versiejuni 2016 Toepassen van de Code Handelen bij

Zelfverklaring Code Verantwoordelijk
Marktgedrag
CSU verklaart hierbij de Code Verantwoordelijk
dragen naar onze opdrachtgevers,
CSU
versiejuni 2016
Marktgedrag toe te passen en actief uit te
medewerkers, leveranciers en andere stakeholders.
Vanuit onze visie op duurzame verbetering zien we dat er vorig jaar vele verdere stappen
zijn gezet in de branche. De in 2014 gemaakte CAO-afspraken over loon en een
vernieuwingsagenda zijn samen met de Code Verantwoordelijk Marktgedrag een prima basis
voor goed marktgedrag en voor sociaalopdrachtgeverschap.
Toepassen van de Code
CSU geeft de doelstellingen van de Code concreet vorm. In deze zelfverklaring staan
voorbeelden van initiatieven die CSU, naast de richtlijnen uit de Code, neemt om die
doelstellingen te realiseren. We leveren vanuit onze verantwoordelijkheid
inspanningen op
diverse hieronder beschreven onderdelen. Ondanks onze inspanningsverplichting
constateren we ook dat het succes van de Code afhankelijk is van de bereidheid en
medewerking van andere stakeholders. Zowelopdrachtgevers
als personeel moeten ook zelf
bereidheid tonen om de elementen van goed marktgedrag tot een succes te maken.
Handelen bij aanbesteding en contractering
CSU draagt de Code actief uit en enthousiasmeert
gezamenlijk de marktomstandigheden
opdrachtgevers deze ook te tekenen om
van schoonmakers te bevorderen. We geven aan hoe
de Code concreet kan worden toegepast en welke aanvullingen daarop mogelijk zijn
afhankelijk van de fase waarin het (potentiële) contract zich bevindt. Voor het verhogen van
de zichtbaarheid van de schoonmaker, is er de transitie naar dagschoonmaak
en groei in
hospitalityconcepten.
1. Fase voorbereiding offerte
De Code geeft duidelijke sturing aan hoe het traject van gunning van een
schoonmaakopdracht verantwoord vorm kan krijgen. Onze aanbiedingen zijn voorzien van
een degelijke onderbouwing, waarbij we uitgaan van een verantwoorde, en controleerbare
normstelling. Zo dient gunning van de schoonmaakopdracht
te geschieden op basis van
EMVI in plaats van op laagste prijs. De wegingfactor prijs dient daarbij in evenwichtige en
passende verhouding te staan met andere eisen.
Aanvullende initiatieven o.a.:
CSU faciliteert kennisdeling over het vakgebied, aanbestedingsregels
voortvloeiende verantwoorde inkoop van schoonmaakdiensten.
andere tijdens CSU's jaarlijkse rondetafelconferentie
en de daaruit
Dit doen we onder
voor schoonmaakintermediairs.
CSU beoordeelt kritisch de bestekken om te zien of deze in lijn liggen met de Code
en stelt kritische vragen om zo de nodige aanpassingen te bewerkstelligen. Zo nodig
1
onthoudt CSU zich van inschrijving. Het afgelopen jaar is dit enkele malen aan de
orde geweest onder andere ten aanzien van aanbestedingen op alleen laagste prijs.
Offertes worden ingediend op basis van voldoende informatie van de opdrachtgever
en rekening houdend met toepasbare leverings- en inkoopvoorwaarden. Om recht te
doen aan ons vakmanschap prefereert CSU resultaatgerichte contracten.
Bij klanten en prospects promoot CSU de voordelen van dagschoonmaak.
een positieve bijdrage aan de zichtbaarheid,
schoonmaakmedewerkers.
Dit levert
respect, betrokkenheid en motivatie van
Uit het oogpunt van het uitbouwen van de gezamenlijke kennis, kwalitatieve
partnerships, investeringen in personeelsondersteuning
en rust op de werkvloer
streeft CSU naar een contractduur van minimaal 5 jaar. We stimuleren contraeten
voor onbepaalde tijd.
CSU biedt diverse innovatieve oplossingen om te komen tot een verbeterde
dienstverlening en motivatie en tevredenheid van medewerkers, zoals een bonus
voor medewerkers bij behaalde kwaliteitsnormen.
2.
Overgang contract
Opdrachtgevers dienen zeker ook in deze fase rekening te houden met de positie en het
welzijn van schoonmaakmedewerkers.
