Handleiding economisch finaliteit
advertisement
Handleiding Strategisch Basisonderzoek (SBO) Oproep voor projecten met een primaire economische finaliteit Versie september 2014 Opmaak en indiening van een projectaanvraag: zie SBO-oproepdocument en aanvraagtemplate (http://www.iwt.be/subsidies/sbo) HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK PROJECTFICHE Basiskenmerken strategisch basisonderzoek 1. de nadruk op risicovol, inventief en vernieuwend onderzoek; 2. het strategisch belang en de omvang van de lange termijn valorisatieperspectieven in Vlaanderen. Belangrijke data zie oproepdocument Documentenoverzicht (beschikbaar op http://www.iwt.be/subsidies/sbo) 2/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK INHOUD 1. SITUERING 1.1. Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal 1.2. De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel 1.3. Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische finaliteit 1.3.1. Valorisatiestrategie: transfer naar bestaande bedrijven of spin-off creatie 1.3.2. Begeleidingscommissie 1.3.3. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project 2. PROGRAMMAKENMERKEN 2.1. Projectindieners (consortium) en gebruikers 2.1.1. Projectindieners 2.1.2. Niet Vlaamse partners 2.2. Steunbare activiteiten 2.3. Projectbegroting en steun 2.3.1. Projectduur en projectbegroting 2.3.2. Steun 2.3.3. Kostenmodel 2.4. Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek 3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG 3.1. Verloop van het evaluatieproces 3.2. Beoordelingskader 3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse 3.2.2. De eerste selectieronde (voorselectie) 3.2.3. De tweede selectieronde 3.3. Na de beslissing 3.4. Rechten en plichten 3.4.1. Overeenkomst 3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst 3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun 4 4 4 5 5 5 7 9 9 9 9 9 10 10 11 11 12 13 13 14 14 15 15 17 18 18 18 19 3/19 HANDLEIDING 1. SITUERING 1.1. Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal STRATEGISCH BASISONDERZOEK Het SBO (strategisch basisonderzoek)-financieringskanaal betreft vernieuwend onderzoek dat in geval van wetenschappelijk succes een vooruitzicht biedt voor latere economische of maatschappelijke toepassingen. Het SBO-programma is opgedeeld in twee finaliteitsdelen: een economisch programmadeel voor projecten met een primaire economische finaliteit en een maatschappelijk programmadeel voor projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit. Voorliggende handleiding richt zich tot aanvragers van projecten in het economisch programmadeel. Voor het maatschappelijk programmadeel is een andere handleiding beschikbaar op de website. SBO betreft voornamelijk uitvoering van onderzoek door onderzoeksorganisaties. De implementatie van de economische toepasbaarheid gebeurt door samenwerking met bedrijven en transfer van de kennis naar die bedrijven. Het doel is bij te dragen aan een influx van nieuwe ideeën en concepten die in een later stadium de basis kunnen zijn voor een nieuwe generatie van producten, processen of diensten in de bedrijfswereld. SBO beoogt geen kennisdisseminatie, maar opbouw van nieuwe kennis waarbij het doel van het programma is om een dialoog op te starten tussen de onderzoeksorganisaties die het onderzoek uitvoeren en de bedrijven. Vanuit deze dialoog kunnen valorisatietrajecten gestart worden. Door de grote afstand van de markt zal een succesvol SBO-project in de eerste plaats resulteren in opvolgings O&O projecten, die eventueel opnieuw kunnen gesteund worden door het IWT als industrieel onderzoek. Een SBO-project kan uitgevoerd worden ofwel door een consortium van enkel onderzoeksorganisaties, waarbij de resultaten nadien via verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten vertaald worden naar concrete toepassingen bij bedrijven, ofwel door een consortium van onderzoeksorganisaties én bedrijven, waarbij de bedrijven reeds tijdens de projectuitvoering bepaalde onderzoeksactiviteiten uitvoeren. 1.2. De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel De eerste basiskeuze die de projectindieners moeten maken is de keuze tussen het economisch of maatschappelijk SBO-programmadeel. De primaire finaliteit van het projectvoorstel wordt bepaald door de primaire aard van de actoren die de beoogde onderzoeksresultaten in een verder stadium zullen benutten: - Indien de voorziene verdere benutting van de onderzoeksresultaten primair zal verlopen via economische actoren (zoals bedrijven) met het oog op economische waardecreatie kadert het SBOprojectvoorstel binnen het economisch finaliteitsdeel. - Indien de benutting daarentegen primair gericht is op maatschappelijke actoren (overheidsdepartementen, maatschappelijke organisaties, social profit sector,....) en op maatschappelijke waardecreatie hoort een SBO-projectvoorstel binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. Ter verduidelijking worden hieronder volgende voorbeelden gegeven: - Een SBO-project op basis waarvan bedrijven via vervolg-O&O nieuwe medicijnen ontwikkelen met het oog op economische waardecreatie kadert binnen het economisch finaliteitsdeel. Dat de aanwending van deze medicijnen maatschappelijk relevant is, is hierbij niet maatgevend voor de aanduiding van de primaire finaliteit. 4/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK - Een (macro)economisch SBO-project op basis waarvan overheidsactoren of sociale partners nieuwe beleidsvisies en -strategieën ontwikkelen kadert binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. De onderzoeksdiscipline op zich is niet maatgevend voor de aanduiding van de primaire finaliteit. - Een SBO-project dat gericht is op duurzame ontwikkeling hoort niet a priori thuis binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. Indien de verdere absorptie en benutting van de onderzoeksresultaten primair verloopt via bedrijven, valt het project binnen het economisch finaliteitsdeel. Er kunnen ook mengvormen voorkomen, waarbij de resultaten van een project in het economisch finaliteitsdeel in bijkomende orde ook benut kunnen worden door maatschappelijke actoren. Hetzelfde geldt voor een project in het maatschappelijk finaliteitsdeel dat in bijkomende orde ook door bedrijven benut kan worden. Essentieel is te vermelden waar het zwaartepunt ligt inzake valorisatie, zodat geopteerd kan worden voor de meest relevante finaliteit. De evaluatie door IWT zal gebeuren binnen de finaliteit die de projectindiener heeft vermeld bij indiening. Projectvoorstellen die geen duidelijke keuze maken, zullen als onontvankelijk worden beschouwd. 1.3. Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische finaliteit Het valorisatiepotentieel bestaat uit de bijdrage die het project kan leveren aan het oplossen van bepaalde problemen (vraaggedrevenheid vanuit de bedrijven) of aan het creëren van nieuwe opportuniteiten met een perspectief voor economische waardecreatie (aanbodgedrevenheid vanuit de onderzoeksorganisaties). 