Basistraining Project Management Opdrachten

Basistraining Project Management
Opdrachten
(code TEOL1401OPD)
Deze training is bedoeld voor iedereen die projectmanagement wil
integreren in de boekhouding van Exact Online. De training richt zich
op de inrichting en het gebruik van Projectmanagement. Voor het
financiële gedeelte is een andere training beschikbaar.
Doelstellingen

U bent bekend met de algemene look-en-feel van Exact Online.

U kunt stamgegevens en instellingen definiëren.

U kunt uren en kosten plannen en registreren voor uw projecten.

U kunt projecten factureren op basis van mijlpalen.

U kunt projectgerelateerde inkopen verwerken.

U kunt uw projecten beheren.
Onderwerpen

Projectadministratie inrichten.

Projecten begroten.

Projecten plannen.

Factureren op basis van mijlpalen.

Bestellingen en inkoopfacturen invoeren

Verlof en verzuim.

Vooruitbetaalde projecten.
Er is veel aandacht en zorg besteed aan de in deze handleiding opgenomen
beschrijvingen, opdrachten, oefeningen en verklaringen. Exact Trainingen kan echter
niet aansprakelijk gesteld worden voor enige schade, in welke vorm dan ook, die zou
kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in dit boekwerk opgenomen informatie of
aanwijzingen.
© 2013 Exact Software Nederland B.V.
Niets aan deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden in enige
vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande
schriftelijke toestemming van Exact Software Nederland B.V., gevestigd te Delft.
Wij hopen dat deze uitgave goed wordt ontvangen en dat de gebruikers opmerkingen,
die tot verbetering leiden, aan ons kenbaar willen maken.
Release:
Niet van toepassing
Versiedatum:
16-11-2016
Versie:
4
Basistraining Project Management Opdrachten
1. De administratie inrichten
Wij-Zijn-IT
zich
richt
informatietechnologie
zich
het
op
beste
het
adviseren
kunnen
van
inzetten
bedrijven
voor
het
over
behalen
hoe
van
zij
hun
bedrijfsdoelstellingen. Het gaat om zowel advies- als implementatiediensten. De
eigenaar houdt zich voornamelijk bezig met acquisitie en leiding geven, dus hij is
geïnteresseerd in verkoopcijfers, factureerbaarheidsoverzichten enz.
De andere werknemers zijn voornamelijk consultant, een aantal project manager en een
office manager. De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit werk voor verschillende
klanten bij verschillende projecten. Het is voor hen belangrijk om de uren die aan een
bepaald project besteed worden, snel en efficiënt te kunnen registreren en factureren.
In dit hoofdstuk worden de verschillende stappen doorlopen voor het inrichten van de
administratie.
1.1 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 1: Het aanmaken van een artikelgroep
In deze opdracht gaat u een artikelgroep aanmaken voor de projecten van WijZijn-IT. De artikelgroep dient als het ware als de omzetgroep. Deze is nodig
om de link te kunnen maken naar de financiële administratie.

Ga naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L G R O E P E N , O V E R Z I C H T ]

Klik op de knop [ N I E U W ] .

Vul de velden als volgt in:
• Code:
DIENSTEN
• Omschrijving:
Diensten
• Standaard:
Aanvinken
• Omzet:
8300, Omzet Projecten
• Kostprijs verkopen7000, Kostprijs Projecten
• Voorraad/Kosten 7100, Inkoopkosten Projecten
• Prijsverschillen

7200, Prijsverschillen
Bewaar de artikelgroep.
© Exact Trainingen
Pagina 3
Basistraining Project Management Opdrachten
Opdracht 2: Het aanmaken van uursoorten
In deze opdracht gaat u de diensten aanmaken die straks gebruikt kunnen
worden om tijd in te voeren. Een artikel kan technisch gezien zowel een dienst
als een fysiek artikel zijn. Wij-Zijn-IT kent de volgende diensten:

Ga naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L E N , A A N M A K E N ] .

Klik op de knop [N I E U W ] .

Vul de velden als volgt:

• Code
JC
• Omschrijving
Junior Consultancy
• Verkoopprijs
75,00 EUR
• BTW code
2, BTW hoog tarief, exclusief
• Eenheid
Uur
• Eigenschappen
Vink D E E L B A A R en T I J D aan
• Actief vanaf
1 januari (huidig jaar)
Klik op [ S L U I T E N ] en bewaar de uursoort.
U gaat nu de tweede uursoort aanmaken door gebruik te maken van kopiëren.

Open de uursoort Junior Consultancy.

Klik op de knop [K O P I Ë R E N ] .

Vul in bij code SC en verander de omschrijving in Senior Consultancy.

Klik op de knop [K O P I Ë R E N ] . De nieuwe uursoort is aangemaakt.

Wijzig de verkoopprijs naar 100 Euro via de knop [ B E W E R K E N ] in het
uursoort.
Naast de consultancy uren worden ook de interne uren (studie, binnendagen
e.d.) geschreven. Maak de uursoort Interne uren aan door wederom gebruik
te maken van kopiëren.

