PowerPoint-presentatie

Integriteitsrisicoanalyse
Stevige basis voor een goed functionerende
en integere organisatie
Dieter Vanhee – beleidsmedewerker organisatieontwikkeling - DKB
Kristien Verbraeken – coördinator Integriteitszorg - AgO
Masterclass integriteitsrisicoanalyse
25 november 2016
Brussel
Inhoud
1. Wat
2. Belang
3. Stappenplan
4. Succesfactoren
5. Meer informatie
1. Wat is een integriteitsrisico?
Enkele voorbeelden
Kwetsbare functies
Wat is een integriteitsrisicoanalyse?
= een methode, om de meest structurele
kwetsbaarheden op het vlak van integriteit, van de
organisatie in kaart te brengen.
Deze kwetsbaarheden van risico’s die de integriteit van de
organisatie van haar medewerkers kan aantasten. Om
deze risico’s te kennen en om gepaste maatregelen te
kunnen nemen, doen we een integriteitsrisicoanalyse.
2. Belang
 Organisatiebeheersing VO
• Leidraad interne controle/organisatiebeheersing
• Handreiking integriteit
 Zicht op risico’s en maatregelen
 Fundament voor het integriteitsbeleidsplan
3. Stappenplan
Stap 1: Samenstellen van een
werkgroep
Projectleider
Multidisciplinaire werkgroep met kennis
rond functies en processen binnen de
organisatie, organisatiebeheersing,
communicatie en integriteit
3. Stappenplan
Stap 2: Integriteitsscan: verzamelen van
relevante informatie en gegevens
 Lijst van functies
 Lijst van kwetsbare functies
 Lijst van processen
 Eventueel eerdere (integriteits)risicoanalyses
 Samenbrengen relevante bestaande info en
checken correctheid
3. Stappenplan
Stap 2: Integriteitsscan: verzamelen van relevante
informatie en gegevens
Integriteitsrisicoanalyse kan starten obv functies of
processen in de organisatie  evenwaardig!
IRA obv functies
IRA obv processen
Gemakkelijker om voor bepaalde
functiegroepen concrete maatregelen /
afspraken te maken
Geeft een beter beeld over het verloop en de
verschillende onderdelen van de processen
Eenvoudig om extra aandacht te geven
aan kwetsbare functies
Geeft een beter beeld over welke processen
kwetsbaar zijn
Geeft een beter beeld over welke processen bij
risico’s een grotere impact kunnen hebben
3. Stappenplan
Stap 2: Integriteitsscan: verzamelen van relevante
informatie en gegevens
Keuze voor functies of processen hangt af van:
– Wat er al beschikbaar is in de organisatie
– Context van de organisatie. Bvb. organisatie in verandering baseert zich
best op wat meest stabiel blijft.
Is informatie niet beschikbaar, dan zelf info verzamelen,
bijvoorbeeld door interviews van mensen in organisatie,
brainstorm, workshop, zelfevaluatie, checklists, …
3. Stappenplan
Stap 3: Risico’s binnen kwetsbaarheidsmatrix
 Opmaak potentiële risico’s. Voorbeeld:
Kwetsbare
werkgebieden / processen
Kwetsbare handelingen/
situaties
Contact met derden
Belangenvermenging
Contact met belangrijke/
gevoelige / persoonsgebonden
informatie of geld
Gebruik van middelen
Ongewenste omgangsvormen
Machts- of gezagsposities
Monopolieposities
Verlenen
Uitkeren
Uitbesteden
Innen
Handhaven
Beoordelen
Inspecteren
…
3. Stappenplan
Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken
 In kwetsbaarheidsmatrix per risico maatregelen
aanvullen
 Drie types maatregelen:
Preventief
