Cursus Excel - Een simpele administratie Deze cursus Excel geeft

Cursus Excel - Een simpele administratie
Deze cursus Excel geeft een korte introductie in Microsoft Excel. Excel is het spreadsheet-programma van
Microsoft dat inbegrepen zit bij Microsoft Office. Een spreadsheet is een 'blad' met cellen die gegevens kunnen
bevatten zoals tekst en getallen. Een spreadsheet of in het Nederlands 'rekenblad' wordt vaak gebruikt voor
administratieve doeleinden en dan in het bijzonder voor de financiële administratie. Door het gebruik van
rekenfuncties kunnen bijvoorbeeld kwartaalcijfers, loonkosten en andere financiële cijfers gegenereerd worden op
basis van de gegevens die in het spreadsheet opgenomen zijn. In dezecursus Excelmaak je een klein onderdeel
de financiële administratie, namelijk een kostenoverzicht.
De voorbeelden in deze Excel cursus komen uit de Engelse taalversie van Excel 2002, maar zijn niet moeilijk te
vertalen naar andere Excel versies. Het voorbeeldbestand cursus_excel1.xls bevat het rekenblad dat we in deze
cursus maken. Het voorbeeldbestand is gemaakt met een Engelse Excel, maar een Nederlandse Excel zal de
gebruikte formules automatisch naar het Nederlands vertalen.
Het rekenblad
Met Excel organiseer je getallen en tekst in een rekenblad (spreadsheet). Elke cel in het rekenblad wordt
geïdentificeerd door het rijnummer en de kolomletter. Als je Excel 2002 opent is standaard de cel A1
geselecteerd.
Er is een aantal manier om met de muis cellen te
selecteren. Het is voor deze Excel cursus handig als je meerdere cellen tegelijk kunt selecteren door te slepen.


Je kunt met de muis individuele cellen selecteren door ze (een keer) aan te klikken
Door de linker muisknop ingedrukt te houden en te slepen kun je meerdere aangrenzende cellen tegelijk

selecteren.
Door de CTRL toets ingedrukt te houden kun je met de muis meerdere individuele niet-aangrenzende

cellen selecteren.
Door op een rijnummer te drukken selecteer je de hele rij en door op een kolomletter te drukken
selecteer je een hele kolom.
Gegevens invoeren
Als je een cel selecteert kun je in die cel gegevens typen. Cellen kunnen tekst of getallen bevatten. In feite kun je
dus alles typen in een cel wat je wil. Voor het kostenoverzicht dat we gaan maken willen we producten opnemen
en hun kosten per maand.
In het werkblad hieronder zie je de administratie van de kosten die een bakker heeft gemaakt in het eerste
kwartaal voor een aantal producten. Alle tekst is ingetypt, evenals de getallen in het lichtblauwe gedeelte. De
getallen in het grijze gedeelte en in de blauwomrande cel rechtsonder zijn berekend door Excel. Daarover later in
de cursus meer.


Open een nieuwe bestand in Excel


Type rij 1 over in je rekenblad (B1 t/m E1)
Neem de getallen in de lichtblauwe kolommen over, ofwel de maandkosten per product.
Type de A kolom over in je rekenblad (A2 t/m A8). Je kunt het woord 'Maandtotaal' vet maken door cel
A8 te selecteren en de toetscombinatie CTRL + b in te drukken.
NB: Wanneer je getallen intypt dan zal Excel zoveel decimalen weergeven als nodig is. 375 wordt dus zonder
decimalen weergegeven en 3.20 wordt als 3.2 weergegeven.



Selecteer de velden B2 t/m D7 door te slepen. Dit zijn alle maandkosten.
Ga naar het menu Opmaak > Celeigenschappen. (zie afbeelding hieronder)
In het celeigenschappenmenu kies je 'getal' (engels: 'number') in de lijst aan de linkerkant. Rechts kun je
het aantal decimalen opgeven. Ik heb voor 2 gekozen. Als je op OK drukt zullen alle cellen uit in de
eerder gemaakte selectie de aangegeven opmaak krijgen.

Je kunt de selectie ook een achtergrondkleur geven zoals in het voorbeeld. Ga daarvoor naar het
tabblad 'patronen' (engels: 'patterns') in het celeigenschappenmenu.
Excel formules
De maand- en kwartaaltotalen in het overzicht zijn niet handmatig ingevuld. Ze worden door Excel berekend aan
de hand van de waardes in het lichtblauwe gedeelte, de kosten per product. Zo is het maandtotaal in cel B9 de
som van cel B2 t/m cel B7. In Excel geef je deze optelling aan als =SOM(B2:B7). Je kunt deze eenvoudige
formule invoeren in de formulebalk boven het werkblad. Nb: In de voorbeelden voor deze cursus Excel worden de
formules in de formulebalk getypt. Je kunt ze echter ook direct in de cel typen. Excel zal herkennen dat het om
een formule gaat door het = teken.

