Uw gegevens, uw rechten: Binding Corporate Rules van Ericsson inzake bescherming van persoonsgegevens Inleiding Integriteit, transparantie en verantwoordelijkheid karakteriseren de manier waarop Ericsson zaken doet. Als een Verwerker van grote hoeveelheden persoonsgegevens van onze Klanten (zie onze Terminologielijst aan het einde van dit document voor meer informatie), erkennen we onze verantwoordelijkheid om privacy te respecteren en passende maatregelen inzake de bescherming van persoonsgegevens te nemen. We opereren in een complexnetwerk waarin we met elkaar verbonden zijn en waarbij de wereldwijde zakelijke realiteit vraagt om een gecoördineerde aanpak voor de bescherming van persoonsgegevens. Onze Processor Binding Corporate Rules ("BCR") stellen doeltreffende en uniforme normen voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de wereldwijde activiteiten van Ericsson. Onze BCR helpen ons te voldoen aan de normen voor gegevensbescherming binnen de Europese Unie ("EU") en de Europese Economische Ruimte (“EER”). Het volgende document is onderdeel van onze inspanningen om inzage te geven en informatie te delen over onze aanpak voor de bescherming van persoonsgegevens. Het bevat alle informatie over de aspecten van de BCR die rechten verlenen aan personen van wie wij persoonsgegevens verwerken namens onze Klanten - deze personen worden ook wel "Betrokkenen" genoemd (zie onze Terminologielijst aan het einde van dit document voor meer informatie). Dit document is bedoeld om de Betrokkenen in de Europese Economische Ruimte te informeren over welke maatregelen ze kunnen verwachten van ons bedrijf, en welke rechten zij hebben als er iets mis gaat. In geval van tegenstijdigheid tussen de tekst van dit document en de BCR, prevaleert de de taal van de BCR. Veelgestelde vragen Wat zijn Binding Corporate Rules (BCR)? Binding Corporate Rules of BCR is een bindende gedragscode die bepaalt hoe een multinational persoonsgegevens overdraagt tussen de verschillende entiteiten binnen het concern. Een multinationale onderneming heeft verschillende delen van haar activiteiten verspreidt over de hele wereld en is als zodanig aan een verscheidenheid van lokale wetten onderworpen. Terwijl de nationale wetgeving van sommige derde landen een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens biedt, valt de wettelijke bescherming geboden door andere derde landen onder de norm vastgesteld door de EU/EER Richtlijn bescherming persoonsgegevens (en de algemene verordening gegevensbescherming die de genoemde richtlijn opvolgt met ingang van 25 mei 2018). Daarom kunnen de persoonsgegevens beheerst door de wetten van de EU-/EER-lidstaten niet worden doorgegeven aan landen die geen passend beschermingsniveau bieden, tenzij er extra veiligheidsmaatregelen worden genomen. Een goedgekeurde set van BCR is een dergelijk type van beveiliging. Als we diensten leveren, treden we op als Verwerker voor onze Klanten, die optreden als Verwerkingsverantwoordelijke. Onze Klanten stellen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast, en we verwerken het namens hun. Om ervoor te zorgen dat we handelen als een verantwoordelijke partner voor onze Klanten hebben we onze eigen set van BCR laten goedkeuren door de relevante autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens van de EU/EER. De Zweedse autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens (Datainspektionen) trad op als de leidende autoriteit tijdens het goedkeuringsproces. Wanneer zijn de BCR van Ericsson van toepassing? Onze BCR gelden voor alle persoonsgegevens die worden verwerkt door Ericsson namens onze Klanten en die worden doorgegeven vanuit EU/EER naar een derde land (d.w.z. een land buiten de EU/EER), of persoonsgegevens die toegankelijk zijn via een derde land. Voor meer informatie over de reikwijdte van onze BCR, zie hoofdstuk "F" (Materiële werkingssfeer en beschrijving van transfers) hieronder. Hoe beïnvloeden de BCR van Ericsson mijn rechten? Bij een