Programma van Eisen

Aanbestedingsdocument
(incl. programma van eisen en wensen)
Wabo-applicatie
Gemeente Stadskanaal & Gemeente Vlagtwedde
1
INHOUDSOPGAVE
1
INLEIDING ............................................................................................................................ 3
1.1
1.2
1.3
1.4
2
OFFERTE PROCEDURE ..................................................................................................... 5
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
3
ACHTERGRONDEN ............................................................................................................ 3
DOELSTELLING VAN DEZE AANBESTEDING ....................................................................... 3
GEMEENTE STADSKANAAL ............................................................................................... 4
GEMEENTE VLAGTWEDDE ................................................................................................ 4
INLICHTINGEN .................................................................................................................. 5
SLUITINGSDATUM EN TIJDSTIP VOOR INDIENING OFFERTES .............................................. 5
OFFERTEBEOORDELING EN OPDRACHTVERSTREKKING ..................................................... 5
ADRESSERING VAN DE OFFERTE ....................................................................................... 5
CONTACTPERSONEN ......................................................................................................... 5
VOORWAARDEN ............................................................................................................... 6
PRIJSVORMING EN -OPGAVE ............................................................................................. 6
GESTANDSHOUDINGSTERMIJN .......................................................................................... 6
GEHEIMHOUDING ............................................................................................................. 6
INHOUD OFFERTES ............................................................................................................ 7
WIJZE VAN AANBIEDEN OFFERTES .................................................................................... 7
GUNNINGCRITERIA EN BEOORDELINGSMETHODE ............................................................. 8
PROGRAMMA VAN EISEN ................................................................................................ 9
3.1
TOELICHTING OPBOUW PROGRAMMA VAN EISEN .............................................................. 9
3.2
RANDVOORWAARDEN - UITSLUITINGCRITERIA ............................................................... 10
3.3
FUNCTIONELE EISEN ....................................................................................................... 11
3.3.1 Inhoudelijke werking ................................................................................................. 11
3.3.2 Sturings- en managementinformatie .......................................................................... 12
3.3.3 Beheren gegevens ...................................................................................................... 12
3.4
GEBRUIKERSVRIENDELIJKHEID EN WERKING .................................................................. 13
3.5
EISEN VANUIT DE INFORMATIE ARCHITECTUUR .............................................................. 14
3.6
TECHNISCHE EISEN ......................................................................................................... 17
CONVERSIE EN IMPLEMENTATIE .................................................................................................. 18
3.7
BEHEER/ONDERHOUD ..................................................................................................... 19
3.7.1 Applicatie, functioneel en technisch beheer .............................................................. 19
3.7.2 Onderhoud................................................................................................................. 19
BIJLAGE 1: VERKLARING ACCEPTATIE VAN DE VOORWAARDEN.......................... 20
BIJLAGE 2: CONFORMITEITSTABEL .................................................................................. 21
BIJLAGE 3: SAMENVATTING PRIJSOPGAVE .................................................................... 24
EENMALIGE KOSTEN .................................................................................................................... 24
STRUCTURELE KOSTEN (JAARLIJKS) ............................................................................................ 24
BIJLAGE 4: INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE STADSKANAAL .......................... 25
2
1
Inleiding
1.1
Achtergronden
Het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) is
bezig met de ontwikkeling van de Wabo. Het hoofddoel van de Wabo is het verbeteren
van de dienstverlening aan de klant. De dienstverlening wordt verbeterd door de
integratie van een groot aantal vergunningenstelsels tot één vergunning, de
omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning maakt het verkrijgen van alle benodigde
toestemming voor de klant makkelijker; er is straks één loket, één aanvraag, één bevoegd
gezag en één handhaver. Voor het uitvoeren van één activiteit is straks nog maar één
vergunning nodig; de omgevingsvergunning. Een ‘omgevingsvergunning’ is een integrale
vergunning voor fysieke projecten op de terreinen wonen, ruimte, milieu,
natuurbescherming en flora en fauna. Een omgevingsvergunning is benodigd bij de bouw,
de aanleg, het oprichten, het gebruik en de sloop van een fysiek object. De
omgevingsvergunning integreert vergunningen, ontheffingen, vrijstellingen en meldingen.
In de omgevingsvergunning worden in ieder geval alle VROM-wetten met een
vergunningstelsel betrokken; daarnaast worden toestemmingsvereisten van provincies,
gemeenten en waterschappen en toestemmingsvereisten voor natuurbescherming en flora
en fauna betrokken.
Dit programma van eisen en wensen is opgesteld als onderdeel van een aanbesteding voor
de aanschaf van een applicatie voor de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo)
bij de gemeente Stadskanaal en de gemeente Vlagtwedde.
In het programma van eisen en wensen is een onderverdeling gemaakt in
randvoorwaarden (eisen die kortweg met "ja" of "nee" beantwoord kunnen worden) en
eisen en wensen met toelichting. In dit programma van eisen is geen onderverdeling
gemaakt in gewicht. Aan de hand van de reacties en de toelichting op de genoemde eisen,
zal worden bekeken hoe zwaar dit weegt voor de gemeenten. Er kan immers een plausibele
reden zijn om niet aan een bepaalde eis te voldoen.
