Een nieuwe blik op Enterprise Content Management

P R E M I U M
RESOURCE
e-book
Een nieuwe blik op
Enterprise Content
Management
Alles wat u moet weten over
de Cloud, mobiele toepassingen en meer
Gesponsord door
P R E M I U M
RESOURCE
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
inhoud
Voorwoord.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 3
Medewerkers.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 4
Van onze sponsor.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 5
Zal file sharing uw ECM-oplossing vervangen?
David Roe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 6
10 obstakels en manieren om ze te overwinnen
Mike Ferrara . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... .. .. .. 12
Cloud & Mobiele toepassingen: Uitdagingen bij
informatiemanagement
John Mancini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... .. .. .. . 16
Content beheren? Begin met metadata.
John Horodyski .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... .. .. .. . 20
De 6 beste praktijkvoorbeelden van ECM
David Roe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. . 24
2
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
voorwoor d
ECM:Ontrafeld
en in ontwikkeling
Zakelijke gebruikers willen informatie op het werk op dezelfde manier kunnen terugvinden als
thuis: in de Cloud, op elk apparaat, op elk moment en in de juiste context.
Organisaties zullen de manier waarop zij bedrijfscontent aanbieden via Enterprise Content
Management (ECM)-systemen dan ook moeten aanpassen. En ze kunnen daar niet langer
mee wachten, aangezien hun werknemers en zakelijke partners onofficiële, voor de
consumentenmarkt bedoelde, systemen gebruiken voor opslag en synchronisatie (EFSS).
Journalisten van CMSWire en professionals uit de bedrijfstak onderzochten een maand lang
de problemen en ontwikkelingen rond ECM. Dit e-book bevat hun analyses en adviezen. De
belangrijkste conclusies uit hun onderzoek zijn:
ECM- en EFSS-platforms zullen naast elkaar bestaan. Aangezien beide
categorieën hun capaciteiten uitbreiden, zullen de grenzen ertussen steeds verder
vervagen.
ybride hosting is een mogelijke oplossing. Sommige bedrijven zullen nooit al
H
hun gegevens naar de Cloud verplaatsen. Een aantal van hen zal aan lokale eisen
voor toezicht en beveiliging moeten voldoen.
etadata vormen een sleutelfactor. Ze maken gegevens gemakkelijker te vinden.
M
Wij hopen dat deze bijzondere kijk op ECM nuttig voor u is, en we hopen dat dit document
u helpt bij het stellen van de juiste vragen en het nemen van de juiste beslissingen. Geef ons
gerust uw feedback.
3
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
medewerkers
David Roe
David Roe is journalist
in Parijs en een van
de vaste redacteuren
bij CMSWire. Hij
is geïnteresseerd
in informatiemanagement, big data
en Cloud computing.
Mike
Ferrara
Mike Ferrara is
vicevoorzitter
van de juridische
adviesgroep Duff
& Phelps.
John
Mancini
John Mancini is
voorzitter van AIIM
(Association for
Information and
Image Management),
een wereldwijde
gemeenschap
van informatieprofessionals.
John
Horodyski
John Horodyski is
partner bij
Optimity Advisors
en heeft meer dan
15 jaar ervaring met
managementstrategieën.
over ons
CMSWire
CMSWire, een publicatie van Simpler Media Group, Inc., biedt nieuws, advies en analyses
voor professionals die zich voor marktleiders bezighouden met de strategie, het beheer
en de marketing van digitale content. Meer dan 400 professionals en redacteuren uit de
sector voeren elk kwartaal onze toonaangevende en innovatieve analyses uit voor een
gemeenschap van meer dan 750.000 specialisten.
Deze analyses hebben onder meer betrekking op klantervaring, digitale marketing,
social business en informatiemanagement.
4
va n o n z e s p o n s o r
ECM: Luister naar uw gebruikers!
H
et invoeren van een Enterprise Content Management (ECM)-systeem dat tegemoet
komt aan de behoeften en eisen van werknemers lijkt een eenvoudige zaak. Maar veel
bedrijven richten zich op de beoordeling van specifieke ECM-functies en -mogelijkheden,
en vergeten te onderzoeken hoe en waar hun werknemers hun voordeel kunnen doen met
het systeem.
Wij spraken met duizenden gebruikers over wat zij zoeken in een ECM-oplossing, en dit is
wat ze ons vertelden:
1
Maak het eenvoudig... maar veilig
Nu de populariteit en het gebruik van tools voor het delen en synchroniseren van
bestanden toeneemt, worden bedrijven zich steeds bewuster van de noodzaak veiligheid
en gegevensbescherming in balans te brengen met de behoefte van werknemers aan een
eenvoudige oplossing waarmee ze documenten kunnen delen en kunnen samenwerken
met andere personen van buiten hun bedrijf.
2
Zorg dat het altijd en overal beschikbaar is
Mensen werken tegenwoordig overal, en ze zijn mobieler dan ooit. Daarom willen ze op
elk moment en vanaf elke locatie toegang hebben tot kritische bedrijfsinformatie. ECM-apps
waarmee gebruikers via hun mobiele apparatuur ook buiten kantoor toegang tot informatie
hebben en hun werkstroom kunnen beheren, zijn inmiddels een must geworden, en niet langer
iets dat ‚leuk is om te hebben‘.
3
Maak het slim
Snelle en nauwkeurige toegang tot gestructureerde gegevens en ongestructureerde
content is prima, maar het intelligent koppelen van content en context laat pas echt de
toegevoegde waarde van ECM zien. Door informatie uit een gestructureerd datasysteem
(CRM, ERP) op een intelligente manier te koppelen aan ongestructureerde contentbronnen
in een ECM-systeem, creëer je een onmisbare gegevensbank. Hiermee kunnen offertes
gekoppeld worden aan een bepaalde klant die via het CRM-systeem beheerd wordt, of
een factuur aan een bepaalde leverancier of een bepaald project. Deze geïntegreerde
omgeving biedt onmiddellijke toegang tot de meest recente informatie uit welk systeem
dan ook.
5
Mika Javanainen, Senior
Director of Product
Management, M-Files
Corporation
M-Files helpt ondernemingen
documenten en informatie
te vinden, te delen en te
beveiligen. Dit doen we ook voor
bedrijven uit zeer gereguleerde
bedrijfstakken.