Detectief
Reactief
3. Stappenplan
Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken
• Preventieve maatregelen (niet-exhaustief):
•
•
•
•
•
•
•
•
Regelgeving
Charters en codes
Arbeidsreglement
Eedaflegging
HR-beleid
Voorbeeldig leiderschap
Informatiebeheer
Specifieke maatregelen per type proces bvb. vier-ogenprincipe, dubbele
handtekening, functiescheiding
3. Stappenplan
Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken
• Detectieve maatregelen (niet-exhaustief):
• Meldkanalen binnen entiteiten: leiddinggevende,
personeelsvertegenwoordiger, vertrouwenspersoon, klachtenmanager
• Meldkanalen op VO-niveau: Audit Vlaanderen, Spreekbuis, Vlaamse
Ombudsdienst
• Externe meldingskanalen: politie, procureur
• Audit en controle: onderzoek door Audit Vlaanderen, Rekenhof, externe
auditfirma’s
• Opvangen signalen via personeelspeiling
• Processpecifieke detectieve maatregelen
3. Stappenplan
Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken
• Reactieve maatregelen (niet-exhaustief):
• Opstart integriteitsbeleid indien dit ontbreekt: preventief, detectief en
reactief
• Remediëringsbeleid: training, begeleiding
• Intern sanctiebeleid: waarschuwing, berisping, overplaatsing, schorsing,
ontslag
• Extern sanctiebeleid: vervolging
3. Stappenplan
Stap 4: Maatregelen oplijsten en kritisch bekijken
 Maatregelen kritisch bekijken
 Kwaliteitscheck: Duidelijk? Transparant?
Open? Volledig? Tegenstrijdig?
Actueel? Duurzaam? Efficiënt?
 Toepassingscheck: Gekend? Toepasbaar?
Aanvaardbaar? Toegepast?
3. Stappenplan
Stap 5: Prioriteiten bepalen
 Kans op risico’s. Voorbeeld:
Klasse
Kans
Waarschijnlijkheidsgraad
1
0%
Totaal onwaarschijnlijk
2
0 tot 5%
Onwaarschijnlijk
3
5 tot 25%
Mogelijk
4
25 tot 50%
Waarschijnlijk
5
50 tot 100%
Vrijwel zeker
3. Stappenplan
Stap 5: Prioriteiten bepalen
 Impact bij voordoen risico. Voorbeeld:
Klasse
 Voorbeeld:
Impact
1
Klein
2
Beperkt
3
Behoorlijk
4
Ernstig
5
Ramp
3. Stappenplan
Stap 5: Prioriteiten bepalen
 Weging van scores: Kans x impact = risicoscore
Voorbeeld:
Risicoscore
Aanvaardbaar (1-5)
(=laag inherent risico)
De waarschijnlijkheid dat het risico leidt tot een
aanzienlijke tot hoge impact is zeer beperkt tot
nagenoeg onbestaande.
Ongewenst/schadelijk
(6-12)
(=matig inherent risico)
De waarschijnlijkheid dat het risico leidt tot een
aanzienlijke tot hoge impact is beperkt tot groot.
Kritiek (13-25)
(=hoog inherent risico)
De waarschijnlijkheid dat het risico leidt tot een
aanzienlijke tot hoge impact is zeer groot.
3. Stappenplan
Stap 5: Prioriteiten bepalen
 Weging van scores: Kans x impact = risicoscore
Voorbeeld:
Impact
Kans
1
2
3
4
5
1
1
2
3
4
5
2
2
4
6
8
10
3
3
6
9
12
15
4
4
8
12
16
20
5
5
10
15
20
25
3. Stappenplan
Stap 5: Prioriteiten bepalen
 Risicoafdekking door bestaande
beheersmaatregelen. Voorbeeld:
Risico afdekking
Voldoende
(=laag residueel
risico)
Het risico wordt door de bestaande beheersmaatregelen beperkt
tot een aanvaardbaar niveau.
Gedeeltelijk
(= matig residueel
risico)
Het risico wordt door de bestaande beheersmaatregelen
gedeeltelijk afgedekt. Aanvullende beheersmaatregelen zijn
wenselijk, zij kunnen leiden tot een betere beheersing van het
risico.
