Strategie Fanfare Sint Caecilia

Strategie Fanfare St. Caecilia
Schalkwijk
Rapportage aan Algemene Ledenvergadering
7 november 2012
Dirk Dekker
Doelstelling presentatie
 Informatie delen
 Analyse
 Aan de hand van discussie  richting bepalen voor
komende 3-5 jaar
 Vaststellen
Aanleiding en Aanpak
 Aanleiding:
 Betrokken geraakt
 Gesprek Marjolein
 Project opdracht
 Aanpak:
 Analyse stukken; jaarverslag,
enquête, website, etc.
 Bestuursvergaderingen
 Gesprekken (bestuur, leden,
oud-leden, ouders, dirigent,
etc.)
 Tussenrapportage Bestuur
 Presentatie groep “Nieuw Elan”
 Missie en doelstellingen in
bestuur besproken
 A.L.V.
Opbouw
 Terugblik ontwikkelingen Onderlinge 2007-2011 (Analyse)




Ledenaantallen
Financieel
Organisatorisch
Marketing & PR
 Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen
 Missie Fanfare Sint Caecilia
 Doelstellingen komende planperiode
 Hoe nu verder; goedkeuring & vervolg afspraken
Doelstelling vereniging - statuten
Doel
 1. De vereniging heeft tot doel haar leden in de gelegenheid te
stellen de muziek te beoefenen, mee te werken aan de cultureelmuzikale vorming van haar leden en een actieve bijdrage te
leveren aan het gemeenschapsleven.
 2. Zij tracht dat doel te bereiken door:
 a. het geven van instructie;
 b. het houden van oefeningen en wedstrijden;
 c. alle andere geoorloofde middelen welke daartoe bevorderlijk zijn.
 3. Zij kan zich in het kader van haar doelstellingen aansluiten bij een
de vereniging overkoepelende bond, welke landelijk of regionaal
werkt.
Leden
Fanfare Sint Caecilia – juni 2012
Ledenaantal periode 2004-2011

Trend laatste jaren
dalend aantal leden

Kanteling sinds 2008
80
70
60
50
Ledenaantal
40
30
20
10
0
Eind '04
Eind '05
Eind '06
Eind '07
Eind '08
Eind '09
Eind '10
Eind '11
Eind '12
Ledenaantal
48
54
56
56
70
63
64
59
Nieuwe leden 1
4
11
8
19
5
7
4
Opzeggingen 7
4
9
8
6
10
9
12
Nieuwe leden
Opzeggingen
Nieuwe leden en opzeggingen per jaar
20
18

Tot 2008 meer
aanmeldingen dan
opzeggingen

Van 2009 tot 2012
meer opzeggingen
dan aanmeldingen

2008 is opmerkelijk
hoog aantal nieuwe
leden:
16
14
12
Nieuwe leden
10
8
Opzeggingen
6
4
- nieuwe
slagwerkers(werven
school)
2
0
Eind '04
Eind '05
Eind '06
Eind '07
Eind '08
Eind '09
Eind '10
Eind '11
Eind '12
Nieuwe leden 1
4
11
8
19
5
7
4
Opzeggingen 7
4
9
8
6
10
9
12

2011 opmerkelijk
hoog aantal
opzeggingen
-Drumband vertrokken
Leden; verdeling naar type 2011
Verdeling Leden naar type
Overige,
7,
11%
Aantal
jeugdleden is
hoger dan
Fanfare

Fanfare krijgt
naar verhouding
meer aandacht

Van de
jeugdleden
spelen er 13
leden ook in de
fanfare
(totaal = 54%)

Jong korps:
senior: 22=63%
jeugd: 13=37%
Slagwerkers,
4,
6%
Slagwerkers
Fanfare,
22,
34%
Fanfare
Leerling,
31,
49%

Fanfare
Fanfare Leerling
Overige
Leden; verdeling naar woonplaats
Verdeling leden naar woonplaats
Schalkwijk
Tull en 't Waal,
0,
0%
Utrecht
Culemborg, 1,
2%
Overige, 3,
5%