In de gunningcriteria wordt het programma van eisen vertaald naar een
beoordelingssystematiek op basis waarvan de offertes beoordeeld gaan worden.
1.2
Doelstelling van deze aanbesteding
De doelstelling van deze aanbesteding is een keuze te maken voor een applicatie voor de
Wabo en de implementatie met de gekozen Wabo-applicatie.
Door het gezamenlijk aanbesteden denken we financieel voordeel te kunnen behalen bij de
implementatie (combineren opleidingen, applicatiebeheer, etc.)
De eisen en wensen zijn zodanig opgesteld, dat u door het invullen van alle onderdelen de
offerte geschikt maakt voor zowel de gemeente Stadskanaal als de gemeente Vlagtwedde.
U kunt dus volstaan met het uitbrengen van 1 offerte, waarbij u in het financiële gedeelte
wel onderscheid dient te maken naar beide gemeenten.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
3
1.3
Gemeente Stadskanaal
De gemeente Stadskanaal heeft 34.000 inwoners en kent een ambtelijke organisatie met
circa 300 medewerkers (260 fte). Het huidige team Bouw, Milieu en bijzondere wetten
geeft uitvoering aan vergunningverstrekking en de handhaving van deze vergunningen op
het gebied van bouwen, wonen, natuur en milieu. Het beheer van de Wabo zal één van de
taken van dit team worden. Overigens is in de gemeente Stadskanaal op dit moment een
reorganisatie gaande, waarbij dit team wellicht onderdeel gaat uitmaken van een groter
geheel. Vaststaan blijft echter dat de uitvoering van de Wabo belegd wordt bij 1
organisatorische eenheid.
Van het systeem zullen 30 tot 50 medewerkers gebruik gaan maken.
1.4
Gemeente Vlagtwedde
De gemeente Vlagtwedde heeft ruim 16.000 inwoners en kent een ambtelijke organisatie
met 150 medewerkers. De gemeentelijke organisatie kent hierbij vijf afdelingen: afdeling
Facilitaire Zaken, afdeling Middelen en Advies, afdeling Ruimte, afdeling Publiekszaken
en afdeling Samenleving. De afdeling Ruimte verzorgt onder andere de
vergunningverstrekking en de handhaving van vergunningen op het gebied van bouwen,
wonen, natuur en milieu. Van het systeem zullen 20 tot 40 medewerkers gebruik gaan
maken.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
4
2
Offerte procedure
Deze offerteaanvraag wordt gedaan conform de interne richtlijnen inkoop van de
gemeenten. In dit geval is gekozen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding, in
gezamenlijkheid uit te voeren door de gemeenten Stadskanaal en Vlagtwedde.
2.1
Inlichtingen
Het is de aanbieder toegestaan t/m dinsdag 16 september via e-mail inlichtingen op te
vragen bij mevrouw T. de Haan (zie paragraaf 2.4).
Uiterlijk 19 september zal op alle vragen van aanbieders worden geantwoord. Alle
aanbieders zullen via e-mail dezelfde aanvullende informatie ontvangen.
2.2
Sluitingsdatum en tijdstip voor indiening offertes
Uw offerte dient op vrijdag 26 september 2008 uiterlijk om 12.00 uur in het bezit van de
gemeente Stadskanaal te zijn (zie paragraaf 2.10).
2.3
Offertebeoordeling en opdrachtverstrekking
De enveloppen met offertes zullen op vrijdagmiddag 26 september worden geopend.
In de week van maandag 29 september t/m vrijdag 3 oktober zullen de offertes worden
beoordeeld.
Indien de offertes daartoe aanleiding geven, zullen wij in de week van 6 oktober t/m
vrijdag 10 oktober nog vragen om nadere toelichting.
Uiterlijk 17 oktober zal de uitslag schriftelijk naar de aanbieders worden verzonden.
Eventuele wijzigingen in deze planning zullen met u gecommuniceerd worden.
2.4
Adressering van de offerte
Offertes dienen, conform de aanwijzingen in de punten 2.10 en 2.11 van dit hoofdstuk,
uitgebracht te worden aan:
VERTROUWELIJK
Gemeente Stadskanaal
Mevrouw T. de Haan
Postbus 140
9500 AC Stadskanaal
2.5
Contactpersonen
Van de zijde van de aanbieder
Om communicatieproblemen te voorkomen, wensen de gemeenten het contact met de
aanbieder(s) te laten verlopen via een door de aanbieder aangewezen contactpersoon. De
contactpersoon dient volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om
namens de aanbieder op te kunnen treden.
Van de zijde van de beide gemeenten
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
5
Namens beide gemeenten is mevrouw T. de Haan, extern adviseur informatievoorziening,
contactpersoon. Mevrouw De Haan is voor deze offerteprocedure te bereiken via het emailadres [email protected].
2.6
Voorwaarden
De gemeenten behouden zich het recht voor de aanbesteding te beperken of af te gelasten.
Op de offerte en de daaruit eventueel voortvloeiende opdracht is het Nederlands recht van
toepassing.
De uit te brengen offertes dienen voor beide gemeenten geheel kosteloos te zijn.
Op de af te sluiten overeenkomst zijn de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente
Stadskanaal van toepassing, ook voor de gemeente Vlagtwedde.
De Algemene Voorwaarden van de leverancier worden uitdrukkelijk en volledig terzijde
gesteld.