Open de uursoort Senior Consultancy en klik op de knop [K O P I Ë R E N ] .

Vul bij code IN en verander de omschrijving in Interne uren.

Klik op de knop [Kopiëren].

Klik hierna op [Bewerken] en pas de verkoopprijs aan naar 0, - en vink
onder sectie Eigenschappen optie 'Verkoop’ uit.

Bewaar de uursoort.
Pagina 4
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
Opdracht 3: Het aanmaken van kostensoorten
In deze opdracht gaat u een kostensoort aanmaken, om niet alleen tijd, maar
ook aanvullende kosten aan klanten door te kunnen berekenen. Wij-Zijn-IT
kent de volgende kostensoorten:

Ga naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L E N , A A N M A K E N ] .

Klik op de knop [N I E U W ] .

Maak de kostensoort Kilometers aan, vul de velden als volgt:
• Code
KM
• Omschrijving
Kilometers
• Verkoopprijs
0,19 EUR
• BTW code
2, BTW hoog tarief, exclusief
• Eenheid
KM
• Actief vanaf
1 januari (huidig jaar)
• Bewaar de kostensoort.
U gaat nu een tweede kostensoort aanmaken Diverse Kosten

Klik op [ N I E U W ] .
• Code
DK
• Omschrijving
Diverse kosten
• Kostprijs
0 EUR
• Verkoopprijs
0 EUR
• BTW code
2, BTW hoog tarief, exclusief
• Eigenschappen
Vink I N K O O P aan
• Actief vanaf
1 januari (huidig jaar)
• Hoofdleverancier Aalbers Verpak B.V.
• Inkoopprijs
0,00 EUR
• BTW code inkoop 2, BTW hoog tarief, exclusief

Bewaar de kostensoort.
Opdracht 4: Het aanmaken van medewerkers
Bij het aanmaken van medewerkers kunt u gebruikers selecteren en deze
koppelen aan de medewerkers (als ze moeten kunnen inloggen, bijvoorbeeld
om zelf hun uren en/of kosten in te voeren) of u kunt de medewerkers
zonder selecteren gebruiker aanmaken (als ze niet hoeven in te loggen).
Aanmaken medewerkers
Bij Wij-Zijn-IT werken de volgende mensen. Maak deze aan.

Ga naar [M E D E W E R K E R S , A A N M A K E N ].
© Exact Trainingen
Pagina 5
Basistraining Project Management Opdrachten

Selecteer geen gebruiker en klik op [V O L G E N D E ] .

Doorloop de wizard en maak de eerste medewerker aan:
James Junior: begindatum 1 januari huidig jaar, een Junior Consultant
(maak deze aan), werkt op de afdeling Consultancy (maak deze aan),
werkt fulltime (8 u * 5 dagen), intern tarief 45 Euro.

Maak de volgende medewerker aan:
Sarah Senior: begindatum 1 januari, een Senior Consultant (maak deze
aan), werkt ook op de afdeling Consultancy, werkt parttime (8 u * 4
dagen, vrijdags vrij), intern tarief 45 Euro.
Opdracht 5: Het aanmaken van een relatie
In deze opdracht gaat u een relatie aanmaken waarvoor u later de projecten
gaat uitvoeren. De relatie is Kir Royal.

Ga naar [ R E L A T I E S , K L A N T E N , A A N M A K E N ] .

Kies voor de optie [Z O E K

Vul in als naam Kir Royal en klik op de knop [Z O E K E N ] .

Selecteer Kir Royal B.V.

Vul onder sectie [C O N T A C T P E R S O O N ] Jan Jansen en emailadres
EEN BEDRIJF OP B ASIS VAN NAAM EN ADRES].
[email protected]

Bewaar de relatie.
Pagina 6
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
2. Projecten aanmaken
Projecten
worden
gebruikt
voor
het
registreren
van
tijd
en/of
kosten.
U kunt kiezen uit drie types: nacalculatie (op basis van werkelijke uren en/of kosten),
vaste prijs (op basis van een prijsafspraak) en niet factureerbaar (interne uren).
In dit hoofdstuk worden de verschillende stappen doorlopen voor het inrichten van de
projecten.
1.2 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 6: Het aanmaken van een offerte voor een project
Relatie Kir Royal vraagt een offerte op voor de inrichting van hun financieel
systeem. In deze opdracht gaat u een offerte aanmaken.

Ga naar [V E R K O O P , O F F E R T E S , A A N M A K E N ].

Zorg er allereerst voor dat de ontbrekende kolommen worden weer
gegeven in het invoerscherm. Ga naar
en klik op ‘Aanpassen’.
Vink de volgende kolommen aan: opmerkingen, notities en omschrijving
en bewaar de instellingen.

Ga door met de offerte en kies bij het veld B E S T E L D
DOOR
voor de relatie
Kir Royal.

