ethische gedragscode

ETHISCHE GEDRAGSCODE
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD
INTRODUCTIE
VAN DE ETHISCHE
GEDRAGSCODE
Verklarende woordenlijst
INTERNE RELATIES
Onze mensen
•Gelijke kansen •Veilig en gezond werken
•Vakbondsvertegenwoordigers Gedrag binnen het bedrijf
•Gebruik van bedrijfseigendom
en IT-systemen
•Geschenken/gratis producten
•Vertrouwelijkheid
Pagina 5
Pagina 7
Pagina 9
EXTERNE RELATIES
Consumenten
•Informatie voor
de consument
Zakenpartners
•Leveranciers
•Klanten
MAATSCHAPPELIJK
VERANTWOORD
ONDERNEMEN
Administratie en interne
controle
Jaarrekeningen en andere
verslagen
Relaties met de
auditcommissies
Concurrentie
Openbare instellingen,
openbaar bestuur
en andere instanties
en organisaties
Pagina 13
BEDRIJFSACTIVITEITEN
BEHEREN
BIJLAGE
Bewustwording van de
ethische gedragscode
Overtredingen melden
Disciplinaire maatregelen
Wijzigingen op de code
Belangenverstrengeling
Bescherming persoonlijke
gegevens
Pagina 17
Pagina 19
Pagina 23
4
“De talenten van onze mensen
en de sterke waarden die we delen
vormen de basis van ons succes”
5
VOORWOORD
Met meer dan 60 jaar ervaring is de Bolton Group
een snelgroeiend, internationaal bedrijf dat in meer
dan 125 landen een breed assortiment hoogwaardige
merkartikelen voor consumenten produceert en op
de markt brengt. De Group heeft een voortreffelijke
portfolio van vooraanstaande merken met meer
dan 50 productlijnen in de segmenten Voedsel,
Huishoudelijke artikelen, Lijmen, Persoonlijke- en
Gezondheidsartikelen en Cosmetica. De producten
worden verkocht via diverse kanalen, waaronder
grootwinkelbedrijven, parfum- en cosmeticawinkels,
apotheken en doe-het-zelfwinkels. Het is de missie van
de Group om innovatieve, hoogwaardige merkartikelen
aan consumenten en klanten aan te bieden met als
doel aan hun behoeften te voldoen, klantenbinding te
bewerkstelligen en zo de winstgevende groei voor het
bedrijf op de lange termijn te waarborgen.
De talenten van onze mensen en de sterke waarden die
we delen vormen de basis van ons succes.
De filosofie van de Bolton Group is gestoeld op:
• Ondernemerschap: wij bieden een uitdagende,
interessante en voldoening gevende werkplek waar
creativiteit, het direct grijpen van kansen en het
vermogen om verantwoorde risico’s te nemen worden
aangemoedigd en beloond.
• Passie om de beste te zijn: goed zijn is niet genoeg,
wij streven naar perfectie bij al onze producten en
diensten. Onze mensen in alle lagen van het bedrijf
gaan graag uitdagingen aan en grijpen kansen om het
maximale uit iedere situatie te halen.
• Focus op prestaties: wij streven ernaar uitstekende
resultaten te realiseren door meer waarde aan
consumenten en klanten te bieden en onze organisatie
kosteneffectief te houden.
• Eerlijkheid en integriteit: handelen met respect en
eerlijkheid bij al onze activiteiten vormt de basis voor
onze solide professionele reputatie.
De Bolton Group zet zich in voor een model van
economische, maatschappelijke en ecologisch duurzame
ontwikkeling om zo de beschikbaarheid van middelen
voor toekomstige generaties te garanderen. Deze
Ethische Gedragscode komt voort uit de internationale
expansie van Bolton en het verlangen om een breed
gedeelde ethische filosofie te bevorderen.
