Het DNA van Pancratius

‘Moderniseren en professionaliseren is een noodzaak geworden’
Het DNA van Pancratius
Pancratius moet moderniseren en professionaliseren. Om de club klaar te maken voor de
rol en positie die in de (nabije) toekomst van grotere voetbalverenigingen – waar
Pancratius er met 1050 spelende leden en 450 vrijwilligers een van is - wordt verwacht. Dus
heeft het bestuur zich een dag ‘op de hei’ teruggetrokken om ‘het DNA van Pancratius’ in
beeld te brengen. Als startschot van een ontwikkeling in de komende jaren. Voorzitter
Harry den Arend blikt terug op dit intensieve traject, en vooruit op wat dit allemaal voor
de club gaat betekenen.
De club professionaliseren? Ging het niet goed dan?
‘De reden voor dit initiatief kent een externe en een interne kant. Allereest de externe. Je ziet dat
onze maatschappij verandert. Dat de voorkeuren van mensen verandert. En omdat wij een brede
doelgroep bedienen, van heel jong tot oud, moeten wij met die ontwikkeling mee. Anders gaan leden
onvermijdelijk afhaken en wordt Pancratius bovendien minder aantrekkelijk voor nieuwe leden,
vrijwilligers en niet te vergeten sponsors. Daarnaast zie je dat van grotere clubs als Pancratius een
grotere maatschappelijke rol wordt gevraagd. Dus hebben wij de conclusie getrokken: daar moeten
we mee aan de slag.
Daarnaast zien wij, als bestuur, dat aan de interne kant niet alles loopt zoals wij het graag zouden
willen zien. Dat kan ook niet altijd, met al die mensen die al jaren volgens bepaalde regels werken en
denken en vinden dat het zo goed gaat. Bovendien zijn er afspraken die niet of gedeeltelijk worden
nagekomen en/of waar verder niets mee gebeurt. En worden zaken geregeld waar de betrokken
verantwoordelijken niet van afweten, waardoor zij voor verrassingen komen te staan. Ook binnen
het bestuur gebeuren zaken soms dubbel, of helemaal niet omdat men denkt dat een ander dat zou
doen. Of mensen pakken taken op waar ze niet verantwoordelijk voor zijn, maar die wel moeten
gebeuren. En lopen daarmee anderen voor de voeten. Dit alles natuurlijk met de beste bedoelingen
en intenties van alle mensen. Maar dat wekt soms irritaties. Bovendien is het niet erg efficiënt in een
tijd waarin we juist wèl effectief en efficiënt moeten zijn.’
Maar moet het allemaal anders dan?
‘Nee, natuurlijk niet. Je moet het vergelijken met het aloude Nederlandse gezegde ‘je moet het dak
repareren als de zon schijn’. Het gaat op zich prima met Pancratius. Maar wij mogen de wereld om
ons heen niet negeren. Want de veranderingen daar – ook al merk je dat in het dagelijks leven
misschien niet zo erg - gaan razendsnel. En het kan daarnaast geen kwaad om de interne gang van
zaken kritisch tegen het licht te houden. En natuurlijk: wij beginnen niet op nul. Integendeel! Maar
we moeten ook eerlijk zijn naar onszelf en durven vaststellen dat het beter kan en moet. Dat zijn wij
verplicht richting de leden, maar ook richting al die mannen, vrouwen, jongens en meisjes die zich
met hart en ziel inzetten voor de club. En zonder wie Pancratius simpelweg niet zou kunnen bestaan.’
Jullie hebben je een dag ‘op de hei’ teruggetrokken. Wat moeten wij ons daarbij voorstellen?
Allereerst hebben wij daarvoor de hulp van een professional ingeroepen. Dat is Koos Woltjes. Hij is
oud-journalist, communicatiespecialist, en de bedenker van een methode waarmee je het DNA van
organisaties als de onze gedetailleerd in beeld kunt brengen. Op basis van die methode hebben wij
met het bestuur tijdens een heel intensieve dag een groot aantal keuzen gemaakt. En hebben wij
vervolgens vastgesteld waar onze kracht zou moeten liggen. Door dat DNA-traject hebben we een
helder kompas voor de club gecreëerd.
