Socioculturele activiteiten

Socioculturele activiteiten
Socioculturele activiteiten

Wat?
Socioculturele activiteiten brengen mensen samen rond een gezamenlijk maatschappelijk doel. Het zijn
initiatieven van een (halve) dag of avond.
Deze activiteiten hebben verschillende functies:
■ mensen met elkaar in contact brengen, zodat ze elkaar leren kennen en samen dingen doen;
■ mensen iets leren;
■ mensen laten deelnemen aan cultuur;
■ mensen stimuleren om zich in te zetten voor anderen.

Hoe?
Van bij de start heb je enthousiaste mensen nodig die de activiteit mee willen organiseren. Vorm een
werkgroepje en spreek af hoe jullie samenwerken.
Alles begint met een idee. Om dit idee uit te werken tot een succesvolle activiteit zijn er vier fasen:
1. onderzoeken
2. plannen
3. uitvoeren
4. evalueren
Een idee verkennen
Bespreek de P-vragen:
Past deze activiteit bij ons?
■ Past deze activiteit in de doelstelling van de vereniging?
■ Wat willen we met de activiteit bereiken?
■ Kunnen we deze activiteiten realiseren met de kennis, tijd, middelen en mensen die we hebben?
■ Wie werkt er nog rond dit idee?
■ Moeten we de activiteit zelf organiseren of kunnen we bij anderen aansluiten?
Publiek?
■ Wie willen we bereiken met deze activiteit?
■ Eigen mensen? Bepaald publiek? Het brede publiek?
■ Met welke kenmerken van de doelgroep moeten we rekening houden (bv. beschikbare tijd,
mobiliteit, taal, inkomen, kinderen …)?
■ Beantwoordt de activiteit aan de wensen van dit publiek?
■ Hoeveel mensen verwacht je?
Periode?
■ Wat is de beste periode, tijdstip, frequentie?
■ Zijn de vrijwilligers dan beschikbaar?
■ Past dit voor het publiek?
■ Is er voldoende tijd om deze activiteit te organiseren?
■ Is de geplande tijd voldoende om de doelstelling te behalen?
Socioculturele activiteiten | 1 |
Plaats?
■ Wat is de beste plaats voor deze activiteit?
■ Is er voldoende ruimte?
■ Is ze vlot bereikbaar?
Prijs?
■ Is er een financieel risico?
■ Hoeveel kunnen/willen de deelnemers betalen?
■ Komt de activiteit in aanmerking voor subsidies?
Partners?
■ Wie is er nog bezig met dit idee of deze activiteit?
■ Kunnen we samenwerken met anderen?
■ Laat je inspireren door anderen. Wat vinden partners van dit idee?
■ Welke partners hebben we nodig?
Publiciteit?
■ Hoe bereiken we het beoogde publiek?
■ Hoe stimuleren we het beoogde publiek om deel te nemen?
■ Welke informatie hebben potentiële deelnemers nodig?
Overloop al deze vragen en bekijk het geheel daarna nog eens. Klopt alles? Zijn er geen
tegenstrijdigheden in de planning? Beslis dan samen of je verder kunt gaan met de activiteit.
Plannen
Met de antwoorden op voorgaande vragen maak je een concrete planning. Dit is een lijst met alle taken
voor, tijdens en na de activiteit. Naast elke taak schrijf je het tijdstip, de naam van de uitvoerders, het
nodige materiaal en eventuele informatie.
Overloop met alle medewerkers de taken en zorg voor duidelijke afspraken.
Bespreek een systeem voor onderlinge communicatie: overlegmomenten, telefoon, e-mail …
Maak een begroting met alle verwachte uitgaven en inkomsten.
Uitvoeren
Ga na of je alle voorbereidende taken kunt uitvoeren.
Duid minstens één persoon aan die tijdens de activiteit alles in goede banen leidt, onverwachte
situaties oplost en een aanspreekpunt vormt voor de andere vrijwilligers.
Evalueren
Verliep de activiteit zoals gepland? Wat ging er goed? Wat onthoud je voor de volgende keer? Wat zijn
de resultaten van je activiteit? Wat vonden deelnemers en medewerkers ervan?
Socioculturele activiteiten | 2 |

