Werkdocument - Stad Antwerpen

STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
Werkdocument: projectsubsidies infrastructurele
middelen - ronde 1 oktober 2016
Wat is een project?
Een project is steeds een samenhangend, planmatig en resultaatgericht geheel van doelstellingen en activiteiten
dat loopt over een welbepaalde periode.
Wie kan een project aanvragen?
Een feitelijke vereniging of vzw.
Infosessies
Kom met uw vragen of ideeën langs op:
- donderdag 8 september 2016, vrije inloop tussen 15 en 19 uur
- vrijdag 9 september 2016, vrije inloop tussen 15 en 19 uur
Adres: Permeke, ingang Muizenstraat, 2060 Antwerpen. Neem zeker dit werkdocument (ingevuld) mee.
Verplichte bijlages
Een vzw moet de volgende bijlagen 1 keer per jaar (bij de eerste subsidieaanvraag) opladen in de databank:
-
De laatst goedgekeurde resultatenrekening (op 1/7 moet de goedgekeurde jaarrekening van het vorige
kalenderjaar worden bezorgd).
Het activiteitenverslag (jaarverslag) van het voorgaande jaar.
De begroting van het huidige jaar.
Een bankattest/rekeninguittreksel met de naam van de vereniging (eenmalig tenzij rekeningnummer
veranderd is).
Een feitelijke vereniging moet volgende bijlagen 1 keer per jaar opladen in de databank. Dit gebeurt bij de
eerste subsidieaanvraag van het kalenderjaar:
-
Een bankattest of rekeninguittreksel met de naam van de vereniging (eenmalig tenzij rekeningnummer
veranderd is).
Een verslag over de financiële toestand van de vereniging (resultaatrekening van het vorige kalenderjaar)
Lijst bestuursleden (naam, adres, geboortedatum, telefoon en/of e-mail)
Bij projectsubsidies voor infrastructurele middelen moeten, naast bovenstaande bijlagen, bijkomend
volgende bijlagen worden toegevoegd:
-
Een schriftelijke toestemming van de eigenaar van het pand of terrein.
Gedetailleerde offertes waaruit duidelijk afgeleid kan worden welke kosten worden beraamd.
Een plan of plattegrond welke een duidelijk beeld bevat van de huidige en toekomstige situatie van het
pand of de infrastructuur.
De nodige verzekeringsattesten (bv. brandverzekering van het pand).
Reglement ‘Stadsmakers’
Op het einde van dit hoofdstuk vindt u de informatie over de projectsubsidies uit het nieuwe subsidiereglement
‘Stadsmakers’. Lees dit goed door.
LET OP: Dit is een WERKDOCUMENT en dus geen officiële aanvraag!
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
Vanaf donderdag 1 september 2016 staan de aanvraagformulieren online.
-
Surf naar de verenigingendatabank (http://samenleven.csjdatabank.be).
Meld u aan. (Zit u in meerdere verenigingen, kies dan voor welke vereniging u een nieuwe aanvraag wil
openen.)
Open een nieuw aanvraagformulier en vul in.
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
ALGEMENE GEGEVENS
Naam van het project:
Naam contactpersoon:
Startdatum (ten vroegste 01/01/2017, ten laatste 30/04/2017):
Einddatum (max 1 jaar na startdatum):
Geef een korte omschrijving van het project (max. 5 lijnen):
Waar vindt het project plaats? Noteer de postcode(s):
Adres? (Naam, gemeente, straat, nummer,…)
DOELSTELLINGEN
Wat is het thema van het project? (meerdere keuzes zijn mogelijk)












Armoedebestrijding
Buurtwerking
Gezinsondersteuning
Gezondheidspromotie
Inclusie van personen met een handicap
Integratie en inburgering
Interculturele ontmoeting
Leren werken met de computer en internet
Samentuinen
Sociale huisvesting
Tijdelijke invulling van een niet-gebruikt terrein of gebouw
Andere: namelijk:
Waarover gaat het project? Vink aan:
 Het pand of lokaal van je vereniging aanpassen of verbouwen
 Een leegstaand gebouw of braakliggend terrein tijdelijk gebruiken
Waar wordt het lokaal, gebouw of terrein nu voor gebruikt?
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
Welke infrastructuurwerken wil je uitvoeren?
Waarom wil je deze werken uitvoeren?
