doc bestandtb_CLB_beleidsinformatie V3.

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
Departement Onderwijs
Creon: Beleidsinformatie
Structuur en algemene gegevens
zendingen, datarecords
Schooljaar 2008 - 2009
Technische beschrijving van beleidsinformatie: structuur en algemene gegevens, zendingheader,
berichtheader, berichteinde en het datarecord
1
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
2
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Deze handleiding is een technische handleiding die voor ontwikkelaars
bestemd is. Ze bevat alle specificaties die nodig zijn om:
- een correct beleidsinformatiebestand aan te maken.
3
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
INHOUD
I.
INLEIDING
BLZ. 6
II.
ALGEMEEN GEDEELTE
BLZ.11
III.
BESCHRIJVING ZENDINGHEADER, BERICHTHEADER
EN EINDE-BERICHTRECORD
BLZ.19
IV.
BESCHRIJVING VAN HET DATARECORD
BLZ.29
V.
SCHRAPPEN / UPDATEN VAN BERICHTEN
BLZ.42
4
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
I. INLEIDING
Deze inleiding bevat informatie over de achtergrond en de verwerking van zendingen.
Volgende aspecten komen aan bod :
A. Over deze brochure
B. Wijzigingen ten opzichte van vorige brochure
C. Zendingen : wanneer en hoe
D. Verloop van de verwerking van de zendingen
5
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
A.
Over deze brochure
De zending van de CLB’s inzake beleidsinformatie naar het departement Onderwijs & Vorming wordt in
deze brochure besproken. Deze brochure bevat een algemeen gedeelte, met een beschrijving van de
structuur, en een gedeelte waarin de inhoud van de velden wordt besproken.
De bedoeling van deze brochure is een zo generiek mogelijke zending te maken zodat naar de toekomst
een uitbreiding van het aantal verplichte nomenclatuuronderwerpen makkelijk te integreren is.
B.
Wijzigingen ten opzichte van de vorige brochure.
Niet van toepassing
C.
Zendingen : wanneer en hoe
Op geregelde tijdstippen moeten CLB’s zendingen naar het departement sturen. Dit gebeurt 3 keer per
jaar: in december – maart – juli.
De CLB’s worden steeds door de administraties van het departement op de hoogte gehouden van de
tijdstippen waarop welke zendingen moeten ingestuurd worden.
De CLB’s voorzien een elektronisch registratiesysteem waarin ze de zendingen rechtstreeks kunnen
aanmaken. Het lokale registratiesysteem dient daartoe een interface-module te bevatten die het
gevraagde bestand kan aanmaken.
Hoe verstuurt het CLB het beleidsinformatiebestand naar het departement Onderwijs?
- via WebEDISON (Electronisch Doorgeven van Informatie tussen de Scholen en het Onderwijsdepartement). Alle CLB’s zijn reeds uitgerust met EDISON voor het doorzenden van informatie mbt
Electronisch personeelsdossier (EPD).
D.
Verloop van de verwerking
Op de door het departement bepaalde tijdstippen moeten de CLB een zending (beleidsinformatie) naar
het departement sturen. Het verloop van de verwerking van de zending is als volgt :
1. Verzenden van de zending
Het CLB stuurt zijn bestand in via EDISON.
Voor het versturen van het bestand via EDISON, verwijzen we naar de volgende brochures :
- Gebruikershandleiding Edison : bijlage 2 bij de BOEG
- Project Edison : functionele beschrijving van het communicatiemodel - "recordstructuur van de
buitenste schillen"
- Project Edison : opbouw van de terugzending
en naar de website van EDISON : http://www.ond.vlaanderen.be/edison
Een softwareleverancier kan, na telefonische afspraak met het Creonbeheerteam, steeds een
testzending doen (veld ‘testindicator’ = “T” in de zendingheader) om een testbericht te kunnen doorgeven
ter controle, zonder dat deze gegevens in productie worden verwerkt. Een testzending resulteert nooit in
een terugzending. Het resultaat kan achteraf telefonisch bij het Creonbeheerteam opgevraagd worden.
6
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
2. Ontvangstbevestiging van het departement
Na het versturen van een zending via Edison ontvangt het CLB dezelfde dag een ontvangstbevestiging
in haar postbus, waarin wordt meegedeeld of het bestand goed is toegekomen. Het CLB dient zelf na te
gaan of ze dit ontvangstbericht ontvangen hebben.
3. Controle en verwerking van de zending
Na het insturen van de zending, worden de gegevens op het departement automatisch gecontroleerd
naar vorm en naar inhoud. Afhankelijk van het resultaat van deze controle wordt een bericht naar het CLB
gestuurd met een beschrijving van de gedetecteerde anomalieën. Dit kunnen zowel afwijkingen zijn ten
opzichte van de in deze brochure gespecificeerde interface, als onvolledige of onjuiste gegevens. Het
CLB dient het foutieve bestand zo snel mogelijk te corrigeren en opnieuw naar het departement te sturen.
Elk bericht wordt eerst naar structuur gecontroleerd. Pas als dit foutloos is, wordt de inhoud
gecontroleerd; bevat het bericht fouten tegen de structuur (posities, syntaxis op numerieke en
datumvelden, …) dan wordt NIET verder gecontroleerd op inhoud, maar wordt enkel een bericht met de
fouten tegen de structuur teruggestuurd, m.a.w. enkel de structureel correcte berichten worden naar
inhoud gecontroleerd. Dit heeft tot gevolg dat een structureel foute zending, die een foutenrapport heeft
opgeleverd, na de verbetering van alle vermelde fouten, toch opnieuw geweigerd wordt wegens
inhoudelijke fouten.
De controle en verwerking van de zending gebeurt meestal ’s nachts, en is tegen de volgende ochtend
verwerkt.
Indien de gegevens als correct beschouwd worden, worden ze opgeslagen in onze databanken voor
verdere verwerking.
4. Terugzendingen
Een zending bestaat steeds uit een of meer berichten. De berichten worden onafhankelijk van elkaar
verwerkt en; het is dus mogelijk dat er in eenzelfde zending zowel foutloze berichten als berichten met
fouten zitten. Bij berichten van het type fotoprincipe, zal, indien het bericht correct is, alle records worden
opgeladen in de creon databank. Indien het bericht fout is, zullen geen records opgeladen worden in de
creon databank. Bij berichten van het type granulaire verwerking, zullen alle correcte records van het
bericht opgeladen worden in de creon databank. De records met fatale fouten worden niet opgeladen in
de creon databank. Het CLB wordt steeds door middel van terugzendingen op de hoogte gebracht van
het resultaat van de verwerking van de opgestuurde gegevens. Deze terugzendingen worden de
volgende dag in de postbus van het CLB ter beschikking gesteld, en dienen dus ‘opgehaald’ te worden.
Deze terugzending is een gestructureerde terugzending, dit wil zeggen dat de zending ‘gecodeerd’ werd.
Deze terugzending moet door de CLB’s in de postbus worden opgehaald; het is de taak van de
softwareleverancier om deze opgehaalde gegevens te verwerken tot een leesbaar gegeven
(bestand, scherm of print).
Na verwerking van de zending zijn volgende terugzendingen mogelijk :
-
de zending is niet correct 
de zending bevat fatale fouten (fouten tegen de lengte, tegen de berichtenstructuur, tegen het
instellingsnummer, …). De zending werd NIET verwerkt, en u dient de HELE ZENDING, MET ALLE
BERICHTEN opnieuw aan te maken en te versturen;
-
de zending is correct 
de mainframe controleert alle berichten van de zending, met, per bericht, volgende mogelijke
resultaten :
-
het bericht is correct 
Het CLB krijgt als terugzending de melding dat het bericht correct is;
-
het bericht is correct, maar er worden waarschuwingen gegenereerd 
de zending bevat gegevens die mogelijk fout zouden kunnen zijn. Het CLB krijgt daarom een
terugzending met de melding ‘Bestand is correct verwerkt, maar gelieve volgende opmerkingen
7
!
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
te verbeteren : ‘, gevolgd door de mogelijke fouten. Het CLB dient deze gegevens na te kijken,
en slechts te reageren indien de gegevens werkelijk fout blijken; indien de gegevens juist
werden doorgegeven, dient het CLB niets te doen;
-
het bericht is niet correct 
Het CLB krijgt een terugzending met de melding ‘Bestand is niet verwerkt; gelieve volgende
opmerkingen te verbeteren : ‘, gevolgd door de fouten. Het CLB dient de fouten zo snel mogelijk
te verbeteren en een nieuwe zending met het foute bericht op te sturen. De berichten die in
dezelfde zending correct werden verwerkt, moeten niet meer opnieuw worden ingestuurd!
*************************************************************************************************************************
(*) Overal waar sprake is van “een terugzending” via EDISON wordt enkel een gestructureerde zending,
voorzien. Voor de gestructureerde (=gecodeerde, om gelezen en verwerkt te worden door de software
van de ontwikkelaar) wordt verwezen naar de documentatie van Edison over de structuur en
verwerking van terugzendingen.
