reglement voor de huur van de polyvalente zaal

REGLEMENT VOOR DE HUUR VAN DE POLYVALENTE ZAAL BIBLIOTHEEK
ZEMST
HUURPRIJS (Wat betaal ik?)
Artikel 1. De huurprijs voor de polyvalente zaal bedraagt vanaf 01-01-2004:
De energiekosten zijn inbegrepen in de huurprijs.
omschrijving
1.
2.
Zemstse verenigingen of vereniging of privébuurtcomités of privepersonen buiten Zemst
persoon van Zemst
een receptie, toneelopvoering,
muziekopvoering,
e.a. culturele acitviteiten
- een tentoonstelling
- een debat, een spreekbeurt
- een periodieke vergadering
- klaar zetten van de zaal of opruimen
van de zaal buiten de gehuurde periode
€ 40,00/dag
€ 75,00/dag
€ 3,50 per uur
€ 6,00 per uur
BESCHRIJVING VAN DE LOKALEN (Wat huur ik?)
Art. 2. De polyvalente zaal is ongeveer 120 m² groot (8,17m breed en 14,71m lang). De
ingang bestaat uit een ruime inkomhal (gemeenschappelijk met de bibliotheek) en een
sanitaire blok. Daarnaast is er nog een kleine keuken en een bergruimte achteraan in de zaal
(aan de nooduitgang).
Voor het gebruik van de keuken is geen afzonderlijke huur verschuldigd. Indien zij dit
vragen, kunnen de verenigingen of personen die de polyvalente zaal huren, bijgevolg ook
voor elke activiteit over de keuken beschikken.
Het aanwezige keukenmaterieel (tassen, borden, bestek,…) mag door de huurder gebruikt
worden. Ontbrekend of beschadigd materiaal dient door de huurder aan de verhuurder te
worden betaald.
VOORWAARDEN (Kan ik huren? Wanneer?)
Art. 3. Zemstse verenigingen en buurtcomités kunnen voor het huren van de polyvalente zaal
maximum 15 maand op voorhand een optie nemen. Andere verenigingen of privé-personen
kunnen maximaal 12 maand op voorhand een optie nemen op de polyvalente zaal. Indien na
verloop van 1 maand de optie niet schriftelijk bevestigd wordt door het invullen van de
huurovereenkomst en het betalen van de verschuldigde huur en waarborg, wordt deze
geannuleerd.
Indien een plaatselijk buurtcomité de polyvalente zaal wil huren voor een activiteit moet de
aanvraag ondertekend worden door drie buurtbewoners.
Art. 4. Er zal een voorrangslijst opgesteld worden van de verenigingen en buurtcomités die
de voorbije twee opeenvolgende jaren de polyvalente zaal op dezelfde datum of gedurende
dezelfde periode gehuurd hebben.
Een vereniging of buurtcomité die één jaar op die bepaalde datum of gedurende die bepaalde
periode de geplande activiteit niet organiseert, wordt van de lijst geschrapt.
Art. 5. Vaste wekelijkse verhuringen worden niet toegestaan op vrijdag, zaterdag en zondag.
Van de vereniging die de zaal periodiek huurt, kan maximum 5 maal per jaar geëist worden
de zaal te moeten afstaan voor andere culturele manifestaties of vergaderingen ingericht
door de gemeente, het OCMW, of de gemeentelijke raden. Zij zullen hiervan minimum 2
maand op voorhand verwittigd worden.
Art. 6. Wanneer een lokaal is toegezegd voor periodiek gebruik, behoudt het
gemeentebestuur het recht om, naar aanleiding van eigen uitzonderlijke activiteiten of
andere bijzondere gelegenheden waarbij het gebruik van de zaal onontbeerlijk is, dit lokaal
in gebruik te nemen zonder vergoeding naar de hurende vereniging. Indien mogelijk zal een
andere datum toegewezen worden aan de hurende vereniging. Indien dit niet mogelijk is zal
het bedrag van de huur van de dag waarop het lokaal niet gebruikt werd, door de verhuurder
terug betaald worden of in mindering gebracht worden met een latere rekening.
PROCEDURE (Hoe huur ik?)
Huur - waarborg
Art. 7. Tegelijk met de huur moet ook een waarborg voor het gebruik van de polyvalente
zaal gestort worden. Het bedrag van de waarborg is vastgesteld op € 75,00 voor een Zemstse
vereniging en op € 150,00 voor een Zemstse niet-erkende vereniging, voor verenigingen
buiten de fusiegemeente Zemst en voor privé-personen. De waarborgsom zal zonder intrest
binnen een termijn van 1 maand na de activiteit terugbetaald worden, verminderd met het
bedrag van de vergoeding voor eventueel aangerichte schade. Indien het bedrag van de
waarborgsom onvoldoende is om de aangerichte schade te betalen, zal het nog te betalen
gedeelte bijkomend ingevorderd worden.
Het voor de huur verschuldigde bedrag en de waarborg moeten betaald worden na het
invullen van de schriftelijke overeenkomst. De huurovereenkomst wordt slechts van kracht
vanaf het ogenblik dat de huur betaald is. De huurder ontvangt van de verhuurder een
schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de verschuldigde huur en de waarborg.