Tip

Meer informatie
■ Houd je activiteiten zo eenvoudig mogelijk.
■ Start op tijd met de voorbereiding. Een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, partnerorganisaties,
vrijwilligers of externe deskundigen vinden … doe je beter lang op voorhand.
Subsidies voor socioculturele activiteiten kun je aanvragen bij de dienst sociale netwerken van de stad
Antwerpen. Als je een straatfeest organiseert, kun je subsidies krijgen via Opsinjoren. Alle informatie
over het subsidiereglement vind je in het deel ‘subsidies’ van deze map.
In het onderdeel ‘evenement plannen’ vind je meer informatie over zaalverhuur, feestmateriaal,
herbruikbare bekers, aanplakreglement, affiches …
Doc Atlas heeft veel didactisch materiaal over verschillende culturen, opvoeding en Nederlands leren:
http://www.provant.be/leren/documentatiecentra/docatlas/.
Voorbeelden van socioculturele activiteiten vind je ook op http://www.prettiggeleerd.be. Daar lees je
ook over verenigingen en organisaties waarmee je kunt samenwerken.
Socioculturele activiteiten | 3 |
Socioculturele projecten

Wat?
Een project is een reeks van activiteiten die stap voor stap leiden naar een duidelijk doel.
Een projectidee start bij een bepaalde vraag of een situatie waaraan jouw vereniging iets wil en kan
veranderen. De verandering die je wilt realiseren, is het doel van je project. Dit doel wil je bereiken in
een vooraf bepaalde periode voor een bepaalde groep van mensen.

Hoe?
Onderzoeken
Stel een werkgroepje samen en denk na over de P-vragen (die je vindt onder ‘socioculturele activiteit’).
Spreek met verschillende mensen en diensten om informatie te verzamelen en je projectidee te
toetsen. Welke organisaties, verenigingen of diensten werken rond dit thema? Zijn er studies gebeurd?
Lopen ergens anders gelijkaardige projecten?
Samen kun je meer! Zoek samenwerking met partners die gelijkaardige doelen hebben of met dezelfde
mensen werken. Bespreek de samenwerking en zet de afspraken op papier.
Je kunt een stuurgroep met deskundigen samenstellen die advies geeft bij de voorbereiding, de
uitvoering en de evaluatie van je project.
Projectdoel bepalen
Samen met de partners bepaal je wat je met het project wilt bereiken.
Doelen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd. Door SMART-doelen te stellen, verhoog je de
kans dat er ook werkelijk iets van terecht komt.
SMART staat voor:
Specifiek
Meetbaar
Aanvaardbaar
Realistisch
Tijdsgebonden
Wees concreet en beschrijf je doel zo scherp mogelijk. Focus!
Hoe zul je de resultaten meten? In aantallen?
Vinden anderen je doel belangrijk? Is het doel de inzet waard?
Is het doel haalbaar? Kun je dit doel realiseren?
Binnen welke tijd zal dit doel gerealiseerd zijn?
Plannen
Plan de activiteiten doelgericht in de tijd. Elke activiteit is een stap in de richting van je projectdoel.
Zorg dus voor een logische opbouw.
Zorg voor een duidelijke start en een duidelijk einde van het project.
Socioculturele activiteiten | 4 |
Bereken de verwachte uitgaven en inkomsten en maak een begroting. Bekijk mogelijkheden en
voorwaarden voor subsidies.
In het vorige hoofdstuk vind je hulpmiddelen om activiteiten op te zetten. Die kun je gebruiken om de
activiteiten binnen je project te plannen en uit te voeren.
Uitvoeren en opvolgen
Een project moet je voortdurend opvolgen. Hoe verlopen de activiteiten? Behaal je je doelen? Bereik je
de mensen? Moet je de planning aanpassen? Moet je een extra inspanning doen?
Meten is weten. Registreer daarom voldoende gegevens tijdens de activiteiten, zoals
aanwezigheidslijsten, opvolgingsfiches en activiteitsverslagen.
Evalueer regelmatig en vraag het oordeel van de deelnemers over het verloop en de resultaten van de
activiteiten. Vraag hen suggesties en betrek ze bij de inhoud en de uitvoering van het project.
Communiceer voldoende met je medewerkers. Wat hebben ze nodig? Zijn er vragen of problemen?
Worden alle taken op tijd uitgevoerd? Stimuleer je medewerkers en spreek regelmatig je waardering uit
voor hun inzet. Houd ze op de hoogte van de resultaten van het project. Sta open voor kritiek of
suggesties en zoek samen naar oplossingen voor eventuele problemen. Zorg voor teamspirit!
Voor advies en feedback van externe deskundigen organiseer je bijeenkomsten van een stuurgroep.
Denk aan de financiële opvolging! Houd je boekhouding vanaf het begin nauwkeurig bij. Hoeveel geld
werd al besteed? Hoeveel geld is er nog beschikbaar?
Evaluatie
Evalueer halverwege en op het einde van het project het verloop en de resultaten. Verliep het project
zoals gepland? Wat ging er goed? Wat onthoud je voor de volgende keer? Ga na wat de resultaten zijn
van je project. Analyseer de cijfertjes: aantal deelnemers, activiteiten, behaalde resultaten …
Vraag de mening van deelnemers, medewerkers en partners over het verloop en de resultaten van het
project. Vraag ook suggesties om je project te verbeteren.