Tel: +1.972.516.4210
e-mail: [email protected]
@M _Files
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Zal file sharing uw
ECM-oplossing
vervangen?
door
D avid R oe
Enterprise File Sync and Share (EFSS) is een verstorende technologie die een paar jaar geleden zijn
intrede deed op de informatiemanagementmarkt. Werknemers van overal ter wereld wilden hier
graag op overstappen omdat ze de grote, moeilijk te gebruiken eigen Enterprise Content Management
(ECM)-systemen beu waren. Naarmate meer werknemers EFSS gingen gebruiken, werd de mogelijke
teloorgang van ECM steeds vaker onderwerp van gesprek onder analisten en leveranciers. Maar zou dat
een realistisch scenario zijn? Vergeleken met ECM-systemen heeft EFSS maar weinig functies.
De kwestie
Natuurlijk kun je bestanden binnen je bedrijf rondsturen. Je kunt zelfs bestanden door de firewalls van
collega‘s, klanten en wie dan ook sturen, met een snelheid die ICT-managers de stuipen op het lijf jaagt.
Maar zou deze technologie ECM kunnen vervangen? Ja? Nee? Misschien?
De jury is er nog niet over uit, en de kwestie biedt nog heel wat stof tot discussie in de ICT-sector. Beide
opties kennen hun eigen aanhangers, die zich gesteund zien door de talloze cijfers en onderzoeken van
leveranciers, bedrijfstakorganisaties en onafhankelijke onderzoeksinstituten.
Om meer inzicht te krijgen in wat er aan de hand is, en waar deze discussie waarschijnlijk toe zal leiden,
vroegen we een aantal sectorspecialisten naar hun mening.
6
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
de vr aag
Zullen systemen voor het delen van
bestanden ECM gaan vervangen?
de antwoorden ▼
Tijdens de carrière van iedere sectoranalist komt er van tijd tot tijd wel iets
voorbij dat de markt verstoort om een manier die niemand verwachtte. Dat is
wat er gebeurde toen het synchroniseren en delen van bestanden mogelijk
werd.
Al an Pe l z-S harpe ,
o n d er zoe k s d i rec teur
voor social bus i n ess
b i j 451 R esearch
Alan Pelz-Sharpe is
eindverantwoordelijk
voor de verslaggeving
over social businesstechnologie en -trends
zoals maatschappelijke
samenwerking,
compliance- en
juridische zaken, de
automatisering van
marketing en sales, en
integratie. Hij heeft meer
dan 25 jaar ervaring in
de ICT, en werkte met
een diverse organisaties
van eindgebruikers en
leveranciers van overal
ter wereld. Eerder was hij
partner bij The Real Story
Group.
De producten werden op de markt gebracht als een consumententool voor
het delen van foto‘s. Binnen no time vonden ze echter hun weg naar bedrijven.
Hulpmiddelen voor het beheren van bestanden zijn natuurlijk niets nieuws.
Wij ontwikkelen inmiddels al meer dan 20 jaar systemen voor het beheren
van documenten. Maar documentbeheer en ECM-tools vormden slechts een
deel van de oplossing omdat ze alleen gericht waren op echt bedrijfskritische
bestanden.
Deze bestanden maken echter maar een klein deel uit van het digitale
landschap waarin we actief zijn. Voor de meeste bestanden is het strenge
toezicht dat een ECM-systeem biedt, helemaal niet nodig. EFSS-systemen
bieden een eenvoudig bestandsbeheer en maken eerdere strenge controles
op strikt aan de locatie gebonden bestanden, mobiel.
Het gebruiksgemak van EFSS, gecombineerd met de mobiliteitselementen zijn
nog steeds enorm aantrekkelijk voor eindgebruikers, en de systemen zullen
dan ook niet zomaar verdwijnen. Het is echter onwaarschijnlijk dat ze binnen
afzienbare tijd de plaats van ECM-toepassingen zullen innemen. Wat ze wel
vervangen, zijn gedateerde fileservers en SharePoint-installaties. EFSS biedt een
dynamisch alternatief voor deze logge en relatief statische voorgangers.
7
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
ECM zal als markt in de toekomst wellicht niet spectaculair groeien. Maar een effectief ECM-systemen
bestaat in feite uit hoogwaardige, procesgedreven bedrijfsapplicaties. Het zijn op maat gemaakte
systemen waarmee bedrijfsactiviteiten worden geautomatiseerd en aangestuurd.
EFSS zijn hiervoor geen alternatief, hoewel ze in de toekomst wellicht van meer functionaliteit worden
voorzien en daarmee iets gelijkwaardiger worden. ECM is niet sexy, maar belangrijk, en zal voorlopig
een grote rol blijven spelen.
©
Systemen voor het delen van bestanden waren oorspronkelijk bedoeld om
de eenvoud en het gebruiksgemak te bieden dat aan veel ECM-producten
ontbrak. De boodschap van Box en andere spelers op de markt was eigenlijk
dat zij ECM als een vies woord wilden positioneren, en hun eigen producten
als hét product waarop iedereen wachtte.
Ale x G or ban s k y,
CE O e n
me d e - opr i chter van
Docurate d
Alex Gorbansky was
eerder CEO van de
Frontier Strategy Group
(FSG). Daarvoor werkte
hij als consultant bij
de Boston Consulting
Group, waar hij zich
vooral richtte op het
terrein van natuurlijke
hulpbronnen.
Daarnaast bekleedde hij
strategische functies bij
LoudCloud en EMC.
Dat was vijf jaar geleden. Tegenwoordig is het filesharing-landschap heel wat
drukker geworden, en is het concept inmiddels gemeengoed.
Het resultaat daarvan is dat leveranciers waarde en functies aan hun product
willen toevoegen die verder gaan dan basale opslag. Denk daarbij aan het
ontwikkelen van geavanceerde werkstroom- en taggingsmogelijkheden, en
andere specialistische functies die je eerder alleen bij ECM-producten vond.
Ironisch genoeg zien we nu dus dat tools voor het delen van bestanden de
producten worden die consumenten volgens de leveranciers ervan eerder
maar beter uit de weg konden gaan.
Op korte termijn zullen deze applicaties ECM niet volledig vervangen, maar
wel meeprofiteren van sommige oplossingen en daarmee van budgetten.
Op de lange termijn zullen oplossingen zoals Box direct concurreren met een
aantal gevestigde ECM-producten.
8
Zullen
systemen
voor het
delen van
bestanden
ECM gaan
vervangen?
