Voorbeeld beknopt Plan van aanpak (doc)

Aan:
Kernteam In voor zorg!
Van:
xxx
Betreft:
Plan van Aanpak xxx
Vraag:
Goedkeuring deelname op basis van beknopte doelen-resultaten-tabel (zie
bijlage)
Datum:
20 oktober 2014
Kerngegevens van xxx
Aantal fte/medewerkers
210,5 fte / 269 medewerkers
Cliënten
875: 610 extramuraal en 265 intramuraal
Sector
GGZ
Activiteiten
Beschermd Wonen (intramuraal), Begeleid Zelfstandig Wonen
(ambulante begeleiding extramuraal), Participatie (dagbesteding)
Omzet in 2014
17,8 miljoen.
Opgave 2015
Opgave 2015 krimp van 27% in groep leidinggevenden
Resultaten
zorginkoop Aanbesteding WMO gegund gekregen in gemeente Ombergen. In drie
2015 en aanbesteding
sociale wijkteams in Omstreek hoofdaannemer ism KEH en Adian.
Zorginkoop eerste half jaar van 2015 is met behoud volume in
Omstreek, Weverland en West Keerland. Tarief afspraken worden nu
gemaakt. De kostprijs zal in 2015 onder de 60,- zijn.
1.
Inleiding : het eerste In voor zorg traject bij xxx
XXX heeft in de jaren begin 2012-eind 2013 meegedaan met In voor zorg! door middel van het
project ‘ Begeleiding Met Beeld’. In totaal nemen ruim 475 ambulante cliënten deel aan
Begeleiding met beeld. Begeleiding met beeld
en fysieke begeleiding is een gezonde
‘begeleidingsmix’ waarin cliënten en medewerkers een balans hebben gevonden. Inzet van
begeleiding met beeld verhoogt de efficiency (begeleiders kunnen makkelijker en sneller in contact
komen met hun cliënt. Beeldcontact realiseert een betere inschatting van de situatie en kan crises
voorkomen). De combinatie van fysieke begeleiding en digitale begeleiding zorgt voor substitutie
(overal tot nu toe van 14%). Dit heeft geen weerslag op de ervaren kwaliteit van dienstverlening.
Bovendien is in deze periode door toepassen van functiedifferentiatie en digitale begeleiding de
kostprijs verlaagd van euro 91 per uur naar 55-60 euro per uur.
Er is gekozen voor het zelf aanschaffen van de devices en beperkte externe ondersteuning bij
mutaties en calamiteiten. Deze keuze maakt xxx toekomstbestendig. Wanneer 25% van de huidige
productie digitaal wordt verleend is een business case zonder aanvullende financiering mogelijk.
Door inzet van begeleiding met beeld kan de span of control op termijn omhoog. Er kunnen meer
mensen geholpen worden met minder middelen. Het gekozen device biedt cliënten tevens de
mogelijkheid hun zelfredzaamheid te vergroten door gebruik te maken van bruikbare apps, social
media, beeldcontact met mantelzorgers en andere professionals, mailcontact en sms via WIFI.
Vergroten van zelfredzaamheid maakt veilig thuis wonen langer mogelijk. Cliënten en medewerkers
ervaren begeleiding met beeld als een meerwaarde. Visies zijn na te lezen in het boekje: 10 visies
op digitale begeleiding met beeld.
1
2.
Ondersteuningsverzoek Samen op koers
XXX is in het verlengde van hun IVZ project Begeleiding met Beeld gaan nadenken over het
verminderen van de span of control. Dit initiatief is als het project ‘Samen op koers’ gedoopt.
