Bedrijfsrisicoanalyse – Formula Cruisers

2015
Bedrijfsrisicoanalyse – Formula Cruisers
Eindrapport
Academy for Technology, Innovation and Society
Werktuigbouwkunde, Delft
Dhr. P. Souren - 22-4-2015
DAVEY VAN BUREN
JUSTIN-BRYAN GROSS
MARTIJN VAN PAASSEN
RONALD VAN ROOIJEN
Voorwoord
Wij hebben onderzoek gedaan naar de risico’s en het informatie verlies bij het wisselen van
studenten binnen het Formula cruiser project. Dit onderzoek is uitgevoerd in het kader van de
keuzemodule bedrijfsrisicoanalyse. Dit project leek ons interessant omdat een groep studenten het
binnen een jaar voor elkaar krijgt om een auto te fabriceren. Tijdens ons onderzoek zijn wij er achter
gekomen dat dit niet vlekkeloos gebeurt en wij hopen dat onze bijdrage het proces kan versoepelen.
Wij willen bedanken dhr. Menger onze opdrachtgever, dhr. Souren voor zijn colleges over
risicoanalyse, Bart Heemskerk onze studentbegeleider binnen het Formula cruiser project en alle
deelnemers van de enquête.
Justin-Bryan Gross, Martijn van Paassen, Davey van Buren, Ronald van Rooijen
Eindrapport
2
Inhoudsopgave
Voorwoord .............................................................................................................................................. 2
Samenvatting........................................................................................................................................... 4
Figurenoverzicht ...................................................................................................................................... 5
Tabellenoverzicht .................................................................................................................................... 5
1.
Inleiding .......................................................................................................................................... 6
2.
Opdracht ......................................................................................................................................... 7
2.1.
Probleemstelling...................................................................................................................... 7
2.2.
Opdrachtomschrijving ............................................................................................................. 7
2.3.
Projectgrenzen ........................................................................................................................ 7
2.4.
Randvoorwaarden ................................................................................................................... 8
3.
System engineering ........................................................................................................................ 9
4.
Procesanalyse ............................................................................................................................... 10
4.1.
5.
Flowchart diagram................................................................................................................. 11
Enquête......................................................................................................................................... 12
5.1.
Problemen ............................................................................................................................. 12
5.2.
Verbeterpunten ..................................................................................................................... 13
5.3.
Resultaat ................................................................................................................................ 13
6.
Risicoanalyse................................................................................................................................. 14
6.1.
Maatregelen/verbeterpunten ............................................................................................... 17
Conclusie en aanbevelingen .................................................................................................................. 18
Werkplan ........................................................................................................................................... 19
Checklist ............................................................................................................................................ 20
Docent- en shiftwisseling .................................................................................................................. 21
Opslag................................................................................................................................................ 21
Bijlagen .................................................................................................................................................. 25
I.
Enquête ..................................................................................................................................... 25
II.
Planning ..................................................................................................................................... 41
Eindrapport
3
Samenvatting
Dit rapport behandelt de risico’s die ondervonden zijn na het doorlopen van het proces van de
Formula Cruisers. Het rapport heeft als doel de lezer te informeren hoe de informatieverlies bij de
shift wisseling kan worden gereduceerd. Hier achtereenvolgend de behandelde onderwerpen in dit
verslag:





Probleemstelling, doelstelling en projectgrenzen
System engineering
Procesanalyse
Enquête resultaten
Risicoanalyse
De probleemstelling, doelstelling en projectgrenzen zullen opnieuw een kort maar duidelijker
overzicht geven over het project en het uiteindelijke doel. Vervolgens wordt in het hoofdstuk system
engineering en procesanalyse een definitie gegeven van de system engineering en het proces binnen
de Formula Cruisers. Uiteindelijk is er een conclusie gevormd op basis van de enquête resultaten en
de risicoanalyse die is uitgevoerd.
Eindrapport
4
Figurenoverzicht
Figuur 1: Opzet system engineering ........................................................................................................ 9
Figuur 2 Flowchart Formula Cruisers .................................................................................................... 11
Tabellenoverzicht
Tabel 1: Risico analyse ........................................................................................................................... 16
Eindrapport
5
1. Inleiding
Bedrijfsrisicoanalyse is een keuzemodule gegeven aan de Haagse Hogeschool. Het doel van de keuze
module is het inzicht krijgen in de risico’s binnen een bedrijf of onderneming. Deze keuzemodule is
beschikbaar voor studenten van meerdere studies op het HBO. Daarom bestaat deze groep uit
groepsleden die de studies technische natuurkunde, technische bedrijfskunde of
werktuigbouwkunde volgen aan de Haagse Hogeschool.
De risicoanalyse die voor deze keuze module is uitgevoerd voor het project van de Formula Cruisers
van het expertise centrum aan de Haagse Hogeschool te Delft. Dit project is een doorlopend project
waar meerdere studenten aan zullen werken. Het probleem bij de Formule Cruisers is dat er veel
informatie verdwijnt. Dit gebeurd zowel tijdens de shiftwisseling als op de opslaglocatie. Dit
probleem moet worden onderzocht en er zal een resultaat moeten komen met de oorzaak en
mogelijk oplossingen.
Eindrapport
6
2. Opdracht
De opdracht is het helpen van Formula Cruisers bij het probleem dat ze hebben. Om dit duidelijk te
krijgen, wordt er een probleemstelling & doelstelling opgesteld. Hieruit volgt een
opdrachtomschrijving. Om het project af te bakenen worden er projectgrenzen en randvoorwaarden
opgesteld. Deze moeten aangeven wat er wel en niet binnen de scope valt.
2.1. Probleemstelling
Het probleem voor Formula Cruisers is zij veel informatie verliezen bij het wisselen van de shift. Ieder
blok (kwart van schooljaar) sluiten er student zich aan bij het project en gaan er studenten weg. De
progressie die door de studenten is gemaakt verdwijnt door slechte communicatie en documentatie.