1.3.1. Valorisatiestrategie: transfer naar bestaande bedrijven of spin-off creatie De twee belangrijkste basisvalorisatiestrategieën bij de opzet en de uitvoering van een SBO-project met een economische finaliteit zijn: o de transfer van de onderzoeksresultaten naar bestaande bedrijven. Hierbij is het aangewezen om een toepasbaarheid bij meerdere bedrijven aan te tonen. Indien het project selectiviteit naar één bedrijf vertoont of sterk ingebed is in het productengamma van een specifiek bedrijf is steunverlening als O&O-bedrijfsproject beter geschikt (cfr. http://www.iwt.be/subsidies/oenobedrijfsproject). o de creatie van een nieuw spin-off bedrijf door de onderzoeksorganisaties. Deze strategie kan aangewezen zijn in situaties waarbij de projectresultaten een duidelijk economisch valorisatiepotentieel voor Vlaanderen bieden, maar waarbij het bestaande industriële weefsel in Vlaanderen onvoldoende aanwezig is om de SBO-resultaten te absorberen. Bij de projectselectie wordt maximaal 20% van het beschikbare budget voor het economisch SBO-programmadeel voorzien voor projecten die gericht zijn op de creatie van een nieuwe spin-off. Uiteraard kan de valorisatiestrategie ook mengvormen bevatten: o Indien men voorziet om slechts een bepaald deel van de projectresultaten te transfereren naar een nieuwe spin-off en men voor de overige delen een rechtstreekse transfer naar bestaande bedrijven beoogt, wordt het projectvoorstel voor de evaluatie beschouwd als in overeenstemming met de hierboven vermelde eerste valorisatiestrategie, namelijk de transfer van de onderzoeksresultaten naar bestaande bedrijven. 1.3.2. Begeleidingscommissie Indien geopteerd wordt voor een transfer naar bestaande bedrijven, wordt tijdens de projectuitvoering een begeleidingscommissie voorzien. Bij de keuze voor de creatie van een spin-off, is een begeleidingscommissie optioneel. De begeleidingscommissie staat open voor alle geïnteresseerde bedrijven, ook voor bedrijven gevestigd buiten het Vlaams gewest. 5/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK Indien een bedrijf wenst toe te treden tot de begeleidingscommissie van een SBO-project vereist dit -tijdens de projectuitvoering- het volgende: o een beperkte financiële inbreng: alle leden van de begeleidingscommissie dienen een geldelijke bijdrage in te brengen van minimaal 250 euro/jaar voor een kmo of minimaal 1.000 euro/jaar voor een groot bedrijf of andere organisatie. Een aantoonbare equivalente inzet van menskracht en middelen ten behoeve van de projectuitvoering kan eveneens in aanmerking genomen worden, indien deze duidelijk onderbouwd wordt. Een hogere inbreng dan de vermelde minimale bedragen kan positief gewaardeerd worden tijdens de evaluatie van het projectvoorstel. o een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering om deel te nemen aan bilaterale overlegmomenten met de projectuitvoerders en/of bijeenkomsten van de begeleidingscommissie. Indien een begeleidingscommissie voorzien wordt, dient in het SBO-projectvoorstel expliciet aangegeven te worden welke specifieke bedrijven in deze commissie zullen participeren. Bedrijven die wensen te participeren aan de begeleidingscommissie van een SBO-project, dienen hun engagementen te staven aan de hand van een gemotiveerde intentieverklaring (te bezorgen aan de SBO-projectpromotor voorafgaand aan de limietdatum voor de indiening van een SBOprojectvoorstel). Deze verklaringen vormen een integraal deel van een SBO-projectvoorstel. Essentieel is dat de verklaringen goed gemotiveerd zijn en zeker niet beperkt blijven tot een vrijblijvende algemene interessebetuiging. Er dient uitdrukkelijk aangegeven te worden wat de specifieke meerwaarde van de verwachte projectresultaten is voor het desbetreffende bedrijf en welke verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten haalbaar zijn. Tevens dient hierin het engagement voor de verplichte financiële bijdrage opgenomen te worden. De intentieverklaring voor het lidmaatschap van de begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bedrijf (anders wordt de brief niet in rekening gebracht). Dit staaft het intern draagvlak binnen het bedrijf voor het engagement in de begeleidingscommissie. De samenstelling van de begeleidingscommissie is bij voorkeur zo volledig mogelijk op het ogenblik van de projectindiening (inclusief gemotiveerde intentieverklaringen met engagement voor financiële bijdrage). Tijdens de eerste evaluatieronde zal enkel rekening gehouden worden met de intentieverklaringen die op dat ogenblik in het bezit van IWT zijn. In de tweede selectieronde kan de samenstelling van de begeleidingscommissie eventueel nog verder aangevuld worden (tot de limietdatum voor het verstrekken van aanvullingen in de tweede evaluatieronde zoals vermeld in het oproepdocument). Bij een begeleidingscommissie hebben de leden geen automatische rechten op de exploitatie van de resultaten. De uitvoerder is eigenaar en latere transfer gebeurt tegen gangbare marktconforme condities. Bedrijven kunnen wel van bij de aanvang van het project een “first right of negotation” of “first right of refusal” onderhandelen met de uitvoerende onderzoeksorganisaties. De transfer van resultaten van onderzoeksorgansiaties staat open voor alle bedrijven in de Europese Unie, ook als deze geen lid zijn van de begeleidingscommissie (zie 2.4). Om de dynamiek van de begeleidingscommissie niet te verstoren, is een niet-exclusieve toegang tot de resultaten te verkiezen. In een aantal sectoren is dat evenwel niet haalbaar. Daarom wordt een exclusieve licentie of transfer a priori niet uitgesloten zolang dit de dynamiek van de begeleidingscommissie niet verstoort. Dit kan bijvoorbeeld in een situatie waarbij de leden in de begeleidingscommissie actief zijn in complementaire toepassingsgebieden, waarbij een bepaald bedrijf exclusiviteit verwerft in zijn eigen niche zonder exclusiviteit te vragen in andere toepassingsgebieden. 6/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK Het is belangrijk om reeds vóór de projectindiening afspraken te maken over de wijze waarop omgegaan zal worden met intellectuele eigendomsrechten en om een visie te ontwikkelen met betrekking tot een mogelijke transfer van projectresultaten naar gebruikers. Tijdens de projectevaluatie wordt veel aandacht besteed aan de haalbaarheid van de toepassingsmogelijkheden, en deze haalbaarheid is onder meer afhankelijk van een goede verstandhouding tussen de bedrijven onderling. Daarom is het, in het bijzonder bij bedrijven die actief zijn in overlappende toepassingsgebieden met mogelijke exclusiviteit, opportuun om deze visie reeds toe te lichten in de projectaanvraag. 1.3.3. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project Het is belangrijk om voldoende interacties te voorzien tussen de onderzoeksorganisaties en de potentiële gebruikers van de projectresultaten, zowel tijdens het voortraject van het SBO-project, de uitvoeringsfase van het SBO-project, en het natraject van het SBO-project (zie ook handleiding participatie gebruikers op de website: www.iwt.be/subsidies/sbo/documenten): SBO-voortraject Bij de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers bedrijven contacteren voor een bilateraal overleg of voor een voorbereidende brainstorming tesamen met andere bedrijven. Bedrijven kunnen ook op eigen initiatief contact opnemen met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten waarvoor strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden. Bij de beoordeling van SBO-projectvoorstellen wordt veel nadruk gelegd op de actieve participatie van bedrijven vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Door in een vroege fase te interageren met geïnteresseerde bedrijven, kan het projectvoorstel immers afgestemd worden op de reële noden van de bedrijven en kunnen de kansen op toekomstige benutting van de resultaten gemaximaliseerd worden. De indieners van een SBO-project dienen het uitgevoerde voortraject aan te tonen door in hun projectvoorstel een verslag van het uitgevoerde voortraject en de impact hiervan op het project toe te voegen (cfr. aanvraagtemplate). SBO-projectuitvoering Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog tussen de onderzoekers en het betrokken gebruikersveld essentieel om de beoogde kennistransfer van wetenschap naar concrete toepassingen te kunnen realiseren. Bedrijven kunnen tijdens de SBO-projectuitvoering participeren als lid van de begeleidingscommissie (geen IWT-subsidie) of als voorwaardige partner aan het onderzoeksconsortium (wel IWT-subsidie mogelijk: zie 2.2 en 2.3.2). Een sterke betrokkenheid van de bedrijven en een goed interactiedynamiek zijn hierbij cruciaal. Bij de beoordeling van de projectvoorstellen wordt een selectievoordeel toegekend indien tijdens de uitvoeringsfase dergelijke O&O-interacties tussen onderzoekers en bedrijven worden aangetoond. Er zijn twee situaties waarin zo’n bonus kan toegekend worden: De eerste situatie betreft de participatie van het bedrijf in het SBO-project als mede-uitvoerder en mede-contractant. In deze situatie is er sprake van één project waarbij de bedrijfsactiviteiten volledig ingebed zijn in het lange termijn strategische project. De bedrijfsactiviteiten in het projectvoorstel dienen dus ook beduidend bij te dragen tot het vernieuwend strategisch karakter en de lange termijn dimensie van het voorstel. De tweede situatie betreft de situatie waarbij het SBO-project uitgevoerd wordt door onderzoeksorganisaties en waarbij een wisselwerking en synergie kan aangetoond worden met een bedrijf in de uitvoeringsfase zonder dat het bedrijf partner is van het SBO-project. In zo’n situatie is het belangrijk dat het bedrijf (dat lid is van de begeleidingscommissie) zelf O&O-activiteiten uitvoert 7/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK die inhoudelijk goed aansluiten bij het SBO-project en een duidelijke meerwaarde hebben voor het SBO-project. Deze O&O samenwerking moet verifieerbaar zijn en moet minstens één jaar overlappen met de voorziene uitvoeringsfase van het SBO-project. Verder is het van belang dat de SBOprojectuitvoerders alle overige leden van de begeleidingscommissie terdege informeren over deze O&O-samenwerking(en) met bepaalde leden uit de begeleidingscommissie. In beide situaties blijft het SBO-project strategisch basisonderzoek met een vernieuwend strategisch karakter en een langere termijn horizon. Het is in geen geval de bedoeling om de SBO-projecten qua uitdaging en innovativiteit meer in lijn te brengen met de horizon van O&O-bedrijfsprojecten. In beide situaties blijven de onderzoeksorganisaties eigenaar van de door hen behaalde resultaten van het SBO-project en zijn de gangbare normen voor marktconforme transfer van toepassing (zie 2.4). Ook in de tweede situatie blijft de vereiste voor marktconforme transfer onverminderd geldig. De interacties met de voorziene begeleidingscommissie van het SBO-project worden niet gehypothekeerd door valorisatieafspraken bij bestaande O&O-samenwerkingen met één of enkele bedrijven. Deze bedrijven hebben dezelfde rechten en plichten als alle andere leden van de begeleidingscommissie. Naast de twee hoger vermelde situaties worden ook andere vormen van interacties met bedrijven positief gewaardeerd, zoals: - samenwerkingen in een ruimer kader; - een (financiële of “in kind”) inbreng van de bedrijven die hoger is dan de minimale vereiste; - korte bedrijfsstages van onderzoekers op basis van bilaterale afspraken; - uitwisseling van materiaal,… SBO-natraject Na een geslaagd SBO-project zijn verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten van de resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de bedrijven. Deze verdere trajecten zijn niet steunbaar binnen het SBO-financieringskanaal, maar kunnen mogelijk welk gesteund worden via andere IWT subsidiekanalen (O&O bedrijfsprojecten, Baekeland-mandaten,…). Het is belangrijk om in de projectaanvraag reeds concreet aan te geven welke mogelijke vervolgtrajecten door de bedrijven beoogd worden. 8/19 HANDLEIDING 2. PROGRAMMAKENMERKEN 2.1. Projectindieners (consortium) en gebruikers STRATEGISCH BASISONDERZOEK 2.1.1. Projectindieners Een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaamse O&O-actor. Een Vlaamse O&O-actor wordt hierbij gedefinieerd als een in het Vlaams Gewest gevestigde O&O-actor (universiteit, hogeschool, onderzoekscentrum, bedrijf, ...) evenals een in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gevestigde Vlaamse universiteit of Vlaamse hogeschool. Het SBO-kanaal is bijgevolg een open instrument voor alle Vlaamse O&O-actoren. Meerdere O&O-actoren kunnen ook samen een consortium vormen. In dergelijk geval wordt één van de Vlaamse O&O-actoren als projectcoördinator aangeduid. Verder gelden volgende specifieke randvoorwaarden: - Het Interuniversitair Instituut voor Micro-Electronica, de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek, het Vlaams Interuniversitair Instituut voor Biotechnologie, iMinds, het Vlaams Instituut voor de Zee en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen met een dotatie van de Vlaamse overheid, dienen een SBO-projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één andere Vlaamse O&O-actor. - Een Vlaamse hogeschool dient altijd een SBO-projectvoorstel in, in samenwerking met of minstens na advies van de universiteit binnen de associatie waarmee ze verbonden is. Vlaamse hogescholen dienen steeds een projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één andere Vlaamse O&O-actor. 2.1.2. Niet Vlaamse partners Een Vlaamse O&O-actor kan ook een projectvoorstel indienen met één of meerdere niet-Vlaamse O&Oactoren. In het projectvoorstel moet dan wel worden aangetoond dat de inbreng noodzakelijk is voor het uitvoeren van het onderzoek en het bereiken van de valorisatieperspectieven in Vlaanderen. De deelbegroting van de niet-Vlaamse O&O actoren die deel uitmaken van het consortium of die als derden specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de voorgestelde projectbegroting bedragen. 