Projectsubsidies organisaties : elementen aanvraagdossier

Projectsubsidies organisaties: doel
De projectsubsidiëring is erop gericht organisaties die
niet structureel ondersteund worden, de kans te bieden
om één project, afgerond in tijd en doelstelling, te realiseren.
De projectsubsidies zijn gericht op het uitproberen van
allerhande initiatieven en experimenten, en dit buiten
de bestaande structuren.
1
Projectsubsidies organisaties: sectoren
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
architectuur
audiovisuele kunsten
beeldende kunsten
dans
festivals
kunsteducatie
muziek
muziektheater
Nederlandstalige dramatische kunst (theater)
sociaal-artistiek
vormgeving
mengvormen
2
Projectsubsidies organisaties:
basisvoorwaarden
— beschikken over rechtspersoonlijkheid ; zowel commerciële als
niet-commerciële rechtspersoonlijkheid zijn toegelaten (geen
feitelijke verenigingen)
— gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige
gebied Brussel-Hoofdstad;
Deze voorwaarden worden gecontroleerd bij het indienen van de
aanvraag.
3
Projectsubsidies organisaties:
subsidiëringsvoorwaarden
(gelden indien gesubsidieerd en worden gecontroleerd bij het einde
van het project) :
— de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten naleven,
gesloten tussen de erkende vakbonden en werkgeversfederaties
en geregistreerd op de bevoegde federale overheidsdienst;
— aan de bezoldigde zelfstandige artistieke en artistiek-technische
medewerkers op wie de organisatie een beroep doet, minstens
evenveel betalen als wat minstens aan loonkosten verschuldigd
is aan een werknemer voor dezelfde prestatie
— enkel werken met zelfstandige medewerkers die een
zelfstandigheidsverklaring kunnen voorleggen;
— een overzicht kunnen voorleggen van alle inkomsten en
uitgaven, verbonden aan het project.
4
Projectsubsidies organisaties :
elementen aanvraagdossier
— een overzicht van reeds gerealiseerde activiteiten.
— een overzicht van de financiële situatie en de nodige elementen
waaruit blijkt dat kan worden voldaan aan de basisvoorwaarden
en aan de beoordelingscriteria:
– Artistieke beschrijving
– Zakelijke – organisatorische beschrijving [zie volgende dia’s]
– Begroting met toelichting [zie volgende dia’s]
– Statuten en ledenlijst
– Overzicht financiële situatie
– Overzicht gerealiseerde activiteiten
– Bijlagen: overeenkomsten, documentatiemateriaal enz.
5
Zakelijke – organisatorische
beschrijving
Personeel
- aantal, wijze van vergoeding (loondienst, SBK, zelfstandige)
- gedetailleerde berekening van de lonen en vergoedingen
(bv. via fiche sociaal secretariaat in geval van loondienst)
Samenwerking en netwerking (incl. planning / spreiding)
- samenwerking met, en ondersteuning door andere organisaties:
probeer dit steeds te staven met documenten die dergelijke
engagementen bevestigen.
6
Toelichting bij de begroting
Begroting: overzicht van de voorziene inkomsten en uitgaven
verbonden aan het project
- Waarop zijn de bedragen gebaseerd? (evt. stukken toevoegen!)
- Gedetailleerde uitleg bij de verschillende begrote posten
N.B.: Voor duurzame goederen komt enkel het afschrijfgedeelte
(pro rata) in aanmerking als kost voor het project in kwestie.
Wat moet er zoal grondig worden toegelicht?
- Lonen en vergoedingen (zie eerder)
- Technische productiekosten
- Inkomsten (verkoop, sponsoring, ondersteuning van andere
organisaties, eventueel elders aangevraagde subsidies, ...)
7
Projecten organisaties: indienen
aanvraagdossier
Indiening:
— per aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs
— het aantal exemplaren is gelijk aan het aantal leden van de
beoordelingscommissie waaraan het dossier wordt voorgelegd
plus drie exemplaren voor het agentschap
— Indiendata:
– uiterlijk op 15 september van het jaar dat voorafgaat aan het
jaar waarin het project van start gaat;
– uiterlijk op 15 maart voor projecten die vanaf 1 juli van
hetzelfde jaar van start gaan.
