beleidsplan CvK 2013.2017

BELEIDSPLAN COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS
2013 -2017
1
Inhoudsopgave:
1.
2.
3.
4.
5.
pagina
Inleiding.
Algemeen.
Samenstelling College van Kerkrentmeesters.
Taken College van Kerkrentmeesters.
Verantwoordelijkheid:
5a. Geldwerving.
5b. Financiële middelen.
5c. Onroerende zaken.
5d. Begraafplaats rondom de St. Vituskerk.
5e. Investeringen.
5f.
Personeelsbeleid.
5g. Vrijwilligers.
5h. Archief.
5i.
Ledenregistratie.
5j.
Bijdrageadministratie.
2
3
3
3/4
4 t/m 6
6 t/m 9
6/7
7
7
7/8
8
8/9
9
9
9
9
1. Inleiding.
Het ambt van ouderling-kerkrentmeester is een verbijzondering van het ambt van
ouderling. De ouderlingen uit het college van kerkrentmeesters maken deel uit van de
kerkenraad. De ouderling-kerkrentmeester is vrijgesteld van huisbezoek, van zijn
aandeel in het toerusting-werk, het jeugdwerk en het pastoraat. Maar de kerkenraad kan
de ouderling-kerkrentmeester wel met deze taken belasten.
Het college van kerkrentmeesters legt aan het Breed Moderamen en de Kerkenraad de
begroting en rekening van financieel beheer voor. De Kerkenraad geeft zijn oordeel,
waarna de begroting en rekening worden vastgesteld. Er wordt een samenvatting van de
begroting en rekening in de financiële “Balans” gepubliceerd.
In het gemeenteberaad wordt toelichting gegeven op alle jaarrekeningen (CvK, CvD en
cie’s).
Ouderling-kerkrentmeesters dienen inzicht te hebben in beheerszaken, hetzij op
materieel dan wel op financieel gebied.
Over de inrichting van het college bepaalt de kerkorde het volgende:
1. Ordinantie 11-2-2: Het college van kerkrentmeesters bestaat uit ten minste drie
leden. De meerderheid van het college bestaat uit ouderling-kerkrentmeesters.
2. Ordinantie 11-2-5: Het college van kerkrentmeesters wijst uit zijn midden een
voorzitter, secretaris en penningmeester aan.
De voorzitter is één van de ouderling-kerkrentmeesters.
Het college van kerkrentmeesters draagt er zorg voor dat de boekhouding en het
middelenbeheer niet in één hand zijn.
2. Algemeen.
De kerkenraad vertrouwt de vermogensrechtelijke aangelegenheden toe aan het college
van kerkrentmeesters.
Het college van kerkrentmeesters stemt haar beleid af op het beleid van de kerkenraad
inzake het gehele leven en werken van de gemeente en doet verslag van haar
werkzaamheden aan de kerkenraad (ordinantie 11-1 van de kerkorde).
De samenstelling en besluitvorming van het college van kerkrentmeesters is volgens
ordinantie 11-2-1 t/m 6 en hierna nader uitgewerkt.
De taken van het college van kerkrentmeesters is beschreven in ordinantie11-2-7 t/m 10
en hierna nader uitgewerkt.
3. Samenstelling College van Kerkrentmeesters.
Het college van kerkrentmeesters bestaat uit 7 leden waarvan 4 ouderlingkerkrentmeester.
3
Het college van kerkrentmeesters wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en
een penningmeester aan. De voorzitter dient een van de ouderling-kerkrentmeesters te
zijn.
4. Taken College van Kerkrentmeesters.
a. Voorzitter:
 geeft leiding aan het college van kerkrentmeesters.
 zit de vergaderingen van het college voor.
 treedt op als woordvoerder.
 is lid/vice preses van de kerkenraad; lid van het breed moderamen en lid van het
moderamen.
 verantwoordelijk voor het actueel houden van de website, onderdeel CvK.
 eindverantwoordelijk voor de begraafplaats.
 onderhoudt contacten met externen.
 onderhoudt contacten met de twee beamteams.
 onderhoudt contacten met de webmaster en de werkgroep website.
b. Secretaris:
 zorgt voor de uitgaande correspondentie.
 zorgt er voor dat alle binnengekomen post in de vergaderingen van het college
wordt behandeld.