schending van de BCR kunt u een schadevergoeding krijgen van Ericsson als u geen vordering kunt indienen bij de entiteit voor wie wij uw persoonsgegevens verwerken (d.w.z. onze Klant), hetzij omdat de entiteit is verdwenen of niet meer bij wet bestaat, hetzij insolvent is geworden. Nadere informatie is te vinden in hoofdstuk "B" (Rechten van derde begunstigden voor de Betrokkenen) hieronder. Hoe kom ik meer te weten? Als u meer wilt weten over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken namens onze Klanten of als u denkt dat u het slachtoffer bent van een inbreuk op persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de contactgegevens aan het einde van dit document.1 Informatie over de rechten van de begunstigde onder onze BCR A. De plicht om de BCR te respecteren Alle leden van de Ericsson Group, haar medewerkers en tijdelijk personeel moeten de BCR en de dienstenovereenkomst respecteren. We hebben de duidelijke plicht om de instructies van de Klant ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren zoals ook vermeldt in de dienstenovereenkomst. Het Ericsson Group Privacy Core Team zal de ondernemingen ondersteunen en adviseren over de naleving van privacy. B. Rechten van derde begunstigden voor Betrokkenen In het geval dat de Betrokkene geen vordering kan indienen bij de van toepassing zijnde Klant omdat: de Klant feitelijk is verdwenen; heeft opgehouden te bestaan; of insolvent is geworden, en indien een rechtsopvolger van de Klant de volledige wettelijke verplichtingen van de Klant niet heeft overgenomen per contract of door de werking van de wet, dan geldt het volgende: i. De Betrokkenen hebben het recht om deze BCR af te dwingen tegen de ondernemingen binnen de Ericsson Group die deze BCR hebben geschonden. 1 De Klant heeft een verplichting om de Betrokkenen op verzoek te voorzien van een volledige kopie van onze BCR en onze Service-overeenkomst met hen (met uitzondering van gevoelige of vertrouwelijke commerciële informatie). ii. De EER-contractant2 met de Klant is verantwoordelijk voor, en komt overeen, de nodige maatregelen te treffen om de daden te verhelpen van Ericsson Group ondernemingen gevestigd buiten de EER of inbreuken te verhelpen veroorzaakt door externe subverwerkers gevestigd buiten de EER en een vergoeding te betalen aan de Betrokkenen voor schade die voortvloeit uit de schending van deze BCR. iii. Ericsson AB kan verantwoordelijkheid nemen, maar het kan gemakkelijker voor de Betrokkene zijn om zich te wenden tot de Verwerker in hun eigen land die de EER-contractant is met de Klant, indien hij hiervoor kiest. De Ericsson Group onderneming die verantwoordelijkheid heeft genomen volgens ii. of iii. hierboven accepteert aansprakelijkheid als een dergelijke schending is veroorzaakt door eerder genoemde in plaats van de Ericsson Group onderneming buiten de EER of in plaats van de externe subverwerker gevestigd buiten de EER. Verder, als de Ericsson Group onderneming die verantwoordelijkheid heeft genomen volgens ii. of iii. hierboven kan aantonen dat de Ericsson Group onderneming buiten de EER niet verantwoordelijk is voor de daad dan kan de eerder genoemde zich kwijten van elke verantwoordelijkheid. C. Verantwoordelijkheid ten opzichte van de Klant De Klant heeft het recht om deze BCR en de dienstenovereenkomst af te dwingen jegens een van de Ericsson Group ondernemingen voor overtredingen die zij hebben veroorzaakt; met inbegrip van het recht om deze BCR af te dwingen bij de EER-contractant met de Klant als de schending is veroorzaakt door een externe subverwerker gevestigd buiten de EER. De EER-contractant met de Klant, en Ericsson AB indien nodig, is verantwoordelijk voor het treffen en uitvoeren van de nodige maatregelen om de handelen te herstellen van Ericsson Group ondernemingen gevestigd buiten de EER of inbreuken te verhelpen veroorzaakt door externe subverwerkers gevestigd buiten de EER en een vergoeding te betalen voor schade die voortvloeit uit de schending