ROC Leeuwenborgh Gedragscode computergebruik en gebruik van

ROC Leeuwenborgh
Gedragscode computergebruik en gebruik van
Sociale Media
Documentstatus Datum: Aard wijziging: Door: Toelichting: 26 februari 2013 Bert Wetzels Instemming OR Deze gedragscode geeft de wijze aan waarop in de organisatie wordt
omgegaan met de ICT-faciliteiten van ROC Leeuwenborgh. Daarnaast bevat hij
richtlijnen voor de omgang met sociale media zoals twitter en facebook. Het
gaat om regels ten aanzien van verantwoord gebruik van de faciliteiten en
over de wijze waarop controle op het gebruik mag plaatsvinden.
Nieuwe technologieën bieden ons steeds meer mogelijkheden en gemak, waar
we als deelnemer en medewerker van ROC Leeuwenborgh graag gebruik van
maken, maar er zijn ook risico’s aan verbonden. Het is daarom in ieders
belang, zowel voor medewerkers als deelnemers, dat we goede afspraken
maken over het gebruik ervan.
De volgende punten zijn overwogen bij het vaststellen van deze gedragscode:
- De aangeboden computerfaciliteiten zijn bedoeld voor gebruik in het
kader van de functie of studie. We hebben vaak te maken met
bedrijfsgevoelige informatie en daar dient iedereen dus
verantwoordelijk mee om te gaan.
- Essentieel is dat, evenals in de “normale wereld” bij het gebruik van ITfaciliteiten en/of het gebruik van sociale media de fatsoensnormen in
acht worden genomen.
- Gebruik internet/e-mail is nodig om werk goed te kunnen doen. Onjuist
hiermee omgaan kost tijd en capaciteit van mensen en apparatuur, en
brengt diverse risico’s met zich mee. Zoals bijvoorbeeld extreme
belasting van de server door een te hoog dataverkeer. Hierdoor
ondervinden anderen overlast .
- Het uitgangspunt is dat iedereen professioneel en integer handelt. Toch
kan het voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van de faciliteiten en
in dat geval heeft het ROC Leeuwenborgh een controle bevoegdheid en
de bevoegdheid adequate maatregelen te nemen.
- Om deze bevoegdheid te kunnen uitoefenen worden bepaalde gegevens
geregistreerd en geïnventariseerd, Uiteraard zijn we hierbij aan regels
gebonden en hanteren we uiterste zorgvuldigheid.
In de volgende hoofdstukken is de gedragscode per onderdeel verder
uitgewerkt. 2
1. Werkingssfeer
1.1.
1.2.
Deze gedragscode is van toepassing op alle medewerkers en
deelnemers van ROC Leeuwenborgh alsmede personen die gebruik
maken van de IT-faciliteiten van ROC Leeuwenborgh of in een
bijzondere relatie staan met onze instelling.
De in lid 1 vermelde personen worden in het vervolg van deze
gedragscode vaak aangeduid als 'gebruiker'.
2. Gebruik algemeen
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
De aan de gebruiker ter beschikking gestelde computerfaciliteiten zijn
bedoeld voor gebruik in het kader van de taak/functie-uitoefening
respectievelijk studie of opleiding.
De gebruiker houdt zich aan de algemene instructies voor het gebruik
van computerfaciliteiten.
Het is niet toegestaan computerfaciliteiten van ROC Leeuwenborgh te
gebruiken of te exploiteren voor commerciële doeleinden anders dan
die welke voortvloeien uit hoofde van de taak/functievervulling of
studie bij ROC Leeuwenborgh.
Toegang tot computerfaciliteiten van ROC Leeuwenborgh wordt
verleend op basis van een combinatie van gebruikersnaam (vierletter
code of OV-nummer) en een persoonlijk wachtwoord of andere
vergelijkbare identificatie- en authenticatiemiddelen. Deze zijn
persoonlijk en niet overdraagbaar.
De door ROC Leeuwenborgh ter beschikking gestelde
programmatuur, hardware, gegevensbestanden of documentatie
mogen niet ongeautoriseerd worden gekopieerd of ter beschikking
worden gesteld aan derden.
3. Regels en voorwaarden voor het gebruik van e-mail en internet
3.1.
3.2.
Het gebruik van het aan de gebruiker op persoonlijke titel ter
beschikking gestelde e-mailadres is strikt persoonlijk.
Het is de gebruiker niet toegestaan om door middel van e-mail:
a) een niet voor hem geldend e-mailadres te gebruiken.
b) met behulp van de computerfaciliteiten van het ROC
Leeuwenborgh spam te versturen.
c) voor andere gebruikers bestemde e-mailberichten doelbewust
ongeautoriseerd te lezen, kopiëren, wijzigen, door te sturen of te
vernietigen.
d) informatie te verzenden die strijdig is met de wet of de goede
zeden.
e) elektronische kettingbrieven of waarschuwingsberichten van
virussen aan (groepen van) gebruikers te verzenden.
f) auteursrechtelijk beschermd materiaal, waaronder
programmatuur, teksten, beeldmateriaal of muziek, te kopiëren,
te downloaden via de faciliteiten van ROC Leeuwenborgh, of
3
3.3.
3.4.
materiaal van ROC Leeuwenborgh of derden ter beschikking te
stellen zonder toestemming van de rechthebbende. Bovendien
moet bij het downloaden alles in het werk worden gesteld om het
binnenhalen van bijv. virussen te voorkomen en de
beschikbaarheid van de computerfaciliteiten voor anderen niet in
gevaar te brengen.