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Om de waarschijnlijkheid te beoordelen waarmee EFSS-systemen
conventionele ECM-oplossingen in de B2B-markt zullen verdringen,
zullen we eerst de aannames over ECM-producten helder moeten krijgen.
ECM-systemen zullen door EFSS-systemen worden vervangen, als je ervan
uitgaat dat:
Ke n Bur n s, M ar k e t
I n s i ght s M anagers
b i j H y l an d
Ken Burns is Market
Insights Manager bij
Hyland, oprichter
van OnBase. Hij is
verantwoordelijk
voor onderzoek en
informatieverwerving
over concurrenten,
marktsegmentatie,
strategische
positionering
en sectoroverschrijdende
trends met betrekking
tot ECM, BPM, case
management en
daaraan gerelateerde
technologieën. Hij werkt
al bijna 15 jaar in de
ECM-sector.
e onderdelen voor het gezamenlijk autoriseren en publiceren van
D
documenten in alle ECM-systemen dezelfde diepgang en mix van
algemene toepassingsmogelijkheden en specialistische functies
bieden
et gezamenlijk autoriseren en publiceren van documenten de
H
kernfunctie van alle ECM-systemen vormt
De opslaglocaties van transactie- en dossiergerelateerde
contentmanagementoplossingen zijn een basisproduct waarin geavanceerde
mogelijkheden ontbreken voor het ophalen van metadata, gebeurtenissen
en bedrijfsprocessen, waarmee mensen en systemen content en de
bijbehorende informatiedragers op een zeer dynamische manier, binnen de
juiste context, kunnen gebruiken.
De contentmanagement interoperability specificiation (CMIS) is een
effectieve integratiemethode voor EFSS-systemen waarmee BPM-suites
en bedrijfsapplicaties (zoals ERP en CRM) content kunnen inzetten voor
transactie- en dossierbeheerscenario‘s.
Als je er net zo over denkt als ik, dat deze aannames onjuist zijn, dan lijkt
het idee van EFSS dat ECM vervangt niet langer onvermijdelijk, maar eerder
onaannemelijk. In plaats daarvan beschouw ik de relatie tussen EFSS en ECM als complementair, die op
drie manieren kan uitpakken:
ECM-leveranciers zullen EFSS-mogelijkheden ontwikkelen of verwerven om ze te gebruiken als
aanvulling op hun bestaande producten. Uitbreidingen zullen meestal multifunctioneel zijn, maar
aangepast worden aan de gevallen waarvoor het ECM-product het vaakst wordt gebruikt.
Conventionele ECM-leveranciers zullen EFSS-systemen ontwikkelen of verwerven om als zelfstandige
„eindproducten“ gebruikt te worden, om het productassortiment uit te breiden. Ook deze
eindproducten zullen meestal multifunctioneel zijn, maar worden toegespitst op de doelmarkten van
de leverancier.
9
Zullen
systemen
voor het
delen van
bestanden
ECM gaan
vervangen?
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Een reeks consumenten- en gespecialiseerde EFSS-producten voor zeer gereguleerde omgevingen zal in
bedrijven naast ECM blijven bestaan.
In de afgelopen twintig jaar ontwikkelden ECM-suites zich vooral doordat technologieën uit verwante
markten werden gecombineerd of overgenomen. EFSS vormt geen
bedreiging voor die ontwikkeling, maar is juist veelbelovend als hulpmiddel daarbij.
©
EFSS zal ECM niet vervangen. Maar ze zijn beiden onderdeel van de verstoring
van het ECM-landschap.
Greg Milliken, VP
marketing bij M-Files
Greg Milliken richt zich
op marketing wereldwijd.
Hij heeft 20 jaar
managementervaring,
die hij bij uiteenlopende
technologiebedrijven
opdeed. Eerder was
hij CEO bij Alibre, een
leverancier van 3D
CAD/CAM-software,
en VP Marketing voor
Knowledge Revolution,
dat door MSC Software
werd overgenomen.
Daarnaast richtte hij
AccelGraphics op, een
leverancier van 3D
grafische hardware. In
1997 was dit het achtste
snelstgroeiende bedrijf in
Silicon Valley.
Zakelijke gebruikers neigen de voorkeur te geven aan platforms voor het delen
van bestanden en synchronisatie (of dat nu mag van hun werkgever of niet)
omdat deze tools meestal toegankelijker en gebruiksvriendelijker zijn dan
de systemen die hun bedrijf ze biedt voor het beheren van documenten en
andere bedrijfsinformatie. Oplossingen voor het delen van bestanden ontberen
echter vaak de solide ECM-functies die nodig zijn om te voldoen aan de eisen
die veel bedrijven stellen aan beveiliging, werkstroom en compliance.
De ‚heilige graal‘ van informatiemanagement is een gebruiksvriendelijke
werkplek die samenwerking in, en het eenvoudig delen van bestanden
mogelijk maakt, en die vanaf elke locatie, en op elk moment vanaf elk apparaat
toegankelijk is, zonder dat er ingeleverd hoeft te worden op de veiligheid van
bedrijfskritische informatie en toegangscontrole.
Daarmee weet je zeker dat er aan beveiligings- en compliance-eisen wordt
voldaan, terwijl er ook functies worden ingeschakeld die in verdergaande
behoeften voorzien, zoals procesautomatisering en versiecontroles.
Beide bedrijfsmatige informatiebeheersystemen zoals ECM en programma‘s
voor het delen van bestanden, zullen steeds verder worden aangepast en
ontwikkeld. Maar het blijft een feit dat de verspreiding
van goedkope, en zelfs gratis, platforms voor het delen van bestanden en
synchronisatie opslagkosten tot een minimum terugdringt.
10
Zullen
systemen
voor het
delen van
bestanden
ECM gaan
vervangen?
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Toegevoegde waarde en differentiatie zullen daarom steeds in toenemende mate gebaseerd moeten
zijn op geavanceerde mogelijkheden om informatie en processen te sturen en te beheren, in plaats van
het eenvoudig opslaan van bestanden in de Cloud.
©
De populariteit van hulpmiddelen voor het delen van bestanden en synchronisatie is het resultaat van de
voortdurende spanning tussen de diverse tools die gebruikers willen en de tools die een onderneming
nodig heeft.
Gebruikers zoeken naar eenvoudige programma‘s die eenvoudig te gebruiken
zijn en doen wat ze moeten doen. Hun eisen zijn veel eenvoudiger dan die
van een bedrijf. Ze willen een overtuigende ervaring, uitstekende prestaties
en geen ingewikkelde instructies, wat betekent dat de functiemogelijkheden
minimaal moeten zijn.