De omschrijving is: Implementatie Financieel Systeem

De offerte vervalt na 1 week. Wijzig de vervaldatum.

Vul onder A R T I K E L de volgende regels:
© Exact Trainingen
Pagina 7
Basistraining Project Management Opdrachten

Kies voor [D E F I N I T I E F
AFDRUKKEN]
en daarna weer voor [A F D R U K K E N ] .
Bekijk het afdrukvoorbeeld.
Opdracht 7: Het aanmaken van een vaste prijs project
Kir Royal gaat akkoord met de offerte. U gaat de offerte omzetten naar een
nieuw project.

Ga naar [V E R K O O P , O F F E R T E , V E R W E R K E N ] .

Klik op de omschrijving door en kies voor [ A C C E P T E R E N ] .

Vink bij A A N M A K E N optie Project aan.

Vul de velden als volgt in:
• Code
P01
• Omschrijving
Implementatie Financieel Systeem
• Type
Vaste prijs
• Facturering
Factuurtermijn aanmaken
• Prijsafspraak
Dit veld niet aanpassen
• Specifieer budget Work Breakdown Structure (WBS)
• WBS aanmaken
Aanvinken

Hierna klikt u op de knop [ A C C E P T E R E N ] .

Vul onder sectie P R O J E C T
FACTUURTERMIJNEN
de termijnen:
• 50% - 1e termijn: Ontwerpfase gereed – vervalt eind huidige maand.
• 50% - 2e termijn: Realisatiefase gereed– vervalt volgende maand.

Kies voor B E W A R E N .

Controleer of het project is aangemaakt onder [ P R O J E C T E N , P R O J E C T E N ,
O V E R Z I C H T ] . Open het project en vul de ontbrekende gegevens aan via
de knop [ B E W E R K E N ] .
• Contactpersoon
Jan Jansen
• Klant bestelnr.
12349876
• Actief vanaf
Vandaag
• Waarschuwen na 40
• Kosten (budget)
3000, -·
• Omzet (budget)
4875, -·
• Factuur mijlpalen Aanvinken
Pagina 8
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
• Aanvull. Facturen Aanvinken
• Artikel facturatie Senior Consultancy
• Bewaar het project.
Opdracht 8: Het aanmaken van een nacalculatie project

Ga naar [P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , A A N M A K E N ] en neem onderstaande
gegevens over. Het gaat om project welke achteraf gefactureerd wordt
op basis van de ingevoerde uren en kosten:
• Code
P02
• Omschrijving
Inrichting CRM systeem
• Type
Nacalculatie
• Relatie
Brasserie Pigalle
• Klant bestelnr.
12349877
• Actief vanaf
1e huidige maand
• Prijsafspraak
5000, -
• Uren
50
• Waarschuwen na 40
• Kosten (budget)
3500, -·
• Omzet (budget)
5000, -·
• Specifieer budget Uren per uursoort
• Opslag

25%
Kies voor de knop [ B E W A R E N ] .
Opdracht 9: Het aanmaken van een niet factureerbaar project
Tot slot kunt u projecten aanmaken waarvoor u geen facturen wilt versturen,
maar alleen de interne uren (studie, acquisitie, niet factureerbare uren e.d.)
wilt bijhouden.

Ga naar [P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , A A N M A K E N ] en vul de velden als
volgt:
• Code
P03
• Omschrijving
Interne uren
• Type
Niet factureerbaar
• Actief vanaf
1e huidig jaar
• De overige velden kunt u leeglaten. Bewaar het project.
© Exact Trainingen
Pagina 9
Basistraining Project Management Opdrachten
3. Projecten begroten en plannen
Opdracht 10: Het aanmaken van een begroting
In deze opdracht gaat u een begroting aanmaken op basis van een Work
Breakdown Structure (WBS) voor een project. In dit scherm kunnen
deliverables (mijlpalen), activiteiten en kostenposten worden toegevoegd.

Ga naar [ P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , O V E R Z I C H T ] en open
het project P01 – Implementatie Financieel Systeem.

Klik op de icoon WBS

De WBS is in een eerdere oefening mee gekopieerd vanuit de offerte. Vul
deze aan, aan de hand van de onderstaande stappen:
-
Klik op [R E G E L
TOEVOEGEN,
D E L I V E R A B L E ] en vul onderstaande:
ONTWERPFASE
- dit is een mijlpaal aanvinken
- koppel factuurtermijn 1 E
TERMIJN:
ONTWERPFASE
GEREED
- bewaar de deliverable
-
[R E G E L
TOEVOEGEN,
DELIVERABLE]
REALISATIEFASE
- dit is een mijlpaal aanvinken
- koppel factuurtermijn 2 E
TERMIJN:
REALISATIEFASE
GEREED
- bewaar de deliverable