van deze BCR zoals overeengekomen in de dienstenovereenkomst. De EER-contractant met de Klant accepteert aansprakelijkheid indien een dergelijke schending is veroorzaakt door de EER-contractant met de Klant zelf in plaats van de Ericsson Group onderneming buiten de EER of in plaats van de externe subverwerker gevestigd buiten de EER. Verder, als de EER-contractant met de Klant kan aantonen dat het lid van de groep buiten de EER niet verantwoordelijk is voor de daad, dan kan het zich kwijten van elke verantwoordelijkheid. D. Klachtenbehandelingsproces Betrokkenen die een klacht of een verzoek willen indienen wordt geïnstrueerd om een e-mail te sturen naar [email protected] bij voorkeur op basis van de instructie: Hoe kan ik veilig via e-mail communiceren met Ericsson-gebruikers. Dergelijke klachten of verzoeken 2 De onderneming van de Ericsson Group gelegen in de EER die de dienstenovereenkomst met de Klant is aangegaan. worden gemeld in de SIMS-tool3 en gecommuniceerd aan de desbetreffende Klant en behandeld volgens de instructies4 in de dienstenovereenkomst door de Klant. Wanneer een Klant feitelijk is verdwenen of heeft opgehouden te bestaan of insolvent is geworden en geen opvolgende entiteit van de Klant de volledige wettelijke verplichtingen van de Klant heeft overgenomen door contract of van rechtswege, dan behandelt Ericsson Group de klachten van Betrokkenen volgens de volgende procedure: Als er klachten worden ontvangen, worden ze erkend en ontvangt de klager een initieel tijdschema voor de afhandeling van de klacht. Daarnaast zal de klager worden geïnformeerd over de gevolgen in geval van afwijzing van de klacht, de gevolgen voor het geval dat de klacht wordt toegekend en de gevolgen als de klager niet tevreden is met de antwoorden, zoals het recht om een claim in te dienen voor de bevoegde rechtbanken en/of instanties voor de bescherming van persoonsgegevens. Klachten worden behandeld door de afdeling juridische zaken van de Ericsson Group. De desbetreffende autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens is de instantie voor de bescherming van persoonsgegevens in Zweden (waar het wereldwijde hoofdkantoor Ericsson is gelegen); of in het land waar de EER-contractant met de Klant is gevestigd; of een ander land waar het Betrokkene het wettelijke recht heeft om actie te ondernemen voor een autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens. De desbetreffende rechtbank is een rechtbank in Zweden (waar het wereldwijde hoofdkantoor Ericsson is gelegen); of in het land waar de EER-contractant met de Klant is gevestigd; of in een ander land waar het Betrokkene in overeenstemming met de wet het recht heeft om actie te ondernemen voor een rechtbank. E. Verplichting tot samenwerking met de Klant en de College Bescherming Persoonsgegevens Ericsson Group ondernemingen hebben een duidelijke plicht om samen te werken met en moet accepteren om te worden gecontroleerd door de toepasselijke autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens. In het geval dat een autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens een bindend besluit heeft afgegeven dan moet deze beslissing worden opgevolgd binnen de Ericsson Group als Ericsson zijn recht op beroep van de beslissing niet heeft uitgeoefend. Bovendien moeten Ericsson Group ondernemingen advies over kwesties in verband met de privacyregelgeving in overweging nemen. De autoriteiten belast met de bescherming van persoonsgegevens mogen adviseren over alle kwesties die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens, in welk geval een getroffen Ericsson Group onderneming verantwoordelijk is voor het informeren van het Group Privacy Core Team en, indien nodig, advies zal inwinnen voor het onderhavige geval. F. Materiële werkingssfeer en beschrijving van transfers Deze BCR zijn er om een behoorlijke mate van bescherming van persoonsgegevens te waarborgen bij de doorgifte van gegevens van de Europese Economische Ruimte naar een derde land dat geen passend beschermingsniveau heeft. Deze BCR zijn van toepassing binnen de hele Ericsson Group als Ericsson de Verwerker is5 en een Klant de Verwerkingsverantwoordelijke is. 3 In het Security Incident Management System (SIMS) worden Privacy kwesties geregistreerd en verzonden naar de relevante security managers voor acties. 