Lu bor P tace k , V P,
Pro d uc t M ar k e ti n g
b i j O pe nTe x t
Lubor Ptacek werkte
in het verleden voor
grote namen zoals EMC,
Documentum, Vignette
en Novell. In 2008 begon
hij bij OpenText, waar
hij de bedrijfsbrede
marketing aanstuurt,
zoals productmarketing,
bedrijfscommunicatie,
‚thought leadership‘ en
technische marketing.
Daarnaast zit hij in
de raad van bestuur
van de Association for
Intelligent Information
Management (AIIM).
Ondernemingen eisen controle en toewijsbaarheid. Ze hebben beveiliging
nodig, toezicht op hun bedrijfsgegevens, integratie met andere systemen en
uitgebreide functionaliteit.
De eerste golf van EFSS-tools was uitsluitend gericht op gebruikers, maar
inmiddels richten leveranciers hun aanbiedingen steeds meer op de
inkopers van bedrijven. Vooral bedrijven met een groot aantal gebruikers zijn
interessante klanten voor een bedrijfslicentie. Zodra een bedrijf die aanschaft,
heeft de leverancier heel wat meer invloed op de functies die er in de
volgende versie worden opgenomen.
Aan EFSS-systemen zullen bedrijfsmatige functies worden toegevoegd,
zodat ze zich in wezen tot ECM-producten zullen ontwikkelen. De meeste
EFSS-systemen zullen die overgang echter niet maken en langzamerhand van
de markt verdwijnen. Ondertussen zullen ECM-leveranciers eenvoudigweg
EFSS als een functie aan hun ECM-platforms toevoegen, iets wat bij OpenText al is
gebeurd. ■
11
Zullen
systemen
voor het
delen van
bestanden
ECM gaan
vervangen?
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
10 Cloud obstakels en
manieren om ze te
overwinnen
M ike F err ar a
door
Nu organisaties met toenemende druk te maken krijgen om de groei van hun digitale content te beheren,
presenteren Cloudleveranciers een breed scala aan verbeteringen in een poging hun gunst te winnen.
Clouddiensten voor consumenten zijn alomtegenwoordig en ook bedrijven gebruiken ze steeds vaker.
Toch weten IT-bedrijven vaak niet hoe ze Clouddiensten moeten aanpakken.
In de afgelopen vijf jaar voerde ik diverse Cloudprojecten voor mijn klanten uit, van uiteenlopende vorm
en omvang. Sommige mislukten en sommige lukten prima, maar vaak had ik te maken met resultaten
waarvoor een aantal compromissen gesloten moesten worden voordat ze aan de doelstellingen voldeden.
En wat doet een goede consultant met de lering die hij hieruit trekt? Hij maakt er lijstjes van. Hieronder
volgen de tien meest voorkomende obstakels, en zes tips over hoe u ze kunt vermijden.
Tien obstakels
1
ezwaren van de klant: Uw klanten kunnen bezwaar hebben tegen de opslag van hun content
B
op Cloudservers; vaak is dit opgenomen in contracten. En of dat nu wel of niet terecht is, kan
dit alle goede bedoelingen die u hebt met uw overstap naar de Cloud, volledig in het honderd
sturen.
12
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
2
terk gereguleerde markten: Voor klanten uit sterk gereguleerde sectoren, of die
S
aan ingewikkelde bedrijfsmatige complianceregels moeten voldoen, kan een hoger
beveiligingsniveau vereist zijn dan uw Cloudleverancier kan bieden.
3
ereldwijde locaties: Klanten kunnen vragen om opslag in regio‘s waarin uw
W
Cloudleverancier niet is gevestigd. Een veelvoorkomend voorbeeld zijn bedrijven van buiten de
Verenigde Staten, die niet willen dat hun gegevens binnen bereik van de Amerikaanse overheid
komen.
4
ngst: Gebruikers kunnen bezwaar hebben tegen Cloudopslag omdat ze er eenvoudigweg
A
bang voor zijn. Dit kan initiatieven om bedrijfsonderdelen te laten overstappen op nieuwe
ICT-diensten, ernstig in de weg staan.
5
6
7
8
9
Procesuitdagingen: E-discovery kan moeilijker worden als Clouddata niet eenvoudig
geïntegreerd kunnen worden in het huidige onderzoeksproces.
Vervallen data: Het kan zijn dat je niet 100% kunt garanderen dat je gegevens werkelijk
verdwenen zijn als je ze wilt verwijderen.
rivacyproblemen: Mensen in de Verenigde Staten zijn nog altijd bang dat Cloudproviders
P
hun eigen privacyregels zullen schenden als de overheid naar gegevens vraagt.
Klantenservice: Gebruikers of bedrijven op afgelegen locaties krijgen mogelijk niet dezelfde
service als van een lokale leverancier.
uidige service: Bestaande, op consumenten gerichte Clouddiensten in het netwerk hebben
H
de mogelijkheid om bedrijfsmatige Clouddiensten aan te bieden, al voor je neus weggekaapt.
10
osten: Inschrijvingskosten lopen snel op, en het zal moeilijk worden het management ervan
K
te overtuigen dat kosten juist de belangrijkste drijfveer voor het invoeren van Clouddiensten
zijn. Dit is vooral het geval als de huidige systemen nog niet aan het einde van hun
levenscyclus zijn, en u daar stevig in geïnvesteerd hebt.
13
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Met zoveel variabelen om rekening mee te houden, zult u moeten plannen. En nog meer plannen. Het is
voor bedrijven niet ongewoon van het eventuele gebruik van Clouddiensten af te zien als ze niet aan hun
verwachtingen voldoen. Het goede nieuws is dat daar niets mis mee is, mits u de juiste verwachtingen schept.
tips uit het veld
Hoe voorkomt u, of vermijdt u een aantal van de obstakels die hierboven genoemd worden, of hoe gaat u
ermee om?
Kijken, kijken dan pas kopen. Het kan geen kwaad een Clouddienst uit te
proberen voordat u zich vastlegt. Vind een op zichzelf staande business unit, gebruikersgroep of project om
een Clouddienst te beoordelen. Met de juiste analyse zou u in staat moeten zijn te bepalen of een bepaalde
Cloudservice geschikt is voor de hele organisatie.