Daarbij is de CAO leidend.
Aanvullende initiatieven o.a.:
CSU vindt het belangrijk om helder, duidelijk en transparant te communiceren naar
medewerkers over de veranderingen in contracten. De communicatie bij de overgang
van contract bestaat onder andere uit informatiebijeenkomsten, persoonlijke
gesprekken en de brochure 'Medewerkersinformatie bij contractovername'. Daarin
staan de voor de medewerkers belangrijke zaken beschreven. Nieuwe medewerkers
ontvangen een introductiemap en worden goed ingewerkt. In de opstartfase kijken we
of de gemaakte afspraken haalbaar zijn en of eventuele verbeteringen nodig zijn. Na
opstart overleggen we met de medewerkers over de veranderingen en de
werkzaamheden. Zo zorgen we dat medewerkers prettig werken en de kwaliteit van
onze werkzaamheden optimaal is.
CSU adviseert opdrachtgevers de gemaakte afspraken én aanpassingen t.o.v. het
oude contract (evt. met behulp van CSU) te communiceren naar hun eindgebruikers.
De Code gaat in de transitiefase uit van een overgangsperiode van minimaal 2
maanden na definitieve gunning. Om zorgvuldig om te gaan met personeelsbelangen
doet CSU er alles aan om afhankelijk van de situatie een langere
contractsovergangstermijn te bewerkstelligen zoals ten tijde van vakantieperiodes
(zomer/eindejaar).
3. Reguliere contractfase
CSU brengt bij de uitvoering van de opdracht alle kennis, ervaring en capaciteiten in.
Medewerkers dienen te werken volgens de beleids- en gedragsregels van de opdrachtgever.
De Code geeft aan dat opdrachtgevers ook mede verantwoordelijk zijn voor goede
arbeidsomstandigheden van het schoonmaakpersoneel. Daarbij dienen verschillen in
faciliteiten en bejegening tussen eigen medewerkers en schoonmakers te worden
voorkomen. Aanvullend op alle richtlijnen in de Code onderneemt CSU onder andere de
2
onderstaande initiatieven om de arbeidsomstandigheden
en de medewerkertevredenheid
van onze medewerkers te verbeteren.
Aanvullende initiatieven o.a.:
1. CSU heeft in elke businessunit speciale pandadviseurs in dienst die de werklocaties
bezoeken. De pandadviseurs controleren de werkomstandigheden van onze
medewerkers bij de opdrachtgever en of deze voldoen aan alle richtlijnen, cao, arbo
en wettelijke (veiligheids-)eisen. Er wordt daarnaast gekeken of de werklocatie een
fijne werkplek is voor onze medewerkers. Bevindingen en/of onregelmatigheden
worden gerapporteerd en indien van toepassing besproken met de opdrachtgever.
2. CSU zorgt dat middelen en materialen goed werken, zuinig en veilig zijn en in
voldoende mate aanwezig zijn. Dit wordt periodiek gecontroleerd. Onderdeel van ons
MVO beleid is onze certificering voor de C02-prestatieladder waarmee we
gestructureerde werken aan de verdere preventie van energiegebruik. In 2016
behaalden we voor het derde jaar op rij niveau 3.
3. CSU bevordert intern verbeteringsmeldingen en promoot het aanspreken door het
personeel van de vertrouwenspersonen om afwijkingen te signaleren. Die signalen
nemen we zeer serieus en we stellen er onderzoeken naar in en pakken dit aan. In
2016 is dit verder geprofessionaliseerd door het uitbesteden van de taak
vertrouwenspersoon aan een extern deskundige via Psion, een organisatie die hier
veel ervaring mee heeft.
Een belangrijk punt voor CSU is dat de jaarlijkse CAO-verhogingen niet tot
werkdrukverhoging mogen leiden bij het schoonmaakpersoneel. Om die reden is ook
afgelopen jaar veel geïnvesteerd in het accepteren door opdrachtgevers van
prijsaanpassingen als gevolg van CAO, sociale lasten, pensioenen en andere
kostprijsbepalende factoren.
