docx bestandFormulier voor de projectaanvraag van een nieuw

PROJECTVOORSTEL
Vitalink Vul hier de naam van uw project in
Naam van de auteur.
datum
Copyright.
1
TOELICHTING
1.1
Waarvoor dient dit formulier?
Met dit formulier kunt u zich kandidaat stellen voor de realisatie van een project om gezondheids- en welzijnsgegevens te delen via Vitalink. Ook
innovatieve projecten die willen bijdragen tot structurele vernieuwingen in de zorg en welzijn, en Vitalink hiervoor als een mogelijkheid zien, kunnen ook
een initiatief voorstellen.
U moet alle vragen beantwoorden en alle velden invullen. Als een bepaalde vraag of hoofdstuk in dit formulier niet van toepassing is, noteer dan naast de
vraag de vermelding ‘NVT’ en geef de reden op.
1.2
Wie vult dit formulier in?
De initiatiefnemer van het projectvoorstel, met een draagvlak bij alle betrokken actoren.
1.3
Aan wie bezorgt u dit formulier?
U stuurt dit formulier met bijlagen elektronisch door naar [email protected].
1.4
Hoe gaat het verder met uw aanvraag?
Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid voert een kwalitatieve controle (interne screening) uit van het projectvoorstel en formuleert een advies. In
samenspraak met de initiatiefnemer kunnen nog wijzigingen worden aangebracht. In aanwezigheid van de geïnteresseerde wordt het projectvoorstel
besproken op de Werkgroep ICT. De Werkgroep ICT kan een positieve of negatieve beslissing nemen, eventueel aangevuld met aandachts- en
verbeterpunten en opmerkingen. De Werkgroep ICT motiveert haar beslissing. Het Samenwerkingsplatform Eerstelijnsgezondheidszorg wordt
geïnformeerd over het projectvoorstel en de gemotiveerde beslissing van de Werkgroep ICT.
2 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
2
REFERENTIEKADER
2.1
Referentiekader
De initiatiefnemer moet een projectvoorstel indienen dat binnen een welomschreven context en termijn kan worden uitgevoerd. In het projectvoorstel
zal de projectindiener moeten erkennen dat hij hiervan op de hoogte is en dat zijn project binnen deze context en termijn kan worden uitgevoerd.
2.1.1
Algemene randvoorwaarden van het project
Kerngedachte Vitalink
Het voorgesteld project past binnen de kerngedachte van Vitalink.
Draagvlak van het project
Bij het indienen van een projectvoorstel realiseert de projectindiener het nodige draagvlak bij de betrokken actoren in het project. Mogelijke betrokken
actoren zijn: koepelorganisaties van zorg- en hulpverleners en voorzieningen(bv. voor de apothekers een persoon van het VAN), producenten van
software, vertegenwoordigers van patiëntenverenigingen en eventueel kennisinstellingen. Een overzicht van contactpersonen per koepelorganisatie is
terug te vinden op de website van Vitalink.
Richtlijnen i.v.m. communicatie
Het voorgestelde project respecteert de algemene richtlijnen over het gebruik van het logo en de communicatie van Vitalink.
Er is maar één merknaam: Vitalink, maar subprojecten mogen als dusdanig wel herkenbaar zijn. Dat kan door het gebruik van een subnaam, waarbij
ingespeeld wordt op de inhoud/het thema van het project. Een voorbeeld voor een eventueel project van Kind en Gezin, met het Kinddossier als case, kan
de Vitalink-Kinddossier zijn.
De richtlijnen omtrent het gebruik van het Vitalink-logo en huisstijl worden gerespecteerd. Die staan beschreven in de huisstijlgids. De huisstijlgids wordt
ter beschikking gesteld van de nieuwe initiatieven. Een eigen logo dat volledig losstaat van Vitalink kan niet, maar een gepersonaliseerd Vitalink-logo, op
maat van het initiatief, kan wel.
Het nieuwe initiatief staat zelf in voor eenduidige communicatie. Daarvoor stelt het een woordvoerder en communicatieverantwoordelijke aan. Die
persoon fungeert als uniek contactpunt voor de ‘centrale’ communicatieverantwoordelijke bij VAZG en koppelt waar relevant terug. Het initiatief stelt
een communicatieplan op en levert op vraag van VAZG de nodige input voor communicatiemiddelen (bv. website, nieuwsbrief).