Onvoldoende
(= hoog residueel
risico)
Het risico wordt door de bestaande beheersmaatregelen
onvoldoende afgedekt of er zijn geen beheersmaatregelen
aanwezig. Aanvullende beheersmaatregelen zijn noodzakelijk om
het risico tot een aanvaardbaar niveau te herleiden.
3. Stappenplan
Stap 6: Actieplan
 Klemtoon op matige/hoge risicoscores met
gedeeltelijke/onvoldoende risicoafdekking
 Principes van projectmanagement
 Acties op korte, middellange en lange termijn
 Periodieke controle en bijsturing
 Integriteitsrisicoanalyse regelmatig
herhalen
3. Stappenplan
Voorbeelden:
https://overheid.vlaanderen.be/voorbeelden-0 ingedeeld volgens:
• De omvang van de entiteit (0-100, 101-200, 201-500, 5011000, +1000)
• Departement/agentschap
• Toegepaste methodiek risicoanalyse integriteit
4. Succesfactoren
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Draagvlak en steun binnen ganse organisatie;
Positief voorbeeldgedrag van het management;
Communicatie over het doel van de integriteitsrisicoanalyse;
Multidisciplinaire werkgroep;
Kwetsbaarheidsmatrix;
Het oplijsten en kritisch bekijken van maatregelen;
Zorgvuldig wegen van de risico’s en de impact van mogelijke risico’s;
Objectieve risicoafdekkingsgraad maatregelen;
Maken en uitvoeren van een actieplan;
Tijd, mensen en middelen;
Regelmatig de cyclus van integriteitsrisicoanalyse herhalen.
5. Meer informatie
• Websites en contact?
http://overheid.vlaanderen.be/integriteit
http://overheid.vlaanderen.be/integriteitsrisicoanalyse
http://overheid.vlaanderen.be/organisatiebeheersing
[email protected]
[email protected]
Project :
Integriteit
en
belanghebbend
en
Departement Landbouw en Visserij –
dienst Omgeving
Visie op integriteit
Als Departement zetten we in op een
integriteitsbeleid dat de hele organisatie
omvat.
Door in te zetten op de bespreekbaarheid en
bewustwording ervan draagt dit bij tot een
hogere kwaliteit en professionaliteit.
Inzetten op:
1. Kwetsbaarheden identificeren in werking
2. Gedrag t.a.v. belanghebbenden
3. Functiescheidingen in de structuur
4. Integriteit in de cultuur - waarden.
5. Klachten en bezwaren duidelijk
Waarom?
Prioritair project gekozen tijdens opmaak
ondernemingsplan 2016
Verkennen van integriteitsrisico’s in omgang met
belanghebbenden en inventariseren van
risicogroepen
Dienst Omgeving als piloot
Stedenbouw doorlichting door interne controle
Ontwikkelplan 2016
Doel?
Analyse en bewustmaking van integriteitsrisico’s
bij uitvoeren van jullie taken (extra focus in
contact met belanghebbenden)
- welke zijn de risico’s?
- Op welke momenten in het proces doen risico’s
zich voor?
- hoe goed zijn de risico’s afgedekt door
effectieve beheersmaatregelen?
- wat zijn de noden?
Alle opdrachten van de dienst Omgeving zijn in
scope
Aanpak
workshop
kaart brengen
van de
Belanghebbende
n?
Belanghebbenden?
3 groepen
Groep 1 :
Groep 2 :
Groep 3 :
:
Stedenbouw
Gebiedsgerichte werking
Verdedigen landbouwbeleid Vlaams niveau
Som de belanghebbenden op voor de verschillende
processtappen :
• Met wie kom je in aanraking bij de uitvoering van
de taken?
• Op wie heeft het advies/inbreng impact?
