Eindrapport stuurgroep

STUDENTMOBILITEIT
Eindrapport
Andre Brands – 4 augustus 2015
24-7-2017
Bra
1
Project studentmobiliteit: fase 1
informatieanalyse (september t/m december 2014)
Identificatie problemen:
 Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer inefficiënt
 Management informatie is onvoldoende beschikbaar
 Het proces van aanmelding voor een internationale student duurt te lang
 Aansturing student mobiliteit op UT niveau versnipperd
2
Project studentmobiliteit: fase 1
Voorstel oplossing problemen: 3 modellen
 Eén centrale nieuwe applicatie
 Centrale bedrijvendatabase + recycling bestaande applicaties
 Osiris als centraal SIS
3
Project studentmobiliteit: fase 2
Requirements (januari t/m mei 2015)
 Requirements analyse
 Marktonderzoek naar beschikbare pakketten
4
Project studentmobiliteit: fase 2
Requirements: vier aandachtsgebieden




Mobilility
Relations database (contacts and agreements)
Reporting
System (interfaces and non-functionals)
5
Project studentmobiliteit: fase 2
Marktonderzoek beschikbare software:
 MoveON van QS-Unisolutions (London)
 Mobility-Online van SOP (Wenen)
 Osiris–aanmeld van CACI (Amsterdam)
6
Project studentmobiliteit: fase 3
Pakketselectie (juni t/m juli 2015)
Criteria:
 Functionele eisen: voldoet het pakket aan de door ons gestelde requirements
 Vertrouwen in de leverancier: Ervaring, continuïteit, support
 Gebruikerservaringen: Ervaring bij andere instellingen met deze applicaties
 Kosten: implementatie + jaarlijkse licentie kosten
 Financiële situatie leveranciers
7
Selectie: Kwalitatieve analyse
Product
Leverancier
pros
pros
cons
cons
8
Selectie: Kwantitatieve analyse
Kwantitatieve analyse: cijfer 4 t/m 9 voor aandachtspunten
 Requirements
 User interface
 Kosten (licentie + implementatie)
 Kwaliteit demo
 Professionaliteit account manager
 Kans op succes implementatie
 Continuiteit leverancier
 Support leverancier
 Referenties product / leverancier
9
Selectie: kwantitatieve analyse
Resultaat
1. Mobility-Online 7.3
2. MoveON 7.2
3. Osiris 5.4
10
Selectie: Referentiebezoeken
 Fontys (Mobility-Online)
 Thomas More (MoveON)
 Hogeschool Zeeland (MoveON)
11
Selectie: Gebruikerservaringen
 Succes hangt voornamelijk af van de tijd die wij beschikbaar hebben
 Wijk zo weinig mogelijk af van de standaard
Flexibiliteit van de pakketten is mooi maar ook een valkuil
 Geen data migratie: begin met een schone lei
 Gefaseerde invoer: niet alles in één keer willen doen
12
Selectie: Aanbeveling
Aanbeveling van projectgroep aan stuurgroep:
Kies voor Mobility-Online van SOP
13
Selectie: Kosten Mobility-Online *
XXX
* Gebaseerd op SaaS oplossing.
14
Verwachte resultaat
 Ondersteuning van processen op de werkvloer wordt efficiënter
 Management informatie komt centraal beschikbaar
 Het proces van aanmelding voor een internationale student kan versnellen
15
RIO
Unknown
Visa
Scholarship
incoming
Osiris
aanmeld
Housing
New
Knowledge
Database
(ICTS)
Scholarship
outgoing
SMS
(end of life)
Incoming mobility
Outgoing mobility
New Mobility
Application
(COTS)
Exchange
Application
Workflow
(non existent)
Contracts
Management
(non existent)
Knowledge
Database
(non existent)
Filemaker
(CTW)
16
Noodzakelijke randvoorwaarden
 Wijs een proceseigenaar aan
 Stel een functioneel beheerder aan (inhoud: workflow, formulieren, rapportages)
 Stel een applicatiebeheerder aan (techniek: interfaces en data import/export)
 Reserveer het 1e jaar een bedrag t.b.v. extra consultancy en training (ca. 10.000
euro) bovenop de licentie en implementatiekosten van het pakket.
17
Hoe nu verder
 Zo snel mogelijk starten met aanschaf en implementatie!
 Nieuw project(team)
 Doelstelling
 Pilot gereed februari 2016
 Applicatie volledig inzetbaar september 2016
18
Vragen en discussie
19