*************************************************************************************************************************
8
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
5. Behandeling van correcties
BELANGRIJK
Indien de ZENDING niet kan worden verwerkt, moet de HELE
VERBETERDE ZENDING, MET ALLE BERICHTEN opnieuw worden
opgestuurd.
Bij het granulair verwerken van de berichten, moet bij het insturen van een verbeterd bericht STEEDS
ALLE GEGEVENS van het eerste bericht in het verbeterde bericht worden opgenomen (alle velden van
het record moeten opnieuw ingevuld worden), omdat bij een fout het volledige bericht wordt verworpen.
De CLB’s moeten voorzien dat elke nieuwe registratie (insert) van een CLB-activiteit (cliënt-nomenclatuurfunctie) via de unieke sleutel opgelegd door het departement Onderwijs & Vorming
(recordnummer/transactienummer) wordt opgeslagen in het lokaal softwaresysteem. Deze unieke sleutel
is noodzakelijk om fouten in het record te kunnen terugkoppelen naar het CLB voor oa
feedbackrapporten, om updates op records uit te voeren, ….. De unieke sleutel omvat:
nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
instellingsnummer CLB
Datum van creatie
Uur van creatie (uu:mm:ss)
Uniek leerlingennummer
Rijksregisternummer/bisnummer
Instellingsnummer school
Functie (code)
Nota:
 indien het een CLB registratie voor de cliënt leerling betreft, zal afhankelijk van de nomenclatuur
ofwel het uniek leerlingennummer opgevuld ofwel het rijksregisternummer/bisnummer opgevuld zijn.
Dit wordt aangegeven in de nomenclatuurfiche. Maar één van beiden moet ingevuld zijn.
 Indien het een CLB registratie voor de cliënt school betreft, zullen de velden uniek leerlingennummer
en rijksregisternummer/bisnummer leeg zijn. Het instellingsnummer van de school moet verplicht
ingevuld zijn.
 Updates op bestaande registraties, blijven hun oorspronkelijke unieke sleutel behouden, dwz dat
datum creatie en uur van creatie NOOIT meer gewijzigd mag worden eens de registratie gebeurd is.
Het CLB kan in hun lokaal softwaresysteem eventueel een wijzigingsdatum voorzien.
Elk geregistreerde CLB-activiteit wordt via een beleidsinformatierecord meegeven in de zending. Dit
beleidsinformatierecord bevat per CLB-registratie (per cliënt-nomenclatuur-functie) alle attributen die
gedefinieerd zijn op de nomenclatuurfiche: algemene attributen, indicatieve of schoolgebonden attributen
en de specifieke attributen.
Een zending kan bestaan uit 1 of meerdere berichten. De berichten geven via de soort gebeurteniscode
aan op welke manier de gegevens in de creon databank verwerkt moeten worden. Globaal hebben we 2
principes:
granulair verwerken van de beleidsinformatie dwz dat het bericht uit meerdere
beleidsinformatierecords bestaat die elke een nomenclatuurregistratie voorstellen. De juiste
beleidsinformatierecords naar inhoud en structuur worden verwerkt in de creon databank, de niet
juiste beleidsinformatierecords worden niet verwerkt en worden teruggekoppeld met de CLB’s via
een feedbackbericht. De CLB’s moeten deze registratie opnieuw doorzenden ahv dezelfde
unieke sleutel.
o Met granulair verwerken bedoelt men:
o Toevoegen: indien de unieke sleutel van de registratie nog niet bestaat in de
creon databank, wordt de registratie toegevoegd aan de creon databank
o Updaten: indien de unieke sleutel van de registratie reeds bestaat in de
creon databank, wordt de registratie geupdate in de creon databank (via
schrapping en toevoeging van het record)
o Er wordt een berichttype voorzien voor het granulair verwerken van de beleidsinformatie
9

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
o
Er wordt een berichttype voorzien voor het granulair schrappen van een
beleidsinformatierecord
het fotoprincipe dwz dat het bericht bestaat uit een registratierecord gevolgd door de
beleidsinformatierecords. Het registratierecord geeft aan welke voorgaande zending van
beleidsinformatie van het CLB volledig verwijderd mag worden in de creon databank. De
beleidsinformatierecords die volgen op het registratierecord, zijn de nieuwe
beleidsinformatierecords die verwerkt mogen worden in de creon databank ter vervanging van de
verwijderde beleidsinformatierecords.
Binnen 1 bericht kunnen zowel beleidsinformatierecords voor cliënt school als voor cliënt leerling
voorkomen.
Het departement Onderwijs & Vorming zal iedere CLB-activiteit opslagen in de creon databank via de
unieke sleutel en zal bij iedere registratie ook het referentienummer van de zending van het CLB opslaan
zodat het fotoprincipe gehanteerd kan worden.
Bij het ontvangen van de berichten wordt er enkel een controle uitgevoerd of de datum van de
geregistreerde CLB activiteit (“datum van het gegeven” in de nomenclatuurfiche) ligt in het schooljaar
aangegeven in de berichtheader.
10
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
II. ALGEMEEN GEDEELTE
Dit luik bevat alle informatie die nodig is om een interface te ontwikkelen tussen de
toepassing voor gegevensbeheer die een CLB gebruikt en de databank van het
departement, en bevat de structuur en de inhoud van de basisstructuur van de
zending.
11
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Gegevensbeschrijvingen
Het tweede deel van deze technische handleiding bevat een gedetailleerde beschrijving van de gegevens
die het departement wenst te ontvangen. Eerst wordt de structuur van de gegevens beschreven, daarna
wordt de inhoud van de basisstructuur toegelicht.
A. Structuur
1. Formaat van de gegevens
Toegelaten karakters :
De codetabel die op het Departement Onderwijs gebruikt wordt is Code Page 500. Deze Code
Page ondersteunt de meeste karakters van de Code Page 850. Hieronder is een tabel afgedrukt
met de karakters en hun ASCII-waarden uit de Code Page 850. Enkel deze tekens mogen aan
het Departement Onderwijs doorgestuurd worden.
De lijst met toegelaten tekens :
32 b
33 !
34 "
35 #
36 $
37 %
38 &
39 '
40 (
41 )
42 *
43 +
44 ,
45 46 .
47 /
48 0
49 1
50 2
51 3
52 4
53 5
54 6
55 7
56 8
57 9
58 :
59 ;
60 <
61 =
62 >
63 ?
64 @
65 A
66 B
67 C
68 D
69 E
70 F
71 G
72 H
73 I
74 J
75 K
76 L
77 M
78 N
79 O
80 P
81 Q
82 R
83 S
84 T
85 U
86 V
87 W
88 X
89 Y
90 Z
91 [
92 \
93 ]
94 ^
95 _
96 `
97 a
98 b
99 c
100 d
101 e
102 f
103 g
104 h
105 i
106 j
107 k
108 l
109 m
110 n
111 o
112 p
113 q
114 r
115 s
116 t
117 u
118 v
119 w
120 x
121 y
122 z
123 {
124 |
125 }
126 ~
128 Ç
129 ü
130 é
131 â
132 ä
133 à
134 å
135 ç
136 ê
137 ë
138 è
139 ï
140 î
141 ì
142 Ä
143 Å
144 É
145 æ
146 Æ
147 ô
148 ö
149 ò
150 û
151 ù
152 _
153 Ö
154 Ü
155 ø
156 £
157 Ø
160 á
161 í
162 ó
(b = spatie)
12
163 ú
164 ñ
165 Ñ
166 ª
167 º
168 ¿
173 ¡
174 «
175 »
181 Á
182 Â
183 À
189 ¢
198 ã
199 Ã
208 ð
209 Ð
210 Ê
211 Ë
212 È
214 Í
215 Î
216 Ï
221 |
222 Ì
224 Ó
225 ß
226 Ô
227 Ò
228 õ
229 Õ
230 µ
231 þ
232 Þ
233 Ú
234 Û
235 Ù
236 ý
237 Ý
238 239 ´
240 241 ±
244 ¶
245 §
246 ÷
247 ¸
248 °
249 ¨
251 ¹
252 ³
253 ²
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Mogelijke velden
i) datum :
-
wordt voorgesteld door 10 tekens : DD.MM.JJJJ
voorbeeld : "01.02.1997"
indien het veld "niet ingevuld" wordt, moeten als opvultekens nullen ("00.00.0000")
gebruikt worden.
