Workshop 1: Vragenlijst - Kenniscentrum Sociaal Europa

Nota
Ref: N62p-17-02
Brussel, 21 juli 2017
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?
Jouw sociale economie-onderneming wil een lerende organisatie zijn. Openheid, nieuwsgierigheid, innovatie en dynamiek
behoren tot het DNA van de organisatie en de medewerkers. Uitwisseling en input van nieuwe ideeën en visies zijn
permanente – maar uiteraard gedoseerde - aandachtspunten. “Over de organisatie-grenzen kijken”, dus, maar heeft je
organisatie al overwogen om hiervoor ook binnen “Europa” rond te kijken? Europese samenwerking en projectwerking
zorgt immers bij uitstek voor vernieuwende input en voor middelen om dit te realiseren.
Deze nota gaat in op de voorwaarden die in je organisatie aanwezig moeten zijn om een succesvol project te kunnen
ontwikkelen en uit te voeren zonder het eigen bestaan en je kernopdrachten in gevaar te brengen. Om dit na te gaan
hebben we een vragenlijst ontwikkeld over 5 ‘basisvoorwaarden’. Het is een geheel van bouwstenen, waarbij je zelf moet
oordelen of je organisatie er voldoende aan tegemoet komt. Een zwak punt kan gecompenseerd worden door een sterk.
En sommige aanbevelingen zullen niet voor alle organisaties even relevant zijn.
Zijn naar je inschatting de voorwaarden voldoende aanwezig om succesvol een Europese samenwerking te ontwikkelen?
Dan kan je aan de slag in Europese subsidieprogramma’s. Je organisatie zal zelf wat tijd en middelen moeten investeren,
maar er is ook heelwat ondersteuning beschikbaar. In|C en Kenniscentrum Sociaal Europa brengen deze voor de SEsector samen en ze bieden bovendien ook enkele specifieke ondersteunende tools. Aan de slag!
Als je echter inschat dat deze voorwaarden onvoldoende gerealiseerd zijn, dan adviseren we sterk om NIET te investeren
in Europese samenwerking. Het opzet-ten van verbetertrajecten zal – ook voor de kerndoelen van de organisatie – een
absolute meerwaarde zijn. Binnen de Sociale economie bestaan daarvoor goede sectorale ondersteuningsstructuren.
Meer info
Nota
p. 1 van 9
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?
Criterium
Voorwaarden
Realisatie binnen de
organisatie
Verbeterpunten
Timing
1. Stabiele organisatie: de organisatie is voldoende stabiel en zeker over haar toekomst om een project aan te gaan
Alleen als je organisatie stabiel en solide is, is het verantwoord
om in een Europees project te stappen. De Europese werking
is enorm verrijkend en inspirerend, maar je organisatie moet
de extra werklast kunnen opvangen en in staat zijn om aan de
slag te gaan met de projectresultaten (intern en/of extern).
Enkele kenmerken van stabiliteit zijn
 Duurzame basisfinanciering; de Europese financiering is
slechts een extra financiering voor een specifieke
opdracht. Europese financiering dekt meestal ook niet alle
kosten.
 Stabiele tewerkstellingsperspectieven voor de
projectmedewerkers: het is absoluut belangrijk dat een
eventuele projectverantwoordelijke voor de duur van het
project in dienst kan blijven.
Kan een ‘back up’ functie voorzien worden als deze toch
de organisatie zou verlaten of langere tijd afwezig zou
zijn?
 Er is duidelijkheid over kostenvergoedingen rond
projectkosten en buitenlandse verplaatsingen (zowel de
reiskosten als persoonlijke uitgaven)
 De organisatie beschikt over een efficiënte backoffice op
vlak van administratie en projectopvolging. Een systeem
Duurzame basisfinanciering
Stabiele
tewerkstellingsperspectieven
voor de projectmedewerkers
Er zijn duidelijke afspraken
over kostenvergoedingen
Nota
p. 2 van 9
Ref doc: N62p-17-02
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?


van dubbel boekhouden is een must voor een goede
financiële en boekhoudkundige opvolging. Er is een
goede communicatie tussen de boekhouding en de
projectmedewerkers.
De jaarlijkse turnover is voldoende in vergelijking met het
totale projectbudget dat je aanvraagt. De organisatie mag
voor haar gewone werking niet financieel afhankelijk zijn
van projectwerking. Een zekere voorfinanciering moet
haalbaar zijn.