UITVOERING VAN HET PROJECT
Een project is opgebouwd uit verschillende stappen of activiteiten en begint bij een goede
voorbereiding.
Voorbereidingsfase
Wat heb je al gedaan om het project voor te bereiden:
Wat ga je verder nog doen ter voorbereiding van de start van het project:
Technische uitvoering
Uitvoering werken. Vink aan (het kan ook dat u de 2 moet aanvinken):
 Onze vereniging/bewonersgroep voert de werken zelf uit
 Onze vereniging/bewonersgroep werkt samen met een aannemer
Indien je samen werkt met een aannemer:
Naam:
Gemeente:
Straat + huisnummer:
Indien je samen werkt met meerdere aannemers, vermeld dan ook hun gegevens:
Hoe ga je de werken aanpakken?
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
Zijn de werken duurzaam en ecologisch verantwoord? Leg uit.
Lijst op met welke partners u samenwerkt.
Een project voer je vaak samen met partnerorganisaties uit. Lijst al deze organisaties op en omschrijf
welke rol elke partner in het project opneemt.
Partner :
Naam contactpersoon:
Telefoonnummer partner
E-mailadres partner:
Welke rol neemt de partner op in het project:
Partner :
Naam contactpersoon:
Telefoonnummer partner
E-mailadres partner:
Welke rol neemt de partner op in het project:
Partner :
Naam contactpersoon:
Telefoonnummer partner
E-mailadres partner:
Welke rol neemt de partner op in het project:
(voeg zelf meer partners toe indien nodig)
(hier kan je ook een samenwerkingsovereenkomst toevoegen)
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
Inhoudelijke luik
Hoe wil je met dit project nieuwe mensen bereiken?
Benoem deze groep(en) (bijv. buurt, leeftijd, herkomst of geslacht):
Hoe ga je de buurt informeren over het project:
Toonmoment
Elk project bevat minstens 1 activiteit die het project toont aan een breed publiek. Omschrijf ook deze
activiteit zo concreet mogelijk.
Met welke activiteit toon je jouw project aan een breed publiek:
Datum toonmoment:
Evaluatie
Hoe ga je het project evalueren? Wie ga je hierbij betrekken?
Verplichte documenten
Voeg alle verplichte bijlagen toe.
Indien uw vereniging eigenaar is van het gebouw of terrein:
-
Een verklaring om het gebouw niet te verkopen (te vinden op de website)
Offertes
Plattegrond
Attest brandverzekering
Indien uw vereniging huurder is van het gebouw of terrein:
-
Toestemming van de eigenaar (te vinden op de website)
Offertes
Plattegrond
Attest brandverzekering
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
PROJECTBEGROTING
Je moet de begroting invullen in het excel-sjabloon. Dit staat op:
https://www.antwerpen.be/nl/info/567023a2afa8a73a618b45c9/bijlagen-en-sjablonen
Je kan het sjabloon ook openen vanuit het aanvraagformulier. Dit sjabloon moet je invullen met jouw
projectbegroting en dan terug opladen in de databank.
Een voorbeeld van deze begroting zie je op de pagina hieronder.
Let op (enkele financiële richtlijnen):
-
Forfaitaire vrijwilligersvergoedingen worden niet gesubsidieerd. Enkel reële onkosten van
vrijwilligers, zoals kosten voor vervoer, catering en telefoon, kunnen ingebracht worden.
Kosten voor wegwerpmateriaal kunnen niet ingebracht worden.
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
PROJECTBEGROTING
NAAM VERENIGING:
NAAM PROJECT:
LOOPTIJD PROJECT:
INKOMSTEN
Andere subsidies
Bijdragen deelnemers (bv.
inschrijvingsgeld)
Inkomsten uit verkoop (bv. verkoop drank)
Andere (bv. sponsoring)
Eigen bijdrage van de vereniging
Andere
Verplichte toelichting
Bedrag
TOTAAL VAN DE INKOMSTEN
UITGAVEN
Verplichte toelichting
Bedrag
TOTAAL VAN DE UITGAVEN
TOTAAL AANGEVRAAGD
SUBSIDIEBEDRAG
(max. 10.000,00 €)
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
Reglement ‘Stadsmakers’: informatie over de projectsubsidies
(Het volledige reglement vind je op www.stadsmakers.be)
Hoofdstuk 2: projectsubsidies
Artikel 17: definitie
Een project is een samenhangend, planmatig en resultaatsgericht geheel van doelstellingen en
activiteiten dat loopt over een periode van maximaal een jaar. Aan elk project gaat een degelijke
projectvoorbereiding vooraf.