Hierdoor moeten de nieuwe studenten iedere shift opnieuw uitzoeken wat er gedaan is. Dit is dubbel
werk en zonde van de tijd.
Om dit te verbeteren wordt dit probleem geanalyseerd en naar een oplossing gezocht. Dit gebeurd
aan de hand van de volgende probleemstelling:
Welke factoren zorgen ervoor dat er informatie verloren bij wisseling van de shifts?
Als het antwoord op deze probleemstelling bekend is, zal naar oplossingen worden gezocht.
2.2. Opdrachtomschrijving
Voor het bestaande probleem moet een oplossing worden gevonden. Hiervoor is het belangrijk dat
er eerst naar de oorzaken van het probleem wordt gekeken. Als de oorzaken bekend zijn, het is
probleem duidelijk en kan er naar een oplossing worden gezocht. Dit wordt allemaal
gedocumenteerd is een aantal rapporten. Deze rapporten bevatten (risico)analyses en mogelijke
oplossingen. De opdracht omvat is dus het volgende:
Analyseer het probleem van het informatieverlies van de Formula Cruisers en geef advies over
mogelijke oplossingen.
2.3. Projectgrenzen
De analyse betreft het onderzoek naar de oplossingen voor het probleem van Formula Cruisers. Om
de haalbaarheid van deze analyse te waarborgen moeten er projectgrenzen worden opgesteld




Het project wordt uitgevoerd van 1-12-2014 t/m 30-01-2015.
De projectgroep houdt zich alleen bezig met de analyse naar het probleem van de
shiftwisseling en de mogelijke oplossing.
De projectgroep geeft advies over een mogelijke oplossing en is niet verantwoordelijk voor
de uitvoering.
De projectgroep zal als producten alleen rapporten opleveren en geen producten of
diensten.
Eindrapport
7
2.4. Randvoorwaarden
Om het project goed te laten verlopen, zal het projectteam rekening moeten houden met de
randvoorwaarden.

Om als projectgroep goed te kunnen functioneren, moet het contact met de opdrachtgever
(Formula Cruisers) goed lopen. Dit houdt in dat op het mailcontact binnen 2 werkdagen
gereageerd moet worden. Dit geld voor contact in beide richtingen.

Om als projectgroep goed te kunnen functioneren, moet de mogelijkheid beschikbaar zijn
gebruik te maken van experts binnen school. Hier moet de projectgroep binnen 5 werkdagen
na contact beroep op kunnen doen.

De opdrachtgever moet binnen 3 werkdagen de door de projectgroep opgevraagde stukken
aanleveren, mits de opdrachtgever hierover beschikt.

Voor een goede kwaliteit moet de projectgroep van SMART geformuleerde feedback
voorzien worden.

De projectgroep moet toegang krijgen tot de Dropbox groep van Formula Cruisers voor de
nodige informatie.
Eindrapport
8
3. System engineering
Bij system engineering wordt de ontwikkeling en uiteindelijke productie van een product opgedeeld
in drie hoofdfasen. De ontwerpfase de fabricatie en de testfase. Dit model wordt weergegeven in een
V-vorm zoals in figuur 1.
Het system engineering proces begint bij het maken van een plan waarin komt te staan hoe
verkregen informatie gerapporteerd en gevalideerd moet worden. Hierna wordt het concept van het
product opgesteld. Vervolgens kunnen de eisen van het product in kaart worden gebracht aan de
hand van wensen van de klant en regelgeving. Wanner de eisen bekend zijn wordt er een ontwerp
gemaakt en het product wordt onder verdeeld in subsystemen. Nu kan er van elk subsysteem een
gedetailleerd ontwerp worden gemaakt wat nodig is voor de bouw van het onderdeel. Na deze stap
kunnen de onderdelen gefabriceerd worden. Na de fabricatie wordt elk onderdeel individueel getest.
De onderdelen worden verwerkt in het subsysteem en de subsystemen worden getest. Als alle
subsystemen voldoen aan de opgestelde eisen kan het eindproduct gerealiseerd worden. Het
eindproduct wordt getest en kan in gebruik worden genomen.
Figuur 1: Opzet system engineering
Bron: http://www.viamatix.com/system_engineering.html
Het doel van system engineering is het eindproduct als hoofddoel te stellen. Dit moet er voor zorgen
dat alle subonderdelen worden ontworpen naar de hoofdlijnen van het eindproduct. Na elke stap in
het system engineering proces is er een validatie om te kijken of het totaal beeld voor het
eindproduct nog gevolgd wordt. Dit geeft overzicht op een project wat er voor moet zorgen dat een
ontwerpfout of verandering gemakkelijk in het gehele proces opgevangen kan worden. Ook geeft
system engineering een betere kijk op de vorderingen binnen een project.
Het Formula Cruiser project wil gebruik gaan maken van system engineering om het probleem bij de
shift wisseling optelossen. Door dat er meer overzicht is in het project en aanpassingen beter
verwerkt kunnen worden zou de terugval van kennis verminderd moeten worden. Het idee is om de
auto op te delen in verschillende subsystemen die ieder bestaan uit een aantal modules. De modules
worden weer op gedeeld in losstaande onderdelen. Elke laag die hiermee ontstaat, heeft zijn eigen
specificaties en budgeten. De specificaties van de lagere laag worden afgeleid uit de specificaties uit
de hogere lagen. De budgeten zijn niet puur financieel er zijn bijvoorbeeld ook budgeten voor
gewicht of ontwikkelingstijd.
Eindrapport
9
4. Procesanalyse
Het Formula Cruisers team loopt met het project een proces door. Door dit proces te volgens kunnen
zij juiste keuzes maken tijdens het verloop en beter tijd indelen. Het project is hierbij opgedeeld in
meerdere fases
Fases
Het project in onderverdeeld in meerdere fases. Als een fase is afgerond kan verder worden gegaan
met de volgende fase. Het management heeft een sturende functie in dit project
Initiatie fase
In de initiatie fase gaat men het onderwerp onderzoeken. In deze fase wordt een breed onderzoek
gedaan naar het onderwerp van het project. Literatuur en internet zijn hier onder andere
beschikbare bronnen. Ook kan door middel van brainstormsessies mogelijke bruikbare informatie
worden vergaard.
