OVEREENKOMST VAN RESTITUTIE

OVEREENKOMST VOOR EEN BRUIKLEEN VAN ARCHIEFSTUKKEN
TUSSEN:
De gemeente [naam], [adres], vertegenwoordigd door het College van burgemeester
en schepenen m.n. [de heer/mevrouw naam], burgemeester, en [de heer/mevrouw
naam], secretaris, ondergetekende van eerste zijde, hierna genoemd de
bruikleengever,
OF De Vlaamse overheid, vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar, m.n. [de
heer/mevrouw naam], hierna genoemd de bruikleengever
EN:
[naam, voornaam en adres], ondergetekende van de tweede zijde, hierna genoemd
de bruikleennemer,
WORDT OVEREENGEKOMEN HETGEEN VOLGT:
Artikel 1: voorwerp van de overeenkomst
De bruikleengever geeft in bruikleen aan de bruikleennemer die aanvaardt, de archiefstukken
zoals gespecificeerd:
[beschrijving van de archiefstukken zoals beschreven in de inventaris]
De archiefstukken worden uitgeleend met het oog op [reden van bruikleen].
Artikel 2: duur van de overeenkomst
De archiefstukken worden voor een bepaalde duur uitgeleend, namelijk [van - tot-].
Partijen kunnen overeenkomen deze termijn te verlengen. Een dergelijk akkoord moet
schriftelijk vastgelegd worden.
Artikel 3: lijst en staat van de archiefstukken
In de bijlage van deze overeenkomst wordt een lijst gehecht waarin de archiefstukken zijn
opgenomen die het voorwerp uitmaken van onderhavige overeenkomst, met vermelding van
hun auteur, titel of omschrijving, afmetingen, inventarisnummer, waarde, beschrijving van de
staat. Deze lijst maakt integraal deel uit van deze overeenkomst en kan enkel worden
gewijzigd mits schriftelijk akkoord van elk der partijen.
De archiefstukken worden in goede staat aan de lener ter beschikking gesteld. De
omschrijving van de staat kan worden toegevoegd aan de lijst van de archiefstukken.
Artikel 4: locatie van de archiefstukken
De in bruikleen gegeven archiefstukken zullen worden tentoongesteld of worden bewaard op
de voormelde locatie, namelijk in het gebouw, gelegen [adres] en meer bepaald in
[beschrijving of opsomming van de lokalen]. Het gebouw is in goede staat.
Indien de stukken worden gebruikt voor een tentoonstelling, verklaart de lener dat de
voormelde ruimten toegankelijk zijn voor het publiek, namelijk [van.. tot..].
Artikel 5: Transport en levering van de archiefstukken
De lener is verantwoordelijk voor het transport van de in bruikleen gegeven archiefstukken
naar het gebouw van de lener en draagt de kosten hiervan. De uitlener dient hieraan vooraf
zijn akkoord te verlenen en behoudt zich het recht voor om controle uit te oefenen.
Artikel 6 – plaatsen van de archiefstukken
Eens de archiefstukken zijn geplaatst, mogen zij enkel worden verplaatst mits toestemming
vanwege de uitlener.
De uitlener behoudt zich het recht voor om controle uit te oefenen op zowel het plaatsen van
de archiefstukken na levering als op de staat. Partijen maken hierover onderling afspraken op
welke wijze en tijdstip deze controle kan worden uitgevoerd.
Artikel 7 – bewaring, bewaking en onderhoud
De lener is verantwoordelijk voor de bewaring, de bewaking en het onderhoud van de in
bruikleen gegeven archiefstukken.
De uitlener, of één van haar aangestelden, is gerechtigd de in bruikleen gegeven
archiefstukken te bezichtigen en te controleren.
Artikel 8 – verzekeringen
De lener verbindt zich bij een tentoonstelling ertoe de in de sector gebruikelijke verzekering
“alle risico’s” van nagel tot nagel af te sluiten voor de waarde van de archiefstukken zoals
geschat in de bijlage bij onderhavige overeenkomst.
Artikel 9 – beschadigingen
Indien de lener beschadigingen vaststelt aan een in bruikleen gegeven archiefstukken, zal hij
deze beschadigingen onmiddellijk schriftelijk aan de uitlener melden.
De vastgestelde beschadigingen worden door de uitlener gecontroleerd.
Zij worden vermeld op een apart formulier, waarvan een exemplaar aan deze overeenkomst
wordt gehecht en ondertekend door beide partijen met vermelding van datum en plaats van
ondertekening.
De lener is aansprakelijk voor de schade aan de archiefstukken, veroorzaakt gedurende de
periode dat hij de archiefstukken in bruikleen heeft genomen tot de dag waarop de
archiefstukken terug aan de uitlener wordt ter beschikking gesteld.
Artikel 10 – staat van de archiefstukken bij teruggave
Nadat het terugtransport plaatsgevonden heeft, maken beide partijen samen een staat op van
de in bruikleen gegeven archiefstukken. Deze staat bij teruggave wordt vermeld op een apart
formulier, waarvan een exemplaar aan deze overeenkomst wordt gehecht, en wordt
ondertekend door beide partijen met vermelding van datum en plaats van ondertekening.
Artikel 11 – publicatie
Indien de in bijlage beschreven archiefstukken worden opgenomen in een publicatie
(bijvoorbeeld bij een tentoonstelling) dienen de correcte omschrijvingen te worden gebruikt
volgens de lijst in de bijlage en dient de uitlener van deze publicatie een exemplaar te
ontvangen.
Aldus opgemaakt te [stad/gemeente], op [datum], in twee exemplaren, waarvan elke partij verklaart
één te hebben ontvangen.
Voor de gemeente
[naam]
Secretaris
OF
[naam]
Leidend ambtenaar
[naam]
Burgemeester
[naam bruikleennemer]
STAAT VAN IN BRUIKLEEN GEGEVEN GOEDEREN BIJ
TERUGGAVE
De uitlener, ……………………………………………………………….(naam en adres), verklaart de
volgende werken:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………….
in volgende conditie te hebben ontvangen:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………….
Aldus opgemaakt te ………………………………………………, in dubbel, op …………………………,
iedere partij erkennende één exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de uitlener:
Voor de lener:
BESCHADIGINGEN AAN IN BRUIKLEEN GEGEVEN
GOEDEREN
Partijen stellen aan volgende werken:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………….
volgende beschadigingen vast:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………….
Aldus opgemaakt te ………………………………………………, in dubbel, op …………………………,
iedere partij erkennende één exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de uitlener:
Voor de lener:
………………………………………
………………………………….