WORD, 94 KB - Gemeente Leiden

RAADSVOORSTEL
Rv. nr.:
B&W-besluit d.d.: 1 juli 2014
B&W-besluit nr.: 14.0622
Naam programma + onderdeel: Bestuur en dienstverlening
Onderwerp:
Verordening Regionale Commissie Bezwaarschriften.
Aanleiding:
Het secretariaat van de vier bezwaarcommissies van de vier SP71-gemeenten wordt gevoerd
door Servicepunt71 (SP71). Voor het bezwarensecretariaat van Leiden betreft dit niet de
bezwaren die door kamer 2 (de sociale zaken en Wmo-zaken) worden behandeld, dit wordt
door de afdeling Werk en Inkomen georganiseerd; maar wel de bezwaren die door kamer 1
worden behandeld (betreft de overige zaken, op gebied van o.a. Wabo, handhaving, APV,
Wob-verzoeken).
In lijn met de zes doelstellingen in het Bedrijfsplan SSC Leidse Regio en de landelijke
ontwikkelingen (ambtelijk horen en informele aanpak) heeft SP71/service-eenheid Juridische
Zaken (SE JZ) onderzocht welke mogelijkheden er zijn om de efficiency en kwaliteit te
verhogen in de bezwaardienstverlening. Dit heeft geresulteerd in bijgaand ambtelijk advies
van SP71/SE JZ d.d. 30 oktober 2013, waarin wordt voorgesteld een verordening ter
oprichting van een regionale commissie bezwaarschriften vast te stellen. Voordat
bezwaarschriften ingediend bij gemeente Leiden aan de regionale commissie mogen worden
voorgelegd, is een nieuwe verordening noodzakelijk alsmede een intrekking van de huidige
Verordening op de Commissie voor de Bezwaarschriften. Het positieve advies hieromtrent ligt
nu voor.
Doel: Behalen van de doelstellingen zoals vastgesteld in het Bedrijfsplan SSC Leidse Regio,
zoals dit door de vier gemeenteraden in 2010 is vastgesteld. Door een uniforme en
innovatieve werkwijze binnen de shared bedrijfsvoering af te spreken op gebied van de
bezwaarbehandeling kan de noodzakelijke efficiencyslag (verlagen kosten, verhogen
kwaliteit) worden gerealiseerd. Hiertoe wordt voorgesteld een uniforme verordening ter
oprichting van een regionale commissie bezwaarschriften vast te stellen.
Aan SP71 is in het Bedrijfsplan een substantiële taakstelling opgelegd. Voor wat betreft SE
JZ is deze taakstelling alleen te behalen indien maximaal wordt ingezet op uniformeren en
innoveren van de collectieve diensten, zoals de bezwarenbehandeling. Indien gekozen wordt
de in het onderhavige advies voorgestelde maatregelen niet (of later) door te voeren heeft dit
tot gevolg dat de reeds opgelegde taakstelling niet (of pas later) kan worden behaald.
Kader: Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet, bedrijfsplan Servicepunt71, Verordening
op de Commissie voor de Bezwaarschriften 2011.
Overwegingen:
Op basis van het Advies Doorontwikkeling bezwaarafhandeling heeft het Bedrijfsvoeringsoverleg SP71 (hierna: BVO) op 30 oktober 2013 positief geadviseerd met betrekking tot de
instelling per 1 oktober 2014 van een regionale bezwaarcommissie voor de vier gemeenten in
combinatie met (in bepaalde categorieën) ambtelijk horen bij bezwaren tegen
collegebesluiten en de informele aanpak (bellen bij bezwaar) door SP71 (SE JZ). Ook het
dagelijks bestuur SP71 heeft ingestemd met het voorleggen van dit voorstel - in gelijkluidende
vorm - aan ieders college van B en W en vervolgens aan de gemeenteraad (de planning
zoals opgenomen in bijlage 1 van het advies is bijgesteld, de beoogde ingangsdatum is nu 1
januari 2015).
Geadviseerd wordt de volgende combinatie van maatregelen tot doorontwikkeling te
realiseren:
1. informele aanpak (bellen bij bezwaar)
2. ambtelijk horen
3. oprichten regionale commissie
Deze maatregelen kunnen leiden tot efficiency, kostenbesparingen, verminderen
kwetsbaarheid en verhoging kwaliteit. Er wordt op dit moment niet volledig of structureel
gebruikgemaakt van deze maatregelen. Op basis van een op de situatie toegespitst
rekenmodel is een inschatting gegeven van de mogelijke besparingen per gemeente. Dit is
uitdrukkelijk op basis van aannames, die in het vervolgtraject in samenwerking met de
gemeente worden gemonitord en geëvalueerd. Twee jaar na het afronden van Fase 1, die
van start gaat indien ingestemd wordt met het voorstel tot doorontwikkelen, kan worden
bezien in welke mate de maatregelen effect hebben (evaluatie twee jaar na start eerste
fase).