Indien bepalingen van de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Stadskanaal
strijdig zijn met de in deze aanvraag gestelde voorwaarden/condities, dan prevaleren de in
deze aanvraag gestelde voorwaarden/condities.
2.7
Prijsvorming en -opgave
De prijzen dienen vast te zijn tot einde levering.
De prijzen dienen gesteld te zijn exclusief BTW.
Met aangeboden betalingskortingen op termijnen korter dan veertien dagen, wordt bij de
evaluatie van offerten geen rekening gehouden.
2.8
Gestandshoudingstermijn
De indiener van de offerte dient zijn aanbieding gestand te doen tot zestig dagen na het
moment van opening.
2.9
Geheimhouding
De uitbrenger van de offerte dient volledige geheimhouding te betrachten naar derden met
betrekking tot alle informatie die betrekking heeft op dit project. De gedurende het
project verkregen informatie mag uitsluitend ten behoeve van de realisatie van het project
worden gebruikt. Indien een of beide gemeenten gegronde redenen heeft om te twijfelen
aan het voldoen aan deze voorwaarden, kan dit leiden tot diskwalificatie van de
uitbrenger van de offerte, dit ter exclusieve beoordeling van de gemeenten.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
6
2.10 Inhoud offertes
Uw offerte dient begeleid te zijn van een rechtsgeldig ondertekende begeleidende brief. De
offerte dient gebundeld te zijn en de volgende dwingende voorgeschreven onderdelen te
bezitten met daarin nader gevraagde informatie. De offerte dient in elk geval te bevatten:
1. Product- en prijsinformatie
2. Verklaring acceptatie van de voorwaarden (bijgesloten bijlage 1)
3. Antwoorden en toelichting op het programma van eisen, via conformiteitstabel
eventueel met verwijzingen (bijgesloten bijlage 2)
4. Een voorbeeld van een onderhoudsovereenkomst
5. Een samenvatting van de prijsinformatie conform bijlage 3.
LET OP: De prijsopgave dient zowel voor de gemeente Stadskanaal als de
gemeente Vlagtwedde te worden opgemaakt.
2.11 Wijze van aanbieden offertes
Uw offerte dient rechtsgeldig ondertekend en in tweevoud worden ingezonden. Het staat u
vrij de bescheiden óók per e-mail in te zenden, op of vlak ná het tijdstip van uiterste
inzending.
A.
De inzending van de fysieke bescheiden dient geschieden door middel van een
gesloten envelop of verpakking. Op de envelop of verpakking het nummer van deze
offerteaanvraag te vermelden.
B.
De envelop/verpakking, waarmee u de offerte inzendt, mag niet bij andere van u
afkomstige stukken worden ingesloten.
Sluit ook geen andere bescheiden dan de offerte met de eventuele daarbij behorende
bijlagen in de envelop/verpakking. Omdat de envelop/verpakking tot de sluitingsdatum
ongeopend wordt bewaard, zal dit voor andere bescheiden tot vertraging leiden.
D.
Uw offerte dient op vrijdag 26 september 2008 uiterlijk om 12.00 uur in het bezit
van de gemeente Stadskanaal te zijn.
E.
Wilt u uw offerte persoonlijk bezorgen, dan mag u haar afgeven bij de receptie
van de gemeente Stadskanaal, Raadhuisplein 1 in Stadskanaal.
Alleen offertes, die met inachtneming van bovenstaande voorschriften zijn opgemaakt en
ingezonden, zullen in behandeling worden genomen.
Toelichting
Bovenstaande procedure zal strikt worden gehanteerd, teneinde een gesloten
offerteprocedure te garanderen. Aanbiedingen die niet aan bovenstaande voorwaarden
voldoen, zullen niet in de evaluatieprocedure worden meegenomen.
Indien dit laatste het geval mocht zijn, dan zult u hierover schriftelijk worden
geïnformeerd, onder vermelding van de reden.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
7
2.12 Gunningcriteria en beoordelingsmethode
Na sluitingsdatum wordt uw aanbieding beoordeeld; aan de hand van de antwoorden zal
voor elk onderdeel een beoordeling tussen 0 (voldoet niet) en 10 (voldoet volledig) worden
gegeven.
De goedkoopste aanbieder krijgt 10 punten op prijsstelling. In het toekennen van de
punten voor de prijsstelling voor de overige aanbieders, wordt rekening gehouden met het
percentage afwijking van de goedkoopste aanbieder.
Onderdeel
Kwaliteit, waarvan
-- functionele eisen
20%
-- gebruikersvriendelijkheid
30%
-- informatiearchitectuur
20%
-- technische eisen
10%
-- implementatie en conversie
5%
-- beheer en onderhoud
15%
Prijsstelling (éénmalig en structureel)
Wegingsfactor
70 %
30%
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
8
3 Programma van eisen
3.1
Toelichting opbouw programma van eisen
Het programma van eisen is als volgt opgebouwd:
 Randvoorwaarden/uitsluitingcriteria.
In dit onderdeel worden de uitsluitingcriteria benoemd, waar tenminste aan
voldaan dient te worden. Wordt hieraan niet voldaan, dan zal de betreffende
offerte niet verder beoordeeld worden.