Stap 2 :
Integriteitsr
isico’s
Integriteitsrisico’s :
kwetsbaarheidsmatrix
= Lijst van kwetsbare handelingen en lijst van
mogelijke kwetsbare processen
Kwetsbaarheidsmatrix Aangepast dienst Omgeving
Processen : 6-tal stappen
Verlenen van advies of geven van inbreng
Aanzet geven tot beroep /aanvullende aandachtspunten
….
Handelingen :
Contact met derden
Belangenvermenging
Contact met belangrijke informatie
Integriteitsrisico’s
Opdracht :
Op welke stappen in het proces zijn er mogelijke
risico’s op vlak van
• Contact met derden
• Belangenvermenging
• Contact met belangrijke informatie
Geef voorbeelden van risicosituaties
Stap 3 :
Bestaande
Beheersmaatrege
len
Beheersmaatregelen
Geef voor de risicosituaties de huidige
beheersmaatregelen
Preventief
Charters, gedragscodes
Coaching
Toepassen vierogen-principe, functiescheiding
Detectief
Interne controle, audit
Interne en externe meldkanalen
Reactief
Sanctiebeleid
Remediëringsbeleid
Stap 4 :
Weging
integriteitsr
isico’s
Weging integriteitsrisico’s
Opdracht :
Plaats de opgesomde voorbeelden
integriteitsrisico’s in relatie
in de figuur :
• Verticale as : kans dat het
voordoen
• Horizontale as : impact als
voordoet
van
met belanghebbenden
risico zich kan
het risico zich
Stap 5 :
Evaluatie
beheersmaatrege
len
Evaluatie van de huidige
beheersmaatregelen
Zijn de beheersmaatregelen afdoende ?
Kwaliteitscheck
Duidelijk
Open
Volledig
Tegenstrijdig
Actueel
Duurzaam
Efficiënt
Toepassingscheck
Gekend
Toepasbaar
Aanvaardbaar
Toegepast
Evaluatie beheersmaatregelen
OPDRACHT :
Kleef een groene sticker
bij de huidige beheersmaatregelen die de
integriteitsrisico’s voldoende afdekken
Kleef een rode sticker
bij de integriteitsrisico’s die nog niet zijn
afgedekt door beheersmaatregelen
Bij de beheersmaatregelen die de
integriteitsrisico’s niet voldoende afdekken
Stap 6 :
Actieplan
Actieplan
Opdracht :
• Bedenk nodige acties/beheersmaatregelen bij de rode
stickers
• Geef aan of de actie binnen de dienst versus
departement moet ontwikkeld worden.
Algemeen resultaat Actieplan voor
dienst Omgeving
Missie/visie/waarden oefening voor de Dienst
Omgeving:
Wat is onze kerntaak
Hoe gaan we om met externen en met elkaar
(rolverdeling)
Integriteitskader uitwerken voor onduidelijkheden
binnen de dienst
Vorming rond weerbaarheid
Blijven inzetten op open feedbackcultuur binnen het
team
Toevoegen rubriek rond integriteit in contact met
belanghebbenden in de handleiding voor peter/meter
voor nieuwkomers
Evaluatie
workshop
Evaluatie workshop
120
100
80
60
40
20
Helemaal niet akkoord
Eerder niet akkoord
0
Eerder akkoord
Helemaal akkoord
Evaluatie workshop
Gemiddelde totaalscore voor de workshop : 7,5 op 10
Positieve punten :
Het is goed om hierover na te denken als groep en
een duidelijke lijn te bepalen. (5)
zeer case- en dienstgericht, bottom-up nadenken
(2)
Goede opbouw van de workshop (2)
de uiteindelijke conclusie, 'nl. meer
integriteit/huisregels'' opschrijven' is positief
(1)
Implementatie departement
Landbouw en Visserij
Piloot als ‘best practice’ op Maturiteitsforum
gebracht op 18/11
Noden bevraagd bij andere diensten
Draaiboek + 1 facilitator uit de werkgroep
integriteit om mee te begeleiden
Integriteit binnen het
departement O&V
Hier komt de ondertitel
Vóór 2011
- Departement= som van integere
personeelsleden
- Concreet probleem => Richtlijn (vb:
pralines)
=> Geen éénduidige visie over wat
integriteit is en dus ook
“beleid”
geen
Het kanteljaar: 2011
Validatieaudit door IAVA: CULT: 2
Aanbeveling:
Het Departement OV bepaalt haar
integriteitsbeleid en zet instrumenten in
die zowel gericht zijn op het voorkomen
als op het detecteren van
integriteitsaantastingen.
