Toonaangevend verhuurbedrijf Huurland bespaart dagelijks 2 uur

Toonaangevend verhuurbedrijf Huurland bespaart
dagelijks 2 uur bij financiële administratie
Het verhuurbedrijf Huurland kende de voorbije jaren een indrukwekkende groei. Met 25,000
klanten, 32,000 facturen en 50,000 kassaverrichtingen per jaar, is de ondersteuning door
professionele bedrijfssoftware onontbeerlijk voor het ambitieuze familiebedrijf. Als opvolger voor
het oude Cubic-boekhoudpakket, opteerde Huurland enkele jaren geleden voor een vaste waarde:
Sage BOB 50. Ook al beschikte het verhuurbedrijf reeds over een gespecialiseerd pakket voor
facturatie en artikelbeheer, toch bleek de investering in het nieuw boekhoudpakket te resulteren in
een extra tijdwinst van twee uur per dag bij de administratieve opvolging.
Het familiebedrijf Huurland bstaat sinds 1973 en richt
zich, met 9 filialen, op de verhuur van machines aan de
industrie, de bouwsector en aan particulieren,
voornamelijk in Oost- en West-Vlaanderen. Nadat de
tweede generatie het roer overnam in 2007, kende het
verhuurbedrijf een indrukwekkende expansie. Huurland
kan vandaag rekenen op niet minder dan 25,000
klanten, en het werknemersbestand verdubbelde op vijf
jaar tijd tot 40 medewerkers.
Pascal Ameloot, zaakvoerder bij Huurland: “De cijfers
liegen er niet om: Huurland maakt maar liefst 32,000
verkoopfacturen per jaar - 12,000 meer dan in 2007 !”
Als verhuurbedrijf gaat Huurland op een aparte manier
te werk bij de verwerking van financiële verrichtingen.
De klant betaalt immers bij het afsluiten van een
huurcontract een borgsom - die vaak cash of via
bankcontact wordt voldaan. Pas na het terugbrengen
van de machine wordt deze som, met aftrek van het
vereiste huurbedrag, terugbetaald of teruggestort.
“40% meer facturen financieel verwerken
en tegelijk twee uur tijd per dag uitsparen:
je moet het maar doen. We zijn in de
wolken met onze keuze voor Sage BOB
50.”
Gino Huysman, financieel verantwoordelijke,
Huurland
Naadloos geïntegreerde bedrijfstoepassingen
Om de processen in goede banen te leiden, rekent
Huurland op drie belangrijke softwaretoepassingen. Een
gespecialiseerd pakket voor de verhuursector wordt
ingezet voor het artikelbeheer, verhuur en planning,
facturatie en kassabeheer. Daarnaast maakt Huurland
gebruik van de ebanking toepassing Isabel 6 voor het
verwerken van betalingen via overschrijvingen en
betaalterminals.
Een derde pijler vormt de boekhoudsoftware Sage Bob
50, die vandaag naadloos met het verhuurpakket én met
Isabel 6 geïntegreerd is.
“Wij kozen reeds in 2007 voor Sage BOB 50 als
boekhoudpakket. Onze welbekende Cubic-toepassing
was aan vervanging toe, en Sage BOB 50 leek ons een
modern en bijzonder gebruiksvriendelijk pakket als
opvolger voor Cubic”, vertelt Gino Huysman, financieel
verantwoordelijke bij Huurland.
“Wij hebben het geluk te kunnen rekenen op de ervaring met financiële problematiek bij
onze Sage-partner Intercare. Telkens zich een probleem voordoet, lossen zij het ook snel
op.”
Pascal Ameloot, zaakvoerder, Huurland
50,000 kassaverrichtingen
verwerken
per
jaar
efficiënt
Huurland verwerkt dagelijks honderden betalingen
afkomstig van 9 kassa’s, waarbij iedere kassa uitgerust
is met 1 of 2 betaalterminals. Zo loopt het aantal
kassaverrichtingen bij Huurland op tot 50,000 per jaar.
Daarnaast beschikt het verhuurbedrijf over een Web
shop: binnen de bedrijfstoepassing is deze opgezet als
een extra, virtuele, kassa als aanvulling op de 9 kassa’s
in de filialen.
Op het einde van iedere werkdag worden de
verrichtingen van iedere kassa automatisch doorgeboekt
naar het boekhoudpakket Sage BOB 50. Meestal gaat
het om de waarborgsommen die bij iedere verhuur
vereist zijn, en waarvan een deel, bij de teruggave van
de machine, achteraf moet gecrediteerd worden aan de
klant.