3 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
2.1.2
Algemene randvoorwaarden om gegevens te delen via Vitalink
Via het Vitalink-platform kan uitsluitend gezondheids- en welzijnsinformatie1 worden gedeeld. Vitalink vertrekt vanuit een aantal principes om de privacy
te respecteren en te garanderen. Deze zijn:
1.
1.
2.
3.
4.
5.
2.1.3
Vercijferen van gegevens, end-to-end
De zorggebruiker (patiënt/cliënt) informeren en zijn toestemming registreren via een dienst van het eHealth-platform
Identificeren van de gebruiker via een dienst van het eHealth-platform
Aantonen van een zorgrelatie via een dienst van het eHealth-platform
Voorzieningen moeten zijn gekend als een “vertrouwde partner”
Gebruik maken van een standaard (voor syntax en semantisch), bij voorkeur internationaal, gebruikt in België en gedragen door de sector
Controles op het Vitalink-platform
Op het Vitalink-platform en de decryptoren worden voor elke gegevensuitwisseling volgende controles uitgevoerd:
1. Is de geïnformeerde toestemming van de zorggebruiker (patiënt/cliënt) aanwezig?
2. Is de zorggebruiker (patiënt/cliënt) en zorg- en hulpverlener/-voorziening correct geïdentificeerd? (authenticatieprocedure via een dienst van het
eHealth-platform)
3. Is er een zorgrelatie tussen de zorggebruiker (patiënt/cliënt) en zorg- en hulpverlener (uitz. voorzieningen toegang voor noodgevallen)
4. Is de toegang voor de zorggebruiker (patiënt/cliënt) of zorg- en hulpverlener/-voorziening tot een bepaald gegeven toegestaan?
5. Is de zorggebruiker (patiënt/cliënt) of zorg- en hulpverlener of voorziening gemachtigd om de gevraagde actie uit te voeren?
1
4 | 17
Gezondheids- en welzijnsinformatie: informatie met betrekking tot de zorg of welzijn, met inbegrip van persoonsgegevens in het kader van zorg en/of hulpverlening aan een patiënt/cliënt (patiënt).
VITALINK | datum | Vitalink -
3
GEGEVENS INITIATIEFNEMER
3.1
Vul hieronder de gegevens van de initiatiefnemer/organisatie in
Gegevens initiatiefnemer / organisatie
Naam
Juridisch statuut
Straat en nummer
Postnummer en gemeente
Telefoonnummer
E-mailadres
Website
Gegevens contactpersoon
Voor- en achternaam
Functie
Telefoonnummer / GSM
E-mailadres
5 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
4
BESCHRIJVING VAN HET PROJECT
Voor de beschrijving van het doel van het project verwachten we minimaal te weten te komen over welke gegevens het gaat, wie er bij betrokken is en hoe
u dit project gaat realiseren en binnen welke termijn. De verwachting is dat na het nemen van een positieve beslissing het project wordt gerealiseerd
binnen een termijn van 9 tot 12 maanden.
Hieronder staan een aantal richtinggevende vragen die helpen om uw project te beschrijven. Eventueel kan u ook duidelijk maken wat wel en wat niet
binnen de scope van uw project valt. Beperk de beschrijving van uw project tot 5 bladzijden.
4.1
Doelstelling van het project
– Waarom wordt dit project gerealiseerd?
– Aan welke noden of behoeften biedt dit een antwoord?
– Hoeveel softwarepartners zullen na 2 jaar de aanpassingen hebben doorgevoerd? Gebruik een percentage van de totale doelgroep. Bepaal eventueel
tussentijdse doelstellingen
– .…
4.2
Informatie over het type gegevens dat zal worden gedeeld
– Welk gegeven zal worden gedeeld?
– Is dit gegeven gestructureerd opgebouwd?
– Maakt dit deel uit van een groter geheel? Indien ja, beschrijf
dit.
– Wordt dit reeds gedeeld, in andere projecten of door andere
gebruikers?
– Wie mag wat doen met dit gegeven?
– Wat zijn de verdere evoluties van dit gegeven of ruimere context?
– Is dit gegeven reeds opgeslagen in een gegevensbron met gezondheidsof welzijnsinformatie?