CSU app draagt bij aan veiligheid medewerkers
Voor elke businessunit wordt eenmaal per drie jaar een algemene Risico-Inventarisatie en
-Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Ook monitoren we projecten afzonderlijk op risico's. Zo
verkleinen we de kans op ongevallen en incidenten tijdens het werk. In dit kader is het
boekje 'Veiligheid op de werkvloer' geïntroduceerd, dat iedere nieuwe medewerker bij
indiensttreding ontvangt. De inhoud is vorig jaar compleet geactualiseerd. Ook via andere
wegen stimuleren we de veiligheid op het werk: een Periodiek Arbeids Gezondheidskundig
Onderzoek, persoonlijke beschermingsmiddelen, bedrijfsongevallenregistratie en de inzet
van bedrijfshulpverlening. We hanteren een ethische gedragsCode en een reglement
ongewenst gedrag. Om de veiligheid op het werk te optimaliseren heeft CSU in 2015 een
speciale veiligheidsapp geïntroduceerd. De app ondersteunt medewerkers en
onderaannemers bij veilig werken op locatie. Medewerkers werken op verschillende locaties
en dat maakt de communicatie soms niet eenvoudig. De app, beschikbaar voor iPhones,
Android- en Windows-telefoons, is gratis te downloaden in de App Store respectievelijk
PlayStore. Iedere geïnteresseerde professional kan de app downloaden.
3
Implementatie
en naleving Sociaal beleid
Vanzelfsprekend houdt CSU zich aan alle richtlijnen en wettelijke bepalingen, zoals door de
CAO, de vakbonden, wetgever en branchevereniging OSB gesteld bij het opstellen van zijn
offertes. CSU past alle richtlijnen t.a.v. verantwoord sociaal beleid uit de Code toe. Zo
discrimineert CSU medewerkers niet (NVP-sollicitatieCode). CSU hanteert coachend
leidinggeven en werft en selecteert leiding op basis van vakkennis, karakter en beheersbare
span of control. CSU behaalde in 2013 het OSB keurmerk.
CSU investeert al jaren in de duurzame inzetbaarheid van onze mensen. We streven naar
optimale werkomstandigheden waarin ze zich persoonlijk en professioneel kunnen
ontwikkelen.
Opleidingen als basis voor ontwikkeling
We maken zowel gebruik van eigen opleidingen als die van derden. CSU was in 2013 tim
2015 de grootste opleider in de branche voor de basisvakopleiding medewerker algemeen
schoonmaakonderhoud. Dit blijkt uit cijfers van de RAS (Stichting Raad voor
Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche). De grootste opleider zijn is
geen doel op zich. Belangrijker is dat we investeren in opleidingen. De basisvakopleiding
borgt de kennis en vaardigheden waarover iedere medewerker algemene schoonmaak dient
te beschikken. Optimale werkomstandigheden zorgen er binnen CSU voor dat werknemers
zich zowel persoonlijk als professioneel kunnen ontwikkelen. Vakkennis is een van de
belangrijke pijlers voor CSU's onderscheidende operationele organisatie. Onze medewerkers
hebben merkbaar meer zelfvertrouwen en plezier in hun werk. Dat past bij de behoefte in de
markt.
.. .
Medewerkers kunnen de taalcursus 'Taal op de werkvloer' volgen om onderling optimaal te
communiceren. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van opleiding omarmen we
enthousiast zo bieden we in eigen huis schoonmakers o.a. e-Iearning. Inmiddels heeft CSU
meer dan 500 mensen geholpen bij het verbeteren van hun schrijf- en/of
spreekvaardigheden. Hoewel we alle mensen frequent hierover informeren en alle mensen in
de gelegenheid stellen zich op dit vlak te ontwikkelen, constateren we ook dat het uiteindelijk
hun eigen keuze en bereidheid is om deel te nemen aan deze trajecten, die bepalend is.
4
CSU wint Golden Service MVa Award 2015 met unieke budgetcoaching
Opleiden is voor CSU een belangrijk thema in het personeelsbeleid, maar CSU investeert al
jaren in goed werkgeverschap. Zo bieden we sinds 2008 al hulp bij taal en voegden we in
2014 unieke elementen toe zoals lifestyle advisering, hulp bij psychische klachten en met
voor Nederland unieke budgetcoaching. CSU biedt sinds 2014 gratis laagdrempelige hulp bij
financiële problemen voor alle medewerkers. Ze kunnen gebruikmaken van een telefonische
helpdesk en budgetcoaching thuis. In het totaal zijn er ongeveer 400 medewerkers geholpen.
Met budgetcoaching is CSU de trotse winnaar van de Golden Service MVO Award 2015.