-
rechts-gepositioneerd, vooraan opgevuld met nullen
voorbeeld : (4 posities) : "0003"
indien het veld "niet ingevuld" wordt, moeten als opvultekens nullen gebruikt
worden.
ii) numeriek :
iii) numeriek getekend :
- rechts-gepositioneerd, vooraan opgevuld met nullen, behalve de eerste positie
voor negatieve waarden : deze is een minteken "-"
- voorbeeld : (5 posities) : "-0003"
- indien het veld "niet ingevuld" wordt, moeten als opvultekens nullen gebruikt
worden.
iv) alfa-numeriek :
- links-gepositioneerd, achteraan opgevuld met spaties
- voorbeeld : (10 posities) : "JANbbbbbbb"
("b" = spatie)
- indien het veld "niet ingevuld" wordt, moeten als opvultekens spaties (blanco's)
gebruikt worden, tenzij anders vermeld.
v) tijd :
-
layout : HH :MM :SS in het 24-uren stelsel
laagste waarde : 00 :00 :00 (middernacht)
hoogste waarde : 23 :59 :59
-
rechts-gepositioneerd, vooraan opgevuld met nullen, een punt als decimaalteken;
notatie van de lengte : aantal cijfers voor de komma, een punt en aantal cijfers na
de komma. Bij 7 posities tot 2 na de komma staat : “lengte : 7 (4.2)”;
voorbeeld : 7 posities, tot 2 na de komma : “0003.50”;
indien het veld "niet ingevuld" wordt, moeten als opvultekens nullen gebruikt
worden.
vi) decimaal :
-
13
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
2. Inhoud van de zending
Iedere zending bestaat uit één bestand. Het bestand bevat enkel gegevens van één CLB. Iedere
zending bevat één of meer berichten.
3. Recordstructuur van een bestand
Een bestand is een opeenvolging van records. Een record bestaat uit ASCII-tekens. De lengte van een
record is steeds 210 tekens.1
Behalve het eerste record (zending-header), bestaat elk record uit :
- een recordtype, dat bepaalt om welk soort record het gaat;
- een versienummer;
- een volgnummer, dat bepaalt om het hoeveelste record van dit type binnen het bericht het gaat.
Er zijn 4 soorten records :
-
zending-header : het eerste record van het bestand is het zending-header record.
Dit record heeft geen recordtype.
-
bericht-header : staat bovenaan elke logische groep van datarecords en bevat informatie over de
onderliggende datarecords. Dit record heeft altijd het recordtype 0005.
-
bericht-einde : staat achteraan elke groep van datarecords en sluit het bericht af. Dit record heeft
altijd het recordtype 9995.
-
datarecords : Deze records bevatten de gegevens die het departement wenst te ontvangen.
Voor de structuur en de inhoud van deze vier soorten records geldt het volgende :
-
-
de structuur van de zendingheader, de berichtheader en het eindebericht worden behandeld in deze
brochure;
de inhoud van de zendingheader en het eindebericht worden behandeld in deze brochure;
de inhoud van de berichtheader wordt behandeld in deze brochure. Het soort gebeurtenis in de
berichtheader geeft aan welke actie ondernomen moet worden met de beleidsinformatiegegevens die
opgestuurd worden: schrappen, updaten (granulaire verwerking) of gans verwijderen en weer
aanmaken (het fotoprincipe)
de structuur en de inhoud van het datarecord wordt behandeld in deze brochure:
Het datarecord kan 2 mogelijke recordtypes bevatten :
-
2 recordtypes voor de melding van beleidsinformatie per cliënt.
De volgende recordtypes worden gebruikt:
voor de beleidsinformatie per cliënt:
beleidsinformatie inzake leerlingen
beleidsinformatie inzake scholen
de indicatieve, schoolgebonden attributen en specifieke attributen worden
opgenomen als attributen van de nomenclatuurregistratie (registratie
gebeurt altijd vanuit cliënt-nomenclatuur-functie)
Per nomenclatuuronderwerp dat geregistreerd werd voor de cliënt zal een
record aangemaakt worden. Indien er veel verplichte attributen te
registreren zijn (indien het record langer wordt dan 210 karakters), zullen
0151
0152
1
Optioneel mogen de karakters Carriage Return (ASCII-code 13) en Line Feed (ASCII-code 10), aan het
bestand toegevoegd worden. Dit kan enerzijds het aanmaken van het bestand vanuit bepaalde pakketten vereenvoudigen en anderzijds de leesbaarheid van het bestand verbeteren. Als eerste verwerkingsoperatie worden deze
karakters uit het bestand verwijderd. De structuur van het bestand na de verwijdering van deze karakters moet aan
de verdere specificaties voldoen. Indien bv. aan ieder record de combinatie CR/LF wordt toegevoegd, dan moeten
alle records 212 karakters lang zijn. Bovendien moeten alle records op gelijke wijze worden afgesloten : ofwel alle
zonder extra karakter, ofwel alle met CR/LF.
14
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
meerdere records nodig zijn om de beleidsinformatie door te zenden naar
het departement Onderwijs & Vorming.
In geval meerdere records nodig zijn voor 1 registratie: de unieke sleutel
van de registratie gevolgd door een intern volgnummer van de registratie
geven de indicatie dat de meerdere records over eenzelfde
nomenclatuurregistratie gaan.
Deze records worden per cliënt altijd samen en na elkaar ingestuurd, zodat
er eigenlijk 1 record ontstaat van x keer 210 tekens (x = aantal records).
Schematisch kan een zending met als
(gebeurteniscode 19101 er als volgt uitzien:
berichttype
granulaire
verwerking
beleidsinformatie
123456
0005
03
000001
Berichtheader granulaire beleidsinformatie
0151
01
000001
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
0152
01
000002
beleidsinformatierecord cliënt school
0151
01
000003
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
0151
01
000004
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
9995
03
000001
Berichteinde informatie van 1ste bericht
0005
03
000002
Berichtheader granulair schrappen van berichten
0151
02
000001
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
9995
03
000002
Berichteinde informatie van 2dee bericht
Schematisch ziet een zending met als berichttype fotoprincipe beleidsinformatie (gebeurteniscode
19102), updaten beleidsinformatie (een voorgaande zending wordt volledig verwijderd en vervangen door
een nieuwe zending) er als volgt uit:
123456
0005
03
000001
Berichtheader fotoprincipe beleidsinformatie, MET
vervanging vorige zending (=updaten beleidsinformatie)
0153
01
000001
Referentierecord zending
0152
01
000002
beleidsinformatierecord cliënt school
0151
02
000003
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
0151
01
000004
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
…
…
…
…
9995
03
000001
Berichteinde informatie van 1ste bericht
15
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Schematisch ziet een zending met als berichttype fotoprincipe beleidsinformatie, (gebeurteniscode
19102), toevoegen beleidsinformatie via fotoprincipe, (een nieuwe zending wordt toegevoegd) er als volgt
uit:
123456
0005
03
000001
Berichtheader fotoprincipe beleidsinformatie, ZONDER
vervanging vorige zending (toevoegen beleidsinformatie)
0152
01
000001
beleidsinformatierecord cliënt school
0151
02
000002
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
0151
01
000003
Beleidsinformatierecord cliënt leerling
…
…
…
…
9995
03
000001
Berichteinde informatie van 1ste bericht
Algemene opmerking
Ieder berichtrecord of datarecord bestaat uit een aantal velden, en ieder veld neemt een aantal
tekens in beslag. De velden in een record zijn afhankelijk van het type. Er zijn geen scheidingstekens tussen de velden in een record, noch tussen de records onderling (de Carriage
Return en Line Feed worden door de controleprogramma's weggewerkt).
Belangrijke opmerkingen:
elk type bericht kan bestaan uit meerdere beleidsinformatierecords die elke een CLBregistratie weerspiegelen. De datarecords worden uniek geïdentificeerd door de unieke
sleutel van de registratie en een volgnummer.
nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
instellingsnummer CLB
cliënt
Datum van creatie
Uur van creatie (uu:mm:ss)
Uniek leerlingennummer
Rijksregisternummer/bisnummer
Instellingsnummer school
Functie
Volgnummer
Nota:
indien het een CLB registratie voor de cliënt leerling betreft, zal afhankelijk van
de nomenclatuur ofwel het uniek leerlingennummer opgevuld ofwel het
rijksregisternummer/bisnummer opgevuld zijn. Dit wordt aangegeven in de
nomenclatuurfiche. Maar één van beiden moet ingevuld zijn.
Indien het een CLB registratie voor de cliënt school betreft, zullen de velden
uniek leerlingennummer en rijksregisternummer/bisnummer leeg zijn. Het
instellingsnummer van de school moet verplicht ingevuld zijn.
Het volgnummer is van belang indien een nomenclatuurregistratie meer dan 1
record beslaat. Alle records hebben dezelfde unieke sleutel van de registratie en
het volgnummer geeft het aantal records weer van eenzelfde registratie.
De uniek sleutel binnen het CLB registratiesysteem en de creon databank is:
nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
instellingsnummer CLB
cliënt
Datum van creatie
Uur van creatie (uu:mm:ss)
Uniek leerlingennummer
Rijksregisternummer/bisnummer
Instellingsnummer school
Functie
BELANGRIJK: de datum van creatie en uur van creatie mogen NOOIT meer gewijzigd
worden na de eerste regsitratie!
16

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
-
-
Het beleidsinformatierecord bevat de gegevens van één cliënt, en bevat alle attributen
die gedefinieerd zijn op de fiche
Algemene attributen
Indicatieve attributen, indien van toepassing (cliënt is leerling)
Schoolgebonden attributen, indien van toepassing (cliënt is school)
Specifieke attributen voor cliënt leerling, indien van toepassing
Specifieke attributen voor cliënt school, indien van toepassing
Het recordvolgnummer begint steeds bij 000001 in elk bericht.