6
“De Ethische Gedragscode is een uiting
van onze grondbeginselen en biedt
richtlijnen voor onze activiteiten”
7
INTRODUCTIE VAN DE ETHISCHE GEDRAGSCODE
De Ethische Gedragscode is een uiting van de
grondbeginselen en waarden van de Bolton Group. De
code stelt ons in staat onze sterke bedrijfscultuur op
gestructureerde wijze te delen en biedt richtlijnen voor
onze activiteiten en ons gedrag. Deze code is derhalve:
• het document dat de ethische basis voor de Bolton
Group vormt en waarmee alle ontvangers instemmen
wanneer ze een werkrelatie met het bedrijf aangaan;
• een fundamenteel belangrijk middel voor de ethische
en duurzame groei van het bedrijf.
De Ethische Gedragscode is bedoeld voor diegenen die
in naam of opdracht van de Bolton Group werken zoals:
leidinggevenden, managers, personeel en werklieden,
evenals externe contractanten waaronder adviseurs,
agenten en vertegenwoordigers.
Iedere ontvanger is eraan gehouden de beginselen
en regels vervat in deze code, de voorschriften zoals
gedefinieerd in de rechtsorde (nationaal, supranationaal,
internationaal) waarin men werkt en de bepalingen
in de collectieve arbeidsovereenkomsten na te leven.
Managers en leidinggevenden moeten anderen het
goede voorbeeld geven en laten zien dat respect voor
de Ethische Gedragscode een fundamenteel onderdeel
van onze dagelijkse werkzaamheden vormt en dat
zakelijk succes nauw verbonden is met het naleven van
de beginselen van de code. De Group streeft er via haar
bevoegde afdelingen naar om bestaande en nieuwe
relaties over het bestaan van de code te informeren.
Als voorwaarde voor het voortzetten of aangaan van een
zakelijke relatie, verzoekt de Group hen in te stemmen
met de hierin opgenomen beginselen en voegt van tijd
tot tijd clausules aan haar contracten toe.
De Ethische Gedragscode is van toepassing op alle
bedrijven die deel uitmaken van de Bolton Group.
Het is onze verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen
dat de code wordt nageleefd.
Alle ontvangers kunnen bij hun desbetreffende
afdeling terecht voor een toelichting op hun begrip of
interpretatie van de Ethische Gedragscode en/of de
exacte inhoud hiervan. Specifieke interne procedures
verschaffen nadere informatie over deze code.
Verklarende woordenlijst
Teneinde de Ethische Gedragscode inzichtelijker te maken,
wordt een aantal in de tekst voorkomende begrippen
hieronder omschreven.
• Auditcommissies: interne en externe accountants.
• Bolton Group / Group: alle bedrijven die deel
uitmaken van de Bolton Group. • Medewerker / onze mensen: iedereen die namens
de Bolton Group, als directe medewerker of externe
contractant, een langdurige relatie met het bedrijf
onderhoudt.
• Bedrijf: alle mensen en al het eigendom van de
Bolton Group.
• Bedrijfscommissies: auditcommissies en de directie.
• Directe leidinggevende: de eerste leidinggevende
aan wie iedere persoon tijdens de dagelijkse
werkzaamheden rapporteert.
• Interne commissie: alle managers binnen de Bolton
Group die verantwoordelijk zijn voor het toepassen en
bijwerken van deze Ethische Gedragscode.
• Ontvangers: iedereen voor wie de Ethische Gedragscode
is bedoeld.
• Werkplek / werkomgeving: de fysieke plek waar
iedereen zijn of haar dagelijkse werkzaamheden
uitvoert, of waar hij of zij, tezamen met alle collega’s
met wie hij of zij dergelijke werkzaamheden uitvoert,
bijeenkomsten in de bedrijfsgebouwen bijwoont.