Selecteer cel B8 met de muis en type =SOM(B2:B7) in de formulebalk. Als je op enter drukt zal het totaal
van cel B2 t/m B7 in cel B8 verschijnen.
Belangrijk:In deze cursus Excel komen de voorbeelden uit een engelstalige versie van Microsoft Office. De
functiebenamingen in Excel zijn daarom ook in het Engels en er staat in de afbeelding hierboven dus SUM in
plaats van SOM. Houd er rekening mee welke taalversie van Microsoft je hebt. Voor de Nederlandse versie schrijf
je =SOM(B2:B7), voor de Engelse versie =SUM(B2:B7). Verderop in deze cursus Excel vind je een tabel met de
meest voorkomende Excel formules in het Engels en het Nederlands.
Heb je de formule ingevoerd in de formulebalk, dan verschijnt in cel B8 het maandtotaal voor de kosten in
Januari. De volgende stap is om de maanden Februari en Maart van maandtotalen te voorzien.
Je zou nu voor veld C2 en D2 een zelfde formule kunnen intypen in de formulebalk, waarbij je de kolomletter
steeds verandert. Je kunt dit echter sneller door Excel laten doen door de formule te kopieëren. Excel past dan
zelf de formule aan aan de huidige kolom.
1.
2.
Selecteer veld B8 met de muis
Druk de toetscombinatie CTRL + C in (of kies Bewerken > Kopieëren)
3.
4.
Selecteer met de muis cel C8 en D8 (bijvoorbeeld door te slepen)
Druk de toetscombinatie CTRL+V in (of kies Bewerken > Plakken)
Je ziet dat Excel niet letterlijk het getal 755.55 uit cel B8 kopiëert naar de andere cellen. Deformuleachter de cel
wordt gekopiëerd en toegesneden op de andere cellen. Excel 'voelt' zelf aan dat je de waarden vertikaal wil
optellen en past daarop zelf de formule aan aan de nieuwe kolomletter. Cel C8 krijgt dus door Excel automatisch
de formule =SOM(C2:C7) toegewezen, waardoor het juiste totaal voor die kolom verschijnt.

Herhaal deze operatie, maar dan voor de rijen: Bloem, Zout, Gist, etc. Het totaalbedrag dat is uitgegeven
aan bloem in het eerste kwartaal verschijnt in cel E2 als je voor die cel de formule =SOM(B2:D2) invult.
Het totaal aan kosten voor het eerste kwartaal staat rechtsonder in het kostenoverzicht in de blauw omrande cel
E8. Er zijn twee manieren om de inhoud van cel E8 te berekenen. Je kunt E2 t/m E7 bij elkaar optellen, of B7 t/m
D7.

Vul nu de formule in voor cel E8, het kostentotaal voor het eerste kwartaal. Dit kan op twee manieren. Je
kunt de totalen per product optellen =SOM(E2:E7) of je kunt de totalen per maand optellen
=SOM(B8:D8). De keuze is aan jou.
Celopmaak
Je hebt nu een mini-rekenmodel gemaakt in Excel. Om de zaak wat aantrekkelijk te maken voegen we kleuren
toe aan de cellen, om het overzicht wat duidelijker te maken.


Selecteer de cellen die je van een kleur wil voorzien (bijvoorbeeld de maandtotalen).
Klik op het emmertje op de werkbalk (rechts)bovenaan het scherm. Je kunt een kleur kiezen uit het palet
dat verschijnt. (zie onder) <table width='100' border='0' cellpadding='0' cellspacing='4'
bordercolor='#FFFFFF' bgcolor='#333333'> <tr> <td width='20%'>
width='80%'>
</td> <td
</td> </tr> </table>
Met het 'vulemmertje' geef je cellen een achtergrondkleur, met de "A" kunnen je de tekst in de cellen een kleur
geven. Met het "ruitje" aan de linkerkant van het emmertje open je een menu waarmee je de randen van cellen of
groepen cellen kunt opmaken.
Uitbreiden
Een kostenoverzicht maken doe je als bakker niet alleen in
het eerste kwartaal. Je kunt het overzicht simpel uitbreiden door een nieuwe kolom in te voegen. De volgende
stap in deze cursus Excel is het uitbreiden van het model met de maand april.

Klik met de rechtermuisknop op het de kop van de kolom E. In het menu dat verschijnt kies je 'invoegen'
(insert).
Er verschijnt nu een lege kolom tussen D en E. Die nieuwe kolom heet E en de oude kolom E wordt automatisch
kolom F. Als je een getal invoert, bijvoorbeeld 100.99 gaat Excel er van uit dat de nieuwe waarde 100.99 ook bij
het totaal in kolom F opgeteld moet worden. De formule is dus automatisch uitgebreid met de April-
kolom.



Type "April" in het veld E1 als je dat nog niet had gedaan.
Maak de formule aan voor het totaal-veld E8 :
1.
2.
Selecteer met de muis veld D8
Druk de toetscombinatie CTRL + C in (of kies Bewerken > Kopieëren)
3.
4.
Selecteer met de muis veld E8
Druk de toetscombinatie CTRL + V in (of kies Bewerken > Plakken)
Alleen het totaalveld F8 moet nog aangepast worden om de nieuwe gegevens mee te nemen.