Een zending kan 1 of meer berichten bevatten
IN HET BELEIDSINFORMATIERECORD MOET STEEDS DE UNIEKE SLEUTEL EN HET
INTERN VOLGNUMMER VERMELD WORDEN
17
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
B. Inhoud van de records
1. Algemeen overzicht
Op de volgende pagina’s volgt een overzicht en beschrijving van
de zending-header, de bericht-header en het bericht-einde
het datarecord, welke bestaat uit het identificatierecord en het beleidsinformatierecord
18
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
III. BESCHRIJVING ZENDINGHEADER, BERICHTHEADER
EN EINDE-BERICHTRECORD
Uitgebreide beschrijving van de recordtypes
Voor ieder veld van ieder record volgt nu een uitgebreide beschrijving. Deze beschrijving bevat
telkens vijf rubrieken.
-
De eerste rubriek bevat het recordtype en het veldnummer, de naam van het recordtype en
de naam van het veld.
-
De volgende rubriek bevat een algemene beschrijving van het veld.
-
De derde rubriek definieert het formaat van het veld.
-
De vierde rubriek, "restricties" geeft de semantische regels weer waaraan de waarden van
dat veld moeten voldoen. Bij het schrijven van programmatuur voor het aanmaken van het
beleidsinformatiebestand dienen deze restricties ook geïmplementeerd te worden. Indien er
bij de controle van de bestanden inbreuken tegen deze specificaties worden vastgesteld,
dan worden deze aangegeven als tekortkomingen aan de software.
-
"Aanwezigheid" duidt aan onder welke voorwaarden het veld moet ingevuld zijn.
Bij de controle kan de zending resulteren in een aantal fouten. Wat het niveau van de foutcodes
betreft, zijn volgende waarden mogelijk :
1 : fatale fouten
2 : logische fouten
3 : waarschuwingen, het opladen wordt niet verhinderd
Fouten tegen de structuur van de zending zijn bijvoorbeeld :
- 3110002 : bericht-einde ontbreekt
- 3110003 : datarecord zonder bericht-header
- 3110004 : bericht-einde zonder bericht-header
- 3110017 : bericht bevat geen datarecords
Fouten tegen de syntax of de inhoud van de velden worden hier niet vermeld, maar worden
opgenomen in een aparte brochure.
19
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
record zending-header
zending-header
Nr
Pos
Veldtype
Omschrijving
1
2
3
4
5
6
20
5
1
178
numeriek
alfanumeriek
numeriek
alfanumeriek
alfanumeriek
Instellingsnummer CLB
Referentienummer van de zending
Gebruikte Codepage
Testindicator
Opvullen met blanco's
"zending-header" 01 : CLB INSTELLINGSNUMMER
Nummer van de instelling waarop de gegevens in de zending betrekking hebben. Het betreft het
CLB instellingsnummer.
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
- geldig instellingsnummer dat door het departement Onderwijs & Vorming aangeleverd werd
(gepubliceerd op de website van het departement Onderwijs & Vorming)
Aanwezigheid : VERPLICHT
"zending-header" 02 : REFERENTIENUMMER VAN DE ZENDING
-
Het referentienummer wordt gebruikt om verschillende zendingen van eenzelfde instelling te onderscheiden.
-
Het referentienummer wordt gebruikt in een eventueel foutenrapport voor de ontvangen zending of
om de ontvangst van de zending te bevestigen.
-
Het referentienummer wordt gebruikt om aan te geven welke beleidsinformatie uit de creon
databank verwijderd mag worden indien het CLB beleidsinformatie via het fotoprincipe doorstuurt
naar het departement Onderwijs & Vorming.
Lengte : 20 posities
Type : ALFANUMERIEK
Restricties :
- Het referentienummer moet uniek zijn over de verschillende zendingen voor eenzelfde instelling.
(De combinatie : instellingsnummer & referentienummer moet volkomen uniek zijn.)
20
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Aanwezigheid : VERPLICHT
"zending-header" 03 : GEBRUIKTE CODEPAGE
Nummer van de Codepage die gebruikt wordt door de CLB-applicaties. Dit veld is enkel van
toepassing voor de EDISON-zendingen.
Lengte : 5 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
- geldig Codepagenummer
Aanwezigheid :
VERPLICHT
"zending-header" 04 : TESTINDICATOR
Aanduiding of het om een testzending, dan wel een gewone zending gaat. De gegevens van een
testzending zullen nooit gebruikt worden om beleidsinformatie op te slaan in de creon databank.
Lengte : 1 positie
Type : ALFANUMERIEK
Restricties :
- "N" : normale zending
- “T” : testzending
Aanwezigheid : VERPLICHT
21
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
record-type 0005 : "bericht-header"
0005 bericht-header
Versie 3
Gebruikt vanaf 01.09.2008
Nr
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
pos
4
2
6
5
6
5
3
10
7
30
15
30
10
8
69
Veldtype
numeriek
numeriek
numeriek
numeriek
numeriek
alfanumeriek
numeriek
datum
alfanumeriek
alfanumeriek
alfanumeriek
alfanumeriek
datum
tijd
alfanumeriek
Omschrijving
recordtype
versienummer
volgnummer bericht
soort gebeurtenis
CLB instellingsnummer
niet van toepassing = blanco
hoofdstructuur
datum begin schooljaar
bestemming
naam contactpersoon
telefoonnummer contactpersoon
naam van de software
datum creatie
tijd creatie
opvullen met blanco's
22
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
0005-01 bericht-header : RECORDTYPE
Dit veld identificeert het type record.
Lengte : 4 posities
Type : NUMERIEK
Restricties : Toegelaten waarde : "0005" voor bericht-header
Aanwezigheid : VERPLICHT
0005-02 bericht-header : VERSIENUMMER
Dit veld duidt aan welke versie van het recordtype gebruikt wordt.
Lengte : 2 posities
Type : NUMERIEK
Restricties : "03”
Aanwezigheid : VERPLICHT
0005-03 bericht-header : VOLGNUMMER BERICHT
Uniek volgnummer van het bericht binnen de zending.
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties : het eerste bericht heeft het volgnummer "000001"
Aanwezigheid : VERPLICHT
23
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
0005-04 bericht-header : SOORT GEBEURTENIS
Dit veld identificeert de soort gebeurtenis : dit is het soort gegevens dat doorgestuurd wordt.
Voorbeelden hiervan zijn : granulaire beleidsinformatie, fotoprincipe beleidsinformatie, schrappen
van granulaire beleidsinformatie
De soort gebeurtenis geeft een indicatie van hoe de gegevens op de creon databank verwerkt
zullen worden.
Granulaire beleidsinformatie: de berichten worden ingelezen, de correcte records worden
aanvaard, de verkeerde records worden geweigerd en worden teruggekoppeld naar de
CLB’s via een feedbackbericht. Bestaande registraties kunnen via dit type bericht
geupdate worden (records worden verwijderd en opnieuw ingelezen), nieuwe registraties
worden toegevoegd aan de creon databank.
Fotoprincipe beleidsinformatie: er zijn 3 mogelijkheden:
o Ofwel betreft het een schrapping: er wordt meegegeven welke
beleidsinformatierecords van een bepaalde zending in de creon databank
geschrapt mogen worden.
o Ofwel betreft het een update. Er wordt meegegeven welke
beleidsinformatierecords van een bepaalde zending in de creon databank
geschrapt mogen worden. De beleidsinformatierecords in het nieuwe bericht zullen
de beleidsinformatierecords van de aangegeven zending vervangen.
o Ofwel betreft het een toevoeging. Alle beleidsinformatierecords van het bericht
worden opgeslagen in de creon databank.
Granulair schrappen van beleidsinformatie: in dit bericht worden de registraties
aangegeven die verwijderd moeten worden ahv unieke sleutel:
nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
instellingsnummer CLB
cliënt
Datum van creatie
Uur van creatie (uu:mm:ss)
Uniek leerlingennummer
Rijksregisternummer/bisnummer
Instellingsnummer school
Functie
Lengte : 5 posities
Type : NUMERIEK
Restricties : moet een geldige waarde zijn.
"19101" :
“19102” :
“19103”:
melding van granulaire beleidsinformatie
melding van fotoprincipe beleidsinformatie
granulair schrappen van beleidsinformatie
Aanwezigheid : VERPLICHT
0005-05 Bericht-header : CLB INSTELLINGSNUMMER
Nummer van de instelling waarop de gegevens in de zending betrekking hebben. Het CLB
instellingsnummer (hoofdzetel).
24
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
geldig instellingsnummer dat door het departement Onderwijs & Vorming aangeleverd werd
(gepubliceerd op de website van het departement Onderwijs & Vorming)
hetzelfde instellingsnummer CLB als deze vermeld in de zendingheader
Aanwezigheid : VERPLICHT
0005-07 bericht-header : HOOFDSTRUCTUUR
De hoofdstructuur heeft betrekking op de instelling waarover de gegevens in de zending handelen.