 Functionele eisen
In de functionele eisen zijn de inhoudelijke eisen ten aanzien van de werking van
het systeem opgenomen
 Eenvoud en gebruikersvriendelijkheid
Voor de gemeenten zijn eenvoud van de applicatie en gebruikersvriendelijkheid
van groot belang. In dit onderdeel wordt de wijze van beoordeling van deze
aspecten toegelicht.
 Eisen vanuit de informatiearchitectuur
De Wabo applicatie staat niet op zichzelf, maar zal (moeten kunnen) koppelen aan
andere applicaties en bovendien moeten passen in de informatiearchitectuur die
beide gemeenten voor ogen hebben.
 Technische eisen
De eisen vanuit technisch oogpunt (hardwarematig) worden hier benoemd.
 Conversie & implementatie
In dit onderdeel vragen wij u naar uw ervaring met conversie van gegevens uit
bestaande systemen. Verder wordt aandacht besteed aan de implementatie.
 Beheer en onderhoud
Hierin benoemen we de eisen en wensen zoals we die van belang vinden voor
beheer en onderhoud
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
9
3.2
Randvoorwaarden - uitsluitingcriteria
Om voor selectie in aanmerking te komen, gelden onderstaande eisen voor de Waboapplicatie.
Voor beide gemeenten geldt:
1) De applicatie dient uit 1 systeem, of uit 1 pakket van meerdere modules te bestaan
waarin alle aspecten van de Wabo (bouwen, natuur, milieu, bijzondere wetten en de
handhaving hierop) zijn geïntegreerd.
2) Het proces van vergunningverlening dient middels processpecifieke geautomatiseerde
workflow binnen de applicatie ondersteund te worden.
3) De applicatie dient de conformiteittoets succesvol te hebben doorlopen voor aanvang
van de implementatie volgens de overeen te komen planning. Dit houdt in dat:
- het koppelvlak van de Wabo-applicatie op de Landelijke Voorziening is aan
de grondslagen getoetst;
- de Wabo-applicatie moet aansluiten op de meest actuele versie van de
Landelijke Voorziening Omgevingsloket (LVO);
- de resultaten van de testgegevens zijn beoordeeld met de referentietestgegevens voor de conformiteittoets uit de LVO).
4) De Wabo-applicatie dient digitale uitwisseling van gegevens met provincie, andere
gemeenten en partners (brandweer, waterschappen etc.) mogelijk te maken.
5) Ten aanzien van de timing van de oplevering vragen wij u te garanderen dat:
a. De bodemmodule van de Wabo-applicatie geïnstalleerd en operationeel is,
inclusief de afgeronde conversie, op uiterlijk 1 januari 2009 èn:
b. De overige onderdelen van de Wabo-applicatie geïnstalleerd en operationeel te
zijn, inclusief de afgeronde conversie op uiterlijk 1 maart 2009.
Voor de gemeente Stadskanaal geldt:
6) De applicatie dient te koppelen met
a. midoffice van Centric (zakenmagazijn): ten behoeve van het tonen en
vastleggen statusgegevens en communicatie met CMS
b. dds4all van Centric, wordt key2datadistributrie, ten behoeve van opvragen
BAG gegevens
Voor de gemeente Vlagtwedde geldt:
7) De applicatie dient te koppelen met:
a. GBA van Getronics
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
10
3.3
Functionele eisen
Voor wat betreft de functionele eisen vragen wij u met ja of nee te antwoorden en uw
antwoorden te voorzien van een toelichting over de werking.
Indien de gevraagde functionaliteit niet in het basispakket zit, vragen wij u dit te
vermelden en de kosten in de prijsopgave te vermelden onder “aanvullende
functionaliteit”.
Indien gevraagde functionaliteit niet wordt geboden, maar wellicht in een toekomstige
release, vermeld dan de termijn waarop een en ander beschikbaar komt.
3.3.1 Inhoudelijke werking
De volgende functionaliteiten moeten mogelijk zijn:
1) Technische beoordeling vergunningaanvragen door middel van checklists,
kennisbomen etc.
2) Technische ondersteuning (integrale) handhaving (via handhelds of laptops).
3) Via handhelds of laptops moeten mutaties in de applicatie kunnen worden
doorgegeven
4) Uitwisselingsmodule ter ondersteuning digitale integrale handhaving.
5) Registreren en beheren van omgevingsvergunningen (bouw, milieu, monumenten),
inclusief vooroverleg / schetsplannen / principeverzoeken;
6) Registreren en beheren van (bestaande en nieuwe) meldingen / informatie o.g.v.
besluit Bodemkwaliteit / Bouwstoffenbesluit. NB: bouwstoffenbesluit is vervallen per
1 juli 2008 !
7) Registreren en beheren van milieu-informatie bedrijven met minimaal de volgende
functies:
a. Verzamelen en beheren en selecteren/rapporteren van milieu objectinformatie;
b. Voorkomen milieuscores berekenen;
c. Vastleggen milieubelasting/milieufacetten;
d. Registreren en beoordelen bodemkwaliteit;
e. Betreffende bodem voldoen aan SIKB uitwisselprotocol.
8) Registreren van brandveiligheidsaspecten van gebouwen/bouwwerken
(Gebruiksbesluit).
9) Registreren en beheren van APV-vergunningen, drank en horeca vergunningen,
kapvergunningen en vergunningen Wet op de Kansspelen.