Maar ook met een duidelijk kompas gaat niets vanzelf natuurlijk. En we weten: als je zoiets niet
meteen oppakt, dan blijft het -voor je het weet – weer veel te lang liggen. Daarom zijn wij meteen
met vijf projecten van start gegaan. Opnieuw met de hulp van Koos. Om op die vijf terreinen
praktische plannen te maken en acties te plannen. Bedoeld om die vervolgens samen met de
vrijwilligers te bespreken en, na de zomervakantie, te gaan uitvoeren. Deze projecten zijn:
1. Verhuisdossier en Relatiemanagement
2. Gewenste clubcultuur Pancratius
3. Toegevoegde waarde & maatschappelijke rol Pancratius
4. In- en externe communicatie Pancratius
5. Sponsoring & Business Club
Wij hebben het al tien jaar over de verhuizing. Gaat dat nu dan ècht gebeuren?
Ja, het gaat ècht gebeuren. Niet volgend jaar en het jaar erop, maar zoals het er nu naar uitziet zitten
we binnen drie jaar op het terrein achter de Wildenhorst aan de Sloterweg. En dat is voor Pancratius
een kans. Een kans om de club op allerlei terreinen naar een volgend niveau te tillen. Maar daarvoor
moet je dan wel precies weten wat je wilt. Aan welke eisen het nieuwe clubgebouw moet voldoen,
bijvoorbeeld. Zéker als we naast het voetbal een grotere maatschappelijke rol willen spelen. Een
Amerikaanse ontwikkelingsexpert zei ooit: ‘begin altijd met het eind in zicht’. En dat is precies wat we
met dit project doen. Vaststellen wat we na de verhuizing willen hebben gerealiseerd. En daarbij
hoort dat je op een professionele manier de relaties met de gemeente Haarlemmermeer en andere
betrokkenen vormgeeft. Om de kans zo groot mogelijk te maken dat die ambitie ook ècht wordt
gerealiseerd.’
En dan de clubcultuur van Pancratius. Die hebben we toch al?
‘Dat klopt. En die is helemaal niet verkeerd. Maar kan nòg beter. Bovendien: als je de toekomst van
de club in beeld brengt, dan moet je ook kijken wat voor clubcultuur daarbij past. Dat is wat wij hier
doen. En daarbij willen wij bepaalde accenten extra bedrukken. Ik noem er hier vier:
1. Wij zijn een familieclub. Menselijk, betrokken, vertrouwd en integer. Dat zij we nu ook al,
maar dat willen we nog meer benadrukken. Een veilige/stabiele omgeving voor kinderen en
jongeren, en tegelijk een open gemeenschap voor volwassenen en senioren. Met de
uitstekende atmosfeer van een florerend buurthuis.
2. Wij zijn een geïntegreerde club, met 50% leden met een Nederlandse achtergrond en 50%
leden met culturele ‘roots’ in andere delen van de wereld. En die culturele diversiteit willen
wij actief omarmen. Wij zijn en blijven een Nederlandse club met het Nederlands als enige
voertaal, maar willen anderzijds de culturele achtergronden van onze leden (en hun familie)
vieren. Bijvoorbeeld door die culturele achtergronden tijdens evenementen aan eenieder te
presenteren.
3. Wij zijn een club met een groot hart voetbal. Actief op het veld, of als pure beleving. Ook op
dat punt kunnen we nog stappen maken, hebben we gemerkt. Bijvoorbeeld door het familiebreed aanmoedigen de Pancratius-elftallen. Maar ook door in onze kantine véél vaker samen
naar wedstrijden te kijken.
4. Wij moeten duidelijke waarden en normen hanteren. Gebaseerd op normale
fatsoensnormen en de noodzaak een aantal logische gedragsregels. Dat doen wij ook wet,
maar het communiceren ervan èn het consequent handhaven kan beter. Dat laatste
uiteraard met invoelingsvermogen en zonder aanziens des persoons. Maar tegelijk op basis
van onbuigzame uitgangspunten.’
De toegevoegde waarde en de maatschappelijke rol van Pancratius. Da’s een hele mond vol. Wat
bedoelen jullie daarmee?