Breng de besparingen juist en duidelijk in kaart voor
het management. Dit is vooral van belang als kostenbesparing het belangrijkste doel is.
Vaak zijn de kosten voor een langlopend abonnement op een Cloudservice alleen, geen goede reden om
over te stappen. Daarnaast kunnen lagere implementatiekosten overschaduwd worden door problemen die
het integreren van Clouddiensten met uw lokale systemen met zich mee kunnen brengen. Als u hier niet op
voorbereid bent, loopt u het risico dat er onvoldoende budget is voor de volledige implementatiekosten.
Betrek uw juridische en compliance-afdelingen bij het
project. Een aspect dat bij de overstap naar de Cloud vaak over het hoofd wordt gezien, is dat uw
juridische en/of compliance-adviseurs de contracten van Cloudleveranciers ruim voordat u een beslissing
neemt, moeten kunnen beoordelen. Voor organisaties zonder lang, formeel inkoopproces is dit zeer belangrijk,
vooral wanneer ICT-leveranciers inkopers ergens toe kunnen verplichten zonder dat de overeenkomst
uitgebreid contractueel is vastgelegd.
14
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Maak een rampenplan. En vergelijk dit met de service-level agreements van
Cloudleveranciers. Als u vindt dat u ook maar ergens op moet inleveren, bedenk dan zorgvuldig wat
daarvan de impact op uw organisatie kan zijn.
Maak een plan voor uitval. Het enige dat zeker is, is dat u te maken zult
krijgen met uitval, van welke aard dan ook. Zelfs met Clouddiensten. Overweeg, indien mogelijk op
locatie, een draaiend stand-by-systeem of cache-omgeving in te richten, afhankelijk van hoe belangrijk
de dienst voor het bedrijf is.
Zorg voor uitgebreide interne communicatie. Neem de
vrees voor veranderingen of tegenstrijdige eisen weg door gebruikers te informeren over de mogelijke
overstap naar Clouddiensten. U kunt uzelf veel problemen besparen door duidelijk te maken dat er
voorafgaand aan de uiteindelijke ingebruikname van een Clouddienst, het systeem eerst een testfase
doorloopt. ■
15
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Cloud- en mobiele
applicaties: Uitdagingen bij
informatiemanagement
door
J ohn M ancini
Hoewel technologie veel mogelijkheden schept, wordt er voor elk probleem nieuwe technologie
ontwikkeld die de oude vervangt. Denk maar aan informatiemanagement: dat heeft in de afgelopen
tien jaar ongelofelijke veranderingen doorgemaakt. Enterprise Content Management (ECM)-systemen
hebben de opslag, het beheer en het gebruik van traditionele content eenvoudiger gemaakt dan ooit
voor mogelijk werd gehouden.
Maar andere technologieën betekenen dat het volume van content in een moderne onderneming
groeit, en dat het bijhouden van recente plannen, voorstellen, video‘s, tweets, e-mails, white papers en
artikelen een ondankbare taak wordt.
Wij worden er regelmatig aan herinnerd hoe belangrijk het in de digitale economie is om deze
informatiedragers te beheren. Veel organisaties waarmee we spreken, hebben het gevoel dat ze
verdrinken in een zee aan content en informatie. Fileservers stromen over en er zijn er steeds meer
nodig. En organisaties maken zich zorgen over de waarschijnlijkheid en gevolgen van informatielekken.
Maar simpelweg gesteld hebben Cloud- en mobiele toepassingen alles veranderd, en
informatiemanagement niet het minst.
16
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Cloud: k ans en bedreiging
De Cloud is niet nieuw maar blijft voor veel organisaties een constante zorg van bedreigingen en kansen.
En nu aanbieders min of meer in een platformoorlog verwikkeld zijn, zal dat op korte termijn ook niet
veranderen.
Alle platformaanbieders hebben voor hun toekomst
ingezet op de Cloud. Op dit punt in de ontwikkeling van
Cloudtoepassingen lopen aanbieders mijlenver voor op
gebruikers. Dus Google, Microsoft en IBM zijn er altijd op
uit om organisaties aan hun Cloudplatforms te binden.
Uit de Cloud is geen ontsnappen mogelijk,
maar veiligheidsrisico‘s ontstaan vanuit het
informatiemanagement in de Cloud.
Simpelweg gesteld hebben
Cloud-en mobiele toepassingen
alles veranderd, en
informatiemanagement niet het
minst.
Bij het delen van documenten en content zijn externe medewerkers betrokken, terwijl traditionele,
lokale systemen er juist op gericht zijn om de toegang van mensen buiten het bedrijf te voorkomen. Dit
resulteert erin dat gebruikers consumentenproducten gaan gebruiken voor het delen van bestanden,
zoals Dropbox, Skydrive, iCloud, Google Drive en YouSendIt. Die brengen beveiligingsproblemen met
zich mee, en bezorgen CIO‘s slapeloze nachten over het lekken van bedrijfskritische informatie.
mobiele uitdagingen
Voor mobiele toepassingen geldt een vergelijkbaar verhaal over kansen en
bedreigingen. Toegang op afstand speelt een grote rol bij het delen van informatie en
samenwerken. En die toegang vindt plaats door middel van een hele reeks mobiele
apparaten.
Veel organisaties achten mobiele toegang tot content van vitaal belang, vooral vanwege de
mogelijkheden tot interactie met ECM-werkstromen, en om documenten van commentaar te
voorzien, goed te keuren en te bewerken. Werknemers stimuleren deze overstap naar mobiele
17
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
toepassingen ook. Hun drijfveer zijn de veranderende
arbeidsomstandigheden en de wens de balans tussen
werk en privéleven te verbeteren buiten de traditionele
werkdag van 9-5 uur om. Bedrijven zien de ondersteuning
van mobiele apparatuur voor kenniswerkers als een
verbetering voor de productiviteit en de efficiëntie van
processen. Maar het altijd mobiel aangesloten zijn, via
diverse apparaten en besturingssystemen, brengt zijn
eigen set uitdagingen met zich mee.
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Hybride Cloudmodellen zijn
één manier om van een aantal
Cloudvoordelen te genieten en de
risico‘s tot een minimum te beperken.