10) Registreren en beheren van informatie inzake de Wet kenbaarheid publieksrechtelijke
beperkingen onroerende zaken (Wkpb)
11) Registreren en beheren van informatie inzake ruimtelijke procedures (Wro, MER,
bestemminsplannen)
12) Parallel laten lopen van meervoudige vergunningen.
13) Proces- en procedurebewaking van vergunningaanvragen.
14) Inlezen van aanvragen vanuit de Landelijke voorziening LVO.
15) Samenstellen en genereren standaard brieven.
16) Aan de vergunningdossiers zijn foto’s toe te voegen.
17) Via een makelaarsmodule is makelaarsinformatie overzichtelijk te genereren
18) Koppeling met gegevens IWO (welstand).
19) Koppeling met landelijk toezichtprotocol bouw- en woningtoezicht VBWTN
20) Koppeling met landelijke milieuvoorschriften Sesom.
21) Koppeling met digitale NEN-normen (BRIS).
22) Integratie van gegevens geluidszones uit gemeentelijk systeem (geonoise) .
23) Uitdraaien welstandsplannen.
24) Uitdraaien publicaties.
25) Planning controles .
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
11
26)
27)
Publicatie binnengekomen en verleende aanvragen op website / internet / PIP-pagina
Uitgebreide zoekfunctionaliteit met voldoende zoekingangen op administratieve
gegevens (adres, dossiernummer, naam aanvrager etc.)
3.3.2 Sturings- en managementinformatie
De volgende informatie moet standaard aanwezig zijn:
1. Planning en voortgangsbewaking (integraal) toezicht en handhaving.
2. Termijnbewaking
3. Proces- en procedurebewaking van vergunningaanvragen.
4. Integraal managementstool en/of rapportagemodule die geschikt is om gegevens
vanuit de verschillende modules op een eenvoudige manier te selecteren, te
combineren en te presenteren.
5. Welk(e) tool(s) ten behoeve van het genereren van informatie stelt u beschikbaar aan
de functioneel applicatiebeheerder?
6. Wat zijn de rapportagemogelijkheden voor de gebruikers?
3.3.3 Beheren gegevens
1. De applicatie dient een (door de applicatiebeheerder aan en uit te zetten) functie te
bevatten waarmee mutaties vastgelegd worden (logbestanden) zodat mutaties (via een
logtabel) zijn op te sporen.
2. Het datamodel (structuur) en de beschrijving daarvan wordt ter beschikking gesteld.
3. De inhoud van de database dient na een storing tot het moment voorafgaand aan de
storing te kunnen worden hersteld.
4. Er wordt gebruik gemaakt van de landelijk geldende standaarden voor de opmaak van
de berichten en gegevensuitwisseling. Benoem de standaarden, die ondersteund
worden door de applicatie?
5. In de applicatie wordt foutieve invoer van gegevens afgevangen door een foutsignaal.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
12
3.4
Gebruikersvriendelijkheid en werking
Vooruitlopend op de aanbesteding hebben de aangeschreven leveranciers reeds een
presentatie gehouden van de Wabo-applicatie.
De gemeenten hebben deze presentaties beoordeeld op de volgende punten:
1) Eenvoudige werking
2) Gebruikersvriendelijkheid
3) Look & feel
4) Algehele werking
Indien op basis van de al gehouden presentatie nog geen volledig beeld voor wat betreft
genoemde punten, zal de betreffende leverancier alsnog uitgenodigd worden voor een
presentatie.
Deze beoordeling, exclusief aan de gemeenten, zal meewegen in de selectieprocedure.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
13
3.5
Eisen vanuit de informatie architectuur
De gemeenten hebben de gemeentelijke referentiearchitectuur (GEMMA, GEMeentelijke
Model Architectuur) als standaard omarmd. Op dit moment zijn echter nog niet alle
onderdelen van deze architectuur ingevuld. Voor de Wabo-applicatie geldt echter wel, dat
deze moet passen binnen het concept van de gewenste informatiearchitectuur.
Voor de gemeenten is de architectuur als volgt visueel gemaakt, waarbij de gewenste
positionering van de Wabo-applicatie in rood is aangegeven.
E-forms
E-forms
digid
digid
kassa
kassa
samenw.
samenw.
cat.
cat.
…
…
pip
pip
....op
op
internet
internet
pdc
pdc
Frontoffice
CMS
CMS
Generieke gegevens
Adm.
Adm.
gegevens
gegevens
Geo
Geo
gegevens
gegevens
Zaken
Zaken
Midoffice Basis
Registraties
Generieke processen
Berichten
broker
DMS
DMS
WFM
WFM
CRM
CRM
Data
broker
DDS4all
WABO
Landelijke
voorzieningen
Milieu
Verg.
Bodem..
etc
Backoffice
Typerend voor dit model is dat processpecifieke gegevens en processpecifieke
functionaliteit binnen de backoffice thuishoort. Generieke gegevens en processen behoren
in principe binnen de midoffice.
De Wabo applicatie zien wij als een backoffice applicatie, die volgens de landelijke
richtlijnen (Stuf-bg, XML) moet kunnen communiceren met de componenten in de
midoffice, nu en in de toekomst.