Analyse fase
In de analyse fase gaat men de gevonden informatie analyseren om zo tot een overzicht te komen
voor het onderwerp, in dit geval de auto. Zo worden bijvoorbeeld alle onderdelen van de auto
geanalyseerd in de onderdelenanalyse. Een normenonderzoek en patentonderzoek kan in deze fase
worden verricht. Met deze informatie weet men wat er allemaal nodig is tijdens het ontwerp van in
dit geval de auto.
Concept fase
Met de gemaakte analyses en benodigde informatie kunnen er onderdelen worden uitgezocht. Deze
onderdelen kunnen worden vergeleken vanuit verschillende visies. Dit kan met behulp van
keuzematrixen en morfologische overzichten. Hierdoor kan men uit de verschillende onderdelen,
verschillende concepten worden gekozen. Eventueel kan hierna vervolgende uit de verschillende
concepten, één concept worden gekozen.
Test fase
In de testfase zal men de gekozen concepten of gekozen concept gaan testen. Men kan hier testen of
een bepaald concept sterk of juist flexibel genoeg is. Ook kunnen verschillende onderdelen uit
bijvoorbeeld verschillende prijscategorieën met elkaar worden vergeleken op functie. Uit de
conclusies van de testfase kan men onderdelen kiezen of juist afraden. Wellicht hoeft een bepaald
onderdeel slechts geoptimaliseerd te worden.
Optimalisatie fase
Onderdelen die wellicht niet goed zijn bevonden in de testfase kunnen worden aangepast of worden
geoptimaliseerd. Kleine aanpassingen of grote aanpassingen kunnen worden gedaan aan het model.
Onderdelen wordt in de optimalisatie fase op elkaar afgestemd en verbeterd.
Realisatie fase
In de laatste fase worden alle (geoptimaliseerde) onderdelen samengevoegd en gerealiseerd. Het
doel hierbij is een goed werkende auto. De onderdelen moeten besteld of gefabriceerd worden. De
constructie van de auto wordt in deze fase geheel uitgevoerd. Hoe beter de voorbereiding is de
vorige fase, hoe sneller de realisatie fase zal gaan. Fouten in deze laatste fouten ontdekt men liever
niet want dan is er is voorgaande fases wat fout gegaan.
Eindrapport
10
4.1. Flowchart diagram
Hieronder zijn alle bovenstaande fases samengevoegd tot een flowchart diagram. Opvallend is dat er
shifts zijn met elk hun eigen proces. In het project van de Formula Cruisers zijn er meerdere shifts
met verschillende studenten. Omdat het maken van een auto een lang en ingewikkeld proces is,
kunnen alle onderdelen apart deze verschillende fases ondergaan. Het is daarbij de bedoeling dat
een of meerdere onderdelen het hele proces binnen één shift doorloopt. Een shift later kan hierdoor
begonnen worden met een andere onderdelen en word dit proces dus opnieuw doorlopen.
Figuur 2 Flowchart Formula Cruisers
Eindrapport
11
5. Enquête
Om de problemen van de shift wisseling in kaart te brengen is er een enquête gemaakt. De enquête
is ingevuld door een aantal leden van de Formula Cruisers projectgroep. Hierbij focussen de vragen
zich op hoe het aan het begin van een blok loopt en de manier van documenten opslag.
5.1. Problemen
De enquête leverde inzicht op een aantal problemen binnen het project. De studenten zaten hier
vrijwel op een lijn en ondervonden dezelfde problemen. Het percentage geeft de ernst van het
probleem aan en is onderdeel van het totaal aan problemen.
Onduidelijkheid in de eerste weken (40%)
Op de vragen over het begin van het blok geeft een aantal studenten aan dat ze tijdens de eerste
week genoeg informatie hadden om aan de slag te gaan. Echter zijn er ook studenten voor wie in de
eerste week hun eigen opdracht niet duidelijk was. Zij konden zich inlezen door te kijken naar de
rapporten van de vorige groep alleen staat er zoveel informatie op de Dropbox dat het niet duidelijk
was welke bestanden belangrijk waren om door te nemen.
Er wordt aangeven dat de globale opzet en de huidige status van het project meer toelichting kan
gebruiken. En dat het documentensystem beter uitgelegd zou kunnen worden
Onduidelijkheid over de gemaakte (constructie/ontwerp) keuzes (20%)
Een aantal studenten geeft aan dat het niet duidelijk was waarom de student voor hun voor een
bepaald onderdeel gekozen heeft. Er wordt aangeven dat het onderzoek naar een onderdeel soms
ontbreekt of dat het rapport niet goed beschrijft waarom er voor dat onderdeel gekozen is. Dit geeft
de nieuwe groep aanleiding om opnieuw onderzoek te doen naar het onderdeel omdat het voor hun
geen betrouwbaar ontwerp heeft opgeleverd. Dit zorgt er dus voor dat er dubbel werk wordt
gedaan.
Dropbox (40%)
Over het huidige Dropbox systeem zijn de studenten ontevreden. De meeste geven aan dat ze wel
eens problemen hebben gehad om de juiste documenten te vinden. Er wordt onder andere
aangeven dat er te veel verschillende sub folders zijn waarvan sommige leeg. Ook is voor de meeste
studenten de Dropbox te groot waardoor ze zelf geen bestanden kunnen uploaden of een betaalde
versie van Dropbox moeten aanschaven special voor dit project.
Eindrapport
12
5.2. Verbeterpunten
Ook zijn er verbeterpunten voorgesteld door de studenten. Deze verbeterpunten kunnen zowel
oplossingen zijn voor bestaande problemen, als hele nieuwe verbeteringen binnen het project.