8
“Onze mensen zijn het meest
waardevolle bezit van ons bedrijf
en de werkelijke drijvende kracht”
9
INTERNE RELATIES
Onze mensen
Mensen vormen het hart van onze organisatie en zijn ons
meest waardevolle bezit, omdat ze de werkelijke kracht
achter de groei en ontwikkeling van het bedrijf zijn.
Wij streven ernaar de talenten en vaardigheden van
iedere medewerker naar boven te halen door middel
van training, cursussen en professionele ontwikkeling,
zodat we allemaal ons potentieel tot uiting kunnen
laten komen ten gunste van onszelf en het bedrijf.
In lijn met deze benadering hechten wij veel waarde
aan het erkennen van de prestaties en professionele
vaardigheden van onze medewerkers.
Gelijke kansen
Wij worden geïnspireerd door beginselen van persoonlijke
vrijheid, waardigheid en respect bij het creëren en
onderhouden van een positieve werkomgeving waarin al
onze medewerkers de kans krijgen hun werkzaamheden
optimaal uit te voeren en hun professionele doelen te
realiseren.
Naast het respecteren van fundamentele persoonlijke
rechten, zorgen wij ervoor dat de beginselen betreffende
gelijke kansen worden gerespecteerd door middel van het creëren van een werkomgeving waarin geen plaats
is voor discriminatie op grond van ras, cultuur, ideologie,
geslacht, leeftijd, fysieke gesteldheid, religie, etc. Wij
veroordelen dan ook alle vormen van discriminatie en
intimidatie, inclusief seksuele intimidatie, zoals:
• het creëren van hetzij een intimiderende of vijandige
werkomgeving hetzij een werkomgeving die op een
of andere wijze isolerend of discriminerend is;
• een niet te rechtvaardigen inmenging in andermans
werkzaamheden;
• het verzoeken om persoonlijke gunsten in ruil voor
professionele groeimogelijkheden.
Veilig en gezond werken
Het zorgen voor geschikte arbeidsomstandigheden en het
beschermen van de veiligheid en gezondheid van onze
mensen, externe partijen en de gemeenschap waarin wij
werken staan bij ons hoog in het vaandel.
De Bolton Group zorgt voor veilige en gezonde
werkomgevingen en voert haar activiteiten uit met
bijzondere aandacht voor de veiligheid van haar
medewerkers, externe partijen en de gemeenschap
waarin zij actief is. De Group past zich snel aan geldende
voorschriften omtrent de veiligheid en hygiëne tijdens
het werk aan. Wij willen door middel van geschikte
training een cultuur van veiligheid bevorderen bij
al onze mensen. We zijn allemaal verantwoordelijk
voor het naleven van de voorschriften en procedures
die voor onze bescherming en die van onze collega’s
zijn opgesteld. We moeten bovendien, indien nodig,
persoonlijke beschermingsmiddelen gebruiken en
onregelmatigheden onverwijld melden.
Vakbondsvertegenwoordigers
Wij erkennen vrij gekozen vakbondsvertegenwoordigers
overeenkomstig geldende wetgeving en lokaal beleid.
In relaties met onze werknemers voldoen wij aan
de voorschriften die in collectieve arbeidsovereenkomsten
zijn vastgelegd en behandelen wij vakbondsvertegenwoordigers
met respect, waarbij we steven naar het onderhouden
van relaties op basis van dialoog en openheid.
10
INTERNE RELATIES
Gedrag binnen het bedrijf
We hebben met elkaar gemeen dat we werken in
een positieve en stimulerende omgeving waarin de
nadruk ligt op samenwerken; derhalve dient een
ieder zich met respect te gedragen ten opzichte van
de waardigheid en gevoeligheden van anderen.
