Strategie Fanfare St. Caecilia Schalkwijk Rapportage aan Algemene Ledenvergadering 7 november 2012 Dirk Dekker Doelstelling presentatie Informatie delen Analyse Aan de hand van discussie richting bepalen voor komende 3-5 jaar Vaststellen Aanleiding en Aanpak Aanleiding: Betrokken geraakt Gesprek Marjolein Project opdracht Aanpak: Analyse stukken; jaarverslag, enquête, website, etc. Bestuursvergaderingen Gesprekken (bestuur, leden, oud-leden, ouders, dirigent, etc.) Tussenrapportage Bestuur Presentatie groep “Nieuw Elan” Missie en doelstellingen in bestuur besproken A.L.V. Opbouw Terugblik ontwikkelingen Onderlinge 2007-2011 (Analyse) Ledenaantallen Financieel Organisatorisch Marketing & PR Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen Missie Fanfare Sint Caecilia Doelstellingen komende planperiode Hoe nu verder; goedkeuring & vervolg afspraken Doelstelling vereniging - statuten Doel 1. De vereniging heeft tot doel haar leden in de gelegenheid te stellen de muziek te beoefenen, mee te werken aan de cultureelmuzikale vorming van haar leden en een actieve bijdrage te leveren aan het gemeenschapsleven. 2. Zij tracht dat doel te bereiken door: a. het geven van instructie; b. het houden van oefeningen en wedstrijden; c. alle andere geoorloofde middelen welke daartoe bevorderlijk zijn. 3. Zij kan zich in het kader van haar doelstellingen aansluiten bij een de vereniging overkoepelende bond, welke landelijk of regionaal werkt. Leden Fanfare Sint Caecilia – juni 2012 Ledenaantal periode 2004-2011 Trend laatste jaren dalend aantal leden Kanteling sinds 2008 80 70 60 50 Ledenaantal 40 30 20 10 0 Eind '04 Eind '05 Eind '06 Eind '07 Eind '08 Eind '09 Eind '10 Eind '11 Eind '12 Ledenaantal 48 54 56 56 70 63 64 59 Nieuwe leden 1 4 11 8 19 5 7 4 Opzeggingen 7 4 9 8 6 10 9 12 Nieuwe leden Opzeggingen Nieuwe leden en opzeggingen per jaar 20 18 Tot 2008 meer aanmeldingen dan opzeggingen Van 2009 tot 2012 meer opzeggingen dan aanmeldingen 2008 is opmerkelijk hoog aantal nieuwe leden: 16 14 12 Nieuwe leden 10 8 Opzeggingen 6 4 - nieuwe slagwerkers(werven school) 2 0 Eind '04 Eind '05 Eind '06 Eind '07 Eind '08 Eind '09 Eind '10 Eind '11 Eind '12 Nieuwe leden 1 4 11 8 19 5 7 4 Opzeggingen 7 4 9 8 6 10 9 12 2011 opmerkelijk hoog aantal opzeggingen -Drumband vertrokken Leden; verdeling naar type 2011 Verdeling Leden naar type Overige, 7, 11% Aantal jeugdleden is hoger dan Fanfare Fanfare krijgt naar verhouding meer aandacht Van de jeugdleden spelen er 13 leden ook in de fanfare (totaal = 54%) Jong korps: senior: 22=63% jeugd: 13=37% Slagwerkers, 4, 6% Slagwerkers Fanfare, 22, 34% Fanfare Leerling, 31, 49% Fanfare Fanfare Leerling Overige Leden; verdeling naar woonplaats Verdeling leden naar woonplaats Schalkwijk Tull en 't Waal, 0, 0% Utrecht Culemborg, 1, 2% Overige, 3, 5% Kernen naast Schalkwijk mager vertegenwoordigd Houten-Zuid mogelijk nieuw gebied voor ledenwerving Geen leden uit Tull en ‘t Waal Aandachtspunt: ledenwerving andere kernen en mogelijk “her-intrededers” t Goy Houten Tull en 't Waal Houten, 9, 15% Culemborg Overige t Goy, 4, 6% Utrecht, 2, 3% Schalkwijk, 42, 69% Leden; verdeling naar geboortejaar Aantal leden per Geboortejaar Geboortejaar leden 1947 1948 1949 1950 1951 1952 1953 1954 1955 1956 1957 1958 1959 1960 1961 1962 1963 1964 1965 1966 1967 1968 1969 1970 1971 1972 1973 1974 1975 1976 1977 1978 1979 1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Aantal leden van 8-16 jaar = 29 Ca. 50% leden Mid.bar e school Lagere school 0 1 2 3 4 5 6 7 Leden gegroepeerd op jaartal Geboortejaar gegroepeerd 65+ 60-65 jaar 51-60 jaar 41-50 jaar 31-40 jaar 60-65 jaar 5% 21-30 jaar 14-20 jaar aantal 51-60 jaar 7% 0-13 jaar 0 Geboortejaar gegroepeerd 5 10 15 65+ 0% 20 