Kernen naast
Schalkwijk mager
vertegenwoordigd

Houten-Zuid mogelijk
nieuw gebied voor
ledenwerving

Geen leden uit Tull en
‘t Waal

Aandachtspunt:
ledenwerving andere
kernen en mogelijk
“her-intrededers”
t Goy
Houten
Tull en 't Waal
Houten, 9,
15%
Culemborg
Overige
t Goy, 4,
6%
Utrecht, 2,
3%
Schalkwijk, 42,
69%
Leden; verdeling naar geboortejaar
Aantal leden per Geboortejaar
Geboortejaar leden
1947
1948
1949
1950
1951
1952
1953
1954
1955
1956
1957
1958
1959
1960
1961
1962
1963
1964
1965
1966
1967
1968
1969
1970
1971
1972
1973
1974
1975
1976
1977
1978
1979
1980
1981
1982
1983
1984
1985
1986
1987
1988
1989
1990
1991
1992
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
Aantal leden van
8-16 jaar = 29
Ca. 50% leden
Mid.bar
e school
Lagere
school
0
1
2
3
4
5
6
7
Leden gegroepeerd op jaartal
Geboortejaar gegroepeerd
65+
60-65 jaar
51-60 jaar
41-50 jaar
31-40 jaar
60-65 jaar
5%
21-30 jaar
14-20 jaar
aantal
51-60 jaar
7%
0-13 jaar
0
Geboortejaar
gegroepeerd
5
10
15
65+
0%
20
0-13
jaar
14-20
jaar
21-30
jaar
31-40
jaar
41-50
jaar
51-60
jaar
60-65
jaar
65+
18
14
6
5
6
4
3
0
41-50 jaar
11%
0-13 jaar
32%
31-40 jaar
9%
21-30 jaar
11%
14-20 jaar
25%
Leden; redenen opzegging 2012
4
 STAVZA juni ‘12
3
2
Reden opzegging
1
0
Financieel
Fanfare Sint Caecilia – juni 2012
Inkomsten 2007 - 2011
22000
18470
18000
17230
16380
16000
Giften en
Donaties =
43% van
contributie

Welke
toezeggin
g subsidie
komende
jaren
Donaties
14520
13500
13410
Loterij
10000
9200
Rente
8000
5790
5500
5820
5510
4000
2000

Giften
16720
12000
6000
Contributie
verhoging
en laatste
jaren
20330
20000
14000

Contirbutie
2810
1130
6000
3230
2220
1060
2180
1210
1160
5190
2890
1410
0
Eind'07
Eind '08
Eind '09
Eind '10
Eind '11
Subsidie
regulier+inci
d.
Diversen
Uitgaven 2007 - 2011
26000
25820
24500
24000
22000
Kosten
instructie met
ca. 60%
gestegen

Directe relatie
met opleiding
jeugd

Onkosten in 5
jaar bijna
verdubbeld

Muziek (=core
competentie)
licht dalend !
Instructie
21850
Huren
20000
18170
18000
16000

Onkosten
16190
14520
14000
Muziek
12000
10000
8000
7200
6000
4000
3870
2000
2250
0
-2000
0
Eind'07
4000
3620
5180
3960
3960
7650
4010
1500
Eind '08
Eind '09
Res
Instrument
en
Res
Uniformen
Res.
Egalisatie
Diversen
-60
Eind '10
-20
Eind '11
Resultaat 2007 - 2011
Euro
Resultaat
2000
1900
1800
1700
1600
1500
1400
1300
1200
1100
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
Resultaat
1960

