Bedrijfsnaam - Tilburg University

Bedrijfsnaam
titel/voorletters achternaam
adres
5000 LE WOONPLAATS
Geachte heer/mevrouw Achternaam,
Datum
.. …… 2011
Onderwerp
offrteaanvraag ...
Telefoon
013 466 .. ..
Telefax
013 466 31 60
E-mail
……………@tilburguniversity
.edu
Hierbij verzoeken wij u <Hier eventueel toevoegen:, in concurrentie
met anderen,> een offerte uit te brengen voor <product invullen>
<Hier met één regel aangeven waarover het gaat, hier hoef je nog niet
in detail te treden. Voorbeelden:
- Het leveren van de volgende goederen
- Het verrichten van de volgende diensten
- Opstellen van projectnota
- Het aannemen van een bouwwerk
- Het leveren, monteren en bedrijfsvaartuig op te leveren van een
installatie
- De licentie voor software
- Etc.
In bijlage 1 treft u een uitgebreide omschrijving van <het te offreren
werk, de te verrichten diensten, de te leveren goederen, alsmede de
eisen en wensen waaraan het dient te voldoen en de wijze waarop de
beoordeling plaatsvindt>.
Naast de in de genoemde bijlage beschreven werkzaamheden dient u
rekening te houden met: <Hier kunnen aanvullende werkzaamheden
worden aangegeven die niet in de bovengenoemde regelingen staan of
die expliciet in de offerte meegenomen moeten worden.>
De Tilburg University zal zelf zorgdragen voor: <Het kan nuttig zijn
dingen uit te sluiten die de opdrachtnemer niet hoeft te doen.
Voorbeeld:
- CAR-verzekering>
De leveringstermijn van de goederen/diensten of de oplevering van het
werk dient <of> maximaal xxxxx dagen te zijn <of> dienen uiterlijk
<datum> geleverd te zijn.
Postbus 90153 • 5000 LE Tilburg • Bezoekadres > Warandelaan 2 • Tilburg • Telefoon 013 466 91 11
Bankrekening 45 50 46 042 • Girorekening 10 77 496 • www.tilburguniversity.edu
De offerte dient gespecificeerd te zijn naar (bij goederen) te leveren
goederen, benodigde werkzaamheden, levertermijnen,
(bij diensten) werkzaamheden, geraamde uren
(bij werken) werkonderdelen, geraamde uren tarieven en kosten
(bij software) licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten,
tarieven consultancy
Buiten de in de offerte opgenomen kosten zijn er geen verdere kosten
voor de UvT. <optioneel: In de offerte dient u tevens informatie te
verstrekken over garanties en services.>
Als uitgangspunten voor de offerte gelden tevens de volgende zaken:
<Te denken valt aan planningstermijnen, indexering etc. optioneel op
te nemen als randvoorwaarden en uitgangspunten.> Bijvoorbeeld:
- Gunning vindt plaats aan de inschrijver die akkoord gaat met het
programma van eisen en de laagste totaalprijs <of> economisch
meest voordelige aanbieding heeft geoffreerd;
- Tijdschema (indicatief)
Offerteaanvraag
Uiterste termijn voor het indienen
van vragen ten behoeve van de
Nota van Inlichtingen
Uiterste termijn verzenden laatste
Nota van inlichtingen door TiU
aan alle uitgenodigden
Sluitingstermijn Indienen offertes
Gunningbeslissing
Ingangsdatum Overeenkomst
<Start uitvoering werk>
-
-
pagina 2 van 7
dd-mm-jjjj
dd-mm-jjjj
dd-mm-jjjj
dd-mm-jjjj
dd-mm-jjjj
dd-mm-jjjj
dd-mm-jjjj
Uw offerte dient een geldigheidstermijn te hebben van <termijn
noemen, vaak wordt hiervoor minimaal 30 of 60 dagen genomen>
gerekend vanaf de uiterste inleverdatum. Tijdens deze periode
heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk bod.
Aan het uitbrengen van uw offerte zullen voor Tilburg University
geen kosten zijn verbonden, ongeacht of de offerte tot het sluiten
van een overeenkomst zal leiden. Zolang er geen volledige
overeenstemming is bereikt en ter zake geen schriftelijke
overeenkomst is gesloten, is er geen sprake van enige
verbondenheid van Tilburg University. In dat geval is er ook geen
enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan
ook.