Wanneer?

Meer informatie
Een project vraagt een stevige voorbereiding. Begin minstens een halfjaar op voorhand met de
projectvoorbereiding.
■ Voor projecten kun je subsidies vragen bij stad Antwerpen. Zie daarvoor het speciale hoofdstuk over
subsidies.
■ Meer informatie over evaluatie en verslagen vind je in het onderdeel ‘inhoudelijk jaarverslag’.
Socioculturele activiteiten | 5 |

Tip
■ Kom op tijd langs bij een buurtsecretariaat of bij servicepunt verenigingen (stad Antwerpen).
▪ Afhankelijk van het projectthema kunnen zij je in contact brengen met interessante personen,
organisaties, verenigingen en diensten.
▪ Ze geven advies om te komen tot een projectmatige aanpak.
▪ Ze helpen je antwoorden te vinden op organisatorische en inhoudelijke vragen.
▪ Ze helpen je informatie en materiaal te vinden over thema’s en methodieken.
Socioculturele activiteiten | 6 |
Een draaiboek

Wat?
In een draaiboek zet je alle afspraken die je maakt om een activiteit te organiseren. Het is een lijst met
alle taken voor, tijdens en na de activiteit. Naast elke taak schrijf je het tijdstip, de naam van de
uitvoerders, het benodigde materiaal en eventuele informatie.
Zo vergeet je geen belangrijke dingen.

Wanneer?
Zodra je beslist om een activiteit te organiseren, schrijf je alle gemaakte afspraken in het draaiboek. Het
draaiboek loopt tot en met de evaluatie en de financiële afrekening van de activiteit.
Een goed voorbeeld van een draaiboek vind je bij ‘een evenement plannen’. Dit is een uitgebreid
draaiboek. Maar het principe blijft altijd hetzelfde, hoe eenvoudig je activiteit ook is.
Socioculturele activiteiten | 7 |
Een jaarplan

Wat?

Hoe?
Een jaarplan is een agenda van de activiteiten die je vereniging plant in het volgende jaar.
Plannen maak je samen!
Breng mensen samen die belangrijk zijn voor je vereniging: leden, vrijwilligers, partnerorganisaties,
themadeskundigen …
Hun betrokkenheid bij de planning vergroot de slaagkans van je activiteiten!
De mensen voelen zich medeverantwoordelijk. Daardoor zijn ze meer gemotiveerd om samen de
plannen uit te voeren.
Je brengt ideeën, kennis en informatie samen. De ene stelt zich kandidaat om een activiteitenreeks te
leiden, de andere kent een goede locatie, een volgende heeft gehoord van een interessante expositie,
enzovoort.
Frisse ideeën of meer van hetzelfde?
Overloop activiteiten uit het verleden en bepaal samen welke activiteiten zeker herhaald moeten
worden. Laat de deelnemers nieuwe activiteiten voorstellen en voeg deze toe. Bespreek samen de
verschillende voorstellen.
Plannen in de tijd … en schrappen!
Zet de activiteiten in chronologische volgorde. Vermijd drukke periodes! Houd rekening met
bijvoorbeeld vakanties, feestdagen of examenperiodes.
Staan er te veel activiteiten in de planning? Zo ja, welke activiteiten zijn er prioritair? Welke zijn minder
belangrijk? Welke activiteiten vragen veel werk? Kan het op een andere manier?
Verdeel het werk
Vraag voor elke activiteit minstens twee kandidaten die verantwoordelijk zijn voor de organisatie.
ervan.