Wij moeten onze taken met verantwoordelijkheid,
ondernemingszin en professionaliteit uitvoeren,
zoals vereist wordt door de functies die we
vervullen. We richten ons hierbij met name op
het realiseren van aan ons toegewezen doelen en
het respecteren van beginselen op het gebied van
integriteit en eerlijkheid. Wij streven er tevens naar
betamelijk gedrag op het werk te handhaven:
• het bewaren, consumeren, aanbieden of
verschaffen van alcohol, drugs of middelen met
een soortgelijk effect is verboden, net als het
onder invloed zijn van dergelijke middelen;
• roken is slechts toegestaan in speciaal daartoe
aangewezen en uitgeruste ruimten (indien
beschikbaar).
Gebruik van bedrijfseigendom en IT-systemen
Al het aan ons ter beschikking gestelde
bedrijfseigendom is van fundamenteel belang
voor het realiseren van het bedrijfssucces.
Bedrijfseigendom en IT-middelen mogen onder geen
beding worden gebruikt voor doeleinden die in strijd
zijn met bindende voorschriften, de openbare orde
of de goede zeden.
Ieder van ons stemt ermee in dergelijke middelen
uitsluitend voor werkdoeleinden te gebruiken. Wij
zijn allen verantwoordelijk voor de bescherming
van en zorg voor het eigendom en de middelen
die aan ons zijn toevertrouwd. Het is met name
belangrijk om het functioneren en correcte gebruik
van IT-systemen te bewaken, de informatie die hierin
is opgenomen te beschermen, wachtwoorden en
ID-codes geheim te houden en alleen software te
gebruiken die door het bedrijf is goedgekeurd.
Geschenken/gratis producten van mensen
buiten de organisatie
Een essentiële voorwaarde voor degenen die in ons
bedrijf werkzaam zijn, is de mogelijkheid om taken
met openheid en eerlijkheid uit te voeren, waarbij
medewerkers onafhankelijk in hun keuzes en
oordelen blijven.
Het aannemen van geldelijke vergoedingen of
andere aan te nemen of hierom te vragen, voor
zichzelf of voor anderen, die niet consistent zijn
met normale werkrelaties en zakelijke gunsten kan onze keuzes beïnvloeden.
Het is derhalve verboden geschenken, gratis producten,
geldelijke vergoedingen of andere voordelen aan te
nemen of hierom te vragen, voor zichzelf of voor
anderen, die hetzij kunnen worden geïnterpreteerd
als middelen om een gunstige behandeling of een
onrechtmatig voordeel in een willekeurige activiteit
van het bedrijf te verkrijgen, hetzij de indruk van
illegaliteit of immoraliteit kunnen wekken. ledereen die
cadeaus of andere voordelen ontvangt die niet direct
herkenbaar zijn als gewone zakelijke gunsten, dient
deze te weigeren en onmiddellijk zijn of haar directe
leidinggevende of de desbetreffende commissies van
de situatie op de hoogte te stellen.
Vertrouwelijkheid
Persoonlijke en vertrouwelijke informatie en
documenten zijn bijzonder waardevol. Het
openbaar maken hiervan kan schade voor de
Bolton Group veroorzaken. Het is dan ook ons aller
verantwoordelijkheid om de informatie waar we bij
de uitoefening van onze werkzaamheden toegang
toe hebben met de grootste zorg te beschermen en te
bewaren, zelfs nadat de relatie is beëindigd.
Vertrouwelijke informatie omvat alle gegevens,
kennis, bescheiden, documenten, rapporten, notities,
onderzoeken, tekeningen, foto’s en enig ander
materiaal die relevant zijn voor de organisatie en de
bedrijfsmiddelen, voor zakelijke en financiële transacties,
voor onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten evenals
voor gerechtelijke en administratieve procedures waarbij
het bedrijf betrokken is.
Openbaar maken van deze informatie aan mensen
van binnen of buiten het bedrijf dient altijd te
worden goedgekeurd en is slechts toegestaan
wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van
aan hen toegewezen taken.