Elke project bevat minstens 1 activiteit die het project toont aan een breed publiek.
Artikel 18: soorten projecten en subsidiebedragen
Er kunnen twee soorten projecten worden ingediend:
§1. Projecten met personeels- en/of werkingsmiddelen
Subsidiebedrag: maximum 10.000 euro
Beperking: eenzelfde project kan maximaal twee keer verlengd worden voor telkens een periode
van een jaar
§2. Projecten met infrastructurele middelen
Infrastructurele middelen kunnen toegekend worden voor:
-
beperkte aanpassingswerken in panden in huur of eigendom, met als doel de toegankelijkheid en
ontsluiting van een werking te bevorderen voor een breed publiek.
tijdelijke invulling van niet-gebruikte plekken (braakliggend terrein, leegstaand pand,…) in afwachting van
een nieuwe bestemming.
Subsidiebedrag: maximum 10.000 euro
Beperking: maximum 1 keer aan te vragen (geen verlenging mogelijk)
Voorwaarden:
Voor projecten met infrastructurele middelen gelden volgende voorwaarden:
Voor aanpassingswerken in een pand:
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
-
-
indien de vereniging / bewonersgroep een pand huurt, moet ze een schriftelijke en ondertekende
toestemming van de eigenaar voorleggen om nog minstens 3 jaar gebruik te kunnen maken van deze
infrastructuur vanaf het moment van toekenning van de subsidie
indien de vereniging / bewonersgroep eigenaar is, mag ze het pand niet vervreemden of verkopen in de
drie jaar volgend op de toekenning van de subsidie.
Voor tijdelijke invulling van een terrein:
-
-
de vereniging / bewonersgroep moet een schriftelijke en ondertekende toestemming van de eigenaar van het
terrein kunnen voorleggen om minstens 1 jaar gebruik te kunnen maken van de infrastructuur waarvoor de
toelage wordt aangevraagd. Dit vanaf het moment van toekenning van de subsidie.
de werken mogen niet vergunningplichtig zijn, dat wil zeggen ze moeten kunnen worden uitgevoerd zonder
voorafgaandelijke stedenbouwkundige vergunning of milieuvergunning
de infrastructuur moet verzekerd zijn tegen brand.
Bijlagen
Bij projectaanvragen voor infrastructuurwerken moeten, naast de bijlagen zoals beschreven in artikel
4, bijkomend volgende bijlagen worden toegevoegd:
-
een schriftelijke toestemming van de eigenaar van het pand of het terrein (zie artikel 18 §2)
gedetailleerde offertes waaruit duidelijk afgeleid kan worden welke kosten worden beraamd
een plan of plattegrond welke een duidelijk beeld bevat van de huidige en toekomstige
situatie van het pand of de infrastructuur
de nodige verzekeringsattesten.
Artikel 19: beoordelingscriteria voor alle projecten
Elk project wordt beoordeeld op volgende criteria:
-
de maatschappelijke meerwaarde van het project
de kwaliteit van de projectaanvraag op vlak van projectvoorbereiding, aanpak, fasering,
beoogde resultaten en voorziene evaluatie
de diversiteit van en interactie tussen de deelnemers
de betrokkenheid van de deelnemers in de uitvoering en evaluatie van het project
de manier waarop het project bekend wordt gemaakt bij de doelgroep
de innovatieve waarde van het project
de keuze van partners en de meerwaarde van de samenwerking
de aandacht voor milieu- en duurzaamheidsaspecten in de uitvoering van het project
de verhouding tussen uitgaven en inkomsten
de verhouding tussen de uitgaven en de beoogde resultaten van het project
de redelijkheid van de voorziene inkomsten, waaronder de eigen inbreng en de bijdragen
van deelnemers
de aandacht die de aanvrager besteedt aan milieu- en duurzaamheidsaspecten in de
uitvoering van het project.
de deelnameprijs per deelnemer aan elke projectactiviteit mag maximum 6 euro bedragen
het bereik en de impact van voorafgaande gesubsidieerde initiatieven van de vereniging.