Tip
Houd het realistisch! Maak beter een bescheiden plan dat je succesvol kunt uitvoeren.
Praktische organisatie van een planningsmoment
Zorg dat de deelnemers een goed overzicht hebben van de voorgestelde activiteiten. Werk hiervoor met
kaarten. Schrijf op elke kaart één activiteit. Schrijf groot zodat de kaart van ver leesbaar is. Met die
kaarten kun je samen aan de planning werken en activiteiten toevoegen, verwijderen of verzetten.
Schrijf vooraf elke activiteit van het vorige jaar op een kaart. Zorg dat er voldoende lege kaarten zijn
voor nieuwe voorstellen.
Zorg dat iedereen deze kaarten kan lezen.
Socioculturele activiteiten | 8 |
Een inhoudelijk jaarverslag

Wat?
Een jaarverslag is een tekst waarin je de activiteiten en projecten van het afgelopen jaar kort beschrijft
en evalueert.
 Denk
eraan:
De algemene vergadering keurt het jaarverslag en de financiële jaarrekening van een vzw goed.

Hoe?
Je schrijft een jaarverslag beter in stukjes. Zet na elke activiteit een korte beschrijving met de
belangrijkste evaluatiepunten op papier. Zo heb je tegen december een overzicht van alle uitgevoerde
activiteiten.

Neem het jaarplan erbij.

Overloop samen met het bestuur de verschillende activiteiten.

Bekijk welke activiteiten goed verliepen en welke minder:
■ Hoe kwam dit?
■ Wat heb je geleerd voor het volgende jaar?
■ Wat ga je behouden? Wat pas je aan?

Maak hier een verslag van.

Wanneer?

Tip
Een jaarverslag schrijf je in december of januari, voor de algemene vergadering plaatsvindt. Want als je
in een vzw zit, moet de algemene vergadering het verslag goedkeuren.
■ Gebruik de belangrijkste conclusies om je jaarplan uit te werken en om de begroting van het
volgende jaar op te stellen.
■ Als je een werkingssubsidie aanvraagt bij de dienst sociale netwerken van de stad Antwerpen, bezorg
je een jaarverslag bij de aanvraag.
Socioculturele activiteiten | 9 |
Eenvoudig evenement plannen

Wat?

Hoe?
Een evenement is een grote activiteit van een vereniging waar veel praktische voorbereiding bij komt
kijken. Voor je aan de slag gaat, moet je een aantal belangrijke knopen doorhakken.
Concept afbakenen
Deze stap is cruciaal om een evenement te organiseren. Denk goed na over:
■ de boodschap die je wilt brengen;
■ het publiek dat je wilt bereiken;
■ het programma dat je wilt uitwerken;
■ de partners die je hiervoor nodig hebt.
Rollen verdelen
Spreek af wie voor wat zorgt. Zo vermijd je dat je zonder tafels eindigt en met drie drankleveranciers.
Als je de taken verdeelt, kun je in minder tijd meer werk verzetten. Stel hiervoor een draaiboek op. Je
vindt een voorbeeld als bijlage.
Intern of extern evenement?
Een evenement voor genodigden of voor leden van je vereniging organiseer je het best in een zaal. Dan
heb je geen vergunning nodig voor een evenement op de openbare weg. Meestal zijn de billijke
vergoeding en Sabam verrekend in de zaalhuur. Meer info vind je in de paragraaf over taksen en
vergunningen.
Een extern evenement vraagt meer voorbereiding. Je moet vroeger beginnen en meer praktische
vergunningen en andere zaken in orde brengen.
Buiten of binnen?
Afhankelijk van de locatie van het evenement, moet je verzekeringen en toestemmingen aanvragen.
Beslis dus eerst of je het evenement buiten of binnen wilt organiseren.
Voor de meeste zalen hoef je zelf geen vergunningen en verzekeringen in orde te brengen. Als je een
evenement binnen organiseert, bespreek dan met de verhuurder zijn verantwoordelijkheden en die van
je vereniging.
Socioculturele activiteiten | 10 |
Openbaar domein: toestemmingen

Wat?
Wil je een optocht houden door de straat of een feestje organiseren in een van de parken? Dan heb je
toestemming nodig van de stad om het openbaar domein te gebruiken. Het evenementenloket helpt je
om de juiste zaken aan te vragen.

