Checklist zakelijke en beheersmatige gegevens
advertisement
Checklist van de zakelijke en beheersmatige gegevens van een landelijke organisatie voor volkscultuur of een landelijk expertisecentrum voor cultureel erfgoed CJSM-KE-CED-45b-140109 Waarvoor dient dit formulier? Deze checklist is een nevenformulier bij het formulier Aanvraag van een werkingssubsidie als landelijke organisatie voor volkscultuur of als landelijk expertisecentrum voor cultureel erfgoed. Met deze checklist bezorgt u de volgende gegevens aan het agentschap Kunsten en Erfgoed: - gegevens van het bestuur van de organisatie - zakelijke gegevens - gegevens van het personeel en de organisatie. Voeg de checklist als bijlage bij uw aanvraag van een werkingssubsidie als landelijke organisatie voor volkscultuur of als landelijk expertisecentrum voor cultureel erfgoed. Bestuur van de organisatie: gegevens van de privaatrechtelijke organisatie 1 Geef de samenstelling van de raad van bestuur. U kunt de samenstelling van de raad van bestuur ook als een aparte bijlage bij dit formulier voegen. 2 Op welke basis worden leden voor de raad van bestuur gekozen? 3 In welke mate nemen de leden van de directie deel aan de vergaderingen van de raad van bestuur? Vermeld ook of de leden van de directie met of zonder stemrecht aan de vergaderingen deelnemen. 4 Kruis aan hoe het bestuur de organisatie aanstuurt. door een tussentijdse opvolging van de doelstellingen. Vermeld hieronder de frequentie waarop dat gebeurt. frequentie algemene vergadering frequentie raad van bestuur door een tussentijdse opvolging van het budget. Vermeld hieronder de frequentie waarop dat gebeurt. frequentie algemene vergadering frequentie raad van bestuur door een periodieke rapportering van de directeur aan de raad van bestuur. Vermeld hieronder waarop dat gebeurt. de frequentie frequentie door een jaarlijkse evaluatie van de werking door de algemene vergadering door een jaarlijkse formele evaluatie van de directeur door de raad van bestuur andere vormen van aansturing, namelijk: 5 Is er een adviesraad of reflectiegroep die mee adviseert over de werking van de organisatie? ja. Beschrijf kort nee de samenstelling en werking van die adviesraad of reflectiegroep. Checklist van de zakelijke-beheersmatige gegevens van een landelijke organisatie voor volkscultuur of een landelijk expertisecentrum voor cultureel erfgoed - pagina 2 van 3 Zakelijke gegevens 6 Bestaat er een schriftelijke neerslag van de bevoegdheidsdelegatie? ja. Hou dat document ter beschikking voor inzage tijdens het plaatsbezoek. nee 7 Kruis aan welke controlemechanismen de organisatie toepast. limietbedrag op beslissingsbevoegdheid van directie. Vermeld hieronder het limietbedrag. euro functiescheiding tussen voorstel van bestelling en goedkeuring van bestelling functiescheiding tussen goedkeuring van bestelling en plaatsing van bestelling functiescheiding tussen plaatsing van bestelling en uitvoering van betaling functiescheiding tussen uitvoering van betaling en registratie van betaling periodieke controle op de toepassing van de procedures interne audit externe audit neergeschreven procedures 8 Kruis aan op welke wijze de organisatie opdrachten of bestellingen toewijst. Er wordt meer dan één offerte gevraagd. Vermeld hieronder vanaf welk bedrag meer dan één offerte wordt gevraagd. vanaf euro De criteria voor toewijzing van (grote) opdrachten worden vooraf bekendgemaakt. Er wordt een jury samengesteld voor de toewijzing van (grote) opdrachten. Er wordt een verslag opgemaakt van de toewijzing. Hou dat verslag ter beschikking voor inzage tijdens het plaatsbezoek. De wet op de overheidsopdrachten wordt toegepast. 9 Welke methode wordt er gehanteerd voor de voortgangscontrole op de budgetten? Vermeld wie de budgetten opvolgt, bijstuurt en of daarover periodiek rapporteert. Personeel en organisatie 10 Gebruikt de organisatie onderstaande personeelsbeleidsinstrumenten? Alle documenten die u hieronder aankruist, moet ter beschikking houden voor inzage tijdens het plaatsbezoek. personeelsplan organogram functiebeschrijvingen en/of competentieprofielen nascholing- of opleidingsplan diversiteitsplan 11 Hoe verloopt de aanwervingsprocedure? De vacatures worden openbaar gemaakt. Worden de vacatures altijd openbaar gemaakt? ja nee Bij de vacature wordt een functiebeschrijving gevoegd. Checklist van de zakelijke-beheersmatige gegevens van een landelijke organisatie voor volkscultuur of een landelijk expertisecentrum voor cultureel erfgoed - pagina 3 van 3 12 Wie beslist over de aanwerving? 13 Kruis aan op welke manier de personeelsleden geëvalueerd worden. door een jaarlijkse evaluatie voor alle medewerkers door een evaluatie, gekoppeld aan de functiebeschrijving door een evaluatie, gekoppeld aan een beloningssysteem op een andere manier, namelijk: 14 Welke loonschalen hanteert de organisatie? Vermeld de naam van het paritair comité (PC) dat van toepassing is. PC 15 Wordt er afgeweken van de barema’s? ja. Licht hieronder toe waarom en op basis van welke criteria dat gebeurt. nee 16 Worden er extralegale voordelen toegekend? Extralegale voordelen zijn bijvoorbeeld extra vakantiedagen, maaltijdcheques, voordelen in natura zoals het gebruik van een gsm, laptop of tablet, een bedrijfswagen, een internetabonnement ... ja. Vermeld hieronder alle extralegale voordelen die worden toegekend. nee 17 Heeft de organisatie een vrijwilligerswerking? ja. Hoeveel vrijwilligers zijn betrokken bij de organisatie? vrijwilligers nee. U bent klaar met het invullen van deze checklist. 18 Kruis aan waarover de organisatie beschikt met betrekking tot de vrijwilligerswerking een uitgeschreven vrijwilligersbeleid vrijwilligersovereenkomsten functiebeschrijvingen en/of competentieprofielen voor vrijwilligers vrijwilligersvergoedingen vrijwilligersverzekering