Een gebruiker mag informatie die op het intranet van ROC
Leeuwenborgh is geplaatst niet kopiëren en op enigerlei wijze
verspreiden over/op het internet.
Een gebruiker mag zich op het internet niet ongeoorloofd toegang
verschaffen tot niet-openbare bronnen of toegangsrechten van
(gebruikers van) ROC Leeuwenborgh misbruiken en hierdoor deze
bronnen aan derden ter beschikking stellen.
4. Gebruik van Sociale media
4.1.
De gebruikers van sociale media dienen rekening te houden met de
goede naam van de school en van een ieder die betrokken is bij de
school.
4.2. tijdens de onderwijsactiviteiten is het in de regel niet toegestaan
actief te zijn op sociale media tenzij door de schoolleiding
respectievelijk leraren hiervoor toestemming is gegeven.
4.3. Het is toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen
vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en andere
betrokkenen niet schaadt.
4.4. De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud welke hij
of zij publiceert op de sociale media.
4.5. Wees ervan bewust dat de gepubliceerde teksten en uitlatingen voor
onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na verwijdering van het
bericht.
4.6. Het is voor gebruikers niet toegestaan om foto-, film- en
geluidsopnamen van school gerelateerde situaties op de sociale
media te zetten tenzij betrokkenen uitdrukkelijk toestemming voor
plaatsing hebben gegeven.
4.7. Gebruikers nemen de fatsoensnormen in acht. Als fatsoensnormen
worden overschreden (bijvoorbeeld: pesten, kwetsen, stalken,
bedreigen, zwartmaken of anderszins beschadigen) dan heeft ROC
Leeuwenborgh het recht passende maatregelen te nemen.
4.8. Medewerkers hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het
gebruik van sociale media: privémeningen van medewerkers kunnen
eenvoudig verward worden met de officiële standpunten van de
onderwijsinstelling en het is aan de medewerker om dit te
voorkomen.
5. Privacy, toezicht en controle
5.1.
Controle op het gebruik van computerfaciliteiten, waaronder e-mail
en internet, vindt alleen plaats in het kader van deze gedragscode en
het beheer van de computerfaciliteiten.
4
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
In het kader van technisch systeem- en netwerkbeheer vindt
vastlegging van gebruikers- en verkeerinformatie (logging) plaats.
Deze gegevens worden niet langer dan een periode van zes maanden
bewaard.
Ten behoeve van het beheer van de computerfaciliteiten wordt de op
het netwerk aangesloten apparatuur en programmatuur regelmatig
geïnventariseerd. De hieruit verzamelde gegevens worden door de
beheerder vastgelegd en worden alleen ingezet voor het beheer van
computerfaciliteiten en niet voor andere doeleinden gebruikt.
Het hoofd van de Bedrijfsdienst van ROC Leeuwenborgh heeft het
recht om in opdracht van het College van Bestuur na een gerezen
verdenking van handelen in strijd met deze gedragscode, in het
kader van een onderzoek voor een beperkte periode gerichte controle
uit te laten voeren door de beheerder op e-mail-, netwerkverkeer of
internetgebruik van individuele gebruikers. Van deze controle wordt
een schriftelijke rapportage opgesteld, die met de gebruiker wordt
besproken.
Bij geconstateerde (beveiligings)incidenten heeft de beheerder het
recht om gebruikers de toegang tot computers en/of netwerken
(tijdelijk) te ontzeggen.
Elektronische berichten van werknemers met een bijzondere
vertrouwensfunctie zoals bedrijfsartsen en vertrouwenspersonen, zijn
in beginsel uitgesloten van persoonlijke controle. Dit geldt niet voor
de controle op de beveiliging van het berichtenverkeer.
Indien hiertoe gedwongen of gesommeerd door een
vertegenwoordiging van de rechterlijke macht, zal het College van
Bestuur medewerking verlenen aan verstrekking van informatie
aangaande gebruik van computerfaciliteiten door individuele
gebruikers.
6. Sancties
6.1.
6.2.
Een medewerker die handelt in strijd met deze regeling maakt zich
mogelijk schuldig aan plichtsverzuim. Een deelnemer maakt zich
mogelijk schuldig aan wangedrag.
Bij constatering van handelen in strijd met deze code, de algemene
gedragsregels, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen
en waarden kunnen afhankelijk van de aard ernst van de overtreding
maatregelen worden getroffen. Deze maatregelen kunnen inhouden:
a) Het voor kortere of langere tijd geen, of strikt geclausuleerd,
gebruik te mogen maken van de ROC Leeuwenborgh ITfaciliteiten.
b) voor deelnemers een maatregel zoals bedoeld in artikel 10 en 11
van de Algemene Voorwaarden van de Onderwijsovereenkomst
c) voor werknemers: kan het College van Bestuur een sanctie
opleggen conform hetgeen hierover met betrekking tot
disciplinaire maatregelen is vastgelegd in de vigerende CAO-BVE.
5
7. Overige bepalingen
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
Deze gedragscode kan met inachtneming van de ter zake geldende
voorschriften door het College van Bestuur worden aangevuld en
gewijzigd.
Het College van Bestuur zal wijzigingsvoorstellen ten aanzien van
deze gedragscode aan de ondernemingsraad en de Deelnemersraad
ter instemming voorleggen conform de Wet en/of het vigerende
reglement.
Het College van Bestuur informeert de gebruikers over de inhoud van
deze code, waaronder hetgeen over toezicht en controle is
opgenomen.
In alle gevallen waarin deze gedragscode niet voorziet, beslist het
College van Bestuur.
Deze gedragscode is door het College van Bestuur vastgesteld op 26
februari 2013.
6