In 2014 is CSU gestart een pilot met HelloFysio onder 2200 medewerkers voor het bieden
van gratis fysiotherapie. In 2015 is deze pilot wegens succes verlengd. HelloFysio biedt
eenvoudig thuis of op het werk behandelingen via webcam, telefoon en internet. Na visueel
contact met een eigen therapeut stelt deze een persoonlijk behandelplan met bijbehorende
oefeningen op. CSU is het eerste Nederlandse bedrijf in de schoonmaakbranche dat deze
methode aan haar medewerkers aanbiedt en de kosten vergoedt. Een verdere slag naar
preventie is in 2015 gemaakt door de introductie van korting op fitness voor alle
medewerkers en hun gezinnen.
Dit alles draagt bij aan de inzetbaarheid en het welzijn van onze medewerkers. Door de
nadruk op de preventieve aanpak ligt het verzuimcijfer nog steeds laag. Het is slechts een
greep uit de vele activiteiten binnen CSU's maatschappelijk verantwoorde werkwijze om
medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Voor een uitgebreider overzicht van de
activiteiten verwijzen we naar ons jaarverslag.
Social Return On Investment (SROl)
CSU kiest bewust voor het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als
belangrijk deel van het personeelsbeleid. CSU ziet dit als onderdeel van zijn sociale
verantwoordelijkheid.
CSU landelijk gecertificeerd voor Prestatieladder Socialer Ondernemen
CSU heeft in 2015 het certificaat voor de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) in
ontvangst genomen. CSU is landelijk gecertificeerd voor trede 2, voor bedrijven met
bovengemiddelde sociale prestaties. Het keurmerk wordt verleend aan bedrijven die zich
inzetten voor mensen met een
afstand tot de arbeidsmarkt.
CSU kent al een paar jaar een
heel actieve aanpak om
kwetsbare groepen op de
arbeidsmarkt te ondersteunen.
Het gaat dan met name om
mensen die langdurig thuis
zitten of onvoldoende
gekwalificeerd zijn om in te
stromen op de arbeidsmarkt.
We zijn een bedrijf met een
sociaal gezicht. Daarom vinden
5
we dat deze mensen een eerlijke kans verdienen. Werken in de schoonmaak is bij uitstek
geschikt voor hen omdat het werk laagdrempelig is. Ook zien we dat het thema steeds meer
leeft bij opdrachtgevers en dat zij vragen om ondersteuning om zich te onderscheiden op het
gebied van social return. Door onze ervaring kunnen wij voor hen hier van toegevoegde
waarde zijn.
Ondertekening Taalakkoord ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Het akkoord is bedoeld om de taalachterstand op de werkvloer te verminderen. In ons land
gaat het naar schatting om 700.000 werknemers die niet goed Nederlands spreken. Die zijn
voor een groot deel te vinden in de schoonmaakbranche. CSU is koploper in de branche met
projecten op het gebied van taalonderwijs.
In gesprek met schoonmakers
CSU is via de reguliere en aanvullende periodieke overlegvormen in gesprek met zijn
medewerkers. De Code heeft als zodanig niet geleid tot andere communicatievormen en
-frequenties tussen ons als bedrijf en onze opdrachtgevers. Sinds de introductie van de
Code is deze bekender geworden in de facilitaire wereld, maar er is nog een wereld te
winnen. We zien vooral dat de bewustwording voor aanbesteden op EMVI en voor betere
randvoorwaarden voor de uitvoering van het werk zijn vergroot. Uiteraard met name bij de
opdrachtgevers die de Code ook zelf hebben ondertekend, maar ook daar buiten. Wel zien
we dat ondertekenaars steeds vaker al, dan niet samen met CSU, zelf ook actief met de
schoonmakers in gesprek gaan over het werk en de werkomstandigheden.
CSU ondersteunt Dag van de schoonmaker
CSU vindt als mensenbedrijf dat schoonmakers en hun vak altijd en iedere dag aandacht
verdienen. We ondersteunen dit initiatief dan ook van harte om op deze speciale dag extra
aandacht aan de schoonmaker te geven. Onze voorzitter van de Raad van Bestuur, John
van Hoof heeft een persoonlijke boodschap voor alle CSU schoonmaakmedewerkers
ingesproken. Ook ontvingen alle CSU-schoonmakers als dank een gratis geschenk. CSu
heeft al jaren daarnaast een unieke winstdeling voor schoonmakers in de vorm van een
Pluim.
