Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008

Akkoord bekostiging
wetenschappelijk onderzoek 2008
1 oktober 2008
1. Inleiding
Dit akkoord bouwt voort op de afspraken gemaakt bij de akkoorden 'overlaten werkgeverschap' van
2001 en 2004. Het beoogt op eenvoudige wijze de wederzijdse verplichtingen vast te leggen met
betrekking tot de medewerkers die bij de instellingen in dienst treden voor door NWO gefinancierd
onderzoek. Uitgangspunt is dat de desbetreffende medewerkers worden aangesteld conform de bij
de instelling gebruikelijke CAO (bij de universiteiten de CAO NU), met dezelfde rechten en plichten
als andere (tijdelijke) medewerkers.
Dit akkoord wordt gesloten tussen NWO en VSNU. NFU (namens UMC’s), KNAW, ZonMw en de sectie
gezondheidsfondsen/VFI verklaren zich bereid conform de in dit akkoord vastgelegde afspraken te
werken.
Partijen, constaterend dat ze vanuit de afzonderlijke missies, een samenwerkingsrelatie
onderhouden die gericht is op de bevordering van de kwaliteit van het wetenschappelijk onderzoek
in Nederland, willen met de afspraken die zijn vastgelegd in dit akkoord de administratieve lasten
verbonden aan de financiering van wetenschappelijk onderzoek verminderen en de transparantie
van de financiering voor onderzoekers verhogen.
Voor de bekostiging door NWO van wetenschappelijk onderzoek bij de universiteiten wordt in dit
akkoord uitgegaan van de gebruikelijke financiering van de directe kosten. VSNU en NWO zullen op
korte termijn nader onderzoek doen naar de mogelijkheden voor de toepassing in het akkoord van
de integrale kosten benadering. Bij een dergelijke ‘stelselwijziging’ zal dit akkoord integraal worden
herzien.
Partijen zullen jaarlijks de ervaringen over de werking van dit akkoord evalueren en daarbij tevens
mogelijkheden verkennen tot verdere administratieve lastenverlichting.
Partijen zullen in geval van het structureel uiteenlopen van de CAO-NU en de CAO-UMC nader
overleg plegen over de vergoedingen.
In een addendum op dit akkoord zullen ZonMw en NFU zo nodig nader met elkaar gemaakte
afspraken over specifieke vergoedingen vastleggen.
De organisaties die deel uitmaken van de sectie gezondheidsfondsen/VFI conformeren zich zoveel
als mogelijk aan de afspraken vastgelegd in dit akkoord.
De bepalingen van dit akkoord worden opgenomen in de Regeling subsidieverlening NWO en de
daarin opgenomen algemene subsidiebepalingen van NWO.
Jaarlijks publiceert NWO, voor 1 juli, de vergoedingen op grond van dit akkoord voor de periode van
1 juli tot en met 30 juni van het daaropvolgende jaar op de website.
Te vergoeden kosten
NWO (en andere financierende organisaties) vergoedt (1) personeelskosten, (2) een benchfee en (3)
materiële kosten zoals aangegeven bij de subsidieverlening (toekenning). Er zal tussentijds geen
wijziging worden aangebracht in het bij subsidieverlening toegekende bedrag (indexering is
opgenomen in de toekenning). Na subsidieverlening kunnen desgewenst wijzigingen plaatsvinden in
het type aan te stellen onderzoeker of in de aan te schaffen apparatuur, na goedkeuring door NWO.
Definitieve vaststelling van de subsidie vindt plaats na ontvangst en goedkeuring van een
eindverslag en eindafrekening. De instelling wordt geacht te voorzien in de benodigde
infrastructurele voorzieningen, zoals gebruikelijk bij onderzoek gefinancierd door NWO.
2.1 Personeelskosten
Voor de personeelskosten wordt op grond van dit akkoord een vergoeding beschikbaar gesteld voor
de looptijd van het onderzoek voor het aanstellen van onderzoekers en/of ondersteunend personeel,
uitgaande van een aanstelling van minimaal één jaar en minstens 50% van een voltijdsaanstelling.