-
-
-
-
Tilburg University zal gebruik maken van in de in bijlage 2
opgenomen
<overeenkomst/raamovereenkomst/aanneemovereenkomst>.
Op de aanvraag en onze opdracht zijn <de Algemene
Rijksinkoopvoorwaarden 2008 (Ariv 2008)/Algemene
Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (Arvodi 2011)/Uniforme
Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989
(UAV) plus de aanvullingen op de UAV/UAV-Ti/UAV-gc> van
toepassing. De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van
opdrachtnemer dan wel andere of bijzondere voorwaarden worden
hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.
<Het kan soms zinnig zijn voor specifieke opdrachten i.p.v. de
algemene inkoopvoorwaarden andere voorwaarden van toepassing
te verklaren. Eventueel met uitzondering van bepaalde paragrafen /
artikelen! Nog beter is het om een FS-standaardcontract mee te
sturen (verkrijgbaar bij Inkoop).>
Vragen met betrekking tot de offerteaanvraag en Bijlagen kunnen
tot en met <datum> schriftelijk, per e-mail, worden gesteld op
<[email protected]>
De gestelde vragen zullen door middel van een geanonimiseerde
nota van inlichtingen worden beantwoord en uiterlijk <datum> aan
alle gegadigden verzonden.
<Verder nog op te nemen (indien voor het opstellen van een offerte
van belang): regelingen in verband met boeteclausules.>
Wij verzoeken u, uw offerte in te dienen voor: <datum>, of <binnen x
weken na verzending van deze brief.> Mocht u niet in de gelegenheid
zijn een offerte uit te brengen of wenst u geen offerte uit te brengen
dan verzoeken wij u ons dat zo spoedig mogelijk te laten weten. De
offerte dient u te zenden aan: <of via e-mail>
Tilburg University
T.a.v. <Naam en adres van degene die de offerte in ontvangst neemt
invullen.>
<Postbus 90153 of adres)
<5000 LE of anders) Tilburg>
Nadere informatie kunt u verkrijgen bij <de heer,/mevrouw ...........,
van Facility Services ……………… afdeling ........... , te bereiken onder
e-mail adres [email protected] en telefoonnummer 013- 466
xxx>.
pagina 3 van 7
Mondelinge mededelingen, toezeggingen of (nadere) afspraken
hebben geen rechtskracht tenzij deze door beide partijen schriftelijk
zijn bevestigd door hiertoe bevoegde functionarissen.
Tilburg University behoudt zich het recht voor om een nadere
toelichting te vragen op de uitgebrachte offerte.
Uw offerte zal strikt vertrouwelijk worden behandeld.
Graag zien wij uw offerte tegemoet en danken u bij voorbaat voor uw
inspanningen.
Met vriendelijke groeten,
(naam)
(functie)
pagina 4 van 7
Bijlage 1 Omschrijving van de opdracht en programma van eisen
en wensen
1. Algemeen, bijvoorbeeld:
- Omschrijving en kenmerken in te kopen product
- Looptijd overeenkomst
2.
-
Eisen aan de leverancier, bijvoorbeeld
Financiële eisen
Aansprakelijkheidsverzekering
Referenties
3. Eisen (= knock-out criteria waaraan voldaan moet worden) aan het
product, bijvoorbeeld:
- Minimale kwaliteit
- Logistiek en facturering
- Levering
- Managementrapportages
4. Wensen aan het product (hoe beter wordt voldaan hoe meer
punten), bijvoorbeeld:
- Extra kwaliteit
- Toegevoegde waarde
5.
-
pagina 5 van 7
Prijzen/tarieven, bijvoorbeeld;
Conform een rekenmodel
Alle prijzen dienen exclusief BTW te worden geoffreerd
Alle prijzen zijn all-in. Er mogen geen bijkomende kosten in
rekening worden gebracht
De prijzen gelden voor de gehele looptijd van de overeenkomst
<of> mogen één maal per jaar, per <ingangsdatum van de
overeenkomst>, worden geïndexeerd op basis van de CBS
prijsindex voor de gezinsconsumptie.
Bijlage 2 Concept overeenkomst
pagina 6 van 7
Overige bijlagen (optioneel)
- Huisregels Tilburg University
- Integriteitsverklaring Uitsluitingsgronden
- Financiële gegevens
- VGM plan
- Regeling eisen voor technisch revisietekenwerk
- etc.
pagina 7 van 7