1020
450
350
140
Eind'07
Eind '08
Eind '09
Eind '10
Eind '11
1960
350
140
450
1020
Positief resultaat
ondanks fikse
kosten stijging
Organisatie
Fanfare Sint Caecilia – juni 2012
Organogram
ALV
Alg. Leden vergadering
Kas controle
cie
wisselend
Muziek Cie
Patrick v Veenendaal
Bestuur
Voorzitter
Marjolein Kool
Secretaris
Daphne Geerdes
Penningmeester
Gerrie van Rooijen
Muziek Cie
Frans Hollander
Bestuurslid Jeugd
Anne Scheltinga
Bestuurslid
Algemeen
Jan Vulto
Organogram gezamenlijk
?
ALV
Voorzitter
Alg. Leden vergadering
Jessica Vergeer
Kas controle
cie
wisselend
Secretaris
Jessica Vergeer
Penningmeester
Gijs Koppers
Muziek Cie
Patrick van
Veenendaal
Bestuurslid
Bestuur
Anne de Groen
Voorzitter
Marjolein Kool
Secretaris
Daphne Geerdes
Penningmeester
Gerrie van Rooijen
Muziek Cie
Frans Hollander
Bestuurslid Jeugd
Anne Scheltinga
Bestuurslid
Algemeen
Jan Vulto
Aandachtspunten organisatie
 ++ Zeer korte communicatielijnen. Wekelijks contact met leden tijdens
repetities. Informatie per mail. (Ook Jeugd nog bij betrekken)
 Stijl van besturen: Centrale rol voor de voorzitter. Zeer betrokken, zeer
goed voorbereid en zeer intensief.  Continuïteit (kunnen vervangen)




Taakverdeling Bestuur. Op de site geen taakverdeling bestuursleden. Vrz
Voorbeeld: Ledenadministratie en onderlinge afhankelijkheid.
Prima onderlinge sfeer in bestuur. (Control)
“Compromis model”
 -/- Binnen bestuur geen eenduidige verantwoordelijke voor commercie.
 -/- “Onduidelijkheid” op de samenwerking met de Vrienden
 Ophanging Muziek Cie; verantwoording aan ?
 Link naar personeel (dirigenten en opleiders) (Muziek Cie en Bestuur)
 Beperkte groep leden zeer actief. (Verwachtingspatroon ?)
Marketing & PR
Fanfare Sint Caecilia – juni 2012
Wie zijn de klant(en) ?
Gemeente
Houten
Subsidie gelden
(Publiek)
Optredens
Sponsor
Muzikale
opleiding
ouders
?
Leden
Muzikale
vorming
Muziek
maken
Gezelligheid
Donateurs /
Vrienden
Marketing & PR
 Goede vertegenwoordiging in lokale pers
 Goed bezochte website (naamgeving…..)
 Leaflets en documentatie beschikbaar
 PR gericht op informatievoorziening  geen gerichte
ondersteuning werving geld of leden
Product = Muziek maken
 Muziekkeuze
 Belangrijk voor muzikale uitdaging leden
 Verschillende niveaus binnen vereniging
 Niveau is hoog  vertrek leden
 Concours
 Repertoire
 Hoe hou je de leden
 Muziek Commissie (rol, rol dirigent(en), rol leden zelf)
 Plezier tijdens repetities  stijl van leiding geven (presteren vs
gezelligheid vs verschillende ambities)
 Richting bepalen: Doelen en ambities afspreken en elkaar
hieraan houden. Keuzes maken en commitment.
Keuze Muziek repertoire
 Ontwikkeling Orkest;
Wie bepaalt keuze  vertaalslag naar plezier leden / ledenbehoud,
nieuwe leden
 Rol van de dirigent, Rol van Muziek Commissie en Rol van bestuur.
(Kaderzetting)
 Aantal optredens  aansluiten bij ambities/mogelijkheden leden
 Niveau: Wie bepaalt # concours en niveau
 Doelgroepen: Breed publiek, Muziekkenners, Muzikanten, Concours, ?
 Invulling Sociaal Cultureel  ondersteuning activiteiten in dorp
 -
Aandachtspunten leden

Betrokkenheid leden; verwachting
bestuur niet in overeenstemming met
realiteit (bij voorbeeld serenades,
Bazaar, activiteiten)

Ouders; Saamhorigheid,
deelnemen belangrijker, plezier
kind, sociaal belangrijker, muzikale
vorming

Type personen (ambities /
verwachtingen) moeten passen
binnen Fanfare.

Visie ontbreekt; persoonlijk en als
orkest

Opkomst tijdens repetities

Nu muziekkeuze gemaakt o.b.v. ?
nieuwe stukken ?