Hoe?

Wanneer?

Tip
■ Neem contact op met het evenementenloket van het district waar het evenement plaatsvindt.
■ Vul online het aanvraagformulier in via www.antwerpen.be > vrije tijd > zelf organiseren >
Juridisch > evenementen op de openbare weg of vraag het formulier in je districthuis. Vul het in
en bezorg het terug aan het evenementenloket.
Kleine evenementen vraag je minstens vier weken vooraf aan en grote evenementen minstens drie
maanden. Hoe vroeger je de aanvraag indient, hoe sneller ze behandeld wordt.
■ Brandweerpreventie
In het aanvraagformulier staan ook vier vragen over brandweerpreventie. Als je op een van die
vragen ‘ja’ moet antwoorden, moet je ook een informatieblad voor de brandweer invullen.
Bij de aanvraag voeg je een inplantingsplan toe. Dit plan geeft duidelijk weer hoe het evenement
opgebouwd is, wat waar komt. Vul dit correct en nauwkeurig in, want anders rekent de brandweer
96,62 euro aan per uur, per persoon of per prestatie. Stel je plannen dus correct op. De mensen van
het evenementenloket kunnen je hierbij helpen.
■ Politie
Als je evenement plaatsvindt op de openbare weg, vraag je ook toestemming aan de politie. Dat is
belangrijk om de veiligheid van je evenement te garanderen. Vraag aan de politie om de straat
auto- en parkeervrij te maken.
Socioculturele activiteiten | 11 |
Bijlage: adressen evenementenloket
Districtshuis Antwerpen
Lange Gasthuisstraat 21
2000 Antwerpen
tel. 03 338 3411
fax 03 338 35 11
[email protected]
Districtshuis Berchem
Grotesteenweg 150
2600 Berchem
tel. 03 338 40 11
[email protected]
Districtshuis Berendrecht-Zandvliet-Lillo
Antwerpsebaan 140
2040 Berendrecht
tel. 03 289 28 00
fax 03 289 28 28
[email protected]
Districtshuis Borgerhout
Moorkensplein 1
2140 Borgerhout
tel. 03 338 17 11
[email protected]
Districtshuis Deurne
Maurice Dequeeckerplein 1
2100 Deurne-Antwerpen
tel. 03 338 45 11
fax 03 338 46 90
[email protected]
Districtshuis Ekeren
Veltwijcklaan 27
2180 Ekeren
tel. 03 338 29 11
[email protected]
Districtshuis Hoboken
Marneflaan 3
2660 Hoboken
tel. 03 338 3011
[email protected]
Socioculturele activiteiten | 12 |
Districtshuis Merksem
Burgemeester J. Nolfplein 1
2170 Merksem
tel. 03 338 7211
fax 03 338 7292
[email protected]
Districtshuis Wilrijk
Bist 1
2610 Wilrijk-Antwerpen
tel. 03 338 53 11
[email protected]
Socioculturele activiteiten | 13 |
Praktisch
Een zaal zoeken
Ben je op zoek naar een ruimte voor een activiteit? Dan kun je terecht bij Netwerk Ontmoetingsruimte.
Op www.antwerpen.be/ontmoetingsruimte vind je een overzicht van de verschillende zalen.
Neem voor meer informatie contact op met onderstaande adressen of stuur een bericht naar
[email protected].
ANTWERPEN 2000, 2060

Ontmoetingscentrum Het Oude Badhuis
Stuyvenbergplein 38, 2060 Antwerpen
tel. 03 292 60 05(6)
Maandag van 9 tot 12 uur

Ontmoetingscentrum Atlas
Carnotstraat 110, 2060 Antwerpen
tel. 03 227 70 11
Dinsdag van 17 tot 19 uur
ANTWERPEN 2020

Stadskantoor Kiel
Sint-Bernardsesteenweg 197, 2020 Antwerpen
tel. 03 260 97 30
Woensdagvoormiddag van 9 tot 12 uur
ANTWERPEN 2030

