Project Initiatie Document

Project Brief
De Project Brief is een beknopte versie van de PID. Bij een D1 project kan na goedkeuring van de Project Brief door de
opdrachtgever het project starten. Bij een A2 project wordt eerst de Project Brief geschreven. Na goedkeuring hiervan door de
Stuurgroep stelt de projectmanager het uitgebreide PID op.
Project
Datum
Voor
akkoord
A project: Akkoord om een PID te
schrijven.
D project: Akkoord om project te
starten.
Datum
Versie
Status
Auteur
Project
manager
Inhoud
Algemeen
Projectachtergrond
Geef aan wat de achtergrond en de context van het project zijn.
Definitie
Doelstelling
Scope
Randvoorwaarden
Producten
Kritische
succesfactoren
Relaties met andere
projecten
Omschrijf de bedoeling van het project.
Beschrijf de reikwijdte van het project. Welke zaken vallen binnen het project en welke zaken
vallen er juist buiten. Bij de zaken die buiten het project vallen is het wellicht zinvol om voor
elk opgesomd item te vermelden wie wel verantwoordelijk zijn.
Welke randvoorwaarden moeten zijn vervuld om dit project te kunnen uitvoeren?
Bijvoorbeeld: Budgetten, technieken, standaarden, resultaten andere projecten, inzet capaciteit
en planning.
Noem verder de aannames die gemaakt worden die betrekking hebben op het succes of de
voortgang van het project.
Omschrijf in meetbare termen de producten die worden opgeleverd. Geef tevens per product
aan wat de acceptatiecriteria zijn en wie de producten accepteert.
Wanneer is het project succesvol? Beschrijf de interne en externe factoren, processen of
producten waar het succes van het project van afhankelijk is. Geef in het risicolog de status van
de sturing op deze kritische succesfactoren gedurende het project weer.
Geef hier aan met welke projecten dit project raakvlakken heeft of op welke projecten dit
project invloed heeft.
Business Case
Strategische Fit
Geef aan hoe dit project bijdraagt aan de uitvoering van de strategische thema’s van de TUD,
zoals bijvoorbeeld: ondersteuning TUD strategie, strategieplan domein, proces efficiency.
Opties en keuze
Beschrijf welke scenario’s mogelijk zijn en welke daarvan de voorkeur heeft. Onderbouw deze
voorkeur.
Verwachte kosten en
baten
Wie heeft er baat bij de projectresultaten en waarom? Wat betekent het als het project niet
opgestart wordt? Bij baten kan je bijvoorbeeld noemen: efficiency, geld en imago.
Verdeel de kosten onder in:

Investeringen

Overige kosten
1
Omvang in geld <100k en in capaciteit <1200u. Het project heeft een kleine impact op de continuïteit van primaire processen en
bedrijfprocessen en een kleine impact op het imago van de TUD.
2
Omvang in geld >100k en in capaciteit >1200u. Project heeft een grote impact op de continuïteit van primaire processen en
bedrijfsprocessen en een grote impact op het imago van de TUD.
110401
1


Advies
projectmanager
Beheerkosten
Uren (omgerekend naar interne kostprijs)
Het advies van de projectmanager aan de Stuurgroep, inclusief onderbouwing.
Aanpak
Project aanpak
Hoe pak je dit project aan, inclusief de overwegingen daartoe. Voorbeelden van een aanpak
zijn: de prioriteitstelling in oplevering producten of in activiteiten, waarom er een bepaalde
fasering is gekozen en of er externe partijen worden ingeschakeld.
Planning
Product Breakdown
Structure
Fasering
Mijlpalen
Maak een Product Breakdown Structure, met onderscheid in management producten en
specialist producten.
Beschrijf de projectfasering en neem deze op in de MS projects planning (bijlage 1).
Benoem de mijlpalen per fase en neem deze op in de MS projects planning (bijlage 1).
Financiën
Uren
Beschrijf welke projectcapaciteit nodig is. In de voortgangsrapportage rapporteer je over de
uitputting van het budget.
Geld
Beschrijf de beschikbare budgetten en de afspraken die hierover gemaakt zijn. Geef een
uitsplitsing naar investeringen, overige kosten, beheerkosten en uren (omgerekend naar interne
kostprijs). Geef tevens aan wat de afschrijvingstermijnen zijn. In de voortgangsrapportage
rapporteer je over de uitputting van het budget.
Financiering
Geef aan uit welk budget het project wordt gefinancierd. Bijvoorbeeld: Jaarplan,
afdelingsbudget, etc.
Communicatie
Communicatie
Vul de communicatie tabel in (bijlage 2).
Kwaliteit
Borging en meting
Beschrijf hier de rollen en namen van degenen die gedurende de looptijd van het project de
kwaliteit van het project borgen. Beschrijf tevens de processen en tools waarmee de kwaliteit
wordt gemeten.
Organisatie
Opdrachtgever
Stuurgroep
Projectmanager
Secretaris
Projectleden
110401
2
Organogram
Overleg
Geef aan met welke frequentie het projectoverleg en het Stuurgroep overleg plaatsvindt.
Rapportage
Welke rapportages worden op welk moment naar een bepaalde doelgroep verstuurd.
Bijvoorbeeld: maandelijkse voortgangsrapportage naar de Stuurgroep en/of opdrachtgever.
Wijzigingen
Beschrijf het change proces t.b.v. eventuele wijzigingen in de afgesproken projectresultaten
(bijlage 4).
Bijlagen
Referenties
110401
Verwerk bovenstaande namen in een organogram van de projectorganisatie (bijlage 2). Geef
tevens de verantwoordelijken (met naam en rol) voor de verschillende producten aan in een
RASCI tabel (bijlage 3).
1.
2.
3.
4.
5.
MS project planning
Communicatieplan
Organogram projectorganisatie
RASCI tabel (voorbeeld op te vragen bij Tecla Hoekstra, PMO SSC-ICT)
Change proces (voorbeeld op te vragen bij Tecla Hoekstra, PMO SSC-ICT)
Geef hier aan of er bronnen (bijvoorbeeld: rapporten) belangrijk zijn met betrekking tot de
uitvoering van dit project.
3
Bijlage 2
Communicatie
Fase
110401
Doelgroep
Middel
Boodschap
Doel
Freq.
Uitvoering
4