kostenverbijzondering - Over Rota Financials

KOSTENVERBIJZONDERING
Voor kostenallocatie binnen organisaties wordt vaak gebruik gemaakt van de
productiecentramethode of de kostenplaatsmethode. Volgens deze methode worden de
verschillende soorten vaste kosten aan de verschillende producten toegerekend op grond
van de verhouding, waarin deze producten onder normale omstandigheden gebruik maken
van de productiemiddelen, die de betrokken vaste kosten hebben veroorzaakt.
De kostenverbijzondering via de productiecentramethode maakt gebruik van de functionele
indelingen van de organisatie. Deze functies worden aangeduid als kostenplaatsen. De
producten worden aangeduid als kostendragers. De volgende kostenplaatsen zijn daarbij te
onderscheiden:
 Hoofdkostenplaatsen, waarvan de prestaties rechtstreeks worden doorbelast aan
producten.
 Hulpkostenplaatsen, die goederen en diensten leveren ten behoeve van andere
kostenplaatsen. Hierbij moet gedacht worden aan concernbrede taken binnen de
organisatie zoals: administratie, automatisering, personeel beheer, huisvesting e.d.
Indien kostenplaatsen onderling prestaties aan elkaar leveren, ontstaat daarbij het probleem
van wederzijdse afhankelijkheid. Indien A levert aan B en B levert aan A, zijn de totale
kosten van A afhankelijk van de totale kosten van B en omgekeerd. Hierdoor ontstaat een
vicieuze cirkel. Deze cirkel kan doorbroken worden met behulp van matrixalgebra. En, je
voelt het al aankomen, Excel kan hier uitstekend mee overweg.
Aan de hand van een (simpel) voorbeeld zullen de verschillende stappen doorgenomen
worden die tot oplossing leiden van het kostenverbijzonderingsprobleem.
1 Maak de kostenverdeelstaat
N.B. Het is van belang dat een vaste structuur wordt aangehouden voor de berekeningen.
We maken gebruik van onderstaande tabel waarin voor de organisatie X sprake is van 4
hulpkostenplaatsen en 3 hoofdkostenplaatsen. De percentages en bedragen zijn willekeurig
gekozen. In de praktijk zullen verdeelsleutels gedefinieerd moeten zijn om de percentages te
kunnen bepalen. Verdeelsleutels kunnen bijvoorbeeld zijn: fte’s, m2, vaste verhoudingen,
aantal pc’s enz.
De betekenis van de percentages: in bovenstaande tabel wordt van de totale kosten van de
afdeling HKP1, 10% doorbelast naar de afdeling HKP2, 9% naar de afdeling HKP 3, 23%
naar de afdeling EKP1, 31% naar de afdeling EKP2 en 27% naar de afdeling EKP3.
2 Pas de matrix van kostenverbijzondering aan
Maak direct onder de kostenverdeelstaat een eenheidsmatrix, met evenveel rijen en
kolommen als er hulpkostenplaatsen zijn. Een eenheidsmatrix bevat diagonaal (linksboven
naar rechtsonder) de waarde 1 en voor de rest nullen. Laat de waarden in de matrixtabellen
met 2 cijfers achter de komma zien.
Maak een aparte tabel voor de kostenverbijzondering van de hulpkostenplaatsen aan direct
onder de eenheidsmatrix. De waarden kunnen via een verwijzing opgehaald worden uit de
tabel uit paragraaf 3.1.
Maak een derde matrix waarin de matrix van kostenverdeling hulpkostenplaatsen wordt
afgetrokken van de eenheidsmatrix.
3 Bereken de inverse van de aangepaste matrix

Reserveer ruimte voor de uitkomst van de inverse. In dit geval zijn is dat het cellenbereik
D38:G41. Dit wordt ook wel doelbereik genoemd.



Markeer het doelbereik voor de inversematrix.
Klik op de functie wizard (fx) en kies de functie INVERSEMAT te vinden onder wiskunde
en trigonometrie.
Vervolgens verschijnt het volgende dialoogvenster:


Bij matrix dient het cellenbereik van de voorgaande tabel (Eenheidsmatrix -/- matrix van
kostenverdeling), te weten, C32:F35 ingevuld te worden. Klik op OK.
Klik met de cursor in de formulebalk.
Sluit af met Ctrl+Shft+Enter.
Matrixformules worden ALTIJD ingegeven met de toetsencombinatie Crtl+Shft+Enter. In de
formulebalk zal de functie tussen accolades verschijnen.
4 Berekening van door te belasten kosten van de hulpkostenplaatsen

De kosten van de hulpkostenplaatsen worden direct naast de inversematrix ingebracht
middels een verwijzing. Vervolgens moet het product van beide matrices berekend
worden.
Reserveer
hiervoor
een
nieuw
doelbereik
(H38:H41).