Cofinanciering: soms wordt een project voor het volledige
bedrag gefinancierd (dis is geregeld het geval binnen de
Vlaamse ESF-oproepen), maar voor veruit de meeste
subsidieprogramma’s is een vorm van cofinanciering door
de projectpartners nodig. Dit kan gaan tussen 20% tot
100% Europese financiering. Dit is evenwel niet steeds
problematisch. In de meeste gevallen moeten de
projectpartners hun formele cofinanciering niet bewijzen,
maar wordt slechts het vastgelegde % van de
projectbegroting gefinancierd. Wanneer toch effectief de
cofinanciering moet aangetoond worden, dan dient de
initiatiefnemer dit niet in ‘cash’ te doen. Staftijd en
administratieve ondersteuning zijn de meest gebruikte
vormen van inzet van eigen middelen. In de regel wordt
geen tijdsregistratie gevraagd om de ingezette staftijd te
verantwoorden. Dit gebeurt alleen als de subsidiegever
meent dat de projectresultaten ondermaats zijn of
De organisatie beschikt over
een efficiënte backoffice op
vlak van administratie en
projectopvolging
De jaarlijkse turnover is
voldoende in vergelijking met
het
totale
projectbudget.
Voorfinanciering
kan
opgevangen worden.
De organisatie is in staat tot
cofinanciering: ze kan de
middelen mobiliseren om de
afgesproken projectresultaten
neer te zetten indien de
projectsubsidie daarvoor niet
zou volstaan.
Nota
p. 3 van 9
Ref doc: N62p-17-02
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?

onbestaande.
Uiteraard moeten de projectpartners de capaciteit hebben
om het integrale project zoals ingediend/goedgekeurd te
realiseren.
De deelname aan een intervisiegroep met ‘peers’ verdient
aanbeveling. Idealiter hebben de collega’s ook enige
Europese ervaring.
Is er een intervisiegroep
waarin ervaringen kunnen
gedeeld en verwerkt worden?
2. De missie en visie van de organisatie ondersteunen Europese initiatieven en laten een zekere investering in tijd en middelen toe.
Europese samenwerking moet in elk geval binnen de
organisatie gedragen worden. Het management moet de
strategische beslissing nemen om op EU-projecten in te zetten
en om de betrokken diensten en medewerkers erop af te
stemmen.
De organisatie wil een lerende organisatie zijn. Openheid,
nieuwsgierigheid, innovatie en dynamiek behoren tot het DNA
van de organisatie en de medewerkers. Er is duidelijk creatief
en analytisch vermogen aanwezig.. Uitwisseling en input van
nieuwe ideeën en visies zijn permanente – maar uiteraard
gedoseerde - aandachtspunten. De organisatie wil op één of
enkele specifieke domeinen innovatief zijn (zonder daarom
‘revolutionair’ hoeven te zijn).
Europese samenwerking en projectwerking is hiertoe uiteraard
slechts één middel, maar het spreekt voor zich dat het bij
uitstek voor vernieuwende input kan zorgen en voor zeker
middelen om dit te realiseren.
Openheid, nieuwsgierigheid,
innovatie
en
dynamiek
behoren tot het DNA van de
organisatie
en
haar
medewerkers. Er is duidelijk
creatief
en
analytische
vermogen aanwezig.
Europese samenwerking wordt
binnen
de
organisatie
gedragen.
Welke
afspraken
worden
gemaakt over het verzamelen
en screenen van berichten?
Wie detecteert? Wat zijn de
vervolgstappen?
Aan
wie
wordt
daarna
feedback
gegeven
over
mogelijke ideeën?
Nota
p. 4 van 9
Ref doc: N62p-17-02
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?
3. Projectwerking is een ‘basis skill’ binnen de organisatie
Een Europees project ontwikkelen is niet anders dan elk ander
project met dezelfde stappen, dezelfde kwaliteits- en
efficiëntiekenmerken, dezelfde opportuniteiten en valkuilen.
Maar meedoen aan Europese projecten betekent wel je
inschrijven in een specifiek beleidskader. Op de bijzondere
eigenschappen van Europese projecten gaan we in fase 2
dieper in.
De organisatie heeft ervaring
met projectwerking (algemeen)
We gaan hier niet in op projectwerking in het algemeen.
