VZW-wetgeving voor studentenverenigingen

VZW-wetgeving voor
studentenverenigingen
Relevantie
CARNAVALSGROEP MOET
MILJOEN EURO BETALEN NA
ZWARE BRAND
Het Nieuwsblad - vrijdag 05 juli 2013, 03u00
MILJOENENCLAIM DREIGT VOOR
CARNAVALISTEN
HLN - Vrijdag 05 juli 2013
• Kaderen in breder verhaal van vrijwilligers en
VZW’s
o Volgens de Koning Boudewijnstichting één op de
vijf Vlamingen als vrijwilliger
• Wetgeving bedoeld om betere bescherming te
bieden
• Onwetendheid over rechten en plichten
 “Tussen de mazen van het net”
Inhoud
I. Feitelijke vereniging vs VZW
II. Aansprakelijkheid
2.1. Strafrechtelijke vs. burgerrechtelijke aansprakelijkheid
2.2. Bestuurdersaansprakelijkheid
2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden
III. Verplichtingen op basis van de vrijwilligerswet
3.1. Verplichte verzekering
3.2. Informatienota
3.3. Onkostenregeling
IV. Andere verzekeringen voor verenigingen
V. Belastingen
I. Feitelijke vereniging vs VZW
Het constitutief verschil tussen een feitelijke
vereniging en een VZW ligt in het feit dat een
VZW rechtspersoonlijkheid bezit waardoor ze
juridisch als een aparte entiteit (een aparte
'persoon') wordt beschouwd.
I. Feitelijke vereniging vs VZW
Feitelijke
vereniging
een groep individuen
streeft
gemeenschappelijk
doel na
VZW
een groep individuen
streeft
gemeenschappelijk
doel na
In de structuur van een
rechtspersoon, met
ondergeschikte
commerciële belangen
Gevolgen van het onderscheid
• Feitelijke Vereniging
o
o
o
o
o
Geen juridische grond
Kan als groep geen verbintenissen aangaan, eigendom
bezitten of schenkingen aangaan
Individuele leden gaan in eigen naam verbintenissen aan
Individuele leden zijn elk afzonderlijk voor de totale
vereniging aansprakelijk
Individuele leden zijn allen mede-eigenaars van de
'groepsbezittingen’
Gevolgen van het onderscheid
• VZW
o
o
o
o
o
o
Rechtspersoon: afgescheiden vermogen
(rechtspersonenbelasting + evt. BTW-nummer)
De VZW kan in eigen naam en voor eigen rekening
verbintenissen aangaan, eigendom verwerven en schenkingen
aanvaarden
De VZW wordt gedagvaard, niet de leden
Commerciële belangen moeten ondergeschikt zijn
Nodig voor het verkrijgen van overheidssubsidies
Wettelijke regeling. Vb. algemene ledenvergadering,
aanstellen van een raad van bestuur, aanleggen van
ledenlijsten...
Heel belangrijk voor VZW’s
VERMELDING:
Naam Vereniging
voorafgegaan of gevolgd door
de woorden
“Verenigingen zonder
Winstoogmerk” + adres van de
zetel van de vereniging
Indien niet: Persoonlijk
verbonden (en mogelijk
aansprakelijk)
Akten
Andere
stukken
Bekendmakingen
Facturen
Aankondigingen
Ook…
Altijd tekenen met 'IN NAAM EN VOOR REKENING
VAN....'!!!
Oprichting VZW
• Statuten (<-> huishoudelijk reglement)
o
Minimumvermeldingen:
•
•
•
•
o
Stichtende leden
Zetel van de vereniging
Omschrijving van het doel
…
Optionele vermeldingen:
• Actieve vs. toegetreden leden
• Dossier bij griffie Rechtbank van Koophandel
• Publicatie Belgisch Staatsblad
• LOKO betaalt dat terug
Structuren binnen een VZW
• Eigen bevoegdheden aan elk
orgaan:
• Algemene vergadering
•
Wijziging van de statuten
•
Benoeming en afzetting bestuurders
en commissarissen
•
Kwijting aan de bestuurders en
commissarissen
•
De goedkeuring van de begroting
•
De ontbinding van de vereniging
•
…..
Raad van
Bestuur
Dagelijks
bestuur
Algemene
vergadering
Structuren binnen een VZW
• Raad van Bestuur
•
Tenminste drie personen
•
Moet verkozen worden
•
Bestuurt de vereniging
•
Vertegenwoordigt de vereniging in feite en rechte
• Dagelijks bestuur (Optioneel)
•
Zoals bepaald in de statuten
•
Een of meer personen
•
Niet verplicht bestuurder
Verplichtingen voor VZW’s
•
Bijhouden ledenregister op zetel van de vereniging
(met notulen beslissingen AV, RvB, …)
•
Verplichte boekhouding: Studentenverenigingen vallen
normaalgezien onder kleine VZW’s (mogen niet aan 2 van
volgende kenmerken voldoen):
• 5 voltijdse werknemers ingeschreven in personeelsregister
• In totaal 250 000 EUR aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten,
excl. BTW
• Een balanstotaal van 1.000.000 EUR.