Het kanteljaar: 2011
Twee opdrachten:
- Antwoord op vragen: wat is een integere
organisatie? Uit wat bestaat een
integriteitsbeleid?
- Project integriteit (niveau
departement):
=>In kaart brengen van kwetsbare
functies
=>In kaart brengen van de risico’s
(+beheersmaatregelen)
Wat is een integere organisatie?
Departement O&V:
Een organisatie die integer handelt, is
een betrouwbare partner.
Een integere organisatie is een
organisatie die zich aan wetten en regels
houdt en die zichzelf bepaalde
fatsoensnormen oplegt, dus ook aan zijn
medewerkers.
(handreiking integriteitsbeleid IAVA)
Inhoud integriteitsbeleid?
Twee luiken:
1/Vergroten van de weerbaarheid van
medewerkers tegen mogelijke aantastingen
en schendingen van de integriteit én
2/Het ondersteunen van de medewerkers in
de omgang met moeilijke situaties en
integriteitdilemma’s
=> Nodig om de missie van het departement
(een betrouwbare partner zijn) te
realiseren
Project integriteit
Uitgangspunten:
•
•
•
•
•
Vertrekken van reeds beschikbare en
stabiele informatie:
oefening moet
meerdere jaren meegaan
Pragmatische aanpak
Resultaten moeten op KT bekend zijn (≠
praatbarak)
De beheersmaatregelen moeten concreet
zijn geformuleerd en uitvoerbaar zijn
De beheersmaatregelen moeten vertrekken
vanuit een positieve benadering
Project Integriteit
Beschikbare informatie:
Uitgetekende kernprocessen (stabiel!)
Handreiking integriteit IAVA
Structuur:
-Werkgroep: één afgevaardigde per afdeling
-Ankerpunt OB: trekker en
verantwoordelijke
Timing:
Resultaten uiterlijk binnen 4 maanden
beschikbaar
Gefaseerde aanpak van het project
Fase 1: In kaart brengen van
kwetsbare functies
Screening van de 8 kernprocessen naar
risicofactoren
Gebruikte criteria (handreiking
integriteit IAVA):
• Contact met derden
• Mogelijkheid tot belangenvermenging
• Contact belangrijke informatie
• Contact grote sommen geld
• Gebruik middelen organisatie
• Monopolie positie
Resultaat fase 1: conclusies
•
Kwetsbare functies (functies die in
aanmerking komen met één of meer
risicofactoren) bevinden zich in alle
kernprocessen
•
Contacten met derden; mogelijkheid
belangenvermenging én contact met
belangrijke informatie zijn de
belangrijkste risicofactoren
 50,67% VTE (2011) binnen het departement
heeft een kwetsbare functie.
