Dutch Standard FAQs Ariba Network

maandag, augustus 8, 2016
E-INVOICING
INVOICING
Veelgestelde vragen– Ariba Network
Inhoud
Wat is Ariba Netwerk? ................................................................................................................................
................................
................................. 3
Ik ben nieuw bij Ariba. Hoe kan ik me registreren voor het Ariba Netwerk? ..............................................
................................
3
Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren? .............. 3
Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren? ....... 3
Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Ariba Netwerk? .......................................
................................
4
Wie kan gebruikmaken van de dienst? ................................................................................................
......................................... 4
Hoe werkt het?................................................................
................................................................................................
.............................................. 4
Hoe kan ik starten? ................................................................................................................................
................................
....................................... 4
Wat als ik al ben ingeschreven bij het Ariba Netwerk?
Netwerk?................................................................
................................................ 4
Is factureren via Ariba Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER? .....................................
................................
4
Wat zijn de voordelen van Ariba Netwerk? ................................................................................................
................................. 4
Moet ik extra hardware of software installeren? ................................................................
.......................................................... 5
Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel oop tijd wordt betaald? ....................................
................................ 5
Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? .......................................
................................
5
Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? ................................................................
............................................... 5
Welke opties voor elektronisch factureren biedt Ariba aan leveranciers die gebruikmaken van het
netwerk? ................................................................
................................................................................................
....................................................... 5
Hoe kan ik mijn ERP integreren met Ariba Netwerk? ................................................................
................................................. 5
Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Ariba tijdens het indienen van
van facturen? En hoe? .. 6
Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Ariba Netwerk?
Netwerk?................................
...................................................... 6
Zal Unilever de kosten betalen? ................................
................................................................................................
................................................... 7
Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER
UNILEVER-entiteiten?
entiteiten? ......................... 7
Is elektronisch factureren ook verplicht voo
voor contracten en PO T&C? ........................................................
................................
7
Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER? ................................................................
............................................... 7
Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XML
EDI/XMLfacturen direct naar Unilever sturen?
sturen?................................................................................................
............................................ 8
Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor
ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijk
bekijken.
en. Kan ik deze functionaliteit gebruiken
in plaats van Ariba Netwerk? ................................................................................................
................................
....................................................... 8
Verricht Unilever betalingen via Ariba Netwerk? ................................................................
........................................................ 8
Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? ...................................................
................................
8
Kan ik elektronische facturen versturen met Ariba Netwerk naar al mijn klanten? .....................................
................................
8
Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden? .......................................................
................................
8
Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik wachten
voordat ik me abonneer? ................................
..............................................................................................................................
.............................. 8
Kan ik contact opnemen met het supportteam van Ariba Netwerk? ............................................................
............................ 8
Is er overige informatie beschikbaar op over de Ariba Netwerk
Netwerk-service? ...................................................
................................
9
Biedt Ariba Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over het proces? .............................. 9
Waar kan ik Unilever-specifieke
specifieke leverancierslesmaterialen voor Ariba Netwerk vinden? ........................ 10
Wat is Ariba Netwerk?
Ariba Netwerk is een internationaal elektronisch factureringsnetwerk. Het Ariba Netwerk is 's werelds grootste
webgebaseerde handelscommunity en verbindt toonaangevende internationale organisaties met hun
handelspartners. Daarnaast biedt het een breed platform voor alle belangrijke zakelijke
samenwerkingsbehoeften. Het ondersteunt alles, van handelspartners zoeken tot elektronisch(e) inkopen en
factureren, en het beheer van werkkapitaal, waarbij deelnemers kunnen kopen, verkopen en snel en effectief
geld kunnen beheren. Het Ariba Netwerk levert ongeëvenaarde ROI, zoekopties, flexibiliteit en waarde voor
zowel kopers als verkopers, waardoor zakelijke commercie
commercie net zo eenvoudig wordt als die voor consumenten.
Vandaag de dag gebruiken meer dan 2 miljoen bedrijven - waaronder meer dan de helft van de internationale
top 2000 - gebruik van Ariba voor de stroomlijning en automatisering van hun gezamenlijke bedrijfsprocessen.
bedrijfsp
Ik ben nieuw bij Ariba. Hoe kan ik me registreren voor het Ariba Netwerk?