Cloud- en mobiele toepassingen hebben echt alles veranderd. Ze veranderen onze verwachtingen
over waar we kunnen werken, wanneer we kunnen werken, met wie we kunnen werken en op welke
apparatuur we kunnen werken. In het opzicht van informatiemanagement is dit een uitdaging. Maar
geen onoverkomelijk probleem.
informatiemanagement in 2015
Hybride Cloudmodellen zijn één manier om van een aantal Cloudvoordelen
te genieten en de risico‘s tot een minimum terug te dringen. Omdat veel
organisaties terughoudend zijn om al hun content in de Cloud onder te
brengen, vindt men het vaak prettiger om een hybride model te gebruiken.
Bij hybride modellen wordt kritische informatie veilig op locatie opgeslagen en wordt actievere content
waarop wordt samengewerkt, overgeheveld naar de Cloud. Het aanbieden van bedrijfsgerichte
diensten voor het delen van bestanden in de Cloud, zou voor veel bedrijven een uitkomst zijn,
aangezien ze dan geen consumentenproducten meer hoeven te gebruiken.
Het toezicht op informatie is een volgende uitdaging. De basis van goed toezicht is een gezond
solide toezichtsbeleid. Voor technologie zijn immers regels nodig. Een uitgebreid toezichtsbeleid voor
informatie bestrijkt de diverse contenttypes, waaronder mobiele content, op usb-sticks, in de Cloud, op
mobiele apparaten enzovoort.
18
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Maar misschien is de grootste uitdaging in 2015 voor informatiemanagement wel dat mobiele en
Cloudtechnologieën het volume, de verscheidenheid en de snelheid van informatie laten toenemen.
Dat maakt het vinden van de juiste bedrijfsinformatie, waarmee je de kansen uit de informatiechaos
filtert, voor veel organisaties de belangrijkste doelstelling. Dat is een flinke uitdaging, maar wel één die
uiteindelijk loont. Analytisch gereedschap is hierbij onmisbaar, vooral wanneer dat gereedschap goed
geïntegreerd wordt in bestaande content- en zoeksystemen.
Informatiemanagement is anno 2015 geen eenvoudige zaak. De opkomst van Cloud- en mobiele
technologie hebben informatiemanagement voorgoed veranderd. Door content en processen
op nieuwe en onverwachte manieren te combineren, kunnen organisaties risico‘s spectaculair
terugdringen, proceskosten verlagen, zich beter richten op klanten, werknemers en partners, en
informatie omzetten in inzicht. ■
19
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Content beheren?
Begin met metadata
door
J ohn H orodyski
Om bedrijfskennis effectief te beheren en in te zetten, heb je een metadataplan nodig. Voor de
implementatie van een contentgerelateerde strategie te laten slagen, of het nu om data, digitale
informatiedragers of tekst gaat, is een holistisch metadataschema nodig, ondersteund door technologie,
mensen en processen.
Het bouwen van een DAM of CMS zonder metadataplan is als het opbergen van documenten in een
blanco doos. De systematische organisatie van metadata zorgt ervoor dat een contentsysteem zijn
investering terugverdient doordat informatie eenvoudig verwerkt, teruggevonden, gedeeld en verspreid
kan worden.
wat zijn metadata?
“Metadata zijn een liefdesbrief aan de toekomst.” - auteur onbekend
Eenvoudig gezegd zijn metadata informatie die andere gegevens beschrijft, informatie over gegevens dus.
Het zijn de beschrijvende, administratieve en structurele data waarmee gegevens beschreven worden.
Beschrijvende metadata beschrijven een bron voor doeleinden als terugvinden
en identificatie (d.w.z. de informatie die je zou gebruiken bij een zoekopdracht). Dit kunnen elementen
zijn zoals de titel, maker, auteur en zoekwoorden.
20
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Structurele metadata geven aan hoe
samengestelde objecten zijn samengevoegd. Bijvoorbeeld:
hoe een digitale EXIF-afbeelding geconfigureerd is, of hoe
pagina‘s georganiseerd zijn om hoofdstukken te vormen (bijv.
bestandsformaat, bestandsgrootte, of duur).
Administratieve metadata
Uit onderzoek blijkt dat
werknemers veel tijd verspillen
met het zoeken naar
bestaande gegevens, en dat
ze ze opnieuw aanmaken als
ze die niet kunnen vinden.
bieden
informatie die nuttig is bij het beheer van een gegevensbron. Twee
veelgebruikte subtypes van administratieve data zijn de metadata
voor rechtenbeheer (dat betrekking heeft op de intellectuele
eigendomsrechten) en metadata voor archivering (waarin de informatie is opgenomen die nodig is voor
het archiveren van een gegevensbron).
Als structureel onderdeel van een DAM of CMS, worden metadata een belangrijke gegevensdrager op
zich. Metadata bieden de basis waarmee gegevensdragers eenvoudiger te vinden en toegankelijker
worden, en daarmee waardevoller zijn. Met andere woorden: Metadata zorgen ervoor dat content „een
slim hulpmiddel“ wordt. Het eenvoudigweg digitaliseren van video-, audio- en grafische bestanden is
eenvoudig, maar het is de mogelijkheid om bestanden met specifieke kenmerken terug te vinden, te
delen en te verspreiden, dat hun volledige potentieel en waarde bewijst.
zoek, en gij zult het geluk vinden
„Deze zoektocht naar wat je wil, is net als iets volgen dat niet gevolgd
wil worden. Het kost tijd om een dans onder de knie te krijgen, om iets
fantastisch neer te zetten.“ - Fred Astaire
Uit onderzoek blijkt dat werknemers veel tijd verspillen met het zoeken naar bestaande gegevens, en
dat ze ze opnieuw aanmaken als ze die niet kunnen vinden. Het productieverlies en de aanmaak van
overbodige gegevens die hieruit voortvloeien, kosten een bedrijf veel geld. Inefficiëntie neemt alleen
maar toe naarmate het systeem groter wordt, zich verder ontwikkelt, en blootgesteld wordt aan nieuwe
types content en gebruikers.
Naar schatting worden er elk jaar 800 neologismen (nieuwe woorden en zegswijzen) aan het Engels
toegevoegd. Metadata zijn als een momentopname van bedrijfsprocessen en -doelen. In een
constant veranderende bedrijfsomgeving moeten metadata zich kunnen ontwikkelen. Als metadata
goed onderhouden en gecontroleerd worden, zullen ze blijven bijdragen aan de toenemende
bedrijfsbehoeften.
21
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
De beste manier om u voor te bereiden op toekomstige veranderingen is het ontwikkelen van het juiste
toezicht op metadata. Vergeet niet dat metadata een ‚momentopname‘ zijn. Neem de tijd om de taal te
beheren, en veranderingen te sturen.
waarom metadata?