‘Allereerst de toegevoegde waarden. Er is de laatste jaren een beweging zichtbaar waarbij mensen
zich steeds meer afvragen, ook bij het lidmaatschap van een club: wat levert iets mij op’. En als je dat
omdraait, dan moet je jezelf als club afvragen: wat willen de leden dat het oplevert? Bovendien
willen wij ons als Pancratius onderscheiden van andere verenigingen. Dus hebben wij onszelf die
vragen gesteld. Daar is een lijstje met ambities uitgekomen, en dat lijstje wordt nu uitgewerkt naar
praktische plannen en acties. En die plannen/acties worden vervolgens met de vrijwilligers
besproken, naar de leden gecommuniceerd en – uiteraard – ook uitgevoerd.
Een van die ‘toegevoegde waarden’ is de maatschappelijke rol van Pancratius. Enerzijds t.a.v. leden &
vrijwilligers binnen de club, anderzijds ten behoeve van de bredere samenleving. Je ziet dat op dit
vlak van sportverenigingen steeds meer wordt gevraagd. Ook binnen de KNVB loopt deze discussie.
Dus hebben wij gezegd: daar gaan wij niet op wachten. Wij gaan ermee aan de slag. Te beginnen met
vast te stellen op welke maatschappelijke terreinen we actief zouden willen en kunnen zijn. En
daarover zijn wel ideeën, maar nog geen besluiten gevallen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een rol
binnen het jeugd- en jongerenwerk. Of het gebruik van onze accommodatie door organisaties in de
buitenschoolse opvang (kinderen laten bewegen, obesitas bestrijden). Bovendien speelt hier
nadrukkelijk de vraag: wat kun je op dit moment aan binnen de huidige accommodatie, en waar heb
je meer voorzieningen voor nodig in de nieuwe accommodatie na de verhuizing. Daar gaan de we
komende tijd gezamenlijk keuzen in maken.’
Dat project over communicatie binnen de club, da’s geen overbodige luxe…
‘Klopt helemaal. Van alle projecten is dit de meest noodzakelijke en urgente. Want als we eerlijk zijn,
dan is het echt nodig op dit punt een paar tandjes bij te zetten. En op allerlei gebieden. Wij moeten
de leden en vrijwilligers beter en frequenter op de hoogte houden van wat er binnen de club speelt.
Bovendien hebben we in ook in het bestuur de hand in eigen boezem gestoken: onze onderlinge
communicatie kan en moet beter. Dus hebben we besloten dat anders te gaan structureren. En
hebben we op basis van het Pancratius DNA vastgesteld dat wij veel meer nadruk moeten leggen op
onze persoonlijke voorbeeldrol. Ook in de communicatie.
Het is de bedoeling dat iedereen binnen de club de effecten van dit project gaat zien en/of merken.
Ook op digitaal gebied. Er wordt op dit moment al druk gewerkt aan een nieuwe Pancratius website.
Verder willen we dat de Pancratius App voortaan in de eerste plaats wordt ingezet voor de actuele
praktische informatie die de leden nodig hebben (die komt ook op de website te staan, maar het
gebruik van smartphones is inmiddels zo groot, dat de App daar het beste middel voor is). En
daarnaast hebben we besloten dat de aanwezigheid van Pancratius op Social Media – hu alleen
Facebook - wordt uitgebreid met platforms waar veel jongeren gebruik van maken (dus ook Snapchat
en Instagram). Allemaal gericht op het letterlijk in beeld brengen van wat er allemaal binnen de club
gebeurt. Dus: op communicatiegebied gaat Pancratius de komende maanden een forse
professionaliseringslag maken.’
Waarom is het project over sponsoring zo urgent? En krijgt Pancratius een Business Club? Is dat
niet een beetje over de top?
‘Ook hier geldt weer: we beginnen niet op nul. Er is in de afgelopen jaren op het gebied van
sponsoring fantastisch werk gedaan. En wij mogen ontzettend trots zijn op de bedrijven die ons van
harte ondersteunen. Maar ook hier is een verdere professionalisering noodzakelijk. Enerzijds omdat
het steeds moeilijker wordt voor sportverenigingen om sponsors te vinden (terwijl het zonder hen
onmogelijk is de eindjes aan elkaar te knopen). Anderzijds zie je dat bedrijven steeds zakelijker kijken
naar sponsorrelaties. Ook zij vragen zichzelf – terecht - af: wat levert het ons op.