Plannen zijn gemaakt om in 2015 grote stappen te maken op het terrein van zelforganisatie maar
gezien de urgentie is er ook een behoefte aan ondersteuning. Gezien de positieve ervaringen met In
voor zorg! en de gevoelde behoefte aan ondersteuning heeft XXX contact opgenomen met de
tranchemanager xxx uit het eerste traject met de vraag of ze nog een tweede traject zouden kunnen
krijgen. Het kernteam heeft aangegeven akkoord te kunnen gaan met dit verzoek indien de
organisatie bereid en in staat zou zijn om op het kernteam van 20 oktober een tabel voor te leggen
met daarin de doelen, resultaten en streefwaarden (ambities) waarop ze in dit In voor zorg traject
gaan sturen. De organisatie heeft hiermee ingestemd. Ter voorbereiding hierop heeft een aantal
gesprekken plaatsgevonden met de organisatie en met de beoogd coach. Onderhavige notitie
introduceert de plannen van XXX in het project Samen op koers.
3.
Samen op koers
Teams
XXX heeft drie organisatie onderdelen met een aantal daarbij behorende teams/medewerkers en
management.
1) Begeleid zelfstandig wonen (8 teams)
2) Begeleid Wonen (9 teams)
Participatie (werken leren arbeidsmatige dagbesteding, 6 teams)De teams bestaan grotendeels uit
HBO opgeleide medewerkers (SPH, HBO-V, HBO maatschappelijke dienstverlening en een aantal
woonassistenten die niet voorgaande scholing hebben maar wél geschoold kunnen zijn (Pabo,
Kinderopvang, et cetera).
In de afgelopen periode heeft men nagedacht over de onderliggende visie van het project Samen op
koers. Er is nagedacht over welke 80% van de activiteiten de teams zelf kunnen doen en welke
ongeveer 20% bij een leidinggevende horen. Voorzichtig komen de kaders tevoorschijn, een
dashboard is in ontwikkeling. Medewerkers zijn ingelicht en zijn overwegend positief en
enthousiast om met dit project te gaan werken. Binnenkort wordt een bijeenkomst voor de
ondersteunende medewerkers georganiseerd.
Het doel van samen op koers is tweeledig: 1) meer verantwoordelijkheid terugleggen bij de
(HBO)medewerkers die daarvoor feitelijk ook zijn opgeleid, stimuleren vakmanschap, ruimte en
vertrouwen geven. 2) terugbrengen van de overhead. Nu zijn er grote verschillen in span of control
van 1 fte management op 60 fte medewerkers en 1 fte management op 6 fte medewerkers.
2
MT en bestuurder zijn akkoord om in 2015 hierin grote stappen te zetten. Het onderdeel Begeleid
zelfstandig wonen start per januari 2015 met het project Samen op koers met een pilotteam. Het
idee is dat in maart 2015 de rest van de teams (n=7) volgen. Per september 2015 moet het Samen op
koers in dit organisatie onderdeel staan.
Daarna zouden de teams van het onderdeel Begeleid Wonen moeten instromen zodat nagenoeg de
gehele organisatie in deze verandering is meegenomen. De
leidinggevende van het
organisatieonderdeel Begeleid Zelfstandig Wonen zijn de trekkers van het project en hebben contact
opgenomen met IVZ. Zij willen dat in hun cluster straks max 1 fte leidinggevende is of minder. Zij
willen een voorbeeld stellen!
Ondersteuning
Vragen die er o.a. zijn en waarbij ze graag begeleiding willen hebben:
- Hoe ondersteunen we de teams en het MT/bestuurder?
- Hoe nemen we de ondersteunende diensten mee?
- Hoe voegen we Beschermen Wonen teams goed in in 2015 en evt Participatie onderdeel
daarna?
- Hoe meten en monitoren we?
- Hoe borgen we?
- etc
4.
Tabel XXX
Volgens afspraak met het kernteam heeft de organisatie een tabel gemaakt met daarin opgenomen
de doelen, resultaten en streefwaarden (ambities) waarop ze in dit In voor zorg traject gaan sturen.
De organisatie heeft doelen geformuleerd op het terrein van de medewerkers en organisatie. Deze
tabel is opgenomen als bijlage 1 bij deze oplegger.
5.
Coach, tijdslijnen en aangevraagd budget
Coach
Als coach is xxx geworven Zij is expert op het terrein van zelfsturing en zelforganisatie.
