Contributie: stand van zaken

HANDLEIDING KOSTENNOTA
Dag beste kosten-maker,
Dit document maakt je wegwijs in de ‘kostennota-wereld’ van Chirojeugd Vlaanderen. Als medewerk(st)er van
een nationale of verbondelijke vrijwilligersploeg krijg je namelijk gemaakte kosten terugbetaald. Hoe je dat doet
leggen we je in dit document uit!
1. Waar dien ik mijn kost in?
Er is een onderscheid tussen het indienen van kosten die je maakt voor je verbond en kosten indienen die je
maakt voor een nationale vrijwilligersploeg (een werkgroep, Krinkel, De Startdag, Aspitrant,…).
Onkosten voor je verbond dien je in via je beroepskracht van het verbond. Ieder verbond heeft namelijk zijn
eigen kostensysteem. Trek voor verbondelijke kosten dus zeker aan de mouw van je vrijgestelde! Hij of zij weet
zeker raad!
Kosten die je maakt voor nationale werkgroepen, ploegen of evenementen (Krinkel, Startdag, Aspitrant) dien
je in via kostennota.chiro.be.
Of je nu kosten maakt voor een cursus, een werkgroep of je verbond het is erg belangrijk dat je steeds je
kosten indient. Enkel zo krijgt de Chiro zicht op de exacte kosten die gepaard gaan met een activiteit, cursus of
evenement. Wil je de Chiro plezieren en je kosten niet laten uitbetalen: dat kan! Maar dien dan alsnog je kosten
in, nadien kan je het bedrag terugstorten naar de Chiro én dan krijg je op de koop toe ook nog een fiscaal attest
van de Chiro!
2. Hoe dien ik mijn kost in via kostennota.chiro.be?
Huh?! Een website om je kosten in te dienen? Jazeker! We leggen even uit hoe de online kostennota werkt:
1. Ga naar kostennota.chiro.be en vul je persoonlijke gegevens in
2. Vul de datum in waarop je de kost hebt gemaakt
3. Kies bij ‘doel’ het project waarvoor je de kost hebt gemaakt. (Ben je een nationale werkgroep? Kies dan
steeds: ‘Andere’)
4. In opdracht van:
a. Indien je de kost hebt gemaakt voor vorming vul je hier de cursusnaam, cursuslocatie en de
commissie of het verbond waarvoor je deze cursus gaf.
b. Indien je de kost hebt gemaakt voor een werkgroep/commissie/dienst: vul hier de naam van je
commissie/dienst/werkgroep in
c. Indien je de kost maakt voor Krinkel: Vul de naam van je kampkring in of de naam van het
project waarvoor je de kost maakt (Slotshow, onthaal,…)
5. Nadien beschrijf je de kost die je hebt gemaakt (Geef bijvoorbeeld de naam van het overleg of het soort
van materiaal dat je aankocht)
6. Kies nadien de juiste categorie van je kost (Vervoerskost, eten, materiaal,…)
7. Vul het bedrag of aantal kilometers in
8. Klik op ‘Voeg toe’
9. Nu komt je kost onderaan de pagina te staan. Indien nodig kan je nu nog een kost toevoegen.
p. 1 van 2
10. Indien je klaar bent met het ingeven van al je kosten klik je op ‘samenvatting’. Daar kan je je kostennota
afprinten.  TIP: druk je kostennota steeds dubbelzijdig af. Zo vermijd je papierverspilling.
11. Stuur je kostennota mét originele bewijsstukken op naar Kipdorp 30, 2000 Antwerpen.
Zijn er nog onduidelijkheden? Raadpleeg de FAQ op de website of onderaan in dit document!
3. Waarom werken met een online kostennota?
Een online kostennota heeft het voordeel dat je steeds het juiste bedrag terugbetaald krijgt! Het voorkomt
optelfouten die regelmatig gebeurden met de ‘oude’ PDF-files. Een online versie is ook veel gemakkelijker te
updaten en is gemakkelijker lees- en verwerkbaar voor de boekhouding.
En geef toe: met zo’n online kostennota is de Chiro toch helemaal mee met zijn tijd?! Leve technologie!
4. Veel gestelde vragen
-
Kan ik mijn kosten niet online doorsturen of doormailen?
Neen. Jammer genoeg is dit niet mogelijk. De reden daarvoor is erg simpel: we zijn verplicht om de
originele bewijsstukken van de kostennota’s te verzamelen. Kopies, foto’s of scans van de
bewijsstukken zijn niet toegestaan. Daarom moet je steeds de kostennota afdrukken en samen met de
bewijsstukken opsturen naar: Kipdorp 30, 2000 Antwerpen.
-
Worden mijn kostennota's bewaard?
Ja. Telkens wanneer je de browser afsluit zal de meeste recente versie van jouw kostennota
automatisch bewaard worden. Indien je later de website opnieuw opent met dezelfde computer, zal je
de reeds ingevulde gegevens niet verliezen. Opgelet: dit geldt enkel indien je de kostennota met
dezelfde computer heropent.
Vergeet niet jouw kostennota format leeg te maken nadat je hem hebt afgeprint en opgestuurd (de eerst
volgende keer dat je de kostennota opent nadat je hem hebt afgedrukt krijg je hiervoor ook een
herinneringsboodschap op je scherm). Zo kan je vermijden dat je kosten dubbel gaat indienen.
-
Moet de kostennota op papier ingediend worden?
Ja. Je moet de kostennota via de post indienen samen met de bewijsstukken. We zijn verplicht om de
originele bewijzenstukken van jullie kosten te verzamelen. Daarom vragen we de kostennota af te
drukken en samen met de bewijsstukken via de post aan Chirojeugd Vlaanderen te bezorgen.
-
Kan ik de kostennota naar pdf exporteren?
Dit kan indien je browser dit ondersteunt (Google Chrome: klik bij opties op ‘afdrukken’, bij bestemming
kies je voor wijzigen: ‘opslaan als pdf ), of indien je een pdf-writer geconfigureerd hebt
(bijvoorbeeld CutePDF).
-
Ik heb een technisch probleem met de kostennota. Wat doe ik?
Indien je technische problemen hebt met de kostennota, gelieve dan te mailen
naar [email protected]. Voeg steeds duidelijke informatie toe over het probleem en de browser +
versie waarin je het probleem hebt (bijvoorbeeld Internet explorer 10). Gaat het over vragen over de
inhoud van de kostennota zelf, gelieve je dan te richten tot je financieel verantwoordelijke of contact op
te nemen met het nationaal secretariaat.
-
Hoe lang na een activiteit mag ik mijn kostennota indien?
Voor een cursus moet de kostennota uiterlijk 2 maanden na afloop van de cursus worden ingediend.
Voor andere activiteiten moet de kostennota in hetzelfde jaar worden ingediend.
p. 2 van 2