Informatie eerste week
Om de start in de eerste week beter te laten verlopen, geven de studenten aan dat ze informatie van
de vorige groep zouden willen. Dit zou kunnen door een presentatie aan de nieuwe groep te geven.
Een andere mogelijkheid is om een meeloop dag voor de nieuwe groep te organiseren. Een inwerk
week zou eventueel nog beter zijn maar waarschijnlijk niet haalbaar in dit project.
Mappensysteem
De studenten geven aan dat ze een andere vorm van Cloud storage of een server zouden willen
gebruiken waarbij meer opslag ruimte beschikbaar is. Het systeem moet in ieder geval opgeschoond
worden waardoor er meer overzicht komt. Dit zou onder andere kunnen door de hoeveelheid sub
folders terug te dringen.
5.3. Resultaat
Uit de enquête is gebleken dat voor de meeste studenten de eerste week beter zou kunnen. Het is
onduidelijk wat ze moeten doen en wat de huidige status van het project is. Ook blijkt vaak dat
onderzoek van de vorige groep niet goed gerapporteerd is. De studenten zijn verder ontevreden over
het Dropbox systeem omdat informatie soms lastig te vinden is en niet iedereen de beschikking heeft
over genoeg ruimte.
Eindrapport
13
6. Risicoanalyse
In dit hoofdstuk het proces van de Formula Cruisers geanalyseerd. Hierbij is gebruik gemaakt van een
risicobeoordelingstool. Waarbij gekeken wordt naar het effect, blootstelling, waarschijnlijkheid en
gevaar afwending. Er wordt een stappenplan doorgelopen waarmee deze vier aspecten van een
risico worden gewaardeerd. Op basis hiervan wordt een tabel ingevuld en komen de grootste risico’s
naar boven. Waar nodig er eventueel maatregelen tegen kunnen worden genomen.
Stap 1
Bepaling grenzen van het proces
Afbakenen van de grenzen van het te analyseren proces:
-
Functioneel (welke functies behoren tot het proces)

-
Structuur in project brengen
o
Faseren
o
Planning
Fysiek (welke onderdelen, ruimtes e.d. behoren tot het proces)

-
N.v.t. bij een proces
Tijd (totale levensduur van het proces)

Vier keer per jaar, tien weken uitvoerbaar

Ongeveer tien jaar
Stap 2
Identificatie van gevaren
Niet van toepassing bij een proces.
Stap 3
Risicoschatting
De gevonden knelpunt worden beoordeeld met behulp van de risicograaf uit de machine richtlijn
beoordeeld. Deze risicograaf is aangepast naar project zodat er gekeken wordt in mate van
tijdsbesteding. Dit resulteert in een risiconiveau van 1 (minimum) tot 18 (maximum) per situatie.
E:
Effect of Ernstgraad (de mate van tijdsbesteding)
1 = Lichte vertraging (vertraging taak)
2 = Vertraging (taak opnieuw)
3 = Ernstige vertraging (meerdere taken vertraagd)
4 = Extreme vertraging (meerdere taken opnieuw)
B:
Blootstelling (frequentie en/of tijdsduur van blootstelling aan gevaar)
1 = zelden of slechts een korte tijd
2 = vaak of langdurig
Eindrapport
14
W:
Waarschijnlijkheid (kans dat op een gevaarlijke gebeurtenis optreedt)
1 = laag, waarschijnlijk niet
2 = gemiddeld, komt voor
3 = hoog, komt vaak voor
G:
Gevaarsafwending (mogelijkheid om gevaar te kunnen ontwijken)
1 = mogelijk onder bepaalde omstandigheden
2 = nauwelijks mogelijk
Effect
Blootstelling
Waarschijnlijkheid
1
1
2
3
2
3
1
1
2
3
4
5
6
2
1
2
3
4
5
6
1
3
4
5
6
7
8
2
5
6
7
8
9
10
1
7
8
9
10
11
12
2
9
10
11
12
13
14
1
11
12
13
14
15
16
2
13
14
15
16
17
18
1
2
1
2
1
2
4
Risicograaf prEN 1050
Stap 4
Gevaarsafwending
Risico-evaluatie
Niet van toepassing bij een proces.
Stap 5
Bepalen maatregelen, risico-reductie
Vaststellen van eventuele maatregelen door ontwerper.
( Ook de gebruiker kan maatregelen nemen, maar hiervoor ligt de verantwoordelijkheid bij de klant,
b.v. persoonlijke beschermingsmiddelen, procedures, toezicht e.d.)
1. Correct denkniveau
De gebruikers van het proces moeten snappen hoe het proces in elkaar steekt.
2. Fysiek gezond
De gebruikers van het proces dienen in staat te zijn een ontwerp te produceren.
3. Goede motivatie
De gebruikers moeten gemotiveerd zijn om het proces te volgen en een goed eindresultaat te
behalen.
4. Genoeg resources
Software en budget moet beschikbaar en toegankelijk zijn voor de gebruikers.
Eindrapport
15
Aandehandvanhetstappenplanisdevolgendetabel ingevuld.Metdezetabel kanereengoedoverzichtwordenverzorgdvandeeventuelegevarenbijdit
product.
Tabel1:Risicoanalyse
RISICO ANALYSE
P
1
1.1a
Proces Stap
Initiationphase
Opdrachtomschrijving
1.1b
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2
3
Eisenenwensen
Planning
Grenzen
Randvoorwaarden
Budgettering
Analysisphase
Onderzoek
Functieanalyse
Conceptphase
Concepten
Keuzematrix
Eindconcept
Modelleren
4
Testphase
Onderdelenbestellen
Prototypemaken
Testomgevingmaken
Testen
Conclusie
5
Optimalisationphase
Optimalisatieplan
Onderdelen
optimaliseren
Optimalisatie
onderdelen
6
Realisationphase
Onderdelenbestellen
Geïdentificeerd Latent
Gevaar
Project:
Bedrijfsrisico-analyse
Onderzoeksobject: Proces Formula Cruisers
Risico-inschatting Risico- Evaluatie
Risicoreductie/
Veiligheidsmaatregelen
E B W G Factor
Opdrachtonduidelijk
definiëren
Doelvandeopdracht
onduidelijkdefiniëren.