Daarover bestaat voldoende gespecialiseerde lectuur en
vorming. We gaan ervan uit dat jouw organisatie reeds
ervaring heeft met projectontwikkeling.
Het is essentieel dat projecten goed beheerd worden. Op de
markt is daarvoor heel wat gespecialiseerde software
beschikbaar. Deze besparen tijd en middelen en voorkomen
dat fouten gemaakt worden of documenten verloren gaan.
Sommige ‘basic’ softwarepakketten zoals Outlook, Office, de
Google Suite en Dropbox bevatten sterke ICT-tools (zowel
gratis als betalend).
Omdat projectfinanciering in de toekomst zal toenemen
verdient het aanbeveling om te investeren in een goede,
omvattende projecttool. Een “cloud-oplossing” heeft de
voorkeur, zodat een gemeenschappelijk platform beschikbaar
is om documenten te delen en te archiveren, om uitnodigingen
te versturen, om deadlines te bewaken en contactgegevens
up-to-date te houden.
De organisatie beschikt over
een 'projectmanagement tool'.
Deze is geschikt 'voor eigen
gebruik' als projectpartner of
kan ook voldoende krachtig
zijn om efficiënt een project
aan te sturen.
4. De ‘Europa verantwoordelijke’
Nota
p. 5 van 9
Ref doc: N62p-17-02
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?
De belangrijkste succesfactor om met Europese projecten te
starten is ongetwijfeld het opzetten van een ‘permanente
screeningsfunctie’. Eén persoon op stafniveau screent intern
(welk idee is middels een Europees project te realiseren?) en
extern (project- en partneroproepen) de projectmogelijkheden.
Hij neemt alle interessante info door en selecteert relevante
info- en netwerkevents. Hij toetst intern ideeën af en neemt
eventueel al onmiddellijk contact op bij buitenlandse
partnersearchoproepen.
De screening vraagt niet noodzakelijk veel tijd en kan in
drukke periodes eventueel op een laag pitje gezet worden. Het
is ook mogelijk om niet intensief en systematisch te screenen,
maar om erop te vertrouwen dat interessante kansen zich wel
zullen aandienen, door je in te schrijven op verschillende
nieuwsbrieven.
Hoe dan ook: de permanente screening dient duidelijk tot het
takenpakket van een medewerker te horen!
Er wordt beslist om arbeidstijd
vrij
te
maken
om
de
verschillende fasen van het
project
Welke
bronnen
worden
opgevolgd? Wordt een eigen
bronnenlijst
aangelegd
of
wordt gebruik gemaakt van
beschikbare tools (zie fase 2)
Deze medewerker kiest welke bronnen op te volgen. De
mogelijkheden zijn quasi onbegrensd, maar er is heel wat
voorkennis vereist. Bovendien verloopt veruit de meeste
officiële en feitelijke communicatie in het Engels. Als de
basiskennis aanwezig is, dan vraagt het aanvankelijk wel een
behoorlijke inspanning om vlot te lezen en te schrijven. Kennis
Nota
p. 6 van 9
Ref doc: N62p-17-02
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?
van het Frans en andere Europese talen zijn een grote
meerwaarde.
Naar onze ervaring gebeurt de permanente screening best
niet door de algemeen directeur, maar door een medewerker
in zijn onmiddellijke omgeving. Het moet in elk geval iemand
zijn met een brede kijk op de organisatie en met goede
toegang tot zowel het directie- als het operationele niveau.
Teveel medewerkers verantwoordelijk maken voor de
screening werkt meestal ook niet, tenzij er een duidelijke
taakverdeling mogelijk is. In de nota “Europese projecten voor
de sociale economie” (fase 2 ‘Permanente screening’) wordt
dieper ingegaan op de concrete aanpak.
Als beslist wordt om een projectidee concreet uit te werken
(dus overgang naar fase 3), dan moet minstens één persoon
van de organisatie daar op dat moment extra tijd voor kunnen
vrijmaken. Voor deze tijd is in principe geen vergoeding
voorzien. In sommige budgetlijnen mag de voorbereidingstijd
in beperkte mate in de projectaanvraag ingebracht worden,
maar dan nog is er alleen een compensatie als je project
goedgekeurd werd.
Wie zal deze informatie
ontvangen:
alleen
de
Europese verantwoordelijke of
wordt ook een ‘back up’
voorzien?
Welke
afspraken
worden
gemaakt over het screenen
van de berichten?