Selecteer met de muis veld F8
Verander de formule =SOM(B8:D8) in =SOM(B8:E8). Zo wordt ook de nieuw toegevoegde maand

opgenomen in het totaal.
Vul tot slot waarden in in de April kolom.
Veel voorkomende Excel formules
In deze Excel cursus maak je tot nu toe alleen gebruik van de SOM formule. Je kunt echter veel meer formules
en logische constructies gebruiken in de formulebalk. In de tabel hieronder vind je een aantal vaak gebruikte
Excel formules. Je kunt de Nederlandse versies van de formules gebruiken om het bestand bij deze cursus in de
Nederlandse Excel te laten werken.
(nederlands / engels)
Excel formule
ALS / IF
Werking
Met als kun je een voorwaarde stellen waaronder een veld
een bepaalde inhoud moet krijgen. Voorbeeld: =ALS(B8 >
100, "Je hebt teveel uitgegeven!", "Je bent binnen budget
gebleven") Als cel B8 een getal groter dan 100 bevat, dan
wordt er "Je hebt teveel uitgegegev" weergegegeven in de
cel waarvoor deze formule geldt en anders "Je bent binnen
budget gebleven".
AVERAGE / GEMIDDELDE
Berekent het gemiddelde van de getalwaardes in een
verzameling velden. Voorbeeld: =GEMIDDELDE(B8:E8) . Dit
geeft in het voorbeeld van deze cursus de gemiddelde
kosten per maand.
EN / AND
Met EN kun je een dubbele voorwaarde stellen aan een veld.
En en IF zijn overigens te combineren.
=ALS(AND(B8>100,C8>100), "beide groter dan 100", "niet
beide groter dan 100"). De bovenste formule zegt: als cel B8
en cel C8 allebei een getal hoger dan 100 bevatten, geef dan
de tekst "beide groter dan 100 weer" en zo niet, dan "niet
beide groter dan 100". Je kunt bovenstaande Excel formule
in het Excel-voorbeeld van deze cursus uitproberen.
OF / OR
Met OF kun je nagaan of minimaal 1 van de gestelde
voorwaarden waar is. Bijvoorbeeld:
=ALS(OF(B8>100,C8>100), "min. 1 cel groter dan 100",
"geen enkele cel groter dan 100"). Als minimaal 1 van beide
voorwaarden klopt, dan wordt "beide groter dan 100"
weergegeven, anders "niet beide groter dan 100". Probeer
ook deze formule in het Excel voorbeeld bij deze cursus.
AANTAL / COUNT
Telt het aantal cellen in de selectie dat een getal bevat
=AANTAL(B:B8) geeft bijvoorbeeld 7.
Er zijn tal van formules Excel formules. De Engelse varianten voor Excel 2003 vind je hier.
Grafieken maken
Tot slot van deze cursus Excel maken we een grafiek van enkele van de gegevens uit onze mini-administratie. Je
kunt in Excel een keur aan verschillende grafieken maken. Voor deze cursus houden we het eenvouding.

Selecteer veld A1 t/m E7 door te slepen met de muis met de linkermuisknop
ingedrukt.



Klik het ikoontje voor de 'grafieken wizard' bovenaan in de werkbalk
Het grafiekenmenu verschijnt nu. Kies in de linkerlijst als type (chart type) 'lijn' of 'lijngrafiek' en aan de
rechterkant het subtype 'lijn' (de grafieksoort in de linkerbovenhoek).
Klik op volgende. Je ziet nu een voorbeeld van de grafiek en de mogelijkheid om aan te geven welke
data er in de grafiek moet komen. Omdat je al cellen geselecteerd hebt voordat je aan de grafiek-wizard
begon is de data al ingevuld. Kies onderaan 'rijen', zodat de maanden op de x-as van de grafiek komen
en klik op voltooien (finish).
Tot zover deze cursus Excel voor beginners. Met Excel is natuurlijk veel meer mogelijk dan alleen het bouwen
van een kostenstaat. In het MKB wordt vaak de complete administratie van in Excel bijgehouden. Je kunt met
Excel zelfs je eigen applicatie maken met behulp van de programmeertaal VBA.
Visual Basic for Applications ( VBA ) is een programmeertaal die bestemd is om applicatieprogramma 's te
automatiseren. Voornamelijk bekend uit de Microsoft Office serie, zoals Word , Excel en Access , maar ook
gebruikt in applicaties van derden, zoals AutoCAD . Bron: Wikipedia
Er zijn tal van cursussen Excel voor bedrijven en particulieren die je meer specifieke Excel-vaardigheden kunnen
leren van het voeren van een bedrijfsadministratie tot het ontwikkelen van complete applicaties met VBA.
Meer cursus Excel
Zoek je nog een cursus Excel, bezoek dan onderstaande links met cursussen Excel.
Excel 97 - een 19-delige online cursus Excel.
Cursus Excel (Microsoft) - Op de Microsoft Office website is er een cursus Excel te vinden voor een groot
aantal veel gebruikte Excel bewerkingen.
Leren.nl, categorie Excel - Een overzicht van gratis online en betaalde curses Excel bij Leren.nl