We gaan nu de bijbehorende activiteiten koppelen aan de deliverables.
Klik op de bestaande activiteit en bewerk deze als volgt:
-
INTERVIEW
- onderdeel van Ontwerpfase
- bewaar de activiteit.
-
FUNCTIONEEL
ONTWERP
- onderdeel van Ontwerpfase
- bewaar de activiteit.
-
ONTWIKKELING FINANCIEEL SYSTEEM
- onderdeel van Realisatiefase
- bewaar de activiteit
-
PRESENTATIE
- onderdeel van Realisatiefase
- bewaar de activiteit

Ga naar [R E G E L
TOEVOEGEN,
K O S T E N P O S T ] voor het toevoegen van de
begrote projectinkopen:
Pagina 10
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
-
PROJECTINKOPEN
- onderdeel van Realisatiefase
- opslag 25%
- kosten €500, - bewaar de kostenpost.

Blijf in het project en ga door met de volgende opdracht.
Opdracht 11: Meerwerk afzonderlijk factureren
In deze opdracht gaat u de activiteit M E E R W E R K aanmaken die straks gebruikt
wordt om de ‘buiten scope’ activiteiten na te factureren.

Klik op de knop [R E G E L
TOEVOEGEN,
ACTIVITEIT]:
MEERWERK
- standaard uursoort: Meerwerk
- afzonderlijk factureren aanvinken
- bewaar de activiteit

KLIK
OP
[BEWAAR
ALS TEMPLATE]:
deze knop wordt gebruikt om de
structuur te bewaren voor soortgelijke toekomstige projecten. Verzin een
code en naam en vink B U D G E T
MEENEMEN
aan.
Opdracht 12: Het aanmaken van een planning
Het
PLANBORD
geeft
een
visueel
overzicht
van
de
capaciteit
en
beschikbaarheid van medewerkers gebaseerd op roosters en toegewezen
werkzaamheden. Activiteiten kunnen eenvoudig worden herverdeeld op basis
van de drag & drop functionaliteit.

Ga naar [ M E D E W E R K E R S , C A P A C I T E I T S P L A N N I N G , P L A N B O R D ] .

Filter onder sectie B U D G E T (rechts in het scherm) op project P01.

Sleep de activiteit I N T E R V I E W (onder sectie [B U D G E T ] ) naar vandaag
voor medewerker James.

Vul bij U R E N 4 in. Bewaar de gegevens.

Sleep de resterende 1 u voor interview naar de volgende werkdag voor
James. Wijzig de status naar ‘Gereserveerd’. Bewaar de gegevens.

Sleep de activiteit F U N C T I O N E E L
ONTWERP
naar medewerker Sarah
Senior op volgende week maandag.

Vink aan onder sectie Planning het type Terugkerend.

Vul bij Eindigt na ‘3’ in. Op: ma. en di. Vul bij Uren ‘4’ in en bewaar de
gegevens. Controleer of de activiteit 3 keer wordt herhaald voor Sarah.
© Exact Trainingen
Pagina 11
Basistraining Project Management Opdrachten
4. Uren en kosten registreren
Dit hoofdstuk behandelt het invoeren van zowel tijd als kosten en de goedkeuring van
deze invoer.
1.3 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 13: Het invoeren van tijd
In deze opdracht gaat u tijd invoeren voor James Junior.

Ga naar [P R O J E C T E N , T I J D -

Selecteer bij het veld M E D E W E R K E R James Junior.

Voer de uren voor vandaag in voor project P01 onder activiteit Interview
EN
K O S T E N I N V O E R , W E K E L I J K S ].
- uursoort Junior Consultancy - 4 u.

Klik op de knop [ I N D I E N E N ] .

Blijf in het scherm.

Wijzig de medewerker bovenin naar Sarah Senior.

Voer de uren voor Sarah voor vandaag in bij P02 - Senior Consultancy 8 u.

Dien de uren in en blijf in het scherm.
Sarah heeft vorige week een studieweek gehad.

Selecteer de vorige week (met het pijltje
bij het weeknummer).

Voer de 4 x 8 u in op uursoort interne uren en koppel deze aan het
project Interne uren.

Klik op de knop [I N D I E N E N ] .
Opdracht 14: Het invoeren van kosten
De kilometers worden doorberekend voor project P02 aan Brasserie Pigalle. Ga
naar [P R O J E C T E N , T I J D 
EN
K O S T E N I N V O E R , W E K E L I J K S ] en selecteer Sarah.
Voer de kilometers in die hij heeft gemaakt (in het onderste gedeelte van
het scherm):
• Vandaag 40 km voor project P02.

Klik op de knop [I N D I E N E N ] .
Pagina 12
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
Opdracht 15: De urenstaat
Alle ingediende tijd- en kosteninvoer dient eerst te worden goedgekeurd door
de opdrachtgever Brasserie Pigalle. Hiervoor wordt een urenstaat aangemaakt.
De urenstaat kan digitaal naar de klant verzonden worden vanuit Exact Online.