Tijdslijnen
Het traject loopt van 1 januari 2015 tot en met juni 2016. Na de start bij de organisatie zal de coach
samen met de intern projectleiders een aanvulling maken op deze notitie waarin de onderdelen van
een regulier plan van aanpak zoals Leren en Communiceren verder worden uitgewerkt.
Budget
Coach: 1,5 dag per week gedurende 18 maanden
3
Bijlage 1: Tabel XXX Doelen, resultaten en streefwaarden ‘Samen op koers’
De twee hoofddoelen die XXX met de invoering van Samen sturen wil behalen luiden als volgt:
1)
Meer verantwoordelijkheid terugleggen bij de (HBO)medewerkers die daarvoor feitelijk ook
zijn opgeleid, stimuleren vakmanschap, ruimte en vertrouwen geven.
2)
Terugbrengen van de overhead. Nu zijn er grote verschillen in span of control van 1 fte
management op 60 fte medewerkers en 1 fte management op 6 fte medewerkers.
Deze hoofddoelen zijn te herleiden naar subdoelen op het niveau van medewerkers en organisatie
te weten:
1. Op het niveau van medewerkers/ professionals:
Wij verwachten van medewerkers dat ze zelfstandig functioneren, pro actief zijn en
oplossingsgericht denken. Medewerkers die zich eigenaar voelen van zaken en elkaar daarin
ook aanspreken en feedback geven. Dit is noodzakelijk als we het aantal leidinggevenden
terug willen dringen. Medewerkers zullen dan afhankelijker van elkaar zijn en van de
ondersteunende diensten. Het is aan de medewerkers om aan te geven wat men nodig heeft.
In het functieprofiel zullen we moeten kijken of de huidige competenties nog afdoende zijn
aangezien de ambulante medewerkers veel zelfstandiger en meer solistisch aan het werk
zijn.
2. Op het niveau van de organisatie/ bedrijfsvoering:
De doelstelling is dat de leidinggevende bij diverse zaken tussen de professional en
ondersteunende diensten weggehaald wordt. Een effectievere en directere manier van
organiseren van processen. De “ stars” binnen de diverse teams willen we inzetten om hier
een voortrekkende rol in te realiseren. Als leidinggevende willen we niet meer de
verbindingen hoeven leggen tussen diverse ondersteunende diensten, dit dienen ze met
elkaar in nauw contact af te stemmen. Er zal binnen de organisatie een stap gemaakt worden
in het integraal management. De stap van MT naar leidinggevende is destijds uitgezet en nu
maken we van leidinggevende naar de professional de volgende stap.
Doelen uitgewerkt naar KPI, indicator, streefwaarde en meetwijze zien er als volgt uit:
1.
Professionals
Doelen die hierbij relevant zijn
- Meer eigen regelruimte van de professional
- Professional werkt vanuit actuele vakkennis en is zelf verantwoordelijk voor eigen
(vak)ontwikkeling
KPI 1
Professional werkt vanuit eigen regie:
Meer eigen regelruimte van de professional
Indicator
1: % toename eigen regie in het werk van professionals
2: specifieke regeltaken van teams (bijv. planning, roostering, inkoop,
facilitaire diensten etc.)
4
Streefwaarde
10% toename van ervaren regie
Meetwijze
1: Vragenlijsten of interviews met medewerkers
Voorbeelden en quotes van medewerkers.
2: MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek).
KPI 2
Professional werkt vanuit eigen regie:
Professional werkt vanuit actuele vakkennis en is zelf verantwoordelijk
voor eigen (vak)ontwikkeling
Indicator
1: mate waarin professional eigen verantwoordelijkheid neemt om de taken
goed uit te voeren
2:mate waarin professional verantwoordelijk is voor eigen
(vak)ontwikkeling
3: 60% toename delen van kennis en ervaring in het team
4: 25% toename delen van kennis en ervaring binnen en buiten de
organisatie
Zie hierboven
Streefwaarde
Meetwijze
1: Teambarometer
2: Teamontwikkel app
3: 360 graden feedback
KPI3
Aanspreekcultuur
Medewerkers durven en kunnen aanspreken. Medewerkers durven en
kunnen feedback geven en krijgen.