Wanneer een activiteit geannuleerd wordt zonder geldige reden, dan nog blijft de huur
verschuldigd.
De verenigingen, buurtcomités of privé-personen die periodiek van de zaal gebruik maken
met een frequentie van ten minste één maal per maand (bvb voor het houden van
lesavonden), zijn telkens op het einde van de maand de huur verschuldigd voor de dagen en
uren waarop zij de zaal gebruikt hebben. Zij moeten tevens tezamen met de eerste betaling
een waarborgsom storten van € 75,00. In voorkomend geval moet onder ”verhuring per uur”
het volgende verstaan worden: de huur neemt een aanvang van bij het betreden van de zaal
tot het verlaten ervan.
Ingebruikname van de zaal
Art. 8. Bij het betreden van de zaal zal aan de huurder een formulier, in tweevoud, ter
ondertekening voorgelegd worden waarbij hij/zij zich akkoord verklaart met de
reglementering, de bevestiging dat hij/zij de sleutel van de zaal in ontvangst heeft genomen
en dat de zaal proper was bij de ingebruikname ervan. Eén exemplaar is voor de huurder en
één exemplaar voor de verhuurder.
Voor en na de activiteiten zal door de verhuurder een staat opgemaakt worden in tweevoud,
over het ontbrekend materiaal en de opmerkingen in verband met de opkuis van de zaal en
bijbehoren, die door de huurder voor akkoord wordt ondertekend. De huurder ontvangt
hiervan één exemplaar. De vergoeding van de eventuele schade zal verrekend worden met
de waarborgsom (zie art. 7).
Art. 9. Voor een ééndaagse activiteit heeft de huurder toegang tot de zaal vanaf 9 uur van de
gereserveerde datum.
Tegen uiterlijk 9 uur de dag na de gereserveerde datum dient de zaal verlaten te worden,
mits deze opgeruimd wordt overeenkomstig artikel 16 en alle ter plaatse gebracht materieel
opnieuw weggenomen wordt.
Afwijkingen op de toegangsuren kunnen, na afspraak met de verhuurder, eventueel
toegestaan worden indien het gebruik van de zaal voor andere huurders geen belemmering
vormt.
BRANDVEILIGHEID EN AANSPRAKELIJKHEID
Art. 10. In elk geval moeten de toegangsdeuren en nooduitgangen steeds vrij zijn.
Art. 11. Er geldt een rookverbod in de polyvalente zaal van de bibliotheek.
Art. 12. Het gemeentebestuur heeft een brandverzekering afgesloten voor de polyvalente
zaal. Behalve in geval van kwaadwilligheid zal de verzekeringsmaatschappij bij
brandschade afzien van verhaal tegen de huurders. Het is echter wel noodzakelijk dat de
huurder zijn persoonlijke inboedel laat verzekeren. De huurder is verplicht het brandgevaar
te beperken (voldoende asbakjes, geen gemakkelijk brandbare versiering enz…).
Indien de huurder de polyvalente zaal huurt voor commerciële doeleinden dient deze ook
een bijkomende verzekering af te sluiten voor de burgerlijke aansprakelijkheid van het
gebouw en de inboedel zelf. In geval van schade aan het gemeentelijk eigendom zal de
verzekeringsmaatschappij niet afzien van verhaal tegen de huurder. De huurder is zelf ook
verantwoordelijk voor alle andere risico’s dan brand. (bvb diefstal, …).
Art. 13. De huurder is verplicht zijn volledige identiteit en adres bekend te maken evenals de
volledige identiteit en het adres van de persoon die bij de geplande activiteiten als
verantwoordelijke is aangesteld (indien huurder en verantwoordelijke niet één en dezelfde
persoon zijn). De verantwoordelijke staat borg voor alle gebeurtenissen tijdens de geplande
activiteit, zowel op zedelijk als op materieel gebied. De verantwoordelijke is eveneens
hoofdelijk aansprakelijk voor brandschade, grote schade en ongevallen tijdens de activiteit
waarvoor hij verantwoordelijk was. Hijzelf of de vereniging die de activiteit organiseert, kan
tegen dergelijke risico’s een verzekering afsluiten.
Art. 14. De organiserende vereniging moet zich in regel stellen inzake de fiscale wetgeving
en het betalen van mogelijke taksen – belastingen – auteursrechten e.d., het aanvragen van
tapvergunningen en het indienen van een aanvraag tot uitbating van een
gelegenheidsslijterij. Hij dient zich in regel te stellen met alle mogelijke verplichtingen die
het gevolg zijn van het organiseren van een bepaalde activiteit.
De gemeente betaalt zelf jaarlijks de billijke vergoeding voor de polyvalente zaal. U dient
als huurder zelf geen billijke vergoeding meer aan te vragen.
Art. 15. In het gebouw is een ingerichte keukenruimte. De huurder moet zelf zorgen voor
kookpersoneel en het overige kookmaterieel. Bijkomende kook- en verwarmingstoestellen
worden in de keuken toegelaten op voorwaarde dat hiervoor een speciale brandverzekering
wordt afgesloten.