Ariba Netwerk is het toonaangevende netwerk met meer dan een miljoen handelspartners in 190 landen, en
heeft jaarlijks meer dan 450 miljard Amerikaanse dollar aan transacties. Sluit u aan bij Ariba Netwerk om
elektronische transacties met uw klanten aan te gaan en om nieuwe zakelijke kansen te ontdekken.
Volgende stappen
•
•
•
•
•
Registreren voor het Ariba Netwerk. Volg de instructies in het bericht E-Commerce
Commerce Trading
Relationship Request.
Maak verbinding met Unilever via uw Ariba-account.
Ariba
Nadat de registratie iss voltooid, moet u
controleren of u het relatieverzoek met Unilever hebt geaccepteerd in het gedeelte Klantrelaties van
uw account.
Configureer uw Ariba-account.
account. Zorg ervoor dat uw account is geconfigureerd om inkooporders te
ontvangen en facturen te verze
verzenden
nden op de manier die wordt ondersteund door uw organisatie.
Maak een testaccount. Met een testaccount kunt u bekend raken met de processen van Unilever in
een testomgeving voordat u overschakelt naar de (productie)omgeving.
Bekijk het trainingsmateriaal.. Hieronder vindt u Unilevers trainingsmateriaal om u te helpen met de
hierboven genoemde taken. U wordt de komende weken uitgenodigd voor trainingen als u meer hulp
nodig hebt met deze processen.
Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch
factureren?
Unilever heeft elektronisch factureren verplicht gesteld voor al onze leveranciers die factureren aan Unilever
Europa, Noord-Amerika
Amerika en Supply Chain
Chain-entiteiten.
entiteiten. We verwachten en dringen er ten sterkste op aan dat alle
leveranciers zich aanmelden voor elektronisch factureren om het betalingsproces van facturen te verbeteren
en optimaliseren.
Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch
factureren?
Nee, u kunt vanaf 1 oktober 2016 alleen nog elektronisch facturen indienen bij Unilever.
Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Ariba Netwerk?
Gezien het voordeel voor zowel de leverancier als de klant, zal elektronisch factureren de standaard worden en
wordt
dt de verwerking van papieren facturen afgebouwd. Na ontvangst van het communicatiepakket wordt van
leveranciers van Unilever Noord-Amerika,
Amerika, Europa en de Supply Chain
Chain-entiteiten
entiteiten verwacht dat zij klaar zijn om
elektronisch te factureren vanaf 1 oktober 2016
2016.. Unilever zou u dan ook willen aanmoedigen om dit initiatief zo
vroeg mogelijk te initiëren.
Wie kan gebruikmaken van de dienst?
Unilever-leveranciers
leveranciers aan wie inkooporders worden verstrekt. Vergoeding op basis van honoraria en facturen
betaald met een creditcard
ditcard vallen buiten het toepassingsgebied.
Hoe werkt het?
Zodra u bent geregistreerd voor Ariba Netwerk en de bestelmethode is gewijzigd naar online. Alle nieuwe PO's
die worden uitgevaardigd door Unilever worden naar uw Ariba Netwerk-account
Netwerk
gestuurd. Zodra u de PO in uw
postvak ontvangt (AN-inbox)
inbox) kunt u de PO omzetten in een factuur en het factuurnummer en de datum
bijwerken, en het geheel indienen via het Ariba Netwerk.
Hoe kan ik starten?
Uw account is uit uw naam gemaakt door Unilever op het Ariba Netwerk. Hierna neemt Ariba Netwerk contact
met u op om u kennis te laten maken met het programma en uw setup voor Ariba Netwerk te regelen. Als u
niets hoort van Ariba of als u het proces wilt vversnellen, stuurt u een e-mail naar [email protected]
[email protected] met
de naam van uw bedrijf om het proces te versnellen. Na de setup ontvangt u een ‘klaar voor transactie’
transactie’-mail
van Ariba, waarna u kunt beginnen met het factureren van Unilever.
Wat als ik al ben ingeschreven bij het Ariba Netwerk?
Als u al een account bij Ariba hebt, kunt u zich aanmelden met uw gegevens en een ticket indienen waarin u
Unilever vraagt om u toe te voegen als nieuwe koper aan uw account. Ariba werkt uw account vervolgens bij
om factureren na verificatie door Unilever toe te staan.
Is factureren via Ariba Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER?
UNILEVER is actief bezig om de verwerking van papieren facturen uit te bann
bannen,
en, om zo te profiteren van de
voordelen van elektronisch factureren voor ons bedrijf en onze leveranciers.