8
Uitbetaling projectsubsidies
organisaties + kunstenaars
— Voorschot 90%
— Saldo 10%: het saldo wordt uitbetaald wanneer vastgesteld
wordt dat :
– het project gerealiseerd werd;
– de decretale voorwaarden nageleefd werden.
— Dit laatste gebeurt na ontvangst en controle (en, indien nodig,
bespreking) van een werkingsverslag, dat ingediend wordt:
– na realisatie van de plannen in het aanvraagdossier;
– uiterlijk 15 maanden na de officiële toekenning van de
subsidie;
– uiterlijk op 15 oktober van het volgende jaar.
9
Projectsubsidies organisaties:
noodzakelijke elementen afrekening
— een inhoudelijk verslag van het gerealiseerde project;
— de resultatenrekening over de realisatie van het project met een
specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen
en een toelichting per post;
— de specificatie van alle bezoldigingen, sociale lasten, vergoedingen,
commissie- en erelonen, uitkoopsommen en voordelen in natura
voor de personen die op artistiek, technisch, administratief of
organisatorisch vlak hebben meegewerkt aan de realisatie van het
project, met vermelding van de namen van de begunstigden;
— als de toegekende projectsubsidie minstens 50.000 euro bedraagt: het
verslag van een erkende accountant die niet betrokken mag zijn bij de
dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de
organisatie die het project heeft gerealiseerd, met commentaar bij de
resultatenrekening.
10
Projectsubsidies organisaties:
aandachtspunten afrekening
— Een organisatie die een gesubsidieerd project realiseert, en die
daarnaast nog andere activiteiten organiseert, moet in haar
volledige boekhouding een duidelijk en identificeerbaar onderscheid maken tussen de kosten en opbrengsten van de realisatie
van het gesubsidieerde project enerzijds, en alle andere kosten
en opbrengsten anderzijds.
— De administratie mag aanvullende informatie of bewijsstukken
opvragen aan de organisatie die een gesubsidieerd project
realiseert.
— De organisatie moet alle wijzigingen t.o.v. het oorspronkelijke
dossier tijdig melden aan de administratie.
11
Beschikbare documenten
— Handleiding aanvraag subsidies: update m.b.t. de nieuwe
regeling voor subsidies vanaf 2010 vanaf half april 2009 op site
Kunsten en Erfgoed
— Begrotingsmodel
— Overzicht loonkost
— Aanvraagformulier
Via www.kunstenenerfgoed.be
12
Contacten en links
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
Architectuur en vormgeving: [email protected]
Audiovisueel: [email protected]
Beeldende kunst: [email protected]
Dans: [email protected]
Festivals: [email protected]
Kunsteducatie: [email protected]
Kunstencentra en Werkplaatsen: [email protected]
Muziek: [email protected]
Muziektheater: [email protected]
Publicaties: [email protected]
Sociaal-artistiek: [email protected]
Theater: [email protected]
13
Contacten en links
Steunpunten:
• Vlaams Theater Instituut: www.vti.be
• Instituut voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst: www.bamart.be
• Vlaams Architectuurinstituut: www.vai.be
• Muziekcentrum Vlaanderen: www.muziekcentrum.be
Ondersteunende organisaties:
• Nieuw Internationaal Cultureel Centrum: www.nicc.be
• Verenigde Organisatievormen Beeldende Kunst: www.vobk.be
• Overleg KunstenOrganisaties: www.overlegkunsten.org
•
•
•
Voor vragen aangaande de oprichting en werking van een vzw: Vlaams Studieen Documentatiecentrum voor vzw’s: www.vsdc.be
Voor het oprichten van een vzw: Website van het Belgisch Staatsblad
www.just.fgov.be daarna aanklikken ‘Rechtspersonen’
Voor alle vragen van zakelijke en juridische aard: www.kunstenloket.be
14