2.2. Steunbare activiteiten De steunbare activiteiten voor de onderzoeksorganisaties omvatten het uitvoeren van het strategisch basisonderzoek als dusdanig en daarnaast ook alle activiteiten die verbonden zijn met de beoogde valorisatieaanpak (vergaderingen met de begeleidingscommissie, voorbereiding van octrooiaanvragen, verkenningen van bilaterale vervolgprojecten met bedrijven,…). Dit impliceert dat ook de inzet van personen met een valorisatietaak wordt opgenomen in een SBO-project1. Voor bedrijven die deelnemen aan een project als partner/uitvoerder kan enkel steun toegekend worden voor industrieel onderzoek, zoals gedefinieerd in de handleiding voor bedrijfssteun (industrieel onderzoek: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procédés of diensten, of om 1 Het gaat hierbij om personen die rechtstreeks geïntegreerd worden in de betrokken onderzoeksploegen van het SBOprojectconsortium, en dus niet om personen die tewerkgesteld zijn in de interfacediensten of diensten voor onderzoekscoördinatie en waarvoor reeds een andere financieringsvorm voorhanden is (cfr. interfacebesluit: besluit van de Vlaamse Regering van 29 mei 2009 betreffende de ondersteuning van de Industriële Onderzoeksfondsen en de interfaceactiviteiten van de associaties in de Vlaamse Gemeenschap) 9/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK bestaande producten, procédés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de vervaardiging van onderdelen van complexe systemen, die noodzakelijk is voor industrieel onderzoek, met name voor de algemene validering van technologieën, met uitzondering van prototypes). Niet-steunbare activiteiten in het kader van het SBO-besluit zijn het verder prototyperen en uitontwikkelen en verspreiden van de bekomen projectresultaten. Voor deze vervolgtrajecten zijn andere steunkanalen voorhanden (O&Obedrijfsprojecten en VIS-projecten). 2.3. Projectbegroting en steun 2.3.1. Projectduur en projectbegroting De projectduur van een SBO-project bedraagt in principe vier jaar. Het project kan ook een kortere looptijd hebben, waarbij een projectduur van twee jaar als een minimum dient te worden gehanteerd. Aandachtspunt Vanaf 1 december 2009 worden de verlengingen van lopende SBO-projecten begrensd op een maximale projectduur van 48 maanden. Daar de meeste SBO-projecten een looptijd hebben van 4 jaar, impliceert dit dat voor deze projecten een verlenging van de einddatum in principe niet aan de orde is. Onvoorziene omstandigheden (latere opstart van een projectdeel, vertragingen door externe factoren, personeelswissels, afwezigheden, ...) dienen opgevangen te worden binnen het projectconsortium tijdens de vastgelegde projectduur. Wanneer er naar het einde van het project toe sprake is van overmacht (vb. bevallingsverlof) en men heeft de voor het project voorziene mensmaanden nog niet kunnen inzetten, dan kan men uitzonderlijk en mits motivatie een beperkte verlenging van het projectduur aanvragen en bekomen. Verschuivingen in de omvang van de ingezette menskracht binnen de projectperiode blijven natuurlijk onverminderd mogelijk (bv. verminderde inzet menskracht in jaar 1 compenseren tijdens de latere projectjaren). De projectbegroting is a priori vastgelegd op maximaal 500.000 € per jaar. Indien het project in consortiumverband wordt uitgevoerd, kan de projectbegroting worden verhoogd tot een maximum van 500.000 € per jaar vermenigvuldigd met het aantal rechtspersonen die als projectaanvrager optreden op voorwaarde dat de deelprojectbegroting van deze projectaanvragers minimaal 15% van de totale projectbegroting bedraagt. Voorbeeld: Twee universiteiten participeren in een SBO-project van 4 jaar in een budgettaire verhouding van 70%-30% tussen de partners. De maximaal mogelijke projectbegroting wordt dan 4 miljoen euro in plaats van 2 miljoen euro. Dit betekent niet dat een onderzoekspartner binnen een consortium 15% van de projectbegroting moet opnemen. De modaliteit van “minimum 15%” slaat enkel op het consortiumvoordeel dat er in bestaat dat bij het bereiken van dit minimum het globale projectbudget telkens met maximum 500.000 euro/jaar kan verhoogd worden. De deelbegroting van de niet-Vlaamse O&O-actoren die deel uitmaken van een consortium of die als derden specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de projectbegroting bedragen. Als richtlijn voor de grootte-orde van een SBO-projectbudget wordt (1 tot) 2 miljoen euro vooropgesteld met uitzonderingen tot 3 miljoen euro. 10/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK 2.3.2. Steun Het steunpercentage voor het gedeelte van een SBO-voorstel dat uitgevoerd wordt door onderzoeksorganisaties bedraagt 100% van de aanvaardbare kosten, mits deze onderzoeksorganisaties volledig beantwoorden aan volgende definitie: een entiteit, zoals een universiteit of onderzoeksorganisatie, ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling en het verspreiden van de resultaten daarvan door middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht; alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die activiteiten, in de verspreiding van de resultaten daarvan, of in onderwijs. Ondernemingen die invloed over een dergelijke entiteit kunnen uitoefenen door middel van bv. aandeelhouders of leden, genieten geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van een dergelijke entiteit of tot de resultaten van haar onderzoek2. Voor het bepalen van de steun aan het gedeelte van het SBO-voorstel uitgevoerd door een andere projectaanvrager (bv. een bedrijf), gelden de regels voor de ondersteuning van het industrieel onderzoek zoals vastgelegd in het O&O besluit van de Vlaamse regering3. De gehanteerde steunpercentages zijn identiek aan de steunpercentages toegekend voor O&O bedrijfsprojecten (zie handleiding voor bedrijfssteun). 2.3.3. Kostenmodel De manier waarop de projectbegroting wordt opgebouwd en welke kosten aanvaardbaar zijn, wordt in detail uitgelegd in het kostenmodel (http://www.iwt.be/subsidies/documenten/kostenmodel-pdf). Er is een Excel-template beschikbaar om de begroting op te maken. Het gebruik ervan is verplicht. http://www.iwt.be/subsidies/documenten/template-kostenmodel-sbo-xls. Overige kosten Bij aanvraag wordt een realistische inschatting van de kosten opgegeven. Het niveau van detail dat gevraagd wordt voor de motivatie van de directe overige kosten beperkt zich voor een SBO-project tot een oplijsting van de grote categorieën en hun gerelateerde kost (bv. materialen/grondstoffen, IT-kosten, reis/verblijfkosten, afschrijvingen onderzoeksapparatuur, onderaannemingen, enz.). Het aandeel onderaanneming (< 8.500 EUR) in de overige directe kosten dient duidelijk gespecifieerd te worden. Onderaanneming Vanaf 8.500 EUR moet een onderaanneming afgezonderd worden uit de overige kosten en moet de noodzaak van de onderaanneming gemotiveerd worden. Grote kost In uitzonderlijke gevallen kan voor een SBO-project toegestaan worden dat een bijzondere grote kost uit de overige kosten gelicht wordt en ondergebracht wordt in een aparte rubriek. Dit gebeurt steeds na overleg met IWT. Deze grote kost moet noodzakelijk zijn voor het project en mag op geen enkele andere manier verwerkt kunnen worden. Specifieke aandachtspunten voor het SBO-programma - De totale kostprijs van de taken die worden voorgesteld om aan onderaannemers toe te vertrouwen, kan niet meer dan 30% van de voorgestelde SBO-projectbegroting bedragen. - Er wordt van uitgegaan dat in veruit de meeste gevallen de som van de overige kosten en de (eventuele) onderaannemingen begrensd kan worden tot het maximumbedrag van 40.000 euro per 2 Andere entiteiten dan kennisinstellingen of onderzoekscentra die zich wensen te beroepen op het steunpercentage van 100% financiering voor onderzoeksorganisaties dienen de vervulling van bovengenoemde ontvankelijkheidscriteria geldend voor onderzoeksorganisaties als aanvrager voor SBO-steun (mogelijks) bijkomend expliciet aan te tonen en door een rechtsgeldige vertegenwoordiger te laten bevestigen. 