Wie
detecteert?
Wat zijn de
vervolgstappen?
Aan
wie
wordt
daarna
feedback
gegeven
over
mogelijke ideeën.
5. Er is een performante beslissingsstructuur
Een performante en vlotte besluitvorming is essentieel. Een
aantal essentiële vragen moeten in ogenschouw genomen
worden: kan de directie beslissingen nemen of komen deze
toe aan het bestuur of een ander periodiek overleg? Hoe
wordt beslist welke projectideeën weerhouden worden? Hoe
snel kunnen beslissingen genomen worden? Welk mandaat
en beslissingsbevoegdheid hebben de medewerkers die
projecten uitwerken en uitvoeren? Hoe vlot kunnen ze
Hoe
wordt
beslist
over
projectideeën en indiening
(proces van idee tot aanvraag)
Nota
p. 7 van 9
Ref doc: N62p-17-02
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?
communiceren met de ‘interne belanghebbenden’ (afdeling of
dienst die inhoudelijk belang heeft bij het project) en andere
interne betrokkenen (boekhouding, personeelsdienst, interne
communicatie,…)? Hoe verloopt de terugkoppeling naar en
opvolging vanuit de directie?
Hoe snel kunnen beslissingen
genomen worden?
Is de
beslissingsboom helder voor
de betrokken medewerkers?
Wanneer zich in de screening een Europese kans aanbiedt,
moet er soms – maar niet altijd – snel worden beslist. Dit is
bijvoorbeeld het geval bij een partnersearchoproep. De
toekomstige promotor zoekt nog partners of een partner is
onverwacht weggevallen. Als de inhoud van het projectidee
relevant is, dan kan dit een uitstekende opportuniteit zijn
omdat al heelwat voorbereidend werk door anderen verricht is.
Is voor deze gevallen een duidelijke werk-wijze voorzien? Als
een snelle beslissing om welke reden dan ook niet mogelijk is,
dan is dit niet noodzakelijk een ramp, maar moet er wel op
een volgende opportuniteit gewacht worden.
Welk
mandaat
en
beslissingsbevoegdheid
hebben de medewerkers die
projecten
uitwerken
en
uitvoeren
Wat met de opvolging: welke vragen worden aan de directie
teruggekoppeld? En in welke fase van de screening gebeurt
dit?
Vermijd dat de projectmedewerker op een eiland werkt binnen
de organisatie door regelmatig overleg en (mondelinge)
rapportage te voorzien.
Samengevat:
welke
interne
beleidsorganen
moeten
geconsulteerd worden, is er een procedure als hierop niet
gewacht kan worden, hoe verloopt de man-datering en
tussentijdse opvolging, wie zet de finale handtekening als
Hoe
vlot
kunnen
ze
communiceren met de ‘interne
belanghebbenden’ (afdeling of
dienst die inhoudelijk belang
heeft bij het project, …) en
andere interne betrokkenen
(boekhouding,
personeelsdienst,
interne
communicatie,…)
Nota
p. 8 van 9
Ref doc: N62p-17-02
EUROPESE PROJECTEN VOOR UW ORGANISATIE?
straks in een concreet project gestapt wordt?
Hoe
verloopt
de
terugkoppeling
naar
en
opvolging vanuit de directie
6. Dan is je organisatie klaar voor Europese projectwerking…
Zijn naar je inschatting de voorwaarden voldoende aanwezig om succesvol een Europese
samenwerking te ontwikkelen? Dan kan je aan de slag in Europese subsidieprogramma’s. Je
organisatie zal zelf wat tijd en middelen moeten investeren, maar er is ook heelwat
ondersteuning beschikbaar. In|C en Kenniscentrum Sociaal Europa brengen deze voor de SEsector samen en ze bieden bovendien ook enkele specifieke ondersteunende tools. Aan de
slag!
Als je echter inschat dat deze voorwaarden onvoldoende gerealiseerd zijn, dan adviseren we
sterk om NIET te investeren in Europese samenwerking. Het opzet-ten van verbetertrajecten zal
– ook voor de kerndoelen van de organisatie – een absolute meerwaarde zijn. Binnen de
Sociale economie bestaan daarvoor goede sectorale ondersteuningsstructuren. Meer info
Een boeiende en succesvolle Europese samenwerking toegewenst!
Nota
p. 9 van 9
Ref doc: N62p-17-02