbeeld alles in het wit, een klein wit geschenkje voor klanten, …)
o 21 maart, dinsdag: “Lenteviering” (concept/menu rond lente opstellen)
Als onderzoek naar de haalbaarheid van gelijkaardige initiatieven in de toekomst, laten de
ondernemers van het pop-up restaurant aan de coördinator van de Japanse Tuin weten
hoeveel personen per dag kwamen ontbijten, lunchen en dineren.
Als muziek gespeeld wordt (ook achtergrondmuziek) in het paviljoen, neemt de ondernemer
het op zich om dit zelf met Sabam te regelen.
Er moet gestreefd worden naar maximale inzameling van afval.
Ondernemers zijn verantwoordelijk voor de inkleding en decoratie van de okando volgens hun
uitgedachte concept. Er mogen geen nagels in de wanden geslagen worden, noch andere
aanpassingen die in het hout
Ondernemers zijn verantwoordelijk voor het poetsen en onderhouden van de okando
gedurende de openingsperiode van het pop-up restaurant en op- en afbouw.
Communicatie:
-
-
Communicatie mag natuurlijk ook via de eigen kanalen van de ondernemer van het pop-up
restaurant. In deze communicatie moet wel steeds vermeld worden dat dit in samenwerking is
met de Japanse Tuin, Stad Hasselt. Ook het ‘Yokoso Festival – 25 jaar Japanse Tuin’ moet
hierbij vermeld worden.
Stad Hasselt voorziet communicatie via website, Facebook, UiTinHasselt, posters en flyers
(ook druk en layout van deze laatste twee). Er zal ook vanuit de Stad pers op de hoogte
worden gebracht en persberichten worden uitgestuurd.
Vergunningen/verzekeringen:
-
-
Horecavergunning, melding/vergunning bij het Voedselagentschap en alle andere wettelijke
vereisten verbonden aan deze horeca-uitbating wordt in orde gebracht door de ondernemers
van het pop-up restaurant.
De ondernemer zorgt voor de nodige verzekeringen, verbonden aan een veilige uitbating. De
Stad Hasselt zorgt voor de brandverzekering voor de Okando.
Schadevergoeding:
-
-
Het risico van de uitbating ligt volledig bij de ondernemers van het pop-up restaurant. Zij
kunnen de Stad achteraf geen schadevergoeding vragen als de resultaten zouden
tegenvallen, vb. door te weinig bezoekers.
Als om één of andere reden de okando niet bruikbaar is voor uitbating (vb. elektriciteitspanne,
overstroming, …), is de Stad Hasselt geen schadevergoeding verschuldigd aan de uitbaters
van het pop-up restaurant.
Uitsluitingsgronden m.b.t. persoonlijke situatie van de ondernemers:
Door het enkele feit van in te schrijven verklaart de ondernemer zich niet in een van volgende
toestanden te bevinden:
-
Het verkeren in staat van faillissement of vereffening;
Aangifte van faillissement gedaan te hebben of het voorwerp uitmaken van een procedure van
vereffening of gerechtelijk akkoord;
Veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast;
Bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan;
Niet in orde zijn met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen;
Niet in orde zijn met de betaling van belastingen;
Zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze
inlichtingen.
Een ondernemer die zich in één van bovenvermelde situaties bevindt, kan in elk stadium van de
procedure worden uitgesloten door de Stad Hasselt. De ondernemers verstrekken passende bewijzen
(attesten, …) op eerste schriftelijk verzoek.
Wat vragen wij van de ondernemers in hun voorstel?
-
-
Voorstel van ontbijt, 3 lunchgerechten en een avondmenu + de kostprijs daarvan.
Referenties van andere projecten.
Indien een deelnemer beroep doet op derde partijen (onderaannemers, …), vermeldt hij in zijn
voorstel welk gedeelte hij voornemens is door derden te laten uitvoeren en welke derden
(onderaannemers, …) dit zijn.
Of al dan niet een financiële vergoeding zal worden voorzien voor het recht op deze uitbating.
Zo ja, welke vergoeding?
Er is een mogelijkheid om de locatie te bezoeken na een afspraak te hebben gemaakt met de
coördinator van de Japanse Tuin (via [email protected] of 0473 65 12 07).
Voorstellen moeten ten laatste op 13 januari voor 12u ‘s middags doorgestuurd worden naar
[email protected] .
Gunningscriteria:
-
Originaliteit van de voorgestelde gerechten in de manier waarop Westerse gerechten een
Japanse tint krijgen.
Prijs van de voorgestelde gerechten.
Aangebrachte referenties, waarbij ook gekeken wordt naar opgedane ervaring met pop-up
restaurants.
Bestaan van een financiële vergoeding te betalen aan de Stad voor het recht op uitbating en
de omvang daarvan.
Vervolg:
Er zal met de uitverkoren kandidaat een concessieovereenkomst worden afgesloten waarin o.a.
bovenstaande voorwaarden zullen worden opgenomen, aangevuld met specifieke bepalingen,
afhankelijk van het voorstel van de uitverkoren kandidaat.