1. Informele aanpak
Met het (nader) invoeren van de informele aanpak kunnen meer bezwaren in het voortraject
worden afgevangen, waardoor deze niet meer hoeven te worden gehoord. Door dit neer te
leggen bij hiertoe opgeleide juristen binnen SP71 kan dit op professionele wijze worden
opgepakt. In de meest optimale situatie kan dit leiden tot een percentage intrekkingen van
maximaal 60%. Voor burgers levert dit een contactmoment op met/namens de gemeente
binnen één week na indienen van het bezwaar. De burger voelt zich serieus genomen en
kan aangeven wat het probleem is. Daar waar een oplossing mogelijk is, kan deze snel
worden besproken. Daar waar een besluit niet duidelijk is kan dit nader worden toegelicht.
2. Ambtelijk horen
Naast de informele aanpak is het aan te bevelen (meer) bezwaren ambtelijk te laten horen.
Binnen Sociale Zaken Leiden zijn daar reeds goede ervaringen mee opgedaan. Ook hier
geldt dat de juristen binnen SP71 hiertoe worden getraind. Door bepaalde categorieën van
bezwaren ambtelijk te laten horen kunnen deze laagdrempelig en snel worden behandeld,
wat de doorlooptijden aanzienlijk kan versnellen. Uit nationale enquêtes blijkt dat de
tevredenheid onder burgers aanzienlijk stijgt daar waar sprake is van direct contact via de
informele aanpak en/of ambtelijk horen in de bezwarenprocedure.
3. Regionale commissie
Naast het toepassen van de informele aanpak zodra er een bezwaar binnenkomt en het
uitbreiden van het ambtelijk horen, wordt voorgesteld een regionale commissie in te voeren.
Deze maatregel zorgt ervoor dat de bezwaren die ‘overblijven’ (nadat er gebeld is en indien
deze niet tot de categorie behoren van ambtelijk te horen bezwaren) zo snel mogelijk op
zitting komen in een gespecialiseerde kamer met nadrukkelijke kennis van de couleur locale.
De commissie zal een breder palet aan bezwaren vanuit de regio krijgen aangeboden. Van
belang daarbij is steeds oog te houden voor de lokale situatie en de daar geldende
regelingen. Door de zittingen regionaal te organiseren kunnen meer zittingen worden
georganiseerd en bezwaren sneller worden behandeld. Ook is het dan pas mogelijk en
werkbaar om een secretarissenpool (juristen) op te richten, met alle duidelijke voordelen van
dien. Voor het bezwarensecretariaat (administratieve ondersteuning) levert dit een veel
efficiënter werkproces op, aangezien er met één werkproces en één soort sjablonen en
opmaak wordt gewerkt. In combinatie met maatregelen 1 en 2 kunnen meer bezwaren in het
voortraject worden afgevangen, waardoor de bezwaren die de bij de commissie liggen om
over de adviseren sneller op zitting kunnen worden gebracht. Daarbij kunnen bezwaren naar
onderwerp zoveel mogelijk in één zitting worden behandeld, waarop de bemensing van de
bezwaarcommissie kan worden afgestemd. Voor de burgers en bedrijven in hoedanigheid
van bezwaarmaker, levert dit op dat hun bezwaar sneller en vakkundig wordt afgehandeld.
De ideale mix betreft één regionale commissie die adviseert in plaats van vier afzonderlijke
bezwaarcommissies. Dit in combinatie met het toepassen van de informele aanpak (in de
bezwaarfase) en in bepaalde zaken ambtelijk horen door SE JZ. Hieronder wordt verstaan
een verhouding van 60/40 regionale commissie/ambtelijk horen en 50% intrekkingen n.a.v.
positieve spin off informele aanpak. Wanneer deze stip op de horizon wordt bereikt, kan naar
verwachting een mogelijke kostenbesparing bij zowel SP71 als gemeente Leiden worden
gerealiseerd. Behandeling kost op dit moment bij benadering per bezwaar € 860,-. Bij
optimale invoering van de voorgestelde maatregelen kan dat mogelijk 31% goedkoper en
komen de kosten op € 591, - per bezwaar1 (in Leiden was in 2012 het volume aan bezwaren
bij kamer 1 449 bezwaren). Bovendien dragen deze maatregelen naar verwachting bij aan
(een nog betere) kwaliteit van het bezwarenproces. Kortom, een reële verwachting van
bezwaarbehandeling voor lagere kosten tegen betere kwaliteit.
1
Zie nadere toelichting in bijgaand Advies Doorontwikkeling Bezwaarbehandeling
Of de te verwachten kostenbesparing bij SE JZ en de gemeenten daadwerkelijk wordt
gerealiseerd aan het einde van de eerste fase, zal op dat moment (twee jaar na start eerste
fase) moeten worden bezien. Gelet op de onzekerheden kunnen in de eerste twee jaar dan
ook geen besparingen worden ingeboekt. Na twee jaar wordt geëvalueerd wat de
daadwerkelijke, structurele besparingen zijn; pas op dat moment kunnen structurele
besparingen correct worden opgenomen.
Voorgesteld wordt eventuele besparingen tijdens de eerste twee jaar te gebruiken voor het
opleiden en leren werken van betrokken medewerkers van de eigen organisaties volgens de
nieuwe methode. In goed overleg kan een analyse worden gemaakt van de eenmalige kosten
en de daadwerkelijke structurele besparingen.