Deze vergoeding wordt op het moment van toekenning als volgt berekend, uitgaande van de duur
van de aanstelling:
a) een basissalarisbedrag uitgaande van de vastgestelde normen, vakantietoeslag en
eindejaarsuitkering;
b) een opslag voor werkgeverslasten;
c) een opslag voor overige personeelskosten;
d) een 'einde project vergoeding' ten behoeve van eventuele verlengingen, (afkoop)
wachtgeldlasten, bindingspremies, afwijkende inschalingen en dergelijke.
Voor de berekening van deze vergoeding wordt telkens na 12 maanden de afgesproken indexering
toegepast (zie paragraaf 3).
ad a. basissalaris
Als basissalaris geldt voor promovendi (waaronder worden begrepen naast promovendi mogelijke
andere vergelijkbare functies bij de instellingen) het salaris voor promovendi conform de CAO-NU1.
Voor promovendi wordt de vergoeding berekend op basis van een fulltime inzet in een periode van
maximaal vier jaar (er wordt geen aangepaste vergoeding berekend voor aanstellingen met een
langere looptijd).
Voor de overige medewerkers gedurende de gehele looptijd van het te financieren dienstverband
geldt (ongeacht de werkelijke inschaling en eventuele toelagen):
 Senior wetenschappelijk medewerker (waaronder worden begrepen postdocs en andere
onderzoekers op vergelijkbaar niveau): schaal/trede 11.0 CAO-NU
 NWP op MBO-niveau: schaal/trede 7.5 CAO-NU
 NWP op HBO-niveau: schaal/trede 9.3 CAO-NU
 NWP op academisch niveau: schaal/trede 11.2 CAO-NU
Voor de periode 1 juli 2008 tot en met 30 juni 2009 geldt het salarisniveau volgens de CAO-NU op 1
juli 2008, een vakantietoeslag van 8% en 6,4% eindejaarsuitkering.
ad b. opslag werkgeverslasten
Voor de periode 1 juli 2008 tot en met 30 juni 2009 bedraagt de opslag voor werkgeverslasten
22,9% van a. Voor de berekening van de vergoeding vanaf 1 juli 2008 zal de wijziging in de opslag
meelopen met de wijzigingen die door het kabinet jaarlijks worden medegedeeld aan NWO in het
kader van de bijstelling voor salarismaatregelen.
ad c. opslag overige personeelskosten
De vergoeding voor overige personeelskosten (waarin begrepen advertentiekosten, kosten voor
opleidingen, vervanging bij ziekte) wordt voor de gehele duur van de overeenkomst vastgesteld op
7.2% van a. Partijen spreken af de hoogte van deze opslag in onderling overleg nader te bezien in
de komende jaren.
ad d. einde projectvergoeding
De einde projectvergoeding bedraagt voor elk jaar dat het dienstverband feitelijk heeft geduurd 1
maand van de posten genoemd onder a., b. en c. op basis van het meest recent vastgestelde
basissalarisbedrag en de opslag werkgeverslasten. De vergoeding wordt bij delen van een jaar
aanstellingsduur proportioneel op maandbasis berekend (bij bijvoorbeeld 3.5 jaar aanstelling dus 3.5
maand vergoeding). Bij een feitelijke aanstellingsduur van minder dan een jaar wordt geen 'einde
project vergoeding' uitgekeerd.
2.2 Benchfee
Voor de aan te stellen promovendi en senior wetenschappelijk medewerkers wordt een benchfee van
€ 5.000 per aanstelling ter beschikking gesteld. Deze benchfee is bedoeld ter stimulering van de
wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerkers; onder meer de
promotiekosten en (buitenlands) congresbezoek kunnen hieruit worden betaald. De benchfee staat
volledig ter beschikking van de projectleider ten behoeve van de gefinancierde
projectmedewerker(s), volgens de geldende regels van de desbetreffende instelling. NB:
projectgebonden materiële kosten maken separaat deel uit van de aanvraag/toewijzing (zie
paragraaf 2.3). Buitenlandse reizen die nodig zijn ten behoeve van het onderzoek zelf dienen te
worden betaald uit de subsidie verleend voor de materiële kosten.
2.3 Materiële kosten
De materiële kosten worden vergoed conform de in de subsidieverlening toegekende bedragen. Het
betreft alleen de directe materiële kosten, voor zover aangevraagd en toegekend. De kosten voor de
infrastructuur (huisvesting, kantoorautomatisering) en overhead worden niet vergoed. Kosten voor
apparatuur vervaardigd in eigen beheer kunnen vergoed worden indien dit is aangevraagd en
toegekend.