 stelt, i.o.m. de voorzitter, de agenda samen en verspreidt deze.
 zorgt voor de archivering van notulen, pacht/huurcontracten, gegevens van
restauraties e.d.
 heeft contacten met de huurders.
 aanspreekpunt notuliste en archivaris.
 zorgt, in overleg met de penningmeester en de administrateur, voor aanstellingsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden, alsmede eventuele ontslagbrieven en
getuigschriften.
c. Penningmeester:
 zorgt ervoor dat alle nota’s, facturen enz. voor akkoord getekend zijn door de
verantwoordelijke kerkrentmeesters enz.
 betaalt de crediteuren en zorgt ervoor dat bankafschriften, nota’s en facturen en
overige relevante stukken op de afgesproken data in het bezit zijn van de
administrateur.
 rekent maandelijks de kasontvangsten en -uitgaven af met de (hulp)kosters.
 zorgt dat het overtollige kasgeld wordt gestort op de bankrekening.
4










ziet erop toe dat de prijslijst van de huren en consumpties periodiek wordt aangepast.
ziet erop toe dat de uitgaven binnen de begroting blijven (aan de hand van
budgetvergelijking, aangeleverd door de administrateur).
beheert de geldmiddelen en zorgt ervoor dat deze zo goed mogelijk,
risicomijdend, worden belegd.
voert overleg met het Nationaal Restauratie Fonds.
ontvangt periodiek een overzicht van de bijdrageadministrateur en zorgt ervoor
dat bij achterstand in de betaling, aangemaand wordt.
pleegt waar nodig overleg met de administrateur en/of bijdrage-administrateur
en/of leden-registrateur.
ziek- en betermelding van personeel aan de administrateur die deze dezelfde dag
doorgeeft aan de ziektekostenverzekeraar via de website
Opm. Bij ziekte administrateur is de kerkrentmeester ‘personeel’ de volgende
persoon!
geeft periodiek inzicht in het verloop van de financiën.
verzorgt het pachtbeheer.
verantwoordelijk voor het goed verzekerd houden van de bezittingen en de
vrijwilligers en het verzekeren van grotere risico’s.
d. Vice-voorzitter/kerkrentmeester Acties:.
 vervangt de voorzitter bij ontstentenis.
 verantwoordelijk voor de organisatie van de actie kerkbalans, de paascollecte, de
solidariteitskas en de eindejaarscollecte.
e. Kerkrentmeester Gebouwen SV en collectebonnen:
 verantwoordelijk voor het onderhoud en in goede staat houden van de
St.Vituskerk en het St. Vitushûs.
 zorgt voor het tijdig aanvragen van eventuele offertes en subsidies.
 stelt een meerjarenschema op van verwachte investeringen en onderhoud.
 heeft contacten met de koster.
 zorgt voor het beheer en de verkoop van collectebonnen op één avond per maand
(2e dinsdagavond van de maand).
 in juli en augustus worden er geen collectebonnen verkocht.
 maakt aan het einde van het kalenderjaar een overzicht van de opbrengsten
en kosten alsmede een overzicht van de voorraadadministratie van de bonnen.
5
f. Kerkrentmeester Gebouwen DHS:
 verantwoordelijk voor het onderhoud en in goede staat houden van het kerkelijk
centrum De Hege Stins en de pastorie.
 zorgt voor het tijdig aanvragen van eventuele offertes en subsidies.
 stelt een meerjarenschema op van verwachte investeringen en onderhoud.
 heeft contacten met de kosters.
g. Kerkrentmeester Personeel:
 onderhoudt het contact met de (hulp)kosters.
 bemiddelt, i.o.m. de voorzitter, bij eventuele onderlinge conflicten en probeert
binnengekomen klachten op een adequate wijze op te lossen.
 stelt, voor zover nodig, een dienstrooster vast.
 ziek- en betermelding van personeel dezelfde dag doorgeven aan de
ziektekostenverzekeraar via de website (alleen bij ziekte administrateur).
 houdt contact met de zieke en de ARBO tijdens de ziekteperiode.
 bewaakt bij werkzaamheden voor derden en eigen werkzaamheden de efficiency
en overlegt zo nodig met de medewerkers om tot een verantwoord resultaat te
komen.
 heeft met alle hiervoor genoemde medewerkers op gezette tijden overleg.
 legt een personeelsdossier aan van alle hiervoor genoemde personen.
 maakt het rooster voor de tuinwerkzaamheden rondom De Hege Stins.
