Talis daagt medewerkers uit tot kostenbewust

Talis daagt medewerkers uit tot
kostenbewust handelen
Talis, Nijmegen.
Circa 14.000 woningen in Nijmegen
(9.500) en Wijchen (4.500)
Veel corporaties werken aan het verlagen van
160 medewerkers
hun bedrijfslasten. Ook de Aedes-benchmark
Personeelsomvang: circa
toont jaarlijks sectorbreed een forse daling. De Nijmeegse corporatie Talis bereikte binnen
twee jaar een besparing van bijna anderhalf miljoen euro. Niet door opgelegde
bezuinigingen, maar door een programma dat alle medewerkers motiveert om bewust en
slim bezig te zijn met uitgaven en kosten.
Talis werkt aan kostenbewustzijn in alle lagen van de organisatie. Harde targets worden zoveel
mogelijk vermeden. Het is aan elke individuele medewerker om mee te denken over mogelijke
besparingen. Dat gebeurt op een speelse manier. ‘We hebben er een sport van gemaakt’, zegt
Dorothée Jansen-Van Leeuwen, projectleider van het kostenbewustzijnsprogramma dat in 2015 is
gestart. Paul van Minnen, manager Bedrijfsvoering: ‘We leggen de verantwoordelijkheid laag in de
organisatie. Dat werkt. We boeken op veel verschillende terreinen resultaat. Niet door alleen oog te
hebben voor grote klappers, maar door heel divers allerlei besparingen te realiseren. Maar besparingen
zijn geen doel op zich. Het belangrijkste is dat we een beweging op gang hebben gebracht die niet
ophoudt en waar vrijwel iedereen achter staat.’
Het kostenbewustzijnsprogramma sluit aan bij de door bestuurder Ronald Leushuis geïntroduceerde
manier van werken met verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Al sinds de verhuizing naar het
voormalige bedrijfspand van Honig, was er al een cultuur ontstaan om kostenbewust te handelen. Door
het creëren van flexplekken kan de organisatie met minder ruimte toe. Verder is flink gesneden in de
top. Vroeger werd de corporatie geleid door één bestuurder, drie directeuren en vijftien managers. Nu
zijn dat twee bestuurders en zeven managers. De directie is ‘afgeschaft’. Dit alles heeft geleid tot flinke
besparingen, ontkokering en kortere lijnen. En last but not least: tot meer commitment.
Stappen
Eerst feiten verzamelen en dan actie ondernemen
De projectgroep heeft eerst grote en kleine uitgaven tegen het licht gehouden om meer inzicht te
krijgen in het uitgavenpatroon. Zo viel op dat Talis een paar ton uitgaf aan juridische kosten. Door een
bedrijfsjurist aan te nemen, zijn die kosten significant gedaald. ‘We zijn sowieso kritischer naar inhuur’,
zegt Van Minnen. ‘We maken nu meer gebruik van talent binnen de organisatie. Een medewerker van
de afdeling incasso heeft bijvoorbeeld fiscaal recht gestudeerd. Die heeft tijdelijk de afdeling met
fiscale zaken ondersteund.’
Er is nu één inhuurpot voor het gehele management, managers moeten aan elkaar uitleggen waarom
ze er een beroep op willen doen. Dat moedigt aan om met elkaar mee te denken. Van Minnen: ‘Effect
is dat iedereen eerst kijkt naar interne alternatieven en dat er alleen gebruik van gemaakt wordt als
het echt nodig is. We houden nu steeds geld over op het inhuurbudget.’
Voor de inzet van vast personeel moedigt Talis aan om fte’s in te leveren als het werk dat toelaat.
Omgekeerd is er ook ruimte voor uitbreiding als de werkdruk toeneemt. Van Minnen: ‘Als je met
minder mensen toe kunt, is het belangrijk dat je niet bang hoeft te zijn dat je die nooit meer
terugkrijgt. Binnen de financiële administratie hebben we bijvoorbeeld 2,5 fte ingeleverd in anderhalf
Talis: besparing op bedrijfslasten door kostenbewustzijn van medewerkers
jaar. Het jaar daarop hebben we bij Control een junioradviseur aangenomen omdat er weer meer werk
was. Dankzij deze kostenbewuste instelling houden we ook op de loonsom tot nu toe steeds geld over.’
Ook de inventarisatie van kleine uitgaven levert verrassende inzichten op. Zo bleek dat er vijftien keer
een bloemetje was besteld bij zes verschillende leveranciers. Het secretariaat onderzoekt nu of het
mogelijk is om afspraken te maken met één leverancier.
Van een nog uit te voeren BTW-scan worden ook besparingen verwacht. De bedoeling is na te gaan of
niet meer BTW wordt betaald dan nodig is.