3. Jaarlijkse aanpassingen
Elk jaar uiterlijk 1 juli, voor het eerst op 1 juli 2009, stellen NWO en VSNU in overleg een nieuw
basissalarisbedrag (als bedoeld onder 2 sub a), indexcijfer (als bedoeld onder 2 ) en vergoeding
voor de opslag werkgeverslasten (als bedoeld onder 2 sub b) vast, voor de vanaf dat moment te
starten projecten. Een en ander op basis van de op dat moment geldende CAO-NU (salarisbedrag),
de verwachte stijgingen (indexcijfer) van de salarissen en verwachte ontwikkelingen in de sociale
wetgeving. Dit basissalarisbedrag en de opslag werkgeverslasten blijven gedurende de daarop
volgende 12 maanden van kracht2.
Het indexcijfer is het gemiddelde van de door het kabinet afgegeven bijstellingen voor de
salarislasten voor het jaar waarin de vergoedingen ingaan, het daarop volgende jaar (op basis van
de door het kabinet afgegeven raming) en de gerealiseerde ontwikkeling van het percentage in
de twee jaren voorafgaand aan het jaar waarin deze overeenkomst ingaat. Voor de
standaardbedragen in de periode van 1 juli 2008 tot en met 30 juni 2009 geldt een
indexeringspercentage van 2,7% (dit indexeringspercentage is nog berekend aan de hand van de
systematiek uitgaande van het akkoordloon in de marktsector).
4. Betalingsritme
De betaling van de vastgestelde vergoeding voor personeelskosten vindt plaats op basis van
jaarlijkse tranches, te beginnen met een eerste betaling na ontvangst en goedkeuring van het
personeelsinformatie- of startformulier, overeenkomstig het door NWO af te geven
financieringsschema. Betaling van de eindeprojectvergoeding zal plaatsvinden na ontvangst en
goedkeuring van eindverslag en eindafrekening. De definitieve subsidie voor de personeelskosten zal
worden berekend op basis van het aantal maanden en de aanstellingsomvang dat de aangestelde
medewerkers daadwerkelijk aan het onderzoek gewerkt hebben en de bij de toekenning
gehanteerde standaardtarieven. De werkelijke personeelskosten spelen daarbij geen rol.
Bij de eerste betaling van de vergoeding voor personeelskosten wordt ook de benchfee uitbetaald.
Over het gebruik van de benchfee behoeft geen verantwoording te worden afgelegd, maar mag
alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor de benchfee bestemd is.
Betalingen van de toegekende subsidie voor materiële kosten vinden eveneens plaats na start van
het onderzoek op basis van het door NWO afgegeven financieringsschema. Een subsidietoekenning
voor materieel krediet tot € 50.000 kan worden beschouwd als lumpsum; voor de
subsidievaststelling behoeft geen eindafrekening te worden voorgelegd aan NWO. Uitgangspunt is
daarbij dat eventueel niet bestede middelen worden besteed aan directe kosten voor aan het project
gerelateerd wetenschappelijk onderzoek. In geen geval kunnen overheadkosten uit deze subsidie
worden vergoed. Indien sprake is van een materieel krediet boven de € 50.000 voor specifiek aan te
schaffen apparatuur of in geval van andere bijzondere omstandigheden ten aanzien van de
besteding, dan kunnen bij de subsidieverlening specifieke voorwaarden worden gesteld ten aanzien
van de eindafrekening en subsidievaststelling.
Betalingen kunnen tijdens het project worden stopgezet als de werkgroepleider niet voldoet aan de
gestelde voorwaarden, zoals het tijdig aanleveren van gevraagde rapportages.
Tot subsidievaststelling wordt overgegaan na ontvangst van het eindverslag en eindafrekening. Over
de eisen die worden gesteld aan het eindverslag worden richtlijnen verstrekt. De eindafrekening
bestaat uit:
een opgave van de door de aangestelde onderzoekers gewerkte maanden en aanstellingsomvang;
indien te verstrekken op grond van de in het subsidieverleningsbesluit opgenomen voorwaarden:
een verantwoording van de materiële kosten, ondertekend door projectleider en het bevoegd gezag
(of indien daartoe gemandateerd, de desbetreffende administrateur of controller).