Metadata zijn de beste manier om digitale gegevensdragers te beschermen tegen een overdaad aan
informatie en mismanagement. Investeer in tijd, energie en de juiste bronnen om informatiedragers zodanig
te identificeren, te definiëren en te organiseren, dat ze gevonden kunnen worden. Metadata helpen bij het
zoeken naar informatie door:
Informatiedragers van relevante zoekcriteria te voorzien
Informatiedragers te identificeren
Vergelijkbare informatiedragers samen te voegen
Onderscheid te maken tussen informatiedragers die van elkaar verschillen
Locatie-informatie te verstrekken
U weet dat informatiedragers van kritiek belang zijn voor de bedrijfsvoering. U wilt dat ze op elk moment van
hun digitale levenscyclus gevonden en verspreid kunnen worden. Gebruik om dit te bereiken systemen die
het vertrouwen en de zekerheid bieden dat data juist en bruikbaar zijn. Metadata verbeteren het rendement
op de investeringen in gegevensdragers en voorkomen daarnaast dat u kansen mist. Denk aan de digitale
ervaring van gebruikers, en zorg ervoor dat zij een product gebruiken, ontdekken en ervaren op de manier
zoals het bedoeld is. Dat werkt niet alleen prettiger, maar ook veiliger.
Metadata zijn het fundament onder elke digitale strategie. U hebt ze nodig voor het leveren van een
optimale en betrouwbare consumentenervaring. Daarnaast zult u andere stappen moeten nemen, zoals
het samenstellen van het juiste team, het opstellen van een goede business case, en het verzamelen van de
juiste eisen, maar niets kan het fundament van effectieve metadata vervangen. Het doel van het opslaan van
gegevens, is om ze weer terug te kunnen vinden. Metadata helpen bij het opbouwen van het juiste systeem
voor de juiste gebruikers.
22
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Metadata-ontwerp: waar begint u?
Een goed metadata-ontwerp begint met de vaststelling dat digitale gegevensdragers
geïdentificeerd, georganiseerd en beschikbaar voor terugvinden moeten worden gemaakt. De
volgende drie vragen helpen daarbij:
1
2
3
Welke problemen moet u oplossen?
Stel de bedrijfsdoelen van uw organisatie vast en de manier waarop metadata aan
deze doelen kunnen bijdragen. Het doel is een „samenhangend“ geheel, geen losse
onderdelen.
Wie gaan de metadata gebruiken, en voor wat?
Bedenk welk publiek de metadata zal gebruiken en hoeveel metadata u nodig hebt.
De beste strategie is nauwkeurig onderzoek.
Welke types metadata zijn belangrijk voor deze doelstellingen?
Beschrijf nauwgezet wat u nodig hebt, en zorg voor flexibiliteit in de toekomst door
een model met uitbreidingsmogelijkheden te ontwikkelen dat toekomstige groei
niet in de weg staat.
een continu proces
„Een reis van duizend mijl begint met een enkele stap“, en er is geen leukere reis dan te beginnen aan
contentbeheer. Metadata zijn nooit echt klaar. Het is een continu verbeterings- en ontwikkelingsproces
dat heel wat tijd en inspanning vergt. Net zoals andere goede governance-praktijken, zal er volop
aandacht voor veranderingen nodig zijn. De manier waarop metadata zich ontwikkelen is afhankelijk
van de ontwikkeling ervan binnen een organisatie.
Metadata doen ertoe. Ze zijn geen trend, of een mode. Metadata zijn de meest reële toepassing van
gegevensdragers en datamanagement waarmee de aanmaak, het terugvinden en uiteindelijk het
verspreiden en gebruik van informatie mogelijk wordt. Begin er nu mee!. ■
23
Metadata
vormen de
basis
voor elke
digitale
strategie.
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
De zes beste
praktijktoepassingen
voor ECM
door
D avid R oe
Hoewel bedrijven graag de voorkeur te geven aan de fraaiste, nieuwste technologieën, kan niets een
goedontwikkeld Enterprise Content Management (ECM)-systeem vervangen. Tijdens een onderzoek van
non-profit adviesbureau APQC gaf echter de helft van de bedrijven aan dat ze slechte contentmanagers zijn.
Minder dan 20 procent van de respondenten gaf technologie daarvan de schuld. Het probleem ligt
volgens hen bij verandermanagement, de organisatiestructuur en verantwoordelijkheden.
geef de techniek niet de schuld
Deze bevindingen, samengebracht in het APQC-rapport „Connecting People to Content“, laten
zien dat de meeste technologieën voor contentbeheer al gebruikt worden door bedrijven. Wat er
ontbreekt, is een beter gebruik van bestaande technologieën in combinatie met een effectieve
informatiemanagementstrategie.
Het rapport is gebaseerd op de antwoorden van 500 professionals op een vragenlijst die begin 2014
aan ze werd voorgelegd. Het onderzoek richtte zich op content zelf en wat bedrijven kunnen doen
om content effectiever te maken. Van de respondenten gaf 43 procent aan dat zij hun content niet of
minimaal beheren, en de leemtes proberen op te vullen met nieuwe technologieën.
„
24
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Hoe kunnen organisaties
de waarde van hun content
optimaliseren?
Voor ons bleek dat een gerichte strategie waarmee de
verantwoordelijkheden voor het aanmaken en bijhouden van
content worden vastgelegd, bepalend is voor het een geslaagd
proces. Effectieve contentteams richtten zich op de behoeften van
belanghebbenden en eindgebruikers binnen hun organisaties. Ze
begrijpen hun publiek en bieden hulpmiddelen en processen aan
die inspelen op de manier waarop mensen willen bijdragen aan, en toegang willen krijgen tot, kennis
over de organisatie en de manier waarop ze die kennis willen delen en hergebruiken“, vertelt Lauren
Trees, Knowledge Management research program manager bij APQC.
De nadruk ligt hierbij dus op de mensen. Technologie moet als ondersteuning worden beschouwd, en
niet als schuldige voor het mismanagement van het bedrijf worden aangewezen. Volgens APQC moet
er in de richting van mensen en processen worden gedacht, zodat medewerkers betrokken raken, er
content wordt ontwikkeld, en de juiste, technische of menselijke, hulpbronnen worden ingezet.
Maar het aantal contenttypes groeit door wiki‘s, gesprekken via social media, presentaties en video‘s.