De te verwachten kostenbesparing bij SE JZ is noodzakelijk om de aan SE JZ reeds
opgelegde taakstelling (vermindering formatie) gedeeltelijk te realiseren, deze is bij de start
van Servicepunt71 reeds ingeboekt als lagere bijdrage van de gemeenten aan
Servicepunt71.
Realisatie regionale commissie
Om te komen tot een regionale bezwarencommissie is een nieuwe verordening noodzakelijk,
onder intrekking van de geldende verordening. In de thans voorliggende verordening wordt
(onder meer) het volgende geregeld:
- Naam; Voorgesteld wordt de commissie de ‘Regionale Commissie Bezwaarschriften
Servicepunt71- gemeente Leiden 2015’ te noemen. Hiermee komt tot uitdrukking dat het
een commissie binnen de regionale samenwerking betreft en blijft de verordening
herkenbaar als zijnde de verordening van de gemeente;
- Taken; In de verordening worden de taken van de commissie benoemd, deze zijn
vergelijkbaar met de taken zoals opgenomen in de huidige verordening. In de regionale
commissie worden alle ingediende bezwaren, die ter advisering aan de huidige kamer 1
en kamer 2 van de commissie worden aangeboden behandeld (hiervan zijn uitgezonderd
de bezwaren die als zodanig in de verordening worden benoemd: bezwaarschriften
ingediend tegen besluiten op grond van een gemeentelijke belastingverordening,
bezwaarschriften betreffende een personele aangelegenheid en bezwaarschriften die
door de bestuursorganen op een andere wijze worden afgedaan). Ook bij de drie andere
SP71-gemeenten worden de ingediende bezwaren op deze terreinen aan de regionale
commissie voorgelegd voor advies.
- Ambtelijk horen; Het college is bevoegd om te bepalen op welke wijze bezwaarmakers (in
geval van bezwaren tegen besluiten van het college) worden gehoord. In de huidige
verordening staat deze mogelijkheid ook reeds opgenomen. Op dit moment worden
bepaalde bezwaren op gebied van sociale zaken ambtelijk gehoord. Hier zijn goede
ervaringen mee opgedaan. Ten behoeve van de bredere invoering van ambtelijk horen is
ook in de nieuwe verordening opgenomen dat het college categorieën kan aanwijzen van
bezwaarschriften, waarvan de indieners ambtelijk zullen worden gehoord.
Bezwaarschriften tegen raadsbesluiten zijn hiervan uitgezonderd, deze zullen zoals ook
nu het geval is, door de regionale commissie worden behandeld;
- Benoeming; op basis van het aantal te verwachten zittingen op jaarbasis worden naast
de voorzitter en vicevoorzitter voldoende commissieleden benoemd. In de
implementatiefase is het voorstel ten behoeve van de werving en benoeming van de
(vice)voorzitter en commissieleden nauw samen te werken met de gemeenten en hiertoe
een bestuurlijke begeleidingscommissie in het leven te roepen. Deze
begeleidingscommissie wordt betrokken bij het opstellen van het gewenste profiel en de
werving van de (vice)voorzitter en leden van de bezwarencommissie.
In de verordening is opgenomen dat de benoeming van de voorzitter, vicevoorzitter en de
leden van de Commissie is gebaseerd op de deskundigheid en onafhankelijkheid van de
kandidaat of kandidaten.
De (vice)voorzitter en commissieleden worden aangesteld voor een periode van vier jaar,
die eenmaal met nog eens vier jaar is te verlengen, gelijk de huidige verordening. In de
implementatie zal worden meegenomen dat voor de huidige commissieleden
vanzelfsprekend de mogelijkheid bestaat te solliciteren naar lidmaatschap in de op te
richten commissie.
- Bemiddeling; in de verordening is een artikel toegevoegd waarin opgenomen staat dat de
Commissie aandacht heeft voor mogelijkheden om zaken in der minne te schikken. Ter
zitting kan door de commissieleden een bemiddelende rol worden gespeeld, daar waar zij
zien dat dat uitkomst kan bieden. Een onafhankelijke commissie betekent immers niet
een afstandelijke commissie die alleen gericht is op de juridische aspecten van het
besluit. Dit strookt met het gedachtegoed van de informele aanpak. Wel is van belang dat
de onafhankelijke commissie voldoet aan de wettelijke vereisten (Awb), waarbij de
-
-
-
rechtmatigheidstoets en doelmatigheidstoets van het bestreden besluit een belangrijke
richtsnoer dienen te zijn.
Vergoeding; de vergoeding van de (vice)voorzitter en commissieleden wordt vastgesteld
door het Dagelijks Bestuur, opdat een uniforme vergoeding kan worden afgesproken. Om
dit te bewerkstelligen dient ook de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden en
commissieleden te worden aangepast (hiertoe volgt separaat raadsvoorstel), waarin
momenteel de vergoedingen voor de commissieleden zijn geregeld. Uitgangspunt vanuit
het Advies is de vergoeding te gaan hanteren die in de gemeente Leiden geldt, hetgeen
geen stijging van vergoedingen zal betekenen.
Overgangsregeling; in de verordening is een overgangsregeling opgenomen.
Bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding van de verordening zijn ingediend, maar
nog niet zijn behandeld, worden behandeld overeenkomstig de nieuwe verordening.
Inwerkingtreding; voorgesteld wordt de verordening in werking te laten treden met ingang
van 1 januari 2015. De verwachting is dat de oprichting van de Commissie binnen vijf à
zes maanden kan worden afgerond. Voor het geval de oprichting iets langer duurt (dat is
echter niet de verwachting) is opgenomen dat de verordening ook later in werking kan
treden, namelijk per benoeming (vice)voorzitter en commissieleden. Op deze wijze treedt
de verordening in werking wanneer de commissie daadwerkelijk is ingeregeld. Uiteraard
zal hiertoe te zijner tijd in overleg met de gemeente het nodige richting de burgers worden
gecommuniceerd.
Gelet op de in het Bedrijfsplan opgenomen opdracht, dat mede door de bestuursorganen van
de aan Servicepunt71 deelnemende gemeenten is vastgesteld, alsmede het Advies
Doorontwikkeling Bezwaarafhandeling, heeft het college besloten om de Regionale
Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71 – gemeente Leiden 2015 per inwerkingtreding
aan te wijzen als adviescommissie voor burgemeester en wethouders van Leiden als bedoeld
in artikel 7:13 Algemene wet bestuurszaken inzake bezwaarschriften die bij hen zijn
ingediend. De burgemeester heeft besloten de regionale commissie bezwaarschriften per
datum inwerkingtreding van de verordening aan te wijzen als adviescommissie ter
voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de burgemeester.
Het college stelt de raad voor de regionale commissie bezwaarschriften per datum
inwerkingtreding van de verordening aan te wijzen als adviescommissie ter voorbereiding van
de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de gemeenteraad.
Het vervolgproces wordt nader uitgewerkt in een door Servicepunt71 (SE JZ) op te stellen
uitvoeringsplan met drie implementatiefasen:
o
o
o
Fase 1: Voorbereiding en inrichting van een regionale commissie (per direct, duur: 5
à 6 maanden); hiertoe een bestuurlijke begeleidingscommissie vanuit de vier
Servicepunt71-gemeenten in het leven roepen ter inrichting en bemensing
commissie. In deze implementatiefase wordt tevens meegenomen locatie en tijdstip
van het horen van bezwaarmakers. Tijdens alle implementatiefasen wordt een
ambtelijke begeleidingscommissie (vanuit de vier Servicepunt71-gemeenten)
opgericht, opdat de gemeente continu aangehaakt blijft;
Fase 2: Ervaring opdoen met informele aanpak, ambtelijk horen en regionale
commissie;
Fase 3: Evalueren en aanpassen/uitbreiden.
Belangrijk aandachtspunt is de bemensing van de regionale bezwaarcommissie in fase 1. In
goed overleg met de vier gemeenten zal hiertoe een voorstel worden uitgewerkt. Als richtlijn
zullen de nieuwe (vice)voorzitter en commissieleden onder andere aan de volgende punten
moeten voldoen:
 voldoen aan minimale kwaliteitseisen;
 onafhankelijk en deskundig;
 de verschillende regelgeving en couleur locale van de vier gemeenten zich in korte
tijd eigen maken en deze inhoudelijk begrijpen;
 in kort tijdsbestek kunnen schakelen tussen de verschillende regelgeving en couleur
locale van de vier gemeenten;
 open staan voor en een intrinsiek positieve houding tegenover de ontwikkelingen
betreffende “Prettig Contact met de overheid” van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken.
Tevens is goede aandacht voor continuïteit in de regionale bezwarencommissie en zijn korte
lijnen binnen de commissie en tussen commissie en het secretariaat van belang.
Financiën: De vergoedingen voor leden van adviescommissies worden op een later moment
door het Dagelijks Bestuur vastgesteld. Hiertoe dient de verordening geldelijke voorzieningen
te worden aangepast. Hiertoe volgt een raadsvoorstel op een later moment.
Evaluatie: Twee jaar na het ingaan van Fase 1 (1 januari 2017) wordt geëvalueerd in welke
mate de maatregelen effect hebben. De uitkomsten van de evaluatie worden meegenomen
naar de volgende fase.
Communicatie
Huidige commissie bezwaarschriften;
Indien wordt ingestemd met de instelling van een regionale commissie bezwaarschriften, dan
zal vanuit de gemeente tevens aandacht besteed moeten worden aan communicatie richting
de huidige commissie. Tevens heeft dit tot gevolg dat per 1 januari 2015 (dan wel zoveel later
als de nieuwe (vice)voorzitter en commissieleden worden benoemd) van de huidige
voorzitter(s) en commissieleden voor afloop van hun termijn afscheid moet worden genomen
(naar eigen invulling en gebruik van de gemeente) en eervol ontslag zal worden verleend.
Voor de huidige voorzitter(s) en commissieleden bestaat vanzelfsprekend de mogelijkheid te
solliciteren naar lidmaatschap in de op te richten regionale commissie bezwaarschriften.