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
Artikel 20: procedure
§1. Aanvraag
Er zijn drie projectrondes per jaar:
-
1 februari is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 mei en 31
augustus daaropvolgend.
1 mei is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 september en 31
december daaropvolgend.
1 oktober is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 januari en 30
april daaropvolgend.
Een project wordt goedgekeurd voor een maximale periode van een jaar.
§2. Beoordeling
1. Na ontvangst van de aanvraag controleert de stad de volledigheid van het aanvraagformulier, de bijlagen en of
de aanvraag valt binnen de richtlijnen van het reglement.
2. Binnen de 8 dagen ontvangt de indiener een bericht met de melding of de aanvraag in aanmerking komt voor
verdere behandeling. Indien niet ontvankelijk vermeldt het bericht de reden daarvan.
Indien de aanvraag onvolledig is, ontvangt de indiener binnen de 8 dagen een bericht met de vraag om het
aanvraagdossier binnen de 10 dagen te vervolledigen. Wanneer de ontbrekende stukken niet tijdig worden
ingediend, zal de subsidieaanvraag worden geweigerd.
3. De ontvankelijke aanvraag wordt door de adviescommissie beoordeeld.
Deze commissie bestaat uit:
-
drie medewerkers van de bedrijfseenheid samen leven, waaronder de voorzitter van de adviescommissie
drie externe deskundigen die aangeduid zijn door het college.
4. De adviescommissie beoordeelt het project op basis van de criteria zoals geformuleerd in artikel 19. De
adviescommissie kan meer informatie vragen en de aanvrager uitnodigen voor een bijkomend gesprek. De
aanvrager kan ook zelf verzoeken om een mondelinge toelichting.
5. De adviescommissie formuleert, op basis van deze toetsing, een gemotiveerd advies over de goedkeuring en
het toegekende bedrag of de weigering van de subsidie.
§3. Beslissing
-
-
Het college neemt de beslissing over de aanvraag op basis van het advies van de adviescommissie. De
beslissing wordt ten laatste 60 dagen na de indiendatum genomen. Deze termijn is een richtdatum. Bij
wijziging van de aanvraag of nood aan bijkomende informatie vanuit de stad Antwerpen kan de
behandelende ambtenaar zich genoodzaakt zien deze termijn te verlengen.
De toepassingsvoorwaarden voor de subsidie worden opgenomen in het collegebesluit.
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6
STADSMAKERS
meer info: www.stadsmakers.be - Bel 0800 25 8 25 - mail naar [email protected]
-
In geval de inhoud van het project zou wijzigen na de beslissing tot toekenning van de subsidie van het
college, moet de aanvrager de stad Antwerpen hier onmiddellijk van op de hoogte brengen. Het
gewijzigde project kan slechts doorgaan mits het uitdrukkelijke akkoord van de stad.
§4. Opvolging
Om de projectuitvoerder te begeleiden bij de opstart en de uitwerking van hun project, wordt aan elk project een
stedelijke medewerker toegewezen die het projectverloop en de resultaten opvolgt. Deze medewerker is ook de
eerste aanspreekpersoon waar de uitvoerder bij terecht kan met vragen over de uitvoering van het project.
§5. Uitbetaling
- Uitbetaling van projectsubsidies voor personeels- en werkingsmiddelen: De stad betaalt het toegekende
subsidiebedrag volledig uit na goedkeuring van het project.
- Uitbetaling van projectsubsidies voor infrastructurele middelen: De stad betaalt het goedgekeurde
subsidiebedrag uit op voorlegging van facturen die de gemaakte kosten staven. De uitbetaling gebeurt telkens
uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de factuur.
§6. Evaluatie en afrekening
Binnen twee maanden na afloop van het project bezorgt de projectuitvoerder via de databank een inhoudelijk
eindverslag en een financiële afrekening, met het overzicht van de inkomsten en de uitgaven.
Na controle van het verslag en de uitgaven kan een terugvordering gebeuren van teveel ontvangen subsidies.
De financiële verantwoordingsstukken kunnen digitaal worden opgeslagen bij het aanvraagformulier of blijven 5
jaar bewaard op de zetel van de vereniging of de verantwoordelijke van de feitelijke vereniging. De stad kan deze
bewijsstukken steeds opvragen ter controle.
STADSMAKERS: werkdocument projectsubsidie infrastructurele middelen – ronde 1 oktber 2016
6