vergaderingen - NH Hotel Group

advertisement
| Tips en checklist
VERGADERINGEN
VERGADERINGEN
Tips en checklist
1. Aan de slag:
Wat is het doel van het evenement?
Wat hoopt u de gasten mee te geven?
Heeft u een voorlopige datum en tijd gekozen, met alternatieven voor het geval er geen
ruimte beschikbaar is?
Waar wilt u het evenement houden: heeft u een bepaalde stad of een bepaald land in
gedachten?
Heeft u kamers nodig voor gasten die willen overnachten?
Heeft u vergaderruimte nodig?
Heeft u al nagedacht over de catering tijdens het evenement?
Heeft u audiovisuele apparatuur nodig?
Welk percentage van uw budget is bestemd voor:
• Kamers voor gasten
• Vergaderruimte
• Catering
• Huur van audiovisuele apparatuur
Heeft u een planning voor de vergadering opgesteld?
2. De juiste locatie vinden:
Wat voor soort vergadering wilt u organiseren?
Heeft u een budget bepaald?
Wat is de maximale afstand die u wilt reizen van het dichtstbijzijnde vliegveld naar het
hotel?
Heeft u vergaderruimten of kamers nodig die voor mindervaliden toegankelijk zijn?
Wilt u dat er ter plekke taxi’s en/of limousines zijn voor uw gasten?
Parkeren: hoeveel parkeerplaatsen bij het hotel heeft u nodig?
Heeft u gekeken naar het tijdschema en de kosten van een shuttleservice?
Zijn er voldoende vluchten naar de bestemming die aansluiten bij het tijdschema van het
evenement?
Komt u in het hoogseizoen of het laagseizoen?
Heeft u naar een geschikte locatie gezocht in onze 375 hotels wereldwijd?
Heeft u bij ons een offerte aangevraagd en al uw wensen in de aanvraag beschreven?
www.nh-hotels.com
1/4
VERGADERINGEN
|
Tips en checklist
3. Kamers voor de gasten:
Hoeveel kamers (geschat of exact aantal) zult u waarschijnlijk nodig hebben?
Heeft u aankomst- en vertrekdata bevestigd?
Heeft u voorkeur voor bepaalde kamertypes (bijvoorbeeld éénpersoons, tweepersoons of
aansluitende kamers)?
Wilt u bij voorkeur kamers dicht bij elkaar op één verdieping?
Dient elke gast zelf voor zijn/haar reservering te zorgen of is er één persoon die alle
kamers reserveert?
Is het belangrijk dat er wifi in de kamers is?
4. Event tool (persoonlijke groepswebsite):
Heeft u een persoonlijke groepswebsite nodig? U kunt uw accountmanager hierom vragen.
Vraag het hotel na het inchecken om een kopie van de kamerlijst met de namen en
kamernummers van al uw gasten. Zo weet u bij een noodgeval waar iedereen is.
5. Vergaderruimte:
Hoeveel mensen zullen er komen?
Heeft u één ruimte nodig of een aantal aparte ruimtes?
Heeft u de plattegrond van de vergaderruimtes van het hotel bekeken?
Heeft u een tijdschema voor de vergadering?
Als het evenement meerdere dagen duurt: zijn de begin- en eindtijden elke dag anders?
Heeft u gedacht aan de tafelopstelling: receptie, theater, U-vorm, school, cabaret, lange
rechte tafel of carré?
Vraag voordat u de locatie komt bekijken of het hotel de vergaderzaal volgens uw wensen
kan inrichten, zodat u kunt zien hoe het uitpakt.
Zijn de voorbereidingen voor het maken van de naambadges voor de gasten in gang
gezet?
Wat voor soort audiovisuele apparatuur heeft u nodig?
Voldoet ons AV-pakket aan uw behoeften?
Heeft u een spreekstoel en/of een microfoon nodig?
Heeft u een agenda opgesteld?
Heeft u flipovers, whiteboards, kladblokken, pennen en markeerstiften nodig?
www.nh-hotels.com
2/4
VERGADERINGEN
|
Tips en checklist
Heeft u een telefoon met luidsprekerfunctie nodig en heeft u naar de kosten voor inbellen
bij telefonische conferenties gevraagd?
Is er internetverbinding nodig? Zo ja: hoeveel aansluitingen heeft u nodig en heeft u
uitgezocht wat dat kost?
6. Eten en drinken:
Voor hoeveel mensen is er catering nodig?
Heeft u de tijden voor koffiepauzes en maaltijden bepaald?
Heeft u bepaald welke gerechten en dranken er worden geserveerd?
Heeft u een aparte ruimte voor de pauzes nodig?
Als tijdens de vergadering eten en drinken wordt geserveerd: kan dat met minimale
verstoring?
Wilt u tijdens de vergadering koffie en/of water schenken?
Zijn er gasten met speciale dieetbehoeften?
Zijn er extra kosten verbonden aan de service voor de catering??
7. Facturering en betaling:
Wie is verantwoordelijk voor de betaling van de kamers voor de gasten en de
vergaderruimte?
Hoe dienen extra’s, zoals telefoongesprekken en roomservice, te worden gefactureerd?
Wie is bevoegd wijzigingen aan te brengen in de reservering die tot extra kosten leiden?
Dient er een aanbetaling te worden gedaan? Zo ja: is er een betalingsschema?
Wilt u een rekening bij het hotel openen? Zo ja: welke kosten kunnen hierop worden
geboekt en wie is bevoegd om deze kosten te maken?
8. Extra’s:
Berekent het hotel kosten voor parkeren?
Worden er reserveringskosten berekend?
Wat zijn de kosten voor zakelijke kantoordiensten, zoals kopiëren?
Biedt het hotel transfers van en naar het vliegveld?
Dienen er kamers, openbare ruimtes en multifunctionele ruimtes toegankelijk te zijn voor
mindervaliden?
www.nh-hotels.com
3/4
VERGADERINGEN
|
Tips en checklist
Is het hotel op de hoogte van afleverings- en ophaaltijden van externe leveranciers?
Heeft u gekeken wat er voor of na de vergadering in de omgeving te doen is?
Opmerkingen:
www.nh-hotels.com
4/4
Download
Random flashcards
Test

2 Cards oauth2_google_0682e24b-4e3a-44be-9bca-59ad7a2e66a4

kinderdagverblijf Wiekwijs

2 Cards oauth2_google_7b80f232-43ab-4a38-be6e-61287e4cdb0a

hoofdstuk 2 cellen

5 Cards oauth2_google_c110ae80-d7f3-4403-b521-4d3d8bb0f63c

Test

2 Cards peterdelang

Iii

2 Cards oauth2_google_9c420ccc-aa1e-43e8-86f8-85252241aaed

Create flashcards