4 Inbegrip van maatregelen die moeten worden uitgevoerd, responstijd en de gevolgen als een klacht of verzoek niet in behandeling wordt genomen. 5 Vooral met betrekking tot de internationale overdracht en verwerking van abonneegegevens van Klanten. De regels zijn van toepassing op de elektronische verwerking van persoonsgegevens en systematisch toegankelijke op papier gebaseerde archiefsystemen. Voorbeelden van toepassingen omvatten maar zijn niet beperkt tot: Managed Services Klantenondersteuning Levering van Remote Software Data Mining en Big Data-analyse Business en R&D Analytics Clouddiensten M-Commerce Account Management Marketing, Sales en Promoties Overheid en Registratiezaken Ericsson Group ondernemingen binnen de reikwijdte van deze BCR zijn Telefonaktiebolaget LM Ericsson (LME) en elk bedrijf of rechtspersoon waarvan LME, direct of indirect, eigenaar is van meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal, meer dan 50% van de stemrechten heeft bij algemene vergaderingen van aandeelhouders of de bevoegdheid heeft om een meerderheid van de bestuurders van een dergelijk vennootschap of rechtspersoon aan te wijzen. De Klant zal er ook zorg voor dragen dat deze BCR worden toegepast op alle doorgifte en de verwerking van de persoonsgegevens uitgevoerd door Ericsson. G. Privacy principes Transparantie en eerlijkheid Klanten worden geïnformeerd over in welke landen Ericsson Group ondernemingen of externe subverwerkers persoonsgegevens verwerken. Eventuele wijzigingen met betrekking tot deze landen wordt meegedeeld aan de relevante Klanten. Informatie over de toepasselijke verwerkingsactiviteiten wordt ter beschikking gesteld aan Klanten en relevante autoriteiten voor de bescherming van persoonsgegevens op "indien noodzakelijke" basis. Aanzienlijke wijzigingen met betrekking tot verwerking worden meegedeeld aan de desbetreffende Klanten. De desbetreffende Klanten en desbetreffende autoriteiten voor de bescherming van persoonsgegevens worden onmiddellijk geïnformeerd als bestaande of verwachte toekomstige wetgeving de verwachte naleving van deze BCR of de toepasselijke dienstenovereenkomst voorkomt. Als dat zo is, dan heeft de Klant het recht om de doorgifte van gegevens op te schorten. Voor zover niet verboden bij wet, worden de desbetreffende Klanten onmiddellijk geïnformeerd als Ericsson door een wetshandhavingsinstantie wordt opgelegd om persoonsgegevens van Klanten bekend te maken. Beperking van het doel Alle persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van de Klant worden enkel ingezameld en verwerkt voor het nakomen van wettelijke of contractuele verplichtingen. Ericsson zal respecteren dat uitsluitend de Klant de reikwijdte bepaalt van, en het doel voor de verwerking van de persoonsgegevens die worden verwerkt namens de Klant. Persoonsgegevens in bewaring bij Ericsson en verwerkt namens de Klant zullen worden teruggegeven aan het einde van het contract, tenzij Ericsson is geïnstrueerd om de persoonsgegevens te vernietigen. Datakwaliteit Alle Ericsson Group ondernemingen moeten de Klant helpen bij het voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens en in het bijzonder om gegevens bij te werken, corrigeren, wissen of anoniem maken. De nodige maatregelen worden genomen om onjuistheden te corrigeren en om persoonsgegevens te verwijderen wanneer dit door de Klant in redelijkheid wordt gevraagd. Er wordt voor gezorgd dat dergelijke maatregelen worden genomen door alle Ericsson Group ondernemingen en externe subverwerkers die toegang tot de persoonsgegevens in kwestie hebben. Indien niet anders is overeengekomen, worden de persoonsgegevens van klanten