– Is het dataformaat van het gegeven gestandaardiseerd?
– Betreft dit een open standaard?
– Is de interpretatie van deze standaard duidelijk en uniform?
6 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
–
–
–
–
–
– Is dit een gedragen standaard, en wordt die ondersteund door
de sector?
Wie mag gegevens aanmaken, wijzigen, schrijven of verwijderen?
Welke mogelijkheden heeft de zorggebruiker (patiënt/cliënt) om zijn
gegevens te consulteren of wijzigen?
Hoeveel gegevens (data) zullen worden uitgewisseld in de verschillende
fases van het project, en na productie?
Hoeveel gebruikers zullen na 2 jaar dit gegeven delen? Gebruik een
percentage van de totale doelgroep. Bepaal eventueel tussentijdse
doelstellingen.
…
4.3
Informatie over de betrokken partijen
–
–
–
–
–
Welke actoren (artsen, apothekers, …) zijn betrokken?
Welke voorzieningen (ziekenhuizen, woonzorgcentra, …) zijn betrokken?
Welke voorzieningen zijn reeds gekend als een “vertrouwde partner”?
Welke doelgroep van zorggebruikers (patiënten/cliënten) zijn betrokken?
Welke koepelorganisaties zijn betrokken en hij is de onderlinge
afstemming geregeld?
– Aan welke behoefte(s) of verwachting(en) of noden zal dit antwoord
bieden?
– Welke voordelen zal dit opleveren?
– Hoe kan elke betrokken partij worden overtuigd om dit gegeven te
delen? (What's In It For Me)
4.4
Informatie over de meerwaarde van het project
– Beschrijf de verwachte resultaten, waarbij u zowel de bestaande situatie
als de situatie na integratie met Vitalink beschrijft.
– Hoe zal dit de samenwerking tussen actoren verbeteren?
4.5
– Is dit project uitbreidbaar naar andere doelgroepen?
– …
Informatie over de aanpak van het project
– Hoe zal het project worden gerealiseerd? Is er sprake van
pilootprojecten?
– Zijn er raakvlakken met andere initiatieven omtrent “ICT in de zorg”?
(raadpleeg hiervoor koepelorganisaties of belanggroepen)
4.6
– Geef aan hoe de producenten van software van alle betrokken zorg- en
hulpverleners en zorggebruikers (patiënten/cliënten) zullen worden
overtuigd om de noodzakelijke aanpassingen uit te voeren.
– Geef aan hoe u zal samenwerken met alle betrokken partijen om dit
project te realiseren
– Toon aan dat bij alle betrokken partijen een draagvlak en noodzaak
bestaat om dit type gegeven te delen.
– Hoe worden alle partijen betrokken bij het project en welke mogelijkheid
tot inspraak is voorzien?
– …
–
–
–
–
Wat zijn andere belangrijke aandachtspunten?
Hoe zal opgedane kennis worden gedeeld?
Periodieke rapportering aan de Werkgroep ICT.
…
Andere informatie
–
–
–
–
Zijn er bepaalde kansen of opportuniteiten die kunnen worden gebruikt?
Zijn er bepaalde gevaren of bedreigingen voor dit project?
Welke zijn de risico’s en zijn deze beheersbaar?
Zijn de zorg- en hulpverleners en hoedanigheid (arts, kinesist, …) gekend
in databanken en raadpleegbaar via diensten van het eHealth-platform?
– Is het mogelijk om therapeutische of zorgrelaties te registeren via
diensten van het eHealth-platform?
– Zal u gebruik maken van bijkomende diensten van het eHealth-platform?
– Beschikken de betrokken producenten van software over ervaring met
het integreren van diensten van het eHealth-platform, aanvragen
certificaten en ondersteuning aan klanten hiervoor?
– …
5
PROJECTORGANEN EN PROJECTSTRUCTUUR
Beschrijf hoe het project zal worden beheerd, hoe het tot stand zal komen, welke overlegorganen er zijn, wie erbij betrokken is en wie welke
verantwoordelijkheden draagt. Beperk uw beschrijving tot 2 bladzijden.
5.1
Projectorganen
Geef een overzicht van alle projectorganen, de betrokken actoren en hun rol in het project. Beschrijf kort hoe zij gaan samenwerken.
