Leiding geven aan projecten

Leiding geven aan projecten
Commercie en subsidie
Wat gaan we doen
Les 2
• Risico’s
– Identificeren
– Berekenen
– Kiezen
• Kwaliteit
– Geschikt voor doel
– Subsidie criteria in je project
Les 2
Start
Risico’s
• Wat zijn risico’s?
Risico’s zijn onzekerheden, die invloed hebben op
het project of het eindresultaat. Deze invloed kan
voordeling of nadelig zijn.
• Kansen en bedreigingen
Hoe gaan we er mee om, wat doen we om keuzes te
maken.
Risico beheersing
• Identificeren
– Inventariseren
– Impact bepalen
– Tegenmaatregel nemen
• Bewaken
– Monitoren van ontwikkeling van risico
• Beheersen
– Monitoren van tegenmaatregelen (kernfocus)
– Bijsturen indien nodig
Risico beheersing
• Identificeren
– Inventariseren
– Impact bepalen
– Tegenmaatregel nemen
• Bewaken
– Monitoren van ontwikkeling van risico
• Beheersen
– Monitoren van tegenmaatregelen
– Bijsturen indien nodig
Risico’s
• Hoe ontdekken we risico’s?
Risico documentatie
•
•
•
•
•
Risico logboek/register
Risico analyse
Tegenmaatregelen in plan opnemen
Instructies geven over ‘early warning signs’
Periodieke controle of alles nog is zoals je
hoopt
Risico’s in jullie plan
• Zoek 2 risico’s in jullie project die het
projectsucces onzeker maken of ondermijnen.
Risico’s in projecten
• Aannames die je doet herbergen risico’s.
• Breekpunten in plannen.
• Invloeden die niet in het project gestuurd
worden, maar wel het succes (mede) bepalen.
• Onduidelijkheden in resultaat, planning,
financiering, kwaliteit, meerwaarde en rollen.
• Over-ambitie in opdracht of plan (overschatten
van kennis en kunde)
• Wat tolereren we bewust.
Project (terugblik, wat ging er mis?)
• Wat zijn oorzaken dat projecten mislukken?
– Geen keuzes maken
– Te hoge ambitie
– Onduidelijk wat echt nodig is
– Risico’s niet goed ingeschat
– Slecht plan
– Onduidelijke taken en taakverdeling
Risico’s kennen diverse dimensies
• Belangrijkste inzichten:
• Kans dat het zich gaat voordoen
• Impact die het heeft op het project of
eindresultaat
• Nabijheid van het risico
• Eventueel nog meer inzichten:
• Traceability
• Veranderlijkheid
Impact
Risicoprofiel
Lijn risicotolerantie
Catastrofaal
Hoog
Middel
Laag
Zeer
gering
Zeer
gering
Laag Middel Hoog Vrijwel
zeker
Kans
Bedreiging
Kans
Vermijden
Exploiteren
Reduceren
kans en/of impact
Noodvoorziening treffen
impact
Vergroten
Overdragen
Impact (financieel)
Delen
Delen
Accepteren
Afwijzen
Maatregel selecteren
Mogelijke
Actie 2
Mogelijke
Actie 1
Mogelijke
Actie 3
Kosten/Tijd
Kosten/Tijd
Kosten/Tijd
Risico toleranties
Selectie
KOSTEN
Impact op
andere delen
van het
project
Impact
op
plannen
Impact op
Business
Case
Impact op
business
programma
KANS en
IMPACT
Project risico’s methoden
Inventarisatie:
• Risico break down structure
• Brainstorming
Impact bepalen:
•
•
•
•
Delphi methode
Scenario analyse
Monte Carlo techniek
Kans-effectmatrix
Kans-effectmatrix
Kosten
Kans
Effect
Optie
A
Kosten over kanaal: 50.000
Kans op tijd leveren: 10%
Effect bij te laat: 200.000 boete
Optie
B
Kosten over zee: 180.000
Kans op tijd leveren: 70%
Effect bij te laat: 200.000 boete
Over land of
over zee?
Kans-effectmatrix
Kosten
Kans
Effect
Optie
A
10% op tijd, dus 90% te laat
Hoogte boete: .90 x 200.000,- = € 180.000
Vervoerskosten: € 50.000,- Totaal: € 230.000,-
Over land of
over zee?