Koppeling met Isabel 6
Omdat Sage BOB 50 via de Isabel Go-module naadloos
gekoppeld is met Isabel 6, kunnen betalingen die via
één van de betaalterminals gebeurd zijn, automatisch
doorgesluisd worden naar een wachtrekening in Sage
BOB 50.
Vroeger moesten alle betalingen via betaalterminals,
manueel gekoppeld worden aan een specifieke rekening
in Sage BOB 50 - een bijzonder tijdrovende job.
Vandaag verloopt het proces volledig automatisch
dankzij een script die Sage-partner Intercare speciaal
voor Huurland geschreven heeft.
OGM-nummer voor snellere
verwerking van betalingen
en
foutenvrije
Sinds 2011 zijn ook alle verkoopfacturen bij Huurland
voorzien van een OGM-nummer. Telkens het
facturatiepakket een nieuwe factuur creëert, wordt het
OGM-nummer automatisch mee naar Sage BOB 50
gestuurd.
Eenmaal de betaling geregistreerd, zal die, samen met
het OGM-nummer, automatisch in Sage BOB 50
geïmporteerd worden én gekoppeld worden aan de
juiste klant en verkoopfactuur. Dat werkt niet alleen
sneller, maar vermindert ook drastisch de kans op fouten
bij het afpunten.
2 uur per dag uitsparen
“32,000 facturen per jaar verwerken is niet niks. De
administratieve opvolging van facturen stelde ons voor
een keuze: ofwel iemand extra aanwerven, ofwel
investeren in een softwaretoepassing als Sage BOB 50.
We hebben voor het laatste gekozen en vandaag sparen
we twee uur uit aan administratie”, aldus Gino Huysman.
Real-time zicht op financiële situatie van filialen
De analytische boekhoudmodule in Sage BOB 50, laat
Huurland toe om de rentabiliteit van ieder filiaal van dag
tot dag op te volgen. De aankopen van materialen en
overheadkosten kunnen bij het inboeken meteen correct
verdeeld worden over de negen filialen.
V.l.n.r. Gino Huysman (Huurland), Olivier Mestdagh (Intercare)
en Pascal Ameloot (Huurland)
“40% meer facturen financieel verwerken en tegelijk twee
uur tijd per dag uitsparen: je moet het maar doen. We
zijn in de wolken met onze keuze voor Sage BOB 50, en
willen in de toekomst onze processen nog meer op
klantniveau aansturen: denk maar aan de mogelijkheid
Het resultaat: “Met enkele muiskliks heb ik echt inzicht in om met Sage BOB-cash een aanmaning via email te
de financiële situatie van ieder filiaal; iets wat vroeger sturen en te koppelen aan het klantendossier”, besluit
heel wat meer tijd vergde”, aldus Pascal Ameloot.
Gino Huysman.
Klantgericht werken
Huurland kijkt voortdurend uit naar opportuniteiten om te
groeien. Niet alleen een betrouwbaar boekhoudpakket,
maar ook een competente softwarepartner is volgens
Pascal Ameloot een belangrijke sleutel tot succesvolle
groei: “Om ons daarin te ondersteunen, hebben wij het
geluk te kunnen rekenen op de ervaring met financiële
problematiek bij onze Sage-partner Intercare. Telkens zich
een probleem voordoet, lossen zij het ook snel op.”
Huurland blijft echter niet op z’n lauweren rusten en
onderzoekt vandaag hoe het de BOB-cash module kan
inzetten om de betalingsopvolging nog vlotter te laten
verlopen.
Al 25 jaar reikt Intercare Belgische bedrijven de laatste technologieën aan als one-stop-shop in ICT producten en software.
De open en eerlijke communicatie, de goede service en snelle levering zijn de hoofdredenen waarom de klanten trouw
blijven terugkomen. Geen 'wachten', geen 'excuses', geen 'gemaar’.
Telt uw organisatie minder dan 100 gebruikers? Dan is het bijzonder interessant om Intercare in te schakelen als virtuele IT-afdeling:
sneller, beter, goedkoper. Intercare maakt met kennis van zaken en een enthousiast gekwalificeerd team medewerkers
een einde aan uw ICT-zorgen, zodat u zich opnieuw kunt focussen op uw kerntaken.
Intercare NV
www.intercare.be
Tel: 09 210 75 10