CLB’s hebben geen hoofdstructuur. Vandaar wordt een default waarde ingevuld, zijnde 000
Lengte : 3 posities
Type : NUMERIEK
Toegelaten waarden:
“000”
Aanwezigheid : VERPLICHT
0005-08 bericht-header : DATUM BEGIN SCHOOLJAAR
De datum van het begin van het schooljaar, zijnde 1 september van het lopende schooljaar
(01/09/XXXX)
Lengte : 10 posities
Type : DATUM
Restricties :
01/09/XXXX, waarbij xxxx het beginjaar is van het lopende schooljaar
Bijvoorbeeld schooljaar 2008-2009 => 2008
Aanwezigheid : VERPLICHT
25
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
0005-09 bericht-header : BESTEMMING
Dit veld identificeert de dienst op het departement Onderwijs waarvoor de zending bedoeld is.
Lengte : 7 posities
Type : ALFANUMERIEK
Restricties :
-
toegelaten waarde : "CREON "
Aanwezigheid : VERPLICHT
0005-10 bericht-header : NAAM CONTACTPERSOON
In dit veld kan de naam opgeslagen worden van de persoon die in het CLB instaat voor het
aanmaken van de zendingen. Dit moet het departement toelaten om, in geval van problemen,
contact op te nemen met de betrokken persoon die op de hoogte is van de aanmaak van de
zending
Lengte : 30 posities
Type : ALFANUMERIEK
Aanwezigheid : OPTIONEEL
0005-11 bericht-header : TELEFOONNUMMER CONTACTPERSOON
In dit veld kan het telefoonnummer opgeslagen worden van de persoon die in het CLB instaat voor
het aanmaken van de zending.
Lengte : 15 posities
Type : ALFANUMERIEK
Aanwezigheid : OPTIONEEL
0005-12 bericht-header : NAAM VAN DE SOFTWARE
26
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Dit veld laat toe om een identificatie van de gebruikte software in te vullen. Indien het gaat om een
pakket voor CLB administratie kan de naam van het pakket en/of de naam van het softwarehuis
gebruikt worden, samen met de versie en de releasenummers van de software. Indien de zending
door eigen programmatuur aangemaakt werd, dan kan de naam van de programmeur of de
verantwoordelijke gebruikt worden..
Lengte : 30 posities
Type : ALFANUMERIEK
Restricties : geen
Aanwezigheid : OPTIONEEL
0005-13 bericht-header : DATUM CREATIE
Dit veld bevat de datum waarop het bestand werd samengesteld.
Lengte : 10 posities
Type : DATUM
Restricties : - moet vallen voor de datum waarop de zending op het departement verwerkt wordt
Aanwezigheid : VERPLICHT
0005-14 bericht-header : TIJD CREATIE
Dit veld bevat het tijdstip waarop het bestand werd samengesteld.
Lengte : 8 posities
Type : TIJD
Restricties : geen
Aanwezigheid : VERPLICHT
27
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
recordtype 9995 : "bericht-einde"
9995 bericht-einde
Versie 3
Gebruikt vanaf
01.09.2008
Nr
pos
Veldtype
Omschrijving
1
2
3
4
4
2
6
198
numeriek
numeriek
numeriek
alfanumeriek
Recordtype
Versienummer
volgnummer bericht
opvullen met blanco's
9995-01 bericht-einde : RECORDTYPE
Dit veld identificeert het type record.
Lengte : 4 posities
Type : NUMERIEK
Restricties : Toegelaten waarde : "9995" voor bericht-einde
Aanwezigheid : VERPLICHT
9995-02 bericht-einde : VERSIENUMMER
Dit veld duidt aan welke versie van het recordtype gebruikt wordt.
Lengte : 2 posities
Type : NUMERIEK
Restricties : "03"
Aanwezigheid : VERPLICHT
9995-03 bericht-einde : VOLGNUMMER BERICHT
Uniek volgnummer van het bericht binnen de zending.
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties : het eerste bericht heeft het volgnummer "000001"
Aanwezigheid : VERPLICHT
28
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
IV. BESCHRIJVING VAN HET DATARECORD
‘Het datarecord’ bestaat – afhankelijk van de soort gebeurtenis- uit 1 of 2 recordtypes
Het referentierecordtype: dit recordtype kan enkel gebruikt worden bij de gebeurtenis “19102:
fotoprincipe beleidsinformatie” en bevat het referentienummer van een voorgaande zending van
het CLB dat verwijderd mag worden uit de creon databank. Dit recordtype is optioneel: enkel
indien er een voorgaande zending verwijderd moet worden, wordt het referentierecord ingevuld.
Referentierecord
0153
Het beleidsinformatierecordtype: het beleidsinformatierecord bevat de ganse CLB-activiteit
registratie (gedefinieerd via nomenclatuuronderwerpen en hun attributen) en wordt gebruikt bij
alle soorten gebeurtenissen:
Bij “19101: granulair beleidsinformatie”
Bij “19102: fotoprincipe beleidsinformatie”
Bij “19103: granulair schrappen van berichten”
Met ganse CLB-activiteit bedoelt men dat alle attributen in het beleidsinformatierecord
beschreven worden: zowel de algemene attributen als de indicatieve of schoolgebonden als de
specifieke attributen. Indien er veel verplicht te registreren attributen zijn voor de CLB-activiteit
(cliënt-nomenclatuur-functie), zullen meerdere records nodig zijn om de beleidsinformatie door te
zenden naar het Departement Onderwijs & Vorming. In geval meerdere datarecords nodig zijn
voor 1 registratie zullen de records aan elkaar gelinkt kunnen worden door de unieke sleutel van
de registratie en het intern volgnummer (een ander nummer dan het recordvolgnummer).
nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
instellingsnummer CLB
cliënt
Datum van creatie
Uur van creatie (uu:mm:ss)
Uniek leerlingennummer
Rijksregisternummer/bisnummer
Instellingsnummer school
Functie
-
Intern volgnummer
Een CLB-activiteit wordt per cliënt geregistreerd: het betreft een schoolondersteunende
activiteit of een individueel leerlingenactiviteit. Per cliënt wordt een ander recordtype
gebruikt voor de beleidsinformatie.
beleidsinformatie inzake leerlingen
0151
beleidsinformatie inzake scholen
0152
29
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Beschrijving van het referentierecord
Het referentierecord bevat het referentienummer van de zending die, door het toepassen van het fotoprincipe,
mag verwijderd worden uit de creon databank. Het referentierecord wordt al dan niet gevolgd door de
beleidsinformatierecords, die de verwijderde beleidsinformatierecords van de referentiezending, vervangen in
de Creon databank.
Concreet betekent dit dat het referentierecord in het bericht vermeld wordt bij:
1. Updaten van bestaande beleidsinformatie in de creon databank
-
alle beleidsinformatierecords van de referentiezending worden verwijderd uit de creon databank
-
de beleidsinformatierecords die volgen op het referentierecord worden opgeslagen in de creon
databank ter vervanging van de beleidsinformatierecords van de referentiezending
2. schrappen van bestaande beleidsinformatie in de creon databank
-
alle beleidsinformatierecords van de refentiezending worden verwijderd uit de creon databank
153 - referentierecord
Versie 1
Gebruikt vanaf
01.09.2008
Nr
pos
Veldtype
Omschrijving
1
2
3
4
5
4
2
6
20
178
numeriek
numeriek
numeriek
numeriek
alfanumeriek
Recordtype
Versienummer
Recordvolgnummer
Referentienummer te verwijderen zending
Blanco’s
30
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
0153-01 referentierecord : RECORDTYPE
Het type identificeert de referentie van een voorgaande zending van het CLB dat verwijderd mag
worden
Lengte : 4 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
- "0153" voor referentierecord van een voorgaande zending van het CLB dat verwijderd mag
worden uit de creon databank
Aanwezigheid : VERPLICHT
0153-02 referentierecord : VERSIENUMMER
Dit veld duidt aan welke versie van het recordtype gebruikt wordt
Lengte : 2 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
"01" : versienummer van referntierecordtype dat gebruikt wordt vanaf 1 september 2009
Aanwezigheid : VERPLICHT
0153-03 referentierecord : RECORDVOLGNUMMER
Uniek volgnummer van het record in het bericht
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
Moet 1 hoger zijn dan het nummer van het vorig record van het bericht
Aanwezigheid : VERPLICHT
31
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
0153-04 referentierecord : REFERENTIENUMMER ZENDING
Het referentienummer van een zending afkomstig van het CLB dat verwijderd mag worden uit de
creon databank.
Lengte : 20 posities
Type : ALFANUMERIEK
Restricties :
- referentienummer moet bestaan in de creon databank
Aanwezigheid :
- OPTIONEEL, afhankelijk van de actie die je wil doen
o Updaten van beleidsinformatie via het fotoprincipe: VERPLICHT om het
referentienummer van de oude, up te daten (via schrapping) zending mee te geven
o Schrappen van beleidsinformatie via het fotoprincipe: VERPLICHT om het
referentienummer van de oude, te schrappen de zending mee te geven
o Toevoegen van beleidsinformatie via het fotoprincipe: GEEN referentienummer van
een zending meegeven
32
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Beschrijving van het beleidsinformatierecord
o
o
o
o
o
o
o
CLB-activiteiten worden geregistreerd per cliënt. Voorlopig zijn de mogelijke cliënten school en
leerling.