Eisenendewensen
slechtkwantificeren
GeenSMARTplanning
Teruimegrenzen
Onduidelijke
randvoorwaarden
Onrealistische
budgettering
Onvolledig
Onzorgvuldig
Functiesvergeten
Komennietovereenmet
eisen
Slechtegeformuleerde
keuzecriteria
Slechteweegfactoren
Onzorgvuldigeuitwerking
Beperkingenoverhet
hoofdzien
Telaatbestellen
Telate levering
Geenlevering
Fabrieksfout
Duurderdanbeoogd
Onderdelenbeschadigen
Foutbouwen
Onderdelenvergeten
Factorennietmeenemen
Onderdelenbeschadigen
Onzorgvuldigverwerken
Onderdelenvoldoenniet
aanverwachting
Slechteaanbeveling(en)
Aspectenvergeten
Onderdelenbeschadigen
Aspectenvergeten
Foutoptimaliseren
Duurderdanbeoogd
Telaatbestellen
Telate levering
Geenlevering
Fabrieksfout
Duurderdanbeoogd
Telaatbestellen
Telate levering
Geenlevering
Fabrieksfout
Duurderdanbeoogd
Formulacruisermaken Onderdelenbeschadigen
Foutbouwen
Onderdelenvergeten
Testen
Onderdelenbeschadigen
Eindrapport
Tweede lezer(s)
3 1 1
1
7
2 1 1
1
3
Tweede lezer(s)
4 1 2
1 1 3
2 1 2
1
1
1
13
3
5
4 1 1
1
11
Tweede lezer(s),
regelementen goed
doornemen
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
2 2 1
1
5
2 2 2
2 2 2
1 1 2
2
2
1
8
8
3
2 1 3
2
7
2 1 1
2 1 1
2 1 2
1
1
1
3
3
5
2 1 3
2
7
4
3
4
4
2
4
3
4
2
4
3
2
1
1
1
1
1
1
2
1
1
2
2
2
2
1
1
1
1
1
17
12
14
12
4
11
7
11
5
11
2 1 2
1
5
Controle bij levering
Controleren voor bestelling
Zorgvuldig werken
Bouwtekening controleren
Werkplan/checklist
Checklist
Zorgvuldig werken
Zorgvuldig rapporteren,
tweede lezer
3 2 1
2 2 1
2
1
10
5
Tweede lezer(s)
3 1 2
2
10
4
2
3
3
1
2
1
1
1
1
1
2
1
2
1
1
11
6
7
9
4
3
4
4
2
2
2
2
1
1
3
2
1
1
1
1
2
2
2
2
17
12
14
12
4
4
3
4
4
2
4
3
4
4
2
2
2
1
1
1
1
1
1
3
2
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
1
1
1
1
17
12
14
12
4
11
7
11
11
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
Tweede lezer(s)
Tweede lezer(s)
Checklist gebruiken, tweede
lezer(s)
SMART plannen
Eerder bestellen
Checklist
Zorgvuldig werken
Checklist
Zorgvuldig werken
Controleren voor bestelling
SMART plannen
Eerder bestellen
Controle bij levering
Controleren voor bestelling
SMART plannen
Eerder bestellen
Controle bij levering
Controleren voor bestelling
Zorgvuldig werken
Bouwtekening controleren
Werkplan/checklist
Zorgvuldig werken
16
6.1. Maatregelen/verbeterpunten
Volgens de tabel zit het grootste gevaar in de testfase, optimalisatiefase en de realisatiefase. Dit
heeft voornamelijk te maken doordat een groot deel van deze risico’s afhankelijk zijn van externe
bedrijven waar geen controle over is. Hierop is dan ook geen maatregel mogelijk die het risico
compleet reduceert. Een ander groot aspect zijn de risico’s die optreden bij de productie. Deze
vormen minder grote risico’s maar deze kunnen in het proces zelf worden opgelost. Een aantal
maatregelen hier voor zijn:




Zorgvuldig werken
Werkplan hanteren
Checklist hanteren
Controle
Zorgvuldig werken
Iedere student wordt geacht om goed zijn resultaten te rapporteren. Bij de productie dient er
opgepast te worden voor beschadigingen van onderdelen.
Werkplan hanteren
Vooraf dient er goed te worden nagedacht over de werkwijze en de stappen die gevolgd moeten
worden. Deze dient naderhand zorgvuldig te worden gevolgd.
Checklist hanteren
Vooraf dient er goed nagedacht te worden over welke onderdelen nodig en in een duidelijk overzicht
gezet. Deze dient naderhand zorgvuldig te worden gevolgd.
Controle
Na het afronden van een taak dient er gecontroleerd te worden of de taak naar behoren is gemaakt.
Eindrapport
17
Conclusie en aanbevelingen
Uit de enquête blijkt dat de studenten in de eerste week niet weten wat de status is van het project
en zelfs onduidelijkheid is wat zij de eerste moeten doen. Daarop volgt dat als zij rapporten lezen het
blijkt dat onderzoek waarop keuzes berusten niet altijd even goed zijn gerapporteerd. Ook blijkt het
Dropbox-systeem vaak problemen op te leveren. Niet iedereen is instaat met de Formula Cruisers
map te verbinden wegens een gebrek aan ruimte in hun Dropbox-account. Daarbij komt dat het
soms moeilijk blijkt om documenten te vinden in de map.