Ga naar [P R O J E C T E N , T I J D -

Selecteer de relatie Brasserie Pigalle en medewerker Sarah.

Vink de regels aan en klik op de knop [ S A M E N W E R K E N ] .

Kies de contactpersoon dhr. Pigalle via het loepje.

Vul een vervaldatum in.

N.B.: Klik in de oefenomgeving niet op [ V E R Z E N D E N ] . Klik voor
EN
K O S T E N I N V O E R , U R E N S T A A T ].
een voorbeeld op [ E M A I L V O O R B E E L D ] .
Opdracht 16: Het goedkeuren van ingevoerde tijd en kosten
De opdrachtgever heeft de uren afgetekend aan de hand van de ontvangen
urenstaat uit Exact Online. De uren kunnen nu intern door gezet worden.

Ga hiervoor naar [P R O J E C T E N , T I J D -

Vink de regels aan en klik op knop [ G O E D K E U R E N ] .
EN
K O S T E N I N V O E R , G O E D K E U R E N ].
Opdracht 17: Directe inkoopfactuur aanmaken
Er zijn diverse kosten gemaakt welke worden door belast aan klant Brasserie
Pigalle. We verwerken de ontvangen inkoopfactuur van leverancier Aalbers
Verpak B.V. en belasten deze met een opslag direct door naar klant.

Ga naar [I N K O O P , F A C T U R E N , D I R E C T E
INKOOPFACTURE N,
AANMAKEN]

Selecteer de Leverancier Aalbers Verpak B.V.

Vul bij [O M S C H R I J V I N G ] in: Trainingsmateriaal

Vul bij [U W R E F .] het factuurnummer van Aalbers: 878618303

Selecteer [A R T I K E L ] Diverse kosten. Wijzig de omschrijving naar
Trainingsmateriaal, aantal 1 en nettoprijs 300 Euro.

Selecteer bij [P R O J E C T ] het Project P02.

Kies bij [D O O R B E L A S T E N ] voor [J A ].

Na het [ B E W A R E N ] wordt automatisch een factuurvoorstel klaar gezet
onder [ P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , V O O R S T E L L E N ] . Ook de
inkoopkosten zijn automatisch geboekt in de financiële administratie.
© Exact Trainingen
Pagina 13
Basistraining Project Management Opdrachten
5. Factureren
In dit hoofdstuk wordt de facturering van Exact Online Uren & Facturen besproken. De
facturing bestaat uit de volgende stappen:

Factuurtermijn vrijgeven

Factuurvoorstel genereren

Factuur afdrukken

Specificatie afdrukken
1.4 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 18: Factuurtermijn vrij geven
Wanneer de ontwerpfase van project P01 is voltooid, wordt de bijbehorende
factuurtermijn vrij gegeven. Het proactief blokkeren van factuurtermijnen is
een keuze (optioneel).

Ga naar [ P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , O V E R Z I C H T ] open het project P01 en
klik door op het icoon

Klik hierna op de deliverable O N T W E R P F A S E .

Kies voor de knop [ B E W E R K E N ] .

Vink de optie A F G E H A N D E L D aan en kies voor de knop [ F A C T U U R T E R M I J N
VRIJGEVEN].

Bewaar de deliverable met de knop [ B E W A R E N ] .
Opdracht 19: Factuurvoorstellen genereren

Ga naar [P R O J E C T E N , F A C T U R E N , V O O R S T E L L E N ].

FACTUREER

Vink de regels aan en kies voor [ G E N E R E R E N ] .
TOT EN MET
op huidig jaar en huidige periode.
Opdracht 20: Het afdrukken van facturen
Als de facturen gegenereerd zijn, kunt u ze gaan afdrukken.

Ga naar [P R O J E C T , F A C T U R E N , A F D R U K K E N ].

Vink de facturen aan.

Klik op knop [A F D R U K K E N ]

Klik hierna op de knop [ A F D R U K K E N
Pagina 14
EN VERWERKEN].
De factuur wordt
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
direct geboekt in de financiële administratie.

Annuleer de printopdracht.
Factuur nogmaals opvragen/afdrukken

Ga naar [V E R K O O P , F A C T U R E N , V E R K O O P F A C T U R E N , H I S T O R I E ].

Bekijk een factuur door er op door te klikken.
Opdracht 21: Factuurspecificatie afdrukken
In deze opdracht gaat u een factuurspecificatie afdrukken.
Ga naar [P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , S P E C I F I C A T I E

Selecteer de factuur via
© Exact Trainingen
A F D R U K K E N ].
en klik op [A F D R U K K E N ] .
Pagina 15
Basistraining Project Management Opdrachten
6. Inkoopproces
Wij-Zijn-IT maakt gebruik van leveranciers en van derde partijen om projectgerelateerd
werk in te kopen. Exact Online biedt een complete inkoopadministratie; van bestelling,
ontvangst tot inkoopfactuur. Deze is volledig geïntegreerd met het project en de
financiële administratie.
1.5 Opdrachten bij dit hoofdstuk.
Opdracht 22: Bestelling toevoegen
In deze opdracht wordt een bestelling ingevoerd voor drukwerk binnen project
P01. Ook wordt deze bestelling mee genomen in de begroting door middel van
een kostenpost.