Fase 2: In kaart brengen van
integriteitsrisico’s
Screening van de 8 kernprocessen naar
integriteitsrisico’s:
Zoals inbreuken op:
- Objectiviteit (≠ neutraliteit)
- Communicatie
- Functiescheiding
- Toezicht
- Gedrag/houding
Fase 2: In kaart brengen van
integriteitsrisico’s
Screening van de 8 kernprocessen naar
integriteitsrisico’s:
Integriteitsrisico’s ≠^procesrisico’s
 Uitgangspunt: processen worden correct
uitgevoerd
De oefening wordt uitgevoerd op niveau KP
maw het gaat om strategische
integriteitsrisico’s
 Geen weging (cfr strategisch niveau)
 Geen enkel risico wordt “aanvaard”
Resultaat fase 2: conclusies
 40 (strategische) risico’s te herleiden
tot 9 onderwerpen:
 28 risico’s hebben te maken met eerder
“abstracte” elementen
Gedetecteerde strategische risico’s
Gebrek aan loyauteit
8
Inbreuk op gedragscode
7
Geen objectiviteit
7
Onoordeelkundig verspreiden informatie
6
Kennismonopolie
4
Hoge onkostenvergoedingen
1
(Persoonlijke) Verrijking
2
Bevoordelen kandidaten door advies
1
Toezichthoudende functie = uitvoerende en of registerende functie
2
Totaal
40
Fase 3: Formuleren van
beheersmaatregelen
Fase 3: maatregelen formuleren die de
medewerkers beter ondersteunen/ wapenen en
weerbaarder maken
- Per risico één of meerdere
beheersmaatregelen formuleren
- KP => strategische integriteitsrisico’s
=> beheersmaatregelen toepassing op heel
het departement
- Uitwerken beheersmaatregelen verspreid
over heel het departement
Resultaat fase 3: Beheersmaatregelen
•
•
•
•
•
•
•
•
(Waarden)Charter
Gedragscode
Werken volgens het 4-ogen principe/
dubbele handtekening principe/ in
teamverband
Communicatiebeleid naar en voor de
verschillende doelgroepen (inclusief
kabinet)
Jobrotatie
Functiescheiding
Richtlijnen onkosten
Voorbeeldfunctie
Resultaat fase 3: overzichtstabel
Risico
Inbreuk op gedragscode
beheersmaatregel op strategisch niveau
Er is een gecommuniceerde gedragscode binnen het
departement
Opmerkingen bij voorgestelde beheersmaatregel
De gedragscode is een code waarin richtlijnen zijn
opgenomen waarin wordt weergegeven hoe alle
personeelsleden van het departement zich dienen te
verhouden tegenover derden (= iedereen buiten het
departement). Dit zowel voor wat betreft
a/ uiten van persoonlijke meningen tegenover derden (=
iedereen buiten het departement) al dan niet na er een
beslissing is genomen
b/ beleefdheidsvormen in mailverkeer
c/ kledingsvoorschriften op vergaderingen met derden (=
iedereen buiten het departement)
d/ publiceren van persoonlijke
teksten/opiniestukken/artikels als personeelslid van het
departement
e/ hoe omgaan met klanten die u onder druk zetten
enz…
De gedragscode is van toepassing op alle personeelsleden
binnen het departement.
De modaliteiten over de naleving van de gedragscode
moeten worden bepaald nadat de gedragscode is opgesteld
en de invulling ervan is goedgekeurd door het DMC.
Fase 4: Goedkeuring en planning
Fase 4: Meerjarenplanning opstellen door
management
Dec 2011:
• Maatregelen moeten in voege zijn
september 2012
• Alle afdelingen worden betrokken bij
uitwerken maatregelen
• Oktober 2012 groot communicatiemoment
“week van de waarden”
• Jaarlijkse communicatieactie
• 2017: Evaluatie van beheersmaatregelen
Na 2011-2012
•
Er is een visie op integriteit en een
integriteitsbeleid
• Elk jaar is er een communicatie/ vorming
omtrent de waarden
=> blijvend sensibiliseren
=> steeds een nieuwe manier zoeken en
vinden om aandacht medewerkers vast te
houden
• Integriteit(issues) zijn bespreekbaar
• In 2017 opnieuw een grootschalige
oefening waarin effectiviteit van de
beheersmaatregelen wordt nagegaan
Conclusie
- Oefening uitvoeren op zich is haalbaar
zowel in tijd als inzet personeel
- Gewijzigde houding tov integriteit is
merkbaar (management én personeel)
- Korte bevraging: positief
- Uitwerken beheersmaatregelen binnen het
departement heeft tijd en inzet
personeel gevraagd
- Blijvende sensibilisering is nodig
(=werk van lange adem)
Sancties?