De risicoanalyse tool werd gebruikt om het gehele proces te analyseren op risico’s en in beeld te
brengen welke de meeste tijd zouden kosten. De meeste tijdrovende risico’s komen uit de laatste
drie fases. Dit heeft onder andere te maken met dat er in deze fases gewerkt wordt met een derde
partij waar vrijwel geen controle over is. Een andere reden hiervoor is dat er gewerkt wordt met
onderdelen. Hoewel het een kleine kans is dat ze daadwerkelijk onbruikbaar worden, als het gebeurt,
kan de beschadiging het project meerdere dagen kosten.
Daarnaast vormen het Pakket van Eisen en Wensen en de randvoorwaarden grote risico’s voor het
project in de beginfase. Dit komt doordat beiden benodigd zijn om het gehele project sturen en als
houvast dienen mocht er iets fout gaan.
Aanbevelingen
Aan de hand van de resultaten uit de enquête is gebleken dat er verbeteringen mogelijk zijn op het
gebied van informatievoorziening in de eerste week van het blok. Door een presentatie aan de
nieuwe groep te geven of een meeloop dag te organiseren, zouden nieuwe studenten een beter
beeld moeten krijgen van het project. Zij weten hierdoor ook welke taken er zijn gedaan, waarom
keuzes zijn gemaakt en wat van hun veracht wordt.
Daarnaast moet het mappensysteem verbeterd worden. Door gebruik te maken van een server met
een juiste mappen indeling zal er minder informatie verloren gaan. Als alle onnodige bestanden en
mappen verwijderd worden blijft dit overzichtelijk. Daarnaast moet iedereen zijn persoonlijke ruimte
hebben, die duidelijk gescheiden is van de rest en waarin genoeg ruimte beschikbaar is.
Tijdens het project zit het grootste gevaar in de testfase, optimalisatiefase en de realisatiefase. Dit
heeft voornamelijk te maken doordat een groot deel van deze risico’s afhankelijk zijn van externe
bedrijven waar geen controle over is. Een ander groot aspect zijn de risico’s die optreden bij de
productie.
De aanbevelingen die tot stand zijn gekomen dit project zijn de volgende onderwerpen:
 Werkplan hanteren
 Checklist hanteren
 Docent- en shiftwisseling
 Opslagruimte
Eindrapport
18
Werkplan
Uit de risicoanalyse is gebleken dat de grootste aanwezige of aanstaande risico’s zich bevinden in de
eindfase zoals de test-, optimalisatie- en realisatiefase. Bij deze fase is het handig om een werkplan
vooraf te schrijven zodat strategisch wordt nagedacht over het uiteindelijke doel en de weg hier naar
toe. Uiteindelijk bij het te doorlopen proces van bijvoorbeeld een onderdeel (kan ook gedacht
worden aan een sub proces binnen het proces) fabriceren zou een fout kunnen worden gemaakt
door iets in de verkeerde volgorde te doen. Bij het maken van een werkplan is er enige tijdsverlies
door het opstellen. Dit zal echter ingehaald worden doordat naderhand niet opnieuw moet worden
nagedacht maar simpelweg het werkplan uit te voeren. De tijd voor het opstellen van het werkplan
zal uiteindelijk minder zijn dan continue bij elke stap in het proces bedenken hoe deze verloopt.
Een duidelijke definitie van een werkplan is een overzicht van een reeks doelen en processen
waarmee de Formula Cruisers groep die doelen kan bereiken. Het geeft de lezer een beter begrip van
de omvang van het project. Door middel van werkplannen breek je een proces op in kleine
behapbare taken en dwing je zezelf georganiseerd te werken.
Een werkplan kan als volgt worden opgesteld:
 Bepaal het doel van het werkplan
 Bepaal doel(en) en doelstellingen van het project
 Zorg voor een SMART ordening van het werkplan
 Maak een lijst van middelen
 Stel lijst van beperkingen op
 Verantwoordelijkheid
 Strategie
Doel van werkplan
Bepaal vooraf goed wat het doel van het werkplan is. In welke kader het moet worden geschreven.
Doel(en) en doelstellingen project
Doelen en doelstellingen lijken en zijn ook bijna hetzelfde, ze verwijzen allebei naar de dingen die je
wilt bereiken door je werkplan. Het verschil zit er hier in dat doelen erg algemeen zijn en een
doelstelling specifiek is gedefinieerd. Doelen richten zich op het grotere geheel van het project en
geeft de gewenste einduitkomst van het werkplan weer. Doelstellingen moeten ingericht worden in
korte-, middellange- en langetermijndoelstellingen. Zorg hier bij voor dat er vooral gebruik wordt
gemaakt van actieve werkwoorden zoals: plannen, schrijven, vergroten, meten, etc.. in plaats van
vagere werkwoorden als: onderzoeken, begrijpen en weten.
SMART ordening
Specifiek
Leg uit welke doelgroep er wordt bedient en alle specifieke handelingen die verricht worden om die
doelgroep te helpen.
Meetbaar
De resultaten dienen meetbaar te zijn. Als voorbeeld, een onderdeel moet goedkoper worden is niet
kwantificeerbaar. Een betere opstelling zou kunnen zijn, een onderdeel moet 20 % goedkoper
worden.
Achievable
Eindrapport
19
Zijn de doelstellingen haalbaar met de beschikbare middelen is de vraag die vooraf gesteld moet
worden. Dat de Formula Cruiser 90 % goedkoper is geen reëele doelstelling.
Relevant
Zullen deze doelstellingen wel een gewenst effect hebben? Bij het verminderen van de massa kan
een nadelig effect hebben op de sterkte. Een as moet bijvoorbeeld aan een minimale sterkte en de
daarbij horende massa voldoen.
Tijdsgebonden
Er zal een harde einddatum voor het project moeten worden gespecificeerd. Ook kleine onderdelen
zijn uiteraard tijdsgebonden aan hun eigen einddatum.
Middelen
Alle middelen die nodig zijn om de doelen en doelstellingen te bereiken moeten mee geteld worden.