11
12
“Integriteit, eerlijkheid en openheid
zijn de waarden waar we ons
in al onze relaties door laten leiden”
13
EXTERNE RELATIES
Wij vinden het van vitaal belang om te goeder trouw en
met eerlijkheid, respect en openheid te handelen jegens
mensen die directe contacten met het bedrijf onderhouden,
of dit nu leveranciers, klanten, consumenten of openbare
instellingen zijn.
Daarom veroordelen wij:
- corruptiepraktijken, onrechtmatige gunsten, frauduleus
gedrag en het vragen om voordelen voor zichzelf, de
eigen carrière of voor het bedrijf;
- betalingen, materiële voordelen en andere voordelen in welke vorm dan ook aangeboden aan
vertegenwoordigers en functionarissen van de overheid
en/of medewerkers in de publieke en private sector of
hun familieleden, met als doel een officiële handeling
te beïnvloeden of te compenseren, zelfs als reactie op
onrechtmatige druk.
Zakelijke gunsten zijn toegestaan, zoals cadeaus of
vormen van gastvrijheid, zolang deze een bescheiden
waarde hebben, niet afdoen aan de integriteit of
reputatie van enig betrokkene en deze niet kunnen
worden uitgelegd als middel om een ongepast voordeel te verkrijgen.
Consumenten
Het voldoen aan de wensen van klanten en het behouden
van hun vertrouwen staan centraal bij onze dagelijkse
werkzaamheden.
Wij werken met passie aan het constant verbeteren
van de kwaliteit, waarbij wij bijzondere aandacht
geven aan de selectie van materialen, veiligheid en
gezondheid, teneinde hoogwaardige, kenmerkende
merkproducten aan de consument te kunnen
aanbieden. We onderhouden een open dialoog met
consumenten, voorzien hen van informatie en reageren
snel op eventuele vragen terwijl we naar hun meningen
luisteren. Zo verbeteren wij onze producten en kunnen
we inspelen op hun wensen.
Informatie voor de consument
Communicatie en externe relaties hebben een directe en
indirecte invloed op het imago en de ontwikkeling van het
bedrijf.
Wij zetten ons actief in om externe relaties en
consumenten te voorzien van duidelijke en eerlijke
informatie. Wij onderstrepen daarom het principe van
verantwoord communiceren, zodat consumenten
geïnformeerd beslissingen kunnen nemen en aankopen
kunnen doen.
Zakenpartners
Relaties met zakenpartners vormen de sleutel tot het
succes van het bedrijf en dienen te worden gekenmerkt
door eerlijkheid, openheid en wederzijdse tevredenheid.
Wij weigeren zakelijke relaties aan te gaan met
mensen en bedrijven die zich bezighouden met
illegale activiteiten. Derhalve controleren wij de
betrouwbaarheid en professionele reputatie van
bedrijven voordat we relaties aangaan.
Iedere ontvanger dient zijn directe leidinggevende of
de daartoe aangewezen interne commissie meteen te
verwittigen indien een andere partij zich lijkt te hebben
gedragen in strijd met de ethische principes zoals
opgesteld in deze code.
14
EXTERNE RELATIES
Leveranciers
Leveranciers spelen een fundamentele rol in het
verbeteren van de algemene concurrentiepositie van
het bedrijf.
Wij selecteren onze leveranciers op basis van
concurrentievermogen, integriteit, onpartijdigheid,
eerlijke prijzen, kwaliteit van de aangeboden
goederen en/of diensten en maatschappelijke
verantwoordelijkheid. Wij garanderen eerlijkheid en
onpartijdigheid, maar houden ook rekening met de
betrouwbaarheid van de leverancier en eventuele
reeds bestaande relaties op basis van vertrouwen.
We weigeren samen te werken met leveranciers
die internationale wetgeving en voorschriften
op het gebied van (kinder)arbeid overtreden.
Bovendien achten wij het van belang dat al onze
leveranciers zich verplichten de principes van
maatschappelijke en economische duurzaamheid
in hun bedrijfsvoering te respecteren, ook op het
gebied van milieu. Dit is een vereiste voor het
voortzetten of aangaan van een zakenrelatie met de
Bolton Group.