Wat zijn de voordelen van Ariba Netwerk?
•
•
•
•
•
•
•
Veilige en gegarandeerde factuurlevering
factuurlevering- nooit meer zoekgeraakte facturen
U kunt de status van uw factuur online controleren - van levering tot betaling
Kortere verwerkingstijd - wij ontvangen uw facturen sneller, wat betekent dat we u op tijd betalen
Onmiddellijke factuurvalidatie - minder vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie
Allesomvattende technologie - geen extra software of hardware nodig
Hogere verwerkingstransparantie en beter cash flow management dankzij dag en nacht toegang en
rapportering
Btw-naleving - ongeacht waar de facturen vandaan of naartoe worden gestuurd
•
Eenvoudig en kostenbesparend - stuur facturen wanneer u wilt
Moet ik extra hardware of software installeren?
Ariba Netwerk is webgebaseerd, het enige wat u nodig hebt voor toegang tot het platform voor elektronisch
factureren is een browser en internettoegang.
Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald?
Als u Ariba Netwerk gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Daarnaast ontvangt u een
melding wanneer uw factuur door ons is ontvangen, samen met de status van uw factuur.
Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische
elektronische facturen te maken?
Alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaard internetbrowser.
Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen?
Unilever zal geen papieren facturen meer accepteren vanaf 1 oktober 2016
Zodra u facturen verstuurt via Ariba Netwerk, moet u stoppen met het versturen van papieren facturen
Welke opties voor elektronisch factureren biedt Ariba aan leveranciers die gebruikmaken
van het netwerk?
PO-omzetting: De PO-omzetting
omzetting is ontworpen voor bedrijven die de inkooporders (PO's) ontvangen via Ariba. U
kunt de PO omzetten naar een factuur door slechts een paar details aan te passen in Ariba Netwerk. Het
portaal of Netwerk biedt een veilige verbinding en garandeert de bezorging van de factuur bij de klanten
binnen een paar uur.
Geïntegreerde oplossing: De geïntegreerde oplossing biedt een volledig geautomatiseerd proces waarbij
factuurgegevens rechtstreeks via het factureringssysteem van leveranciers wordt ingelezen en rechtstreeks
wordt geleverd aan de financiële systemen van klanten.
CSV-oplossing: Via de CSV-oplossing
oplossing kunnen leveranciers meerdere facturen laden via kommagescheiden
bestanden. Deze optie wordt over het algemeen gebruikt wanneer grote leveranciers niet de onmiddellijke
middelen hebben om de geïntegreerde
greerde oplossing te implementeren
Hoe kan ik mijn ERP integreren met Ariba Netwerk?
Het Ariba Netwerk biedt de mogelijkheid om te integreren met uw back
back-end ERP-systeem
systeem voor automatische
uitwisseling van elektronische documenten. Raadpleeg voor meer informatie onderstaande handleidingen.
Technische specificaties, documentatie en voorbeelden:
•
•
•
•
•
Snelstartgids integratie
Vragenlijst integratie
cXML Transactierichtlijn NAMER
EDIFACT Transactierichtlijn NAMER
Handleiding uploaden CSV-factuur
factuur NAMER
Ga naar http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf voor de huidige cXML-gebruikershandleiding.
gebruikershandleiding.
De Handleiding cXML-oplossing
oplossing Ariba vindt u in het productdocumentatiegedeelte onder Help in uw
leveranciersaccount.
Integratietests
Alle leveranciers die transacties afhandelen via het Ariba Netwerk en daarbij een van de volgende
integratiemethoden gebruiken, worden geacht om het volge
volgende te testen bij Unilever:
• cXML-transacties
• EDI-transacties
Ontdek meer over het maken van een testaccount in de Handleiding voor accountconfiguratie.
Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Ariba tijdens het indienen van
facturen? En hoe?
De vereisten voor het certificeren van de factuur worden bepaald door de lokale certificerende ambtenaar. In
sommige gevallen is het bijvoegen van ondersteunende documenten bij de factuur verplicht. U kunt dit doen
door een elektronisch bestand te maken, h
hetzij
etzij met behulp van printerdrivers op uw computer of door de
papieren te scannen. Zodra de ondersteunende documenten zijn geüpload samen met de in Ariba ingevoerde
factuur, blijven deze documenten voorgoed bevestigd aan de elektronische factuur en worden ze naar de
certificerende ambtenaar van Unilever gestuurd.
Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Ariba Netwerk?
Het leveranciersabonnement voor Ariba (Supplier Membership Program, SMP) helpt leveranciers om de
zakelijke inkomsten te maximaliseren
seren door waardetoevoegende functionaliteit te combineren met services die
zijn afgestemd op het leveranciersniveau van deelname aan het Ariba Netwerk.
Er zijn twee onderdelen van het leveranciersabonnement: het netwerktransactieservice
netwerktransactieservice-abonnement
abonnement en de
pakketabonnementen.
Leveranciers die nieuw zijn bij het Ariba Netwerk beginnen over het algemeen met gratis transacties, gebaseerd
op het aantal transacties - met Unilever en met andere kopers in het Netwerk -,, maar er kunnen naar verloop
van tijd wel kosten
ten verbonden zijn aan uw gebruik. Deze kosten worden in rekening gebracht door en betaald
aan Ariba.
Bij hogere abonnementsniveaus worden de functies en voordelen uitgebreid - om u te helpen om elektronisch
meer verkopen te realiseren, samen te werken, automatisering mogelijk te maken, evenals competitieve
onderscheiding, via:
• Waardetoevoegende functionaliteit
• Commerciële beheermiddelen en training
• Catalogus- en verbindingsoplossingen
• Technische ondersteuning
• Projectmanagementbronnen
Er zijn twee onderdelen
elen van het leveranciersabonnement: de netwerktransactieservice-kosten
netwerktransactieservice
en de
abonnementskosten
Voor meer informatie over het leveranciersabonnement voor Ariba en regionale prijzen, gaat u naar de website
Leveranciersabonnement,, of bekijkt u dit gegevensoverzicht.
Zal Unilever de kosten betalen?
Unilever betaalt geen kosten voor rekening van leveranciers. Benchmarking
Benchmarking-onderzoeken
onderzoeken hebben aangetoond
dat de overstap naar elektronisch factureren competitieve kosten voor de factuuradministratie biedt. Ariba
Netwerk helpt u om de meest kosteneffectieve optie te selecteren voor uw bedrijf gebaseerd op omvang,
complexiteit en het volume, en de frequentie van de verwachte facturen.
Is de vereiste van elektronische facturatie va
van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten?
entiteiten?
Elektronische facturatie geldt voor alle landen in Europa (met uitzondering van Griekenland), Noord-Amerika
Noord
(VS en Canada) en Supply Chain (UASCC en USCC).
Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C?
Ja, alle contracten met leveranciers en PO T&C's moeten worden gewijzigd om alleen elektronische facturen te
verzenden vanaf 1 oktober 2016
Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER?
De implementatie van elektronisch factureren wordt door Ariba Netwerk beheerd uit naam van
UNILEVER. In eerste instantie moet u contact opnemen met Ariba Netwerk om uw vragen voor de
geïntegreerde oplossing te bespreken; als Ariba Netwerk uw vragen niet kan beantwoorden, kunt u contact
opnemen met het team voor elektronisch factureren van Unilever:
[email protected]
Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik
EDI/XML-facturen
facturen direct naar Unilever sturen?
Nee, EDI en XML zijn alleen maar bestandsindelingen wat Ar
Ariba
iba betreft; u kunt daarom de voorkeursindeling
gebruiken om gegevens naar Ariba te sturen. Unilever kan geen elektronische facturen rechtstreeks van
leveranciers aanvaarden (ook als deze leveranciers al informatie voor andere
leverancierintegratieprogramma's,
a's, zoals e4US, uitwisselen).
Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze
functionaliteit gebruiken in plaats van Ariba Ne
Netwerk?
Nee, het Ariba Netwerk zorgt ervoor dat de gegevens die u verstuurt, kan worden geüpload naar het Unilever
Unileverbetalingsverwerkingssysteem (DCIW), en indien van toepassing kan worden gekoppeld aan een ontvangen
goederenrecord. Het aanbieden aan Unilever van een afbeelding van de factuur of een optie om de gegevens in
een vaste indeling te downloaden, voldoen niet aan deze eis.
Verricht Unilever betalingen via Ariba Netwerk?
Ariba Netwerk is geen betalingsplatform. Unilever blijft het huidige betalingspro
betalingsproces gebruiken.
Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd?
Zodra uw setup is voltooid en u klaar bent voor transacties via het netwerk, stuurt Ariba Netwerk u een bericht
om u te melden dat u klaar bent om facturen in te dienen bij onze administratie.