3 Besluit van de Vlaamse regering van 12 december 2008 tot regeling van de steun aan projecten van onderzoek en ontwikkeling van het bedrijfsleven in Vlaanderen. 11/19 HANDLEIDING - 2.4. STRATEGISCH BASISONDERZOEK mensjaar. Bij afwijkingen is een expliciete verantwoording vereist. Dergelijke afwijkingen zullen slechts uitzonderlijk worden aanvaard. Indien een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door een consortium bestaande uit ten minste drie O&O-actoren kunnen de in de SBO-Handleiding vermelde maximumbedragen voor de voorgestelde projectbegroting, worden vermeerderd met 5% voor het dekken van de coördinatiekosten. Deze kosten worden geïntegreerd in de aangevraagde personeels- en overige kosten. Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek Eigenaar van de resultaten De projectaanvragers/uitvoerders zijn de eigenaars van de projectresultaten. Bij een consortium is elke uitvoerder eigenaar van de eigen resultaten zonder recht te hebben op de resultaten van de partners. Ten aanzien van een onderzoeksgroep behorend tot een universiteit of een hogeschool gelden de bepalingen van art. IV 48 van de Codex Hoger Onderwijs.4 Transfer van de resultaten naar bestaande bedrijven Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit onderzoeksresultaten door een onderzoeksorganisatie (kennisinstelling of onderzoekscentrum) naar een bedrijf met het oog op verdere valorisatie van de resultaten gelden volgende bepalingen: - de onderzoeksresultaten zijn op gelijke en niet discriminerende basis beschikbaar voor alle bedrijven in de EU; - er is een marktconforme vergoeding vereist die gelijk is voor alle bedrijven in de EU, inclusief leden van de begeleidingscommissie en bedrijven die deelnemen aan de projectuitvoering (eventuele bijdragen van de bedrijven in de kosten van de onderzoeksorganisaties om tot de resultaten te komen kunnen in mindering gebracht worden); - de inkomsten uit transfer worden opnieuw in de primaire activiteiten van de onderzoeksorganisatie geïnvesteerd. Het is mogelijk dat de onderzoeksorganisaties een right of first negotiation afspreken met geïnteresseerde bedrijven, voor zover deze afspraken uitgaan van een engagement tot transfer aan marktcondities. Op het ogenblik dat beslist wordt tot transfer van een deel van de resultaten kan dat op exclusieve basis gebeuren, mits voldoende ruimte gelaten wordt voor interacties met andere bedrijven voor de resterende resultaten. Als alternatief kunnen de onderzoeksorganisaties en bedrijven overeenkomen dat de resultaten op nietexclusieve basis –aan marktcondities– gedeeld worden met alle leden van het consortium. Wanneer een SBO-project gezamenlijk wordt uitgevoerd door bedrijven en onderzoeksorganisaties, mogen de resultaten zonder valoriseerbare eigendomsrechten ruim worden verspreid. Transfer van de resultaten naar een nieuw op te richten spin-off Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit onderzoeksresultaten door een onderzoeksorganisatie in het kader van de oprichting van een spin-off bedrijf geldt eveneens de vereiste voor een vergoeding op marktconforme basis alsook de vereiste voor de herinvestering van de inkomsten in de primaire activiteiten van de onderzoeksorganisatie. 4 Gecoördineerde decreten betreffende het hoger onderwijs (citeeropschrift: "Codex Hoger Onderwijs") van 11 oktober 2013. 12/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK 3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG 3.1. Verloop van het evaluatieproces De deadline voor indiening van een SBO-projectvoorstel wordt vermeld in het SBO-oproepdocument, beschikbaar op de website. De indiening van de projectvoorstellen gebeurt op basis van de aanvraagtemplate beschikbaar op de website. Het initieel ingediende projectvoorstel blijft het basisdocument voor de ganse selectieprocedure. Dit impliceert dat het projectvoorstel van bij de aanvang volwaardig uitgewerkt moet zijn. De SBO-selectieprocedure biedt wel de mogelijkheid om bepaalde aanvullingen te verstrekken tijdens de verdere selectieprocedure (zoals hierna nader gepreciseerd). Deze aanvullend verstrekte informatie heeft steeds de status van een addendum dat aan het projectvoorstel wordt toegevoegd. Het SBO-evaluatieproces wordt opgebouwd uit twee opeenvolgende selectierondes: - In de eerste selectieronde wordt een voorselectie uitgevoerd zodat enkel de meest kansrijke projectvoorstellen het verdere selectieproces doorlopen. In dit stadium wordt tevens een ontvankelijkheidsanalyse uitgevoerd. o - Tijdens deze ronde wordt geen overlegvergadering met de indieners gehouden, maar kan de IWT-adviseur wel contact opnemen met de indieners voor punctuele vragen. Er wordt een overkoepelende commissie (één commissie per finaliteitsluik) ingeschakeld voor de formulering van een advies. Op basis van deze adviezen neemt de raad van bestuur aansluitend de beslissing over de projectselectie. In de tweede selectieronde gebeurt de evaluatie ten gronde van de wetenschappelijke en de valorisatiekwaliteit van de projectvoorstellen. o Voor de wetenschappelijke evaluatie wordt elk projectvoorstel aan minimaal vier internationale experten voorgelegd. Voor een sterk multidisciplinaire projectaanvraag kan een hoger aantal experten worden ingeschakeld. Om mogelijke belangenconflicten te vermijden, kunnen de indieners een short list van maximaal 5 te mijden experten voorleggen aan het IWT. Dit is vooral bedoeld voor industriële experten en eventueel voor experten uit onderzoeksorganisaties die een beduidende affiliatie hebben met een competitief bedrijf of spin-off ontwikkeling. Het overmaken van een dergelijke short list dient te gebeuren uiterlijk bij de projectindiening in een aparte annex zoals voorzien in de aanvraagtemplate. De short list moet specifiek zijn op naam van de te wraken expert of ten minste op naam van zijn of haar onderzoeksgroep of departement. De schriftelijke expertadviezen worden anoniem en onverkort overgemaakt aan de indieners, die hierop een schriftelijke respons van maximaal 5 A4 pagina’s kunnen formuleren. Deze schriftelijke respons wordt als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag. Over de wetenschappelijke aspecten wordt geen mondelinge vergadering met de indieners gehouden. De IWT-adviseur kan per telefoon of email contact opnemen met de experten en/of met de indieners voor specifieke vragen. o De evaluatie van de valorisatieaspecten verloopt parallel met de wetenschappelijke evaluatie. Een mondelinge bespreking met de