Ga naar [ I N K O O P , B E S T E L L I N G E N , B E S T E L L I N G E N , A A N M A K E N ] .

Kies bij L E V E R A N C I E R voor Aalbers Verpak BV.

Vul bij O M S C H R I J V I N G Inkoop drukwerk.

Kies bij A R T I K E L voor Inkoop media & drukwerk en N E T T O P R I J S €200, -

Koppel het P R O J E C T P01 en de K O S T E N P O S T Projectinkopen.

Druk de bestelling af via de knop [A F D R U K K E N ] .
Opdracht 23: Bestelling ontvangen
Wanneer de ingekochte artikelen of diensten zijn ontvangen dan wel
afgenomen kan via een G O E D E R E N O N T V A N G S T deze worden geregistreerd.

Ga naar [ I N K O O P , O N T V A N G S T E N
EN
RETOUREN,
GOEDERENONTVANGSTEN, AANMAKEN].

Vink de regel aan en klik op de knop [ O N T V A N G E N ] .

Verwerk de ontvangst.
Opdracht 24: Inkoopfactuur boeken
De inkoopfactuur is ontvangen voor bovenstaande bestelling.

Ga naar [ I N K O O P , F A C T U R E N , I N K O O P F A C T U R E N , T E
ONTVANGEN
FACTUREN].

Vink de regel aan en kies voor de knop [ I N K O O P F A C T U U R

Daarna kiest u voor de knop [ A A N M A K E N ] .

Vul bij U W

Bewaar de inkoopfactuur. De kosten zijn automatisch door geboekt.
Pagina 16
REF
AANMAKE N].
het factuurnummer in.
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
7. Verlof en Verzuim
Eerder is uitgelegd hoe de capaciteitsplanning wordt gebruikt om medewerkers te
plannen. Hierbij is het rooster van een medewerker leidend. Echter het verlof en verzuim
dienen ook in aanmerking te worden genomen. Wij-Zijn-IT registreert ook de verlof en
verzuimdagen in het planbord.
Opdracht 25: Verlofsoort activeren
Het verlofsoort dient eerst te worden geactiveerd.

Ga naar
MENU
[‘NAAM
ADMINISTRATIE ’
(LINKS
BOVENIN),
STAMGEGEVENS, HRM, VERLOFSOORTEN].

Open het verlofsoort V R IJ V E R L O F en klik op A C T I V E R E N . Wijzig de code
in W V , de omschrijving in W E T T E L I J K
VERLOF.
Tip: maak aparte een verlofsoort aan voor het niet-wettelijk verlof. Dit in
verband met het verschil in de wettelijke vervaltermijn.

Kies voor [ B E W A R E N ] .

Wij-Zijn-IT kent 160 u per jaar wettelijk verlof toe aan de fulltime
medewerker. Klik door op de link [ O P B O U W ] .

Kies voor [ B E W E R K E N ] en vul bij aantal 160 in. Aan de hand van dit
gegeven wordt het aantal uren verlofrecht per medewerker per jaar naar
rato berekend.

Bewaar de gegevens.
Opdracht 26: Beginsaldo verlofsoort

Ga naar H I S T O R I S C H E
VERZUIM,
BOEKINGEN
via [ M E D E W E R K E R S , V E R L O F &
VERLOFREGISTRATIES, HISTORISCHE
BOEKINGEN].

Wijzig het A B S E N T I E

Kies voor [ A C T U A L I S E R E N ] en daarna voor [ B E W E R K E N ] .

Vul een beginsaldo van 10 uur bij Sarah voor het opgebouwde verlof van
TYPE
in Wettelijk verlof.
afgelopen jaar.

Bewaar de gegevens.
Opdracht 27: Opname verlof
Opname van verlof of verzuim kan ingevoerd worden. Dit is tevens zichtbaar
vanuit het P L A N B O R D of onder de sectie A F W E Z I G H E I D in het medewerker
onderhoud.

Ga naar [ M E D E W E R K E R S , V E R L O F &
© Exact Trainingen
VERZUIM,
VERLOFREGISTRATIES ,
Pagina 17
Basistraining Project Management Opdrachten
AANMAKEN].

Sarah is 2 weken geleden op donderdag vrij geweest. Vul 8 uur onder
WETTELIJK
VERLOF
en als omschrijving V R I J .

Kies voor [ S L U I T E N ] en bewaar de invoer.

Ga naar [ M E D E W E R K E R S , C A P A C I T E I T S P L A N N I N G , P L A N B O A R D ] en bekijk
het overzicht.
Opdracht 28: Verlofsaldo bekijken

Bekijk het verlofsaldo van Sarah via menu [ M E D E W E R K E R S ,
MEDEWERKERS , OVERZICHT].