Kan ik elektronische facturen versturen met Ariba Netwerk naar al mijn klanten?
Met Ariba Netwerk kunt u, zodra u bent aangemeld, elektronische facturen naar alle klanten te sturen die
gebruikmaken van het netwerk
Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden?
Voor de geïntegreerde oplossing/CSV-oplossing
oplossing accepteert Ariba Netwerk alle bestandsindelingen, met zo veel
klanten als u wenst. Ariba Netwerk spreekt met u af hoe elke klant wordt geïdentificeerd in uw dossier en
bezorgt vervolgens elke transactie bij de juiste klant.
Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik
wachten voordat ik me abonneer?
Ariba Netwerk accepteert alle inkomende bestandsindelingen. Sluit u daarom zo snel mogelijk aan bij het
netwerk en verstuur uw facturen om te voorkomen dat uw betalingen worden onderbroken. U kunt Ariba op
de hoogte brengen van de wijzigingen als u klaar bent om de nieuwe software te gebruiken. Zij zullen de nodige
wijzigingen doorvoeren zonder de levering van de facturen te onderbreken.
Kan ik contact opnemen
en met het supportteam van Ariba Netwerk?
Ja, hieronder vindt u de manieren waarop u contact kunt opnemen met het Ariba
Ariba-supportteam.
supportteam.
Registratie- of configuratieondersteuning
Neem contact op met het Ariba SupplierEnablement
SupplierEnablement-team voor vragen over registratie,
e, configuratie,
kosten, catalogi of algemene Ariba Netwerk
Netwerk-vragen.
Leveranciers EMEA en Azië:
Azië:[email protected]
Leveranciers Noord-Amerika:
Amerika:[email protected]
o
Ondersteuning na live gaan (voor transactieleveranciers)
• Ga naar http://supplier.ariba.com of naar uw account.
• Klik op de koppeling van het Help Center rechts bovenin.
• Zoek naar een onderwerp waarover u meer te weten wilt komen, of klik op Support
• Klik op Telefonische hulp en vul het formulier in voor toegang tot het telefoonnummer
van de helpdesk.
o
Herstel van gebruikersnaam
ruikersnaam en wachtwoord
Ga naar http://supplier.ariba.com en klik op de koppeling Gebruikersnaam vergeten of
Wachtwoord vergeten in het aanmeldingsgedeelte. Ariba stuurt een ee-mail
mail naar het ee
mailadres dat is bewaard in het Ariba Netwerk nadat het verzoek om herstel van de
gebruikersnaam/het wachtwoord is inged
ingediend,
iend, ter bescherming van uw bedrijfsinformatie
bedrijfsinformatie.
o
Supportcontract EDI/cXML
Als u inkooporders (PO's) uitvaardigt aan Unilever via EDI of cXML, kunt u rechtstreeks hulp
krijgen van Ariba. Stuur een ee-mail naar Ariba's technische team [email protected]
[email protected].
Ariba beantwoordt uw ee-mail
mail onmiddellijk. Zorg ervoor dat u in het onderwerpveld Unilever
vermeldt.
Is er overige informatie beschikbaar op over de Ariba Netwerk
Netwerk-service?
Ja, ga naar
Gebruiksvoorwaarden Ariba Netwerk
Gegevensbeleid
Kennisgeving beveiliging
Wettelijke kennisgevingen
Biedt Ariba Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over he
hett proces?
Ja, zie de video-koppelingen
koppelingen hieronder.
•
•
•
•
Trainingsvideo's activering
o Uw leveranciersaccount maken en configureren
o Transacties via het Ariba Netwerk
Inleiding op de console voor verkoperssamenwerking
Een PO-gebaseerde
gebaseerde factuur maken (inleiding)
Een factuur maken (geavanceerde onderwerpen)
Waar kan ik Unilever-specifieke
specifieke leverancierslesmaterialen voor Ariba Netwerk vinden?
De volgende handleidingen bevatten verplichte instructies, plus tips over het beheer van uw Ariba NetwerkNetwerk
account tijdens
ijdens transacties met Unilever:
• Snelstartgids
• Registratiehandleiding
• Handleiding
iding accountconfiguratie (EMEA/APAC-versie, NAMER-versie)
• Factureringshandleiding (EMEA/APAC
(EMEA/APAC-versie, NAMER-versie)
• SMP-handleiding