De huidige commissie bezwaarschriften heeft een reactie uitgebracht op het Advies. In haar
reactie (bijgevoegd) stelt de commissie, kort samengevat, dat in het advies “waardevolle en
praktische maatregelen worden opgesomd die mogelijk een bijdrage kunnen leveren aan de
opdracht van SP71 om de kosten van de dienstverlening te verlagen”. Daarmee doelt de
commissie met name op de informele aanpak en het ambtelijk horen. De instelling van een
regionale commissie ontraadt zij. Bij een regionale commissie zou “een aanzienlijke afstand
en vervreemding” ontstaan tussen commissie en bestuur en burger. Daarnaast is de Leidse
commissie er niet van overtuigd dat een regionale commissie voor Leiden het beoogde
kostenbesparende effect heeft. Er zouden “onvoldoende aanknopingspunten (zijn) om aan te
nemen dat het instellen van een regionale bezwaarcommissie daaraan wezenlijk zal
bijdragen”. De commissie vindt dat diverse aangevoerde argumenten voor de gemeente
Leiden niet gelden en constateert verder dat in het advies “niet, althans onvoldoende, is
onderbouwd op welke wijze de kwaliteit van de bezwaarafhandeling wordt gewaarborgd, laat
staan verhoogd”. De commissie adviseert eerst ervaring op te doen met het invoeren van de
voorgestelde maatregelen van de informele aanpak en het ambtelijk horen, en het formuleren
van de voorwaarden daarvoor.
Het college volgt het advies van de commissie niet, om de volgende redenen.
Eind 2010 hebben de gemeenteraden van Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude
besloten een gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 aan te gaan. Het concept daarvan
is dat door samenwerking op het gebied van vitale functies, van (de bedrijfsvoering van)
ondersteunende diensten, een aantal doelstellingen kunnen worden bereikt:
- het bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid,
- het verder verhogen van de kwaliteit van processen,
- het verder verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers,
- het efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht,
- het realiseren van besparingen door schaalvoordelen,
- het bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen.
Deze doelstellingen zijn in het bedrijfsplan opgenomen. Het proces van bezwaarafhandeling
is bij uitstek zo’n ondersteunende dienst waarvan de bedrijfsvoering gebaat is bij regionale
samenwerking. Dit leidt niet alleen tot grotere efficiëntie en dus kostenbesparing, maar door
de samenwerking op zich, het van elkaar leren, en doordat verschillen in behandeling van
burgers, bedrijven en instellingen in de vier SP71-gemeenten wegvallen ook tot verbetering
van de kwaliteit. Dat laat onverlet dat in voorkomende gevallen de ‘couleur locale’ van groot
belang is. Daar geeft SP71 zich in het advies ook nadrukkelijk rekenschap van, en daar wordt
bij de samenstelling van de regionale commissie ook rekening mee gehouden. Ook zijn
zittingen van de regionale commissie op locatie mogelijk. Met de bezwaarcommissie voor
personele aangelegenheden, die al geregionaliseerd is, zijn positieve ervaringen opgedaan.
En bij personele zaken geldt zeker dat de couleur locale een rol speelt.
Het secretariaat wordt ondergebracht bij het Servicepunt71. De gemeenten hebben ook
zeggenschap in SP71, hebben deel in het bestuur. Uit de reactie van de huidige
bezwaarcommissie op het advies van SP71 blijkt de commissie niet tevreden is over de
ondersteuning door Servicepunt71. Dit wordt in de reactie niet nader benoemd. De
gemeentesecretaris zal zich nader op de hoogte stellen van de reden waarom, en hierover
met de voorzitter van de commissie en SP71 in gesprek gaan.
Informeren betrokkenen;
In de implementatiefase zal uitdrukkelijk tijd en aandacht worden gegeven aan het informeren
van en afstemmen met betrokkenen bij het bezwarenproces. Medewerkers binnen de
gemeentelijke organisatie worden geïnformeerd over de doorontwikkeling en met
medewerkers die met bezwaren te maken hebben, worden afspraken gemaakt over het
werkproces vanaf binnenkomst van een bezwaar.
Richting burgers, bedrijven en instellingen zal gecommuniceerd worden dat een regionale
commissie wordt opgericht, die over bezwaren gaat adviseren en wanneer de commissie van
start gaat. Daarbij wordt tevens belicht dat bezwaarmakers gebeld gaan worden bij
binnenkomst van een bezwaar, om in goed overleg te bezien wat de beste aanpak is van hun
bezwaar, alsmede dat ambtelijk horen aan de orde kan zijn.
Externe klanten;
Door een aantal externe klanten, zoals de Omgevingsdienst West-Holland en Holland
Rijnland, wordt gebruikgemaakt van de bezwarencommissie van de gemeente Leiden. Deze
partijen moeten geïnformeerd worden over de instelling van de regionale commissie en
kunnen worden uitgenodigd zich tevens hierbij aan te sluiten. SP71/SE JZ kan hierbij
faciliteren.
Publicatie;
De verordening dient na vaststelling te worden gepubliceerd.
Bijgevoegde informatie
- Advies Doorontwikkeling bezwaarafhandeling d.d. 30 oktober 2013.
- Reactie van de Leidse commissie bezwaarschriften op het Advies.