Klanten
Klanten zijn belangrijke partners voor het bedrijf,
aangezien ze ons in staat stellen een geschikt
serviceniveau voor consumenten te garanderen.
Wij streven naar eerlijkheid en zakelijk respect
in al onze relaties en passen specifiek beleid
toe op basis van de grootte, het type, de
distributiekanalen en de bedrijfsstrategie van de
klant, zodat we de kwaliteit van de aangeboden
diensten voortdurend kunnen verbeteren.
Daarnaast behandelen we onze klanten
onpartijdig, om niemand een oneerlijk voordeel
ten opzichte van een concurrent te geven.
Concurrentie
Wij erkennen de waarde van concurrentie en
het belang van bescherming hiervan voor de
ontwikkeling van de markt en voor het bewaken
van de belangen van de consument.
Wij streven ernaar om bij het zakendoen de
geldende regels en wetgeving in de landen waar
we actief zijn na te leven binnen een kader van
openheid, eerlijkheid, integriteit en goede trouw. Wij
keuren dan ook praktijken af die tegen de principes
van concurrentie en de regels van de vrije markt
ingaan. In onze ogen is dit cruciaal voor een eerlijke
en kwaliteitsgerichte concurrentie.
Openbare instellingen,
openbaar bestuur en andere
instanties en organisaties
Onze relaties met openbare instellingen, publieke
instanties en organisaties worden gekenmerkt door
hoogstaande principes van integriteit, openheid,
samenwerking en non-interferentie.
Wij houden de communicatiekanalen met alle
internationale, nationale en regionale instanties
open. De vertegenwoordigers van de Bolton
Group behartigen haar belangen op duidelijke,
gewetensvolle en consistente wijze en met respect
voor bedrijfswaarden en procedures. Eventuele
betrokkenheid van onze mensen bij politieke
activiteiten vindt op een strikt persoonlijke
basis plaats. Het merk ‘de Bolton Group’ mag
op generlei wijze hierbij betrokken zijn en het
feit dat de betrokken persoon werkzaam is bij
de Group mag niet voor politieke doeleinden
worden gebruikt. Wij gaan een dialoog aan en
ondersteunen actief instanties en organisaties die
zich inzetten voor liefdadigheidswerk.
15
16
“Wij geloven in en staan een model
voor van maatschappelijke, economische
en ecologisch duurzame ontwikkeling”
17
MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN
Onze werkwijzen worden bepaald door de overtuiging
dat het bedrijf niet alleen voor zichzelf, maar ook voor de
gemeenschap winst moet genereren.
Wij willen onze grondstoffen aanschaffen bij leveranciers
die naleving van nationale en internationale regelgeving
garanderen en die duurzame ontwikkeling ondersteunen.
Wij zijn ons er als internationaal bedrijf van bewust
dat we een belangrijke bijdrage leveren aan duurzame
ontwikkeling. Wij hanteren daarom werkwijzen
overeenkomstig huidige wetgeving en voorschriften met
betrekking tot duurzame ontwikkeling. Ook streven
wij ernaar producten en processen te ontwikkelen
waarbij steeds meer efficiënt gebruik wordt gemaakt
van de grondstoffen, zodat we de invloed op het
milieu kunnen beperken. Wij willen met name de
emissies en afvalmaterialen verminderen, organisch
afval hergebruiken, milieuvriendelijke verpakkingen
ontwikkelen en de verspilling van middelen beperken.
Bij al onze activiteiten en processen staat het efficiënte
gebruik van energie centraal en stimuleren we het
gebruik van duurzame energiebronnen.
Tenslotte zijn we er stellig van overtuigd dat opleiding
en cultuur essentiële hulpmiddelen zijn om mensen een
betere toekomst te garanderen.