gewist of anoniem gemaakt als de gegevens niet langer nodig zijn voor de uitvoering van wettelijke of contractuele verplichtingen. Beveiliging Veiligheidsmaatregelen die voldoen aan de eisen van de wet van de EER-lidstaat van de exporterende Klant en voldoen aan de instructies van de Klanten in de dienstenovereenkomst zullen worden nageleefd in aanvulling op de Ericsson Group standaard beveiliging zoals uiteengezet in de toepasselijke interne richtlijnen neergelegd in documenten. Dergelijke maatregelen beschermen persoonsgegevens tegen misbruik of toevallige vernietiging, verlies, vervalsing, openbaarmaking of toegang. Toegangsrechten tot persoonsgegevens worden individueel toegekend op basis van het ”indien noodzakelijk voor het doel” principe tenzij anders overeengekomen met de Klant. Medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens moeten voldoen aan geheimhoudingsverplichtingen zoals uiteengezet in de toepasselijke geheimhoudingsovereenkomsten. Elke inbreuk op de beveiliging die van invloed is op de privacy van de persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van de Klant wordt onverwijld meegedeeld aan de desbetreffende Klant. Het Security Incident Management Proces vervat de verplichte instructies om ervoor te zorgen dat de veiligheid en privacy van incidenten naar behoren worden gemeld en beheerd om onnodige schade en kosten te vermijden en te voldoen aan de wetgeving, regels en contractuele verplichtingen. Rechten van Betrokkenen: Zie secties B (Rechten van derde begunstigden voor Betrokkenen) en D (Klachtenbehandelingsproces) van dit document. Subverwerking en doorsturen De dienstenovereenkomst tussen de Klant en een Ericsson Group onderneming die aan het begin van een dienst wordt opgesteld zal bij voorkeur toestemming voorschrijven voor subverwerking van de gegevens door een lid van de Ericsson Group. Deze overeenkomst zal informatie bevatten over de belangrijkste elementen, zoals partijen, landen, veiligheidsmaatregelen, enz.). Anders en voorafgaand aan de verwerking, wordt toestemming van de Klant verkregen per geval.6 Voorafgaand aan de verdere doorgifte van persoonsgegevens aan een externe subverwerker moet schriftelijke toestemming van de Klant worden verkregen. Schriftelijke instructies om te bepalen dat een adequate bescherming wordt ingeregeld door de externe subverwerker moeten worden overeengekomen vóór verwerking van persoonsgegevens kan plaatsvinden. Dergelijke instructies bevatten de volgende bepalingen om te worden opgenomen in de overeenkomsten met externe subverwerkers: (a) Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt volgens de instructies van Ericsson en voor het doel dat door Ericsson is goedgekeurd. (b) Persoonsgegevens moeten vertrouwelijk worden behandeld. (c) Verdere subverwerking is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Ericsson, die eerst toestemming van de Klant moet verkrijgen. (d) Ericsson wordt onverwijld in kennis gesteld van elk ontstane of vermoedelijke Privacy schending. (e) Veiligheidsmaatregelen die zullen worden genomen om de risico's met betrekking tot de persoonsgegevens te beperken. Voor verdere doorgifte van persoonsgegevens uit de EER maakt Ericsson gebruik van de modelcontractbepalingen overeenkomstig het Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 betreffende modelcontractbepalingen voor het doorgeven van persoonsgegevens aan verwerkers in derde landen onder de richtlijn Gegevensbescherming van de EU/EER (en de Algemene Verordening Gegevensbescherming die de genoemde richtlijn opvolgt met ingang van 25 mei 2018) of andere wettelijke mechanismes voor de overdracht zoals de Binding Corporate Rules. H. Lijst van entiteiten gebonden door de BCR Een lijst van de belangrijkste Ericsson Group ondernemingen vindt u hier. Daarnaast geldt de BCR ook voor Ericsson India Global Services Private Limited in India. De regels hierin zijn ook van toepassing in geval dat externe subverwerking is overeengekomen. I. Terminologielijst 