Projectorganen
Opdracht
Actoren
Rol in het projectorgaan
Bijkomende toelichting …
5.2
Projectstructuur
Schets de projectstructuur (zie voorbeeld). De projectstructuur geeft de relatie aan tussen de projectorganen.
Projectoverleg
Projectteam
Groep 1
Groep 2
5.3
Betrokken actoren en draagvlak
Geef de betrokken actoren weer en toon aan dat er een draagvlak bestaat om dit project te realiseren.
…
9 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
6
MACROPLANNING VAN HET PROJECT
Beschrijf de activiteiten en de planning van uw project op macroniveau. Beperk deze beschrijving tot 1 bladzijde.
Er worden minimaal drie mijlpalen gedefinieerd voor een project:
– de in acceptatiestelling
– de in productiestelling
– de productie
De acceptatieomgeving wordt gebruikt om het project uit te voeren in een gecontroleerde omgeving met een beperkt aantal gebruikers, om zo de
kinderziektes op te lossen of de haalbaarheid te evalueren. De gegevens in deze omgeving worden niet overgedragen naar de productieomgeving. De in
productiestelling is pas mogelijk na positief advies van de betrokken koepelorganisatie(s) en na rapportering aan de WG ICT. Bij de in productiestelling
wordt eventueel een nieuwe versie van de Vitalink Connector en een aanpassing van de cookbooks aangeboden. De uitrol is de verbreding van het project
naar alle betrokken actoren in Vlaanderen van het project.
10 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
7
FINANCIERING
Geef een eerste raming van de kostprijs van het project en omschrijf hoe het project zal worden gefinancierd. Beperkt deze beschrijving tot 1 bladzijde.
...
11 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
8
TECHNISCHE OPLOSSING
Beschrijf het globale architectuurmodel van de oplossing. Maak in een schematisch overzicht duidelijk wat de gegevensstromen zijn tussen de
verschillende actoren of bronnen. Beperk deze beschrijving tot 2 bladzijden.
...
12 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
9
COMMUNICATIE
Beschrijf hoe, conform de communicatierichtlijnen, de communicatie naar betrokken actoren wordt uitgevoerd. Beperkt deze beschrijving tot 2 bladzijden.
Hieronder een overzicht van elementen die u kan opnemen in deze omschrijving.
–
–
–
–
–
–
13 | 17
Verantwoordelijke voor communicatie en/of woordvoerder
De communicatieacties
De boodschappen die via de acties gecommuniceerd zullen worden
De doelgroepen, zoals de artsen, de apothekers, de verplegers/verpleegsters, de thuiszorg, de zorggebruikers (patiënten/cliënten)…
De kanalen, zoals e-mails, affiches, pers, plenaire sessie…
De tijdstippen waarop acties moeten uitgevoerd worden
VITALINK | datum | Vitalink -
10
SUPPORT EN OPLEIDING
Beschrijf hoe tijdens het project de ondersteuning naar betrokken actoren zal worden uitgevoerd. Beperk de beschrijving tot 2 bladzijden.
…
14 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
11
PRODUCTIE EN OPVOLGING PROJECT
Beschrijf hoe de in productiestelling zal verlopen en hoe de opvolging wordt uitgevoerd. Richtinggevende vragen zijn: Hoe zal het project verder worden
verbreed naar heel Vlaanderen? Hoe worden alle betrokken actoren bereikt? Welke verwachtingen zijn er? Zijn er streefwaarden? … Beperkt de
beschrijving tot 2 bladzijden.
…
15 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
12
BIJLAGEN
Geef een overzicht van de bijlagen die u bij uw projectvoorstel voegt.
Document
16 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -
Datum
Naam bestand
13
ONDERTEKENING
Ik verklaar dat ik dit projectvoorstel naar waarheid, correct en volledig heb ingevuld. Ik verbind me ertoe eventuele wijzigingen van de vermelde gegevens
onmiddellijk door te geven aan het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid ([email protected]).
U kan dit document ook digitaal ondertekenen met uw eID. Maak hiervoor gebruik van de webtoepassing op http://sign.belgium.be/.
Datum:
Plaats:
Handtekening:
Voor en achternaam:
Functie:
17 | 17
VITALINK | datum | Vitalink -