0-13 jaar 14-20 jaar 21-30 jaar 31-40 jaar 41-50 jaar 51-60 jaar 60-65 jaar 65+ 18 14 6 5 6 4 3 0 41-50 jaar 11% 0-13 jaar 32% 31-40 jaar 9% 21-30 jaar 11% 14-20 jaar 25% Leden; redenen opzegging 2012 4 STAVZA juni ‘12 3 2 Reden opzegging 1 0 Financieel Fanfare Sint Caecilia – juni 2012 Inkomsten 2007 - 2011 22000 18470 18000 17230 16380 16000 Giften en Donaties = 43% van contributie Welke toezeggin g subsidie komende jaren Donaties 14520 13500 13410 Loterij 10000 9200 Rente 8000 5790 5500 5820 5510 4000 2000 Giften 16720 12000 6000 Contributie verhoging en laatste jaren 20330 20000 14000 Contirbutie 2810 1130 6000 3230 2220 1060 2180 1210 1160 5190 2890 1410 0 Eind'07 Eind '08 Eind '09 Eind '10 Eind '11 Subsidie regulier+inci d. Diversen Uitgaven 2007 - 2011 26000 25820 24500 24000 22000 Kosten instructie met ca. 60% gestegen Directe relatie met opleiding jeugd Onkosten in 5 jaar bijna verdubbeld Muziek (=core competentie) licht dalend ! Instructie 21850 Huren 20000 18170 18000 16000 Onkosten 16190 14520 14000 Muziek 12000 10000 8000 7200 6000 4000 3870 2000 2250 0 -2000 0 Eind'07 4000 3620 5180 3960 3960 7650 4010 1500 Eind '08 Eind '09 Res Instrument en Res Uniformen Res. Egalisatie Diversen -60 Eind '10 -20 Eind '11 Resultaat 2007 - 2011 Euro Resultaat 2000 1900 1800 1700 1600 1500 1400 1300 1200 1100 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Resultaat 1960 1020 450 350 140 Eind'07 Eind '08 Eind '09 Eind '10 Eind '11 1960 350 140 450 1020 Positief resultaat ondanks fikse kosten stijging Organisatie Fanfare Sint Caecilia – juni 2012 Organogram ALV Alg. Leden vergadering Kas controle cie wisselend Muziek Cie Patrick v Veenendaal Bestuur Voorzitter Marjolein Kool Secretaris Daphne Geerdes Penningmeester Gerrie van Rooijen Muziek Cie Frans Hollander Bestuurslid Jeugd Anne Scheltinga Bestuurslid Algemeen Jan Vulto Organogram gezamenlijk ? ALV Voorzitter Alg. Leden vergadering Jessica Vergeer Kas controle cie wisselend Secretaris Jessica Vergeer Penningmeester Gijs Koppers Muziek Cie Patrick van Veenendaal Bestuurslid Bestuur Anne de Groen Voorzitter Marjolein Kool Secretaris Daphne Geerdes Penningmeester Gerrie van Rooijen Muziek Cie Frans Hollander Bestuurslid Jeugd Anne Scheltinga Bestuurslid Algemeen Jan Vulto Aandachtspunten organisatie ++ Zeer korte communicatielijnen. Wekelijks contact met leden tijdens repetities. Informatie per mail. (Ook Jeugd nog bij betrekken) Stijl van besturen: Centrale rol voor de voorzitter. Zeer betrokken, zeer goed voorbereid en zeer intensief. Continuïteit (kunnen vervangen) Taakverdeling Bestuur. Op de site geen taakverdeling bestuursleden. Vrz Voorbeeld: Ledenadministratie en onderlinge afhankelijkheid. Prima onderlinge sfeer in bestuur. (Control) “Compromis model” -/- Binnen bestuur geen eenduidige verantwoordelijke voor commercie. -/- “Onduidelijkheid” op de samenwerking met de Vrienden Ophanging Muziek Cie; verantwoording aan ? Link naar personeel (dirigenten en opleiders) (Muziek Cie en Bestuur) Beperkte groep leden zeer actief. (Verwachtingspatroon ?) Marketing & PR Fanfare Sint Caecilia – juni 2012 Wie zijn de klant(en) ? Gemeente Houten Subsidie gelden (Publiek) Optredens Sponsor Muzikale opleiding ouders ? Leden Muzikale vorming Muziek maken Gezelligheid Donateurs / Vrienden Marketing & PR Goede vertegenwoordiging in lokale pers Goed bezochte website (naamgeving…..) Leaflets en documentatie beschikbaar PR gericht op informatievoorziening geen gerichte ondersteuning werving geld of leden Product = Muziek maken Muziekkeuze Belangrijk voor muzikale uitdaging leden Verschillende niveaus binnen vereniging Niveau is hoog vertrek leden Concours Repertoire Hoe hou je de leden Muziek Commissie (rol, rol dirigent(en), rol