Gemeenschapscentrum Luchtbal,
Hondurasstraat 6-8, 2030 Antwerpen
tel. 03 546 76 46
Donderdag van 9 tot 12 uur
ANTWERPEN 2018, 2050

Den Bell
Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen
tel. 03 338 65 97
Op afspraak.
BORGERHOUT

Administratief Centrum Borgerhout,
Moorkensplein 19, 2140 Borgerhout
tel. 03 338 17 11
Dinsdag van 9 tot 12 uur
Donderdag van 17 tot 19 uur
DEURNE

Ontmoetingscentrum Den Tip
Van den Hautelei 79, 2100 Deurne
tel. 03 340 49 50
Woensdag van 9 tot 12 uur
Donderdag van 9 tot 12 uur
EKEREN

Villa Geniets
Veltwijcklaan 31, 2180 Ekeren
tel. 03 338 29 11
Woensdag van 9 tot 12 uur
HOBOKEN

UiThuis
Kapelstraat 64, 2660 Hoboken
tel. 03 820 80 40
Donderdag van 10 tot 12 uur
(vanaf oktober 2011)
BERCHEM

Districtshuis Berchem
Grotesteenweg 150, 2600 Berchem
tel. 03 338 40 11
Woensdag van 9 tot 12 uur
Donderdag van 17 tot 19 uur
Socioculturele activiteiten | 14 |
Verzekeringen
Verzekering voor alle infrastructuur en materiaal

Wat?
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
De vereniging is verplicht om een verzekering af te sluiten voor het materiaal dat jullie gebruiken
tijdens het evenement. Dus ook tijdens de opbouw en afbraak.
De stad kan vragen om het verzekeringsbewijs voor te leggen. Zo weet de stad dat de organisator
mogelijke schade dekt. Bovendien neemt de vereniging zo haar verantwoordelijkheid.
Naast de verzekering kan de stad ook een waarborg vragen. Die waarborg wordt niet terugbetaald als er
bijvoorbeeld geleend materiaal beschadigd is.
De kost van de verzekering kan verschillen. Dit hangt af van de aard van het evenement en de mogelijke
risico’s. Je moet voldoende verzekerd zijn om mogelijke schade aan derden te kunnen betalen. Je kunt je
deelnemers ook verzekeren voor materiële schade en lichamelijke ongevallen.
Als je evenement plaatsvindt in een stadsgebouw, moet je eerst huur betalen aan de stadsdienst.
Controleer of de zaal in orde is met brandverzekering en zorg anders voor een goede verzekering.
Als je twijfels hebt, neem contact op met de netwerk ontmoetingsruimte van de stad.
Kijk hiervoor op www.antwerpen.be/ontmoetingsruimte of stuur een bericht naar
[email protected].
Socioculturele activiteiten | 15 |
Taksen en vergunningen

Wat?
Gelegenheidstapperijen
Als de vereniging meer dan drie opeenvolgende dagen alcoholische dranken schenkt, moeten jullie
belasting betalen. Hiervoor kun je terecht bij de dienst financiën van de stad. Ter plaatse vul je een blad
in met de gegevens en de geplande activiteit. Je betaalt 74,37 euro per week, per toog. Je betaalt het
bedrag via een overschrijvingsformulier.
Bedrijvenloket
Francis Wellesplein 1
2018 Antwerpen
tel.03 338 66 88
fax 03 338 67 89

Wat?
SABAM
Als je muziek speelt tijdens een evenement, moet je het auteursrecht respecteren en SABAM betalen.
Op www.sabam.be vind je alle nuttige informatie en de verschillende mogelijkheden.
SABAM - auteursrechtenvereniging
Frankrijklei 65 - bus 2
2000 Antwerpen
tel. 03 226 71 60
openingsuren: maandag tot donderdag van 9 tot 17 uur, vrijdag van 9 tot 16 uur

Wat?
Billijke vergoeding
Om in het openbaar muziek af te spelen, moeten de uitvoerende kunstenaars en producenten een
billijke vergoeding krijgen.
Als je een zaal of locatie huurt voor je evenement, betaalt de verhuurder wellicht een billijke
vergoeding op jaarbasis. Het tarief hiervoor wordt dan mee verrekend in de huurprijs. Vraag dit na bij
de verhuurder.
Voor tijdelijke activiteiten betaal je een vergoeding voor 24 of 48 uur.
Meer info over de billijke vergoeding vind je op www.bvergoed.be of bij de infolijn: 070 66 00 16.
Op deze website vind je alle mogelijke formulieren.
Socioculturele activiteiten | 16 |
Materiaal
Materiaaluitleendienst van de stad