Wij staan open voor samenwerking met nationale en
internationale organisaties teneinde de economische
en maatschappelijke ontwikkeling te ondersteunen
middels educatieve programma ’s en steun voor
wetenschappelijk onderzoek.
Ook bewaken wij de resultaten van ons beleid op het
gebied van duurzame ontwikkeling om zo in de loop der
tijd continue verbeteringen te realiseren.
18
“Accuraatheid, promptheid en integriteit
zijn de fundamentele principes die onze
bedrijfsactiviteiten vormgeven”
19
BEDRIJFSACTIVITEITEN BEHEREN
Administratie en interne controle
Jaarrekeningen en andere verslagen
Om er zeker van te zijn dat bedrijfsactiviteiten op de juiste
wijze worden beheerd, is het belangrijk dat elke activiteit of
transactie foutloos en direkt in het interne administratieve
systeem wordt geregistreerd.
Wij streven ernaar de benodigde gegevens en informatie
vermeld in jaarrekeningen of andere krachtens de wet
vereiste verslagen met de grootst mogelijke zorg, expertise
en nauwkeurigheid voor te bereiden en te controleren.
Ieder van ons is, binnen de grenzen van zijn of haar
taken, verantwoordelijk voor het voeren van een
waarheidsgetrouwe, volledige, regelmatige en accurate
administratie, die in overeenstemming met wetgeving
wordt vastgelegd, zodat transacties op ieder moment
kunnen worden gereconstrueerd middels volledige en
correct gearchiveerde documentatie. Medewerkers die
tekortkomingen, vervalsingen of gevallen van nalatigheid
ontdekken in de administratie of ondersteunende
documenten, dienen deze onmiddellijk te melden aan
zijn of haar directe leidinggevende of aan de aangewezen
bedrijfscommissie(s). Een effectief en efficiënt intern
controle systeem, dat in staat is de juistheid van gegevens
en de wetmatigheid van elke transactie te waarborgen,
is van fundamenteel belang voor het correcte
beheer en het succes van het bedrijf; we zijn allemaal
verantwoordelijk voor de implementatie van dit systeem.
We zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor om een
optimale samenwerking met de bedrijfscommissies te
garanderen door open, nauwkeurig en efficiënt te zijn in
het beantwoorden van vragen die eventueel in het kader
van hun institutionele taken worden gesteld.
Relaties met de auditcommissies
De relatie, die de Bolton Group met de accountants heeft,
wordt door de grootste toewijding en professionaliteit
gekenmerkt, waarbij we hun institutionele rol ten volle
respecteren. Wij volgen hun instructies op en voldoen
punctueel en direct aan hun verzoeken.
Gegevens en documenten worden stipt en in duidelijke,
objectieve en begrijpelijke bewoordingen aan hen
aangeboden. Wij verstrekken uitsluitend nauwkeurige,
complete en eerlijke informatie, waarbij we gevallen van
belangenverstrengeling vermijden en deze te allen tijde
melden.
20
BEDRIJFSACTIVITEITEN BEHEREN
Belangenverstrengeling
Persoonlijke gegevens beschermen
Investeringen of activiteiten van medewerkers
buiten hun werksfeer, die niet te verenigen zijn met
de verplichtingen in het kader van hun functie
binnen het bedrijf, dienen onverwijld te worden
gemeld.
Wij zorgen ervoor dat de persoonlijke gegevens van
onze mensen, evenals de gegevens en informatie die
tijdens het uitvoeren van onze werkzaamheden zijn
verzameld, vertrouwelijk blijven en correct worden
gebruikt.
Ieder van ons moet situaties en activiteiten
vermijden die tot belangenverstrengeling zouden
kunnen leiden of die van invloed kunnen zijn
op ons vermogen om onpartijdige zakelijke
beslissingen in het belang van het bedrijf te
nemen.