indieners wordt gehouden op het IWT over het valorisatiepotentieel en de valorisatiestrategie en het projectbudget. Aansluitend krijgen de indieners ook de mogelijkheid om hun projectformulering te preciseren op vlak van de valorisatiefacetten en het budget. Deze schriftelijke aanvulling van maximaal 5 A4 pagina’s wordt tevens als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag. 13/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK o 3.2. Op basis van de expertadviezen en de schriftelijke aanvullingen van de indieners bereidt de IWT-adviseur de verslaggeving voor ten behoeve van de overkoepelende commissie. Aan de hand hiervan brengen de overkoepelende commissies een selectievoorstel uit binnen de budgettaire mogelijkheden. De raad van bestuur neemt op basis hiervan een beslissing over de finale selectie van de projectvoorstellen. Beoordelingskader 3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse Een formele ontvankelijkheidsanalyse wordt uitgevoerd als een geïntegreerd onderdeel van de eerste selectieronde. De volgende ontvankelijkheidscriteria zijn van toepassing: O1. Het projectvoorstel wordt ingediend uiterlijk op de resp. vastgestelde limietdatum en is volledig en conform de vereisten van de aanvraagtemplate. - Het projectvoorstel wordt ingediend tegen de limietdatum voor de indiening zoals vermeld in het oproepdocument. - Dit projectvoorstel wordt elektronisch ingediend conform de specificaties van de aanvraagtemplate. - De delen van het projectvoorstel bestemd voor de experten (d.i. delen 1-4 cfr. aanvraagtemplate) worden in het Engels opgesteld. De projectsamenvatting (zoals aangegeven in de aanvraagtemplate) wordt daarnaast ook in het Nederlands opgesteld. - Het maximum aantal bladzijden van een projectvoorstel zoals omschreven in de aanvraagtemplate wordt niet overschreden. De bijlagen zijn conform de specificaties van de aanvraagtemplate. O2. De aard van de primaire finaliteit van het project (d.i. economisch of maatschappelijk) wordt expliciet vermeld. - De indieners dienen expliciet aan te geven of in het projectvoorstel primair een economische dan wel een maatschappelijke finaliteit wordt nagestreefd. Ook in het geval van eventuele mengvormen is de indiener verplicht om de door hem gekozen primaire finaliteit expliciet aan te geven. O3. Het onderzoeksconsortium is samengesteld uit actoren van de doelgroep. - Het projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaamse O&O-actor. - IMEC, VITO, VIB, iMinds, Vlaamse wetenschappelijke instellingen met dotatie, en hogescholen werken samen met minstens één andere Vlaamse O&O-actor. O4. Het projectvoorstel is voorzien van de nodige verklaringen van de aanvrager(s) en de deelnemende partner(s) van het consortium. Het bevat tevens een rechtsgeldig ondertekende afsprakennota tussen de deelnemende consortiumpartners. Bij een voorziene transfer naar bestaande bedrijven bevat het voorstel ook de (financiële) inbreng van de bedrijven uit de begeleidingscommissie conform de minimale vereisten van paragraaf 1.3.2. van deze handleiding. - De administratieve verklaringen van de projectuitvoerders zijn toegevoegd. - Het projectvoorstel bevat een afsprakennota (“term sheet”) tussen de deelnemende consortiumpartners met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het budget en de personeelsinzet, het beheer en de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de valorisatie. Deze nota wordt opgesteld in goede voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en tevens ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is vereist uiterlijk tegen de limietdatum voor de aanvullingen in de tweede ronde zoals vermeld in het SBO-oproepdocument. - De inbreng van de bedrijven wordt aangetoond en gestaafd in de gemotiveerde brieven van de bedrijven uit de begeleidingscommissie en voldoet aan de minimale vereisten van paragraaf 1.3.2. van deze handleiding. Deze engagementen dienen reeds aanwezig te zijn bij de indiening van het voorstel. O5. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen. De raad van bestuur van het IWT kan een negatieve beslissing nemen of bijkomende voorwaarden stellen op basis van volgende elementen: 1) bij onvoldoende financiële draagkracht v/e projectaanvrager ten behoeve v/d uitvoering v/e projectvoorstel; 2) indien een projectaanvrager niet voldoet aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid; 3) indien een projectaanvrager blijk heeft gegeven van niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke of financiële verplichtingen of verslaggeving. 14/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK Deze ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. De projectvoorstellen die onontvankelijk worden bevonden, komen uiteraard niet in aanmerking voor steun en nemen niet deel aan de verdere selectie. 3.2.2. De eerste selectieronde (voorselectie) De voorselectie gebeurt op basis van de beoordeling van het valorisatiepotentieel en de voorgestelde valorisatiestrategie: Het belang en de omvang van het economische valorisatiepotentieel in Vlaanderen onder de vorm van een belangrijke kennistransfer - Het valorisatiepotentieel en de valorisatieaanpak zijn voldoende uitgewerkt en onderbouwd om in de verdere selectie afdoend te kunnen worden beoordeeld. Het projectvoorstel biedt vernieuwende en grensverleggende valorisatieperspectieven ten opzichte van het verwachte valorisatiepotentieel binnen de normale O&O-programmering van één of enkele actoren op de kortere termijn. Substantiële knelpunten voor valorisatie worden onderkend of aangepakt of ze zijn overbrugbaar. Qua positionering is het projectvoorstel duidelijk verschillend van een project dat redelijkerwijze zou kunnen kaderen binnen andere voorhanden steunkanalen voor projecten met: o hetzij een economische finaliteit op de kortere termijn zoals de (multi-partner) industriële O&Oprojecten; de VIS-projecttypes; de Tetra-fonds-projecten; o hetzij een maatschappelijke finaliteit op de kortere termijn zoals de opdrachten voor beleidsondersteunend onderzoek of de geprogrammeerde activiteiten van een steunpunt; o hetzij gericht op algemeen kennisverruimend (fundamenteel) onderzoek (cfr. FWO-steunkanalen) zonder een expliciete oriëntatie op verdere toepassingen met een economische of maatschappelijke finaliteit. Er wordt voldoende aandacht besteed aan vervolgprojecten die door of samen met de economische actorren kunnen worden uitgevoerd. Het projectvoorstel besteedt grondige aandacht aan het toepasbaar maken van de resultaten en de actieve transfer naar economische actoren (extern aan het academisch milieu en de kenniscentra). Er is voldoende menskracht en competentie voorzien voor het begeleiden van de valorisatieaanpak tijdens het project Er is een duidelijke match tussen het beschreven valorisatiepotentieel en de wetenschappelijke projectinhoud. De voorziene interactie met relevante gebruikers in Vlaanderen is toereikend en wordt goed onderbouwd. Er is een goede match tussen de beoogde resultaten/toepassingen en het profiel van de betrokken gebruikers of de mogelijke spin-off opportuniteit is toereikend uitgewerkt en is haalbaar. Er worden betekenisvolle inspanningen aangetoond om in interactie te treden met relevante gebruikers in de projectvoorbereidingsfase (voortraject) en tijdens het project. Er zijn gemotiveerde intentiebrieven aanwezig voor alle leden van de begeleidingscommissie (indien relevant). De intenties naar samenwerkingen met potentiële gebruikers in voorgaande projectaanvragen werden gerealiseerd in de praktijk. - - - - Projecten die “onaanvaardbaar” of “quasi geen informatie” scoren op minstens één van de selectiecriteria (zie http://www.iwt.be/subsidies/documenten/scoreroosters-econ-finaliteit-sbo-pdf in de eerste tabel) worden niet behouden voor de tweede ronde. 