Selecteer het doelbereik en klik op de functie wizard (fx) en kies de functie
PRODUCTMAT. Het volgende dialoogvenster verschijnt:

Bij matrix 1 wordt de inversematrix ingevoerd en bij matrix 2 de directe kosten van de
hulpkostenplaatsen. Klik op OK.
Klik op de formulebalk en sluit af met Ctrl+Shft+Enter.
Het resultaat is onderstaand te zien.
3.5 Bereken de verbijzonderde kosten per hoofdkostenplaats




Maak een nieuwe tabel direct onder de inversematrix met daarin de hoofdkostenplaatsen
en de directe kosten die daarmee gemoeid zijn, conform onderstaande illustratie.
De matrixwaarden worden via een verwijzingsformule uit de tabel van paragraaf 3.1
opgehaald. Reserveer een nieuw doelbereik waar het product van bovenstaande matrix
en de eerder gemaakte matrix van de interne verdeling zijn plaats krijgt (in dit voorbeeld
H45:H47).
Selecteer het doelbereik (H45:H47) en klik op de functie wizard en kies de functie
PRODUCTMAT.
Matrix 1 is daarbij de matrix van de hoofdkostenplaatsen (C45:F47) en matrix 2 is de
interne verdeling (H38:H41) uit de voorgaande paragraaf. Klik op OK.
Klik
op
de
formulebalk
en
sluit
af
met
Ctrl+Shft+Enter.
Het resultaat is in bovenstaande illustratie reeds weergegeven.
3.6 Specificaties van de doorbelaste bedragen
Wat is er nu precies doorbelast van de ene hulpkostenplaats naar de andere en van daaruit
naar de hoofdkostenplaatsen? Om daar achter te komen zijn nog een tweetal extra tabellen
nodig die dit duidelijk maken.
3.6.1 Specificatie externe verdeling
Vanuit de hulpkostenplaatsen wordt 2.175.000 doorbelast naar de hoofdkostenplaatsen:
588.125 naar EKP1, 827.379 naar EKP2 en 759.496 naar EKP3.
Maak een nieuwe tabel met horizontaal de hulpkostenplaatsen en verticaal de
hoofdkostenplaatsen. Om de specificatie te kunnen maken moet in de feite de matrixformule
uit paragraaf 3.5 ontleed worden.
Daartoe vermenigvuldigen we de matrix van de hoofdkostenplaatsen met de interne
verdeling.
Vul in cel C54 de volgende formule in:
=VERT.ZOEKEN(C$53;$B$38:$H$41;7;0)*VERT.ZOEKEN($B54;$B$45:$F$47;KOLOMMEN($B45:C$45);0).
Kopieer deze formules naar de overige hoofdkostenplaatsen en de specificatie is een feit.
3.6.2 Specificatie interne verdeling
Maak een nieuwe tabel met zowel horizontaal als verticaal de hulpkostenplaatsen.
Voor een specificatie van de interne verdeling vermenigvuldigen we de matrix van de
hulpkostenplaatsen met de interne verdeling.
Plaats in celCD62 de formule
=VERT.ZOEKEN(C$61;$B$38:$H$41;7;0)*VERT.ZOEKEN($B62;$B$26:$F$29;KOLOMMEN($B26:C26);0).
Kopieer de formules naar de overige hulpkostenplaatsen en het resultaat zal zijn conform
bovenstaand voorbeeld.
Leeswijzer:
Vanuit de afdeling HKP1 wordt 85.165 doorbelast naar HKP2 en 76.648 naar HKP3. Naar
HKP1 wordt doorbelast: 106.588 vanuit HKP2, 107.558 vanuit HKP3, en 37.500 vanuit
HKP4. Per saldo wordt vanuit HKP1 161.813 doorbelast naar andere kostenplaatsen en
vanuit andere kostenplaatsen wordt 251.646 naar HKP1 doorbelast. De totale kosten voor de
afdeling HKP1 bedragen aldus:
Directe kosten
Doorbelaste kosten vanuit Financiën
Doorbelaste kosten naar Financiën
Totaal
600.000
-161.813
251.646
689.833