leden zelf) Plezier tijdens repetities stijl van leiding geven (presteren vs gezelligheid vs verschillende ambities) Richting bepalen: Doelen en ambities afspreken en elkaar hieraan houden. Keuzes maken en commitment. Keuze Muziek repertoire Ontwikkeling Orkest; Wie bepaalt keuze vertaalslag naar plezier leden / ledenbehoud, nieuwe leden Rol van de dirigent, Rol van Muziek Commissie en Rol van bestuur. (Kaderzetting) Aantal optredens aansluiten bij ambities/mogelijkheden leden Niveau: Wie bepaalt # concours en niveau Doelgroepen: Breed publiek, Muziekkenners, Muzikanten, Concours, ? Invulling Sociaal Cultureel ondersteuning activiteiten in dorp - Aandachtspunten leden Betrokkenheid leden; verwachting bestuur niet in overeenstemming met realiteit (bij voorbeeld serenades, Bazaar, activiteiten) Ouders; Saamhorigheid, deelnemen belangrijker, plezier kind, sociaal belangrijker, muzikale vorming Type personen (ambities / verwachtingen) moeten passen binnen Fanfare. Visie ontbreekt; persoonlijk en als orkest Opkomst tijdens repetities Nu muziekkeuze gemaakt o.b.v. ? nieuwe stukken ? Verschillende ambities; verschillende inzet oefenen thuis Leden die liever niet willen lopen op straat. Uniformen niet geliefd. (Verplichting) Opleiding jeugd kost in verhouding veel geld. Bijdrage lesgeld is niet kostendekkend. Senioren sponsoren dus opleiding Opleidingsniveau is hoog hoge kosten Weinig Her-intreders (Jeugd senioren) Serenades niet geliefd Veel Subgroepen en beperkt gebruik “nazit” Discussie: Concurrentie in Schalkwijk e.o. Bron= Leden Sponsoren Schalkwijk, Tull en ‘t Waal, Houten “Oud Schalkwijkers” Passen in de cultuur Eigen Leden Donateurs Jeugd: voetbal en tennis andere verenigingen KNA ? Vrienden Andere verenigingen MKB N.v.t. Vrienden Andere verenigingen GZM N.v.t. N.v.t. Agrarisch N.v.t. Vrienden Andere verenigingen Particulier SWOT analyse Fanfare Sint Caecilia – oktober 2012 Sterktes De gekleurde items zijn het meest belangrijk S1 Hoge mate van betrokkenheid – Sociale functie dorp en vele relaties binnen het dorp. Goede naam en waardering binnen dorp “Club-gevoel”, Saamhorigheid en enthousiasme in “clusters” binnen de vereniging (krachtig om leeftijdsverschil te overbruggen). S2 Instrumentarium is goed. Nieuwe uniformen en goede huisvesting (biedt veel vrijheid en mogelijkheden). S3 Bestuurlijk goed, actief en zeer betrokken. Korte communicatielijnen en informatie uitwisseling (incl. Mail). S4 Veel jonge leden en een groot leerlingenorkest. Enkele zeer talentvolle jeugdleden (muzikaal en organisatietalent). S5 PR richting lokale pers is goed verzorgd. Website goed bezocht in up-to-date. S6 Muzikaal niveau van het orkest is goed. Goede dirigent. Leerlingen halen allemaal diploma's voor ze in het orkest mogen. De kans op promotie naar een hogere divisie lijkt redelijk. (als we dat willen) S7 Financieel (nog) gezonde vereniging (met reserves) S8 Goed contact met de basisschool voor jaarlijkse ledenwerfacties. Jeugdleden werven lukt redelijk goed. Instroom jeugdleden! Zwaktes (1) De gekleurde items zijn het meest belangrijk Z1 Geen uitgesproken gezamenlijk ambitie! (1. Planning en commitment activiteiten (enthousiasme) ) Niet uitgesproken ambities (deelgroepen); (2. gezelligheid vs prestatie). Z2 Jeugd niet kunnen vasthouden. Uitstroom rond 18-20 jaar. Weinig “herintreders”. Onevenwichtige leeftijdsopbouw (+65 20-36) Z3 Verplichtingen; Fanfare is een teamsport waarbij je iedereen nodig hebt. Sommige leden vinden bepaalde optredens niet leuk; serenades en loopoptredens. Maar ook: donateursgeld ophalen, bardienst draaien, thuis oefenen etc. Opkomst bij repetities kan beter. (Hobby met verplichtingen & Meedoen voor het team) Z4 Geen evenwichtige verdeling van de taken/activiteiten