Programma van Eisen

Programma van Eisen
Gemeenten Stadskanaal en Vlagwedde
INHOUDSOPGAVE
Pagina
INLEIDING
3
HOOFDSTUK 1
Uitsluitingscriteria
4
HOOFDSTUK 2
Functionele eisen aan de BAG-applicatie
5
HOOFDSTUK 3
Niet-functionele eisen aan de BAG-applicatie
7
HOOFDSTUK 4
Technische eisen aan de BAG-applicatie
8
HOOFDSTUK 5
Data-eisen aan de BAG-applicatie
10
HOOFDSTUK 6
Overige informatievragen
12
HOOFDSTUK 7
Beheer/onderhoud
13
HOOFDSTUK 8
Gunningcriteria
14
Inleiding
Dit programma van eisen en wensen is opgesteld als onderdeel van een aanbesteding voor
de aanschaf van een applicatie voor de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) bij
de gemeenten Vlagtwedde en Stadskanaal.
In het programma van eisen en wensen is een onderverdeling gemaakt in
Uitsluitingscriteria (eisen die kortweg met "ja" of "nee" beantwoord kunnen worden) en
eisen en wensen met toelichting. In dit programma van eisen is geen onderverdeling
gemaakt in eisen of wensen. Aan de hand van de reacties en de toelichting op de genoemde
eisen, zal worden bekeken hoe zwaar dit weegt voor de gemeenten. Er kan immers een
plausibele reden zijn om niet aan een bepaalde eis te voldoen.
In de gunningcriteria wordt het programma van eisen vertaald naar
beoordelingssystematiek op basis waarvan de offertes beoordeeld gaan worden.
een
Doelstelling van deze aanbesteding
De doelstelling van deze aanbesteding is een keuze te maken voor een applicatie voor de
Basisregistraties van Adressen en Gebouwen (BAG) en de implementatie met de gekozen
BAG-applicatie.
Context
Hier wordt relevante achtergrondinformatie verstrekt over de bij het project betrokken
partijen.
Gemeente Vlagtwedde
De gemeente Vlagtwedde heeft bijna 17.000 inwoners en kent een ambtelijke organisatie
met 150 medewerkers. De gemeentelijke organisatie kent hierbij vijf afdelingen: afdeling
Facilitaire Zaken, afdeling Middelen en Advies, afdeling Ruimte, afdeling Publiekszaken
en afdeling Samenleving.
Gemeente Stadskanaal
De gemeente Stadskanaal heeft 34.000 inwoners en kent een ambtelijke organisatie met
300 medewerkers. De gemeentelijke organisatie van Stadskanaal kent hierbij vier
diensten: de dienst beleid; de dienst sociale zaken; de dienst publieksbureau en de dienst
gemeentebedrijf. Het team informatiebeheer maakt deel uit van de dienst
gemeentebedrijf. Dit team biedt ondersteunende diensten op het gebied van (geo)grafische
informatievoorziening. Het beheer van de BAG zal één van de taken van dit team worden.
Overigens is de ambtelijke organisatie in een reorganisatietraject.
3
HOOFDSTUK 1
Uitsluitingscriteria
1. De applicatie conformeert zich aan:
- de actuele Grondslagen, thans versie 4.0;
- het actuele Processenhandboek, thans versie 1.1.
2. De applicatie moet de conformiteitstoets succesvol hebben doorlopen voor aanvang
van de implementatie volgens de overeen te komen planning. Dit houdt in dat:
- het koppelvlak van de BAG-applicatie op de Landelijke Voorziening is aan de
grondslagen getoetst;
- de BAG-applicatie kan aansluiten op de Landelijke Voorziening van BAG
(BAGLV);
- de resultaten van de testgegevens zijn beoordeeld met de referentie-testgegevens
voor de conformiteitstoets uit de BAGLV.
3. De BAG-applicatie is geïnstalleerd op 1 januari 2009.
4. De BAG-applicatie dient voor de distributie van basisgegevens geïntegreerd te
functioneren binnen een overwegend Centric softwareomgeving van de gemeente
Stadskanaal (met onder andere het datadistributiesysteem DDS/ Key2Datadistributie)
en binnen een overwegend Getronics PinkRoccade softwareomgeving van de gemeente
Vlagtwedde.
5. De acceptatietest op de BAG-applicatie wordt succesvol doorlopen en eventuele fouten
worden in een overeen te komen herstelperiode verholpen.
