Aandachtspunten organisatie 18-jarigen fuif - Meeuwen
advertisement
Aandachtspunten organiseren 18-jarigenfuif De Locatie - Bespreek tijdig! Vraag even na of op je gekozen datum geen grote fuiven al ergens anders gepland zijn! - Contract opstellen, ondertekening door meerderjarige verantwoordelijke - Zorg dat er duidelijke afspraken zijn met de uitbater/beheerder van de zaal. - Deel niet teveel kaarten uit! Beperk het aantal personen en hou rekening met het maximum aantal personen dat in je zaal mag. Licht en geluid - Bespreek tijdig! - Contract opstellen, ondertekenen door meerderjarige verantwoordelijke - Maak duidelijke afspraken (aanvangsuur van opbouwen, meerkost na 01.00 uur, eten wel of niet inbegrepen) - Spreek op een aantal fuiven de DJ’s aan en informeer naar prijzen. - Opgelet: je dient als organisator de reglementering van de geluidsnormen te hanteren! Maak goede afspraken met je DJ hierover. - Meer info: www.Ine.be/geluidsnormen Sabam en billijke vergoeding - Minimum 2 weken op voorhand aanvragen - Sabam kan je via mail of de telefoon aanvragen. Er zal een lijst gevraagd worden van de gespeelde werken. DJ‘s weten dit, maar je hoort er hen nog een keertje achter te vragen. Controleer tijdig of dit in orde is. - Prijs varieert van de grootte van de zaal en het aantal deelnemers - Billijke vergoeding hoeft niet aangevraagd te worden voor het Heem in Meeuwen en het Cultureelpunt te Gruitrode. Voor zalen van privé-uitbaters dien je dit bij de uitbater na te vragen. - Meer info: www.sabam.be en www.ikgebruikmuziek.be Toezicht – security - Een (goedkope) manier is je ouders te vragen! Zij zorgen op hun manier voor ‘sociale’ controle. Opgelet: zij mogen niet fouilleren of tussenkomen bij een vechtpartij! Start er in je zaal een vechtpartij? Onmiddellijk de lokale politie verwittigen! Licht je ouders ook in over hoe het er tegenwoordig op fuiven aan toe gaat (bv. muziek die gespeeld zal worden…) - Wil je ‘professionele’ security inschakelen? Hierbij dien je op te letten dat je een vergunde organisatie inschakelt (betrapt worden met niet-erkende mensen zorgt voor grote boetes). Hoe weet je of een organisatie vergund is? Vraag hun bewakingspasjes op, hier vind je ook hun vergunningsnummer op terug! Je kan op andere fuiven de security aanspreken om bv. prijzen op te vragen. De prijs voor security schommelt rond de 200 € voor een avond voor 2 personen. Een eventueel contract dient ook ondertekend te worden door een meerderjarige verantwoordelijke! - Meer info: www.fuifpunt.be Verzekering - Vooraleer een aanvraag voor openbare manifestatie in te vullen, moet je een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering (B.A.) hebben. Je verzekeringsagent kan je perfect vertellen wat dit allemaal inhoudt en waartegen je dan verzekerd bent. - Prijs voor deze verzekering: ongeveer 50 € - Vrijwilligersverzekering: via Jean Clerix (financiële dienst) kan je een vrijwilligersverzekering afsluiten (de provincie Limburg heeft een reglement betreffende het ondersteunen van het vrijwilligerswerk door het aanbieden van een verzekering). Aanmelding voor Openbare Manifestatie - Aanvraagformulier Openbare Manifestaties 18-jarigen fuif invullen (nachtvergunning zit in aanvraag OM ) ten laatste 2 maanden voor je fuif binnenbrengen - Afschrift van de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering bijvoegen - Moet ondertekend zijn door een meerderjarige - Vul de lijst van deelnemende 18-jarigen in, ze zijn mede verantwoordelijk! - Vul de lijst meewerkende ouders in. - Tapvergunning: hoef je niet aan te vragen, gezien een 18-jarigenfuif enkel toestemming krijgt om bier en wijn te schenken en niet voor cocktails of sterke drank. - Meer