5. Verantwoordelijkheid.
Het college verricht de werkzaamheden in overleg met en in verantwoordelijkheid aan
de kerkenraad in haar geheel. Daarbij hebben de kerkrentmeesters de opdracht om
ruimte te scheppen voor een zo optimaal mogelijke pastorale bearbeiding van de
gemeente.
De volgende zaken worden hierbij onderscheiden:
5a. De geldwerving.
Het college van kerkrentmeesters draagt zorg voor de organisatie van:
De Paascollecte
De Solidariteitskas
De Eindejaarscollecte
De jaarlijkse actie Kerkbalans (‘levend geld’)
Alle collecten bestemd voor de kerk
Deze inkomsten noemen we ‘levend geld’.
De resultaten van de actie kerkbalans en de hiervoor genoemde collecten
worden steeds na afloop gepubliceerd in Twaklank en de Nieuwsbrief.
De penningmeester houdt toezicht op de inning van de toegezegde bedragen
6
en zorgt er voor dat bij achterstand in de betaling de betreffende leden worden
herinnerd aan hun verplichtingen.
Een actief beleid zal gevoerd worden naar met name niet bijdragende leden en leden die
niet naar redelijkheid bijdragen.
Het collecterooster voor de collecten in de eredienst wordt in overleg met de
kerkrentmeesters opgesteld door de diaconie. Dit rooster wordt geaccordeerd door de
kerkenraad.
5b. Financiële middelen.
De aanwezige geldmiddelen dienen zo goed mogelijk risicomijdend te worden belegd
tegen een zo hoog mogelijke rente rekening houdend met de periode dat het geld
niet of wel gebruikt hoeft te worden.
De kerkbalans is de grootste inkomstenbron. Verder collecten, giften en legaten, huren
en baropbrengsten. Aan de uitgavenkant vormen de traktementen, salarissen,
onderhoud gebouwen en quota de grootste kostenpost.
5c. Onroerende zaken.
In volle eigendom van de kerkelijke gemeente zijn:
St. Vituskerk en begraafplaats.
St. Vitushûs (deels bestemd voor verhuur).
Landerijen (verpacht).
Kerkelijk Centrum De Hege Stins
Pastorie aan de Ophirstrjitte 30 (bestemd voor verhuur).
5d. Begraafplaats rond de St. Vituskerk.
Er is een beheerder van de begraafplaats. Deze houdt de administratie van de graven bij
in de boeken en digitaal. Dit wordt dubbel bijgehouden door de administrateur.
De beheerder geeft ook de nieuwe graven uit voor begraving. Hij houdt het reglement
up to date.
Jaarlijks worden i.o.m. de administrateur en de penningmeester de nota’s voor het
algemeen onderhoud van de begraafplaats verzorgd.
De koster van de St Vituskerk onderhoudt dagelijks de begraafplaats, eventueel in
samenwerking met een betaalde kracht. Zij verzorgen samen het delven en sluiten van
een graf.
Bij ziekte of vakantie wordt de hulp ingeroepen van een oproepkracht. In noodgevallen
is hulp mogelijk van een medewerker van de gemeente Leeuwarderadeel.
Voor de begraafplaats is een reglement opgesteld waarin zaken rond begrafenissen
worden geregeld alsmede de rechten en verplichtingen, onderhoud enz. m.b.t. de
graven.
Een grafregister geeft de plaats van de graven aan en de verschuldigde bedragen.
7
De tarieven worden in overeenstemming gebracht met de omliggende gemeenten en de
inflatiecorrectie wordt jaarlijks toegepast.
5e. Investeringen.
Klein onderhoud van gebouwen, orgels, inventaris en vervanging van inventaris
komen ten laste van de reguliere begroting.
Ook grote investeringen in gebouwen, orgels en inventaris worden uit de algemene
middelen betaald voor zover deze uitgaven in de begroting zijn opgenomen.
Hierop wordt de afschrijvingsmethodiek los gelaten.
Er wordt in dit kader een meerjaren investeringsplan opgesteld dat verwerkt wordt in
een meerjarenbegroting.