Complicerende factor is wellicht dat op dit moment de componenten in het midoffice nog
niet allemaal aanwezig zijn. Bovendien is het gehele midoffice concept in den lande nog in
ontwikkeling.
Vandaar dat wij in onderstaande aangeven met welke huidige componenten (zowel uit
front- als mid- en backoffice) gegevensuitwisseling moet kunnen plaatsvinden. Daarnaast
vragen we uw ervaringen met de overige mogelijke midoffice componenten.
1) Geef uw visie ten aanzien van de positionering van uw WABO applicatie in de
referentie-architectuur. Daarbij zien wij ook graag dat u aandacht besteedt aan
1. de toekomstige ontwikkelingen op dit gebied;
2. werkwijze die u hanteert bij het uitwerken van gewenste koppelingen.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
14
2) Welke koppelingen met andere componenten en applicaties heeft u reeds gerealiseerd?
Benoem de component/applicatie en de werking.
3) De Wabo-applicatie (back-office) dient (voorlopig) – naast de in paragraaf 3.2 vereiste
koppelingen - aan te sluiten op de bestaande componenten in de gemeente
Stadskanaal, te weten:
a) Giskit
b) FIS4all
Graag een toelichting op de werking van de koppeling.
4) De Wabo-applicatie (back-office) dient – naast de in paragraaf 3.2 vereiste
koppelingen - aan te sluiten op de bestaande componenten in de gemeente
Vlagtwedde, te weten:
a) Flexiweb
b) Belastingpakket op basis van SAP (Getronics)
c) Decos
d) ArcGIS - Arcview
Graag een toelichting op de werking van de koppeling.
5) De Wabo-applicatie biedt ondersteuning voor de samenwerking met externe partijen
door geautoriseerde gegevensuitwisseling en integratie.
Ontwikkelingen in Stadskanaal:
6) De gemeente Stadskanaal start een aanbesteding voor een DMS. In 2009 zal de
gemeente Stadskanaal haar bouw- en milieudossiers gaan digitaliseren. Het moet dan
mogelijk zijn om vanuit de Wabo-applicatie een gedigitaliseerd document op te vragen
alsmede vanuit de Wabo applicatie documenten ter opslag in het DMS aan te bieden.
U dient in uw offerte aan te geven:
o welke mogelijkheden u nu reeds biedt en welke eisen u stelt aan een DMS
o met welke DMS-en u reeds koppelingen heeft gerealiseerd en de werking
ervan
7) Geef aan op welke wijze u koppelingen organiseert en -of kunt organiseren met
geografische informatie en de presentatie ervan.
Ontwikkelingen in Vlagtwedde:
8) De gemeente Vlagtwedde heeft recent de aanbesteding voor een DMS afgerond. De
geleidelijke implementatie met leverancier Decos zal in het 4e kwartal van dit jaar
starten. De koppeling met dit DMS, d.w.z. registratie en opvragen van digitale
documenten in Wabo-applicatie, dient te worden gegarandeerd.
9) In oktober a.s. zal de gemeente Vlagtwedde starten met een E-loket op de website.
Middels elektonische formulieren via de Digid funcitonaliteit kunnen verschillende
vergunningen aangevraagd worden. De formulieren worden afgenomen van het
ICTU/EGEM.-programma. Gegevens die vanuit deze formulieren door burgers worden
ingevuld dienen door de applicatie ingelezen te kunnen worden.
10) Sinds begin 2008 werkt de gemeente Vlagtwedde met een klachten- en
meldingensysteem, RS8-melddesk versie 15 van leverancier Beheervisie BV. Hierin
worden klachten en meldingen geregistreerd die met name betrekking hebben op de
openbare ruimte. Op termijn zullen ook klachten en meldingen van ander taakvelden
hierin worden geregistreerd. Ten aanzien van dit klachten- en meldingensysteem
verzoeken wij u in uw offerte aan te geven:
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
15
welke mogelijkheden u nu reeds biedt om informatie uit dit
registratiesysteem in de Wabo-applicatie in te lezen;
o met welke registratie-systemen u reeds koppelingen heeft gerealiseerd en
de werking ervan
11) Op dit moment loopt in de gemeente Vlagtwedde een aanbestedingsprocedure voor de
aanschaf van een BAG-applicatie. Omdat de gemeente Vlagtwedde hierin nog geen
keuze heeft gemaakt verzoeken wij u in ow offerte aan te geven:
o welke mogelijkheden u nu reeds biedt en welke eisen u stelt aan een BAGapplicatie
o met welke BAG-applicaties u reeds koppelingen heeft gerealiseerd en de
werking ervan
o
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
16
3.6
Technische eisen
Voor beide gemeenten
1) De applicatie is bij voorkeur webbased en/of gebaseerd op een SOA architectuur. U
dient uw applicatie op dit punt toe te lichten in uw offerte.
2) U dient aan te geven of er andere hardware nodig is op de server of cliënt voor de
Wabo-applicatie (bijvoorbeeld een dongle), dan hieronder genoemd.
3) Er dient van een Oracle database gebruik te worden gemaakt. U dient type en
versienummers van de door u gebruikte en ondersteunde Oracle databases op te geven.
4) De applicatie dient van buiten het gemeentehuis benaderbaar te zijn via handhelds of
laptop i.v.m. het zogenaamde mobiel handhaven.