- Brief van de voorzitter van de Leidse commissie bezwaarschriften aan de burgemeester.
- Reactie van SP71 op de reactie van de Leidse commissie bezwaarschriften op het Advies.
RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente Leiden:
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (rv.nr.
van 2014),
mede gezien het advies van de commissie … van …
gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht,
BESLUIT
1. de op te richten Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71 - gemeente
Leiden 2015 aan te wijzen als adviescommissie voor de gemeenteraad inzake
bezwaarschriften die bij hem zijn ingediend, per datum inwerkingtreding Verordening
Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71- gemeente Leiden 2015;
2. de Verordening Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71- gemeente
Leiden 2015 vast te stellen;
luidende aldus:
VERORDENING REGIONALE COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN
SERVICEPUNT71–GEMEENTE LEIDEN 2015
Artikel 1
Begripsbepaling
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
A.
Awb:
de Algemene wet bestuursrecht
B.
Belanghebbende:
degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is
betrokken.
C.
Bestuursorgaan:
het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen
en een besluit dient te nemen op het bezwaar
D.
College:
het college van burgemeester en wethouders van de
gemeente Leiden
E.
Commissie:
de Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71
F.
Dagelijks Bestuur:
het dagelijks bestuur van Servicepunt71
G.
Indiener:
degene die een bezwaarschrift indient
H.
(vice)Voorzitter:
de als zodanig benoemde (vice)voorzitter van de Commissie
I.
Zittingsvoorzitter:
de voorzitter, vicevoorzitter of een commissielid, die fungeert
als dagvoorzitter op een zitting
Artikel 2
Taken Commissie
1.
Er is een Commissie ter advisering ten aanzien van de beslissingen op bezwaren
tegen besluiten van de gemeenteraad, het College en de burgemeester.
2.
De Commissie is niet bevoegd ten aanzien van:
- bezwaarschriften ingediend tegen besluiten op grond van een gemeentelijke
belastingverordening;
- bezwaarschriften betreffende een personele aangelegenheid;
- bezwaarschriften die door de bestuursorganen op een andere wijze worden
afgedaan.
3.
De Commissie kan tevens adviseren over bezwaarschriften gericht aan
bestuursorganen bedoeld in artikel 1:1 van de Awb, die geen deel uitmaken van de
onder het eerste lid genoemde bestuursorganen.
4.
Naast het horen en adviseren omtrent een bezwaar door de Commissie kan, met
betrekking tot door het College bij afzonderlijk besluit daartoe aangewezen
categorieën van bezwaarschriften, het horen ambtelijk plaatsvinden. Deze
categorieën betreffen niet bezwaarschriften tegen raadsbesluiten. Die worden steeds
door de Commissie behandeld.
Artikel 3
Samenstelling en benoeming Commissie
1.
De Commissie bestaat uit een Voorzitter, een Vicevoorzitter en een voldoende aantal
leden.
2.
De Voorzitter, Vicevoorzitter en de leden worden benoemd, geschorst en ontslagen
door het Dagelijks Bestuur.
3.
De functies van Voorzitter, Vicevoorzitter en lid zijn onverenigbaar met het
lidmaatschap van de gemeenteraad of met het ambt van burgemeester of wethouder,
leden van het Dagelijks Bestuur, ambtenaarschap dan wel werkzaam zijn, alsmede
ambtenaarschap dan wel werkzaam zijn geweest in de voorafgaande twee jaar,
onder verantwoordelijkheid van een van de genoemde bestuursorganen.
4.
De benoeming van de Voorzitter, Vicevoorzitter en de leden van de Commissie is
gebaseerd op de deskundigheid en onafhankelijkheid van de kandidaat of
kandidaten.
5.
De Voorzitter, de Vicevoorzitter en de leden:
a.
kunnen op elk moment ontslag nemen;
b.
blijven hun functie vervullen totdat in hun
opvolging is voorzien.
Artikel 4 Instellen van kamers
1.
De Commissie kan kamers instellen, die belast worden met de behandeling van
bezwaarschriften.
2.
De Commissie bepaalt het aantal kamers en stelt voor elke kamer vast welke
categorie of categorieën bezwaarschriften door haar zullen worden behandeld.
3.
Elke kamer bestaat uit ten minste drie leden:
a. een zittingsvoorzitter overeenkomstig artikel 7:13 Awb, zijnde de (vice)voorzitter of
een van de leden van de commissie;
b. ten minste twee andere leden, door de Commissie aangewezen uit haar midden.
Artikel 5
Secretaris
De Commissie en haar kamers worden ondersteund door een of meerdere secretarissen die
door het Dagelijks Bestuur worden benoemd.
Artikel 6
Vooronderzoek
1.
De Zittingsvoorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de leden van de
Commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en dezen zo nodig
uitnodigen daartoe op de zitting te verschijnen.
2.
Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging nodig van het betrokken
Bestuursorgaan.
3.
De kosten voor de inzet van een deskundige worden apart in rekening gebracht bij
het desbetreffende Bestuursorgaan.
Artikel 7
Hoorzitting
1.
De Voorzitter van de Commissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin
Indiener, eventuele Belanghebbende(n) en het verwerend orgaan in de gelegenheid
worden gesteld zich door de Commissie te laten horen;
2.