CLB’s maken hun registraties omtrent cliënt leerling op rijksregisternummer of bisnummer.
CLB’s maken hun registraties omtrent cliënt school op het instellingsnummer van de school.
Er zullen enkel communicatiestromen plaatsvinden tussen de overheid en de CLB’s en omgekeerd
indien het rijksregisternummer of bisnummer gekend is. Zolang het rijksregisternummer of
bisnummer niet gekend is, verstuurt of ontvangt het departement geen informatie.
De CLB’s zenden beleidsinformatie door op het versleutelde rijksregisternummer / bisnummer of op
rijksregisternummer/bisnummer afhankelijk van de vereisten gedefinieerd op de nomenclatuurfiche.
Het proces van aanvragen van het versleutelde rijksregisternummer wordt in een later stadium
meegedeeld. Het CLB dient in het lokaal softwaresysteem zowel het rijksregister-/bisnummer op te
slaan alsook het versleutelde rijksregister-/bisnummer (alsook het oude versleutelde
rijksregisternummer of bisnummer (dit komt voor wanneer het bisnummer vervangen wordt door een
rijksregisternummer voor een leerling), cfr brochure ‘aanvraag versleuteld rijksregisternummer’).
CLB’s registreren hun activiteiten en gebruiken de unieke sleutel opgelegd door het departement
Onderwijs & Vorming voor elke registratie: onder registratie verstaat men een registratie per cliëntnomenclatuurcode-functie. De unieke sleutel van de registratie is als volgt samengesteld:
o nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
o client
o instellingsnummer CLB
o Datum van creatie
o Uur van creatie (uu:mm:ss)
o Uniek leerlingennummer
o Rijksregisternummer
o Instellingsnummer school
o Functie
BELANGRIJK: datum en uur van creatie mogen NOOIT meer gewijzigd worden eens de registratie
heeft plaatsgevonden
CLB’s kunnen over meer up-to-date informatie beschikken inzake de cliënt leerling.
o De CLB’s mogen steeds de meest geupdate informatie doorsturen.
Belangrijke opmerking:
In het geval van anonieme beleidsinformatie, kan het departement Onderwijs & Vorming
geen controle uitvoeren op de correctheid van de gegevens, mits er geen link is met de
leerlingengegevens op de instellingendatabank van het departement Onderwijs & Vorming.
In het geval van de identificeerbare beleidsinformatie, dus informatie doorgestuurd op
rijksregisternummer naar het departement Onderwijs & Vorming, zal het departement de
persoonsgebonden informatie van de CLB’s niet updaten in de instellingendatabank van het
departement Onderwijs & Vorming. Men gaat de gegevens wel opslaan op de creon
databank.
o CLB’s dienen de informatie doorgestuurd door het departement Onderwijs & Vorming steeds
af te toetsen aan eigen beheerde informatie van de leerlingen.
Er zijn 2 stromen beleidsinformatie komende van de CLB’s inzake cliënt leerling:
o Beleidsinformatie die niet-anoniem, identificeerbaar moet zijn op rijksregisternummer voor het
departement Onderwijs & Vorming. Deze informatie wordt door de CLB’s verzonden op
rijksregisternummer naar het departement Onderwijs & Vorming.
o Beleidsinformatie die anoniem moet opgeslagen worden bij het departement Onderwijs & Vorming.
Deze informatie wordt door de CLB’s verzonden op het versleutelde rijksregister/Bisnummer. Dit
versleutelde rijksregisternummer/bisnummer wordt verkregen via departement Onderwijs & Vorming.
De procedure hieromtrent wordt later toegelicht.
In het nomenclatuurhandboek wordt aangegeven welke beleidsinformatie op rijksregisternummer /
bisnummer of op versleuteld rijksregisternummer / bisnummer moet doorgegeven worden.
33

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
DOEL:
Het doel is een generieke technische brochure op te stellen om de beleidsinformatie door te sturen
naar het departement Onderwijs & Vorming.
De te registreren onderwerpen (CLB-activiteiten) worden door het departement Onderwijs &
Vorming vastgelegd in een nomenclatuurcode.
Per geregistreerde CLB-activiteit (inserts/updates) wordt één of meerdere
beleidsinformatierecords aangemaakt.
De te registreren attributen en hun mogelijke waarden, horende bij het
nomenclatuuronderwerp (CLB-activiteit), worden door het departement Onderwijs &
Vorming vastgelegd in een gecodeerde structuur.
De algemene, specifieke attributen (uitgesplitst per cliënt), indicatieve en
schoolgebonden attributen worden in de beleidsinformatierecords meegegeven.
Opmerking: Enkel exacte meetwaarden kunnen niet in een codetabel gedefinieerd worden.
Hiervoor worden de restricties opgelegd in het nomenclatuurhandboek.
Het beheer van bovenstaande codetabellen gebeurt op het departement Onderwijs & Vorming en
worden op de website van het departement Onderwijs & Vorming gepubliceerd bij elke mogelijk
update.
In bijlage vind je de beslissingsmatrixen per nomenclatuuronderwerp met hun bijkomende mogelijke
waarden van de attributen.
In eerste fase werden 12 nomenclatuuronderwerpen geselecteerd. In de toekomst kunnen
bijkomende nomenclatuuronderwerpen op exact dezelfde logica ingepast worden in deze
technische brochure.
BELANGRIJKE OPMERKING
In het beleidsinformatierecord worden de attributen opgelijst volgens een vooropgestelde volgorde
bepaald door het departement Onderwijs & Vorming. Deze volgorde wordt gepubliceerd op de website van
het departement Onderwijs & Vorming. Indien het attribuut niet geregistreerd werd, moet het ook niet vermeld
worden in het beleidsinformatierecord (lees: de velden moeten niet met spaties opgevuld worden voor nietgeregistreerde attributen).
Per type cliënt, wordt een apart recordtype gebruikt:
-
beleidsinformatie inzake cliënt leerlingen
beleidsinformatie inzake cliënt scholen
0151
0152
Voor de uitgebreide beschrijving van de velden van het beleidsinformatierecord zal in de eerste
rubriek, welke het recordtype en het veldnummer bevat, de 2 recordtypes samengenomen worden
door het recordtype 015x te gebruiken. De x kan dus enkel de waarden 1 (= cliënt leerling) en 2 (=
cliënt school) bevatten.
34

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
0151 of 0152
beleidsinformatiegegevens
Versie 01
Gebruikt vanaf 01.09.2008
Nr
Pos
Veldtype
Omschrijving
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
4
2
6
8
2
6
10
8
33
11
6
3
2
3
8
3
8
3
8
3
8
3
8
3
8
3
8
3
8
3
8
10
Numeriek
Numeriek
Numeriek
Numeriek
Numeriek
Numeriek
Datum
Tijd
Alfanumeriek
Numeriek
Numeriek
Numeriek
Numeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Alfanumeriek
Recordtype
Versienummer
Recordvolgnummer
Identificatienummer van nomenclatuuronderwerp
Cliënt
CLB instellingsnummer
Datum creatie van het gegeven
Uur van creatie van het gegeven
Uniek leerlingennummer (versleuteld rrnr / bisnr)
Rijksregisternummer / Bisnummer
Instellingsnummer school
Functie
Volgnummer
Attribuut 1
Attribuutwaarde 1
Attribuut 2
Attribuutwaarde 2
Attribuut 3
Attribuutwaarde 3
Attribuut 4
Attribuutwaarde 4
Attribuut 5
Attribuutwaarde 5
Attribuut 6
Attribuutwaarde 6
Attribuut 7
Attribuutwaarde 7
Attribuut 8
Attribuutwaarde 8
Attribuut 9
Attribuutwaarde 9
Blanco’s
Toelichting omtrent attribuut en attribuutwaarde
De 12 geselecteerde nomenclatuuronderwerpen die verplicht geregistreerd en teruggekoppeld moeten
worden aan het departement Onderwijs & Vorming tijdens het schooljaar 2008-2009, zijn beschikbaar in
het nomenclatuurhandboek.
In het nomenclatuurhandboek worden per nomenclatuuronderwerp worden zowel algemene als
specifieke attributen gedefinieerd.
o Voor de algemene attributen, die voor alle nomenclatuuronderwerpen gelden, wordt
aangegeven voor welke cliënt (bijvoorbeeld school/leerling) de algemene attributen verplicht te
registreren zijn. De toegelaten waarden worden gedefinieerd aan de hand van coderingen. .
o Voor de specifieke attributen, die eigen zijn aan het nomenclatuuronderwerp, cliënt en functie,
wordt aangegeven of ze verplicht zijn. Tevens wordt per combinatie nomenclatuuronderwerp –
cliënt – functie – specifiek attribuut de mogelijke waarden gedefinieerd.
In bijlage vind je een schematische samenvatting van de nomenclatuurfiches. Deze stelt per cliëntnomenclatuurcode – functie welke attributen ingevuld moeten worden.
o Voor de specifieke attributen worden de mogelijke waarden voor deze combinatie meegegeven.
o Voor de algemene attributen worden ook de mogelijke waarden voor deze combinatie
meegegeven.