NWO vraagt geen specifieke accountantsverklaringen bij de eindafrekening van projecten bij
universiteiten, KNAW en UMC’s. Deze afspraak geldt overigens niet indien de subsidiegevers aan
NWO specifieke eisen hebben opgelegd ten aanzien van de accountantscontrole. Voor de
universiteiten is de vereiste controle op door NWO (alsmede ZonMw, STW en met ingang van
boekjaar 2008 door de sectie gezondheidsfondsen) gefinancierde projecten vastgelegd in het
controleprotocol OCW. Voor de controle op de projecten die worden gefinancierd bij de UMC’s en
KNAW is de onderstaande tekst van toepassing:
De instellingsaccountant stelt op grond van de subsidievoorwaarden vast dat de door NWO, STW,
ZonMw of gezondheidsfondsen verstrekte subsidies zijn verantwoord en besteed overeenkomstig de
subsidievoorwaarden en – bepalingen. Als de instelling de subsidie in het verslagjaar moet
afrekenen en eventuele overschotten met de verlenende organisatie moet verrekenen, dan stelt de
accountant vast dat deze verrekening in de jaarrekening is verantwoord.
Het totaalbedrag van de bestedingen van deze subsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de
toleranties voor de controle van de bestedingen moeten worden toegepast. De instellingsaccountant
richt zijn controle zodanig in dat hij kan verklaren dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen
met een belang dat groter is dan 1% van de totale bestedingen van deze subsidies.
Indien de instellingsaccountant constateert dat de besteding niet rechtmatig is dan ziet deze erop
toe dat de instelling dit corrigeert. Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de
instellingsaccountant dat op in een rapport van bevindingen dat aan NWO wordt gestuurd.
5. Intellectuele eigendomsrechten
Op grond van haar werkgeverschap is de instelling juridisch eigenaar van alle juridische rechten die
gevestigd zijn dan wel zullen worden gevestigd op door NWO gefinancierd onderzoek. Echter, in
bepaalde gevallen kan NWO vanwege specifieke doelstellingen met het programma, vooraf
afspraken maken over de deling van deze rechten. Indien dat het geval is wordt de exploitatie van
door NWO (mede) gefinancierde projecten in overleg geregeld.
6. Bevoegdheid tot aanvragen
Het bevoegd gezag van de instelling (op grond van de geldende mandaatregelingen) waar de
aanvrager werkzaam is moet de subsidieaanvraag mede ondertekenen.
7. Reikwijdte
De overeenkomst is volledig toepasselijk op alle niet-persoonsgebonden steunvormen tenzij expliciet
bij de 'call' anders is aangegeven. Waar de overeenkomst niet integraal van toepassing is, wordt de
overeenkomst zo veel mogelijk analoog toegepast.
Bij de persoonsgebonden steunvormen zoals de Vernieuwingsimpuls (VI) is sprake van specifieke
premiegebonden financiering, waarbij bij de vaststelling van het premiebedrag zoveel mogelijk
wordt aangesloten bij de bekostigingssystematiek van dit akkoord. Voor de toekenning van de
middelen VI vanaf 2008 is de matching door de universiteiten van de directe kosten niet meer aan
de orde.
8. Looptijd
Het akkoord gaat in op 1 juli 2008 en loopt tot en met 30 juni 2009 en wordt stilzwijgend verlengd
voor telkens een jaar, tenzij NWO of de VSNU tenminste 6 maanden voor de einddatum de
overeenkomst schriftelijk opzegt.
9. Informatievoorziening
De betrokken universiteit verschaft NWO bij het eindverslag van een project en desgevraagd daarna
informatie over de vervolgbetrekking (of anderszins) van de projectmedewerker na afloop van het
project.
10. Slotbepaling
Indien er sprake is van stelselwijzigingen of andere ingrijpende veranderingen treden partijen in
overleg.
Ondertekend te Den Haag d.d.
NWO
VSNU
ZonMW
NFU
VFI/Sectie Gezondheidsfondsen
1
KNAW
Andersoortige relaties met promotiestudenten kunnen ook worden gefinancierd, maar dan tegen
de werkelijke kosten, waarbij geen rekening zal worden gehouden met de in dit akkoord opgenomen
opslagen.
2
Eenmalig zal per 1 januari 2009 een nieuwe vergoedingentabel worden ingevoerd.