Zichtbaarheid schoonmaak draagt bij aan hoge tevredenheid opdrachtgevers
Geholpen door veranderende werkvormen wordt schoonmaak steeds vaker op de dag en
zichtbaar uitgevoerd. CSU stelt zich daar bij op als proactieve gesprekspartner om
opdrachtgevers te ontzorgen. Waar mogelijk nemen we het initiatief en de regie in de
gesprekken met andere leveranciers. Zodoende bestaat meer partnership en nauwere
afstemming. Dit bevordert ook de reductie van klachten. Ook de CSU Meewerkweek draagt
al jaren bij aan de waardering voor de schoonmakers.
Werkoverleg leuk samenspel door hospitality-koffer
Afgelopen jaar heeft CSU de hospitality-koffer ontwikkeld. Deze ondersteunt onze
leidinggevenden om hospitality bespreekbaar te maken en schoonmakers duidelijk uitleg te
geven. Er zitten hele handige tools in om hospitality in de praktijk te brengen. Door deze
6
uitleg en dagelijkse praktijkvoorbeelden
wordt het een leuk samenspel met voorbeelden die
de medewerkers herkennen.
Positief gevoel door complimentenboom
Een compliment krijgen geeft iedereen een positief gevoel. Daarom hebben we bij
verschillende opdrachtgevers een complimentenboom geplaatst. In deze boom kan iedereen
een compliment voor een ander hangen. De boom wordt bij zowelopdrachtgevers als de
schoonmaakmedewerkers heel goed ontvangen.
Periodiek werkoverleg met schoonmaakmedewerkers op locatie
CSU maakte ook in 2015 op enkele plekken gebruik van de werkdrukmeter, een tool die laat
zien in hoeverre medewerkers te maken hebben met een (te) grote werkdruk. Het is een
wetenschappelijk onderbouwde vragenlijst die digitaal wordt ingevuld. We zien het als onze
verantwoordelijkheid om de werkdrukmeter veel vaker dan voorgeschreven is in te zetten. Er
vindt periodiek een werkoverleg plaats met schoonmaakmedewerkers op locatie. Hierbij
wordt naar de mening en ervaringen van medewerkers gevraagd en worden de uitkomsten
van de werkdrukmeter besproken.
Erkenning voor personeelsbeleid en -tevredenheid
Naast waar nodig de inzet van specifieke werkdrukmetingen, laat CSU periodiek volgens
erkende onderzoeksmethodieken door derden onderzoeken uitvoeren naar de algemene
medewerkerstevredenheid. In 2016 is CSU voor
het derde jaar op rij uitgeroepen en gecertificeerd
als 'Top Employer Nederland'. Het Top Employers
Institute reikt jaarlijkse na gedegen onderzoek
certificaten uit aan werkgevers die goede
arbeidsomstandigheden creëren voor hun
werknemers. Volgens de organisatie is CSU een
toonaangevend bedrijf dat erin slaagt op unieke
wijze goed werkgeverschap binnen het bedrijf in
de praktijk te brengen. Met de metingen signaleren we tevens verbeterpunten die CSU
vertaalt naar concrete acties.
Communicatie over de Code
Actief hebben we in 2015 de Code uitgedragen zodat meer opdrachtgevers de Code
tekenden, de schoonmakers betrekken en we zo samen bouwen aan goed schoon op een
betere manier. Van de opdrachtgevers die de Code hebben ondertekend ten tijde van het
opstellen van deze verklaring, mag CSU er inmiddels tientallen tot zijn huidige
opdrachtgevers rekenen.
Ons streven is het aantalopdrachtgevers die de Code hebben ondertekend te vergroten.
CSU communiceert daarom over de Code en het belang voor de branche. Dit gebeurt in
eigen en externe uitingen als bijvoorbeeld nieuwsbrieven, relatiemagazine, social media en
artikelen. De Code en het ondertekenen ervan door opdrachtgevers wordt tevens in de
persoonlijke gesprekken onder de aandacht gebracht. De afgelopen periode tekenden onder
andere onze opdrachtgevers Rivierduinen, Hotel CASA400,KIT Hotel SV, Hotel&Leisuire
7
Groep en Ymere de Code. CSU zal samen met de medezeggenschap,
andere actoren zijn verantwoordelijkheid
te brengen en te promoten.
vakbonden en
blijven nemen om de Code succesvol in de praktijk
Naam
John van Hoof
Functie
directievoorzitter
Datum:
Handtekening :
juni 2016 ~
~
CSU
_
~
8