De kerkenraad heeft in december 2010 besloten:
-om geen pastorieën aan te houden voor een eventueel toekomstige predikant na 2012;
-de twee huidige pastorieën van de gemeente te verkopen volgens een door het college
van kerkrentmeesters op te stellen fasering.
De verkoop van de pastorieën wordt bezien in het financiële meerjarenperspectief van
de gemeente. Daartoe zal het college van kerkrentmeesters een meerjarenperspectief
presenteren. In deze begroting zullen nadrukkelijk de investeringswensen in gebouwen
en of andere zaken worden meegenomen.
Zo nodig worden er speciale acties gehouden om de investeringen te bekostigen.
Financiering door de banken of derden moet zoveel mogelijk worden voorkomen
evenals het verkopen van onroerende zaken.
5f. Personeelsbeleid.
De organisten regelen zelf onderling waar en wanneer zij medewerking aan de
diensten verlenen (rooster).
Bij begrafenissen en andere bijzondere diensten regelt de betreffende predikant een
organist.
Voor wat betreft de kosters wordt in principe aangesloten bij de huidige werkwijze:
De Hege Stins:
De (hulp)kosters regelen onderling waar en wanneer zij dienst hebben.
Dit gebeurt ook bij een uitvaartdienst of een andere bijzondere dienst.
Bij de exploitatie van De Hege Stins wordt ook onderling geregeld wie, wanneer dienst
heeft.
St. Vitus:
De koster en zijn echtgenote doen gezamenlijk het beheer van het St. Vitushûs en de
St. Vituskerk. Voor het vervangen van de koster op vrije zondagen en vakantie zijn een
aantal vrijwillige kosters beschikbaar (rooster).
Tijdens de avonddiensten vindt er afstemming plaats met de (hulp)kosters van De Hege
Stins.
8
Waar, i.v.m. wijzigingen in de openingstijden van alle kerkelijke gebouwen, dit
noodzakelijk wordt, zal onderling uitruil kunnen plaatsvinden.
Het college van kerkrentmeesters blijft in alle gevallen verantwoordelijk voor de gang
van zaken en heeft het recht in te grijpen als zaken niet ordelijk en/of niet efficiënt
worden geregeld.
5g. Vrijwilligers.
Vrijwilligers worden ingezet bij o.a. het koffiedrinken na de kerkdiensten, bij
vergaderingen, het schoonmaken en onderhoud van de gebouwen en terreinen, het
bedienen van de geluidsinstallaties en beamers, het beheren van het archief, het voeren
van de administratie, bijdrageadministratie en ledenregistratie, enz. enz.
Als de noodzaak daartoe aanleiding geeft zal er meer beroep worden gedaan op
vrijwilligers ter vervanging van betaalde krachten.
In dit kader is het noodzakelijk dat de talentenbank, met grote diversiteit, actueel
gehouden wordt.
5h. Archief.
Het beheer van het archief van alle kerkelijke geledingen van de Protestantse Gemeente
te Stiens wordt opgedragen aan een archivaris onder verantwoordelijkheid van het
college van kerkrentmeesters.
5i. Ledenregistratie.
De ledenregistratie wordt gevoerd door het Kerkelijk Bureau. Alle mutaties worden
bijgehouden in het ledenregistratiesysteem Scipio. Periodiek wordt er een overzicht
verstrekt van het verloop van het aantal leden enz. aan de predikanten, de bijdrageadministrateur en de sectieouderlingen.
5j. Bijdrageadministratie.
De bijdrageadministratie wordt gevoerd door een bijdrageadministrateur.
Periodiek ontvangt deze van de ledenadministrateur een update van de adressen van de
leden van onze gemeente, zodat alle mutaties van verhuizingen, overlijden enz.
verwerkt zijn.
De bijdrageadministrateur ontvangt maandelijks de bankafschriften enz. van de
administrateur en werkt aan de hand daarvan de bijdrageadministratie bij.
De penningmeester wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van de inning van
de vaste bijdragen.
Voor de actie kerkbalans, de paascollecte, de solidariteitscollecte en de
eindejaarscollecte zorgt de bijdrageadministrateur voor de brief/acceptgiro per lid.
Vastgesteld door het College van Kerkrentmeesters te Stiens, 8 april 2013.
9