3.2.3. De tweede selectieronde Het beoordelingskader voor een SBO-projectaanvraag tijdens de tweede selectieronde is als volgt: Eerste dimensie: wetenschappelijke waarde W W1. Het strategisch karakter van het onderzoek en de bijdrage tot de uitbouw van een ruim kennisplatform met brede mogelijkheden voor verdere onderzoeksactiviteiten. - W1.1. Het project biedt een duidelijke wetenschappelijke meerwaarde ten aanzien van de internationale stateof-the-art (stand van de kennis en van het lopend onderzoek). W1.2. Het uit te voeren onderzoek is kwalitatief hoogwaardig op het niveau van strategisch basisonderzoek, met name op vlak van hoge risico's, uitdagingen en inventiviteit. W1.3. De intrinsieke wetenschappelijke haalbaarheid van de projectdoelstellingen binnen het project kan als realistisch worden aanzien (onder de aanname dat het project degelijk wordt aangepakt en uitgevoerd). 15/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK W2. De doelmatigheid en de kwaliteit van de onderzoeksaanpak, de projectplanning (incl. de wijze waarop de coördinatie wordt verzekerd voor projectvoorstellen die in consortiumverband worden uitgevoerd), het werkprogramma en het voorziene projectbeheer. - W2.1. De onderzoeksaanpak is duidelijk uitgewerkt en onderbouwd en goed afgestemd op het bereiken van de strategische projectdoelstellingen. - W2.2. De projectplanning en het projectbeheer zijn duidelijk en professioneel uitgewerkt. Aandachtspunten zijn onder meer: - De onderlinge toewijzing van onderzoekstaken en de onderlinge interacties tussen de partners in het consortium zijn goed gebalanceerd in functie van het bereiken van de projectdoelstellingen. - Het projectvoorstel bevat duidelijke doelstellingen, prestaties, mijlpalen en leverbaarheden aan de hand waarvan de voortgang van het strategisch basisonderzoek kan gemonitord worden. W3. De “value for money” en de uitvoerbaarheid of haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek met de voorziene menskracht en middelen. - W3.1. Er is een goede balans tussen de onderzoeksbelasting en de voorziene inzet van menskracht en middelen (geen onderschatting, geen overschatting). Aandachtspunt: de eventueel bijkomend aangevraagde zware onderzoeksuitrustingen of belangrijke onderaannemingen worden goed gemotiveerd en zijn essentieel voor de doelmatige uitvoering van het project. W4. De aanwezige competentie, infrastructuur en potentieel in de schoot van de projectaanvrager of in geval van een consortium van de projectaanvragers om het voorgestelde onderzoek uit te voeren. - W4.1. De deelnemende partners aan het consortium hebben een duidelijke O&O-capaciteit en competentie in het beschouwde domein en dit op het niveau van strategisch basisonderzoek. De vereiste basisinfrastructuur is grotendeels voorhanden. Er is een duidelijke en afdoende synergie tussen de partners in het consortium met het oog op het uitbouwen van een strategisch kennisplatform (d.i. het geheel is meer dan de som van de afzonderlijke delen). De deelnemende partners hebben een goede track record op het vlak van O&O-samenwerkingsverbanden. Een selectiepluspunt is een consortium met een zeer goede competentie en synergie met een zinvolle en nodige instellingsoverschrijdende samenwerking.. Tweede dimensie: Valorisatie- of utiliteitsperspectieven U U1. Het belang en de omvang van het verwachte economisch valorisatiepotentieel in Vlaanderen. - U1.1. Het project biedt een potentieel voor een breed spectrum aan verdere toepassingsmogelijkheden) of/en het project getuigt van een duidelijke probleemgedrevenheid vanuit industriële of economische behoeften. U1.2. De onderzoeksaanpak is strategisch relevant om de beoogde toepassingen te kunnen bereiken. U1.3. Er wordt een goed potentieel voor O&O-vervolgprojecten met economische actoren aangetoond en er is commitment van deze actoren. U1.4. De beoogde valorisatie in Vlaanderen is omvangrijk, realistisch en intrinsiek haalbaar. Er is een duidelijke link tussen de projectresultaten en de strategische belangen en opportuniteiten voor economische actoren in Vlaanderen (absorptiecapaciteit). U2. De kwaliteit van de voorgestelde strategie en de aanpak ter ondersteuning van de verdere economische benutting van onderzoeksresultaten (kennistransfer). - U2.1. Het projectvoorstel bevat een degelijk en goed uitgewerkt valorisatieplan gericht op de actieve transfer van de resultaten naar de economische actoren aan de vraagzijde (d.i. extern aan het academisch milieu en de kenniscentra aan de aanbodzijde). Potentiële risicofactoren of bijzondere randvoorwaarden (bv. IPR, wetgeving etc..) ten aanzien van de valorisatieopportuniteiten in Vlaanderen worden onderkend en aangepakt. Er wordt hierbij een adequate bestaffing van gekwalificeerde personen voorzien om deze valorisatiegerichte taken uit te voeren. - U2.2. De haalbaarheid van de valorisatieaanpak is goed. De valorisatieaanpak verloopt via degelijke en betekenisvolle interactieprocessen met representatieve gebruikers in Vlaanderen (d.i. actoren die een actieve bijdrage kunnen leveren in het valorisatietraject) of via de beoogde creatie van een nieuwe spin-off met een realistisch en duidelijk business concept. Positieve punten zijn de staving van een actieve betrokkenheid van de bedrijven zoals o.a: o er wordt bijkomend een goede en verifieerbare O&O-interactie en samenwerking aangetoond via de deelname van een bedrijf als partner of aantoonbare en gedocumenteerde O&O-activiteiten van een bedrijf met een meerwaarde voor de SBO-projectdoelstellingen en de valorisatie in Vlaanderen; o er is een engagement tot financiële inbreng van alle leden van de begeleidingscommissie waarbij een cashbijdrage wordt ingebracht die beduidend hoger is dan de minimale ontvankelijkheidsvereisten van paragraaf 1.3.2. van deze handleiding. o er is engagement van de leden van de begeleidingscommissie tot een actieve participatie in het project. - 16/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK - U2.3. Aan de indiening van het SBO-projectvoorstel is een professioneel voortraject voorafgegaan met degelijke voorafgaande interacties met gebruikers (bedrijven). Dit wordt terdege aangetoond in het projectvoorstel en eventuele bijlagen. U3. De aanwezige competentie op vlak van het beheer van onderzoeksresultaten en de transfer ervan naar economische actoren. - U3.1. De deelnemende partners hebben in het verleden actief bijgedragen