4
HOOFDSTUK 2
Functionele eisen aan de BAG-applicatie
Invoeren en wijzigen van data
1. De applicatie functioneert als bronregistratie. Dit betekent dat als de gegevens
eenmaal geregistreerd zijn in de BAG-applicatie de gegevens als bron gebruikt worden.
De gegevens in de BAG-applicatie kunnen niet automatisch vanuit een andere
applicatie worden aangepast.
2. De applicatie registreert de objecten en de gegevens per object voor de BAG-gegevens.
3. Ten behoeve van traceerbaarheid moet elke mutatie van elk BAG-gegeven
(geometrische en/of administratieve) worden opgebouwd in de BAG historie. Hierbij
moet het volgende bewaard worden:
- de voorgeschreven datum begin geldigheid;
- het voorgeschreven brondocumentnummer;
- datum en tijd waarop deze in het systeem is ingevoerd;
- de attribuutnaam en/of object en
- de oude en de nieuwe waarde van het attribuut en/of object.
4. De applicatie staat niet toe dat gegevens die eenmaal ingevoerd zijn in de BAG
daaruit verwijderd worden.
5. De applicatie biedt de mogelijkheid tot het registreren van vrije gegevens; dat kan zijn
op attribuutniveau (bijvoorbeeld straatcode, BOCO-schrijfwijze of op objectniveau
(bijvoorbeeld lichtmasten, windturbines). Dit impliceert dat de applicatie ook de
mogelijkheid biedt tot het kunnen onderscheiden van de BAG-gegevens en vrije
gegevens.
6. Het invoeren of muteren van vrije gegevens (…..) leidt niet tot vervuiling van de BAG
(voorbeeld: correctie datum-begin geldigheid en niet de datum waarop een niet-BAGgegeven is gemuteerd) en er vindt geen berichtenverkeer plaats tussen de gemeente en
BAG Landelijke Voorziening (BAGLV).
Bij invoer of mutatie van een vrij gegeven wordt in de BAG geen historie opgebouwd.
7. De applicatie kan relaties leggen tussen de administratieve en de geometrische
gegevens.
8. De applicatie biedt de mogelijkheid om via een geometrische ondergrond en
presentatie in één transactie zowel adresseerbaar object (verblijfsobject, standplaats,
ligplaats) als het administratieve adres in te voeren en deze beide te koppelen. Dient
dit altijd eerst administratief te zijn, of kan dit ook door een BAG-object eerst
geometrisch te definiëren of te muteren.
9. Het is niet mogelijk een (hoofd-)adres in te trekken zonder het bijbehorende
adresseerbaar object in te trekken. Het is niet mogelijk een adresseerbaar object in te
trekken zonder het bijbehorende (hoofd-)adres in te trekken.
Het is wel mogelijk een nevenadres in te trekken zonder het adresseerbaar object in te
trekken, zolang het hoofdadres maar de status "naamgeving uitgegeven" houdt.
10. De applicatie dwingt af, dat de "aanduiding hoofdadres verblijfsobject" van een
verblijfsobject, standplaats of ligplaats nooit gewijzigd kan worden.
11. De applicatie staat toe dat panden een overlappende geometrie hebben.
12. De applicatie beschikt over een directe alarmeringsfunctie bij foutieve invoer van
gegevens.
13. De "datum begin geldigheid" van een object dient te liggen na of op de datum van
dagtekening van het brondocument of van het besluit.
Hoe regelt de applicatie dat deze datum bij het invoeren wordt gecontroleerd?
14. Als de applicatie toestaat om in een veld (bijvoorbeeld status van een pand) eigen
("niet-BAG" conforme) domeinwaarden te definiëren en te gebruiken, moet bij het
tonen van het veld de applicatie ten minste de "officiële" BAG domeinwaarde tonen
met daarbij de juiste datum begin geldigheid.
5
Raadplegen
15. U dient in uw offerte aan te geven wat de mogelijkheden zijn om te raadplegen.
Beheren gegevens
16. U dient in uw offerte aan te geven hoe het beheer van de gegevens is geregeld.
17. De applicatie is in staat logbestanden te genereren, waardoor eventuele problemen
meer specialistisch geanalyseerd kunnen worden. Geef aan wat de inhoud is van deze
logbestanden?
Managementrapportage
18. Gebruikers kunnen zelf selecties samenstellen van administratieve en geometrische
gegevens om maatwerkrapportages te genereren.
19. Per object dient een historisch overzicht te kunnen worden gegenereerd met zowel het
actieve als de inactieve voorkomens van het object.