6 Term Definitie Betrokkene Een geïdentificeerde of identificeerbare persoon op wie bepaalde persoonsgegevens betrekking hebben. Het is iemand die kan worden geïdentificeerd, direct of indirect, in het bijzonder aan de hand van een identificatienummer of een of meer specifieke factoren (fysiek, fysiologisch, psychisch, economisch, cultureel, sociaal). Binding Corporate Rules Gedragscodes opgesteld en vrijwillig gevolgd door multinationals. Deze regels beogen voldoende bescherming voor de verwerking en overdracht van persoonsgegevens tussen de entiteiten, die deel uitmaken van hetzelfde concern en die gebonden zijn door deze bedrijfsregels. De N.B.: Een Klant kan de data-overdracht verbieden of beperken. Term Definitie regels zijn gebaseerd op Europese normen inzake bescherming van persoonsgegevens. Derde begunstigde Een derde begunstigde is een persoon die geen partij is in een contract, maar wettelijke rechten heeft om het contract af te dwingen of te delen in de opbrengst, omdat het contract werd gemaakt ten behoeve van de derde partij. Derde land Een "derde land" is een land buiten de EER. De Europese Commissie houdt een lijst bij van derde landen die een passend niveau van gegevensbescherming waarborgen. 7 EER contractpartij De onderneming van de Ericsson Group gelegen in de EER7 die de dienstenovereenkomst met de Klant is aangegaan. Geanonimiseerd Elementen met persoonsgegevens zijn verwijderd zodat het individu niet kan worden geïdentificeerd, ook wel "gedeïdentificeerd" genoemd. Klant Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of enig ander lichaam met wie Ericsson een dienstenovereenkomst heeft om persoonsgegevens ten behoeve van de entiteit te verwerken. Zie "Verwerkingsverantwoordelijke" hieronder. Persoonsgegevens Persoonsgegevens betreft alle informatie over een Betrokkene. Privacy schending De ongeautoriseerde toegang, gebruik of openbaarmaking van Persoonsgegevens op een manier die niet is toegestaan door de wet, regelgeving of contract, waardoor de veiligheid en privacy van persoonsgegevens in gevaar komen en die een aanzienlijk risico vormen voor identiteitsdiefstal, fraude, of schade tegen een individu. Dit geldt ook voor accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging of ongeautoriseerde openbaarmaking van persoonsgegevens. Verwerker De Verwerker is de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of enig ander lichaam die persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke. In dit verband is de Verwerker een Ericsson Group onderneming. Verwerking Verwerking van persoonsgegevens betekent elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet met behulp van geautomatiseerde middelen (bijvoorbeeld: het verzamelen, vastleggen, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verwijderen of vernietiging, enz.). Europese Economische Ruimte (EER). De Europese Economische Ruimte bestaat uit de EU-lidstaten plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Term Definitie Verwerkingsverantwoordelijke Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of enig ander lichaam die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen bepaalt voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze context is de Verwerkingsverantwoordelijke een externe entiteit met wie Ericsson een dienstenovereenkomst heeft, zoals een Klant, partner, etc. De Verwerkingsverantwoordelijke is er in de eerste plaats aansprakelijk voor jegens de autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens en jegens Betrokkenen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens doorgegeven naar buiten de EER worden beschermd. Contactgegevens Mocht u nog vragen hebben over de BCR van Ericsson of onze aanpak van de bescherming van persoonsgegevens in het algemeen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via de volgende gegevens: [email protected] of per post naar: Group Data Protection Officer, Ericsson AB, Group Function Legal Affairs, 164 80 Stockholm, Zweden.