De hoorzitting is openbaar.
3.
In afwijking van het in het tweede lid bepaalde kunnen de deuren worden gesloten
indien de Zittingsvoorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of
indien een Belanghebbende daartoe een verzoek doet. Indien de Commissie
vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid
van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats met gesloten deuren.
4.
Per hoorzitting bestaat de Commissie ten minste uit een Zittingsvoorzitter en twee
leden genoemd onder artikel 3. Voor het houden van de hoorzitting is vereist dat de
meerderheid van het aantal leden, waaronder in ieder geval de Zittingsvoorzitter, ter
zitting aanwezig is.
5.
De (vice)Voorzitter, onderscheidenlijk de Zittingsvoorzitter, beslist over de toepassing
van artikel 7:3 van de Awb.
6.
De Zittingsvoorzitter is belast met de leiding van de hoorzitting en zorgt voor de
handhaving van de orde ter zitting.
7.
De Zittingsvoorzitter en de leden van de Commissie nemen geen deel aan de
behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding
kan zijn.
Artikel 8
Schriftelijke verslaglegging
1.
Van het verhandelde ter zitting wordt voor administratieve doeleinden een digitale
opname gemaakt.
2.
Van hetgeen ter zitting is verhandeld wordt zakelijk verslag gedaan in het
commissieadvies, waarbij wordt vermeld de namen van de aanwezigen en hun
hoedanigheid.
3.
Indien de zitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien
belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars
tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het commissieadvies hiervan melding.
4.
Het commissieadvies verwijst naar op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het
advies kunnen worden gehecht.
Artikel 9
Beraadslaging en advies
1.
De Commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit
te brengen advies.
2.
De Commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.
Indien bij een stemming de stemmen staken beslist de stem van de Zittingsvoorzitter.
Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt, indien de
minderheid dat verlangt.
3.
Het advies is gemotiveerd en bevat een voorstel voor de te nemen beslissing op het
bezwaarschrift.
4.
Het advies wordt ondertekend door de Zittingsvoorzitter en de betrokken secretaris.
5.
Het advies wordt, onder medezending van eventueel door de commissie ontvangen
nadere informatie, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift
dient te beslissen.
6.
Gelijktijdig met het uitbrengen van het advies aan het Bestuursorgaan wordt het
advies toegezonden aan de Indiener
Artikel 10
Bemiddeling
De Commissie onderzoekt of de zaak in der minne kan worden geschikt.
Artikel 11
Verdaging
1.
Indien naar het oordeel van de Voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken,
genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor
achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing,
verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.
2.
Van een besluit tot verdaging ontvangen de Commissie en de Belanghebbende(n)
een afschrift.
Artikel 12
1.
2.
3.
4.
Nader onderzoek
Indien na afloop van de zitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader
onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de Zittingsvoorzitter uit eigen beweging of op
verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden.
De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt toegezonden aan de Indiener
en in afschrift aan de leden van de Commissie, het verwerend orgaan en de
belanghebbenden. Op de informatie kan schriftelijk worden gereageerd.
De Indiener, leden van de Commissie, het verwerend orgaan en de
belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie
aan de Zittingsvoorzitter van de Commissie een verzoek richten tot het beleggen van
een nieuwe hoorzitting. De Zittingsvoorzitter beslist op zo'n verzoek.
Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking
hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Artikel 13
Plenaire vergadering en jaarverslag
1.
Ten minste eenmaal per jaar vergadert de Commissie plenair.
2.
De Commissie brengt jaarlijks vóór 1 september aan de Bestuursorganen van de
gemeente verslag uit over haar werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar.
Artikel 14
Vergoeding
De Zittingsvoorzitter en Commissieleden ontvangen een vergoeding voor hun
werkzaamheden. De hoogte van deze vergoeding wordt vastgesteld door het Dagelijks
Bestuur.
Artikel 15
Beëdiging
De (vice) Voorzitter en leden van de Commissie leggen zo spoedig mogelijk nadat zij door het
Dagelijks Bestuur zijn benoemd in handen van de Voorzitter van het Dagelijks Bestuur, de
volgende eed (verklaring of belofte) af:
“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot (vice) Voorzitter / lid van de Commissie benoemd te
worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gift of
gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch
middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig (Dat verklaar en beloof ik)”.
Artikel 16
Zittingsduur
De (vice)Voorzitter en de leden van de Commissie bedoeld in artikel 3, eerste lid, worden bij
eerste benoeming benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen na afloop van die
termijn terstond eenmaal worden herbenoemd voor een periode van vier jaar.
Artikel 17
Overgangsbepaling
Bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn ingediend, maar nog
niet zijn behandeld ter zitting of wel ter zitting behandeld maar ter zitting aangehouden,
worden behandeld door de Commissie overeenkomstig deze Verordening. Met betrekking tot
bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding van deze Verordening zijn ingediend, reeds ter
zitting zijn behandeld en niet ter zitting zijn aangehouden blijft de Commissie
bezwaarschriften van de gemeente Leiden bevoegd totdat met betrekking tot die
bezwaarschriften advies is uitgebracht.