Dus hebben wij gezegd: wij gaan ons op dit vlak onderscheiden. Door veel meer vanuit de
toegevoegde waarde voor de sponsor zelf te gaan denken. En door in onze manier van werken aan te
sluiten bij de laatste trends op sponsorgebied. Zoals ondernemingen helpen met hun eigen
maatschappelijk imago. Door een koppeling aan te brengen tussen de (uit te bouwen)
maatschappelijke rol van Pancratius en specifieke sponsors/sponsoring. En dat laatste kan op allerlei
terreinen. Op het gebied van de culturele diversiteit, ten aanzien van obesitas en bewegen/gezonde
voeding en ga zo maar door.
De Pancratius Business Club is daarvan een direct gevolg. De precieze opzet moet nog worden
uitgewerkt, maar één van de doelen is de onderlinge contacten van bestaande sponsors en andere
zakelijke relatie te stimuleren. Daarnaast kijken wij naar betere manieren om deze bedrijven te
helpen zichzelf effectiever richting de leden – allemaal potentiële klanten – te presenteren.
Wij willen dat sponsors concreet beter worden van de koppeling met onze club. Waardoor een
relatie met Pancratius extra aantrekkelijk wordt. En ons sponsorbeleid zich onderscheidt van andere
(voetbal)verenigingen.’
Hoe ziet de timing van al die plannen eruit?
‘Na het vaststellen in het bestuur van het Pancratius-DNA, hebben wij gezegd: voor de zomer
moeten de belangrijke plannen zijn uitgewerkt, zodat we daar met de leden en vrijwilligers over van
gedachten kunnen wisselen en meteen na de zomervakantie samen met de uitvoering aan de slag
kunnen. Dat is waar we nu staan: begin juli is er een meeting van het bestuur waarin al die vijf
uitgewerkte projectplannen – met per project twee betrokken bestuursleden - worden besproken en
vastgesteld. Die plannen worden vervolgens gecommuniceerd, en de leden/vrijwilligers wordt
gevraagd daar gedurende de zomermaanden op te reageren. Direct na de zomervakanties komen we
weer bij elkaar, bespreken en verwerken we de binnengekomen reacties en gaan we de realisatie
organiseren. Want het doel is nog voor het eind van 2017 een heleboel stappen te hebben gezet.’
Dus de leden en vrijwilligers hebben hier ook nog iets over te zeggen?
‘Natuurlijk! Pancratius ìs van de leden en de vrijwilligers. Maar je kunt beter zelf eerst met
uitgewerkte plannen kunt komen, om het daar dan vervolgens over te gaan hebben. Met ‘een leeg
vel papier’ beginnen en iedereen vragen ‘kom met je suggesties’ werkt in de praktijk niet. Bovendien
kan het in dit soort fundamentele trajecten geen kwaad om professionaliteit van buiten te
betrekken. Daarom hebben wij het zo aangepakt.’
Is het niet allemaal een beetje veel? Het is toch al moeilijk om vrijwilligers te vinden?
‘Het is vooral noodzakelijk. En ik hoor dat vaak: het is toch moeilijk om vrijwilligers te vinden? Maar
het omgekeerde is ook waar: er zijn genoeg mensen die willen bijdragen. Het gaat er alleen om de te
verrichte taken in voldoende kleine porties te verdelen. Nu zie je vaak dat een kern van vrijwilligers
een ongelofelijke hoeveelheid werk verzet. Maar als we eerlijk zijn: die mensen belasten wij eigenlijk
teveel. Dus moeten we proberen het anders aan te vliegen. En dát is inderdaad een enorme
uitdaging, maar niet onmogelijk. Sterker nog: ik ben ervan overtuigd dat als wij het DNA van
Pancratius in de prakrijk realiseren, met alles erop en eraan, dan zullen nog veel meer mensen
binnen de club de handen uit de mouwen willen steken. Want dan is Pancratius een nòg mooiere
club dan nu al het geval is. En daar willen vele mensen actief aan bijdragen.’