20. De applicatie biedt de mogelijkheid om op een eenvoudige en flexibele wijze
managementinformatie te genereren in de vorm van rapportages, queries en
overzichten. Wat voor soorten worden ondersteund?
21. De applicatie dient in staat te zijn gegevens te exporteren naar diverse standaard
formaten (waaronder ten minste: ASCII, CSV en XML). Voor de gemeente
Stadskanaal geldt dat u aangeeft of de applicatie ook de Cognos Business Intelligence
tools ondersteunt. Dat betreft het softwarepakket Impromptu, maar wordt later
vervangen door de Cognos 8 serie. De leverancier dient in dat geval de benodigde
"catalog" (Impromptu) en "package" (Cognos 8) te leveren.
Algemeen
22. De applicatie kan worden gebruikt voor het (lokaal) creëren, raadplegen en wijzigen
van gegevens, ook als de Landelijke Voorziening (tijdelijk) niet beschikbaar is. Als de
Landelijke Voorziening na een tijdelijke uitval opnieuw beschikbaar is, kan de
applicatie de mutaties die in de tussentijd zijn ingevoerd alsnog doorsturen naar de
Landelijke Voorziening.
23. De applicatie kan teruggekomen foutberichten van de Landelijke Voorziening
(BAGLV) onder de aandacht brengen van de beheerder of afhandelen en na correctie
opnieuw aanbieden aan de BAGLV.
24. De applicatie is in staat in het kader van mogelijke samenwerking van beide
gemeenten, om BAG-gegevens van beide gemeenten op te nemen in de BAG-applicatie
en de functionaliteit (invoeren, wijzigen en beheren van gegevens) als één geheel aan
te bieden aan de beide gemeenten.
25. De applicatie bevat uitgebreide GIS functionaliteit voor GIS specialisten.
26. De beheerder kan vanuit diverse functionaliteiten gegevens opvragen, consistentie
checks uitvoeren en queries en rapportages maken.
6
HOOFDSTUK 3
Niet-functionele eisen aan de BAG-applicatie
De niet-functionele eisen op het gebied van "Look and Feel"; gebruik en
gebruiksvriendelijkheid zullen in de presentatie aan de orde komen en aan de hand van de
presentaties worden beoordeeld.
7
HOOFDSTUK 4
Technische eisen aan de BAG-applicatie
Algemene technische eisen (geldend voor beide gemeenten)
1. De applicatie is gebruiksvriendelijk en is daarvoor bij voorkeur webbased en/of
gebaseerd op een SOA architectuur. U dient uw applicatie op dit punt toe te lichten in
uw offerte.
2. U dient aan te geven of er andere hardware nodig is op de server of cliënt voor de BAGapplicatie (bijvoorbeeld een dongle), dan hieronder per gemeente genoemd.
Technische eisen gemeente Stadskanaal
1. De applicatie dient te draaien op de op basis van VMware Virtual Infrastructure 3
gevirtualiseerde server-/storageomgeving van de gemeente Stadskanaal. Deze bestaat
fysiek uit een aantal HP Proliant DL380R05 servers met ieder twee keer Intel Dual
Core 3,0 GHz processors en de NetApp FAS2020 SAN. Onder andere de volgende
virtuele servers zijn beschikbaar:
a. een virtuele Windows Server 2003 voor Oracle databases;
b. een virtuele Windows Server 2003 voor programmatuur;
c. een virtuele Windows Server 2003 voor Active-Directory/DHCP/DNS;
d. een virtuele Windows Server 2003 die dienst doet als file-server (inclusief profiles
van de gebruikers);
e. een virtuele Windows Server 2003 die dienst doet als printserver.
2. Er dient van een Oracle database gebruik te worden gemaakt. U dient type en
versienummers van de door u gebruikte en ondersteunde Oracle databases op te geven.
3. De applicatie dient op Dell werkstations te draaien, die zijn uitgerust met onder
andere:
a. Windows XP professional;
b. MS Internet Explorer versie 6;
c. MS Office XP/2002;
d. hardware: De gemeente heeft drie verschillende Dell werkstations in gebruik. Na
vier jaar worden de werkstations vervangen. De oudste serie op dit moment in
gebruik heeft een Celeron 2,4 Ghz processor met 512 Mb intern geheugen. De
nieuwste serie heeft een Pentium D 3,4 Ghz processor met 1 Gb intern geheugen.