Artikel 18
Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening Regionale Commissie
Bezwaarschriften Servicepunt71 - gemeente Leiden 2015”.
Artikel 19
Inwerkingtreding
Deze Verordening treedt na publicatie in werking met ingang van 1 januari 2015 dan wel
zoveel later als de (vice)Voorzitter en leden van de Commissie zijn benoemd. Op deze datum
wordt de Verordening Commissie Bezwaarschriften 2011 ingetrokken.
Vastgesteld in de openbare vergadering van
de raad van .. op .. 2014,
de griffier,
de voorzitter,
TECHNISCHE INFORMATIE
Opsteller:
Organisatieonderdeel:
Telefoon:
E-mail:
Pieter van Diepen
Concernstaf
071 - 516 5028
[email protected]
Portefeuillehouder:
Werk en Inkomen, Wijken en Financiën
B&W (BB 14.048) 14.0622 d.d. 1 juli 2014
Onderwerp
Advisering op bezwaarschriften
Besluiten:
1.
in te stemmen met de doorontwikkeling van de bezwaarbehandeling bestaande uit
het instellen van een regionale commissie in combinatie met ambtelijk horen en de
zgn. informele aanpak, en hiertoe:
a.
de op te richten Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71 – gemeente
Leiden 2015 (de Commissie) aan te wijzen per datum van inwerkingtreding van de
bijbehorende verordening, als adviescommissie ter voorbereiding van de beslissing
op bezwaren tegen besluiten van het college. De Commissie is niet bevoegd ten
aanzien van:
i.
bezwaarschriften ingediend tegen besluiten op grond van een gemeentelijke
belastingverordening;
ii.
bezwaarschriften betreffende een personele aangelegenheid;
iii.
bezwaarschriften die door de bestuursorganen zelf worden afgedaan.
b.
in te stemmen met de mogelijkheid van ambtelijk horen bij bepaalde categorieën
bezwaren, die op een nader moment door het college worden vastgesteld.
c.
in te stemmen met het toepassen van de informele aanpak in de fase vanaf ontvangst
bezwaarschrift (bellen bij bezwaar) door Servicepunt71 / service-eenheid Juridische
Zaken (SE JZ) bij alle ingediende bezwaarschriften, met uitsluiting van de bezwaren
zoals uitgezonderd onder a (onderdelen i en ii) en met uitsluiting van bezwaren op
gebied van handhaving en sociale zaken.
2.
de raad voor te stellen:
a.
de op te richten Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71 gemeente Leiden 2015 aan te wijzen als adviescommissie voor de
gemeenteraad inzake bezwaarschriften die bij hem zijn ingediend per datum
van inwerkingtreding Verordening Regionale Commissie Bezwaarschriften
Servicepunt71 - gemeente Leiden 2015;
b.
de Verordening Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71gemeente Leiden 2015 vast te stellen.
3.
in te stemmen met het voorgestelde vervolgproces: opstellen van een uitvoeringsplan
door Servicepunt71 (SE JZ) met drie implementatiefasen:
o
o
o
Fase 1: Voorbereiding en inrichting van een regionale commissie (per direct,
duur: 5 à 6 maanden); hiertoe een bestuurlijke begeleidingscommissie vanuit
de vier Servicepunt71-gemeenten in het leven roepen ter inrichting en
bemensing van de commissie. In deze implementatiefase wordt tevens
meegenomen locatie en tijdstip van het horen van bezwaarmakers. Tijdens
alle implementatiefasen wordt een ambtelijke begeleidingscommissie (vanuit
de vier Servicepunt71-gemeenten) opgericht, opdat de gemeente continu
aangehaakt blijft;
Fase 2: Ervaring opdoen met de informele aanpak, het ambtelijk horen en de
regionale commissie;
Fase 3: Evalueren en aanpassen/uitbreiden.
Burgemeester besluit:
1.
de op te richten Regionale Commissie Bezwaarschriften Servicepunt71 – gemeente
Leiden 2015 (de Commissie) aan te wijzen per datum van inwerkingtreding van de
bijbehorende verordening, als adviescommissie ter voorbereiding van de beslissing op
bezwaren tegen besluiten van de Burgemeester. Be
Perssamenvatting:
Het college van B&W heeft besloten in te stemmen met het binnen de regionale
samenwerking organiseren van de behandeling van bezwaren, breder invoeren van de
mogelijkheid om ambtelijk te horen en toepassen van bellen bij bezwaar.
Om dit te bewerkstelligen wordt de raad voorgesteld de Regionale Commissie
Bezwaarschriften Servicepunt71 – Leiden 2015 per 1 januari 2015 aan te wijzen als
adviescommissie voor de gemeenteraad van Leiden als bedoeld in artikel 7:13 Algemene wet
bestuursrecht inzake bezwaarschriften die bij hem zijn ingediend, en daartoe de Verordening
Regionale Commissie bezwaarschriften Servicepunt71 – gemeente Leiden 2015 vast te
stellen. De burgemeester heeft overeenkomstig besloten ten aanzien van bezwaarschriften
die bij hem zijn ingediend tegen burgemeestersbesluiten.