Stafmedewerker directie- en managementondersteuning A

Stafmedewerker directie- en managementondersteuning
A. Beschrijving van de functie
A.1 Plaats in de organisatie
Functiebenaming :
Rapporteert aan:
Geeft leiding aan:
stafmedewerker directie- en managementondersteuning
directeur
n.v.t.
A.2 Taken
1. Ondersteunt en adviseert directie en management bij beleidsontwikkelingen en uitwerking
2. Ondersteunt en adviseert m.b.t. kwaliteitszorg en verbetering van de organisatie
3. Plant, organiseert en notuleert MT- en bestuursvergaderingen en neemt aan MT
vergaderingen actief deel.
4. Ondersteunt het management bij het beheren van de subsidieportefeuilles.
5. Draagt zorg voor beheer en archivering van centraal inkomende en uitgaande berichten.
6. Biedt secretariële ondersteuning aan de directeur.
A.3 Functie-eisen
HBO niveau
Analytische en oplossingsgerichte werkwijze
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Beheersing van Ms Office
Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
B. Beschrijving van de taken
B.1 Ondersteunt en adviseert directie en management bij beleidsontwikkelingen en uitwerking
Coördineert de jaarlijkse beleidscyclus.
Draagt actief bij aan het opstellen- en bijstellen van divers beleid.
Ondersteunt de directeur bij de uitvoering van beleid en afgesproken acties.
B.2 Ondersteunt en adviseert m.b.t. kwaliteitszorg en verbetering van de organisatie
Signaleert knelpunten in de organisatie en doet voorstellen tot oplossing hiervan.
Is voortdurend bezig de interne processen waar nodig te optimaliseren; doet
(verbeter)voorstellen m.b.t. procedures en werkwijzen en coördineert de uitvoering van
verbeteracties.
B.3 Plant, organiseert en notuleert MT- en bestuursvergaderingen en neemt aan MT
vergaderingen actief deel.
Verzamelt gegevens ten behoeve van vergaderingen, bereidt de stukken voor en distribueert
de benodigde stukken in overleg met de directeur.
Zorgt voor reservering van vergaderruimte en eventuele catering.
Bereidt samen met de directeur de vergaderingen voor, zorgt voor verslaglegging en distributie
na goedkeuring.
Neemt aan PMT vergaderingen actief deel, bewaakt de voortgang van besluiten en afspraken en
rappelleert zo nodig.
B.4. Ondersteunt het management bij het beheren van de verschillende subsidieportefeuilles
Zorgt voor een centraal registratiesysteem en archief voor het aanvragen en verantwoorden
van project- en overige subsidies. Beheert dit systeem en archief en signaleert en rappeleert
waar nodig. Biedt administratieve ondersteuning bij het aanvragen en verantwoorden van de
verschillende subsidies. Doet voorstellen om het administreren en managen van de projecten
te verbeteren.
B.5. Registreert, ordent, beheert en verwerkt centraal binnenkomende berichten en centraal
uitgaande (formele) correspondentie.
Screent en beoordeelt inkomende stukken op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
Stelt uitgaande (formele) correspondentie correct op.
Beheert het archief en de bijbehorende registers conform interne richtlijnen en wet- en
regelgeving.
Stelt zo nodig richtlijnen op voor het gebruik van het (centraal) archief, digitaal of fysiek.
Ziet toe op naleving van de richtlijnen door de medewerkers.
B.6. Biedt secretariële ondersteuning aan de directeur
Maakt op verzoek afspraken en bereidt deze in overleg voor, handelt administratieve
verzoeken af.
Plant vergaderingen en bijeenkomsten voor de directeur en bereidt de hiervoor benodigde
stukken voor.
Maakt (mede) interne en externe afspraken voor de directeur.
Zorgt dat benodigde stukken compleet zijn en aan de juiste mensen verstrekt.
C. Competenties
Conform competentielijst Kubus:
A.5 Klantgerichtheid
A.8 Organisatiesensitiviteit
B.2 Initiatiefkracht
B.3 Resultaatgerichtheid
C.1 Onderzoeksvaardigheid
C.6 Leervermogen
C.7 Adviesvaardigheid
C.8 Schriftelijke vaardigheid
D.2 Communicatieve vaardigheid
F.4 Voortgangsbewaking