Open de kaart van Sarah.

Ga naar sectie [ A F W E Z I G H E I D ] links onderin.

Kies voor [ A L L E S

Bekijk de verlofkaart van Sarah.
Pagina 18
TONEN].
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
8. Beheren van projecten
Exact Online Projectmanagement geeft u een uitgebreid aanbod aan krachtige
rapportages. Hiermee krijgt u goed inzicht in, én overzicht van, uw lopende projecten.
Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 29: De cockpit
Exact Online Project Management kent de cockpit P R O F E S S I O N A L S E R V I C E S .
De cockpit is bedoeld om in één oogopslag inzicht te hebben in de Uren &
Facturen administratie.

Ga naar [C O C K P I T S , P R O F E S S I O N A L S E R V I C E S
COCKPIT]
en bekijk de
cockpit.
Opdracht 30: Projectkaart
De projectkaart biedt u een overzicht van alle relevante informatie die
gerelateerd is aan het project.

Ga naar [P R O J E C T , P R O J E C T E N , O V E R Z I C H T ] en bekijk het overzicht.

Open een projectkaart.
Opdracht 31: Diverse overzichten
Onder menu [ M E D E W E R K E R S , F A C T U R E E R B A A R H E I D ] en menu [P R O J E C T ,
ANALYSE
EN
R E S U L T A T E N , R A P P O R T E N ] is een aantal overzichten
beschikbaar die u helpen om inzicht in de Uren & Facturen administratie te
krijgen. In deze opdracht gaat u deze overzichten bekijken.
Factureerbaarheid
Dit overzicht geeft inzicht in de factureerbaarheid van de medewerkers.
Factureerbare uren worden afgezet tegen niet-factureerbare uren.

Bekijk het overzicht onder menu [ M E D E W E R K E R S ,
F a c t ur e e r b a a r he i d ] .
© Exact Trainingen
Pagina 19
Basistraining Project Management Opdrachten
Kosten
In menu [P R O J E C T , A N A L Y S E
EN
R E S U L T A T E N , R A P P O R T E N ]. In dit overzicht
kunt u alle ingevoerde kosten bekijken, zowel per project, per medewerker als
in een totaaloverzicht dat u gemakkelijk kunt exporteren.
Controlelijst
De controlelijst toont voor N A C A L C U L A T I E projecten de aantallen uren en
kosten die zijn voorgesteld en de aantallen die zijn gefactureerd.

Bekijk via het overzicht of er nog factuurvoorstellen gefactureerd moeten
worden.
Financiële resultaten
Dit overzicht toont de financiële informatie van een project voor alle
projecten voor een bepaald boekjaar.
Onderhanden werk
In dit overzicht worden zowel de gefactureerde uren als de goedgekeurde maar
nog niet gefactureerde uren weer gegeven. Ook worden de geregistreerde
factuurvoorstellen en gegenereerde facturen vergeleken met de originele
prijsafspraak.
Pagina 20
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
9. Extra opdracht: Vooruitbetaalde projecten
Vooruitbetaalde projecten zijn projecten waarbij een klant een bundel voor toekomstige
diensten (strippenkaartdiensten) koopt. Kenmerkend is dat het vooruit ontvangen
bedrag niet als inkomsten worden beschouwd. Het wordt gezien als een schuld. Bij de
levering van de diensten wordt de opbrengst geboekt. Exact Online Project Management
biedt hiervoor een nieuw type project: vooruitbetaald.
1.6 Opdrachten bij dit hoofdstuk.
Opdracht 32: Instellingen vooruitbetaald project
Voordat kan worden gewerkt met vooruitbetaalde diensten in een project dient
een aantal instellingen worden ingesteld.

Ga naar [ ‘ N A A M
ADMINISTRATIE’,
INSTELLINGEN].

Klik op het tabblad [P R O J E C T ] .

Controleer of een dagboek is gevuld bij S A L D O V E R A N D E R I N G E N
(VOORUITBETAALD).

Bekijk of een artikel is gekoppeld bij A R T I K E L
VOOR VOORUITBETAALDE
FACTURATIE .

Controleer of de R E K E N I N G V O O R U I T B E T A A L D is gevuld. Dit dient een
type balansrekening te zijn voor de uitgestelde opbrengsten.
Opdracht 33: Vooruitbetaald project aanmaken
In deze opdracht gaat u een nieuw vooruitbetaald project aanmaken voor het
onderhoud van de website. Kir royal neemt hiervoor een urenbundel af.

Ga naar [P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , A A N M A K E N ] .