Bij de Formula Cruisers kan gedacht worden aan het finacieel budget, toegang tot computers en
internet, docenten en eventueel boeken.
Beperkingen
Beperkingen zijn obstakels die in je weg kunnen staan bij het bereiken van doelen en doelstellingen.
Je kan er bijvoorbeeld achter komen dat je planning te druk is om goed te onderzoeken en te
schrijven. Een beperking zou daarom een te drukke planning kunnen zijn, en je zou iets weg moeten
halen tijdens het semester om je werkplan efficiënt af te maken.
Verantwoordelijkheid
Verantwoordelijkheid is essentieel voor een goed plan. Wie is verantwoordelijk voor het volbrengen
van elke taak? Er kan een team van mensen zijn die aan een taak werkt, maar één persoon moet
aanspreekbaar zijn als een taak niet op tijd klaar is.
Strategie
Door het werkplan door te nemen moet er besloten worden hoe de middelen worden gebruikt en de
beperkingen worden overwonnen om de doelen en doelstellingen te bereiken. De specifieke
handelingen moeten op papier worden gezet en er moet een planning worden gemaakt.
Checklist
Om meer overzicht te krijgen in de status van het project wordt aanbevolen om met checklists te
werken. Hiermee kunnen de taken die uitgevoerd zijn afgevinkt worden waardoor het voor de rest
van de groep duidelijk wordt wat er uitgevoerd is of welke onderdelen besteld zijn. Zo kan er voor
elke sub module van de auto een onderdelenlijst komen waarop wordt aangeven wanneer een
onderdeel bestelt is en wanneer het geleverd is. Ook kan er een checklist komen voor de rapporten
die gemaakt moeten worden. Hierop kan worden aangeven wanneer het rapport is voltooid en waar
het opgeslagen is.
Eindrapport
20
Docent- en shiftwisseling
Het probleem bij de shiftwisseling is dat er veel informatie verloren gaat en niet duidelijk is waarom
bepaalde keuzes zijn gemaakt. De informatie in de eerste shift word niet goed of volledig
achtergelaten waardoor het voor de volgende shift wellicht onvindbaar of onduidelijk is.
Om de shiftwisseling beter te laten verlopen kan er gebruik worden gemaakt van een docent om de
continuïteit te waarborgen. Deze docent zal er voor moeten zorgen dat de leerlingen van de eerste
shift, goed en duidelijk de informatie beschikbaar hebben voor de volgende shift. De docent moet op
de hoogte zijn van alle ontwikkelingen omtrent het project. Alle informatie uit de eerste shift zal via
deze docent moeten worden overgebracht naar de volgende shift. Het is niet zo dat de docent alle
informatie moet weten, maar hij moet wel duidelijk hebben waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt
en waar informatie hierover is te vinden. De docent is dus verantwoordelijk voor de overdracht van
de informatie van tussen de shifts.
Opslag
Uit de enquête is gebleken dat velen zich storen aan het huidige Dropbox systeem. Hieronder vallen
klachten zoals dat de mappenstructuur soms onduidelijk is en dat er veel lege mappen zijn. Daarbij
werkt Dropbox met losse accounts die ieder met 2 GB ruimte beginnen. Als deze losse accounts zich
proberen te koppelen aan de map van het project gaat het meestal mis doordat de map ver boven
deze 2 GB zit.
Om de situatie te verbeteren, door oplossingen of alternatieven, zijn de problemen nu puntsgewijs
opgenoemd met oplossing. Daarbij vormen deze criteria ook de punten waarnaar gekeken wordt bij
mogelijke alternatieve storage services.
Mappenstructuur
Deze is uiteindelijk aangemaakt door de gebruikers zelf en zal dan ook door hun moeten worden
opgelost. Zoals de lege mappen niet van tevoren aanmaken. Dit punt wordt niet meegenomen in de
beoordeling omdat er niet kan worden verwacht dat een cloud storage service de mappenstructuur
regelt. Als dat wel het geval is zal dit worden aangekaart.
Delen
Het delen van bestanden op Dropbox gebeurt als volgt;
1. Een hoofdaccount met genoeg opslagruimte maakt de projectmap aan.
2. De losse accounts van de studenten krijgen een uitnodiging om de project map te delen met
het hoofdaccount zodat zij er bestanden op en af kunnen halen.
3. Afhankelijk of de studentaccount genoeg ruimte heeft kan de student bestanden in de
projectmap plaatsen of verwijderen.
Een mogelijke oplossing zou zijn iedereen toegang verschaffen tot de hoofdaccount zodat iedereen
toegang heeft tot het projectmap. Het probleem hierop volgt dan weer dat dropbox in principe
slechts één account per gebruiker wilt en het dus vervelend maakt door de student steeds zal
moeten uitloggen uit zijn account om in de hoofdaccount te komen en vice versa.
Opslagruimte
Bij Dropbox vormt de opslagruimte van een studentaccount een probleem doordat zij met de basis 2
GB niet bij de projectmap van 2GB+ kunnen.
Een oplossing hierop is, net als bij delen, iedereen toegang verschaffen tot de hoofdaccount.
Een tweede mogelijkheid zou zijn de studentaccounts te upgraden met meer opslagruimte. Volgens
de huidige tarieven is dit echter 10 euro per maand per account.
Eindrapport
21
Alternatieve opslag service types
Er valt onderscheidt te maken tussen storage services. Zo zijn er cloud storage services zoals Dropbox
waar je gebruik maakt van de servers van Dropbox. Alle bestanden staan dus op een server(s) van
Dropbox die zij onderhouden. En bij groot gebruik van hun een servers zitten dan ook kosten
verbonden.
Een gebruiker kan ook een computer of server kopen voor zijn bestanden en zelf een storage
systeem hanteren. Het is dan ook aan de gebruiker om deze te onderhouden. Een tussenweg tussen
deze twee extremen zou zijn een bedrijf dat servers plaatst en onderhoud pleegt voor bedrijven.