•
DUS een vereenvoudigde boekhouding
Verplichtingen voor VZW’s
• De vereenvoudigde boekhouding
o
o
o
Aan de hand van gedagtekende
verantwoordingsstukken, die in origineel of in kopie
gedurende 10 jaar worden bewaard,
Ten minste eens per jaar wordt een inventaris gemaakt
van de bezittingen, vorderingen, schulden en
verplichtingen
Eens per jaar legt de raad van bestuur een jaarrekening
voor aan de algemene vergadering
Verplichtingen voor VZW’s
•
Bijhouden dossier op de griffie van de rechtbank van
koophandel wordt een dossier gehouden voor iedere
Belgische VZW
•
Dit dossier bevat
•
•
•
•
•
1° de statuten van de vereniging;
2° de akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van
de bestuurders
3° de beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de
vereniging, de vereffening ervan
4° de jaarrekening van de vereniging
5° de gecoördineerde tekst van de statuten na de wijzigingen ervan.
II. Aansprakelijkheid
Inhoud
2.1. Strafrechtelijke en burgerrechtelijke aansprakelijkheid
2.2. Bestuurdersaansprakelijkheid
- Bestuurdersfouten
- Schendingen VZW-wetgeving
- Schendingen statuten
2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden
- Aansprakelijkheid van de leden (contractueel of
buitencontractueel)
- Aansprakelijkheid van de Vereniging
2.1. Strafrechtelijke vs burgerrechtelijke
aansprakelijkheid
Strafrechtelijke
aansprakelijkheid
• Uitdrukkelijk in de wet beschreven feit
• Openbaar Ministerie
• Bedoeld om te straffen
Burgerrechtelijke
aansprakelijkheid
• Vergoeding van de schade
• Het slachtoffer
• Idee van herstel
2.2. Bestuurdersaansprakelijkheid
• Alleen de als bestuurder benoemde personen (bv. de
praeses)
Persoonlijke aansprakelijkheid bestuurder
wegens fouten in bestuur
Persoonlijke aansprakelijkheid van de
bestuurder wegens schending VZW-wetgeving
Persoonlijke aansprakelijkheid van de
bestuurder wegens schending statuten
• Daarom: Afsluiten verzekering voor
bestuurdersaansprakelijkheid aangeraden
2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van
derden
A. Algemeen
• Een vrijwilliger van een VZW zorgt voor een
aansprakelijkheidsgeval
 Hij geniet bescherming van de vrijwilligerswet
• Wie is vrijwilliger? iemand die onbezoldigd en onverplicht
activiteiten verricht ten behoeve van derden, in
georganiseerd verband in België of buitenland.
 Niet iemand met lidkaart van vereniging
2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van
derden
B) Contractuele aansprakelijkheid van de vrijwilliger
Bv. Uitlenen busje van drukkerij en er is schade
HIER zit de 1ste bescherming van de vrijwilligerswet!
ENKEL aansprakelijk voor een contractuele tekortkoming ten opzichte van derden
ingeval van bedrog, zware fout of herhaaldelijk lichte fout.
o
Bedrog: intentioneel element
o
Zware fout: wordt beoordeeld door de rechter
o
Herhaaldelijk: meestal vanaf 3 maal
VOOR DE REST: IMMUNITEIT voor vrijwilliger zelf
2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van
derden
C) Buitencontractuele aansprakelijkheid van de
vrijwilliger
Bv. tijdens 24-uren loop valt stuk van stelling op voorbijganger
HIER zit de 2e bescherming van de vrijwilligerswet!
ENKEL aansprakelijk voor een buitencontractuele tekortkoming ten opzichte van
derden ingeval van bedrog, zware fout of herhaaldelijk lichte fout.
o
Bedrog: intentioneel element
o
Zware fout: wordt beoordeeld door de rechter
o
Herhaaldelijk: meestal vanaf 3 maal
VOOR DE REST: IMMUNITEIT voor vrijwilliger zelf
2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van
derden
• In bepaalde gevallen dus persoonlijke aansprakelijkheid
van de vrijwilliger
• Wanneer?
o
o
Bij feitelijke vereniging voor alle soorten aansprakelijkheid
Bij VZW in geval van bedrog, zware fout, herhaalde lichte
fout
Alles zelf betalen? Normaal niet …
=BA-gezinsaansprakelijkheidsverzekering
Mag vrijwilligerswerk niet meer uitsluiten
Deze verzekering is wel niet verplicht!