5) De applicatie moet kunnen communiceren met alle gangbare en beschikbare
randapparatuur zoals printers (labelprinters, plotters etc) en scanners.
Stadskanaal
6) De applicatie dient te draaien op de op basis van VMware Virtual Infrastructure 3
gevirtualiseerde server-/storageomgeving van de gemeente Stadskanaal. Deze bestaat
fysiek uit een aantal HP Proliant DL380R05 servers met ieder twee keer Intel Dual
Core 3,0 GHz processors en de NetApp FAS2020 SAN. Onder andere de volgende
virtuele servers zijn beschikbaar:
a.
een virtuele Windows Server 2003 voor Oracle databases;
b.
een virtuele Windows Server 2003 voor programmatuur;
c.
een virtuele Windows Server 2003 voor Active-Directory/DHCP/DNS;
d.
een virtuele Windows Server 2003 die dienst doet als file-server (inclusief
profiles van de gebruikers);
e.
een virtuele Windows Server 2003 die dienst doet als printserver.
7) De applicatie dient op Dell werkstations te draaien, die zijn uitgerust met onder
andere:
a. Windows XP professional;
b. MS Internet Explorer versie 6;
c. MS Office XP/2002;
d. hardware: De gemeente heeft drie verschillende Dell werkstations in gebruik. Na
vier jaar worden de werkstations vervangen. De oudste serie op dit moment in
gebruik heeft een Celeron 2,4 Ghz processor met 512 Mb intern geheugen. De
nieuwste serie heeft een Pentium D 3,4 Ghz processor met 1 Gb intern geheugen.
Vlagtwedde
8) De applicatie dient te draaien op de op basis van VMware Virtual Infrastructure 3
gevirtualiseerde server-/storageomgeving van de gemeente Vlagtwedde. Deze bestaat
fysiek uit een aantal HP Proliant ML350 server met ieder één keer Intel Dual Core 3,0
Ghz processors. Onder andere de volgende virtuele servers zijn beschikbaar:
a. een virtuele Windows Server 2003 voor Melddesk registratiesysteem met Oracle
database (free version);
b. een virtuele Windows Server 2003 voor Gwarchive mailarchief op basis van
Groupwise webmail.
9) Er dient van een DB2 database gebruik te worden gemaakt
10) De applicatie dient op HP werkstations te draaien, die zijn uitgerust met onder
andere:
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
17
a.
b.
c.
d.
e.
Windows XP Professional;
Novell Client 4.91sp4;
MS Internet Explorer versie 6/7;
MS Office XP/2002;
Hardware: de meeste pc’s zijn P4 met ten minste 512 aan ram
Conversie en implementatie
1. Beschrijf een plan van aanpak voor de implementatie van de Wabo applicatie, waarin
u in elk geval aandacht besteedt aan de volgende onderdelen:
a. doelstelling en afbakening
b. op te leveren producten
c. projectorganisatie (rolverdeling leverancier-gemeente, welke rollen dienen
vervuld)
d. aanpak en fasering
e. opleiding en begeleiding
f. planning (globale doorloop)
Gemeente Stadskanaal
Bij de implementatie van de nieuw aan te schaffen applicatie moet de in de huidige
systemen aanwezige informatie worden geconverteerd zodat deze informatie binnen de
nieuwe software kan worden ontsloten.
Dat is een onderdeel van de implementatie van de wabo applicatie.
Het gaat om de volgende systemen:
Provas
(alle gegevens)
MENES versie b.2.3.1 (milieugegevens per inrichting en gegevens lopende procedures)
Nazca versie 3.2
(gegevens van alle afgeronde en lopende procedures)
Gemeente Vlagtwedde
BCS
Provas
VGI versie 4.7
Nazca versie 3.2
(alle tussen 1997 en 2006 geregistreerde bouwvergunningen)
(alle gegevens)
(milieugegevens per inrichting)
(gegevens van alle afgeronde en lopende procedures)
2. Graag per genoemd systeem de volgende toelichting:
a. Ervaring met conversie van de inhoud van het betreffende systeem
b. Toelichting op de werkwijze: welke gegevens wel, welke gegevens niet
c. Gemiddelde doorlooptijd van conversie
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
18
3.7
Beheer/onderhoud
3.7.1 Applicatie, functioneel en technisch beheer
1) De applicatie moet in eigen beheer kunnen worden onderhouden
2) Autorisaties kunnen per gebruiker, gebruikersgroep, organisatie-eenheden, organisatie
en hiërarchisch worden toegewezen
3) Het functioneel applicatiebeheer is zodanig geregeld dat bij het beheren en inrichten
van de applicatie niet telkens de inbreng van een programmeur van de leverancier
noodzakelijk is.
4) De functioneel beheerder kan in de applicatie zelf (help)teksten en menu en/of
menustructuren wijzigen en toevoegen.
5) De technische beheerder kan zelf autorisatiebeheer regelen en op eenvoudige wijze
autoriseren per onderdeel en per gebruiker regelen.
6) Beschrijf welke tools een functioneel applicatiebeheerder ter beschikking heeft op
probleemanalyses en consistentiecontroles uit te voeren.
7) Geef een inschatting van de tijd die gemoeid is met het functioneel applicatiebeheer
(onderhouden autorisaties, hulptabellen, verzorgen informatievoorziening,
onderhouden workflow, gebruikersondersteuning, releasebeheer etc.)