Technische eisen gemeente Vlagtwedde
1. De applicatie dient te draaien op de op basis van VMware Virtual Infrastructure 3
gevirtualiseerde server-/storageomgeving van de gemeente Vlagtwedde. Deze bestaat
fysiek uit een aantal HP Proliant ML350 server met ieder één keer Intel Dual Core 3,0
Ghz processors. Onder andere de volgende virtuele servers zijn beschikbaar:
a. een virtuele Windows Server 2003 voor Melddesk registratiesysteem met Oracle
database (free version);
b. een virtuele Windows Server 2003 voor Gwarchive mailarchief op basis van
Groupwise webmail.
2. Er dient van een DB2 database gebruik te worden gemaakt.
3. De applicatie dient op HP werkstations te draaien, die zijn uitgerust met onder andere:
a.
b.
c.
d.
e.
Windows XP Professional;
Novell Client 4.91sp4;
MS Internet Explorer versie 6/7;
MS Office XP/2002;
Hardware: de meeste pc’s zijn P4 met ten minste 512 aan ram.
8
9
HOOFDSTUK 5
Data-eisen aan de BAG-applicatie
Datamodel
1. Het logisch datamodel van de BAG-applicatie dient beschikbaar te worden gesteld aan
de gemeente voor eigen doeleinden.
2. Het datamodel is conform de voorschriften van VROM (Grondslagen).
Dat betekent onder andere dat:
- een verblijfsobject niet voorkomt zonder bijbehorende pand(en);
- een verblijfsobject gelegen kan zijn in twee (of meer) panden;
- een adresseerbaar object (verblijfsobject, ligplaats, standplaats) niet voorkomt
zonder hoofdadres;
- een hoofdadres niet voorkomt zonder adresseerbaar object (verblijfsobject,
ligplaats, standplaats;
- een adres geen geometrie heeft;
- een nummeraanduiding maar bij één adresseerbaar object hoort;
- de applicatie toelaat dat twee verblijfsobjecten dezelfde combinatie van openbare
ruimtenaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, woonplaats hebben;
- het niet mogelijk is een nummeraanduiding te koppelen aan een openbare ruimte
van het type kunstwerk of bestuurlijk gebied;
- het mogelijk is meerdere gebruiksfuncties op te nemen bij één verblijfsobject;
- alle in de BAG verplichte attributen ook in de applicatie verplicht zijn;
- de gedefinieerde domeinen (ten minste) alle in de Grondslagen beschreven waarden
bevatten;
- de voorgeschreven veldlengten en toegestane waardenverzameling overeenkomen
met de voorschriften in de Grondslagen (bijvoorbeeld de naam van een openbare
ruimte mag 80 posities zijn en de huisnummertoevoeging moet een letter (of leeg)
zijn en niet bijvoorbeeld een "-" of een "/");
- het mogelijk is dat een woonplaats uit twee niet rakende polygonen bestaat (……).
3. Het technisch datamodel van de BAG-applicatie dient beschikbaar te worden gesteld
aan de gemeente voor eigen doeleinden.
Initiële vulling
4. Een geautomatiseerde initiële vulling vanuit een extern referentiebestand moet
mogelijk zijn.
De reguliere "business rules" en "constraints" volgens de BAG moeten ten behoeve van
de initiële vulling uitgeschakeld kunnen worden. Zo mag het ontbreken van een
brondocument geen obstakel zijn voor de initiële vulling. In deze fase zijn de gegevens
vaak nog onvolledig:
verblijfsobjecten zonder panden, adressen zonder verblijfsobjecten en andersom. Hoe
gaat de applicatie daarmee om? Zijn er "werklijsten" van inconsistenties die
weggewerkt moeten worden?
5. In de applicatie zijn de domeinen voorgedefinieerd volgens de beschrijvingen in de
Catalogi.
Andere gegevens die relevant geacht worden, kunnen opgenomen worden in het niet
authentieke deel van de registratie.
10
Opslag van gegevens
6. In het kader van mogelijke samenwerking tussen beide gemeenten moet de BAGapplicatie de mogelijkheid bieden om verschillende gemeenten op te nemen in één of
meer onderliggende databases zodanig dat de betreffende data alleen door de
geautoriseerde gemeente benaderd kunnen worden.
Data Eisen
7. Er wordt een tool geleverd die controles uitvoert op het referentiebestand en het
referentiebestand kan opbouwen.