Aan de hand van de Aedes-benchmark is een analyse gemaakt van de bedrijfslasten. In de hele sector
is sprake van een dalende trend, maar in 2015 zat Talis nog steeds boven het gemiddelde. Van
Minnen: ‘We hebben per onderdeel bekeken waar we hoger en lager scoren. Voor communicatie maken
we bijvoorbeeld relatief hoge kosten. Daar kunnen goede redenen voor zijn. De benchmark is een
leerinstrument en niet bedoeld om prestaties te beoordelen of om er afdelingen op af te rekenen. We
streven ook niet per se naar een AA-status. De vraag of het goedkoper en efficiënter kan ligt wel altijd
op tafel. We gaan daar pragmatisch mee om.’
Roadshow
Tijdens een roadshow onder het motto ‘Bijzijn = meemaken’ is de verzamelde informatie gedeeld met
de hele organisatie. Dit gebeurde in de vorm van een quiz. Zo was er een vraag hoeveel facturen Talis
in 2015 heeft ontvangen. Dat blijken er vijftienduizend te zijn. ‘Best veel op veertienduizend
woningen’, vindt projectleider Jansen-Van Leeuwen. Andere vragen waren bijvoorbeeld hoeveel
leveranciers Talis heeft en hoeveel de verwerking van één factuur kost. De winnaar van de quiz kreeg
het teamspaarvarken.
Meetings op dinsdagochtend
Elke dinsdagochtend organiseert ‘de club’ van Dorothée Jansen-Van Leeuwen een
kostenbewustzijnsmeeting met steeds andere medewerkers, dwars door de organisatie. Dan worden
nieuwe ideeën ingebracht en de voortgang van oude ideeën besproken. Een ideeënbord hangt
prominent in de hal. ‘Daar komt iedereen elke dag langs’, zegt Jansen-Van Leeuwen. Voor elk idee is
een apart kaartje. Op de achterkant staat wie de ‘eigenaar’ van het idee is. Die gaat er mee aan de
slag.’
Een idee blijft hangen tot er iets mee gebeurt. Ideeën-in-uitvoering komen in een apart vakje. Zo is er
altijd overzicht voor iedereen. Indieners en uitvoerders worden beloond met een muntje. ‘We hebben
nog niet bepaald wat je voor die muntjes kunt krijgen’, zegt Jansen-Van Leeuwen, ‘maar het werkt in
elk geval stimulerend.’ Voor een ‘gouden’ idee dat iedereen direct kan uitvoeren, zijn er gouden
muntjes.
Resultaten
Anderhalf miljoen euro bespaard
De inventarisaties hebben al tot vele besparingen geleid, zoals de eerder genoemde daling van kosten
voor juridische bijstand. Verder zijn bijvoorbeeld de ICT- en telefoonkosten verlaagd door herziening
van contracten met leveranciers. In 2015 bedroegen de beïnvloedbare bedrijfslasten op basis van de
jaarrekening nog 924 euro per verhuureenheid. Op basis van de begroting 2017 is dat 822 euro. Voor
de hele organisatie betekent dat een besparing van bijna anderhalf miljoen euro op een totaalbedrag
van bijna twaalf miljoen.
Talis: besparing op bedrijfslasten door kostenbewustzijn van medewerkers
Groot draagvlak binnen organisatie
‘Tachtig procent van de medewerkers is enthousiast over het kostenbewustzijnsprogramma’, schat
Paul van Minnen. Hij beschouwt ‘de beweging’ die is ontstaan als het belangrijkste resultaat. Jansen Van Leeuwen vult aan: ‘Iedereen is zich meer bewust van geld, tijd en middelen. Collega’s vinden het
leuk om mee te doen. Misschien komt dat door het wedstrijdelement.’
Van Minnen en Jansen-Van Leeuwen durven de stelling aan kostenbewustzijn tot meer besparingen
leidt dan het stellen van harde targets van bovenaf.
Meer openheid en verbetering legitimiteit
De bereikte financiële resultaten scheppen goodwill bij huurders en gemeenten. Ze vergroten de
legitimiteit van de corporatie. Dat is voor medewerkers al merkbaar in hun dagelijkse contacten.
Bovendien is de organisatie transparanter geworden. ‘Vroeger zag je alleen bestuurders in de krant.
Dankzij de beweging die we op gang hebben gebracht, doen nu meer collega’s publiekelijk hun mond
open en dat wordt ook gewaardeerd.’
Tips




Stel een creatieve projectleider aan. Geen financieel specialist die alleen naar de resultaten
kijkt. Je hebt iemand nodig die anderen inspireert.
Leg geen harde targets op. Een top-downbenadering slaat de creativiteit dood.
Maak het proces levendig en zichtbaar voor iedereen. Talis doet dat met een ideeënbord in
combinatie met digitale middelen, zoals ‘Kahoot’.
Laat vooral ook zien wat je doet met de ideeën van de medewerkers, zodat ze zich serieus
genomen voelen.