De attributen en hun waarden worden ingevuld in het beleidsinformatierecord, waar de indicatie staat
attribuut x en attribuutwaarde X.
35
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
015x-01 beleidsinformatiegegevens : RECORDTYPE
Het type identificeert de referentie van een voorgaande zending van het CLB dat verwijderd mag
worden
Lengte : 4 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
"0151" voor beleidsinformatie inzake cliënt leerling
“0512” voor beleidsinformatie inzake cliënt scholen
Aanwezigheid : VERPLICHT
015x-02 beleidsinformatiegegevens : VERSIENUMMER
Dit veld duidt aan welke versie van het recordtype gebruikt wordt
Lengte : 2 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
"01" : versienummer voor recordtype 0151 (beleidsinformatie inzake cliënt leerling) dat gebruikt
wordt vanaf 1 september 2009
“01” : versienummer voor recordtype 0152 (beleidsinformatie inzake cliënt school) dat gebruikt
wordt vanaf 1 september 2009
Aanwezigheid : VERPLICHT
015x-03 beleidsinformatiegegevens : RECORDVOLGNUMMER
Uniek volgnummer van het record in het bericht
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
Moet 1 hoger zijn dan het nummer van het vorig record van het bericht
Aanwezigheid : VERPLICHT
36
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
015x- 04 beleidsinformatiegegevens : IDENTIFICATIENUMMER VAN HET
NOMENCLATUURONDERWERP (CLB-ACTIVITEIT)
Aan elke CLB-activiteit wordt een code toegekend vanuit het departement Onderwijs & Vorming.
Deze worden gebundeld in het nomenclatuurhandboek. Het is dat alle CLB medewerkers in hun
dagelijks werk gebruik maken van dezelfde nomenclatuurdefinities voor hun activiteiten en dat zij de
uitgevoerde activiteiten op dezelfde wijze registreren.
Lengte : 8 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
Enkel de nomenclatuurcodes aangereikt door het departement Onderwijs & Vorming
mogen gebruikt worden in de communicatie met het departement Onderwijs & Vorming.
Deze worden gepubliceerd op de website van het departement Onderwijs & Vorming en
worden aangepast bij iedere wijziging. Een gecodeerde waarde moet ingevuld worden.
Aanwezigheid : VERPLICHT
015x- 05 beleidsinformatiegegevens : CLIENT
De cliënt geeft aan op wie de CLB-activiteit gericht is. De cliënt kan bijvoorbeeld zijn: school of
Leerling.
Lengte waarde: 2 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
-
Enkel de cliënten aangereikt door het departement Onderwijs & Vorming mogen gebruikt
worden in de communicatie met het departement Onderwijs & Vorming. De mogelijke
cliënt-waarden (codering) worden geregistreerd op de website van het departement
Onderwijs & Vorming en worden aangepast bij iedere wijziging. Een gecodeerde waarde
moet ingevuld worden.
de cliënt kan enkel leerling zijn bij recordtype 0151
de cliënt kan enkel school zijn bij recordtype 0152
Aanwezigheid : VERPLICHT
37
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
015x-06 beleidsinformatiegegevens : CLB INSTELLINGSNUMMER
Het CLB instellingsnummer waartoe de leerling behoort.
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
Het CLB instellingsnummer dient gebruikt te worden zoals deze, via de
instellingendatabank, door het ministerie toegekend en aan de CLB meegedeeld zijn.
Deze worden gepubliceerd op de website van het departement Onderwijs & Vorming en
worden aangepast bij iedere wijziging
Het CLB instellingsnummer is hetzelfde als dit vermeld in de zendingheader
Aanwezigheid : VERPLICHT
015x-07 beleidsinformatiegegevens : DATUM VAN HET GEGEVEN
De datum van het onderzoek.
Lengte : 10 posities
Type : DATUM DD.MM.JJJJ
Restricties :
- 00(00)-waarden en zijn niet toegelaten voor dag, maand en jaar
- ‘datum van het gegeven’ moet kleiner zijn dan de ‘datum creatie’ van het de bericht-header
- ‘datum van het gegeven’ moet liggen in het schooljaar aangegeven in de berichtheader
- de datum van het gegeven moet gecreëerd worden bij de registratie van de CLB activiteit en
mag NIET MEER wijzigbaar zijn! (ook niet bij updates van de geregistreerde activiteiten).
Aanwezigheid : VERPLICHT
015x-08 beleidsinformatiegegevens : UUR CREATIE VAN HET GEGEVEN
Het uur van het onderzoek, het uur waarop de registratie gecreëerd werd.
Lengte : 8 posities
Type : TIJD UU:MM:SS
Restricties :
- Dit uur mag niet meer wijzigbaar zijn, ook niet bij updates van geregistreerde activiteiten.
38
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Aanwezigheid : VERPLICHT
015x-09
beleidsinformatiegegevens : UNIEK LEERLINGENNUMMER
Het unieke leerlingennummer is het versleutelde rijksregisternummer of bisnummer. Het
versleutelde rijksregisternummer zal ter beschikking gesteld worden van de CLB’s. Het omsleuteld
rijksregister/bisnummer blijft gedurende gans de schoolloopbaan van de leerling dezelfde, ongeacht
of de leerling van CLB verandert.
Lengte : 33 posities
Type : ALFANUMERIEK
Restricties :
-
De omsleuteling van het rijksregisternummer naar een uniek leerlingennummer moet uniek zijn
over gans de schoolloopbaan van de leerling, ongeacht of hij van CLB verandert.
Aanwezigheid :
- Bij recordtype 0151: OPTIONEEL, afhankelijk of het gegeven gevraagd wordt in het
nomenclatuurhandboek
o Bij recordtype 0151 is ofwel het versleuteld rijksregisternummer/bisnummer ofwel het
rijksregisternummer/bisnummer ingevuld.
- Bij recordtype 0152: ALTIJD LEEG
015x-10 beleidsinformatiegegevens : RIJKSREGISTERNUMMER / BISNUMMER
Het RIJKSREGISTERNUMMER / BISNUMMER van de lerende.
Lengte : 11 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
Geldig rijksregisternummer
Structuur (in geval het rijksregisternummer eerder gekend is bij het CLB)
-
de eerste tot en met de zesde positie moet overeenkomen met de geboortedatum of daarmee
maximaal één dag verschillen (formaat JJMMDD)
het derde en vierde cijfer geven de geboortemaand aan. indien het een bisnummer betreft,
wordt de geboortemaand vermeerderd met 20 of met 40
de volgende drie posities moeten een onpaar getal vormen indien de geslachtscode = M en een
paar getal indien de geslachtscode = V
de laatste twee posities zijn een controlegetal (modulo 97). Dit controlegetal wordt als volgt
berekend : we delen de eerste negen cijfers van het ID-nummer (zoals hierboven beschreven)
door 97. We trekken de rest van de deling af van het getal 97. Het controlegetal is dus gelijk
aan het resultaat van deze aftrekking. Als het resultaat 0 is, is het controlegetal 97. Voor de
personen die geboren zijn in of na het jaar 2000 wordt de berekening van het controlenummer
39
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
uitgevoerd door de eerste negen cijfers te laten voorafgaan door het cijfer 2.
Voorbeeld : de berekening van het controlegetal voor het fictief ID-nummer '123456 789' is de
volgende :
- voor een lerende geboren voor 2000 :
de rest van de deling van 123456789 door 97 is 39
het controlegetal is gelijk aan 58 (97 min 39)
het volledige ID-nummer is dus 123456 789 58
- voor een lerende geboren in of na 2000 :
de rest van de deling van 2123456789 door 97 is 10
het controlegetal is gelijk aan 87 (97 min 10)
het volledige ID-nummer is dus 123456 789 87
Aanwezigheid :
- Deze informatie enkel VERPLICHT in de gevallen aangegeven in het nomenclatuurhandboek.
In de andere gevallen mag het veld NIET ingevuld worden.
- Bij recordtype 0151: OPTIONEEL, afhankelijk of het gegeven gevraagd wordt in het
nomenclatuurhandboek
o Bij recordtype 0151 is ofwel het versleuteld rijksregisternummer/bisnummer ofwel het
rijksregisternummer/bisnummer ingevuld.
- Bij recordtype 0152: ALTIJD LEEG
015x-11 beleidsinformatiegegevens : INSTELLINGSNUMMER SCHOOL
Het instellingsnummer van de school waar de beleidsinformatie betrekking op heeft.
Lengte : 6 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
- geldig instellingsnummer zoals door het departement toegekend (gepubliceerd op de website
van het departement Onderwijs & Vorming)
Aanwezigheid :
- VERPLICHT
015x- 12 beleidsinformatiegegevens : FUNCTIE
Iedere CLB-activiteit wordt geregistreerd vanuit een bepaalde functie (en cliënt). Een functie een
algemeen aangeduide, op een bepaald doel gerichte (hulp)activiteit. Het is mogelijk dat één CLBactiviteit meer dan één functie heeft. De CLB-activiteiten dienen per functie geregistreerd te worden.