8. De applicatie beschikt over een aantal standaard exportmogelijkheden om de
ingevoerde data naar de volgende formaten te exporteren. (MS Office Access en Excel,
ASCII, Tekstbestand (kommagescheiden warden = CSV). Op welke manier kan dit
(geautomatiseerd en/of batchgewijs)?
Welke andere exportformaten worden door de applicatie ondersteund?
9. Conversieloos laden van CAD- en GIS formaten moet mogelijk zijn. Welke formaten
worden ondersteund?
11
HOOFDSTUK 6
Overige informatievragen
U dient in uw offerte uw visie op en de praktische uitwerking van de volgende twee punten
te verwoorden:
1. Digitaal archief
Beide gemeenten gaan in 2008/2009 een Document Management Systeem invoeren.
Wellicht dat op termijn ook voor de BAG een wens gaat ontstaan om bijvoorbeeld de
brondocumenten digitaal beschikbaar te krijgen. Het is dan de vraag of deze gescande
brondocumenten in de BAG-applicatie opgenomen moeten worden of in het DMSsysteem. En wellicht zijn er koppelingen mogelijk met een DMS. Graag uw visie en
(toekomstige) mogelijkheden.
2. Digitale duurzaamheid
In hoeverre heeft u voorzieningen getroffen of plannen ontwikkeld om de
duurzaamheid van digitale gegevens te garanderen?
12
HOOFDSTUK 7
Beheer/onderhoud
Applicatie, functioneel en technisch beheer
1. Het applicatiebeheer is zodanig geregeld dat bij het beheren en inrichten van de
applicatie niet telkens de inbreng van een programmeur van de leverancier
noodzakelijk is.
2. De functioneel beheerder kan in de applicatie zelf (help)teksten en menu en/of
menustructuren wijzigen en toevoegen.
3. De technische beheerder kan zelf autorisatiebeheer regelen en op eenvoudige wijze
autoriseren per onderdeel en per gebruiker regelen.
4. De applicatie, functioneel en technische beheerder, moeten voor beide gemeenten
beheer kunnen uitvoeren.
Onderhoud
5. Updates voor aanvulling en verbeteringen van fouten van de applicatie maken deel uit
van het onderhoudscontract.
6. Helpbestanden en documentatie wordt up-to-date gehouden met nieuwe releases van
de applicatie.
7. De leverancier levert onderhoud van de BAG-applicatie voor een afgesproken termijn
van ten minste twee jaar na einde levering van een major release met vooraf
afgesproken tarief.
Het onderhoud omvat o.a. het oplossen van fouten en een aantal updates per jaar.
13
HOOFDSTUK 8
Gunningcriteria
De beoordeling vindt plaats op basis van de offerte. Deze zal worden beoordeeld in
hoeverre wordt voldaan aan het Programma van eisen. De offerte zal worden beoordeeld
door leden van de werkgroep BAG. De leden kunnen een cijfer geven tussen de 1 en de 10,
op de subcriteria, waarbij 10 het meest gunstig is voor de gemeente. Op het onderdeel prijs
scoort de aanbieding met de laagste prijs een 10. De andere prijzen zijn een proportionele
afgeleide hiervan.
Hieronder zijn de hoofdcriteria met hun subcriteria te zien. De percentages zijn de
wegingsfactoren. Alleen op de subcriteria wordt een score gegeven.
De gunningcriteria zijn:
Prijs
- Totaalprijs applicatie
- Implementatiekosten
- Jaarlijks onderhoud en applicatiebeheer
60%
10%
30%
50%
Functionele eisen
- Algemene eisen en beheren gegevens
- Invoeren, raadplegen en wijzigen data
- Beveiliging
- Terugmelding
- Managementinformatie
60%
10%
10%
10%
10%
Niet-functionele eisen
- Look en Feel
- Gebruik en gebruiksvriendelijkheid
56%
44%
Technische eisen
- Aansluiting op gemeentelijke platforms
- Beschikbaarheid, herstelbaarheid
- Koppeling met interne architectuur
33%
33%
33%
10%
10%
5%
Data-eisen
- Datamodel
- Invoer gegevens
- Opslag gegevens
- Exporteren gegevens
5%
25%
25%
25%
25%
Koppelen en distributie gegevens
- Aansluiting op andere basisregistraties
- Aansluiting op BAGVL en interne applicaties
- Koppeling met generieke applicaties
33%
33%
33%
Beheer en onderhoud
- Aanpassen teksten en menu’s
- Onderhoud van applicaties
50%
50%
10%
10%
V8287
14