In de laatste twee gevallen is het vrijwel zeker mogelijk om een opslagruimte te creëren die op maat
gemaakt is voor de Formula Cruisers of zelfs het expertise centrum in zijn geheel. Nu zou de
ontwikkeling van een eigen server systeem te lang duren en kampt met problemen zoals wie het
ontwikkelt en onderhoudt.
Een bedrijf inschakelen voor de server is wel reëel maar hier zitten periodieke kosten aan verbonden
en er moet zou nog moeten worden besproken hoe het op maat gemaakt systeem er uit zou moeten
zien. De enige snelle oplossing op het moment is dus het vinden van een alternatieve cloud storage
service.
Alternatieve opslag services
De alternatieven opslag services zijn hieronder beschreven met aandacht op de eerder genoemde
criteria samen met de prijs. De prijs is niet omgezet naar euro’s om de daadwerkelijke prijs van de
aanbieders intact te laten.
SugarSync for Business
Business modellen kosten altijd geld zelfs de basis accounts. De werking is identiek aan Dropbox met
kleine extra’s die niet van belang zijn voor de Formula Cruisers.
 Basis prijs is 550 dollar per jaar voor de eerste 3 gebruikers
 +125 dollar per extra gebruiker.
 1000 GB opslag
Dropbox for business
Ook Dropbox heeft een business model. Meer deelmogelijkheden en hogere klantenserviceprioriteit.
 Basis prijs is 600 euro per jaar voor de eerste 5 gebruikers
 +120 euro per extra gebruiker
 1000GB opslag
Eindrapport
22
Box
Box legt meer de focus op het samenwerken van individuen en wat minder op het synchroniseren
van bestanden hoewel er wel een functie is om dit te doen. Daarbij ondersteunt Box het zoeken van
trefwoorden binnen bestanden wat handig is voor zoekgeraakte informatie. Zij limiteren echter wel
de grootte van de bestanden in een account. Zo kan bijvoorbeeld het gratis model geen bestanden
groter dan 250MB uploaden. Hieronder staan de prijzen voor het basis personal model, het starter
model en het business model.
Personal
 Gratis persoonlijk account
 10GB opslag
 Ieder bestand niet groter dan 250MB
Starter
 4 euro per gebruiker (minimaal 3, tot 10 max)
 100GB opslag
 Ieder bestand niet groter dan 2GB
Business
 12 euro per gebruiker (minimaal 3)
 Oneindig opslag
 Ieder bestand niet groter dan 5GB
Google Drive
Google drive maakt het mogelijk om compleet in de internetbrowser te werken. Het is zelfs mogelijk
dat meerdere gebruikers in hetzelfde document tegelijkertijd werken. Er wordt echter altijd gewerkt
in de omgeving van google die soms problemen kan leveren als een google document naar een word
document wordt omgezet. Voor de rest vrijwel hetzelfde als Dropbox.
 5GB opslag gratis basis account
 25GB opslag voor 2,49 doller per maand
 100GB opslag voor 4,99 doller per maand
Microsoft Skydrive
Is vrijwel identiek aan Dropbox. Het verschil ligt in dat de service applicaties van Microsoft
ondersteunt. De basis opslagruimte is vergelijkbaar met die van Google Drive en zelf beter voor gratis
accounts. De maandelijkse kosten nemen toe afhankelijk hoeveel er bij wordt genomen.
 7GB opslag gratis basis account
 +20GB opslag voor 10 doller per jaar
 +50GB opslag voor 25 doller per jaar
 +100GB opslag voor 50 doller per jaar
Eindrapport
23
Conclusie opslag
Alle genoemden opslag services verhelpen de problemen met het delen en de beperking van
opslagruimte. Het probleem met de mappenstructuur kan niet worden opgelost met de gevonden
services. Hierbij moet wel vermeld worden dat genoemde vijf services slechts enkelen zijn in de
markt van honderden. Deze vijf staan wel bekend als de betere cloud storage services.
Geen enkele service biedt iets baanbrekends en verhelpen allen de twee problemen. Om kosten te
vermijden kan er zelfs alleen gekeken worden naar de gratis services zonder problemen. De top drie
bestaat dus uit Google Drive, Box en Microsoft Skydrive.
De beste qua opslag zou Box zijn gezien deze begint met 10GB opslag. Het limiet van 250 MB per
bestand kan wellicht probleem zijn bij het ontwerpen in Inventor. Daarbij komt dat de focus van deze
service anders ligt dan meeste cloud storage services. Box moet dan ook eerst getest worden in
hoeverre deze bruikbaar is voor de Formula Cruisers. Binnen de groep was er helaas niemand bekend
met Box.
Skydrive en Google drive zijn redelijk aan elkaar gewaagd. Zo heeft Google drive de mogelijkheid om
tegelijkertijd te werken in een internetbrowser, dus bestanden hoeven niet meer te worden
gedownload en later bewerkt terug te worden geüpload. Het compatibiliteitsprobleem met Word is
echter tijdrovend omdat na het omzetten tot word. Het document compleet gecontroleerd moet
worden op fouten. Het probleem ontstaat gelukkig alleen als er van Google docs naar Word wordt
omgezet.
Microsoft Skydrive geeft daarentegen 7GB gratis opslag en lijkt het meest op Dropbox wat de
overstap makkelijker maakt. Daarbij is Microsoft Skydrive ook een stuk goedkoper als opslag bij
wordt gekocht.
Eindrapport
24
Bijlagen
I. Enquête
In deze bijlage zitten alle enquête resultaten. De uitwerking hiervan is te vinden in het betreffende
hoofdstuk
Eindrapport
25
Eindrapport
26
Eindrapport
27
Eindrapport
28
Eindrapport
29
Eindrapport
30
Eindrapport
31
Eindrapport
32
Eindrapport
33
Eindrapport
34
Eindrapport
35
Eindrapport
36
Eindrapport
37
Eindrapport
38
Eindrapport
39
Eindrapport
40
II. Planning