2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van
derden
D) De aansprakelijkheid van de vereniging
• Principe: De wetgever regelde dat de vrijwilligers
‘immuun’ zijn en dat de organisatie voor hen
burgerrechtelijk aansprakelijk is
 VZW is aansprakelijk voor fouten van zijn
vrijwilligers (behalve voor bedrog, grove fout of
herhaaldelijk lichte fout.)
•
MAAR VZW’s zijn verplicht verzekerd (= de BAverzekering of vrijwilligersverzekering)
III. Verplichtingen op basis van
vrijwilligerswet
3.1 Verplichte aansprakelijkheidsverzekering voor
vereniging
3.2. Opstellen van informatienota
3.3. Uitwerken van onkostenvergoeding
3.1. Verplichte verzekering
• Verplicht verzekering afsluiten voor de schade die de
vrijwilliger veroorzaakt:
o
Tot dekking van de risico’s met betrekking tot
vrijwilligerswerk
o
Moet ten minste de burgerrechtelijke aansprakelijkheid
van de organisatie dekken
• Een feitelijke vereniging is niet verplicht maar het is wel
aan te raden om extra bescherming te bieden aan leden
 gratis verzekering Nationale Loterij
(erkenning aanvragen bij de provincie)
3.2. De informatienota
• Wat?
een informatieplicht van de organisatie ten behoeve van de
vrijwilliger vooraleer deze zijn taak aanvat. Hij moet over
minstens 5 zaken geïnformeerd worden.
• Sanctie om het niet te doen?
Geen sanctie voor bepaald, maar toch aan te raden om dat te
doen.
3.2. De informatienota
• Hoe?
“op welke wijze ook” = niet verplicht schriftelijk, mag
mondeling
Geschrift laten tekenen, afficheren, in ledenblad publiceren of
op website…..
Bewijslast rust op organisatie
 Makkelijkst via informatienota
3.2. De informatienota
• Vijf zaken wettelijk verplicht:
 Het juridisch statuut van de organisatie en sociale
doelstellingen
 Vermelding dat een verzekering burgerlijke
aansprakelijkheid is afgesloten (supra)
 Vermelding van eventuele andere verzekeringen (infra)
 Vermelding regeling ivm onkostenvergoedingen (infra)
 Vermelding geheimhoudingsplicht betreffende
geheimen die de vrijwilliger verneemt tijdens de
vrijwilligersactie (art 458. Strafwetboek)
• Vreemd genoeg niet verplicht:
 De activiteiten die vrijwilliger verwacht wordt te doen,
zijn rechten en plichten
3.2. De informatienota
WAT MET DE OPVOLGERS?
Volg het VRG-voorbeeld: opnemen in huishoudelijk reglement
HOOFDSTUK IX: RECHTEN EN PLICHTEN VAN LEDEN EN ERELEDEN]
Art. 21bis – Informatie
§1. Na de verkiezingen uit artikel 22 van de statuten brengt de praeseselect vóór de Algemene Vergadering bedoeld in artikel 13, §2 van de
Statuten de leden van zijn ploeg die zullen worden voorgedragen om
benoemd te worden tot Dagelijks Bestuurder op de hoogte van hun rechten
en plichten als vrijwilliger door middel van een “vrijwilligersnota”
3.2. De informatienota
• Deze organisatienota is géén overeenkomst en
mag niet 'voor akkoord' maar enkel 'voor
ontvangst' ondertekend worden.
3.3. Onkostenregeling
• De betaling van onkosten mag niet gebruikt
worden om het niet-bezoldigd karakter te omzeilen
• Twee systemen die niet gecumuleerd mogen
worden
– Reële kosten: geen beperking van bedrag maar bewijs
nodig
– Forfaitaire kosten: geen bewijs nodig maar beperking van
Bedrag: 32,71/dag en 1.308,38/jaar.
IV. Andere Verzekeringen
• Andere mogelijke verzekeringen: voor een
studentenvereniging
o
o
o
o
o
Opstal en inboedelverzekering (voor schade aan eigen materiaal)
Lichamelijke schade opgelopen door vrijwilligers zelf tijdens
uitvoering van vrijwilligerswerk of tijdens de verplaatsingen
Een verzekering rechtsbijstand
Een evenementenverzekering
Indien gebouw: zeker brandverzekering
V. VZW en rechtspersonenbelasting
• Rechtspersonenbelasting: VZW’s waarvan de exploitatie
of de verrichtingen van winstgevende aard slechts
bijkomstig zijn aan de niet-winstgevende hoofdactiviteit
Anders: vennootschapsbelasting
• BTW-vrijstelling voor studentenverenigingen , ET nr.
109.129, maar mogelijkheid tot registratie en BTWnummer.
Besluit
• MOST IMPORTANT
1.
2.
3.
4.
VZW heeft veel voordelen (zeker qua
aansprakelijkheid en apart vermogen), maar
administratief veel werk
“Tekenen in naam en voor rekening van”
Afsluiten van BA-verzekering (en eventueel
andere)
Opstellen organisatienota
Vragen?