Functies zijn eveneens cliënt afhankelijk.
Lengte waarde : 4 posities
Type : NUMERIEK
40
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Restricties :
-
-
Enkel de functies aangereikt door het departement Onderwijs & Vorming mogen gebruikt
worden in de communicatie met het departement Onderwijs & Vorming. De mogelijke
functies worden geregistreerd op de website van het departement Onderwijs & Vorming en
worden aangepast bij iedere wijziging. Een gecodeerde waarde moet ingevuld worden.
Iedere CLB registratie gebeurt vanuit het oogpunt cliënt – nomenclatuur - functie
Aanwezigheid : VERPLICHT
015x- 13 beleidsinformatiegegevens : INTERN VOLGNUMMER
Een intern volgnummer dat van belang is indien het beleidsinformatierecord uit meerdere
beleidsrecord bestaat. Dit volgnummer geeft het xste record weer van eenzelfde registratie.
Lengte waarde : 2 posities
Type : NUMERIEK
Restricties :
-
“01” voor het eerste beleidsinformatierecord. Indien het beleidsinformatierecord uit
meerdere records bestaat, is het een opeenvolgend nummer (02, 03, …)
Aanwezigheid : VERPLICHT
41
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
V. SCHRAPPEN / UPDATEN VAN BERICHTEN
Indien een bericht werd doorgestuurd, waarvan achteraf blijkt dat dit om een bepaalde reden niet mocht
worden verzonden, is het mogelijk om via een nieuwe zending het doorgestuurde bericht te schrappen.
Indien een bericht werd doorgestuurd, waarvan achteraf blijkt dat het bericht verkeerde informatie bevat, is
het mogelijk om via een nieuwe zending een update te sturen van het doorgestuurde bericht.
Er zijn 2 benaderingen om dit te doen
Granulair updaten en schrappen van berichten
Indien het CLB beleidsinformatie wil updaten, moet de geregistreerde CLB activiteit opnieuw doorgestuurd
worden met dezelfde unieke sleutel:
o nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
o cliënt
o instellingsnummer CLB
o Datum van creatie
o Uur van creatie (uu:mm:ss)
o Uniek leerlingennummer
o Rijksregisternummer
o Instellingsnummer school
o Functie
EN met de overige velden van het beleidsrecord correct ingevuld!
Het bestaande record wordt verwijderd uit de creon databank en het nieuwe record wordt toegevoegd in
de creon databank. Het is dus van uitermate belang dat de datum en uur van creatie van de registratie
nooit meer gewijzigd worden eens ze gecreëerd zijn!
Het granulair schrappen van beleidsinformatie gebeurt eveneens aan de hand van de unieke sleutel
gedefinieerd door het departement Onderwijs & Vorming. In het bericht dient het beleidsinformatierecord
enkel de unieke sleutel te bevatten. De overige info moet niet ingevuld worden. Het record wordt
verwijderd uit de creon databank ahv de unieke sleutel.
Schrappen/updaten van beleidsinfo via het fotoprincipe
Indien men één of meerdere registraties van beleidsinformatie wil updaten, moet men de ganse zending,
waarvan de beleidsinformatie die men wil updaten deel van uitmaakt, updaten. Men kan niet 1 record uit
een voorgaande zending updaten.
In het referentierecord van het bericht geeft men aan welke verwerkte zending van het CLB op de creon
databank verwijderd moet worden. Het referentierecord wordt gevolgd door de nieuwe
beleidsinformatierecords (die de geupdate registraties van beleidsinformatie bevatten) die verwerkt
worden in de creon databank en dus de oude, verwijderde beleidsinformatierecords vervangen.
Indien men één of meerdere registraties van beleidsinformatie wil schrappen, moet men de zending,
waarvan het te schrappen beleidsinformatierecord deel van uitmaakt, schrappen. Men kan niet 1 record uit
een voorgaande zending schrappen.
In het referentierecord geeft men aan welke verwerkte zending van het CLB op de creon databank
verwijderd moet worden. Het referentierecord wordt gevolgd door de nieuwe beleidsinformatierecords (die
het te schrappen beleidsinformatierecord niet meer bevat) die verwerkt worden in de creon databank en
dus de oude, verwijderde beleidsinformatierecords vervangen.
Voor het schrappen van een volledige zending zal het bericht enkel bestaan uit het referentierecord, dat
het referentienummer bevat van de te schrappen zending.
Het departement Onderwijs & VOrming voert geen controle uit of er verschillen zitten tussen de opnieuw
doorgestuurde beleidsinformatie en de verwijderde beleidsinformatie.
42

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Granulair updaten en schrappen van berichten
Voor het granulair updaten van beleidsinformatie inzake cliënt leerling of school, wordt gebruik gemaakt
van gebeurteniscode “19101” (granulair toevoegen en updaten van beleidsinformatie inzake cliënt leerling
of school).
Voor het granulair schrappen van berichten omtrent beleidsinformatie inzake cliënt leerling of school, wordt
gebruik gemaakt van de gebeurteniscode “19103” (granulair schrappen van beleidsinformatie inzake cliënt
leerling of school).
Schematisch ziet het bericht granulair updaten van beleidsinformatie er als volgt uit:
12345
0005
01
000001
Berichtheader informatie: granulair updaten van
beleidsinformatie
0153
01
000001
Beleidsinformatierecord inzake cliënt: leerling of school (de
sleutel moet uniek zijn en dezelfde als het origineel), alle
velden moeten opnieuw VERPLICHT ingevuld zijn*
9995
01
000001 Berichteinde informatie
* updaten gebeurt via schrapping en toevoeging van het record in de creon databank
Schematisch ziet het bericht granulair schrappen van beleidsinformatie er als volgt uit:
12345
0005
01
000001
Berichtheader informatie: granulair schrappen van
beleidsinformatie
0153
01
000001
Beleidsinformatierecord inzake cliënt: leerling of school (de
sleutel moet uniek zijn en dezelfde als het origineel),
enkel de uniek sleutel* moet VERPLICHT ingevuld zijn
9995
01
000001 Berichteinde informatie
* de uniek sleutel is:
nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
instellingsnummer CLB
cliënt
Datum van creatie
Uur van creatie (uu:mm:ss)
Uniek leerlingennummer
Rijksregisternummer/bisnummer
Instellingsnummer school
Functie
43
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
Het fotoprincipe
Voor het updaten en schrappen van berichten omtrent beleidsinformatie inzake cliënt leerling of school
volgens het fotoprincipe, wordt gebruik gemaakt van de desbetreffende gebeurteniscodes “19102
(fotoprincipe van beleidsinformatie inzake cliënt leerling)” voor beleidsinformatie inzake leerlingen als
scholen.

Het referentierecord geeft aan welke reeds verwerkte zending van een CLB VOLLEDIG verwijderd
moet worden in de creon databank.

De beleidsinformatierecords die eventueel volgen op het referentierecord worden verwerkt op de
creon databank.
Belangrijke opmerking: indien er in de datarecords een fout gedetecteerd wordt, moet gans de zending
opnieuw gezonden worden.
Schematische voorstelling van beleidsinformatie die geupdate moet worden via het fotoprincipe (dit
gebeurt via een schrapping van een reeds verwerkte zending & toevoegen van de nieuwe
beleidsinformatierecords):
12345
0005
01
000001
Berichtheader informatie: updaten van informatie via
fotoprincipe
0153
01
000001
Referentienummer van de te verwijderen zending in de creon
databank (identiek als origineel), VERPLICHT
0151/0152
05
000002
beleidsinformatierecords (nieuw, geupdate, geschrapte),
VERPLICHT
9995
01
000001
Berichteinde informatie
Door het fotoprincipe toe te passen, gaan we zowel – in vergelijking tot de verwijderde zending -
Eventueel bijkomende nieuwe beleidsinformatierecords opslaan
-
Beleidsinformatierecords updaten
-
Beleidsinformatierecords schrappen
Schematische voorstelling van het schrappen van een reeds verwerkte zending van beleidsinformatie:
12345
0005
01
000001
Berichtheader informatie: schrappen van beleidsinformatie,
van een zending
0153
01
000001
Referentienummer van de te verwijderen zending in de creon
databank (identiek als origineel), VERPLICHT
9995
01
000001
Berichteinde informatie
44
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – departement Onderwijs & Vorming
Technische handleiding proces beleidsinformatie – Versie maart 2008
VI FEEDBACKBERICHTEN
De structuur van de feedbackberichten is dezelfde als de normale feedbackberichten via Edison:
In de feedbackberichten wordt naast de standaard vermeldingen gecommuniceerd via de uniek opgelegde
sleutel van de registratie:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
nomenclatuurcode (op de fiche noemt dit identificatienummer)
client
instellingsnummer CLB
Datum van creatie
Uur van creatie (uu:mm:ss)
Uniek leerlingennummer
Rijksregisternummer
Instellingsnummer school
Functie
Indien er een fout optreedt in de attributen en de attribuutwaarden, zal ook de omschrijving van het
attribuut vermeld worden.
45