Deze groei veroorzaakt enorme problemen met bijvoorbeeld opslag, toegankelijkheid en terugvinden,
om nog maar te zwijgen over het universele probleem van het vinden van de juiste content bij
een bepaalde taak. Hoe kunnen mensen goede content van de verkeerde onderscheiden, en hoe
kunnen organisaties de waarde van hun content maximaliseren en in de context van werkzaamheden
aanleveren bij hun werknemers?
het belang van processen
Hoewel er in het onderzoek uiteenlopende vragen werden gesteld, was één van de doelstellingen vast
te stellen hoe effectief contentmanagementsystemen relevante content aanleveren en werknemers in
staat stellen datgene te vinden wat ze nodig hebben.
Uit het onderzoek kwam naar voren dat 43 procent van de respondenten zei dat hun contentbeheer
ineffectief verliep, en slechts 25 procent gaf aan dat het effectief was.
25
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Minder dan 25 procent stelde dat het probleem te wijten was aan technologie. Zij vonden eerder dat
het probleem bij verandermanagement, de organisatiestructuur en verantwoordelijkheden lag.
APQC concludeerde daaruit dat werknemers bestaande procedures voor contentbeheer niet volgen,
of dat organisaties onvoldoende aandacht besteden aan het eigenaarschap van de hulpmiddelen en
benaderingen.
mensen betrekken bij content
APQC voerde ook een onderzoek uit dat gericht was op het in kaart brengen van de beste
praktijkvoorbeelden van contentmanagement. Voor dit onderzoek werden de situaties binnen vijf
organisaties bestudeerd. Hieruit kwamen een aantal eigenschappen naar voren, waarvan er één
kenmerkend was voor alle onderzochte bedrijven: organisaties die best practices hanteren, kennen hun
doelgroep voor content door en door.
Het resultaat is dat hun tools en processen perfect passen bij de manier waarop mensen bijdragen aan,
en toegang hebben tot kennis van de organisatie, en deze delen en hergebruiken. Op basis hiervan
kon APQC twintig verschillende best practices voor contentontwikkeling en -beheer vaststellen,
gegroepeerd rond zes thema‘s.
1
Een contentstrategie ontwikkelen
Organisaties zullen een contentstrategie moeten ontwikkelen die het aanmaken van content laat
aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen. Dit doen ze door de manier waarop werknemers met
content omgaan te koppelen aan de algemene resultaten van het bedrijf. Daarnaast zullen ze
verantwoordelijkheden moeten toewijzen aan degenen die eigenaar zijn van de contentgerelateerde
processen en de eigenaren van de content. De contentstrategie zou rond de behoeften van de
gebruikers van die content ontwikkeld moeten worden. Organisaties die de best practices toepassen,
hebben een duidelijk beeld van hun interne en externe publiek. Ze ontwikkelen hun contentprocessen,
hulpmiddelen en aanpassingen met het oog op deze groepen.
26
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
2
3
4
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
Nuttige content ontwikkelen
Makers van content moeten het type en formaat van beschikbare content aanpassen aan de
doelgroep. Organisaties die best practices gebruiken, ontwikkelen content gericht op jonge, mobiele
en samenwerkende medewerkers. Ook moeten er rollen of processen worden opgesteld om leemtes
in het contentaanbod aan het licht te brengen. Bedrijven die best practices toepassen, zetten hiervoor
specialisten in.
Een levenscyclus voor content ontwikkelen
Organisaties die best practices hanteren maken een duidelijk onderscheid tussen goedgekeurde
en niet-goedgekeurde content, en tussen officiële en informele content. De juiste balans tussen de
diverse metadata-eisen is daarbij noodzakelijk voor een soepel verlopende gebruikerservaring. Deze
organisaties stellen verder dat content getagd moet zijn om gevonden te worden, maar ze gebruiken
zoveel mogelijk automatisch aangevulde metadata om dat proces zo goed en snel mogelijk te laten
verlopen. Ook wordt content regelmatig en nauwgezet bijgehouden, en wordt verouderde content
verwijderd.
Ervoor zorgen dat content gevonden kan worden
Organisaties die best practices hanteren, organiseren hun content in een hiërarchisch georganiseerde
structuur die reflecteert hoe gebruikers over content denken. De betrokkenheid van gebruikers zorgt
voor input van werknemers bij het organiseren van metadata zodat termen en relaties de manier
weergeven waarop data in de organisatie wordt gebruikt. Om te zorgen dat zoekresultaten en
contentsuggesties op een gecoördineerde manier tevoorschijn komen, en om organisaties te laten
weten waarnaar gebruikers zoeken, zal het systeem geanalyseerd moeten worden. Volgens APQC
hebben deze organisaties geen betere zoektechnologie in huis, maar gebruiken ze die beter. Tot slot
zullen bedrijven hun content in hun bedrijfsapplicaties en -processen moeten integreren, en mobiele
apps moeten aanbieden om mensen via hun smartphones en tablet toegang te bieden tot content.
27
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
5
6
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
De integratie van content met social media
Bedrijven die best practices hanteren, gebruiken communities en sociale netwerken om behoeften te
inventariseren en content te ontwikkelen. Mensen en zoekopdrachten naar content worden moeiteloos
gecombineerd. Als er sociale behoeften ontstaan, krijgt de aanmaak van content die daaraan
tegemoetkomt, prioriteit. Zoekopdrachten moeten zodanig ontwikkeld worden dat zoeken in content
eenvoudig gecombineerd wordt met het vinden van expertise.
Verandermanagement
Organisaties moeten hun medewerkers leren zoeken en content leren gebruiken. Bedrijven die best
practices hanteren, controleren de effectiviteit van hun contentmanagementbeleid door te meten
hoeveel mensen er gebruik van maken. Bovendien zullen ze het rendement op hun investering in
content management en de gevolgen ervan voor het bedrijf moeten aantonen. ■
28
P R E M I U M
RESOURCE
terug naar de inhoudsopgave
E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement
tot slot
Dankwoord
Bij de totstandkoming van dit boek waren veel mensen betrokken. Wij danken de auteurs voor
het delen van hun inzichten. Wij danken onze sponsor M-Files voor hun steun. En wij bedanken
u, onze lezers, voor uw tijd en belangstelling.
Kijk voor meer informatie over Enterprise Content Management op cmswire.com. Vragen of
opmerkingen over ECM of dit e-book kunt u kwijt op onze social media.
29