tot de transfer van onderzoeksresultaten naar bedrijven via bilaterale O&O-projecten of/en de totstandkoming van spin-off activiteiten. Een aandachtspunt is: voorgaande of lopende SBO-projecten hebben geleid tot een betekenisvolle interactie en samenwerking met bedrijven en een doelgerichte oriëntatie naar toepassingen en transfer. U4. De meerwaarde van het project op vlak van duurzame ontwikkeling (DO) indien van toepassing. - U4.1. Aan een projectvoorstel kan een score “uitmuntend” op het criterium U4.1. worden toegekend op voorwaarde dat de indieners met een analyse en globale raming aannemelijk maken dat de hoofdmoot van de te verwachten O&O-vervolgprojecten in het natraject in aanmerking komen voor een DO-oormerking als O&O-bedrijfsproject conform de huidige werkwijze voor O&O-bedrijfsprojecten5. Net zoals de economische valorisatieperspectieven dienen immers de op termijn te verwachten milieubaten te worden beredeneerd vanuit het verdere O&O-natraject van een geslaagd SBO-project. Het beslissingsmodel voor de globale score en de differentiëring van de projectvoorstellen is als volgt: 1. Volgende projecten komen niet in aanmerking voor steun en worden niet gerangschikt: Projecten die op minstens één subcriterium "Onaanvaardbaar” of "Quasi geen informatie" scoren. Projecten die op minstens 1 van de hoofdcriteria (W1-W4, U1-U4) globaal lager dan “redelijk goed” scoren. Projecten die op minstens één van beide beoordelingsassen (wetenschappelijke as of utilisatieas) een globale delta-score < -2 hebben, waarbij deze score als volgt bepaald wordt: o De scores "Uitmuntend", "Positief", "Redelijk" en "Zwak" op een criterium worden vertaald naar resp. +1 , 0 , -1, -2 punten. Een dubbel gewicht wordt toegekend aan de criteria W1.1 (delta ten opzichte van state-of-the-art) en W1.2. (uitdagend, risicovol en inventief karakter van het onderzoek) gezien het belang van beide aspecten voor een SBO-project. De globale deltascore is de som van deze punten op de criteria. 2. Projecten die aan de minimale vereisten voor steunverlening voldoen (minstens “redelijk goed” op beide beoordelingsassen) worden gerangschikt op basis van volgende regels: De projecten worden gerangschikt op basis van een gelijk gewicht aan de scores op de wetenschappelijke kwaliteit W en de utilisatieperspectieven U en van de nodige diversiteit inzake toepassingsdomeinen bij gelijkwaardige scores. Aan projecten gericht op een bijdrage tot Duurzame Ontwikkeling wordt een selectieprioriteit gegeven door een dubbel gewicht toe te kennen voor U4 (bijdrage tot duurzame ontwikkeling). Maximum 20% van het beschikbare budget voor de SBO-projecten met een primaire economische finaliteit kan besteed worden aan projecten die als valorisatiestrategie de creatie van een nieuw spin-off bedrijf beogen. Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen gesteund. 3.3. Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de hoofdaanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen een nabespreking aanvragen ([email protected]). Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de projectaanvragers. 5 Voor een beschrijving van de methodiek wordt verwezen naar http://www.iwt.be/subsidies/documenten/handleiding-dopdf 17/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK Bij een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij IWT ingediend worden. De vraag tot herziening moet binnen een termijn van 30 werkdagen na melding van de beslissing van de raad van bestuur gevraagd worden en moet gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare argumenten, zoals bijvoorbeeld concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door IWT kan daarover te allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een projectaanvraag door de raad van bestuur van IWT kunnen echter slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing ingediend werd en behandeld werd door de raad van bestuur. 3.4. Rechten en plichten 3.4.1. Overeenkomst Bij een positieve beslissing door de raad van bestuur, wordt een subsidieovereenkomst opgesteld waarin de contractuele modaliteiten van het project tussen het IWT en de projectaanvragers (begunstigde) beschreven worden. De overeenkomst wordt door het IWT opgemaakt en bestaat uit twee delen. Een eerste deel betreft de algemene voorwaarden. Dit document is op de IWT-website consulteerbaar: http://www.iwt.be/subsidies/documenten/algemene-iwt-voorwaarden-pdf. Een tweede deel betreft de projectspecifieke voorwaarden. Dit deel wordt opgestuurd naar de aanvragers. Zowel de hoofdaanvrager als de mede-aanvragers dienen deze projectspecifieke voorwaarden te ondertekenen. De hoofdverbintenis van de begunstigde is een middelenverbintenis: de begunstigde zal de nodige inspanningen leveren om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten de beschreven projectdoelstellingen te bereiken en aan te wenden voor utilisatie in Vlaanderen. 3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst Aandachtspunten: Als onderdeel van het projectvoorstel wordt een afsprakennota (“term sheet” of voorlopige samenwerkingsovereenkomst) gevraagd tussen de deelnemende consortiumpartners (bij meerdere rechtspersonen in het consortium) met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het budget en de personeelsinzet, het beheer en de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de valorisatie. Deze nota wordt opgesteld in goede voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en wordt tevens ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is vereist uiterlijk tegen de limietdatum voor de aanvullingen in de tweede ronde zoals vermeld in het SBO-oproepdocument. De definitieve rechtsgeldig ondertekende samenwerkingsovereenkomst dient aan het IWT te worden overgemaakt binnen de vier maanden volgend op de ontvangstdatum van de steunbeslissing van de raad van bestuur. De samenwerkingsovereenkomst dient minimaal volgende aspecten te regelen: aanduiding van een coördinator en een projectleider; aanduiding van de te leveren onderzoeksactiviteiten; gedetailleerde kostenberekening en betalingsmodaliteiten; afspraken op het vlak van eigendoms- en gebruiksrechten mbt gebruik van achtergrondkennis en projectresultaten nodig voor uitvoering van het valorisatieplan; 18/19 HANDLEIDING STRATEGISCH BASISONDERZOEK wijze van regeling van onderlinge geschillen; verslaggevingsverplichtingen. De samenwerkingsovereenkomst dient in overeenstemming te zijn met de IWT-overeenkomst, en in het bijzonder met de bepalingen op vlak van utilisatie/valorisatie van de projectresultaten. 3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun Indien het project goedgekeurd wordt, zal de begunstigde regelmatig verslag dienen uit te brengen over de goede voortgang van het project. Omtrent dit aspect bestaat er een afzonderlijke handleiding (http://www.iwt.be/subsidies/documenten/handleiding-verslaggeving-doc-1). Voor goedgekeurde projecten met een looptijd van meer dan twee jaar, wordt een tussentijdse herevaluatie voorzien na twee jaar. Bij een niet positieve herevaluatie na twee jaar wordt de overeenkomst beëindigd. 19/19