Wat?
Verenigingen kunnen tafels, banken, podia en stoelen aanvragen bij de uitleendienst van de stad
Antwerpen.
De uitleendienst beschikt over volgende materialen: tafels en stoelen, vloeren en podia,
tentoonstellingsmateriaal, verlichting, audio en elektriciteit, watervoorzieningen en decoratieartikelen.
Het materiaal wordt gratis geleverd als je dat tijdig aanvraagt.
Vermeld op de aanvraag zeker:
■ de aanvraagdatum;
■ naam en adres van de organisator/aanvrager met contactgegevens;
■ naam, adres, webadres en statuut van de vereniging (indien van toepassing) ;
■ het ondernemingsnummer (indien van toepassing);
■ het doel en een beschrijving van het evenement;
■ of het evenement al dan niet op het openbaar domein plaatsvindt;
■ het gevraagde materiaal, met vermelding van de details en aantallen;
■ het leveringsadres en de datum van het evenement (begin/einde);
■ de contactgegevens van de persoon die het materiaal in ontvangst zal nemen of terug zal
bezorgen (indien verschillend van de organisator/aanvrager).

Hoe?
Ga naar het evenementenloket in je districtshuis. De adressen vind je in de map.
Of vul het formulier zelf in via
www.antwerpen.be > vrije tijd > zelf organiseren > Aan de slag > feestmateriaal.

Wanneer?