info: Dienst Vrije Tijd, evenementen, Dorpsstraat 44, 3670 Meeuwen-Gruitrode, 011 79 01 70, [email protected] Drank - Kan er iemand tonnen aansluiten? Zijn er een aantal personen die goed kunnen tappen? Schakel hierbij ook ouders in! - De drank is de grootste kost van je fuif (ong. 1000 à 1500 €), maar moet pas achteraf betaald worden. - Maak duidelijke afspraken met de drankverantwoordelijke van de zaal: leveren en eventueel bijleveren van drank, ophalen van leeggoed, begin- en eindstock maken… - Vergeet niet om bekertjes te bestellen of te laten leveren! - Beperk het aantal drankbonnen dat je gratis weggeeft! Een 18-jarigenfuif heeft niet als doel grote winsten te maken, het is een feest om je vrienden en vriendinnen op uit te nodigen en samen te feesten ter gelegenheid van je (aankomende) verjaardag! Hulp in de zaal - Schakel zoveel mogelijk ouders in! Op deze manier kan je zelf zoveel mogelijk van je fuif genieten… Personen die jullie komen helpen op de fuif kan je verzekeren via de gratis verzekering voor vrijwilligers (opgelet: tijdig aanvragen!) - Maak duidelijke afspraken met je helpers over wat ze moeten doen en wat zij wel/niet mogen doen… dit om misverstanden te voorkomen - Stel een overzichtelijke uurregeling op zodat iedereen weet wanneer ze waar verwacht worden om te helpen! Geldzaken - Het is aangeraden op naam van je groep een bankrekening te openen, waarmee de betalingen en ontvangsten gedaan kunnen worden. - Zorg steeds dat je met meerderen een volmacht hebt over deze rekening! Schakel hierbij ook de hulp in van ouders! Je dient meerderjarig te zijn om een rekening af te sluiten… - Doe geldzaken dus altijd met minstens 2 personen, eventueel onder het toezicht van een ouder! - Sponsoring zoeken wordt ieder jaar moeilijker! Probeer creatief naar alternatieven te zoeken bv. auto’s wassen, wafels verkopen, sponsoring in de vorm van t-shirts, drukwerken, kaarten…(aanvraag openbare manifestatie kan nodig zijn) Gouden regeltjes - Lees bij het afsluiten van contracten ook steeds de kleine lettertjes - Doe vooraf inspectie van de zaal - Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers: dokter van wacht, brandweer, apotheker van wacht, politie, uitbater van de zaal, drankenhal, ouders van de deelnemende 18-jarigen… - Kaarten, t-shirts en bonnen kan je ook zelf maken en/of drukken - Denk aan deze kleine zaken die belangrijk zijn op de avond zelf: stempel, geldkistje, vestiaire, eventueel een doos om geld in te verzamelen… Zorg dat er duidelijke afspraken zijn binnen je 18-jarigengroep over wie welke taken op zich neemt. Werk daarom met een bestuursgroep die de gehele groep op de hoogte houdt! Betrek je ouders in het hele organiseren en de avond zelf! Leg tussenin een soort ouderavond vast waarop je je ouders op de hoogte brengt wat er gaat gebeuren en geregeld is. Op een fuif moeten er ook nuchtere mensen zijn! Bij het organiseren en fuiven zal je veel plezier beleven. Zorg voor een knalfuif waar nog lang in positieve zin over gebabbeld kan worden! Veel fuifplezier! Heb je vragen? Je kan bij de volgende personen/diensten terecht voor meer informatie: - Zalen reserveren in culturele gebouwen: Monique Tielen, CC cultuurpunt, Phil Bosmansplein 1, 3670 Meeuwen-Gruitrode, 089 85 59 46, [email protected] - Aanvraag Openbare Manifestatie en reserveren van materialen: Dienst Vrije Tijd, evenementen, Dorpsstraat 44, 3670 Meeuwen-Gruitrode,011 79 01 70, [email protected] - Vrijwilligersverzekering: Jean Clerix, Financiële Dienst, Dorpsstraat 44, 3670 Meeuwen-Gruitode, 011 79 01 70, [email protected] - Algemene info/vragen over fuiven: Samenleven, Dorpsstraat 44, 3670 Meeuwen-Gruitrode, 011 79 01 70, [email protected]