Het bewijs hiervan moet kunnen worden voorgelegd aan de verhuurder. Het gebruik van de
keuken beperkt zich tot het bereiden van kleinigheden aangepast aan de activiteiten (bvb
recepties). Andere eetactiviteiten zijn niet toegestaan.
OPKUIS
Art. 16. De huurder is verplicht toezicht uit te oefenen op het gebruik en de opkuis van de
zaal, de keuken, de toiletten, de berging, de gangen, tafels en stoelen en het gebruikte
materieel. Het staat de huurder vrij een toiletdame/heer aan te stellen gedurende de activiteit.
Wanneer blijkt dat de opkuis niet naar behoren werd uitgevoerd, zal aan de huurder hiervoor
een schadevergoeding aangerekend worden. Indien de toog, het keukenblok, de toiletten of
het gebruikte materieel niet grondig zijn schoongemaakt, wordt hiervoor afzonderlijk een
bedrag van € 13,00 ingehouden op de waarborg. Indien de zaal niet goed gekuist is zal
hiervoor € 25,00 per werkuur, nodig om de zaal te reinigen, worden ingehouden op de
waarborgsom.
Art. 17. De huurder moet zorgen voor:
- Het zeer degelijk opkuisen van alle gebruikte vloeren, muren en dergelijke.
- Het reinigen van de gebruikte tafels en stoelen, die naderhand opnieuw op hun
oorspronkelijke plaats moeten gezet worden.
- Het spoelen, drogen en opbergen van de glazen en tassen.
- Het ordelijk wegbergen van al het gebruikte materieel.
- Het opruimen van het vuilnis rond het gebouw.
- Het opbergen van het geselecteerde afval in de door de intercommunale Incovo
vastgestelde huisvuilzakken. Indien het geselecteerde afval geurhinder teweeg brengt,
moet de huurder het huisvuil binnen de twee dagen zelf wegbrengen naar het
containerpark. Het staat de huurder vrij een container te huren bij de intercommunale
Incovo of elders.
- Het schoonmaken van de zaal moet ten laatste tegen 9 uur van de dag na de gereserveerde
datum beëindigd zijn.
ALGEMENE HUURVOORWAARDEN
Art. 18. Het is verboden de lokalen te gebruiken voor andere doeleinden dan deze die
vermeld staan op het aanvraagformulier. Gebeurt dit toch, dan heeft de verhuurder het recht
de huurder de toegang tot de zaal te ontzeggen. De verhuurder moet steeds toegelaten
worden zodat hij/zij controle kan uitoefenen op de toepassing van het reglement.
Art. 19. Het is de persoon, het buurtcomité of de vereniging die de polyvalente zaal gehuurd
heeft, niet toegelaten hun rechten of plichten voor het organiseren van een activiteit op een
bepaalde datum af te staan aan een andere persoon, vereniging of buurtcomité zonder
voorafgaande machtiging door de verhuurder.
Art. 20. De huurder verplicht er zich toe om toe te zien dat de wetgeving op de
dronkenschap, de openbare moraliteit, de jeugdbescherming, de geluids- en milieuhinder,
het gemeentelijk politiereglement, het verbod op het gebruik van verdovende middelen, e.d.
stipt wordt toegepast. Ingeval van overtreding en/of gegronde klachten kan de burgemeester
beslissen dat in de toekomst aan de overtredende vereniging, buurtcomité of privé-persoon
een huurovereenkomst zal worden geweigerd.
Voor activiteiten die aanleiding kunnen geven tot ernstige hinder moet de huurder eerst
contact opnemen met de burgemeester.
Avondactiviteiten die aanleiding kunnen geven tot hinder moeten de evenementengids
“Veilig feesten en fuiven in Zemst” stipt toepassen.
Art. 21. De huurder mag geen materialen in de zaal zetten die er niet nodig zijn of niet thuis
horen (o.a. fietsen).
Art. 22. Het is verboden kleefband op de muren aan te brengen of (duim)spijkers in muren te
slaan om versiering op te hangen. Het is eveneens verboden de noodverlichting te bedekken
(bvb met versiering).
Art. 23. De huurder mag de ter beschikking gestelde lokalen niet veranderen qua indeling en
ordening.
Art. 24. Indien de toezichter/verhuurder, de met controle belaste ambtenaar of de politie
vaststellen dat de huurder zich niet houdt aan de geluidsbegrenzing, zal de activiteit direct
gestopt worden zonder enig recht op schadevergoeding.
Art. 25. De toegang tot het lokaal van de centrale verwarming is verboden.
Art. 26. Bij de organisatie van activiteiten is het verplicht om een EHBO-koffer te voorzien.
In de polyvalente zaal is er geen ter beschikking.
SLOTBEPALINGEN
Art. 27. De huurders zijn er toe gehouden, door het betalen van de huur, dit reglement na te
leven.
Art. 28. Over alle onvoorziene gevallen wordt door het College van burgemeester en
schepenen van de gemeente Zemst beslist.
GR 29-04-2004