Tip

Meer informatie
Verstuur de aanvraag ten laatste zes weken voor het evenement plaatsvindt.
■ Het materiaal wordt geleverd op basis van beschikbaarheid. Het voorjaar en de zomer zijn drukke
periodes voor verenigingen. Bestel dus zo snel mogelijk je materiaal.
■ Voor een evenement met meer dan 1500 personen moet je alles drie maanden op voorhand
aanvragen.
■ Vind je evenement over minder dan zes weken plaats en heb je nog materiaal nodig? Dan kun je het
materiaal zelf ophalen als er nog iets beschikbaar is. Neem zo snel mogelijk contact op met het
evenementenloket van je district.
Een volledige lijst van materiaal vind je op www.antwerpen.be > vrije tijd > zelf organiseren >
feestmateriaal.
Socioculturele activiteiten | 17 |
Voorbereiding
Wie legt vast?
…
▪ binnen (zaal)
▪ buiten (terrein)
▪ tent (huur)
▪ schoolvakanties
▪ seizoen
▪ Zaal vrij?
plaats vastleggen
datum vastleggen
Wie begroot?
…
Wie vraagt aan?
…
…
▪
▪
▪
▪
▪
verwachte inkomsten en uitgaven
▪ Europese
▪ Vlaamse
▪ Centrum voor Gelijkheid van Kansen en
Racismebestrijding
▪ stad Antwerpen
boekingen
begroting opstellen
subsidies aanvragen
Wie boekt wat?
…
…
…
……
sponsordossier:
▪ publiciteit
▪ giften
▪ natura
sponsors zoeken
muziek
dans
traiteur
geluid
licht
Wie zorgt hiervoor?
…
terrein, politie, brandweer, feestcontainer,
water, elektriciteit
Welke verzekeringen?
…
buiten, vergunningen aanvragen
verzekering afsluiten
evenementenloket
Wie sluit af?
…
Welke partners?
…
▪ takenplanning:
deelverantwoordelijkheden met deadlines
▪ werkschema
▪ voorzitter
▪ secretaris
▪ penningmeester
…
Wie wordt eindverantwoordelijke voor dit project?
▪ brainstorm,
bepaal na de brainstorm een duidelijk concept
verenigingen (individuen) die binnen
het concept passen, die een bepaald onderdeel van het
evenement op zich kunnen nemen
vergadering
5 maanden vooraf
Wie
Wat
partners zoeken
To do
Wanneer
Bijlage: draaiboek voorbereiding
Socioculturele activiteiten | 18 |
Socioculturele activiteiten | 19 |
Voorbereiding
3 maanden vooraf
4 maanden vooraf
drukkers
takenplanning opstellen
offertes drukwerk opvragen
vergaderen
Wie vraagt aan?
…
tafels
stoelen
licht
geluid
podium
frisdrank
bier
koffie
…
geluidshinder
drankvergunning
aanplakken
sluitingsuur
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
takenplanning
overzicht materiaal dat je nodig
hebt maken en aanvragen bij
uitleendienst + externe partners
drank bestellen
reglementen opvragen bij de stad
vergaderen
…
…
…
…
Wie bestelt?
…
Wie zorgt ervoor?
…
…
…
…
…
promotiemateriaal bij de drukker
Wie vraagt?
…
…
Wie zorgt ervoor?
…
…
…
▪
▪
▪
▪
▪
▪
promomateriaal bedenken en
ontwerpen + verdeelplan opstellen
affiches
flyers
T-shirts
toegangskaarten
artikels
website
(logo van sponsors toevoegen?)
Wie zorgt ervoor?
…
▪ gift
▪ natura
▪ publiciteit
kleine sponsors zoeken
Socioculturele activiteiten | 20 |
Voorbereiding
1 week vooraf
3 weken vooraf
1 maand vooraf
2 maanden vooraf
materiaal
in vervoer voorzien
flyeren
aanplakken
mailing
mond-tot-mondreclame
▪
▪
▪
▪
plan opmaken als binnen
takenplanning
geld
tent opzetten/terrein
afbakenen
vergaderen
draaiboek dag zelf opstellen
…
…
…
…
…
…
…
▪ medewerkers briefen
▪ telefoonlijst aanvullen
▪ takenlijst afwerken
taakverdeling
wisselgeld
kassa
enveloppen
facturen betalen
deelverantwoordelijke
…
…
…
…
…
▪ nakijken
▪ e-mailen
▪ telefoneren
takenplanning
▪
▪
▪
▪
takenplanning
contact opnemen om geboekte
leveranciers en materiaal te
bevestigen
vergaderen
buurtbewoners verwittigen
promotie maken
vergaderen
SABAM
billijke vergoeding
Wie doet het?
…
…
…
…
…
▪
▪
▪
▪
flyeren
aanplakken
perstekst weekbladen
kaarten verkopen
voor evenementenloket en materiaalaanvraag
indien buiten:
plan maken waar wat staat
promotie maken
…
takenplanning
…
…
…
Wie zoekt deze?
…
…
…
vergaderen
perstekst voor maandbladen
(uitdatabank)
▪ voorverkoop kaarten
▪ verdeling affiches
▪ website
promotie maken volgens
verdeelplan
mailing
brief
telefoon
mond-tot-mondreclame
▪
▪
▪
▪
medewerkers aanspreken
voor
tijdens
nadien
…
…
▪ materiaal ophalen of laten leveren
▪ vervoer vastleggen
▪
▪
▪
▪
materiaal terug brengen
licht
geluid
tafels
stoelen
▪ kaarten
▪ drank
▪ toegang
verkoop tellen
opruimen
hoofd toogdienst
aanspreekpunt artiesten en vrijwilligers
>> OVERZICHT PER UUR EN ACTIVITEIT VAN HEEL DE DAG TELKENS MET DEELVERANTWOORDELIJKE
>> lijst met nummer van alle medewerkers/vrijwilligers en leveranciers
medewerkers alle informatie geven
…
…
…
…
…
▪
▪
▪
▪
▪
takenlijst en telefoonlijst ophangen
tap
toog
kassa
opkuis
…
…
▪ spots
▪ PA
▪ …
…
…
…
…
…
…
muziek en belichting testen
zaal klaarzetten en versieren
…
…
…
▪ voor al het materiaal zorgen
▪ overzicht opmaken
Bijlage: de dag zelf
Socioculturele activiteiten | 21 |
Socioculturele activiteiten | 22 |
enkele dagen na de activiteit
drank
SABAM
groepen
eten
…
kaartje
sms’je
mailing
…
kerngroep
medewerkers
sponsors
publiek
…
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪ evaluatie
▪ takenplanning
facturen betalen
medewerkers bedanken
evalueren
vergaderen
verslag maken
…
…
…