3.7.2 Onderhoud
1) Updates voor aanvulling en verbeteringen van fouten van de applicatie maken deel uit
van het onderhoudscontract.
2) Helpbestanden en documentatie wordt up-to-date gehouden met nieuwe releases van
de applicatie.
3) De leverancier levert onderhoud van de Wabo-applicatie voor een afgesproken termijn
van ten minste vijf jaar na einde levering van een major release met vooraf
afgesproken tarief.
4) Het onderhoud omvat o.a. het oplossen van fouten en een aantal updates per jaar.
5) De software wordt aangepast in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving
Wabo en als onderdeel van het normale onderhoud.
6) Beschrijf hoe u omgaat met het oplossen van gegevensfouten en systeemfouten als
gevolg van fouten in de programmatuur. (categorieën, oplostijden,
meldingsmogelijkheden, openingstijden, afrekening)
7) Beschrijf hoe u omgaat met calamiteiten (oplostijden, meldingsmogelijkheden,
openingstijden, afrekening)
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
19
Bijlage 1: Verklaring acceptatie van de voorwaarden
De leverancier verklaart hierbij kennis te hebben genomen van de in de "Aanvraag voor
een offerte" opgenomen voorwaarden, vermeld in de paragrafen 2.6, 2.7, 2.8 en 2.9 en geeft
door middel van onderstaande ondertekening aan dat:
alle voorwaarden volledig worden geaccepteerd
Naam leverancier
:
Datum
:
Handtekening
:
Functie
:
Firmastempel
:
N.B.
Indien u denkt redenen te hebben om af te wijken van een voorwaarde, dan dient u deze
verklaring niet te ondertekenen en op een aparte gewaarmerkte bijlage een (tekst) voorstel
te doen met betrekking tot de specifieke regeling waarvan u af wenst te wijken.
Indien u deze verklaring ondertekent en desondanks elders in uw offerte een voorbehoud
maakt ten aanzien van een voorwaarde, dan prevaleert de in deze "Aanvraag voor een
offerte" opgenomen voorwaarden, vermeld in de paragrafen 2.6, 2.7, 2.8 en 2.9.
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
20
Bijlage 2: Conformiteitstabel
Conformiteitstabel
U kunt onderstaande conformiteitstabel invullen met de antwoorden en toelichtingen op
het in hoofdstuk 3 benoemde programma van eisen.
3.2 Randvoorwaarden1
Ja / Nee
Toelichting
Ja / Nee
Toelichting
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
3.3. Functionele eisen
Inhoudelijke werking
1.1)
1.2)
1.3)
1.4)
1.5)
1.6)
1.7a)
1.7b)
1.7c)
1.7d)
1.7e)
1.8)
1.9)
1.10)
1.11)
1.12)
1.13)
1.14)
1.15)
1.16)
1.17)
1.18)
1.19)
1.20)
1.21)
1.22)
1.23)
1.24)
1.25)
Indien niet op alle vragen onder randvoorwaarden met “ja” geantwoord kan worden, dan zal
de offerte niet verder meedoen aan de selectie.
1
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
21
1.26)
1.27)
Sturings- en managementinformatie
2.1)
2.2)
2.3)
2.4)
2.5)
2.6)
Beheren gegevens
3.1)
3.2)
3.3)
3.4)
3.5)
3.5 Informatiearchitectuur
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
3.6 Technische eisen
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
3.7 Conversie en
implementatie
1)
2)
Ja/Nee
Toelichting
Ja / Nee
Toelichting
Ja / Nee
Toelichting
(separaat opnemen)
3.8 Beheer en onderhoud Ja/Nee
Toelichting
Applicatie, functioneel en technisch beheer
1.1)
1.2)
1.3)
1.4)
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
22
1.5)
1.6)
1.7
Onderhoud
2.1)
2.2)
2.3)
2.4)
2.5)
2.6)
2.7)
*
*
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
23
Bijlage 3: Samenvatting prijsopgave
U dient in uw offerte een investeringoverzicht op te nemen, gebaseerd op de gegevens van
de betreffende gemeente (Stadskanaal of Vlagtwedde)
In het onderstaande dient u een samenvatting van de kosten op te nemen, conform de
aangegeven rubricering.
Mocht u onderdelen in uw prijsopstelling vinden, die niet binnen de genoemde rubrieken
geplaatst kunnen worden, dan graag apart vermelden.
Eenmalige kosten
1.
2.
3.
4.
Basissoftware
Licenties
Conversie (incl. dienstverlening conversie)
Dienstverlening
5. Aanvullende modules en programmatuur
6. Aanvullende dienstverlening
7. Extra benodigde hardware / overig
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
8. Opleiding gebruikers (S&V tezamen)
9. Opleiding applicatiebeheerders (S&V tezamen)
………………………………
………………………………
Structurele kosten (jaarlijks)
1. Licentiekosten
2. Onderhoud software
………………………………..
………………………………..
3. Onderhoud aanvullende modules en progr. ………………………………..
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
24
Bijlage 4: Inkoopvoorwaarden gemeente Stadskanaal
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
25
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
26
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
27
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
28
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
29
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
30
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
31
Wabo aanbestedingsdocument gemeente Stadskanaal en Vlagtwedde
32