Optie
B
70% op tijd, 30% te laat
Hoogte boete: .30 x 200.000,- = € 60.000,Vervoerskosten: € 180.000,Totaal: € 240.000,-
Einde risico’s
•
•
•
•
Eerst nadenken, dan doen
Realistische inschattingen maken
Keuzes maken
Actief bijsturen
• and fingers crossed
Kwaliteit
• Wat is kwaliteit
Projectkwaliteit bereikt men wanneer de resultaten
van het project in overeenstemming zijn met de
verwachtingen. Eén van de manieren om dit te
bereiken is om kwalitatief goede processen in te
richten.
Elk project heeft zijn eigen kwaliteitssysteem dat
verankerd is met het kwaliteitssysteem van de
permanente (klant en/of leveranciers)organisatie.
Kwaliteit
• Kwaliteitsplan
• Kwaliteitslogboek/register
• Specificaties en programma van eisen (PvE)
• Kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria
Het kwaliteitspad
Van de klant
Vanuit het project
Kwaliteits Planning
Kwaliteitsverwachtingen van de klant
Acceptatiecriteria
Productbeschrijving
eindproduct
Kwaliteits
componenten
Kwaliteits management
strategie
Product beschrijvingen
Kwaliteitscriteria en
toleranties
Kwaliteits methodes
Kwaliteits
verantwoordelijkheden
Kwaliteits register
Kwaliteit Review
Techniek
Acceptatie records
Product
Kwaliteits en
goedkeurings record
Kwaliteits Beheersing
Productgerichte planning
Meten is weten
• Kwaliteit is meetbaar
– Opstellen criteria
– Meetbaar maken
– Objectief meten
– Bewijslast
– Acceptatie
Kwaliteit = fit for purpuse
• Inhoudelijk kwaliteit van het project
– Geschikt voor het doel
– Passend in verwachtingen
– Niet overgekwalificeerd, Just enough
• In context van subsidies
– Juiste procedures volgen
– Track record voor middelen en keurmerken
Kwaliteit
• Movie 1
Kwaliteit
Movie 2
Kwaliteit
• Movie 3
Oefening in teams van 5
• Relevante criteria stellen (eisen en wensen)
Criteria stellen en prioriteren
• Relevante criteria stellen (eisen en wensen)
• Prioriteren van criteria
– MoSCoW regel (Must, Should, Could, Want to)
Veelal gebruikers die de eisen en wensen
hebben (en tevens verwachtingen)
Gebruikers zijn de eindgebruikers, beheerders
en onderhoudsmensen.
Kwaliteit
Review:
–
–
–
–
Goedkeuren van het product
Draagvlak creëren
Bevestigen dat het product klaar is voor acceptatie
‘Baselinen’ van het product
Audit:
Externe vaststelling dat de reviews zijn uitgevoerd en
voldoen aan gestelde eisen.
Evaluatie:
– Beoordeling van het proces en leermomenten
vaststellen
Subsidie gelden in project
• Subsidie is geld
• Meerdere geldschieters in projecten geeft nog
geen meerdere opdrachtgevers
• Hoe ga je er mee om?
– Gelden kanaliseren via 1 opdrachtgever
– Opknippen naar deelprojecten onder 1 project
– Meerdere losse projecten starten (laatste keuze)
Kwaliteit in organisatie
Bedrijfs / Programma Management
Stuurgroep
Senior
Gebruiker
Project
Borging
Opdrachtgever
Project
Manager
Team
Manager
Teamleden
Senior
Leverancier
Wijzigings
Autoriteit
Project
Support
Einde kwaliteit
Kwaliteit = actief managen
• Borging van draagvlak
• Voorbereiding op acceptatie
• Geschiktheid voor het doel
Einde les 2
Voor de volgende les leren:
• Boek: hoofdstuk 3
• Start met risico analyse van je projectplan
• Geef zeker 1 berekening van keuzes die je in je
plan hebt. (kans-impact matrix toepassen)
Ter info: Toets!
• Toets in week 4.
• 1,5 uur.
• Deel meerkeuze, deel open vragen.
• Oefentoets staat vanaf maandag op
blackboard
Einde les 2