Verschillende ambities; verschillende
inzet oefenen thuis


Leden die liever niet willen lopen op
straat. Uniformen niet geliefd.
(Verplichting)
Opleiding jeugd kost in verhouding
veel geld. Bijdrage lesgeld is niet
kostendekkend. Senioren
sponsoren dus opleiding

Opleidingsniveau is hoog  hoge
kosten

Weinig Her-intreders (Jeugd 
senioren)

Serenades niet geliefd

Veel Subgroepen en beperkt gebruik
“nazit”
Discussie:
Concurrentie in
Schalkwijk e.o.
Bron=
Leden
Sponsoren
Schalkwijk, Tull en ‘t Waal, Houten
“Oud Schalkwijkers”
Passen in de cultuur
Eigen Leden
Donateurs
Jeugd: voetbal en tennis
andere verenigingen
KNA ?
Vrienden
Andere verenigingen
MKB
N.v.t.
Vrienden
Andere verenigingen
GZM
N.v.t.
N.v.t.
Agrarisch
N.v.t.
Vrienden
Andere verenigingen
Particulier
SWOT analyse
Fanfare Sint Caecilia – oktober 2012
Sterktes
De gekleurde items zijn het meest belangrijk
S1
Hoge mate van betrokkenheid – Sociale functie dorp en vele relaties
binnen het dorp. Goede naam en waardering binnen dorp
“Club-gevoel”, Saamhorigheid en enthousiasme in “clusters” binnen de
vereniging (krachtig om leeftijdsverschil te overbruggen).
S2
Instrumentarium is goed.
Nieuwe uniformen en goede huisvesting (biedt veel vrijheid en
mogelijkheden).
S3
Bestuurlijk goed, actief en zeer betrokken.
Korte communicatielijnen en informatie uitwisseling (incl. Mail).
S4
Veel jonge leden en een groot leerlingenorkest.
Enkele zeer talentvolle jeugdleden (muzikaal en organisatietalent).
S5
PR richting lokale pers is goed verzorgd.
Website goed bezocht in up-to-date.
S6
Muzikaal niveau van het orkest is goed. Goede dirigent.
Leerlingen halen allemaal diploma's voor ze in het orkest mogen.
De kans op promotie naar een hogere divisie lijkt redelijk. (als we dat willen)
S7
Financieel (nog) gezonde vereniging (met reserves)
S8
Goed contact met de basisschool voor jaarlijkse ledenwerfacties.
Jeugdleden werven lukt redelijk goed. Instroom jeugdleden!
Zwaktes (1)
De gekleurde items zijn het meest belangrijk
Z1
Geen uitgesproken gezamenlijk ambitie! (1. Planning en commitment
activiteiten (enthousiasme) )
Niet uitgesproken ambities (deelgroepen); (2. gezelligheid vs prestatie).
Z2
Jeugd niet kunnen vasthouden. Uitstroom rond 18-20 jaar. Weinig
“herintreders”.
Onevenwichtige leeftijdsopbouw (+65 20-36)
Z3
Verplichtingen; Fanfare is een teamsport waarbij je iedereen nodig hebt.
Sommige leden vinden bepaalde optredens niet leuk; serenades en
loopoptredens. Maar ook: donateursgeld ophalen, bardienst draaien, thuis
oefenen etc. Opkomst bij repetities kan beter.
(Hobby met verplichtingen & Meedoen voor het team)
Z4
Geen evenwichtige verdeling van de taken/activiteiten binnen de leden.
Z5
Financieel kwetsbaar. Inkomsten lopen terug (Subsidies, Donaties) en
kosten nemen toe. Contributie en Lesgeld sterk gestegen, Onkosten en
instructie stijgen gestaag.
Z6
Bestuurlijk; Niet alle facetten binnen het bestuur even goed
vertegenwoordigd (o.a. Commercie). Bestuur heeft niet voldoende invloed
op de leden. Meer sturing verwacht.
Samenwerking met De Vrienden; verschillend verwachtingspatroon
Zwaktes (2)
De gekleurde items zijn het meest belangrijk
Z7
Coherentie Leden; . Afstand tussen “oude” leden” en “jonge” leden;
clubjescultuur. De “na zit” wordt matig bezocht. Positie van de jonge
leden i.r.t. “oude garde”
Z8
Repertoire (Muziekkeuze = lijkt situationeel gebonden (beleid). Rol van de