Vul de velden als volgt in:

Code:
P04

Omschrijving:
Website onderhoud

Type:
Vooruitbetaald

Vooruitbetaaltype:
Uursoortbundel

Relatie:
Kir Royal

Klantbestelnr:
8262417

Actief vanaf:
1 januari

Prijsafspraak:
€1000,-

Uren:
10

Waarschuwen na:
10

Kosten:
€600, -
© Exact Trainingen
Pagina 21
Basistraining Project Management Opdrachten

Omzet:
€1000, -

Opslag:
25%

Artikel vooruitbetaald:
Voorschot

Vul onder sectie P R O J E C T
FACTUURTERMIJNEN:
Percentage 100% en
omschrijving Website onderhoud.

Kies voor de knop [ B E W A R E N ] .

Ga in de projectkaart naar sectie B U D G E T (links onderin).

Kies voor [N I E U W E
UURSOORT
TOEVOEGEN]
onder onderdeel B E G R O T E
UREN PER
en vul in: Senior Consultancy en 10 uren.
Opdracht 34: Vooruitbetaalde factuur afdrukken
De factuurtermijn dient vooruitbetaald te worden door de relatie Kir Royal.

Ga naar [P R O J E C T , F A C T U R E N , F A C T U R E N , V O O R S T E L L E N ] .

Selecteer in de filter bovenin op F A C T U R E R E N

Vink de regel met aan en kies voor knop [G E N E R E R E N ] .

Ga naar [Project, Facturen, Facturen afdrukken].

Vink de factuur aan en kies voor [ A F D R U K K E N ] en daarna voor
[AFDRUKKEN

OP
project.
EN VERWERKEN].
Annuleer de printopdracht.
Opdracht 35: Opname van de uren
Wanneer er uren worden opgenomen, dienen deze te worden geregistreerd.

Ga naar onder [ P R O J E C T E N , T I J D -
EN KOSTENINVOER,
WEKELIJKS].

Vul in het veld M E D E W E R K E R boven in uw scherm Sarah in.

Deze donderdag: bij project P 0 4 – 2 uur Senior Consultancy.

Klik op de knop [ I N D I E N E N ] .

Keur de uren goed via [ P R O J E C T E N , I N V O E R , G O E D K E U R E N ] .

Ga naar [ P R O J E C T E N , F A C T U R E N , V O O R S T E L L E N ,
S A L D O V E R A N D E R I N G E N V O O R S T E L L E N ] en voer de vermindering van 2 uur
door.

Vink de regel aan en kies voor [Genereren]. De uursoortbundel wordt
afgeboekt en de omzet opgeboekt.

Bekijk het overzicht [ P R O J E C T E N , A N A L Y S E
VOORUITBETAALD
Pagina 22
EN RESULTATEN,
SALDO ].
© Exact Trainingen
Basistraining Project Management Opdrachten
10.Extra opdrachten: Contractmanagement
Exact Online Projectmanagement & Contractmanagement, voor dienstverleners in de IT
die naast projecten ook abonnementen en servicecontracten willen beheren. Hiermee
krijgt u goed inzicht in, én overzicht van, uw lopende abonnementen.
Opdracht 36: Een contract vastleggen
Er is een nieuw abonnement verkocht aan een klant. In deze opdracht gaan
we het nieuwe contract vastleggen binnen het systeem.

Ga naar [ A B O N N E M E N T E N , A B O N N E M E N T E N , A A N M A K E N ] .

Selecteer bij klant de relatie Restaurant Enkhuizen.

Kies bij A B O N N E M E N T S V O O R W A A R D E N voor N I E U W en neem het
onderstaande over:

De begindatum van het contract is de 1e van de huidige maand.

Bij omschrijving vult u: Exact Online Boekhouden Premium

Onder sectie T E R U G K E R E N D komt artikel ‘Exact Online Boekhouden
Premium’.

Ga naar de sectie E E N M A L I G . Selecteer hier het artikel
Administratiekosten

Bewaar het abonnement.
© Exact Trainingen
Pagina 23
Basistraining Project Management Opdrachten
Opdracht 37: Factuur genereren op basis van een contract
Op basis van het nieuwe abonnement staat een factuur klaar voor de huidige
periode.

Ga naar [ A B O N N E M E N T E N , A B O N N E M E N T E N , F A C T U R E N , G E N E R E R E N ]

Vink de regel met de factuur aan en klik op [ G E N E R E R E N ] .

Vul bij O M S C H R I J V I N G de huidige periode en kies dagboek voor 70.

Klik op [ G E N E R E R E N ] . De factuur is nu aangemaakt.

Open de factuur om deze af te drukken en verwerken.
Opdracht 38: Terugkerende omzet bekijken
Bekijk de overzichten onder module A B O N N E M E N T om inzicht te krijgen in de
terugkerende omzet voor de lopende contracten.

Ga hiervoor naar [ A B O N N E M E N T E N , A N A L Y S E
EN RESULTATEN].

Bekijk de verschillende overzichten.

Maak een nieuw abonnement aan en zeg deze een maand later op. Bekijk
hierna wat er gebeurd is met de terugkerende omzet.
Pagina 24
© Exact Trainingen