Iedereen is opgeleid in feedback geven en krijgen.
Indicator
1: MTO?
2: Besluit/actielijst Schriftelijke terugkoppeling dat vastgelegd is van
daadwerkelijk feedback geven.
Streefwaarde
1: 90% van de medewerkers is opgeleid.
2: Minimaal 80% van de medewerkers geeft aan dit voldoende of beter te
kunnen.
3: 100% van besluiten en acties worden vastgelegd in de daarvoor bestemde
lijst.
Meetwijze
1: Er worden extra vragen toegevoegd aan het MTO wat in mei uitgezet
wordt.
2: Schriftelijke terugkoppeling dat vastgelegd is van daadwerkelijk feedback
geven.
3: 100% van de PC team bijeenkomsten wordt middels besluit/actielijst
duidelijk of aanspreken daadwerkelijk gebeurd.
5
KPI4
Eigenaarschap
Medewerkers zijn maximaal eigenaar van de 80% die door hen aangestuurd
wordt.
Indicator
Besluit/actielijst
Marap
BI
MTO
Streefwaarde
80% van de medewerkers geeft aan eigenaar te zijn van de onderwerpen in
het Dashboard
Meetwijze
1: Behaalde resultaten geven aan in welke mate van hun onderwerpen ze
maximaal eigenaar zijn.
2: Op niet behaalde resultaten worden door de medewerkers bijgestuurd of
actie op gemaakt.
Medewerkers gebruiken hierbij de volgende instrumenten:
Hulpmiddel
Dashboard LG (leidinggevenden)
Indicator
Inventarisatie van essentiële stuuronderwerpen
Streefwaarde
Dashboard LG behelst 20% van de onderwerpen die de aansturing in
hoofdlijnen van de bzw borgt.
Meetwijze
1: Vastleggen welke kwantitatieve onderwerpen opgenomen dienen te
worden in het Dashbord
2: Vastleggen welke kwalitatieve onderwerpen opgenomen dienen te worden
in het Dashbord.
Hulpmiddel
Dashboard Team
Indicator
Inventarisatie van stuur onderwerpen.
Streefwaarde
Dashboard team behelst 80% van de stuur instrumenten.
Meetwijze
1: Vastleggen welke kwantitatieve onderwerpen opgenomen dienen te
worden in het Dashboard
2: Vastleggen welke kwalitatieve onderwerpen opgenomen dienen te
worden in het Dashboard.
Hulpmiddel
Implementatie Dashboard
Dashboards zijn op alle niveaus geïmplementeerd en worden gebruikt
6
conform PDCA.
Indicator
1: De twee dashboards zijn geïmplementeerd
2: X hoeveelheid teams
3: X hoeveelheid ondersteunende diensten
Streefwaarde
8 PC teams
1 LG
4 ondersteunende diensten
Meetwijze
2.
1: Drie meet momenten. De eerste bij aanvang, tweede halverwege en derde
aan het einde. Er wordt gemeten over hoeveel stuur informatie er op dat
moment beschikt wordt.
Organisatie en bedrijfsvoering
Doelen die hier onder vallen zijn:
- Ontregeling en ontdubbeling
- Primaire proces is leidend
KPI5
Organisatie en bedrijfsvoering: Ontregeling
Afschaffen of vereenvoudigen van regels
en
ontdubbeling.
Indicator
1: afgeschafte regels, protocollen, overleg
Efficiënter en directer contact tussen professional en ondersteunende
diensten.
Streefwaarde
10% minder regels
Meetwijze
Nader te bepalen
KPI6
Organisatie en bedrijfsvoering: Primaire proces is leidend
Indicator
Daling aandeel centrale overhead
Streefwaarde
25% minder FTE leidinggevenden
Meetwijze
Aantal fte per medewerker
7