dirigent. Procedure muziekkeuze niet duidelijk. Rol van bestuur & rol van
MC?
Z9
Overige kleine kernen slecht vertegenwoordigd (geen Tull en ‘t Waal)
Z10
Slagwerkgroep is klein en uiterst kwetsbaar.
Z11
Imago = Niet hip, Vb: dragen van uniform. Het “scoort niet echt” als lid
Fanfare. (naamgeving)
Kansen
De gekleurde items zijn het meest belangrijk
K1
Goede naam in dorp en omgeving verder uitbouwen.
Goede basis voor financiële middelen.
K2
Muziek maken  zal blijven. Mogelijke andere vormen een kans
geven
K3
Samenwerking met andere verenigingen (Voice of Schalkwijk of
Kinder Songfestival, Proms Concert, Kerk, dans, koor, harpist,
dweilorkest, Big Band, voetbal, Koninginnenacht, 5-mei 2015,
Buitenlandreis, etc.)
K4
Groei dorp  Nieuwbouw. Mogelijk uitbouw in andere kleine
kernen
K5
Enkele zeer talentvolle jeugdleden (muzikaal en organisatorisch)
K6
Muzikale ontwikkeling (bij kinderen); ouders vinden belangrijk dat
binnen het dorp hier mogelijkheden voor worden geboden
K7
Samenwerking andere korpsen (opleiding)
K8
Goed contact met de basisschool voor jaarlijkse ledenwerfacties.
Jeugdleden werven lukt redelijk goed. Instroom jeugdleden!
K9
SCC De Wiese biedt kansen. Grote vooruitgang.
Bedreigingen
De gekleurde items zijn het meest belangrijk
B1
Teruglopen van subsidies en invloed van recessie op
bedrijfsleven. (alle verenigingen vissen in dezelfde “vijver”)
B2
Uitstroom van “dragend” leden en instroom nieuwe leden
(jeugd & senioren); Adequaat Ledenbeleid gevraagd.
B3
Verplichtend karakter en de mentaliteitsverandering bij jeugd
en leden (gemakzucht en binding)
B4
Bestuurlijke continuïteit (kwetsbaarheid).
Langzame verwijdering tussen bestuur, dirigent en (enkele)
leden ?
De behoefte om alles “in regels” te willen vatten.
B5
Imago en maatschappelijke ontwikkeling  individualisering
Vele keuzemogelijkheden van de jeugd en kiezen voor andere
activiteiten
B6
Opleiden van jonge leden vraagt hoge financiële offers. De
euro kan maar eenmaal uitgegeven worden.
B7
Het managen van de grote verscheidenheid van karakters van
de leden binnen de vereniging = ledenbeleid
B8
Focus verschuift van muziek maken naar “financieel beheer”
Missie Fanfare St Caecilia
Fanfare Sint Caecilia – oktober 2012
Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie):(1)
…wat wil je zijn (ambitie)
 Fanfare St. Caecilia is, voor de kleine kernen van de gemeente Houten,
een onmisbare muziekvereniging.
Zij is een typische dorpsvereniging, die leden plezier wil laten beleven
door:
 Het maken van muziek als individu en als korps;
 Het verzorgen van optredens.
Deze optredens zijn enerzijds eigen initiatief van de fanfare, anderzijds
ondersteunen ze de activiteiten in de kleine kernen. Met deze
optredens levert de fanfare een bijdrage aan de saamhorigheid van
de plaatselijke bevolking.
Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie) (2):
…wat wil je zijn (ambitie)
 Fanfare St. Caecilia stimuleert haar individuele leden en het orkest als
totaal, om de muzikale talenten maximaal te ontwikkelen. Het opleiden
van jeugd een belangrijke pijler.
 Fanfare Sint Caecilia streeft ernaar binnen de vereniging een klimaat
te scheppen waarbij de leden zich thuis voelen en waarbij plezier en
haalbare muzikale prestatie (als groep en individueel) in balans zijn.
Zij verwacht van de leden een actieve bijdrage aan de (vele)
verenigingsactiviteiten.
Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie) (3):
…wat wil je zijn (ambitie)
 Fanfare St. Caecilia brengt een zo breed mogelijk scala aan
fanfaremuziek ten gehore.
Bij de muziekkeuze wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de
wensen van de leden.
 Fanfare St. Caecilia hecht waarde aan goede (onderlinge) persoonlijke
relaties, integriteit, openheid, gelijkwaardigheid, respect, samenwerking,
enthousiasme, etiquette en het nakomen van afspraken.
 Fanfare St. Caecilia wil een financieel gezonde vereniging zijn.
Doelstellingen
Fanfare Sint Caecilia
Planperiode 2012-2015
Fanfare Sint Caecilia – september 2012
Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015
Doelstellingen
2012
1. Gezamenlijke ambitie. Door het opstellen
van een muzikaal plan voor meerdere jaren.
Hiervoor actief commitment vragen aan leden
en enthousiasme terugbrengen.
Jaarlijks evalueren voor alle onderdelen van de
Fanfare
X
Muziek
Cie.
Plan
Frank
2. Werken aan de sfeer binnen de vereniging.
Aandacht vanuit de vereniging voor verschillen
in leeftijd, karakter en muzikale talenten. Elkaar
hierop aanspreken. Actief stimuleren van
“subgroepen” en zorgdragen voor “horizontale
en verticale binding”.
X
“Cie
Nieuwe
Elan”
Bewustwording, verplichtingen, teamsport,
commitment, maatschappelijke ontwikkelingen
en evenwichtige verdeling taken zijn hierbij ook
aandachtspunten.
(1):
2013
2014
2015
X
X
X
Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015
Doelstellingen
2012
3. Ledenbeleid. Actief ledenbeleid opstellen.
Ambitie om naast ledenbehoud ook groei
realiseren. Plan opstellen en doelen bepalen.
Mogelijk “her-intreders” of binding houden met
ex-fanfare leden. Werving ook in de andere
kleine kernen.
2013
(2):
2014
2015
X
X
X
4. Bestuurlijk.
Werken aan de kwetsbaarheid/continuïteit (op
langere termijn) en de interactie met de leden.
Invulling geven aan Commercie & PR en
heldere afspraken met “De Vrienden”.
Verder in kaart brengen van de taken en
verantwoordelijkheden.
X
X
5. Financieel
Opstellen plan om teruglopende inkomsten op
te kunnen vangen. (Commercie in bestuur)
Begroting
2013
X
Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015
Doelstellingen
2012
2013
6. Opleiden.
Monitoren voortgang en doorstroming
bevorderen van leerlingen (slagwerk en blazers).
Kosten en opbrengsten van opleiding monitoren.
(onderdeel ledenbeleid).
Aansluiten bij de wens van ouders om kinderen
muzikaal te vormen.
7. Muziek
Verduidelijken taken en verantwoordelijkheden
Muziek Cie, Bestuur en dirigent. Onderzoek naar
alternatieve optredens etc. (Plan Frank).
Aansluiten bij wensen van de leden.
2014
2015
X
X
X
X
X
X
X
8. Imago Fanfare. (niet hip)
Onderzoek naar mogelijkheden in hoeverre het
“niet hippe imago” kan worden veranderd.
9. Vasthouden van de sterkte punten van de
vereniging
(3):
X
X
Hoe nu verder ?


Aanpassen presentatie.


De doelstellingen (en jaarplannen) zullen worden besproken met alle
Commissie “Nieuw Elan”, Muziek Commissie en Vrienden.




SWOT, Missie en Doelstelling bepalen voor komende 3 jaar in bestuur

De missie en doelstellingen zullen worden toegelicht tijdens de
Algemene Leden Vergadering (ALV) in 7 november 2012.
Vaststellen ALV

Opstellen jaarplannen (detailplannen), waarbij de meerjarenplanning
als uitgangspunt zal worden gebruikt.

Toewijzen aan verantwoordelijke personen (projecten)
Vaststellen / Goedkeuring Bestuur
Vragen en/of Opmerkingen