Wij streven ernaar de persoonlijke gegevens met
respect voor de fundamentele rechten, vrijheden
en waardigheid van de betrokkenen conform de
geldende wettelijke vereisten te verzamelen en te
verwerken. Daarom verzamelen en registreren we
uitsluitend informatie die vereist is voor specifieke,
duidelijk omschreven en legitieme doeleinden. We
slaan deze informatie alleen op zolang dat strikt
noodzakelijk is.
Voorbeelden van belangenverstrengeling:
• u en/of een lid van uw huishouden en/of directe
familie heeft een belang in het bedrijf van
leveranciers, klanten of concurrenten;
• het gebruiken van de eigen werkpositie om
belangen te behartigen die in strijd zijn met die
van de Group;
• het ten voordele van zichzelf of anderen
gebruiken van informatie die of is verkregen
tijdens het werk, of die op enige andere wijze
strijdig is met de belangen van de Group;
• het aanvaarden van een functie of het uitvoeren
van werkzaamheden, in welke vorm dan ook,
bij klanten, leveranciers en concurrenten. Het
uitvoeren van activiteiten buiten het bedrijf, in
welke vorm dan ook, indien deze activiteiten
strijdig zijn met de belangen van de Group.
Wij zijn allen verantwoordelijk voor het melden
van een situatie waar sprake zou kunnen zijn van
belangenverstrengeling.
21
22
“Wij zijn allen verantwoordelijk
voor het bewust maken van de
Ethische Gedragscode en ervoor te zorgen
dat de code wordt nageleefd”
23
BIJLAGE
Anderen bewust maken
van de Ethische Gedragscode
De Bolton Group zet zich ervoor in alle ontvangers
bewust te maken van de Ethische Gedragscode en hen
te ondersteunen bij het op de juiste manier interpreteren
ervan.
Overtredingen melden
Alle ontvangers dienen ervoor te zorgen dat de
Ethische Gedragscode wordt nageleefd. In geen geval
is iemand bevoegd uitzonderingen op de principes
zoals uiteengezet in deze code aan te vragen of toe te
staan. Mogelijke overtredingen dienen aan de directe
leidinggevende en aan de aangewezen interne commissie
te worden gemeld. Deze commissie stelt vervolgens de
vereiste onderzoeken in en informeert de desbetreffende
afdelingen over de uitkomst hiervan om eventuele
disciplinaire maatregelen te kunnen nemen. Het bedrijf
streeft ernaar volstrekte geheimhouding te garanderen
ten opzichte van iedereen die te goeder trouw een
overtreding meldt en zorgt ervoor dat die persoon geen
represailles ondervindt.
Disciplinaire maatregelen
Een ieder voor zich dient de bepalingen zoals vervat
in de Ethische Gedragscode te respecteren en na te
leven. Eventuele overtredingen resulteren in disciplinaire
maatregelen, in overeenstemming met de wet. Het
bedrijf zet zich ervoor in disciplinaire maatregelen
ongeacht de functie van de ontvanger toe te passen en
zorgt ervoor dat deze maatregelen eerlijk zijn en passen
bij het type overtreding.
Wijzigingen op de code
Eventuele toekomstige updates, wijzigingen of
toevoegingen worden in overeenstemming met de
vastgestelde procedures bepaald. Bij herzieningen kan
tevens rekening worden gehouden met suggesties van
ontvangers en/of mensen van buiten het bedrijf of met
ervaring die is opgedaan gedurende het toepassen van
de code.
This brochure is printed on FSC® paper.
The Forest Stewardship Council (FSC) is an
independent, non-governmental, not-for-profit
organization established to promote the responsible
management of the world’s forests. It provides
standard setting, trademark assurance and
accreditation services for companies and organizations
interested in responsible forestry.
Products carrying the FSC label are independently
certified to assure consumers that they come from
forests that are managed to meet the social, economic
and ecological needs of present and future generations.
Bolton Group 2011
[email protected]
Vermenigvuldiging niet toegestaan. Alle rechten voorbehouden.