binnen de leden. Z5 Financieel kwetsbaar. Inkomsten lopen terug (Subsidies, Donaties) en kosten nemen toe. Contributie en Lesgeld sterk gestegen, Onkosten en instructie stijgen gestaag. Z6 Bestuurlijk; Niet alle facetten binnen het bestuur even goed vertegenwoordigd (o.a. Commercie). Bestuur heeft niet voldoende invloed op de leden. Meer sturing verwacht. Samenwerking met De Vrienden; verschillend verwachtingspatroon Zwaktes (2) De gekleurde items zijn het meest belangrijk Z7 Coherentie Leden; . Afstand tussen “oude” leden” en “jonge” leden; clubjescultuur. De “na zit” wordt matig bezocht. Positie van de jonge leden i.r.t. “oude garde” Z8 Repertoire (Muziekkeuze = lijkt situationeel gebonden (beleid). Rol van de dirigent. Procedure muziekkeuze niet duidelijk. Rol van bestuur & rol van MC? Z9 Overige kleine kernen slecht vertegenwoordigd (geen Tull en ‘t Waal) Z10 Slagwerkgroep is klein en uiterst kwetsbaar. Z11 Imago = Niet hip, Vb: dragen van uniform. Het “scoort niet echt” als lid Fanfare. (naamgeving) Kansen De gekleurde items zijn het meest belangrijk K1 Goede naam in dorp en omgeving verder uitbouwen. Goede basis voor financiële middelen. K2 Muziek maken zal blijven. Mogelijke andere vormen een kans geven K3 Samenwerking met andere verenigingen (Voice of Schalkwijk of Kinder Songfestival, Proms Concert, Kerk, dans, koor, harpist, dweilorkest, Big Band, voetbal, Koninginnenacht, 5-mei 2015, Buitenlandreis, etc.) K4 Groei dorp Nieuwbouw. Mogelijk uitbouw in andere kleine kernen K5 Enkele zeer talentvolle jeugdleden (muzikaal en organisatorisch) K6 Muzikale ontwikkeling (bij kinderen); ouders vinden belangrijk dat binnen het dorp hier mogelijkheden voor worden geboden K7 Samenwerking andere korpsen (opleiding) K8 Goed contact met de basisschool voor jaarlijkse ledenwerfacties. Jeugdleden werven lukt redelijk goed. Instroom jeugdleden! K9 SCC De Wiese biedt kansen. Grote vooruitgang. Bedreigingen De gekleurde items zijn het meest belangrijk B1 Teruglopen van subsidies en invloed van recessie op bedrijfsleven. (alle verenigingen vissen in dezelfde “vijver”) B2 Uitstroom van “dragend” leden en instroom nieuwe leden (jeugd & senioren); Adequaat Ledenbeleid gevraagd. B3 Verplichtend karakter en de mentaliteitsverandering bij jeugd en leden (gemakzucht en binding) B4 Bestuurlijke continuïteit (kwetsbaarheid). Langzame verwijdering tussen bestuur, dirigent en (enkele) leden ? De behoefte om alles “in regels” te willen vatten. B5 Imago en maatschappelijke ontwikkeling individualisering Vele keuzemogelijkheden van de jeugd en kiezen voor andere activiteiten B6 Opleiden van jonge leden vraagt hoge financiële offers. De euro kan maar eenmaal uitgegeven worden. B7 Het managen van de grote verscheidenheid van karakters van de leden binnen de vereniging = ledenbeleid B8 Focus verschuift van muziek maken naar “financieel beheer” Missie Fanfare St Caecilia Fanfare Sint Caecilia – oktober 2012 Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie):(1) …wat wil je zijn (ambitie) Fanfare St. Caecilia is, voor de kleine kernen van de gemeente Houten, een onmisbare muziekvereniging. Zij is een typische dorpsvereniging, die leden plezier wil laten beleven door: Het maken van muziek als individu en als korps; Het verzorgen van optredens. Deze optredens zijn enerzijds eigen initiatief van de fanfare, anderzijds ondersteunen ze de activiteiten in de kleine kernen. Met deze optredens levert de fanfare een bijdrage aan de saamhorigheid van de plaatselijke bevolking. Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie) (2): …wat wil je zijn (ambitie) Fanfare St. Caecilia stimuleert haar individuele leden en het orkest als totaal, om de muzikale talenten maximaal te ontwikkelen. Het opleiden van jeugd een belangrijke pijler. Fanfare Sint Caecilia streeft ernaar binnen de vereniging een klimaat te scheppen waarbij de leden zich thuis voelen en waarbij plezier en haalbare muzikale prestatie (als groep en individueel) in balans zijn. Zij verwacht van de leden een actieve bijdrage aan de (vele) verenigingsactiviteiten. Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie) (3): …wat wil je zijn (ambitie) Fanfare St. Caecilia brengt een zo breed mogelijk scala aan fanfaremuziek ten gehore. Bij de muziekkeuze wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen van de leden. Fanfare St. Caecilia hecht waarde aan goede (onderlinge) persoonlijke relaties, integriteit, openheid, gelijkwaardigheid, respect, samenwerking, enthousiasme, etiquette en het nakomen van afspraken. Fanfare St. Caecilia wil een financieel gezonde vereniging zijn. Doelstellingen Fanfare Sint Caecilia Planperiode 2012-2015 Fanfare Sint Caecilia – september 2012 Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015 Doelstellingen 2012 1. Gezamenlijke ambitie. Door het opstellen van een muzikaal plan voor meerdere jaren. Hiervoor actief commitment vragen aan leden en enthousiasme terugbrengen. Jaarlijks evalueren voor alle onderdelen van de Fanfare X Muziek Cie. Plan Frank 2. Werken aan de sfeer binnen de vereniging. Aandacht vanuit de vereniging voor verschillen in leeftijd, karakter en muzikale talenten. Elkaar hierop aanspreken. Actief stimuleren van “subgroepen” en zorgdragen voor “horizontale en verticale binding”. X “Cie Nieuwe Elan” Bewustwording, verplichtingen, teamsport, commitment, maatschappelijke ontwikkelingen en evenwichtige verdeling taken zijn hierbij ook aandachtspunten. (1): 2013 2014 2015 X X X Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015 Doelstellingen 2012 3. Ledenbeleid. Actief ledenbeleid opstellen. Ambitie om naast ledenbehoud ook groei realiseren. Plan opstellen en doelen bepalen. Mogelijk “her-intreders” of binding houden met ex-fanfare leden. Werving ook in de andere kleine kernen. 2013 (2): 2014 2015 X X X 4. Bestuurlijk. Werken aan de kwetsbaarheid/continuïteit (op langere termijn) en de interactie met de leden. Invulling geven aan Commercie & PR en heldere afspraken met “De Vrienden”. Verder in kaart brengen van de taken en verantwoordelijkheden. X X 5. Financieel Opstellen plan om teruglopende inkomsten op te kunnen vangen. (Commercie in bestuur) Begroting 2013 X Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015 Doelstellingen 2012 2013 6. Opleiden. Monitoren voortgang en doorstroming bevorderen van leerlingen (slagwerk en blazers). Kosten en opbrengsten van opleiding monitoren. (onderdeel ledenbeleid). Aansluiten bij de wens van ouders om kinderen muzikaal te vormen. 7. Muziek Verduidelijken taken en verantwoordelijkheden Muziek Cie, Bestuur en dirigent. Onderzoek naar alternatieve optredens etc. (Plan Frank). Aansluiten bij wensen van de leden. 2014 2015 X X X X X X X 8. Imago Fanfare. (niet hip) Onderzoek naar mogelijkheden in hoeverre het “niet hippe imago” kan worden veranderd. 9. Vasthouden van de sterkte punten van de vereniging (3): X X Hoe nu verder ? Aanpassen presentatie. De doelstellingen (en jaarplannen) zullen worden besproken met alle Commissie “Nieuw Elan”, Muziek Commissie en Vrienden. SWOT, Missie en Doelstelling bepalen voor komende 3 jaar in bestuur De missie en doelstellingen zullen worden toegelicht tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) in 7 november 2012. Vaststellen ALV Opstellen jaarplannen (detailplannen), waarbij de meerjarenplanning als uitgangspunt zal worden gebruikt. Toewijzen aan verantwoordelijke personen (projecten) Vaststellen / Goedkeuring Bestuur Vragen en/of Opmerkingen